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Conceptos de Proyectos
¿Qué es un proyecto?
Una primera acepción hacia el término es la que se observa desde el Diccionario de la Real
Academia Española, refiriéndose a este como “el conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se
hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de constar una obra de arquitectura o
ingeniería” (Real Academia Española, 2018). Perspectiva que queda sucinta a una realidad
específicamente sesgada hacia el ámbito de las ciencias formales cuando, su acontecer, más bien
es de un carácter amplio. Y, por ello, resulta beneficioso destacar la representación de Baca, quien
lo concibe como una “solución inteligente al planteamiento de un problema, la cual tiende a
resolver una necesidad humana” (2013, p. 2), dejándose de esta manera, una alternativa
aproximada a un horizonte de razonamiento holístico y conveniente para quien emprende dicho
propósito.
Ahora bien, en la intención de desarrollar un proyecto, hacia cualquier alcance o dimensión que
éste sea propuesto, Parodi (2001) reconoce el hecho de que su planificación debe responder a la
sistematización de actividades entendidas desde una interrelación y que, sobre el objetivo a
alcanzarse, estén debidamente coordinadas. Pero, además, implícitamente conforme lo examina
Lira (2013), supondrá proveer o crear un valor a quienes recibirán el beneficio que otorgue el
producto –resultado– que ha de concebirse tras su finalización.
Las concepciones anteriormente admitidas, pueden adicionalmente ser complementadas con los
aportes delineados por los grupos internacionales dedicados a establecer estándares para la
gestión de proyectos. Así, conviene entonces, reconocer la contribución del Project Management
Institute (PMI) en tanto que define al proyecto como un esfuerzo de carácter temporal –con
principio y fin- ideado para elaborar un entregable, entendido como un producto, un servicio o
un resultado, pero de carácter único (PMI, 2013). Por lo tanto, bajo dicho entender, quedará claro
que cada intención por ejecutar un proyecto, aunque se pretenda proveer un entregable similar
como por ejemplo un producto textil, cada iteración reconocerá circunstancias diferentes
asociadas al espacio temporal, sus propios intervinientes (clientes, empresarios), el marco legal y
normativo, los escenarios del mercado (competencia, productos similares), las condiciones
sociales y económicas, la influencia tecnología u otros factores que, obligatoriamente fijarán una
realidad propia y exclusiva para el entregable.
Y, por su parte la Internacional Project Management Association (IPMA), más bien entiende que
un proyecto es “una operación en la cual los recursos humanos, financieros y materiales se
organizan de forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, según una especificaciones
definidas, con restricciones de coste y plazo, siguiendo un ciclo de vida estándar” (AEIPRO, 2016),
también orientadas a la consecución de cambios significativos especificados en los objetivos para
los cuales dicha intención se hayan definido.
Mostrándose desde esta visión, que un proyecto es algo más complejo que entiende de factores
y componentes concretos que buscan garantizar un entregable de calidad y verdaderamente
beneficioso.
Entonces, desde las fundamentaciones anteriores, se ha de vislumbrar que por ejemplo son
proyectos esfuerzos como: a) la construcción de un edificio, b) la implementación de un programa
de marketing en un territorio nuevo, c) el desarrollo de un sistema geo referencial, o d) la
ejecución de una campaña de vacunación. Concebidos así porque demandan la movilización de
recursos, otorgan en entregable único y están delimitados además del tiempo, en costo y alcance
principalmente.
Sobre el tema de la temporalidad, no significa necesariamente que la duración del proyecto haya
de ser corta. Se refiere más bien, a sus compromisos y longevidad. Y, es más, esta condición no
se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto, puesto que la mayor parte de
los ellos se emprenden para crear un resultado duradero que espera también otorgar un impacto
social, económico o ambiental susceptible a durar más que su proyecto. Por ejemplo, un proyecto
para construir una obra civil creará un resultado durará varios años.
Así, es claro por lo tanto diferenciar que un proyecto es una intención que se constituye con el
afán de construir el objeto producto tangible o intangible como, por ejemplo:
De tal forma que, en escenarios normales, una vez que se ha alcanzado dicha finalidad, es el
entregable lo que pertenece y el proyecto el que se extingue tal como se ilustra en la figura
1. Mientras que, en otros escenarios no exitosos, el proyecto podrá concluir por: a) decisión
del cliente o interesado, b) falta de cumplimiento de objetivos, c) errores de planificación que
demanden nuevas inversiones, d) cambio en el alcance del proyecto, e) cuando la necesidad
que demandaba el proyecto ha finalizado.
