Contenido

MAESTRO DE CUENTAS, CENTROS DE COSTOS Y PROYECTOS ............................................. 2

Objetivo del Tema ........................................................................................................................ 2
Maestro de Cuentas ..................................................................................................................... 2
Centros de Costos ...................................................................................................................... 16
Proyectos ..................................................................................................................................... 21
Puntos Clave ............................................................................................................................... 22

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Maestro de Cuentas, Centros de Costos y Proyectos

Objetivo del Tema

Al concluir el capítulo será posible:
 Definir un plan de cuentas que se adapte al tipo de empresa.
 Identificar escenarios en donde es viable usar los centros de costos y los
proyectos

Maestro de Cuentas

El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de mayor utilizadas por la empresa.
Cada cuenta de mayor tiene:
 Un código de cuenta.
 Una descripción de cuenta y
 Información adicional que determina las funciones de la cuenta de mayor.
Al implementar SAP Business One se define o importa el Plan de cuentas y Cuentas de
mayor predeterminadas que se utilizarán al crear transacciones en los procesos
empresariales habituales: Ventas, Compras, Inventario, General, Producción, etc.

Los documentos en los procesos de compra y venta crean asientos automáticos que
están registrados en la ficha Asiento y afectan a los saldos de cuentas.

Los saldos de cuenta también se ven afectados por los asientos manuales y otras
transacciones contables, como el proceso de Cierre del período que transfiere los
balances de las cuentas de pérdidas y ganancias a la cuenta de balance.

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Existen 3 opciones para definir un plan de cuentas:
 Seleccionar un modelo de Plan de cuentas predefinido.
Esta opción podría ser apta para una empresa estándar, en especial una nueva
empresa sin un plan de cuentas anterior.
 Importar los datos del plan de cuentas de un sistema anterior mediante la
herramienta Data Transfer Workbench (DTW).
Si la empresa desea mantener su plan de cuentas, puede reorganizar la estructura
antes de la importación.
 Definir su propio plan de cuentas.
Esta opción le permite crear su propio Plan de cuentas personalizado. Una
organización puede utilizar esta oportunidad para determinar cómo debe verse la
estructura del plan de cuentas para adaptarse a sus necesidades.

El plan de cuentas está organizado en cajones y niveles.

La organización del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente
aceptados. La ventana de plan de cuentas organiza sus cuentas en cajones. Estos
cajones, que han sido definidos por SAP y no se pueden modificar, organizan las cuentas
por nivel de un modo lógico adecuado a la ubicación de los procesos de gestión de
informes y contabilidad financiera.

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En el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de pérdidas y
ganancias.
Balance:
 Los primeros 3 cajones: Activo, Pasivo, Capital propio (Capital + Reservas),
conforman las cuentas de balance, por ejemplo, la cuenta de impuestos sobre
ventas y la cuenta de proveedores.
 El saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
 Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo,
deuda, etc.

Cuentas de pérdidas y ganancias:

 Los últimos 5 cajones: Ingresos (o Volumen de negocios), Coste de ventas,
Gastos (o Costes de explotación), Financiación (o Gastos e ingresos no derivados
de explotación) y Otros gastos e ingresos (Impuestos y partidas extraordinarias)
conforman las cuentas de pérdidas y ganancias, por ejemplo, las cuentas de
ingresos. Nota: En algunas localizaciones, no todos los cajones inferiores
representan cajones de cuentas de pérdidas y ganancias.
 El saldo contable de estas cuentas se debe compensar al final de cada ejercicio;
esto se denomina cierre del período.
 Las cuentas de pérdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la
empresa, como: cuando vende stock: el coste de la cuenta de variación de
existencias se ve afectada y aumenta los ingresos.

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Los requisitos de informes financieros impulsan la mayoría de las decisiones de
configuración y parametrizaciones iniciales en el plan de cuentas.
Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango
de fechas seleccionado y se visualizan de acuerdo con su cajón, nivel y tipo:
o El balance resume el valor de las cuentas de capital propio, activo y pasivo
de la empresa.
o El balance de sumas y saldos detalla para cada cuenta: el saldo inicial de
un determinado período, todas las partidas del Debe y el Haber, y el saldo
final.
o La cuenta de pérdidas y ganancias se determina después del final del
ejercicio. Los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de
las cuentas de ingresos para obtener ganancias o pérdidas del ejercicio.

