Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Controles
Internos
¡Con creación de valor!
2a. Edición
Diseño de
Controles
Internos
¡Con creación de valor!
2a. Edición
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida, ni en todo ni
en parte, ni registrada en o transmitida por un sistema de recuperación de información, en
ninguna forma ni por ningún medio, sea mecánico, fotoquímico, electrónico, magnético,
electroóptico, por fotocopia o cualquier otro, sin el permiso previo y por escrito de esta casa
editorial.
SICCO, S.A. de C.V., ha diseñado y producido las características editoriales de esta obra. El
autor es el responsable del contenido, desarrollo y fidelidad literal de la misma.
A mi madre Olga por el ejemplo de tenacidad,
esfuerzo, lucha, optimismo y valor ante la vida,
gracias por tu ejemplo mamá.
Abreviaturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIII
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XV
Capítulo 1
Conceptualización y autodiagnóstico inicial general
del control interno. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
El control interno. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Evaluando el control interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Cédula de evaluación del control interno de operaciones
específicas de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Capítulo 2
El efectivo y las inversiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
El efectivo en la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Las inversiones en la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Conjunción de los elementos del control interno en el efectivo
y las inversiones de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conclusiones del análisis del control interno
de efectivo e inversiones de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . 31
El control interno del efectivo y las inversiones
de la empresa y la creación de valor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Capítulo 3
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos. . . . . . . . 37
Los ingresos de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Las cuentas por cobrar de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
IX
X Diseño de controles internos
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Conjunción de los elementos del control interno en las cuentas
por cobrar y los ingresos relativos de la empresa . . . . . . . . . 56
Conclusiones del análisis del control interno de los ingresos
y cuentas por cobrar de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
El control interno de los ingresos y cuentas por cobrar
de la empresa y la creación de valor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Capítulo 4
Los inventarios y el costo relativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Inventarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Conjunción de los elementos del control interno
en los inventarios de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Conclusiones del análisis del control interno
de los inventarios de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
El control interno de los inventarios de la empresa
y la creación de valor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Controles internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Capítulo 5
Los pagos anticipados y los activos intangibles. . . . . . . . . 81
Los pagos anticipados en la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Los intangibles en la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Conjunción de los elementos del control interno en los pagos
anticipados e intangibles de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Conclusiones del análisis del control interno de los pagos
anticipados e intangibles de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . 92
El control interno de los pagos anticipados e intangibles
de la empresa y la creación de valor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Capítulo 6
Los activos fijos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Inmuebles, maquinaria y equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Contenido XI
Capítulo 7
Pasivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Los pasivos de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Conjunción de los elementos del control interno
en los pasivos de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Conclusiones del análisis del control interno
en los pasivos de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
El control interno de los pasivos de la empresa
y la creación de valor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Capítulo 8
Capital y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
El capital contable de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Los gastos de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Riesgo e impacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Conjunción de los elementos del control interno en capital
contable y gastos de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Conclusiones del análisis del control interno del capital
contable y gastos de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
El control interno de los pasivos de la empresa
y la creación de valor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Riesgo operativo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Riesgo financiero. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Riesgo total. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Capítulo 9
Cómo diseñar controles internos eficientes. . . . . . . . . . . . 157
Análisis en términos generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Análisis en términos particulares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
XII Diseño de controles internos
Bibliografía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Abreviaturas
XIII
Introducción
XV
XVI Diseño de controles internos
Capítulo 1
• El control interno • Evaluando el control interno
• Cédula de evaluación del control interno de operaciones
específicas de la empresa • Multimedia
José Hernández y Laura González1 son dos personas que aparentemente no
tienen nada en común. José tiene 47 años, casado, con dos hijos y es dueño de
una gasolinera al sur de la ciudad donde laboran 10 empleados, mientras que
Laura es divorciada, tiene una niña y una mercería al poniente de la ciudad
que atiende junto con otras dos empleadas. Dos personas con dos negocios
diferentes, pero que tienen algo en común: ambos presentan problemas ope-
rativos en su empresa. En el caso de José las cuentas por cobrar han crecido
considerablemente durante los últimos meses presentando un problema para
la liquidez de la empresa, mientras que para Laura el problema son los inven-
tarios de la mercería, pues aparentemente han comenzado a detectarse fal-
tantes; sin embargo, nadie sabe cómo o por qué. En ambos casos el problema
está en el control interno.
Todas las empresas, organizaciones e instituciones son una confluencia
de recursos humanos, materiales y financieros que persiguen un objetivo, el
cual puede ser de manera general lucrativo o no lucrativo, el control interno
es lo que define, guía y garantiza que los recursos se utilicen con ese fin,
entonces una deficiencia o una ausencia de los mismos generará un riesgo
potencial que impactará en áreas sensibles de la organización, obvio que el
impacto final es que los objetivos y metas no se alcancen en la forma, tiempo
y condiciones convenidas, pero cada área tiene su propio impacto específico,
es por ello que en cada capítulo se presenta un análisis de estos riesgos e im-
pactos para contextualizar no sólo las operaciones relativas a cada capítulo
sino la importancia del control interno en ello.
El control interno es algo de importancia capital en las organizaciones,
a la vez que es muy sutil. Es de importancia, pues es aquello que permite ase-
gurarse de que las acciones que se realizan en ella están siendo encauzadas a
los objetivos organizacionales y también es lo que cuida los recursos con los
que cuenta la empresa, y es muy sutil porque no se ve sino más bien se vive
constantemente en el desarrollo de las operaciones mismas del negocio.
1 Los nombres y las circunstancias se han cambiado pero en todos los casos se refieren a situaciones
reales de empresas existentes.
3
4 Diseño de controles internos
Así, sin duda alguna uno de los aspectos de mayor importancia en las
empresas, sean del tamaño que sean, es el control interno; después de todo
éste permite no sólo cuidar los recursos de la organización sino encauzarlos
hacia las actividades establecidas verificando el grado de cumplimiento de
los objetivos determinados. De esto se deduce la necesidad de poder deter-
minar el grado de control en las empresas teniendo, al mismo tiempo, las
alternativas que permitan mejorar el mismo.
El control interno
Es aquello que surge una vez que la pregunta ¿qué queremos hacer? ha sido
respondida. El control interno está constituido por tres aspectos: el sistema
contable, los procedimientos de control y el ambiente de control.
1. Los procedimientos de control es todo aquello que una entidad tenga implemen-
tado para asegurarse del buen uso y salvaguarda de sus recursos con la finalidad
de proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos de la empresa.
Los procedimientos de control responden a la pregunta: ¿cómo nos aseguramos
de que lo que queremos hacer efectivamente se haga? Y en ese “efectivamente”
va implícito el que nos genere tal confianza que podamos dejar que el sistema de
la empresa actúe para autoregularse garantizando lo anterior.
2. Dado que necesariamente para evaluar el desempeño de las actividades de
una empresa se necesita información, el sistema contable formará parte
del control interno, ya que es éste el que registra las operaciones que efec-
túan una entidad y presenta la información financiera pertinente. Si esta
información es significativa, relevante y veraz puede decirse que es útil,
y si es estable, objetivo y verificable puede decirse que es confiable. El
sistema contable responde a las preguntas: ¿cómo, cuándo, dónde y para
qué se registrarán las operaciones de la empresa? Esto va aparejado con
los procedimientos de control, dependen uno de otro, y permiten verificar
las operaciones y, por tanto, los procedimientos de control.
3. Por último, la actitud que se tenga hacia los dos aspectos anteriores in-
fluirá en su desempeño, a eso conocemos como el ambiente de control. El
ambiente de control representa la combinación de factores como la integri-
dad y valores éticos de la entidad, el compromiso con la competencia, fi-
losofía de la administración y estilo de operación que, finalmente, afectan
las políticas y procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando
sus controles. El ambiente de control responde a la pregunta: ¿quiénes y
cómo implementan los procedimientos de control y el sistema contable en
la entidad? Si hay gente que entiende los dos puntos anteriores, que está
comprometida con la empresa, que tiene un alto nivel ético, profesional y
normativo, aquellos dos elementos se aplicarán eficientemente lográndose
Conceptualización y autodiagnóstico inicial... 5
los fines para los que fueron diseñados y coadyuvando a lograr los fines de
la empresa, en caso contrario no será así.
Todas las empresas sean del tamaño que sean y cualquiera que sea su giro,
necesariamente tienen controles internos que son una conjunción de los tres
factores analizados anteriormente. El corte de caja, la lista de asistencia, la
bitácora de los vehículos y demás es prueba de ello. En ocasiones hay con-
troles, pero no son suficientes ni confiables, además puede también existir un
exceso de controles que no generan mayor confianza y sí mayor burocratismo
para las acciones cotidianas.
6 Diseño de controles internos
Continúa (Tabla)
Control evaluado Sí NO N/A Estrategia
Ingresos y cuentas por cobrar
1. ¿Existe una correcta au Diseñar e implantar forma
torización de las ventas a tos para que las ventas a
crédito? crédito sean debidamente
autorizadas.
2. ¿Se registran oportuna Verificar que las facturas y
mente las facturas y no notas de crédito se registren
tas de crédito? oportunamente.
3. ¿Son personas diferentes Tratar de que sean perso
las que tienen a su cargo nas diferentes las que ha
la recepción de pedidos, gan todo un proceso o dejar
crédito, embarque, factu aquellas etapas delicadas
ración, cobranza? para la gerencia.
4. ¿Hay vigilancia sobre los Establecer como política y
vencimientos de cobran dar seguimiento a verificar
za? los vencimientos de los do
cumentos por cobrar.
5. ¿Se efectúan concilia Revisar que este tipo de
ciones periódicas entre conciliaciones se efectúen,
auxiliares y mayores de al menos una vez al mes, de
las cuentas por cobrar? preferencia antes de emitir
información.
6. ¿Se efectúan confirma Efectuar este tipo de veri
ciones escritas periódi ficaciones para comprobar
cas con los clientes de saldos en cuentas.
sus saldos?
7. ¿Se efectúan arqueos Establecer como política y
sorpresivos para verificar efectuar arqueos periódicos
la custodia de los docu y sorpresivos de los docu
mentos por cobrar? mentos por cobrar.
Inventarios
1. ¿Son personas diferentes Tratar de que sean perso
las que autorizan entra nas diferentes las que ha
das y salidas, así como gan todo un proceso o dejar
las que custodian y re aquellas etapas delicadas
gistran los inventarios? para la gerencia.
2. ¿Se registra oportuna Verificar que estas opera
mente la entrada de ciones sean registradas
mercancías y los pasivos, opor tunamente.
cuando así procede?
3. ¿Se registran oportuna Verificar que estas opera
mente las salidas de ciones sean registradas
mercancías, así como opor tunamente.
las cuentas por cobrar
cuando proceda?
8 Diseño de controles internos
Continúa (Tabla)
Control evaluado SÍ NO N/A Estrategia
4. ¿Existe una custodia Acondicionar el área de in
adecuada de los inven ventarios para garantizar su
tarios que garantice su salvaguarda (impermeabi
salvaguarda? lizaciones, candados, alar
mas, etcétera).
5. ¿Se efectúan, al menos Realizar por lo menos una
una vez al año, inventa vez al año inventarios físi
rios físicos? cos donde participe gente
ajena al control de los mis
mos en la empresa.
6. ¿Se comparan los auxi Revisar que este tipo de
liares contra los mayores conciliaciones se efectúen,
de los inventarios? al menos una vez al mes, de
preferencia antes de emitir
información.
7. ¿La empresa tiene segu Contratar seguros que ava
ros que avalen la pérdida len la pérdida por siniestro o
por siniestro o robo de robo de inventarios.
inventarios?
Pagos anticipados
1. ¿La administración auto Diseñar y aplicar formatos
riza todos los pagos que donde se autoricen los pa
se van a hacer por antici gos de bienes y servicios
pado? por adelantado.
2. ¿Existen registros para Diseñar e implantar un
ver la procedencia y uso formato-control para identi
dado a los pagos antici ficar el origen y destino de
pados? los pagos anticipados.
3. ¿Existe una revisión pe Establecer como política e
riódica de los servicios implantar el seguimiento a
por recibir para verificar la vigencia de los pagos an
vigencia? ticipados.
Inmuebles, maquinaria y equipo
1. ¿Existe aprobación formal Diseñar mecanismos para la
por parte de la empresa aprobación de movimientos
para la adquisición, ven de los activos fijos.
ta, retiro o gravamen de
activos fijos?
2. ¿Son personas diferen Tratar de que sean perso
tes las que tienen a su nas diferentes las que ha
cargo las funciones an gan todo un proceso o dejar
teriores? aquellas etapas delicadas
para la gerencia.
Conceptualización y autodiagnóstico inicial... 9
Continúa (Tabla)
Control evaluado SÍ NO N/A Estrategia
3. ¿Existe un archivo es Verificar que los documentos
pecial para la documen que amparan los activos de la
tación que ampara los empresa estén ordenados y
activos de la empresa? debidamente custodiados.
4. ¿Hay una comprobación Verificar regularmente (una
periódica de las condi o dos veces al año) la con
ciones de los bienes de dición de los bienes propie
la empresa? dad de la empresa.
5. ¿Se informa oportuna Verificar que todo movi
mente a contabilidad miento de activo fijo sea in
de los bienes dados de formado y registrado oportu
baja? namente en la contabilidad.
6. ¿Se efectúan concilia Revisar que este tipo de
ciones periódicas entre conciliaciones se efectúen,
los auxiliares y las cuen al menos una vez al mes, de
tas de mayor? preferencia antes de emitir
información.
7. ¿Los activos de la em Contratar seguros que ava
presa se encuentran de len la pérdida por siniestro o
bidamente asegurados robo de activos fijos.
contra pérdidas por robo
o siniestro?
8. ¿Existen procedimientos Diseñar e implantar políticas
para asegurarse de que y controles que permitan
los bienes se utilicen asegurar el buen uso de los
correctamente para lo que activos por parte del perso
se tiene contemplado? nal de la empresa.
Pasivos
1. ¿Son personas diferentes Tratar de que sean perso
las que realizan las funcio nas diferentes las que ha
nes de autorización, com gan todo un proceso o dejar
pra, venta, verificación aquellas etapas delicadas
documental, registro y pa para la gerencia.
gos referentes a deudas?
2. ¿Existen diferentes nive Establecer diferentes nive
les de autorización de les para autorizar las deu
pendiendo de la deuda a das a contraer dependiendo
contraer? del monto y condiciones de
la misma.
Continúa (Tabla)
Control evaluado SÍ NO N/A Estrategia
4. ¿Se da la revisión de fac Establecer como política y
turas (precios, condicio verificar que se revisen fac
nes y cálculos) contra turas (precios, condiciones
las órdenes de compra y y cálculos) contra las órde
notas de recepción? nes de compra y notas de
recepción.
5. ¿Se determinan y provi Verificar que los impuestos
sionan correcta y oportu se determinen y provisionen
namente los pasivos por correcta y oportunamente.
concepto de impuestos?
Este primer análisis sirve para tener una visión general acerca del estado
del control interno de la organización. Ahora bien, dado que es necesario
un análisis más detallado de los rubros que engloban las operaciones de una
empresa, se han desarrollado los siguientes capítulos donde el instrumento
de evaluación busca valorar tanto la existencia como la suficiencia de los
controles internos en este aspecto.