Esfuerzo de trabajo
Proyecto organización / empresarial
Producto
Todos los proyectos, conforme coinciden los autores, vienen a caracterizarse porque:
En función al ámbito al que se desee proponer soluciones de mejora, es posible que éstos se
dimensionen por el espacio temporal extenso o que su definición de alcance también resulte
compleja de vista hacia la consecución del objetivo final. Por lo tanto, el nivel de decisión y su
planificación puede trascender de la extensión de un proyecto y, más bien, conviene atenderlo
desde horizontes más amplios como las políticas, los portafolios (planes) o los programas (Gómez
& Gómez, 2007).
De acuerdo al PMbok (2013), la relación entre éstos se representa en que un portafolio agrupa
un grupo de programas definidos para el cumplimiento de objetivos estratégicos; los programas
a su vez concentran un grupo de proyectos más bien definidos para el cumplimiento de objetivos
específicos desagregados de los estratégicos. De este orden, los portafolios se ejecutan en
función a delinear acciones estratégicas (Gómez & Gómez, 2007), los programas se agrupan en
un portafolio y comprenden subprogramas, proyectos o cualesquiera otros trabajos que se
gestionan de manera coordinada para contribuir al portafolio, pero su particularidad es que están
concebidos porque atienden la consecución de varios objetivos (Gonzáles, Alba & Ordieres,
2014). Los proyectos individuales, estén o no incluidos en el ámbito de un programa, siempre se
consideran parte de un portafolio. Aunque los proyectos o programas del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa,
están vinculados al plan estratégico de la organización mediante el portafolio de la misma.
Cuando se habla de proyecto siempre es necesario especificar algo más que permita encuadrar
el área o sector donde sus competencias se desarrollarán. Y según Baca (2013) existen muchos
tipos de proyectos que pudieran esquematizar así:
o Proyectos de construcción
o Proyectos de energía
o Proyectos de minería
o Proyectos de transformación
o Proyectos de medio ambiente
o Proyectos industriales
o Proyectos de servicios
Según el ámbito
o Proyectos de ingeniería
o Proyectos económicos
o Proyectos fiscales
o Proyectos legales
o Proyectos médicos
o Proyectos matemáticos
o Proyectos artísticos
o Proyectos literarios
o Proyectos tecnológicos
o Proyectos informáticos
Según su orientación
o Proyectos productivos
o Proyectos educativos
o Proyectos sociales
o Proyectos comunitarios
o Proyectos de investigación
Según su área de influencia:
o Proyectos supranacionales.
o Proyectos internacionales.
o Proyectos nacionales.
o Proyectos regionales.
o Proyectos locales.
La dimensión temporal del proyecto constituye otro de los principios universalmente aceptados
dentro del cuerpo de doctrina del área de proyectos.
Entonces, en este espacio temporal, puede asumirse que el proyecto parte desde la concepción
misma de la necesidad y ha de concluir cuando ésta haya sido transformada conforme el alcance
y definición de unos objetivos. Para ello y, con el afán de organizar la gestión pretendiendo
apegarse en mayor medida a la planificación, se integra el proyecto en una sucesión de fases,
actividades y actividades, normalmente organiza en función a poder asignar y distribuir los
recursos.
Los proyectos tienen un principio que corresponde a la generación de una idea; un crecimiento y
desarrollo, relacionado con la formulación del mismo; una madurez, en las fases de ejecución y
operación y, por último, un ocaso, coincidente con su obsolescencia y desaparición (Trueba,
1985).
El Ciclo de Vida del proyecto como la secuencia de fases por las que pasará un proyecto para
alcanzar sus objetivos, desde el lanzamiento hasta el cierre (IPMA, 2001).
En el Ciclo del proyecto los hitos aparecen como eventos significativos en el proyecto que a
menudo indican un cambio de fases, la decisión de retomarla o bien la de abordar otras fases
precedentes (Orieres, 2001).
Aunque dependiendo del tipo de proyecto se pueden aplicar diferentes fases, en el ciclo del
proyecto es habitual diferenciar cuatro grandes fases:
Pre-inversión,
Inversión
Ejecución del proyecto y
Fase de análisis de resultados.