El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura
jerárquica. El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de
cuentas de diferentes clases (activo, pasivo, capital y reservas, volumen de negocios,
etc.). El número de grupos de cuentas depende de la localización seleccionada en el
momento de crear la empresa y el usuario no puede modificarla.
El sistema muestra la sección como un cajón de armario. Cada cajón tiene un título de
sección, que no se puede modificar. Los títulos de nivel inferior se muestran en azul y las
cuentas activas normales se muestran en negro. Las cuentas registradas en la
Determinación de cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.
Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o títulos que combinan varias cuentas
activas. Nivel 5, en este ejemplo, contiene solo cuentas activas.
Dado que solo es posible contabilizar cuentas activas en SAP Business One, es
recomendable tener todas las cuentas activas en el mismo nivel.
En los informes, una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa
debajo de ella.

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Tenemos dos ventanas para actualizar el plan de cuentas:
 Ventana Plan de cuentas
 Ventana Tratar plan de cuentas.

Ventana Plan de cuentas

Nos dirigimos al módulo Finanzas y elegimos la opción Plan de cuentas. El objetivo
principal de la ventana Plan de cuentas es:
 Añadir una nueva cuenta de mayor a un título existente
 Ver información acerca de las cuentas existentes.
 Actualizar diferentes propiedades de las cuentas existentes mediante el botón
Detalles de cuenta.

Los colores de la cuenta representan su funcionalidad:

 Los títulos aparecen en azul.
 Las cuentas activas normales en negro.
 Las cuentas registradas en la Determinación de cuentas de mayor (cuentas por
defecto) se muestran en verde.

Ventana Tratar plan de cuentas

Seleccionamos la opción Tratar plan de cuentas del módulo Finanzas y después
seleccionamos un cajón. En esta ventana podemos:
 Añadir un nuevo título.
 Borrar una cuenta.
 Modificar la estructura del plan de cuentas y mover títulos y cuentas dentro de la
estructura del plan de cuentas.

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  También podemos añadir una cuenta a la ventana Tratar plan de cuentas
mediante el * botón Añadir cuenta de subnivel.

¿Cómo se presentan los saldos de datos maestros de SN en el plan de cuentas?

Los saldos de datos maestros de SN no aparecen en el plan de cuentas. Las cuentas
asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor
en sus saldos.
Por ejemplo, cuando contabiliza una factura de clientes, se usa la cuenta de clientes
relacionada con el cliente además de la cuenta del cliente.
Por consiguiente, el plan de cuentas presenta el status financiero completo de la empresa,
además de los informes financieros (PyG, balance).

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Cuando se usan posiciones en las transacciones, existen 2 opciones para la
determinación de cuenta: la solución tradicional y la solución avanzada.

Nota: Es muy importante asegurarse de tomar decisiones sobre Determinación de

cuentas de mayor junto con el responsable del área de contabilidad del cliente.
Las dos opciones se basan en las cuentas definidas la ventana Determinación de cuentas
de mayor.
La primera opción es la solución tradicional que estaba disponible antes de la versión 9.0.
Según la solución tradicional existen tres opciones para definir un método de cuentas de
mayor para un artículo: nivel de almacén, nivel de grupo de artículo y nivel de artículo.
Cada artículo tendrá un método definido para él. Puede fijar el método con anterioridad
para todos los nuevos artículos. Entonces después puede modificar el método en cada
artículo.
Los valores que define en las etiquetas de la ventana Determinación de cuentas de mayor
aparecen por defecto en los 3 niveles. Luego puede cambiar las cuentas por defecto por
cualquiera de las de los niveles.
Cada vez que añade un documento que contabiliza un asiento, por ejemplo una factura de
cliente, el sistema mira cada artículo del documento para determinar el nivel fijado para un
artículo y después busca las cuentas de mayor asociadas que usará entre las cuentas
predeterminadas.