Dicho instrumento que se utilizará en los capítulos siguientes contem-
pla seis aspectos a evaluar que requieren las empresas:
1. Control evaluado. Aquí se señala aquello que la empresa debe tener im-
plementado para asegurarse del buen uso y salvaguarda de sus recursos
con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de lograr los
objetivos de la empresa.
2. Cumple. Esta columna es para señalar si la empresa tiene implementado
ese control, si la respuesta es afirmativa (SÍ), si no lo tiene implementado (NO)
o si no aplica por la estructura organizacional (N/A).
3. Riesgo. En esta columna se desea hacer un análisis del riesgo que se corre
si el control no está implementado o es insuficiente su aplicación y no se
garantiza el buen uso y salvaguarda de los recursos de la empresa.
4. Estrategia. Aquí se hacen sugerencias para efecto de subsanar la debilidad
organizacional en caso de no contar con el control evaluado o si éste se
considera insuficiente.
5. Responsable. Se establece en este apartado sobre quién recae la responsa-
bilidad de implementar y dar seguimiento al control propuesto.
6. Prioridad. Todos los controles son indispensables para garantizar el buen
uso y salvaguarda de los activos de la empresa, en este caso del efectivo,
Conceptualización y autodiagnóstico inicial... 11
Control Cumple
evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Multimedia
Capítulo 2
• El efectivo en la empresa • Las inversiones en la empresa
• Riesgo e impacto • Cédula de evaluación del control interno
del efectivo y las inversiones temporales • Conjunción de los
elementos del control interno en el efectivo y las inversiones de la
empresa • Conclusiones del análisis del control interno de efectivo
e inversiones de la empresa • El control interno del efectivo y las
inversiones de la empresa y la creación de valor • Multimedia
Ernestina Chacón fue contratada como contadora por una empresa
mueblera local. La empresa comenzó a crecer y, con ello, el nivel de
complejidad de las operaciones del negocio. Ante ello a Ernestina le
pusieron un auxiliar contable que la ayudara en las responsabilidades
que tenía. Antes de ello Ernestina se encargaba de la caja chica de la
empresa y siempre había trabajado con un saldo promedio de cinco mil
pesos por mes. A raíz de la contratación de su ayudante, Ernestina co-
menzó a darse cuenta de que esos cinco mil pesos ya no alcanzaban
para solventar los gastos menores de la empresa en un mes, por lo que
dicho saldo se había incrementado por la administración primero a siete
mil pesos, y por último a 10 mil. Dado que la empresa estaba creciendo
Ernestina aducía lo anterior a dicha expansión del negocio. Al término
del año y dada la necesidad de revisar todo lo que se iba a incluir en la
información financiera, Ernestina procedió a efectuar un arqueo en la caja
detectándose una diferencia entre los comprobantes y vales provisionales
y el saldo que debía haber en caja. Todo este tiempo se habían estado dan-
do malos manejos, pero éstos no habían sido detectados, pues no había
costumbre de realizar arqueos periódicos a la caja chica. De efectuarse
dichos arqueos se hubiera detectado y corregido esta situación desde hace
tiempo.
Siguiendo el orden de presentación de la información financiera en el
estado de situación financiera, uno de los primeros rubros se refiere al efecti-
vo con que cuenta ésta, así como las inversiones que posee para administrar
el excedente de efectivo momentáneo.
15
16 Diseño de controles internos
El efectivo en la empresa
El efectivo es uno de los recursos en los cuales la empresa debe tener especial
cuidado, ya que por ser un activo cien por ciento líquido (el efectivo que es
dinero, no hay que transformarlo) de fácil manejo y disposición, hay
un alto nivel de riesgo en cuanto a su uso y salvaguarda. Efectivo es la
moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y
disponible para la operación ejemplificando esto como: billetes y mo-
nedas, depósitos bancarios, giros bancarios, telegráficos o postales,
remesas (cobros) en tránsito, monedas extranjeras y metales preciosos
amonedados.
Riesgo e impacto
Rubro Impacto
Del análisis del control interno del efectivo y las inversiones con que
cuenta la entidad se desprenderán áreas de oportunidad para el desarrollo de
estrategias que coadyuven a un buen manejo de este recurso.
18
Cédula de evaluación del control interno del efectivo
y las inversiones temporales
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las entradas de efectivo. En una empresa las entradas de efectivo pueden darse por varias razones como ventas, anti
cipos de clientes, ingresos por rendimientos de cuentas productivas (bancarias y de inversiones), reembolsos por parte de proveedores,
entre otros. Dada la naturaleza diferente de este tipo de entradas es necesario que haya controles para su identificación y salvaguarda.
1. ¿Se utilizan forma La no existencia de Diseñar formatos que Contabilidad, crédito 1
tos de control para formatos conlleva el permitan reconocer las y cobranza o, en su
las entradas diarias riesgo de que no se entradas de efectivo y caso, tesorería.
de efectivo como reconozcan entradas darle seguimiento en
recibos prenumera de efectivo y se les dé cuanto a su destino.
dos, relaciones de mal uso.
cobranza y demás?
2. ¿Las entradas de Si el efectivo no está Establecer un respon Responsable de caja 1
dinero son debida debidamente custodia sable del dinero en la chica y contabilidad.
mente custodiadas do se corre el riesgo empresa como pue
sea en caja chica o de que se den malos den ser cajas chicas,
en banco? manejos. así como políticas
respecto de los depó
Diseño de controles internos
sitos.
3. ¿En caja chica se Si se tiene efectivo Establecer y dar se Responsable de caja 3
mantiene lo esta ocioso en caja chica guimiento a la política chica y contabilidad.
blecido mientras que éste no es productivo e de depositar en insti
los excedentes son incrementa el riesgo de tuciones financieras o
depositados? mal uso del mismo. instrumentos de inver
sión los importes que
excedan lo necesario
en caja.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las salidas de efectivo. Las salidas de efectivo en una empresa es uno de los aspectos más cuidados, ya que implica
aplicación de recursos, dicha aplicación debe ser evaluada para que sea hacia actividades productivas de la empresa cuidando al mismo
tiempo la calidad de los productos y servicios adquiridos.
1. ¿Las salidas de efec Si no se dan autoriza Diseñar un procedi La administración, te 1
tivo son autorizadas ciones previas de efec miento donde las sali sorería o caja, según la
previamente? tivo se corre el riesgo das de efectivo se au empresa.
de que se haga mal toricen debidamente.
uso de él.
2. ¿Existe una política Caja chica es para im Establecer y dar segui La administración, con 2
que señale límites portes pequeños, ge miento a políticas res tabilidad, tesorería y/o
en cuanto impor neralmente los impor pecto a los límites para caja.
tes para la salida tes mayores requieren efectuar erogaciones
de efectivo vía caja evaluarse en cuanto a vía caja chica y a partir
chica? calidad, uso, cotizacio de cuando se requiere
nes. De no hacerse un cheque o traspaso de
3. ¿Las erogaciones 2
análisis que contemple fondos.
que exceden del lí
los elementos anterio
mite establecido para
res el efectivo puede
canalizarse vía caja
ser mal usado.
chica son encauza
das a través de che
El efectivo y las inversiones
ques?
4. ¿Se firman vales pro Si no se dan vales Establecer y dar segui Responsable de caja 3
visionales en caso provisionales que am miento a la política de chica.
de salidas de efec paren las salidas de dar vales provisionales
tivo vía caja chica efectivo de caja chica a cambio de las salidas
donde se señale el no hay un control de las de efectivo vía caja.
destino del dinero y mismas, de los respon
el responsable de la sables ni del uso de los
comprobación y/o recursos.
reembolso?
19
Continúa (Cédula de evaluación...)
20
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
5. ¿Existe una verifica Si no hay tal verifica Establecer y dar segui Responsable de caja 3
ción de los bienes o ción se corre el riesgo miento a la política de chica.
servicios adquiridos de que se adquieran verificar y aprobar los
con las salidas de bienes o servicios de bienes o servicios ad
efectivo? calidad diferente a la quiridos vía caja chica
requerida. con firma de Vo.Bo. En
las facturas presenta
das.
Respecto de la cobranza. Si bien la cobranza forma parte de las entradas de efectivo a la empresa, dado que es el origen principal de
los recursos organizaciones, merecen un apartado especial. Por cobranza se entienden los pagos que efectúan los clientes por los bienes
o servicios que la empresa proporciona.
1. ¿La cobranza dia Que la cobranza no se Establecer la política y Contabilidad, crédito y 1
ria es depositada deposite diaria o ínte dar seguimiento del de cobranza, y caja.
íntegra e inmediata gramente hace que el pósito diario e íntegro
mente? dinero esté ocioso y se de la cobranza.
incremente el riesgo de
mal uso.
2. ¿Existen formatos Cuando el efectivo Diseñar formatos don La administración y 1
Diseño de controles internos
procesos internos que, en este caso, tienen que ver o afectan el control que se pueda tener sobre el efectivo, ejemplo de las funciones
de compra, venta o custodia de cobranza y valores. Dada la naturaleza de estas funciones y el riesgo en el manejo del efectivo el énfasis
está dado en la segregación de funciones y la existencia de controles.
1. ¿Las funciones de El que una misma per Segregar las funciones La administración. 1
compra, venta y sona tenga varias fun para que todo un pro
custodia - disposi ciones relacionadas ceso no recaiga sobre
ción de efectivo re incrementa el riesgo de una sola persona o
cae en diferentes malos manejos y que dejar partes del mismo
personas? éstos no puedan ser a cargo de la adminis
detectados. tración.
23
Continúa (Cédula de evaluación...) 24
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Se tiene diseñado Además de que las Implementar manuales La administración. 1
e implementado un funciones deben estar de organización con
sistema que mar segregadas, debe ha políticas en las princi
que la pauta de los ber manuales de pro pales funciones de la
pasos y procedi cedimiento que seña empresa.
mientos a seguir en len los pasos a seguir
cada caso? para disminuir el riesgo
de errores o malos ma
nejos.
3. ¿Las diferentes fun Si no se dan autoriza Establecer y dar segui La administración. 3
ciones tienen nive ciones en los proce miento a políticas acer
les de autorización sos relacionados con ca de la autorización
debidamente esta el efectivo se corre el debida en ciertas par
blecidos? riesgo de que se den tes de las principales
malos manejos o dis funciones organizacio
posiciones no autoriza nales.
das del mismo.
Respecto de los registros para el control y valuación de las inversiones. Los excedentes de tesorería que se encauzan hacia algún
tipo de inversión deben contar, por un lado, con la autorización de la administración respecto de la estrategia de inversión y, por otro lado,
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Las inversiones Si las inversiones no Verificar que, al menos Contabilidad. 1
son periódicamente están correctamente una vez al mes, al emi
valuadas para ase valuadas, la informa tir la información finan
gurar su correcto ción que se presenta ciera, se verifique la
registro? no es confiable ni se correcta valuación de
gura y no se sabe con las inversiones y se re
qué se cuenta. gistren los rendimien
3. ¿Los rendimientos Si no se registran en el tos correspondientes. Contabilidad. 1
de las inversiones periodo los rendimien
se registran en el tos, la información fi
periodo correspon nanciera se distorsiona
diente? y puede haber recur
sos de los cuales no
se sabe que se pueden
disponer.
4. ¿Hay formatos que Hay muchos tipos de Diseñar e implemen La administración y 3
identifiquen el tipo inversión, por lo que si tar formatos que con contabilidad.
de inversión? no se tienen formatos tengan la información
El efectivo y las inversiones
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
5. ¿Se levanta algún Si no se levanta nin Establecer y dar se La administración y 2
documento donde gún documento donde guimiento a la política contabilidad.
consten los resul consten los resultados de levantar algún do
tados del arqueo in del arqueo incluyendo cumento donde cons
cluyendo las dudas las dudas y aclaracio ten los resultados del
y aclaraciones? nes no hay evidencia arqueo incluyendo las
para fincar responsa dudas y aclaraciones
bilidades por malos de los arqueos efec
manejos del efectivo tuados.
entregado a custodia.
6. ¿Se da seguimiento Si no se da seguimien Establecer y dar se La administración y 1
a las observacio to a las observaciones guimiento a la política contabilidad.
nes o irregularidades e irregularidades no se de dar seguimiento a
detectadas? garantiza que éstas las observaciones o
se corrijan. irregularidades detec
tadas.
7. ¿Todos los fon El hecho de entregar Formalizar debidamen La administración y 1
dos creados en la a una persona dinero te todos los fondos contabilidad.
El efectivo y las inversiones
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las conciliaciones. El hecho de tener cuentas en instituciones financieras implica estar verificando periódicamente
los movimientos presentados por dichas instituciones contrastando contra los movimientos registrados por la empresa. La conci
liación tiene dos ventajas prácticas: primero, nos ayuda a tener un control de los movimientos efectuados con nuestros recursos y,
segundo, una vez formulada, fácilmente puede determinarse el saldo real con el que cuenta la empresa, el cual puede ser diferente
al que presenta el banco.
1. ¿Se efectúan en tiem Las conciliaciones de Establecer y dar segui Contabilidad. 1
po y periódicamente ben efectuarse perió miento a la política de
conciliaciones? dica y oportunamente, efectuar conciliaciones
de no ser así las irre oportunamente.
gularidades no serían
detectadas a tiempo.
2. ¿Se aclaran en tiem Las instituciones fi Establecer y dar segui Contabilidad. 1
po las dudas con las nancieras tienen pla miento a la política de
instituciones financie zos para responder aclarar oportunamente
ras respecto de las por dudas en el mane las dudas con las ins
conciliaciones? jo de los recursos en tituciones financieras
tregados, no hacerlo respecto de las conci
en tiempo puede lle liaciones.
Diseño de controles internos
var a que no se le dé
seguimiento a la irre
gularidad o en ocasio
nes genera desembol
sos no previstos.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se registran en el Si no se registran en Verificar que los ajus Contabilidad. 1
periodo correspon el periodo los ajustes tes procedentes de las
diente los ajustes procedentes de las conciliaciones se regis
procedentes de las conciliaciones la infor tren a la brevedad en el
conciliaciones? mación financiera se sistema de información
distorsiona y puede contable.
haber recursos de los
cuales no se sabe de
qué se puede disponer
o recursos con los cua
les la empresa ya no
cuenta.
4. ¿El personal que Si las personas que Designar al personal Contabilidad. 1
efectúa las concilia efectúan las concilia que efectuará las con
ciones está cualifi ciones no están cua ciliaciones y verificar
cado para ello? lificadas para ello las su desempeño.
conciliaciones pueden
estar mal efectuadas.
El efectivo y las inversiones
Procedimiento Ambiente de
de control Sistema contable control
Respecto Diseñar e implantar Registrar oportuna Los que participan
de las entra formatos que facili mente todas las en en el proceso deben
das de efec ten llevar control de tradas de efectivo. usar los formatos di
tivo. las entradas y sali señados en tiempo y
das de efectivo. forma.
Respecto Diseñar e implantar Registrar oportuna Los que participan
de las sali formatos para auto mente todas las sali en el proceso deben
das de efec rizar salidas de efec das de efectivo. usar los formatos di
tivo. tivo. señados en tiempo y
forma.