La figura 3, muestra estas cuatro grandes fases y sus correspondientes hitos o eventos
significativos que marcan la toma de decisiones entre ellas.
Adicionalmente el proyecto, para una correcta comprensión de lo que es, debe considerarse
inmerso en una serie de actuaciones que van desde que surge la necesidad de abordar una
determinada obra, hasta que haya expirado la vida útil de esa obra ejecutada y, en consecuencia,
se hace precisa la reforma, ampliación de la misma. Este conjunto de actividades se engloba en
lo que se podría denominarse Ciclo del Proyecto (figura 4) desde una ilustración diferente a la
anterior indicada.
Por fin, hacia el final, de los resultados del proyecto, se destacan las lecciones aprendidas que
consisten en un compendio de experiencias configuradas en un proceso dinámico que cumple los
propósitos de: a) retroalimentar procesos del ciclo de vida, y/o b) asentar argumentos de mejora
aplicables a proyectos posteriores.
La iniciación de un proyecto ha de iniciar por la concepción misma de esa idea que, como ya se
ha dicho, busca transformar una realidad incómoda o problemática. Desde aquí entonces, el
esfuerzo que corresponde es analítico y demanda de creatividad para, en primer lugar reconocer
la problemática y posteriormente poder visualizar o imaginar una solución de mejora
aprovechando las oportunidades y reconociendo la realidad de los contextos asociados.
Es fundamental en esta etapa de identificación de la idea saber definir bien los objetivos que se
pretenden con el proyecto, para lo cual es recomendable promover el dialogo y la creatividad
dentro de un equipo interdisciplinar.
Para evitar resultados no deseados y proyectos ejecutados que no cumplen los objetivos
esperados, es conveniente realizar una serie de estudios previos, de pre- viabilidad o pre-
factibilidad, que permitan obtener mayor información de la idea del proyecto de cara a disminuir
riesgos (Trueba, 1995).
Los estudios de Pre- viabilidad requieren por tanto de un planteamiento global que tenga en
cuenta todos los aspectos determinantes de la viabilidad del proyecto.
Al final de esta primera etapa, y en función de los resultados de estos estudios previos, el decisor
podrá determinar si las ideas identificadas en la etapa anterior son viables, y si existe una
alternativa estratégica que permita alcanzar los objetivos que se pretenden. Las conclusiones de
la evaluación y critica del estudio desde los distintos puntos de vista, llevarán a tomar la decisión
correspondiente de archivar, rechazar o pasar a la siguiente fase.
El estudio de viabilidad, comprende por su parte un análisis exhaustivo detallado sobre lo que
anteriormente se ha realizado, se entiende una profundización en el tratado de los recursos, la
incertidumbre y el costeo en función del tiempo o cronograma del proyecto (AEIPRO, IPMA,
2001).
Proyecto definido
El proyecto definido constituye el máximo nivel de detalle en la llamada fase de pre- Inversión.
Está constituido por un conjunto de documentos técnicos, financieros, socios- económicos,
ambientales y de organización para asegurar que la propuesta de inversión se puede ejecutar con
un máximo de garantías. Tanto si va precedido o no por los Estudios previos, la finalidad del
Proyecto es la correcta definición de la solución adoptada de modo que ésta pueda construirse.
Una vez elaborado el proyecto definitivo hay que comprometer y materializar las ayudas
financieras y los recursos públicos y privados necesarios para la ejecución del proyecto.
Las principales tareas que incluye esta fase son: movilización de fondos, análisis de las
consecuencias contractuales de la financiación, asignación del presupuesto a los componentes del
proyecto, cálculo de los flujos de caja, obtención de las autorizaciones de pago, validación y
gestión presupuestaria (AEIPRO, IPMA, 2001).
La ejecución del proyecto es el momento en el que se movilizan los recursos para transformar la
situación actual. En esta fase, en donde se materializan las inversiones, el proyecto alcanzan su
madurez transformado las ideas en una realidad.
La fase de ejecución de inversiones se inicia, en los Proyectos públicos con la licitación de las
obras, correspondientes a todo o parte del proyecto, así como la selección de la dirección de
ejecución (dirección de obra en los proyectos de arquitectura e ingeniería).