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Las cuentas predeterminadas de la empresa en la ventana Determinación de cuentas de
mayor se definen predeterminadamente en los 3 niveles (nivel de almacén, nivel de grupo
de artículos y nivel de artículos).
Entonces, defina las cuentas en cada nivel solicitado. Esto quiere decir que cuando un
artículo que usa el nivel de grupo de artículos se elije en un documento, el sistema
automáticamente recuperará las cuentas desde la definición de grupo de artículos a la
que pertenece el artículo.

¿Dónde se definen estas cuentas predeterminadas?

Para el nivel de grupo de artículos, las cuentas predeterminadas se definen en la
definición de cada grupo de artículos. De manera similar, para el nivel de almacén, las
cuentas predeterminadas se fijan en la etiqueta Contabilidad al definir cada almacén. Si
fija un artículo que se controlará en el nivel de artículos, fija las cuentas de mayor
directamente en el maestro de artículos.
Una vez que ha definido las cuentas predeterminadas, también deberá elegir el método
de contabilización predeterminado para nuevos artículos en las Parametrizaciones
generales en la etiqueta Inventario.
En la pestaña de los artículos, encontrará el campo Fijar cuentas de mayor según. (Este
es el paso 2 en el gráfico).

El resultado final es que en los Datos maestros de artículo define las cuentas de mayor
que se involucrarán en las transacciones monetarias según un nivel definido. Y las
cuentas se recuperan de ese nivel.

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 Fijar cuentas de mayor por artículo

Cuentas introducidas
manualmente

Fijar cuentas de mayor por almacén

Cuentas de definición
de almacén

Fijar cuentas de mayor por grupo de artículos

Cuentas de
Definición de grupo de
artículos

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En la solución avanzada, la ventana Determinación de cuentas de mayor se usa para
definir cuentas de mayor en el nivel de empresa.
La solución avanzada ofrece una matriz centralizada para determinar las reglas para
asignar cuentas de mayor en los asientos según una lista (cerrada) de criterios
predefinidos.
Por lo tanto, la solución es más flexible y constante con la contabilidad.
Actualmente, para una nueva empresa y para una empresa mejorada, la solución
avanzada no es la opción predeterminada. Esto se debe a las consideraciones de
contabilidad.
En las empresas mejoradas, los clientes deben verificar si las definiciones de la nueva
solución afectarán sus add-ons y deben decidir el punto adecuado para ajustar el sistema.
Para activar la nueva solución, diríjase a la etiqueta Inicialización básica en la ventana
Detalles de la empresa. Seleccione la casilla de verificación Habilitar determinación de
cuentas de mayor avanzada.

Usa la ventana Determinación de cuentas de mayor para definir las cuentas de nivel de la
empresa en un lugar.
Para los escenarios empresariales específicos, tiene la opción de definir reglas para
asignar cuentas de mayor en asientos.
Estas reglas admiten:
 Determinación de cuentas de mayor para Grupo de artículo, Número de artículo,
almacén, Grupo de SN, Número de identificación fiscal, País (destinat. entrega),
Estado (destinat.entrega), Indicador de impuestos, Código SN y Clase de SN.
 Así como criterios de determinación múltiple. Es decir, una combinación de
criterios.
Cualquier regla que define en un formulario avanzado tendrá más prioridad (que la
ventana Determinación de cuentas de mayor) para determinar qué cuenta se asigna en
los asientos.

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Mediante el botón Avanzadas abre la ventana Reglas avanzadas de determinación de
cuentas de mayor.
La columna Reglas avanzadas indicará si existe una regla:
Una vez que el usuario define una regla avanzada para una cuenta específica, la columna
Reglas avanzadas de esta cuenta se actualizará en la ventana Determinación de cuentas
de mayor con una cantidad de reglas definidas para la cuenta y un enlace al formulario
avanzado.
Cuando elije la flecha de enlace, se abre el formulario avanzado (en modo tratable),
filtrado y muestra solo las reglas avanzadas relacionadas a esta cuenta.
El formulario se abrirá en modo Tratar y el usuario lo puede actualizar.