Respecto de Establecer y dar se Registrar oportuna Cumplir la política
la cobranza. guimiento a la políti mente toda la co del depósito íntegro
ca de depósito inme branza afectando los e inmediato.
diato e íntegro de la auxiliares de clien
cobranza. tes.
Respecto Formalizar las respon Registrar oportuna Cumplir con las po
de quienes sabilidades otorga mente los cheques líticas relativas a los
firman che das de girar cheques realizados. límites para girar
ques o auto o efectuar traspasos cheques y los nive
rizan tras afianzando a los les de autorización
pasos. responsables e im debidos.
plementar políticas
para que las eroga
ciones se hagan con
cheque.
El efectivo y las inversiones 31
Continúa (Tabla)
Procedimiento Ambiente de
de control Sistema contable control
Respecto Tratar de que sean Registrar las opera Cumplir la política de
de las per personas diferentes ciones efectuadas por segregación de fun
sonas que las que hagan todo los distintos procesos ciones.
intervienen un proceso o dejar de la entidad en tiem
en procesos aquellas etapas de po y forma.
internos re licadas para la ge
lacionados rencia.
con efectivo.
Respecto de Establecer como polí Registrar las inver Cumplir las políticas
los registros tica y dar seguimiento siones que se reali relativas a la inver
para el con a la evaluación perió zan y los ajustes que sión de recursos de
trol y valua dica de las inversio por rendimientos o la entidad.
ción de las nes que se tengan. valuación procedan.
inversiones.
Respecto de Establecer como polí Registrar los movi Cumplir las políticas
los arqueos tica y efectuar arqueos mientos de caja (crea relativas a dar vales
de efectivos periódicos y sorpresi ción, incremento, dis- provisionales a cam
y valores. vos del efectivo y los minución o cancela bio del efectivo en
valores. ción), así como los tregado y relativas a
ajustes que procedan los arqueos sorpre
por conciliaciones. sivos y periódicos.
R e s p e c t o Verificar que las Registrar oportuna Cumplir la política
de las con conciliaciones, acla mente los ajustes relativa a conciliacio
ciliaciones. raciones y registros que procedan a raíz nes oportunas y se
se realicen oportu de las conciliaciones guimiento de dudas
namente. efectuadas. en las mismas.
Presupuesto de efectivo
Entradas
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 …
Ventas
pronosticadas 100,000.00 200,000.00 150,000.00 200,000.00 180,000.00
Ventas
al contado
(15%) 15,000.00 30,000.00 22,500.00 30,000.00 27,000.00
Cuentas por
cobrar
A un mes
(40%) 40,000.00 80,000.00 60,000.00 80,000.00
A dos meses
(45%) 45,000.00 90,000.00 67,500.00
Otras entradas 15,000.00 10,000.00
Total
entradas
de efectivo 115,000.00 285,000.00 297,500.00 390,000.00 354,500.00
Presupuesto de efectivo
Salidas
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 …
Compras 15,000.00 90,000.00 67,500.00 90,000.00 81,000.00
Compras al contado
(25%) 1,200.00 7,200.00 5,400.00 7,200.00 6,480.00
Pago compras a
crédito
Un mes (60%) 9,000.00 54,000.00 40,500.00 54,000.00
Dos meses (15%) 2,250.00 13,500.00 10,125.00
Sueldos y salarios 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00
Arrendamientos 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00
Impuestos 1,500.00 2,000.00 1,800.00 1,000.00 1,250.00
Pago de intereses 800.00 600.00
Total desembolsos 17,700.00 33,200.00 79,250.00 77,200.00 87,455.00
Presupuesto de efectivo
Flujo neto y saldo mensual
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 …
Total entradas 15,000.00 85,000.00 147,500.00 190,000.00 174,500.00
Total salidas 17,700.00 33,200.00 79,250.00 77,200.00 87,455.00
Flujo neto -2,700.00 51,800.00 68,250.00 112,800.00 87,045.00
Saldo inicial en
caja 15,000.00 12,300.00 64,100.00 132,350.00 245,150.00
Saldo final 12,300.00 64,100.00 132,350.00 245,150.00 332,195.00
Multimedia
Capítulo 3
• Los ingresos de la empresa • Las cuentas por cobrar de la empresa
• Riesgo e impacto • Conjunción de los elementos del control
interno en las cuentas por cobrar y los ingresos relativos de la empresa
• Conclusiones del análisis del control interno de los ingresos
y cuentas por cobrar de la empresa • Control interno
de los ingresos y cuentas por cobrar de la empresa
y la creación de valor • Multimedia
Mariana Figueroa es la administradora de una mueblería muy prestigia-
da por la calidad de los productos que ofrece, tuvo buenos tiempos, ya
que sus clientes eran económicamente solventes y pagaban a tiempo y
en algunas ocasiones por anticipado; sin embargo, en los últimos tres
años ha tenido problemas con los pagos, pues no lo hacen a tiempo ni
dentro de los plazos que se determinaron para hacerlo, esto le ocasiona
a Mariana preocupación, ya que en algunas ocasiones se ha visto perju-
dicada en el f lujo de su efectivo y cuando desea hacer algún pago, no lo
puede cumplir por falta de liquidez. En vista de ello y en conjunto con la
encargada de los cobros, analizan la situación y se dan cuenta que no se
está cumpliendo con la política establecida por la mueblería, de cobrar
intereses por incumplimiento del plazo de crédito, además encontraron
que a los clientes que pagaban fuera de tiempo, no se les estaba co-
brando intereses y estos cómodamente pagaban cuando podían hacerlo.
Lo anterior era una falla del control interno, puesto que es importante
dar seguimiento a las políticas de créditos y verificar periódicamente al
azar los créditos otorgados para corroborar el cumplimiento de las po-
líticas y de esta manera hacer que los clientes realicen sus abonos en
tiempo.
39
40 Diseño de controles internos
Riesgo e impacto
Como podemos ver, los ingresos de una entidad pueden ser realizados o dife-
ridos. Realizados en el caso de los ingresos que efectivamente ha obtenido la
empresa (por ejemplo cuando se paga en efectivo, cheque o tarjeta de débito/
crédito), diferidos cuando las operaciones de la entidad generan el derecho
de cobro futuro (por ejemplo en el caso de las ventas a crédito). En ambos
casos estas operaciones tendrán como resultado final tangible la generación
de ingresos, pero en el inter dinamizan las cuestiones de venta y facultan a la
empresa para soportar políticas que incentiven esto.
Así, tenemos que el principal riesgo en cuanto los ingresos de la
empresa y las cuentas por cobrar es que la deficiencia en los controles
origine ingresos que no se registren (y, por ende, salgan de la empresa) o
problemas en el otorgamiento y recuperación de los créditos lo cual gene-
raría problemas de cartera y, por ende, de liquidez; en cuanto al impacto
que esto pudiera tener en la organización reflejada en sus principales ru-
bros tenemos lo siguiente:
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos 41
Rubro Impacto
Efectivo La falta de controles en las cuentas por cobrar puede afec
tar la recuperación de éstas repercutiendo en los niveles de
efectivo requeridos por la empresa para solventar su ope
ración.
En ambos casos, tanto para los ingresos que tenga la empresa, así
como para las cuentas por cobrar, es menester para la organización que
el control interno asegure su buen uso y salvaguarda. Dado que el tra-
tamiento de control interno de los ingresos por ventas al contado ya se
vio en el capítulo anterior relativo al efectivo y las inversiones de la
empresa, en este apartado se dará prioridad al ingreso proveniente de las
cuentas por cobrar y a los accesorios que de ello se desprende (intereses,
gastos de cobranza, etcétera).
42
Cédula de evaluación del control interno de ingresos
y cuentas por cobrar
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto del otorgamiento de créditos. Otorgar crédito en las empresas va más allá de simplemente diferir el cobro de la mercancía
que se entrega, consiste en diseñar políticas de crédito que minimicen el riesgo de créditos incobrables, pero que también premien a los
clientes cumplidos.
1. ¿Existen políticas Si no existen políticas Diseñar, implementar y Administración, Ven 1
claras respecto de para otorgar los crédi dar seguimiento a las tas, Crédito y cobran
las condiciones para tos o éstas no son cla políticas para otorgar za.
el otorgamiento de ras, se corre el riesgo créditos.
los créditos? de que los créditos que
se otorguen no sean Verificar periódicamen
recuperados. te al azar los créditos
otorgados para corro
borar el cumplimiento
de las políticas.
2. ¿Existen políticas No contar con políti Diseñar, implementar y Administración, Ven 1
claras respecto de cas para mantener las dar seguimiento a las tas, Crédito y cobran
Diseño de controles internos
las condiciones para líneas de créditos otor políticas para mante za.
el mantenimiento de gadas a los clientes ner créditos.
los créditos? conlleva el riesgo de
que malos historiales Verificar periódicamen
de pago no sean pe te al azar los historiales
nados y se continúen de los clientes para
otorgando créditos que corroborar el cumpli
pudieran no ser recu miento de las políticas.
perados.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Existen planes para No premiar clientes Diseñar, implementar Administración, Ven 1
premiar a clientes cumplidos puede ge y dar seguimiento a las tas, Crédito y cobran
cumplidos en sus nerar que éstos no de políticas para premiar za.
pagos? sarrollen fidelidad a la a clientes cumplidos
empresa y se pierda como incremento del
la oportunidad de ma plazo de pago, dismi
yores ventas e incre nución de intereses,
mento del mercado. etcétera.
4. ¿Se encuentran de Si no existe un orden Establecer e imple Administración, Ven 1
bidamente archiva y control de los expe mentar la política de tas, Crédito y cobran
dos los expedientes dientes de los clien generar expedien za.
relativos a los clien tes se corre el riesgo tes por clientes con
tes y su historial? de que los documentos la información de las
que son el derecho de compras y pagos efec
cobro por parte de la tuados, así como los
empresa se pierdan documentos pendien
y esto genera proble tes de pago.
mas al exigir dicho
pago, además de que
no se podrá evaluar el
historial crediticio del
cliente.
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
43
Continúa (Cédula de evaluación...) 44
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de los ingresos por ventas a crédito. En las empresas se pueden generar ingresos por varias razones: por las ventas
al contado, por las ventas a crédito o las garantizadas por documentos (aquellas que se conceden a un plazo de 30, 60, 90 y hasta
120 días para liquidarse) y por aquellos conceptos distintos al giro de la empresa (venta de activos fijos, intereses cobrados, servi
cios prestados, etcétera).
1. ¿Hay un formato La no existencia de for Diseñar un formato que Ventas, Crédito y co 1
para recibir el pedi matos conlleva el ries permita reconocer las branza.
do del cliente? go de que no se tenga características genera
información suficiente les del cliente y del pe
sobre el pedido del dido.
cliente y los datos ge
nerales del mismo.
2. ¿Hay personas que Si no cuenta con la En el formato de pedi Ventas y Crédito y co 1
firmen de aceptado supervisión cuidadosa do deberán incluirse branza.
y autorizado el pe de los datos (precio, las firmas de quien
dido del cliente? número de artículos, acepta y quien autoriza
etcétera) pudiera dar la operación.
se mercancía de más
o de menos, que no
cumpla con la calidad
Diseño de controles internos
especificada, o que
se entregue a clien
tes con problemas de
pago en la empresa,
es decir, se tiene que
conocer el historial de
la situación financiera,
solvencia y seriedad
del cliente.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Existe un encarga De no revisar las fac Revisar las facturas Responsable de factu 1
do de revisar las fac turas no se tendría la para que no exista ración.
turas elaboradas? seguridad de haber error en datos, núme
cumplido con las ór ros, cálculos, descuen
denes o pedidos de tos, impuestos, etcé
los clientes. tera.
4. ¿La facturación o Si no se comunica el Desarrollar políticas La facturación puede 1
comprobación de la desarrollo de la venta o procedimientos que depender del alma
venta está debida a crédito (recepción, permitan el cumpli cenista, Contabilidad,
mente relacionada aceptación, autoriza miento de los trámites Ventas o Crédito y co
con los departa ción y salida de mer establecidos, como: branza.
mentos interesados cancía) los departa recepción del pedi
(Almacén, Contabi mentos interesados no do, aceptación, auto
lidad, Ventas, Cré tendrán información rización del crédito,
dito y Cobranza)? financiera actualizada firmas de quienes re
y confiable. visaron, autorizaron
y enviaron o entre
garon la mercancía
para posteriormente
proceder a formular la
factura.
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
45
Continúa (Cédula de evaluación...) 46
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al registro oportuno de las facturas y notas de crédito. Para obtener información financiera es necesario que el departa
mento de Contabilidad, con base en la información presentada por el departamento de Ventas, Crédito y cobranzas y el almacenista, pro
ceda a registrar el asiento contable afectando a las cuentas de clientes, ventas y almacén, además de cerciorarse que todas las facturas
y notas de crédito sean registradas debidamente.
1. ¿Se registran opor En caso de no hacerse Verificar que se regis Contabilidad 1
tunamente las fac un registro contable en tren las operaciones
turas y notas de tiempo y forma, el de de “Ventas a crédito”
crédito? partamento de Conta afectando a las cuen
bilidad no tendrá herra tas de Clientes, Ventas
mientas para presentar y Almacén.
información financiera
confiable y útil.
2. ¿El almacenista in De no existir comunica Desarrollo y ejecución Contabilidad y Alma 2
forma del costo de ción entre contabilidad de políticas que per cén.
la venta al departa y el Almacén no se ten mitan la comunicación
mento de Contabili drá información sobre formal entre contabili
dad? el costo de la mercan dad y el almacén.
cía que se ha vendido.
Diseño de controles internos
3. ¿Las facturas ori Si no se salvaguarda Archivar por parte del Auxiliar contable. 3
ginales se archivan la factura original se auxiliar contable cada
en los expedientes corre el riesgo de ex una de las facturas ori
de los clientes? traviarla y al momento ginadas por la venta a
de liquidarse la cuenta crédito.
por parte del cliente,
éste no tendrá su do
cumentación original
comprobatoria.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
4. ¿Las devoluciones En caso de no tener el Diseñar y ejecutar pro Ventas, Crédito y co 2
sobre ventas están registro en una nota de cedimientos para man branza, Contabilidad.
debidamente regis devolución de ventas, tener informado a Con
tradas en una “Nota se puede incurrir en la tabilidad y Almacén,
de devolución sobre omisión y esto afecta sobre las devoluciones
ventas”, y firmada al cotejar en almacén de mercancía.
de aceptación y au y en la información fi
torización? nanciera dando como
resultado diferencias
significativas, ya que
las cuentas por cobrar
no corresponderían a
la realidad.
5. ¿Las rebajas sobre En caso de no tener Diseñar y ejecutar pro Ventas, Crédito y co 2
ventas por mercan el registro en una nota cedimientos para man branza, Contabilidad
cía en mal estado, de crédito, se puede tener informado a Con
está informada en in
currir en la omisión tabilidad y Almacén,
una nota de crédi y esto afecta al cote sobre las rebajas sobre
to y ésta, a su vez, jar en almacén y en la ventas.
cuenta con la firma información financiera
de aceptación y au dando como resultado
torización? diferencias significati
vas, ya que las cuentas
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
6. ¿Los descuentos En caso de no tener Diseñar y ejecutar Ventas, Crédito y co 2
sobre ventas por el registro en una nota procedimientos para branzas, Contabilidad.
pronto pago están de crédito, se puede mantener informado a
presentados en una incurrir en la omisión y Contabilidad sobre los
nota de crédito y esto afecta al cotejar la descuentos sobre ven
firmado de acepta información financiera, tas.
ción y autorización? dando como resultado
diferencias significati
vas.
