 EL ACTA

Para que sirve y definición

Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos
ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la
memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.

Para que sirve

El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores,
ejemplo las actas laborales; declaración o manifestación de voluntad, y la
reproducción de un negocio jurídico (actas notariales).

Las actas deben reflejar siempre la verdad y su contenido inalterable, salvo el

consentimiento expreso de los que en ellas intervinieron, y con la observancia de
los preceptos legales especiales aplicables. Además deben ser leídas por todos
los que en ellas participan y las suscriben.

Como se utiliza
En algunos casos se utilizan para recoger aquello que se oye o se percibe para
preconstruir pruebas que luego son utilizadas en proceso judicial o administrativo,
pero son un simple medio de prueba de los acuerdos o hechos asentados en las
mismas, por lo que admiten prueba en contrario.

El valor probatorio de los hechos asentados en las actas no depende de las

propias actas, es decir de su formato, salvo que la ley le imponga cierta
solemnidad.

 Ejemplo
ACTA No. 02-08
En aldea Boca del Monte, del municipio de Villa Canales, del departamento de
Guatemala, a las ocho. horas del día dos de enero del año dos mil ocho, en el
lugar que ocupa la Dirección de la Escuela Oficial Rural Mixta “César Julio
Mérida”; reunidas las maestras María Silvia Gómez Sosa de Gil, directora, y Luz
Emilia Pérez Soto, Maria Solares de Soc, Rosa Maria Yoc de Lax y Gloria Paxtor
de Garcia (nombres completos), para dejar constancia de lo siguiente (no se
deben usar abreviaturas), PRIMERO: Se presentaron las integrantes del personal
y la Directora Maria Silvia Gómez Sosa de Gil dio por iniciadas las labores para el
presente ciclo escolar. SEGUNDO: La Directora entregó a cada una de las
integrantes del personal, una copia del Plan General de Dirección y las instó para
que trabajen en equipo, asegurando que se obtengan mejores resultados en e¡
proceso de enseñanza-aprendizaje. TERCERO: se finaliza la reunión a las nueve
horas, en el mismo lugar y fecha de su inicio, firmando para constancia quienes en
ella intervenimos.
Darnos fe.

Ma. SGSde Gil LEpérez S.

Rosa MYdeL.
Gloria P.deGarcía
Ma. Solares

 CIRCULAR
Definición Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados.
Carta dirigida a diversas personas para notificarles algo.
Correspondencia que difunde información de interés colectivo.
Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía nonnativa, por debajo de la
Ley, el Decreto y la orden o Acuerdo Ministerial, que regula generalmente,
aspectos organizativos o internos de una materia.

Como se utiliza y para qué sirve

Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus destinatarios. por ejemplo, a través
de una circular se puede comunicar: cambios de horario. Rotación de jefes.
nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de
encuesta. (Cuerdos y decisiones del directorio, etc.

 Ejemplo
CIRCULAR No. 011-2008
Señores (as)
Profesores (as)
Escuela Oficial Rural Mixta El Cebollín,
El Petén

De mi consideración:

Sirva la presente para agradecerles por este medio, tomar nota que, para evitar
problemas con padres de familia y autoridades educativas locales, no deben
promover o solicitar a nivel de aula o grado, aportes económicos específicos o la
ejecución de proyectos a los padres de familia, que además provoquen gastos a
los alumnos y alumnas que asisten a nuestra escuela.
Esta disposición se debe a que los padres de familia ya han aportado la cuota
escolar respectiva y no corresponde solicitarles más recursos económicos, sin la
autorización de la asamblea general de padres de familia y esta dirección.

Al agradecer su apoyo, atentamente.

Profa. Justimana Felipa Osorio Chen

Directora EORM El Cebollín
El Petén

 MEMORANDO
Definición
Documento que se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de
temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer de nuevo
alguna cosa.
Instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse a cabo en
determinada ocasión o día. Donde se recapitulan hechos y razones para que se
tengan presentes en un asunto importante o grave.

Como se utilizan

por medio de la cual una institución o departamento de ella informa a un

destinatario específico sobre el estatus de un trámite o la decisión que se haya
tomado sobre un asunto inherente a la entidad, y su relación con la persona o
institución a la que se le dirige este documento.

para que sirve

Con respecto a la utilidad primaria de un Memorándum las distintas fuentes
coinciden en señalar que su principal propósito es el de servir de soporte material
o documental de una comunicación de tipo formal u oficial. Sin embargo, tanto la
definición como la utilidad del Memorándum cuentan con distintos matices, los
cuales varían según el ámbito profesional en donde se haga empleo de este tipo
de comunicaciones.
Ejemplo

 RESOLUCIÓN
Definición
Documento que contiene la decisión o declaración de voluntad de autoridad
competente.
Decreto, auto o fallo de la autoridad gubernativa o judicial. Acción de resolver,
decisión de una duda, litigio, conflicto o problema difícil.