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Cuando habilita la solución avanzada, la ventana Criterios de determinación aparece en la
posición de menú Determinación de cuenta de mayor en el área Configuración de
finanzas en el módulo Gestión.
La ventana Criterios de determinación proporciona una lista (cerrada) de criterios
predefinidos:
En esta ventana, el usuario podrá realizar lo siguiente:
 Activar todos o algunos de los criterios dependiendo de la necesidad empresarial.
 Si ninguna de las reglas avanzadas está usando un criterio de determinación
activo, puede desmarcarlo para que no esté activo.
 Puede definir o modificar las prioridades de criterios mediante los botones Arriba y
Abajo.

La prioridad (en el orden de filas) en la ventana Criterios de determinación fija las

prioridades den la ventana Reglas avanzadas de determinación de cuentas de mayor.
Esto se refleja de dos maneras:
Los nombres y el orden de las columnas, la primera fila en la ventana Criterios de
determinación fija la prioridad más alta para cada regla. Es así en el resto de las filas.
El orden de filas; la primera fila en la ventana Criterios de determinación fija la regla con la
mayor prioridad en la tabla Reglas avanzadas de determinación de cuentas de mayor. Es
así en el resto de las filas.

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Cuando crea un nuevo período contable, las reglas del último período se copiarán al
nuevo período.
Solo las reglas que son válidas para el período seleccionado se enumerarán en el
formulario.

Después de activar la nueva solución, todos los artículos se fijarán automáticamente en la

Clase de regla avanzada: General.
El campo Clase de regla avanzada en el artículo determina qué regla se usará para
seleccionar las cuentas de mayor de inventario en el asiento creado por el documento
para este artículo.
La Clase de regla avanzada es el primer criterio para seleccionar automáticamente la
Regla avanzada de determinación de cuentas de mayor.

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Centros de Costos

Para poder utilizar las funciones de contabilidad de costos en SAP Business One, es
necesario definir si se desean manejar dimensiones múltiples. Las dimensiones múltiples
brindan a los clientes diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos.

El primer paso es indicar si se va a manejar Dimensiones en Gestión> Inicialización del

Sistema> Parametrizaciones Generales> Contabilidad de Costos

En el dado caso de que si vayan a existir dimensiones múltiples es necesario indicar si se

desea visualizar en una sola columna o bien cada dimensión en una columna separada.

Adicional a esto en esta misma pantalla se debe de indicar que la norma de reparto es
obligatoria, esto para evitar que existan documentos de ingresos y gastos en los que no
se asigne centro de costo.

El siguiente paso es indicar la cantidad de dimensiones que se usarán, esto se define en

Finanzas> Contabilidad de Costos> Dimensiones

Se pueden seleccionar hasta 5 dimensiones como máximo, en este caso tenemos 3

dimensiones: Sucursal, Departamento, Grupo de trabajo.

Para utilizar las funciones de contabilidad de centros de costo en SAP Business One,
debe definir los departamentos o centros de costo de la empresa como centros de
beneficio. Posteriormente podrá compilar una cuenta de pérdidas y ganancias para cada
centro de beneficios en cada período.

Para crear los centros de costo hay que seguir la siguiente ruta: Seleccione Finanzas ->
Contabilidad de costos -> Centros de costo.

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Un centro de costo es una unidad o sector que desempeña una función empresarial
específica, representa una división o departamento correspondiente y se utiliza para
consolidar los gastos e ingresos.
El sistema crea automáticamente un centro de beneficio cero por cada dimensión
(Centro_z) que reúne los costes e ingresos que no pueden distribuirse claramente a otros
centros de beneficio debido a que no se dispone de suficiente información. El centro de
beneficio Centro_z también puede registrar costes que no se admiten en la contabilidad
de costes interna. Por ejemplo, si sólo desea mostrar el 80% de sus gastos de alquiler
como coste, puede asignar el 20% restante al Centro_z.
El Centro_Z se utiliza cuando se definen normas de reparto.

Cada centro de costo que se crea debe de asignarse a una dimensión.

Una norma de reparto es un método de la contabilidad de costos que se utiliza para

asignar gastos directos e indirectos a uno o varios centros de costo.
Se pueden enlazar normas de reparto con las cuentas de mayor respectivas de gastos y
ventas. Como resultado, el importe de cada transacción contable que se contabiliza en

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estas cuentas se graba en centros de beneficios respectivos según la proporción definida
en las normas de reparto.