Respecto a la vigilancia del vencimiento de la cobranza. Atendiendo a la disponibilidad de las cuentas por cobrar se clasifican a
corto y largo plazos. En cualquiera de los dos casos es importante darle seguimiento a los saldos deudores que tiene la empresa y al
vencimiento de ellas, ya que el buen funcionamiento de la cobranza proporciona a la empresa una situación financiera sana y evita la
irrecuperabilidad de las cuentas por cobrar.
1. ¿Se revisa periódi Si no se llevan revi Establecer políticas y Crédito y cobranza. 1
camente la antigüe siones periódicas de darle seguimiento a la
dad de los saldos la antigüedad de las revisión periódica de
con el fin de detec cuentas por cobrar cuentas por cobrar
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Se reportan los En caso de no presentar Establecer políticas para Crédito y cobranza. 1
vencimientos de las o reportar los saldos ven la detección oportuna
cuentas por cobrar cidos, el encargado de la de saldos vencidos y la
oportunamente a cobranza efectuará una comunicación a Crédi
Crédito y cobranza? mala planeación en las to y cobranza
cobranzas posteriores.
3. ¿Se registran opor No tener un control so Verificar periódicamen Crédito y cobranza. 1
tunamente al venci bre los intereses deven te al vencimiento que
miento los intereses gados y no registrarlos los intereses deven
generados en las oportunamente en las gados relativos a las
cuentas respecti cuentas respectivas pue ventas a crédito sean
vas? de dar a lugar a financia cargados a las cuentas
mientos extraordinarios correspondientes.
a los clientes que no
sean cobrados.
4. ¿Hay formatos para Si no se tiene un for Diseñar formatos donde Crédito y cobranza. 1
llevar a cabo la co mato para realizar la se especifique el deu
branza? cobranza, no existe un dor, lugar y las condi
control de los cobros ciones de cobro
efectuados diariamente.
5. ¿Hay un formato Si no existe un formato Diseñar formato para Crédito y cobranza. 1
para controlar la en para controlar la en controlar la entrada de
trega de la cobran trega de las cuentas efectivo por concepto
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
6. ¿La información en Si no existe un re Reportar continuamen Responsable de la co 1
tre Crédito y cobran gistro de lo cobrado te el ingreso por cobros branza y Contabilidad.
za y Contabilidad diariamente se puede y registrarlos en las
fluye de manera que in
currir en diferencias cuentas correspon
todos los movimien significativas en los dientes.
tos se registran opor saldos.
tunamente?
7. ¿Hay algún análisis Si se tienen cuentas in Hacer un análisis de Contabilidad. 3
sobre las cuentas cobrables o de dudosa las cuentas que tienen
incobrables? recuperación se estará saldos antiguos para
8. En caso de haber presentando informa establecer un control
cuentas incobra ción poco confiable en adecuado en aquellas
bles o de dudosa el renglón de cuentas que pudieran recupe
captación, ¿se lleva por cobrar. rarse, o definitivamente
a cabo el registro llevar a cabo el registro
contable de dicha contable de cuentas in
situación? cobrables.
Establecer, si el im
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto a las conciliaciones periódicas entre auxiliares y mayores de las cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar están
integradas por clientes, deudores diversos, documentos por cobrar, funcionarios y empleados, entre otras, y representan derechos
exigibles para la empresa. Como son diferentes grupos de cuentas es importante darle seguimiento permanente a los saldos y ve
rificar que efectivamente se estén cobrando, de la misma manera se debe llevar un control que coteje información de las cuentas
auxiliares y el mayor de cada una de ellas con el propósito de verificar la recuperación de los cobros en tiempo y forma, además de
identificar los nuevos saldos.
1. ¿Se efectúan conci De no llevarse a cabo Implementar la política Contabilidad y/o auxi 2
liaciones periódicas las conciliaciones en de las conciliaciones liar contable.
entre los auxiliares tre las cuentas auxilia periódicas, por lo me
de cuentas por co res y el mayor pudieran nos una vez al mes, y
brar y el mayor ge presentarse diferencias reportar los hallazgos a
neral? en los saldos y no se Crédito y cobranza y
tendría control de las a Contabilidad.
cuentas que ya están
saldadas y las que aún
tienen saldos pendien
tes por recuperar.
2. ¿Hay una perso Es importante tener Verificar por parte de Persona independiente 3
na independiente de otra opinión objetiva una persona indepen de contabilidad.
contabilidad que vali sobre las diferencias diente de contabilidad
de las diferencias que existan entre las (auditor interno, con
entre los auxiliares cuentas para dar ma tralor, auditor externo)
y el mayor general yor credibilidad a los todas aquellas dife
de cuentas por co resultados obtenidos. rencias entre los sal
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. En caso de existir Es importante conocer Elaborar un acta en Auxiliar contable. 2
diferencias, ¿se le los motivos o causas donde se muestren las
vanta un acta de los que originaron las dife diferencias entre los
errores encontra rencias en los saldos, saldos y darle segui
dos y de las suge ya que de no ser así se miento para presentar
rencias para hacer podría tener problemas información confiable.
las correcciones? en la cobranza pudien
do hacerse cobros de
4. ¿Hay algún segui Auxiliar contable. 2
miento para hacer más o de menos.
correcciones de los
hallazgos encontra
dos al momento de
hacer las conciliacio
nes?
5. ¿Se hacen depura De no depurarse las cuen Hacer el registro con Auxiliar contable. 2
ciones de las cuen tas, el saldo de cuentas table correspondiente
tas, una vez que se por cobrar estará pre con autorización de Con
hayan encontrado sentando información tabilidad.
las diferencias? errónea.
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las confirmaciones escritas periódicas con los clientes y los titulares de los documentos por cobrar. Las organi
zaciones requieren de controles para tener certidumbre en las acciones que se llevarán a cabo, es el caso de las confirmaciones de los
saldos a los clientes y de los documentos pendientes de cobrar que deben ser presentados a los interesados y que estén conformes con
los saldos que se les presentan.
1. ¿Se informa al clien En caso de no presen Enviar periódicamente Crédito y cobranza. 2
te periódicamente tar información de sal los saldos correspon
de los saldos pen do a los clientes, éstos dientes a los clientes
dientes de liquidar? no tendrán evidencia y verificar que éstos
para cotejar su saldo coincidan con los re
con el de la empresa, gistros en auxiliares.
además de no poder
dar un seguimiento
oportuno a diferencias
que se detecten.
2. ¿Hay un responsa En caso de existir dife Establecer políticas para Auxiliar de Crédito y 2
ble de cotejar los rencias entre lo infor guiar la acción en la cobranza.
saldos impresos en mado al cliente y los conciliación de los sal
el correo y los sal registros en las cuen dos en auxiliares con
dos registrados en tas auxiliares, el cliente los saldos presentados
los auxiliares? se puede molestar por a los clientes.
no proporcionarle infor
mación real.
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
53
Continúa (Cédula de evaluación...)
54
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se realizan veri Si no se lleva a cabo Diseñar estrategias Crédito y cobranza. 2
ficaciones con los supervisión constante que permita a la em
clientes para corro se pueden encontrar presa tener un control
borar que los da clientes que no vivan constante de los saldos
tos de sus cuentas en ese domicilio; y la en clientes o documen
coincidan? tarea de la cobranza tos por cobrar, a partir
4. ¿Se informa al de resultará difícil de lo de visitas esporádicas,
partamento de Cré grarse ya que en algu además de elaborar un
dito y cobranza los nos casos la localiza informe de los hallaz
hallazgos ocurridos, ción del deudor no será gos encontrados en
mediante un reporte posible. dichas visitas, firmado
firmado por el res por el responsable y/o
ponsable, los clien los interesados (clien
tes y/o los respon tes).
sables directos de
los documentos por
cobrar?
Diseño de controles internos
Respecto de los arqueos para verificar la custodia de los documentos por cobrar. Los documentos firmados por los clientes
que amparan ventas a crédito son la evidencia formal de tal relación y el documento que evidencia el derecho de cobro por parte de
la empresa y la obligación de pago por parte del cliente, de ahí que su custodia debe buscar que éstos no se extravíen y que estén
en orden y control.
1. ¿Se encuentran ar De no tener vigilancia Nombrar a un respon Auxiliar de Crédito y 2
chivados los docu sobre los documentos sable de los documen cobranza.
mentos por cobrar por cobrar podrían ex tos que están en custo
y custodiados por traviarse y no tener ele dia de la empresa.
Crédito y cobranza? mentos para realizar el
cobro.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Junto con los do Si no se anotan los Al momento de hacer Auxiliar de Crédito y 2
cumentos por co abonos realizados a los abonos a los do cobranza.
brar se encuentran los documentos por co cumentos por cobrar
los abonos efectua brar el encargado de la se deberá anotar al
dos al mismo? cobranza no tendrá reverso de cada docu
la cifra exacta para ha mento la cantidad de
cer dicho cobro. dicho abono. También
se deberá presentar
3. ¿Están registrados Si no se registra oportu ante contabilidad vía Contabilidad. 1
los abonos efectua namente el abono de los formato cada uno de
dos a los documen documentos por cobrar los abonos realizados
tos por cobrar por no se tendrá conocimiento al documento.
parte de Contabili del saldo que realmen
dad? te tenga el documento al
momento de presentar
información financiera.
4. ¿Personal indepen Es sano pedir a un Establecer políticas Crédito y cobranza. 2
diente de contabili tercero que realice para supervisar la
dad efectúa arqueos un arqueo de manera custodia de los docu
sorpresivos para ve sorpresiva de los docu mentos y presentar re
rificar la custodia de mentos que se tienen y portes de los hallazgos
los documentos por de los saldos que pre ocurridos en dichos
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos
independiente?
56 Diseño de controles internos
Procedimiento Ambiente
de control Sistema contable de control
Respecto del Diseñar, implementar Registrar oportuna Respetar las políti
otorgamien y dar seguimiento a mente las ventas a cas para asignar y
to de crédi las políticas acerca del crédito. mantener las líneas
tos. otorgamiento y mante de crédito de los
nimiento de crédito. clientes.
Respecto de Diseñar e implantar for Registrar oportuna Los que participan
los ingresos matos para autorizar mente las ventas a en el proceso deben
por ventas a ventas a crédito, así crédito. usar los formatos di
crédito. como para el segui señados en tiempo y
miento de las mismas. forma.
Respecto al Establecer y dar se Registrar oportuna Cumplir la política de
registro guimiento a la políti mente las ventas a registro oportuno de
oportuno de ca de registro opor crédito. facturas y notas de
las facturas tuno de facturas y crédito.
y notas de notas de crédito.
crédito.
Respecto a la Diseñar formatos y Reportar continua Cumplir con las po
vigilancia del políticas para vigilar mente los ingresos líticas acerca de
vencimient o el vencimiento de la por cobros y regis la vigilancia de las
de la cobran cobranza y analizar trarlos en las cuentas cuentas por cobrar y
za. la conveniencia de correspondientes. el tratamiento de las
establecer estima cuentas incobrables.
ciones de cuentas Establecer estimacio
incobrables. nes de cuentas inco
brables, si procede.
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos 57
Continúa (Tabla)
Procedimiento Ambiente
de control Sistema contable de control
Respecto a Verificar que las Registrar oportuna Cumplir la política
las concilia conciliaciones, acla mente los ajustes relativa a conciliacio
ciones perió raciones y registros que procedan a raíz nes oportunas y se
dicas entre entre auxiliares y de las conciliaciones guimiento de dudas
auxiliares y mayores de cuentas efectuadas entre au en las mismas.
mayores de por cobrar se reali xiliares y mayores.
las cuentas cen oportunamente.
por cobrar.
Respecto de Establecer como Registrar oportuna Cumplir las políticas
las confirma política las confir mente los ajustes de comprobación de
ciones escri maciones periódicas que procedan a raíz saldos por partes
tas periódi de saldos por parte de de las confirmacio de clientes y dar se
cas con los clientes y dar a esto nes de saldos por guimiento a las dife
clientes y seguimiento. clientes. rencias detectadas.
los titulares
de los docu
mentos por
cobrar.
Respecto de Establecer la política Registrar oportuna Cumplir las políticas
los arqueos de efectuar arqueos mente los ajustes relativas a archivo y
para verificar periódicos y sorpresi que procedan a raíz control de expedien
la custodia vos de la custodia de de los arqueos y ve tes de clientes.
de los docu los documentos por rificaciones de las
mentos por cobrar y dar segui cuentas por cobrar.
cobrar. miento a esto.
1 Políticas que especifiquen periodo de crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedi-
mientos de cobranza, documentos dejados en garantía, etcétera.
Las cuentas por cobrar y los ingresos relativos 59
Multimedia
2 Por ejemplo, en un mes se toma el dato de las ventas a crédito otorgadas, en cuanto al promedio de
clientes éste puede obtenerse sumando el saldo inicial y final de las cuentas por cobrar y dividiéndo-
lo entres dos.
3 El plazo de análisis puede ser semanal o mensual (u otro periodo de análisis), en este caso en la
fórmula se sustituirían los 360 días por 7 (en el caso del análisis semanal) o por 30 (en el caso del
análisis mensual).
Los inventarios y el costo
relativo
Capítulo 4
• Inventarios • Riesgo e impacto • Conjunción de los elementos del
control interno en los inventarios de la empresa • Conclusiones
del análisis del control interno de los inventarios de la empresa
• El control interno de los inventarios de la empresa y la
creación de valor • Controles internos • Multimedia
Maricarmen Urbalejo es la contadora de una empresa ferretera. Cada seis
meses efectúa un inventario físico para comparar los números que se presen-
tan en la información financiera con los datos reales existentes en el negocio.
Cada mes hace este análisis y cada mes resultan serias diferencias entre la
información y las existencias reales. Maricarmen sabe que no puede poner
a una persona encargada de un área destinada al almacenaje, como se reco-
mienda cuando se analiza el control interno, porque en esta empresa todos
los inventarios están directamente colocados en los estantes y los cinco tra-
bajadores que atienden el mostrador disponen de la mercancía para atender
a los clientes. De nueva cuenta hay una falla en los controles internos que
genera un desconocimiento de las existencias reales de mercancía. En este
caso el problema no es que no se pueda aplicar un determinado control sino
que no se haya pensado en otra solución que permita saber con exactitud los
inventarios reales de la empresa. En este caso la solución podría ser el esta-
blecimiento de un sistema de identificación con códigos de las mercancías y
de un sistema automatizado de registro y control de inventarios.
63
64 Diseño de controles internos
Inventarios
Riesgo e impacto
Como podemos ver, los inventarios de una entidad, tanto los productos ter-
minados que tiene para la venta como los inventarios de insumos necesarios
para producción en su caso, son la materia alrededor de la cual giran las
actividades de una empresa, pues es lo que le da sentido a la misma (obvio,
hablamos de empresas dedicadas a la compraventa o a la compra-venta-pro-
ducción). El control de los inventarios va en el sentido de cuidar la entrada-
existencia-salida de mercancías/insumos por lo que la falta o deficiencia de
controles repercute directamente en lo que la empresa supone tiene en exis-
tencia para la venta o producción afectando la cadena inicial de estos proce-
sos.