Es así esta fase en donde con seguridad el comportamiento del recurso humano y su calidad están
asociadas al cumplimiento de los objetivos, requiriéndose analizar temas de eficiencia y
productividad, extrapolándose el interés inclusive a otros recursos como maquinarias, equipos,
finanzas, economía y servicio. La dirección del proyecto en la fase de operación y gestión consiste
en planificar, organizar, supervisar y controlar todos los aspectos del proyecto, así como la
motivación de todos aquellos que están implicados en el proyecto, para alcanzar los objetivos de
modo seguro y dentro de los criterios definidos de coste, retrasos y rendimientos (IPM, 2001).
Evaluación Ex post
Una vez finalizada la explotación del proyecto, la evaluación de los resultados tiene por objeto
determinar si se han cumplido o no los objetivos del proyecto. Para ello es importante que estos
puedan cuantificarse con unidades sencillas para que, una vez finalizada la actuación, sea posible
su comparación con los resultados alcanzados.
Una de las diferencias entre el ciclo de proyectos públicos y privados radica en que estos últimos
carecen de algunas fases; en concreto la fase de evaluación ex – post puede omitirse o realizarse
esta fase supone un coste añadido que a veces no se justifica desde el punto de vista privado,
aunque la recapitulación de la experiencia, juzgando al proyecto una vez finalizado, son de gran
utilidad en todos los proyectos tanto públicos como privados.
Por ejemplo, un director de proyectos tecnológicos que acordó con sus involucrados en
proporcionar un producto para administrar la relación de sus clientes (CRM) en 15 meses bajo un
costo de $15000, de ninguna manera para los intereses del éxito, el resultado podrá prolongarse
más allá de ese plazo y mucho menos requerir más inversión que el monto especificado. Es
entonces que la gestión del proyecto ejecutará todas las acciones necesarias ante clientes,
proveedores, negocio, normativas o mercado, entre otros aspectos, para cumplir todo lo
planificado.
Desde otro enfoque, el PMI al igual que otras normas para la gestión de proyectos como la ISO
21500, más bien se centran en atender la dirección de proyectos a través de aplicar los
conocimientos, las habilidades, las herramientas y las técnicas a todas las actividades del proyecto
a fin de que, asimismo, se pueda cumplir con los requisitos definidos. Propósitos que
particularmente el PMbok delinea bajo un esquema de procesos esquematizados desde 5 macro
procesos (figura 5) y desde 10 áreas del conocimiento (figura 6), se desagregan en 49 procesos
(PMI, 2017) como se muestra en la tabla 1. Entendiéndose todas que son las habilidades que un
director de proyectos debería denominar o entender para la gestión.
Calendario Costo
Recursos Calidad
Analizar
cualitativamente los
riesgos
Analizar
cuantitativamente
los riesgos
Planificar la
respuesta a los
riesgos
Planificar la gestión Efectuar las Controlar las
Adquisiciones
de adquisiciones adquisiciones adquisiciones
Planificar Gestionar la Monitorear la
Identificar los
Interesados participación de los participación de participación de
interesados
interesados los interesados los interesados
Fuente: PMbok, Project Management Institute (2017)
Así que, en resumen, la dirección de proyectos se centrará en garantizar que el proyecto cubra
una necesidad que justifique la transferencia de recursos y su inversión conducentes a construir
ese entregable que transformará una realidad en beneficios de los interesados. Por lo tanto,
deberá:
De esta manera entonces, la relación entre los factores obliga a que, si alguno cambia, existe una
alta probabilidad de que al menos otro se afecte. Por ejemplo, si el cronograma es modificado,
con toda seguridad provocará un aumento en el presupuesto debido a que surge la necesidad de
Ante dicha realidad, los interesados en el proyecto ofrecen criterios diferentes sobre las
prioridades a transformar y su nivel de decisión es la que impacta en la estrategia transformadora
que obliga a la gestión procurar cumplir la planificación, asumiendo también nuevos riesgos en
función a posibles nuevas demandas.
Dado el potencial de cambios, el desarrollo del plan para la dirección del proyecto es una actividad
iterativa y su elaboración es progresiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración
progresiva implica mejorar y detallar el plan de manera continua, a medida que se cuenta con
información más detallada y específica, y con estimaciones más precisas. La elaboración
progresiva permite al equipo de dirección del proyecto definir el trabajo y gestionarlo con un
mayor nivel de detalle a medida que el proyecto va avanzando.
Referencias bibliográficas