Como se utiliza y para que sirve

Para largas o importantes mociones, aunque es a menudo mejor tenerlas escritas

para que esa discusión sea más fácil o que así pueda ser distribuida por fuera del
cuerpo, luego de su adopción. Esto es especialmente útil en el caso del tablero de
directores o una corporación, la cual usualmente necesita dar su consentimiento al
estado real para la compra o venta de la corporación. Tal resolución, cuando es
certificada por la secretaría de corporación, da asesoramiento al otro lado de la
transacción que la venta fue correctamente autorizada.

 Ejemplo

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE QUETZALTENANGO,

Quetzaltenango, dos de marzo de dos mil ocho.

RESOLUCIÓN No. 001-2008.

Vista la solicitud presentada para autorizar una excursión de IMP Daniel Armas, el
análisis hecho sobre la documentación, con fundamento en la Ley de Educación
Nacional y en el ejercicio de las funciones que le confiere el Artículo 1°. Del
Acuerdo Gubernativo No. 165- 96 Creación de las Direcciones Departamentales
de Educación, este Despacho Departamental

RESUELVE:

ARTÍCULO 1º. Autorizar la excursión solicitada por el director del Instituto Mixto
Privado Daniel Annas con sede en el municipio de Cantel, departamento de
Quetzaltenango, para los días 15 y 16 de marzo de 2008, con el siguiente
itinerario: Cantel, Cuyotenango y Mazatenango de acuerdo al plan específico.

ARTÍCULO 2°. La conducción de la actividad queda bajo la estricta

responsabilidad de los profesores Gildardo Figueroa Pérez y Edgar Osiel Hidalgo
Castañeda, docentes del establecimiento antes indicado con sede en el municipio
de Cantel, departamento de Quetzaltenango.

ARTÍCULO 3º. En la excursión autorizada podrán participar únicamente los 100

alumnos cuyos nombres aparecen en el expediente de mérito.

ARTICULO: 4º. La presente resolución entra en vigencia inmediatamente.

COMUNÍQUESE:

Lic. Justiniano Martínez Palacios

Director Departamental de Educación
Quetzaltenango
  OFICIO
Definición
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos
funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es un tipo
de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,
informes para llevar a cabo gestiones.

Como se utiliza y para que sirve

La mejor forma de saber para qué sirve un memorándum, es conociendo las
aplicaciones que tiene.

Para esto debemos tener claro que un memorándum es para dar un recordatorio
sobre una actividad o tema concreto, concerniente a la persona o institución a la
cual esté dirigido.

Ejemplo

Guatemala, 11 de Julio de 2013

Editorial Futuro S.A. de C.V.

C. jefe de personal

Presente:

Mediante el presente memorándum, hago mención de mi solicitud de

acenso, realizada el pasado 12 de junio pasado, en la cual pedí mi acenso
por el tiempo transcurrido desde que entre a trabajar en esta empresa.
Cumpliendo con lo establecido en los estatutos de esta empresa en lo
referente a la obtención de asensos, solicité mi asenso hace
aproximadamente un mes.

Hasta este momento no he recibido ninguna notificación a ese respecto, así

que hago el presente memorándum, para obtener su pronta respuesta.

Simeón Aguado Ríos

Firma
  PROVIDENCIA
Es documento que se elabora en consecuencia de una petición escrita o una
disposición anticipada para el logro de un fin. Se utiliza para dar continuidad a un
trámite, para resolver un asunto y se trasladan a otra instancia.

Para que sirve y como se utiliza

Este acto es llevado a cabo cuando las decisiones de la Administración Pública no
tienen el carácter de decretos o resoluciones, es decir se consideran como un
trámite o comunicado sin sustento jurídico ni justificación legal alguna.

Ejemplo
Providencia Administrativa Guatemala-25-2013

Visto que los artículos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones vigente disponen

como un derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios
de telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido,
con excepción de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta.
Visto que los artículos del 1 al 5 disponen la obligación de los prestadores de
servicio de telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios
proporcionándoles información clara, veraz y objetiva sobre las características de
los productos y servicios que ofrecen.
El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve,
mediante esta Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la
conexión y uso de Internet en la ciudad.
Artículo I. El objetivo de estas Normas es la creación de un sistema de control de
Redes, Dominios y direcciones IP.
Artículo II. Esta Secretaría establecerá, mediante licitación pública, al o los
proveedores que deberán prestar el servicio de Internet en la Ciudad.
Artículo III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pública el desarrollar la
infraestructura, dentro de los siguientes 4 años, para que la ciudad cuente con una
red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad.
Artículo IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de
Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de
Comunicaciones.
La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su
publicación en la Gaceta Oficial de la ciudad.
Comuníquese y publíquese.
  CONOCIMIENTO
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa. Con el fin de no olvidarlos u omitirlos.

Como se utiliza y para que sirve

Sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente
de carácter histórico, oficial o legal». Por su parte, las ciencias documentales se
refieren a documento como «La combinación de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta»
  DICTAMEN
Constituye la respuesta a la consulta del interesado, sometidos a consideraciones
de una autoridad o técnico, en relación a determinado asunto. Es una opinión y
juicio que se forma o emite sobre algo. Contiene informes sobre disposiciones
legales aplicables al caso o precedente.

Para que sirve y como se utiliza

Es un informe específico que se elabora para el alumnado con necesidades

educativas especiales.