Así, el principal riesgo en cuanto a los inventarios de la empresa es que
la deficiencia en los controles origine problemas de existencia de productos
terminados o materias primas con los que los procesos de venta o producción
se vean afectados en su operatividad, en cuanto al impacto que esto pudiera
tener en la organización reflejada en sus principales rubros tenemos lo si-
guiente:
Los inventarios y el costo relativo 65
Rubro Impacto
Efectivo. Imposibilidad de hacer ventas al contado, ya que la defi
ciencia de los controles origina inventarios no actualiza
dos y/o que no reflejan las existencias reales lo que afec
ta los niveles de efectivo de la organización, así como la
imagen de la entidad ante sus clientes.
Cuentas por Imposibilidad de hacer ventas a crédito, ya que la defi
cobrar/ingresos. ciencia de los controles origina inventarios no actualiza
dos y/o que no reflejan las existencias reales lo que afec
ta los recursos futuros esperados de la organización, así
como la imagen de la entidad ante sus clientes.
Pagos Si los pagos anticipados tienen relación con inventarios
anticipados/ (por ejemplo renta de bodegas de mercancía o de tien
intangibles. das para exhibición y venta), se estaría en una situación
donde la entidad absorbería el gasto de la subutilización de
estos inmuebles.
Activos fijos. En el caso de que la producción se vea afectada por pro
blemas en las existencias de insumos, se tendría maqui
naria relacionada con los procesos productivos ociosa o
subutilizada, cuyos costos/gastos tendrían que ser ab
sorbidos por la entidad.
Pasivos. Si los pasivos están relacionados con inventarios (por ejem
plo en el caso de proveedores), el financiamiento del mismo
no saldría de la operación compraventa o compra-produc
ción-venta sino que sería absorbido por la empresa.
Capital y gastos. Absorción de los gastos de venta o producción generan
do una descapitalización de la empresa reflejada en sus
resultados del ejercicio y acumulados.
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al manejo físico de inventarios. Los inventarios en una empresa, sea ésta pequeña o grande, requieren un trato especial dife
rente de los demás bienes por dos situaciones, la primera se refiere a su rotación, es decir, se compran para venderse o para procesarse
y venderse, así que presentan mayor movilidad que los activos fijos de la empresa. La segunda situación se refiere a que, dado que el fin
último de los mismos se refiere a que deben ser vendidos, los controles relativos deben enfocarse a asegurar su calidad con miras a cuidar
la satisfacción del cliente.
1. ¿Se llevan a cabo re En caso de no hacer Por lo menos dos veces Contabilidad y almace 1
cuentos físicos de in inventarios físicos se al año, según lo requieran nista.
ventarios de manera corre el riesgo de no las características de la
periódica? identificar desperdicios, empresa, llevar a cabo un
faltantes o sobrantes de recuento del inventario de
mercancía, ocasionan mercancía, herramientas
do descontrol del inven u otros materiales que se
tario. tengan en el almacén.
2. ¿Se comparan los En caso de no comparar Una vez realizada la Contabilidad y almace 1
resultados del re lo identificado en el re comparación e iden nista.
cuento físico con cuento físico con los regis tificar las diferencias,
los registros de las tros en contabilidad, por proceder a investigar el
Diseño de controles internos
tuno hacerlas.
5. ¿Existen políticas para En caso de no tener una Diseñar e implementar Administración y Conta 2
llevar a cabo el re política con relación al una política de revisio bilidad.
cuento físico del in recuento físico del in nes periódicas al inven
ventario? ventario pudieran hacer tario incluyendo en ellas
caso omiso a esta activi el recuento físico del
dad tan importante para mismo.
el control de los inventa
67
rios.
Continúa (Cédula de evaluación...)
68
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
6. ¿Se tiene un respon Si no se cuenta con un Tener un responsable Almacenista. 2
sable de las entradas responsable del inven del almacén.
y salidas de mercan tario, puede incurrirse
cía? en pérdida de mercan
cía y controles por estar
a expensas de varias
manos.
Respecto de las compras de inventarios. El mismo ciclo normal de operaciones de la empresa obliga a que sus diferentes inventarios
se estén renovando constantemente. Dependiendo del giro de la empresa este ciclo será de muy corta duración o más o menos largo,
pero independientemente de ello se debe cuidar este primer paso, ya que de ello dependerá el resultado final de calidad y satisfacción del
cliente, así como de la optimización de los recursos de la empresa.
1. ¿Existe una persona La actividad de com Tener un encargado ex Encargado de compras. 1
responsable de las prar es muy importante clusivo para esta activi
compras del inventa dentro de las organiza dad de requerimiento de
rio? ciones por lo que no se mercancía y de recibirla,
debe dejar a cualquiera cotejando lo pedido con
esta responsabilidad, lo real.
pues de él depende
Diseño de controles internos
tener la mercancía en
tiempo y forma.
2. ¿Las requisiciones En caso de no tener un Se deben tener órdenes Administración. 1
de mercancía se lle documento que informe de compras foliadas,
van a cabo a través lo requerido, el encar con los elementos nece
de órdenes de com gado de compras no sarios para llevar a cabo
pra proporcionadas tendrá conocimiento de la operación de compra.
por producción o las necesidades de las
ventas? áreas de producción o
ventas.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Las órdenes de En caso de no tener la Cuando se requiera de Administración y Conta 2
compra están autori firma de autorización mercancía es importan bilidad.
zadas por la adminis por las áreas relacio te hacer del conocimien
tración y/o los depar nadas a la compra de to de dicha operación a
tamentos o personas mercancía, pudiera correr otras áreas como son la
involucradas (ven el riesgo de hacer com Administración y/o Con
tas, producción, con pras no necesarias y du tabilidad.
tabilidad)? plicar artículos.
4. ¿Existen informes de En caso de no tener in Tener un responsable Almacenista. 2
entradas de mercan formes de entradas de de recibir la mercancía
cías? mercancía no se podría al mismo tiempo que
verificar que la requi elabore un informe de
sición se ha llevado a entrada de mercancía
cabo sin ninguna obser con los elementos nece
vación o diferencia. sarios para cotejar con
las órdenes de compra.
Respecto a la salida de los inventarios. La salida de inventarios se realiza por las ventas de mercancías, por traspaso a producción o, en
caso de devoluciones al proveedor, por falta de calidad o incumplimiento de las características señaladas en la compra de las mercancías
y/o insumos en la producción y productos en el servicio.
informes En caso de no tener Elaborar un informe Almacenista. 1
Los inventarios y el costo relativo
1. ¿Existen
de salida de mercan informes de salida de de salida de mercancía
cía? mercancía no se cono con todos los elementos
cerá la descripción de necesarios para cotejar
los bienes que están sa con contabilidad la ven
liendo, las cantidades, ta, o con producción la
etcétera. Además de que salida de materia prima.
no se tendrá evidencia
que Salió dicha mercan
69
cía.
Continúa (Cédula de evaluación...)
70
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Se cuenta con una En caso de no tener a Tener un responsable Almacenista. 1
persona responsa una persona que res de la salida de mercan
ble de entregar la ponda por la salida de cía.
mercancía o de darle mercancía se pudiera
salida? duplicar la actividad
trayendo consigo des
controles y pérdida de
artículos.
3. ¿Se autorizan las sa En caso de no contar Contar con la firma de Administración o Conta 2
lidas de mercancía con la autorización se autorización en el infor bilidad.
por personal admi pudiera dar salida a me de salida.
nistrativo? mercancía no reque
rida.
4. ¿Se firma el informe Si se tiene la firma de re Pedir el nombre y la fir Almacenista. 2
de salida por la per cibido se tiene la certe ma de la persona que
sona que recibe la za de que la mercancía está recibiendo la mer
mercancía? se entregó. cancía.
5. ¿En caso de tener En caso de no informar Tener formatos con to Almacenista y Contabi 2
Diseño de controles internos
mercancía que no a través de una salida dos los requisitos para lidad.
sirva o echada a especial, la mercan salidas especiales de
perder, se hacen las cía que está obsoleta mercancía e informar
requisiciones de sali o echada a perder, se a Contabilidad de las
das especiales? corre el riesgo de tener bajas efectuadas en el
diferencias con los re almacén.
gistros de inventarios,
restando confiabilidad
a la información finan
ciera.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al registro de las operaciones relativas a inventarios. Uno de los principales aspectos de todo sistema de control es
que las operaciones y transacciones que efectúe una empresa, sea ésta del tamaño que sea, queden registradas para tener posibi
lidad de dar seguimiento y verificar las mismas. En el caso de los inventarios éstos deben ser valuados al costo de adquisición y sus
posteriores movimientos al costo resultante, según el método de valuación que la empresa tenga. De la misma forma los registros
deben ser confiables y oportunos.
1. ¿Las personas del En caso de no regis Nombrar a un encarga Contabilidad. 1
área de Contabilidad trar los movimientos do de registrar todas las
son las encargadas de inventarios el área de operaciones del rubro
de llevar a cabo los Contabilidad, se puede de inventarios.
registros de inventa incurrir en errores de la
rios? información financiera.
2. ¿Se registran las en En caso de no tomar en Establecer controles que Contabilidad. 1
tradas y salidas de cuenta la información permitan al área de
inventario tomando proporcionada por el al Contabilidad hacer los
en cuenta los repor macenista se corre el registros de entradas y
tes proporcionados riesgo de contabilizar salidas de acuerdo con
por el almacenista? cantidades erróneas en lo efectuado en el alma
la cuenta de inventarios. cén de mercancía.
3. ¿Se registran los Si no se tienen los cos Registrar los costos Contabilidad. 1
precios o costos uni tos unitarios de los unitarios de todos los
Los inventarios y el costo relativo
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
4. ¿Se tiene un método En caso de no contar Adquirir, según las ca Contabilidad. 1
para valuar los in con un método de va racterísticas de la em
ventarios? luación del inventario presa un método de
se incurre en regis valuación del inventa
tros de mercancía que rio pudiendo ser éste:
no corresponde a los PEPS (Primeras entra
costos de adquisición das primeras salidas),
ocasionando descontrol UEPS (Últimas entra
en los registros y una das, primeras salidas),
insuficiente información Costo promedio o de
financiera. tallista.
5. ¿Se registran de in En caso de no hacer los Hacer los asientos de Contabilidad. 1
mediato, en asientos ajustes correspondien ajustes por el área
de ajuste las diferen tes no se podrá obtener de Contabilidad para no
cias resultantes del información confiable y arrastrar diferencias en
recuento físico una útil con lo que respecta el inventario.
vez que hayan sido a la cuenta de inventa
esclarecidas? rios.
Diseño de controles internos
6. ¿Se sigue con el Si no se siguen los mis Continuar con el mismo Contabilidad. 1
mismo método de mos métodos se puede método de valuación de
valuación que el año incurrir en inconsisten inventarios.
pasado? cia en los costos del in
ventario.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de la relación con otros departamentos. El concepto o rubro de “inventarios” está estrechamente relacionado con las otras fun
ciones de la empresa como compras, producción, o ventas, de la buena relación y comunicación entre ellas se desprenderá en gran medida la
optimización de los recursos y la minimización de los riesgos e inconvenientes (con los costos que esto implica) en el manejo de los mismos.
1. ¿El inventario está En caso de no tener Asegurar y mantener Administración. 2
protegido de dete asegurada la mercancía vigente el seguro contra
rioro físico, daños o se puede correr el ries incendio, daños, robo,
robo por algún tipo go de robo, incendio que etcétera.
de seguro? dañe el inventario sin re
cuperar sus costos.
2. ¿Se tiene un proce Si no se cuenta con mé Diseñar e implementar Administración. 2
dimiento o método todos para identificar las un método para el regis
para registrar las mermas de mercancías tro de mermas.
mermas de mercan se tienen registros de
cías? inventarios que ya no le
sirven a la compañía.
3. ¿Se tienen procesos Si no se cuenta con una Diseñar e implementar Administración. 1
de comunicación con comunicación efectiva un sistema de comuni
fiable para el manejo entre los departamentos cación efectiva entre los
del inventario entre que tienen relación con departamentos interesa
los departamentos el inventario, habría un dos.
int eresados como: descontrol de los reque
Los inventarios y el costo relativo
que se encuentra.
74 Diseño de controles internos
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto al Contar con un área Efectuar periódi Que sólo el personal
manejo físico destinada a almacén camente inventarios autorizado para ello
de inventa ordenada y que ga fí
sicos y dar segui tenga acceso al al
rios. rantice la salvaguar miento a las irregula macén.
da de los inventarios. ridades.
Respecto Diseñar e implantar Registrar oportuna Los que participan
de las com formatos para auto mente las operacio en el proceso deben
pras de in rizar todas las entra nes de entrada o usar los formatos di
ventarios. das que tenga que adquisición de mer señados en tiempo y
ver con la requisición cancías, insumos y/o forma.
o adquisición de mer productos de abas
cancías, insumos y/o tecimiento.
productos de abaste
cimiento en las ope
raciones primordiales
de la empresa.
Respecto a Establecer y dar se Registrar oportuna Los que participan
la salida de guimiento a la política mente toda las opera en el proceso deben
los inventa de salida de almacén ciones que se llevan usar los formatos di
rios. a las mercancías, in a cabo en el proceso señados en tiempo y
sumos y/o productos de salida de los insu forma.
que se requieren en la mos, mercancías o
venta, producción de materiales de abas
bienes y servicios, y tecimiento, etcétera.
productos terminados.
Los inventarios y el costo relativo 75
Continúa (Tabla)
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto al Todas las operacio Los registros de las Los registros de las
registro de nes deben tener su operaciones deben operaciones relativas
las opera documentación com hacerse consideran a inventarios deben
ciones rela probatoria y los auxi- do los costos incurri hacerse correcta y
tivas a inven liares deben com dos y la valuación de oportunamente.
tarios. pararse periódicamen los inventarios.
te con los mayores.
Respecto de Establecer el control Establecer una co Verificar que cada
a la relación interno y los forma pia del control inter registro contable de
con otros de tos necesarios que no en cada registro las operaciones de los
par tamen las áreas de Com contable que esté inventarios tiene co
tos. pras, Producción y autorizado y valuado pia y archivo de los
Ventas tendrán que por cada área fun formatos relaciona
manejar en relación cional de la empresa dos con las áreas
con los inventarios, relacionada con los que tienen que ver
así como la autoriza inventarios. con los inventarios.
ción de ellos.
1 El costo por pedido es la proporción de sueldos, gastos (teléfono, luz y demás) que pueden referen-
ciarse con cada pedido que la empresa hace por cualquier medio. En ocasiones no hay una persona
ni un área que se dedique exclusivamente a ello, por lo cual debe establecerse una proporción de
las erogaciones que se realizan con el establecimiento de pedidos. Por ejemplo, si la contadora gana
$10,000 al mes y, después de un análisis se determina que 5% de su tiempo lo dedica a efectuar pe-
didos puede establecerse que entonces del sueldo total $500 están relacionados con realizar pedidos.
De la misma forma puede hacerse eso con la luz, el teléfono, la depreciación y demás gastos para
determinar un costo aproximado por pedido colocado.