SAP B1 proporciona 2 tipos de normas de reparto:

 Las normas de reparto que se crean cuando se crea el centro de costo. A cada
centro de costo le corresponde una norma de reparto.
 Normas de reparto que se crean como datos maestros. Este tipo de norma de
reparto es la más común.

No es posible asignar costes e ingresos indirectos directamente a un centro de beneficio

determinado. En lugar de ello, se asignan a uno o varios centros de beneficio mediante
una norma de reparto. En la norma de reparto, especifique cómo se va a distribuir el
importe entre los centros de beneficio. Puede asignarlos por porcentaje o por relación. Por
ejemplo, puede distribuir los costes de calefacción en los centros de beneficio en función
del tamaño de las áreas calentadas. De la misma forma, puede distribuir los beneficios de
empleado de voluntariado entre el número de empleados.
Si no puede definir la asignación total (porque no dispone de suficiente información en ese
momento), el sistema asigna los costes o ingresos no asignados al centro de beneficio
Centro_z. Cuando disponga de la información necesaria, podrá modificar la norma de
reparto para que el sistema corrija la distribución en consonancia.
Seleccione Finanzas -> Contabilidad de costes -> Normas de reparto para definir y
actualizar normas de reparto.
Seleccione Finanzas -> Contabilidad de costes -> Tabla para centro de beneficio y reglas
de reparto para visualizar las normas de reparto.

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Para que los costes se incluyan en la contabilidad de costes, puede realizar una de las
acciones siguientes:
 Incluir una norma de distribución en una línea de asiento o una línea de
documento de marketing. Utilice Parametrizaciones de formulario para visualizar el
campo Norma de reparto (en asientos) o el campo Centro de beneficio (en
documentos de marketing). En el caso de asientos, utilice el Desplegar modo de
tratamiento con el fin de indicar una norma de reparto para la línea.
 Contabilizar un asiento o documento de marketing en una cuenta de mayor que se
enlace a una norma de distribución. Sólo puede enlazar cuentas a la clase de
cuenta Ventas o Salida del plan de cuentas.

Puede utilizar el informe Centro de beneficio para visualizar un resumen de los costes e
ingresos contabilizados. Seleccione Finanzas -> Contabilidad de costes -> Informe de
centro de beneficio.
Puede generar algunos informes estándar para un centro de beneficio específico; por
ejemplo, Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe
presupuesto.

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Recuerda que para que se pueda aplicar un centro de costo en un documento de
Marketing es necesario hacer la siguiente indicación en el Plan de Cuentas:
Marcar el uso de Normas de Reparto y/o Proyectos.

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Proyectos

En SAP Business One puede utilizar proyectos para supervisar los grandes proyectos
clave de la empresa y su éxito económico. Para ello, debe definir primero los proyectos en
el sistema. Seleccione Gestión -> Definición -> Finanzas -> Proyectos. A continuación,
puede introducirlos en las partidas individuales relevantes, o bien, en el asiento o el
documento de marketing.
También puede introducir proyectos en cuentas de mayor o de interlocutor comercial. El
proyecto correspondiente se registra automáticamente en los documentos que contabiliza
en estas cuentas.
El Informe de transacción por proyectos muestra todas las contabilizaciones efectuadas
en un proyecto seleccionado. Seleccione Finanzas -> Informes financieros -> Contabilidad
-> Informe de transacción por proyectos.
Puede generar varios informes estándar para un proyecto específico; por ejemplo, Cuenta
de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe presupuesto.

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Puntos Clave
 Existen dos ventanas para actualizar el Plan de Cuentas: Tratar Plan de Cuentas y
la ventana Plan de Cuentas
 Se tienen dos clases de cuentas: Cuentas de Balance y Cuentas de Resultados.
 Existen 2 opciones para la determinación de cuentas en transacciones con
artículos: la solución tradicional de establecer un método predeterminado de
cuentas de mayor para un artículo o la solución avanzada de determinación de
cuentas. Las dos opciones de basan en las cuentas definidas la ventana
Determinación de cuentas de mayor.

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