El dictamen se realiza en los siguientes momentos:

 Cuando los padres hayan solicitado o vayan a solicitar la admisión en un

centro ordinario y pueda preverse que van a requerir durante su
escolarización adaptaciones curriculares SIGNIFICATIVAS y/o medios
personales o materiales complementarios.
 Cuando los padres o tutores legales de los alumnos hayan solicitado o
vayan a hacerlo, la admisión en un centro de educación especial.
 Cuando sea necesario modificar la modalidad de escolarización de un
alumno con necesidades especiales de un centro de educación especial a
uno ordinario o viceversa.
 Cuando se modifique significativamente la situación personal del alumno y,
en consecuencia, pueda preverse que va a requerir durante su
escolarización adaptaciones curriculares significativas y/o medios
personales o materiales complementarios.

 DECRETO
Resolución de una autoridad política u gubernativa en materia de competencia,
hecha pública de acuerdo con las formas prescritas. Es un tipo de administrativo
acto emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un
contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior
a las leyes.

Para que sirve y como se utiliza

Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y
que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su
rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específ
icamente tasadas.
  CERTIFICACIÓN DEL IGSS
Como parte de los procesos de modernización y con el propósito de garantizar a
patronos, afiliados y beneficiarios de éstos la prestación oportuna, eficiente y
eficaz de los servicios de salud
  TRASLADOS
La carta de solicitud de traslado la hace el empleado ya sea de una empresa o del
estado, con la finalidad de solicitarle al superior jerárquico que se le traslade a otro
lugar.

Para que sirve y como se utiliza

Generalmente es por situaciones personales y se hace con un tiempo anticipado
suficiente para que se tome la resolución y se lleven a cabo las medidas
necesarias.

Por lo general esta carta de entrega en forma personal (económica), y se espera

la resolución correspondiente.

Ejemplo

México D.F a 31 de Agosto de 2012

Spencer Auditores S.C.

C Director General

Quien suscribe Roberto Landeros Derbez y actualmente me desempeño como

notificador dentro de su firma.

Es por eso que con la presente le hago la formal solicitud para que se me traslade
a una de las sucursales que se encuentran en el estado de Chiapas, esto debido a
que por razones familiares, debo hacerme cargo de un familiar que requerirá de mi
atención y mis gestiones.

Le hago esta solicitud, esperando que se me conceda en un lapso aproximado de

seis meses para poder realizar las gestiones familiares necesarias para mi
traslado así como el de los miembros de mi familia.

Agradezco de antemano lo relacionado a esta carta.

Atentamente:

Roberto Landeros Derbez

Firma
  LIBRO DE ACTAS
Definición
Es el libro que según la legislación mercantil deben llevar algunas sociedades,
especialmente las sociedades anónimas, para registrar en él las actas de las
sesiones de su consejo de administración, y de sus juntas de accionistas.

Para que sirve y para que se utiliza

Algunas sociedades suelen llevar Libro de Actas especiales para anotar las
resoluciones de las diversas Comisiones de su consejo,

El libro de registro de actas es un documento obligatorio para todas las

sociedades mercantiles en el que deben aparecer los siguientes aspectos:

 Acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales, y otros órganos

colegiados de la sociedad.
 Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano.
 Resumen de los asuntos debatidos.
 Intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
 Acuerdos adoptados.
 Resultados de las votaciones.
  LIBRO DE ASISTENCIA
Es una obligación que afecta al empleador y por tal razón es él quien debe
preocuparse que el registro que haya elegido para los efectos que el referido
precepto señala, sea llevado por su personal en forma correcta, pudiendo tomar
las medidas que sean pertinentes, dentro de su facultad de dirigir, organizar y
administrar la empresa, para que se cumpla con tal objetivo.

Para que sirve y para que se utiliza

Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean
ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un
libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro.
  LIBRO DE CONOCIMIENTOS
Es un documento que se fracciona en el libro autorizado para su efecto, contiene
descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado, los
cuales son considerados muy importantes

Para que sirve y como se utiliza

Las actas se elaboran en un libro debidamente autorizado. Dan certeza de algo

(edad, enfermedad, estado civil, de estudios hechos, entre otros.) Deben
escribirse en forma ordenada, muy clara y, sobre todo, exacta. Las certificaciones
tienen un carácter forma y mayor fuerza legal. En las certificaciones o
transcripciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben aparecer. La
certificación se debe hacer sin errores, sin embargo el OTROSI debe escribirse,
así mismo el nombre de las personas que firmaron el acta
  INVENTARIO
es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el
patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antiguamente
lo normal era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un
papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada
a toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan
haciendo con papel.

Para que sirve

Cualquier empresa que dedique a la compra y venta de bienes y servicios debe
poner especial atención en la realización de inventario. El inventario permite tener
un mejor conocimiento de los productos del catálogo, haciendo pedidos cuando
sea necesario. Este proceso te ayuda a conocer la situación patrimonial actual en
la empresa.

Como se utiliza
 detallado porque se especifican las características de cada uno de los
elementos que integran el patrimonio.
 ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas
correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
 valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades
monetarias.