Los inventarios y el costo relativo 77
como el costo de mantener2 una unidad del inventario por el inventario pro-
medio de la empresa.
La fórmula para determinar cuánto pedir es:
2 * D * C0
Q=
Cc
Donde:
D = Demanda
C0 = Costo de pedido
Cc = Costo de conservación
Q* = Cantidad económica de pedido
2 De la misma forma que el costo por pedido, en el caso de la determinación del costo por mantener
será necesario obtener la proporción de sueldos, gastos (luz, renta, seguros y demás) que pueden
referenciarse con cada artículo que la empresa mantiene en sus inventarios. En ocasiones no hay
una persona o un área que se dedique exclusivamente al mantenimiento de los inventarios (lo cual
sería muy fácil si se contara con un almacén), por lo cual debe establecerse una proporción de las
erogaciones que se realizan con el mantenimiento de inventarios. Por ejemplo, si se paga una renta
por $15,000 por todo el local donde está lo mismo administración que ventas (lo cual incluye los in-
ventarios), puede establecerse una proporción del espacio destinado a los inventarios y sacar la parte
proporcional de la renta que tiene relación con el costo de mantener. Si se supone que el área donde
están físicamente los inventarios es el 70% de la empresa entonces de la renta total $10,500 puede
decirse que tiene que ver con el costo de mantener. Si es un solo artículo (mismo tamaño) entonces
se dividen los $10,500 para determinar la parte de la renta relacionada con el costo de mantener
cada artículo. Si son diferentes de nuevo hay que sacar una proporción para asignar esta erogación
en función de su tamaño. De la misma forma se hará esto con los demás gastos relacionados como
sueldos, luz, seguros, etcétera.
78 Diseño de controles internos
Sustituyendo:
2 * 121 * 150
Q= = 9.52
400
Controles internos
Multimedia
Resumen e información adicional relativa a este capítulo puede verse en vi-
deo en http://youtu.be/4phjGgku7pU
Los pagos anticipados
y los activos intangibles
Capítulo 5
• Los pagos anticipados en la empresa • Los intangibles en la empresa
• Riesgo e impacto • Conjunción de los elementos del control interno
en los pagos anticipados e intangibles de la empresa
• Conclusiones del análisis del control interno de los pagos anticipados
e intangibles de la empresa • El control interno
de los pagos anticipados e intangibles de la empresa
y la creación de valor • Multimedia
La señora Dulce Parra es la dueña de una carnicería que tiene un amplio sur-
tido de carnes clasificadas, además de que por su buen punto de ventas está
por convertirse en un minisúper. Tiene un año establecida en ese lugar y las
ventas han sido favorables, gracias a la ubicación que tiene, pues se encuentra
en una zona muy habitada y sin competidores, por lo que desea pagar por
anticipado la renta de dicho local, de la misma manera que quiere asegurar
el lugar por algún tiempo y en un futuro adquirir el terreno. La señora Dulce
platicó con la dueña del local y le dijo que deseaba pagar un año de renta por
anticipado, y la dueña estuvo de acuerdo, por lo que se hizo la transacción
en ese momento. Dulce Parra no informó al contador de esta operación que
había efectuado y tampoco le entregó comprobantes, por lo que no se hizo el
asiento contable correspondiente. Al paso de algunos meses la señora Dulce
pregunta al contador cuántos meses de renta han trascurrido y cuántos que-
dan aún por transcurrir, el contador no supo a qué se refería y éste le comenta
que no tiene ningún registro, por lo que se ponen a buscar la evidencia entre
los papeles, el contador le hace ver que puede duplicar algún pago de renta,
si no se encuentra la evidencia del pago de renta por anticipado. De esta ma-
nera la señora Dulce se da cuenta de lo importante que es proporcionar toda
la información en tiempo al contador para hacer los registros y no correr el
riesgo de pagar un derecho ya efectuado, además de conocer los derechos que
tiene la empresa, en este caso, el derecho de uso del inmueble por el tiempo
pactado.
Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que
se van a recibir o bienes que se van a consumir. La mayoría de los pagos
83
84 Diseño de controles internos
Así como existen inversiones que hacen las empresas en activos fijos tangi-
bles (edificios, equipo de transporte, mobiliario y equipo, etcétera), también
efectúa inversiones en activos fijos intangibles (marcas, patentes, derechos
de autor, gastos en emisión y colocación de obligaciones, entre otros). La ca-
racterística de estas inversiones, aparte de no tener consistencia física, tiene
que ver con que son inversiones a largo plazo que tienen como fin generar
algún ingreso para la empresa, algo así como un pago anticipado, pero a lar-
go plazo. En este sentido pueden identificarse dos tipos de intangibles: aquellos
que representan la utilización de servicios o el consumo de bienes, cuya apli-
cación a resultados vía gastos se difiere, pues se considera que generarán
beneficios en el futuro, por ejemplo, los gastos inherentes a la colocación de
obligaciones y valores o los gastos preoperativos; y aquellos que representan
un bien incorpóreo que implica un derecho o un privilegio y que, en algunos
casos, disminuyen costos, mejoran la calidad del productos o promueven su
aceptación en el mercado como las patentes, licencias, marcas registradas,
etcétera.
Riesgo e impacto
Las erogaciones diferidas que hace una entidad, sea en la figura de pagos
anticipados o de intangibles, buscan, en el primero de los casos general-
mente garantizar en el mediano-largo plazo un derecho o aprovechar los
beneficios de los pagos anticipados como es el caso de descuentos o boni-
ficaciones, en el caso de los intangibles (sobre todo en el caso de derechos
o privilegios de uso comercial/industrial de marcas, imágenes, procesos)
se busca sobre todo proteger ese capital intelectual para el beneficio de la
empresa.
El principal riesgo en cuanto los pagos anticipados e intangibles de
la empresa es que la deficiencia en los controles origine problemas de los
beneficios que esperan obtenerse (en el caso de los pagos anticipados) o
en cuanto al uso exclusivo de los derechos esperados por la entidad (en
el caso de los intangibles referido a ello), en cuanto al impacto que esto
Los pagos anticipados y los activos intangibles 85
Rubro Impacto
Efectivo Pagos indebidos por derechos que aún no termi
nan de disfrutarse (por ejemplo, contratar publici
dad en un medio cuando aún hay publicidad vigente
en otro, o renovar registros de marcas y patentes
cuando siguen vigentes).
Cuentas por cobrar/ Si las cuentas por cobrar están relacionadas con
ingresos intangibles (por ejemplo, para conceder el uso
de marcas e imágenes), un impacto en la falta de
control es la pérdida de los beneficios inherentes
a ello.
En ambos casos, tanto para los pagos anticipados que tenga la empresa,
así como para los intangibles, es menester para la organización que el control
interno asegure su buen uso y salvaguarda.
86
Cédula de evaluación del control interno de pagos
anticipados e intangibles
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto a la autorización de las erogaciones por pagos anticipados e intangibles. Las empresas incurren en erogaciones por
pagos anticipados e intangibles con el propósito de adquirir un derecho o privilegio que genere beneficios futuros, por lo que constituye
una salida de dinero por servicios que se van a recibir posteriormente o bienes que se van a consumir en el futuro. De ahí la importancia
de autorizarse por representantes de la empresa que consideren el beneficio futuro en las operaciones de la misma y en relación con los
objetivos de la empresa.
1. ¿Existe un responsa Si no se autorizan las Responsabilizar a una Administración. 1
ble que autorice los erogaciones hechas persona para que autori
pagos anticipados? por anticipado se corre ce los pagos anticipados
el riesgo de malos ma que efectúe la empresa.
nejos con la salida del
efectivo.
2. ¿Existe un formato La falta de un formato Diseñar y aplicar un Administración. 1
para la autorización donde quede la eviden formato para autorizar
de los pagos antici cia de la autorización de las erogaciones de pa
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de los registros para ver la procedencia y uso de los pagos anticipados. Para tener información financiera útil y confiable
es necesario que todas las operaciones realizadas en la empresa sean registradas aun cuando los beneficios se vean a futuro, como es el
caso de los pagos anticipados, éstos deben estar registrados desde el momento en que se efectúa la erogación y también debe mostrarse,
por medio del registro, el beneficio que tuvo el pago por anticipado.
1. ¿Se hace un registro Si no se registra el pago Hacer el registro corres Contabilidad. 1
contable de los pa se corre el riesgo de vol pondiente de los pagos
gos por anticipado? ver a pagar un derecho por anticipado pudiendo
ya efectuado. Por ejem ser: renta de local, im
plo, el pago de la renta puesto predial, primas
por anticipado. de seguro y fianza, re
galías, intereses, pape
lería, material publicita
rio, entre otros.
2. ¿Queda evidencia Si no hay una evidencia Evidenciar en la mis Contabilidad. 1
del periodo y montos de cómo se determina ma póliza de registro,
de la amortización de ron los plazos y montos los plazos y montos de
los pagos anticipa para amortizar los pa amortización de los pa
dos? gos anticipados se corre gos anticipados.
el riesgo de que dicha
amortización se realice
mal y afecte resultados.
Si no se hace el registro Registrar en cuenta de Contabilidad. 1
Los pagos anticipados y los activos intangibles
3. Cuando el derecho
que da un pago antici contable correspondien resultados una vez que
pado se ha cumplido te no se tendría control se estime la amortiza
o se ha obtenido el de los beneficios, ade ción o se determine que
beneficio, ¿se hace más de que la base para estos bienes o derechos
el registro contable el pago de impuestos han perdido su utilidad.
87
correspondiente? aumentaría.
Continúa (Cédula de evaluación...)
88
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
4. ¿Se tiene un control Si no se tiene un control Diseñar e implantar un Administración. 2
del origen y destino de los pagos anticipa formato-control para iden
de los pagos antici dos se corre el riesgo tificar el origen y destino
pados? de duplicar acciones, de los pagos anticipa
además de no poder dos.
evaluar los beneficios
obtenidos de los pagos
efectuados.
Respecto de los registros para ver la procedencia y uso de los activos intangibles. De igual forma que los pagos anticipados tienen
que registrarse en el momento de la erogación y posteriormente se estima la amortización o utilización de los bienes o servicios pagados
por anticipado, con los activos intangibles sucede lo mismo, ya que en un primer momento tienen que registrarse por su adquisición y,
posteriormente, amortizarse y enviarse los resultados una vez determinada su vida útil.
1. ¿Se hace un registro Si no se registra el acti Hacer el registro corres Contabilidad. 1
contable al adquirir vo intangible se corre el pondiente de los activos
activos intangibles? riesgo de no identificar intangibles, pudiendo ser:
un derecho adquirido, crédito mercantil, inves
aun cuando éste no sea tigación y desarrollo.
Diseño de controles internos
un bien físico.
2. ¿Se hace una esti Si no se estima la amor Hacer el registro corres Contabilidad. 1
mación de la distri tización de los activos pondiente a la amorti
bución del costo de intangibles no se afecta zación de los activos
los activos intangi a resultados y, por ende, intangibles y hacer el
bles? no se tiene información cargo correspondiente a
real de dichos activos y resultados.
además que la base de
impuestos resulta ma
yor.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se revisan periódi Dada la larga vida útil Revisar periódicamente Contabilidad. 2
camente los activos de un activo intangible, los activos intangibles
intangibles para veri si no se revisa que efec para verificar que aún
ficar que aún tengan tivamente sean útiles tengan utilidad para la
utilidad para la em para la empresa, puede empresa, y en caso de
presa? darse el caso de que que ya no sean útiles
se estén amortizando proceder a cancelarlos.
(llevando contra resul
tados) intangibles que
ya no están generando
ningún ingreso.
Respecto a la revisión periódica de los servicios por recibir para verificar vigencia. Cuando nos referimos a pagos anticipados
estamos considerando una erogación por servicios que se obtendrán en el futuro, por lo que se debe estar revisando constantemente el
servicio o el beneficio obtenido en las condiciones que fueron pactadas.
1. ¿Existe una persona La no existencia de un Nombrar un responsa Contabilidad. 1
responsable en el re responsable puede de ble de dar seguimiento a
gistro y seguimiento jar esta operación sin los pagos que se hayan
de los pagos antici seguimiento adecuado, hecho por anticipado.
pados? pagando un servicio por
adelantado y no reci
biendo el servicio como
Los pagos anticipados y los activos intangibles
se estableció.
89
Continúa (Cédula de evaluación...)
90
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Existe una persona Si no se otorga la res La persona que se res Contabilidad. 1
responsable en el re ponsabilidad a un au ponsabilice de los pa
gistro y seguimiento xiliar contable del re gos anticipados también
de los activos intan gistro y seguimiento de puede supervisar los ac
gibles? los activos intangibles, tivos intangibles.
no tendría utilidad la
información financiera
presentada por Conta
bilidad.
3. ¿Existe una política Si no se procura la vigi Establecer como políti Contabilidad. 2
de seguimiento para lancia en el seguimiento ca e implantar el segui
la vigilancia de los de los pagos anticipados miento a la vigencia de
pagos anticipados y y los activos intangibles los pagos anticipados y
los activos intangi pueden presentarse si activos intangibles.
bles? tuaciones de incumpli
miento en el servicio o
errores en la estimación
de las amortizaciones.
Diseño de controles internos
Los pagos anticipados y los activos intangibles 91
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto Existencia de forma Los formatos de au Los formatos deben
a la autori tos para la autoriza torización de eroga utilizarse siempre y
zación de ción de erogaciones ciones por estos con ser autorizados por
las eroga por estos concep ceptos deben formar los niveles corres
ciones por tos que contemplen parte del soporte de pondientes estable
pagos an quien autoriza, así los movimientos re cidos.
ticipados e como la justificación gistrados en el siste
intangibles. de las erogaciones. ma contable.
Respec Debe existir docu Las operaciones re El registro debe ser
to de los mentación compro lativas a pagos anti oportuno, en el pe
registros batoria de los pagos cipados deben regis riodo en que se hicie
para ver la efectuados por estos trarse en el momento ron las erogaciones
proceden conceptos, así como en que se efectúen, y debe quedar clara
cia y uso de evidencia de la ma dejando claro en el la justificación de las
los pagos nera de determinar registro los plazos y mismas, así como los
anticipa los plazos y montos montos de amortiza plazos y montos de
dos. de amortización. ción. amortización.
Respec Debe existir docu Las operaciones re El registro debe ser
to de los mentación compro lativas a intangibles oportuno, en el pe
registros batoria de los pagos deben registrarse en riodo en que se hicie
para ver la efectuados por estos el momento en que ron las erogaciones
proceden conceptos, así como se efectúen dejando y debe quedar clara
cia y uso de evidencia de la ma claro en el registro la justificación de las
los activos nera de determinar los plazos y montos mismas, así como los
intangibles. los plazos y montos de amortización. plazos y montos de
de amortización. amortización.
92 Diseño de controles internos
Continúa (Tabla)
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto a la Deben existir po Cualquier cambio La persona encar
revisión pe líticas respecto al en la vida útil de los gada de esto debe
riódica de los seguimiento de los pagos anticipados o tener evidencia de
servicios por pagos anticipados y los intangibles debe este tipo de revisio
recibir para los intangibles para registrarse inmedia nes periódicas.
verificar vi verificar su vigencia tamente en contabi
gencia. y los servicios o be lidad.
neficios por recibir.
Así es como en el diseño de los controles debe haber registros que po-
sibiliten la correlación de la inversión realizada y el seguimiento del impacto
esperado. De ahí que los controles contemplen documentación comprobatoria y
el registro de las operaciones, así como el análisis por parte de la administración.
Multimedia
Resumen e información
adicional relativa a este
capítulo puede verse en
video en http://youtu.be/
PYYCWdIE5uM
Los activos fijos
Capítulo 6
• Inmuebles, maquinaria y equipo • Riesgo e impacto
• Conjunción de los elementos del control interno en los
inmuebles, maquinaria y equipo de la empresa • Conclusiones
del análisis del control interno de los inmuebles, maquinaria y equipo
de la empresa • El control interno de los inmuebles, maquinaria
y equipo de la empresa y la creación de valor • Multimedia
Rodrigo Nájera es el dueño de una florería. Desde inicios del año ha tenido mu-
chos pedidos y su negocio ha crecido al grado de tener que comprar otro vehículo
para entregar los pedidos que sus clientes le hacen. Eso ha repercutido en que
los gastos por gasolina se incrementen de la misma manera. De todos modos
él considera que los gastos son mayores de lo que esperaba. Así que, sin decir
nada, comienza a revisar los medidores del kilometraje diariamente y descubre
que en uno de los vehículos es mayor de lo esperado por lo que, tras indagar
un poco se da cuenta que el vehículo se ha utilizado para cuestiones personales
de los operarios. Si bien el control de los vehículos en la calle es difícil, pues se
encuentran fuera de la empresa, Rodrigo pudo haber implementado una bitácora
y revisarla semanalmente para determinar razonabilidad en la gasolina consumi-
da, los viajes por entrega de pedidos realizados y el rendimiento en kilómetros de
los vehículos. Los vehículos forman parte de los inmuebles, maquinaria y equipo
de la empresa, también llamados los activos fijos tangibles.
97
98 Diseño de controles internos
Riesgo e impacto
Los activos fijos son una de las inversiones más considerables en el caso de
toda entidad tanto en cuanto a montos como en cuanto a cantidad e incluso
en cuanto a impactos en los procesos de la organización. El control interno
busca el buen uso y salvaguarda de estos, ya que los riesgos son muy altos si
se dejan sin una supervisión apropiada.
El principal riesgo en cuanto los inmuebles, la maquinaria o el equipo
de una entidad tiene su referente en un mal uso (desde usarlo para cuestiones
ajenas a la organización hasta tenerlos subutilizados) y/o en el daño patri-
monial que pueden tener por falta de mantenimiento correctivo/preventivo e
incluso robo y falla, en cuanto al impacto que esto pudiera tener en la organi-
zación reflejada en sus principales rubros tenemos lo siguiente:
Rubro Impacto
Efectivo. En cualquiera de las situaciones mencionadas an
teriormente en cuanto a riesgos potenciales, su
concretización implica afectaciones económicas
traducidas en efectivo para la organización: una
subutilización implica estar pagando por un bien sin
que éste produzca todo lo que puede, una falla adu
cida a la falta de mantenimiento menor se traduce
siempre en una reparación mayor, una baja total por
robo o desperfecto implicará una erogación no con
templada para subsanar ese faltante.
Cuentas por cobrar/ Algunos activos fijos tienen relación directa con la
ingresos. salvaguarda de las cuentas por cobrar como los ar
chivos físicos o electrónicos de los deudores de la
empresa, una afectación de estos archivos puede
dejar a la empresa sin un historial del estatus de los
créditos dificultando su recuperación.
Los activos fijos 99
Continúa (Tabla)
Rubro Impacto
Inventarios/costo. Los activos fijos que salvaguardan los inventa
rios (como las bodegas o las instalaciones de
exhibición) trasladan los riesgos que asumen por
una falta de control (sobre todo en cuestión de
mantenimiento o seguridad) a los inventarios,
pues cuestiones relativas a estas faltas de man
tenimiento o deficiencia en la seguridad de los
inmuebles pueden repercutir en daños o bajas a
los inventarios.
Pagos anticipados/ Existen algunos pagos anticipados relativos a
intangibles. los activos fijos, como pólizas de mantenimien
to o seguros, la falta de controles en los activos
fijos puede ocasionar que existan erogaciones
relacionadas con pagos anticipados/intangibles
que no tengan su referente o recuperación en un
activo fijo en pleno uso, con lo que la empresa
absorbería este gasto.
Pasivos. Algunos pasivos están relacionados con los ac
tivos fijos, por ejemplo, cuando se incurre en los
primeros para adquirir los segundos, de ahí que
problemas de control interno en cuanto a los acti
vos fijos, darían como consecuencia que la orga
nización pagara pasivos relacionados con estos
activos fijos aun cuando dichos activos no estu
vieran 100% funcionales con lo que su patrimonio
se vería afectado.
Capital y gastos. Todo problema de activo fijo, como vimos en lo re
lativo al efectivo, afecta patrimonialmente a la em
presa, lo cual se ve reflejado en los resultados de
la misma y, por ende en el capital, es así como una
falta de control de los activos fijos de una entidad
afectará los resultados de la misma y su capital.
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las compras de activos fijos tangibles. Las empresas además de sus operaciones ordinarias por las compras de mer
cancías, presentan operaciones relativas a la adquisición de activos fijos tangibles que resultan necesarios para el desarrollo de las acti
vidades propias de la entidad. Dichos activos pueden ser maquinaria, equipo de oficina, edificios, equipo de transporte/reparto, terrenos,
herramientas, entre otros. Dado el monto considerable que generalmente está relacionado con este tipo de adquisiciones se debe supervi
sar el uso y salvaguarda de los mismos observando en todo momento que se cumpla el objetivo de proporcionar un beneficio a la entidad
en la producción/venta de artículos y la prestación de servicios a los clientes.
1. ¿Se utilizan forma La falta de formatos au Diseñar e implemen Administración. 1
tos de control para torizados dificulta eva tar formatos que están
registrar las com luar la eficiencia en las directamente relacio
pras de activos fijos adquisiciones, además nados con las adquisi
tangibles donde se se desconocen los nive ciones de activos fijos
especifiquen sus ca les apropiados de auto tangibles como requi
racterísticas y se justi rización de compras, la siciones, órdenes de
fique su adquisición? calidad y oportunidad de compra, etcétera.
las compras, entre otros
Diseño de controles internos
aspectos.
2. ¿Están debidamente Si no hay niveles de Establecer responsabili Administración y Conta 2
autorizadas las com autorización estableci dades y niveles de auto bilidad.
pras de activos fijos dos no puede asegu rización para las adqui
tangibles que efec rarse que las compras siciones de activos fijos
túa la empresa? correspondan con los tangibles en la empresa.
requerimientos de can
tidad y calidad de la
empresa.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se supervisa la ca Si no hay supervisión En el momento de reci Administración. 2
lidad de los activos de la calidad de los bir los activos fijos tan
fijos tangibles adqui activos fijos tangibles gibles se debe cotejar
ridos antes de ingre pueden darse devolu con la orden de compra
sarlos a la empresa? ciones posteriores por o requisición para verifi
parte de la empresa o car que cuenta con las
caer en adquisiciones mismas características
que no reúnan requi requeridas, además de
sitos de calidad y esto identificar una justifica
ocasionar pérdida de ción válida para dicha
tiempo y molestias a adquisición.
las diferentes áreas de
la empresa.
4. En caso de que sea En caso de no hacer Diseñar e implementar Administración. 2
posible, ¿se toman comparaciones con va una política de compras
en cuenta diferentes rios proveedores no se con relación al número
Los activos fijos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto a las ventas de activos fijos tangibles. De la misma manera que deben existir controles para la adquisición de los activos
fijos tangibles, deben especificarse otros similares para la venta de los mismos. Aun cuando el objetivo primordial de estos bienes no es
su venta sino su uso, en algunos casos es necesario cambiarlos, actualizarlos, o bien, cuando ya no sirven se abandonan y hay que darlos
de baja en los sistemas contables. En caso de optar por la venta del activo fijo tangible es necesario considerar los precios en el mercado
y las condiciones en las que se encuentra el bien, además de autorizar y justificar en formatos la salida por ventas de dichos activos.
1. ¿Existen formatos y/o El no tener formatos y re Diseñar e implementar Administración. 2
registros donde se gistro de las operaciones formatos que corres
anoten las salidas de salidas de activos fijos pondan a la salida de
de los activos fijos tangibles dificulta cuan activos fijos tangibles
tangibles? En caso tificar la venta de los con todos los datos ne
de existir ¿tienen la mismos por contabilidad, cesarios para que el
firma de autorización además que deben estar departamento de Conta
que corresponda se firmadas por el nivel que bilidad pueda realizar el
gún el bien dado de corresponda según el registro correspondiente
baja? bien dado de baja para y la administración dar el
que haya conocimiento seguimiento pertinente.
de la operación que se
efectúa.
Diseño de controles internos
2. ¿Los formatos exis Si a los formatos utiliza Diseñar e implementar Administración o Conta 3
tentes contemplan dos para registrar las sa formatos de salida de bilidad.
los siguientes datos: lidas de activos fijos tangi activos fijos tangibles
fecha, folio, descrip bles les falta alguno de los que incluyan los datos
ción de los activos fi elementos mínimos que de fecha, folio, descrip
jos tangibles, costos deben contener, no será ción de los bienes, cos
unitarios, cantidad y posible evaluar calidad ni tos unitarios, cantidad y
el Vo.Bo? oportunidad de la entre Vo.Bo.
ga y el departamento de
Contabilidad no podrá te
ner un registro confiable.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al registro de las operaciones relativas a activos fijos tangibles. Cuando se trata de la compra de activos fijos tangi
bles, éstos se deben registrar a su valor de adquisición, o sea, al precio neto pagado por los bienes más todos los gastos necesarios
para tener el activo fijo tangible en el lugar y condiciones que permitan su funcionamiento (fletes, seguros, gastos de instalación,
etcétera). En caso de la venta de los bienes antes mencionados se deben registrar a su costo en la cuenta relativa y cancelarse la
depreciación acumulada; el valor del bien en los libros menos el valor de la depreciación acumulada mostrará una utilidad o pérdida
que debe ser reflejada en los resultados del ejercicio. Todo lo anterior con la finalidad de que la información financiera sea útil, con
fiable y oportuna.
1. ¿Se tiene designado En caso de no tener Nombrar a un responsa Contabilidad. 1
un responsable entre algún responsable, las ble para que entre sus
cuyas funciones esté operaciones relaciona funciones esté registrar
reportar cualquier ope das a los activos fijos los movimientos que se
ración relacionada con tangibles se verían du presenten en los activos
los activos fijos tan plicadas o no tomadas fijos tangibles.
gibles como: venta, en cuenta en la informa
baja, obsolescencia, ción financiera provo
etcétera? cando falsa información
Los activos fijos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se anexan los com De no tener respaldo de Mantener una política Contabilidad. 1
probantes necesarios las operaciones que se que establezca respal
para el registro con realizan en la empresa dar con la documenta
table de las opera se tendría el problema ción respectiva cada
ciones relativas a ac de duplicar operaciones registro de las opera
tivos fijos tangibles? o no tener información ciones que tengan que
real, clara y oportuna. ver con los activos fijos
tangibles y verificar su
cumplimiento mediante
revisiones.
4. ¿Se fijan los precios No considerar la infor Tomar como referencia Contabilidad. 2
de ventas con base mación de los registros la información de los
en los registros de de activos fijos tangibles registros de activos fijos
los costos de los ac podrá incurrirse en no tangibles para fijar pre
tivos fijos tangibles fijar un adecuado precio cio de venta o margen
con los que cuenta la de ventas o medir la uti de utilidad.
empresa? lidad marginal.
5. ¿Se comparan los El no mantener una au Establecer una políti Contabilidad. 1
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al buen uso y salvaguarda de los terrenos. La empresa debe considerar la importancia de tener en buen estado los
terrenos de su propiedad, ya que éstos, por su olvido y descuido, pueden causar molestias a los vecinos del inmueble y traer como
consecuencia problemas legales, al mismo tiempo que deben estar actualizados en los pagos correspondientes al gobierno muni
cipal y estatal. Los documentos que amparan la propiedad del terrero deben encontrarse en un lugar especial para todos aquellos
documentos de valor.
1. ¿Se encuentran bajo Se corre el riesgo de Tener un lugar seguro Administración. 2
seguridad las escri perder la documenta exclusivamente para guar
turas de los terrenos, ción. dar dichos documentos.
propiedad de la em
presa?
2. ¿Se paga oportuna En caso de no hacer Hacer los pagos opor Administración. 2
mente el impuesto lo se acumulan pagos tunamente y así cumplir
correspondiente por atrasados e intereses con las obligaciones.
el terreno? moratorios.
3. ¿Se supervisa que Si no se da un chequeo Supervisar que se en Administración. 2
los terrenos, propie periódico a los terre cuentre limpio de male
Diseño de controles internos
Respecto al buen uso y salvaguarda de los equipo de transporte/reparto. Los vehículos que la empresa tiene son para su propio
uso y actividad de distribuir tanto al personal como repartir la mercancía vendida, se deben encontrar en buen estado para lograr su cometido y
no causar retrasos en las entregas. Es importante también que se cumpla con las obligaciones de pago de tenencia, placas, etcétera. La
administración de la empresa deberá llevar un control de los mantenimientos realizados a cada vehículo para la toma de decisiones, sea
vender, cambiar, comprar o seguir con la unidad.
1. ¿Se otorga manteni Si no se revisan los ve Dar mantenimiento a los Administración, y, en su 2
miento preventivo pe hículos constantemente vehículos y estar pen caso, los responsables
riódicamente al equipo esto ocasiona deterio dientes de las fallas que de los vehículos de la
de transporte/ repar ro de los bienes y altos presenten. empresa.
to? costos en el manteni
miento correctivo.
107
Continúa (Cédula de evaluación...)
108
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Se tiene un control En caso de no hacer Hacer los pagos opor Administración. 2
de pago de tenen lo se acumulan pagos tunamente y así cumplir
cias y placas? atrasados e intereses con las obligaciones.
moratorios.
3. ¿Existe un responsa En caso de no existir un Nombrar un responsa Encargado del vehículo. 2
ble entre cuyas fun responsable de dar se ble del cuidado y buen
ciones esté el segui guimiento al buen uso uso de los vehículos.
miento al equipo de de los vehículos se corre
transporte/reparto? el riesgo de ver su dete
rioro rápidamente y no
cumplir con su función
de manera oportuna.
4. ¿Se tiene implemen Si no hay una bitácora Implementar bitácoras Administración o Conta 2
tada la política de donde se indiquen las donde se reflejen las bilidad.
manejar bitácoras actividades de los ve actividades de los ve
por cada vehículo? hículos, así como el ki hículos y revisar su co
lometraje y la gasolina, rrespondencia periódi
no se asegura el buen camente.
Diseño de controles internos
go?
3. ¿Se hacen revisio Si no se hacen estas Es necesario hacer in Administración o Conta 3
nes, al menos una verificaciones no se ga ventario físico del equi bilidad.
vez al año, para ve rantiza que los bienes po de oficina por lo
rificar la existencia y existan y estén siendo menos una vez al año
funcionalidad de los correctamente bien uti pudiendo ser por perso
equipos? lizados. nal de Contabilidad y así
cotejar con lo registrado
en libros.
109
110 Diseño de controles internos
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto Contar con formatos Registrar oportuna Llevar correcta y
de las com donde se registren y mente las adquisicio oportunamente los
pras de acti autoricen las adqui nes de activos fijos formatos efectuando
vos fijos tan siciones de activos tangibles consideran los registros en el
gibles. fijos tangibles y se do todas las erogacio periodo correspon
verifiquen las condi nes efectuadas para diente.
ciones de calidad y tener en propiedad y
precio. uso dicho activo.
Respecto Contar con formatos Registrar oportuna Llevar correcta y
a las ventas donde se registren y mente las erogacio oportunamente los
de activos fi autoricen las eroga nes de activos fijos formatos efectuando
jos tangibles. ciones de activos fijos tangibles cuidando los registros en el
tangibles y se verifi de dar de baja el acti periodo correspon
quen las autorizacio vo y su depreciación diente.
nes correspondientes. correspondiente.
Respecto Establecer un res Registrar en el perio Llevar correcta y
al registro de ponsable entre cu do correspondiente oportunamente los
las operacio- yas funciones esté las operaciones re formatos efectuando
nes relativas el seguimiento a los lativas a activos fijos los registros en el
a activos fi activos fijos tangi tangibles soportan periodo correspon
jos tangibles. bles. Cuidar que los do las mismas con diente.
activos estén ase la documentación
gurados. Efectuar correspondiente.
revisiones, al menos
una vez al año, de
los activos para ve
rificar su existencia y
funcionalidad.
Los activos fijos 111
Continúa (Tabla)
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto al Mantener bajo se Registrar el terreno al Verificar las caracte
buen uso y guridad las escritu valor de adquisición rísticas de los terrenos
salvaguarda ras de los terrenos y cuidar no modificar y su mantenimiento.
de los terre y verificar que los éste, ya que un terre
nos. mismos estén en no no es susceptible
buenas condiciones. de ser depreciado ni
reevaluado aunque
esto puede reflejarse
en notas a los esta
dos financieros.
Respecto al Efectuar manteni Cuidar el registro Mantener la funcio
buen uso y miento preventivo de de los edificios a su nalidad de las insta
salvaguarda las instalaciones de valor de adquisición laciones.
de los edifi la empresa. y posteriormente su
cios. recuperación vía de
preciación.
Respecto al Dar mantenimiento Registrar oportuna Usar los vehículos
buen uso y preventivo a los ve mente las adquisi sólo para uso oficial
salvaguarda hículos. Establecer ciones como parte y exclusivo de las
de los equi bitácoras de activi del valor del vehículo actividades de la
pos de trans dades vehiculares. y los servicios como empresa.
porte/repar Mantener la flotilla parte de los gastos
to asegurada y verificar de mantenimiento.
que los mismos se Registrar la depre
dejen donde la em ciación correcta y
presa establezca. oportunamente.
Respecto al Dar mantenimien Registrar oportuna Usar el equipo de
buen uso y to preventivo a los mente las adquisi oficina sólo para uso
salvaguarda equipos y diseñar ciones como parte oficial y exclusivo de
de los equi formatos de resguar del valor del equipo las actividades de la
pos de ofi do de los mismos de oficina y los ser empresa.
cina. por sus usuarios. vicios como parte de
los gastos de mante
nimiento. Registrar la
depreciación correcta
y oportunamente.
1 Por ejemplo, en un mes se toma el dato de las ventas totales, en cuanto al promedio
de activos fijos éste puede obtenerse sumando el saldo inicial y final del rubro de
activos fijos y dividiéndolo entres dos.
2 Se recomienda sea al año por el monto tan grande que representa la inversión en
activos fijos.
3 Por ejemplo, en un mes se toma el dato de las ventas totales, en cuanto al promedio
de activos fijos éste puede obtenerse sumando el saldo inicial y final del rubro de
activos fijos y dividiéndolo entres dos.
4 También pueden utilizarse otras utilidades como la utilidad bruta, neta, etcétera.
De este análisis constante, sobre todo, con la razón de “uso neto de activo”,
puede determinarse el nivel de eficiencia en el uso de los activos fijos, ya sea por su
empleo por los clientes o por la contribución de éstos a los ingresos de la empresa.
Multimedia
Capítulo 7
• Los pasivos de la empresa • Riesgo e impacto • Conjunción de los
elementos del control interno en los pasivos de la empresa
• Conclusiones del análisis del control interno los pasivos
de la empresa • El control interno de los pasivos de la
empresa y la creación de valor • Multimedia
María Díaz es la dueña de una fábrica de muñecas. Su negocio es próspero,
las ventas se han incrementado, y hasta ha recurrido a la contratación de per-
sonal para que la apoyen en el área de Compras, Ventas y Contabilidad, y se
sienta contenta de administrar su propia empresa. Hace unos meses recibió
materia prima de la capital en donde se encuentra su principal proveedor,
quien siempre le ha cumplido en tiempo y forma con los pedidos que ha
requerido; sin embargo, en esta ocasión el encargado de Compras se dio cuenta
que unos artículos adquiridos a crédito no tenían las características que se
habían solicitado, por lo que decidió devolver dicha mercancía a México,
se comunicó con el proveedor y éste estuvo de acuerdo para recibir lo devuel-
to. Cuando María Díaz supervisaba el área de Producción le comentaron que
les hacía falta materia prima, María se sintió sorprendida pues recordaba
que se había hecho un pedido y que éste había llegado a tiempo, cuando
consultó con el encargado de Compras, éste le dijo que lo había regresado, pues
no era el requerido. María se molestó porque no tenía conocimiento de
ello, por lo que para no volver a caer en esta falta de comunicación, diseñó y pre
sentó a sus empleados del área de Compras, Contabilidad y Almacén,
procedimientos para mantenerse informados sobre las devoluciones de mer-
cancía adquirida a crédito o al contado.
117
118 Diseño de controles internos
Riesgo e impacto
Los pasivos de una entidad son créditos necesarios en los que en un momento
dado de su operación incurre la empresa para financiarse, el supuesto lógico
y básico es que estos pasivos son contraídos después de un análisis que lo jus-
tifica considerando la necesidad y, sobre todo, la capacidad de pago futura, de
ahí que el control de los pasivos lleva implícita la imagen de la empresa ante
sus acreedores y su historial de crédito, con lo que un buen manejo de ello la
faculta para financiamientos futuros.
Así, el principal riesgo en los pasivos de una entidad se refiere a que
la contratación de éstos se haga sin mayores análisis poniendo en riesgo la
operación de la empresa. De la misma forma un retraso en los pagos merma
la imagen crediticia de la compañía ante terceros, en cuanto al impacto que
esto pudiera tener en la organización, reflejada en sus principales rubros,
tenemos lo siguiente:
Pasivos 119
Rubro Impacto
Efectivo. La falta de control en cuanto a los pasivos de la enti
dad posibilita la adquisición de pasivos innecesarios
o de riesgo para su pago, con lo cual el nivel de efec
tivo de una entidad estaría fuertemente comprometido
hacia flujos no redituables de la compañía.
Cuentas por cobrar/ La contraparte de los pasivos son las cuentas por
ingresos. cobrar, un problema de control de los pasivos puede
generar un fuerte problema de liquidez o solvencia,
donde los recursos disponibles (incluyendo los diferi
dos considerados en las cuentas por cobrar) no sean
suficientes para solventar los adeudos de la empresa.
Inventarios/costo. La deficiencia en los controles de pasivos que posibili
te la concretización de los riesgos mencionados ante
riormente afectaría grandemente el historial crediticio
de la empresa con sus acreedores, con lo que el mar
gen de maniobra para renovar sus inventarios (tanto
de productos terminados como de materia primera) se
vería afectado.
Pagos anticipados/ Los problemas de pasivos generados por la deficien
intangibles. cia en sus controles genera una fuerte presión sobre
las finanzas y operación de la entidad, con lo que mer
ma considerablemente la capacidad de la organiza
ción para poder aprovechar beneficios que se deriven
de la contratación de derechos vía pagos anticipados/
intangibles.
Activos fijos. Los pasivos en muchas ocasiones son contratados para
financiar la operación de la empresa, lo cual incluye la
adquisición, mantenimiento y funcionamiento de sus
activos fijos, así los problemas de control de los pasi
vos puede repercutir en los activos fijos de la entidad de
esas tres formas afectando en la capacidad de la empre
sa para operar normalmente.
Capital y gastos. Los pasivos son obligaciones ineludibles de la en
tidad, así que una falla en los controles de los mis
mos no disminuye la obligación de enfrentarlos, por
lo que esa obligatoriedad ineludible necesariamente
repercutirá en las finanzas de la empresa reflejándose
en una disminución de sus resultados del ejercicio o
acumulados, o en una descapitalización de la entidad.
Cédula de evaluación del control interno de pasivos
120
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de solicitudes y obtención de créditos y financiamiento. Solicitar y recibir créditos y financiamientos en las
empresas va más allá que simplemente diferir el pago por bienes y servicios, consiste en diseñar políticas al respecto que
minimicen el riesgo de falta de liquidez o solvencia, además de que asegure que dichos financiamientos tendrán un impacto
positivo en la empresa.
liquidez y solvencia
de la misma.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Se encuentran Si no existe un orden Establecer e imple Administración y 1
debidamente ar y control de los expe mentar la política Contabilidad.
chivados los expe dientes de los crédi de generar expedien
dientes relativos a tos y financiamientos tes de los créditos
los créditos y fi obtenidos, se corre el y financiamientos ob
nanciamientos riesgo de que los do tenidos con la infor
obtenidos? cumentos que son la mación relativa a los
obligación de pago mismos y los pagos
por parte de la em efectuados, así como
presa se pierdan y los documentos pen
esto genera proble dientes de pago.
mas al efectuar los
Pasivos
pagos, además de
que no se podrán
identificar los pagos
realizados.
121
Continúa (Cédula de evaluación...)
122
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de los créditos relativos a las compras. En ocasiones las compras que hace una empresa son a crédito garantizando los
mismos en la mayoría de los casos con algún tipo de documento. Estos documentos son la formalización del crédito obtenido y de las
condiciones del mismo que incluye tiempos y forma de pago, así como los intereses y accesorios relativos al crédito dado.
1. ¿Existe un forma La no existencia de Diseñar un formato Compras. 1
to o solicitud de formatos conlleva el que permita recono
compra? riesgo de que no se cer las caracterís
tenga información su ticas generales del
ficiente sobre el pe pedido.
dido de mercancía u
otro bien y los datos
generales del mismo.
2. ¿Existen perso Si no cuenta con la En el formato de Compras. 1
nas que firmen de supervisión cuidadosa pedido deberán in
aceptado y auto de los datos (precio, cluirse las firmas de
rizado la solicitud número de artículos, quien acepta y de quien
de compra? condiciones de pago, autoriza la opera
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al registro oportuno de las operaciones relativas a los créditos obtenidos. Para obtener información finan
ciera útil, confiable y oportuna es necesario que el departamento de Contabilidad, con base en la información presentada,
proceda a registrar el asiento contable afectando a las cuentas del pasivo correspondientes (proveedores, acreedores di
versos, impuestos por pagar, documentos por pagar, etcétera), además de cerciorarse que todas las operaciones cuenten
con la documentación que la soporte.
1. ¿Se registran opor En caso de no ha Verificar que se re Contabilidad. 1
tunamente los cerse un registro gistren las opera
créditos y finan contable en tiempo y ciones de créditos
ciamiento en las forma, Contabilidad y financiamientos
cuentas corres no tendrá informa afectando a las
pondientes? ción del adeudo y no cuentas correspon
se llevará un control dientes a pasivo en
de los pagos efec los periodos relati
tuados. vos.
2. ¿La documenta En caso de no ar Archivar la docu Auxiliar contable. 2
ción comprobato chivar la documen mentación compro
Diseño de controles internos
no corresponderían a
la realidad.
4. ¿Las rebajas so En caso de no tener Diseñar y ejecutar Compras y Contabi 2
bre compras a el registro en una procedimientos para lidad.
crédito está so nota de crédito, se mantener informa
portada en una puede incurrir en la do a Contabilidad y
“nota de crédito” omisión y esto afecta Almacén sobre las
y ésta, a su vez, al cotejar en almacén rebajas sobre com
cuenta con la fir y en la información fi pras.
ma de aceptación nanciera, dando como
y autorización? resultado diferencias
significativas, ya que
las cuentas por pagar
125
no corresponderían a
la realidad.
Continúa (Cédula de evaluación...)
126
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
5. ¿Se revisa que En caso de no iden Diseñar procedi Compras y Contabi 2
en las facturas tificar los efectos de mientos que contro lidad.
entregadas por descuentos comer len los cambios en
los proveedores ciales, por pronto las facturas por con
y/o acreedores de pago, por faltante, cepto de descuen
adquisiciones a por devoluciones, en tos comerciales, por
crédito se hayan la factura, se pudie pronto pago, por fal
efectuado correc ra estar haciendo tante, por devolucio
tamente los des pagos mayores a lo nes, entre otros.
cuentos comer exigido.
ciales, por pronto
pago, por faltan
te, por devolucio
nes, etcétera?
6. ¿Existe comuni En caso de no haber Diseñar procedi Contabilidad. 1
cación oportuna comunicación entre mientos de control
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
3. ¿Se registran opor No tener un control Verificar periódica Contabilidad. 1
tunamente al ven sobre los intere mente al vencimien
cimiento los inte ses generados y no to de los intereses
reses generados registrarlos opor devengados relati
en las cuentas de tunamente en las vos a las compras a
pasivos respecti cuentas respectivas crédito.
vas? puede dar lugar a
considerar montos
no reales en los pa
sivos a pagar.
4. ¿La información Si no existe un re Reportar, cuando así Responsable de 1
entre el encarga gistro de lo pagado ocurra, el egreso por hacer los pagos y
do de hacer los se puede incurrir en pagos y registrarlos en Contabilidad.
pagos por pasi diferencias significa las cuentas corres
vos y contabilidad tivas en los saldos pondientes.
fluye de tal mane afectando con ello la
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
2. ¿Existe una per Es importante tener Verificar por parte de Persona indepen 3
sona independien otra opinión objetiva una persona inde diente de Contabi
te de Contabilidad sobre las diferen pendiente de Conta lidad.
que valide y con cias que haya entre bilidad (auditor inter
cilie las diferen las cuentas para dar no, contralor, auditor
cias entre los au mayor credibilidad a externo) todas aquellas
xiliares y el mayor los resultados obte diferencias entre los
general de cuen nidos. saldos y levantar un
tas por pagar? acta o reporte y mos
trarlo posteriormente
a Contabilidad.
3. ¿En caso de exis Es importante co Elaborar un acta en Auxiliar contable. 2
tir diferencias re nocer los motivos o donde se muestren
sultantes de las causas que origina las diferencias entre
conciliaciones ron las diferencias los saldos y darle se
entre auxiliares y en los saldos, ya que guimiento para pre
Diseño de controles internos
tas, una vez que cuentas por pagar diente con autoriza
se hayan encon estará presentando ción de Contabilidad.
trado las diferen información errónea.
cias resultantes de
las conciliaciones
entre auxiliares y
mayores de pasi
vos?
131
Continúa (Cédula de evaluación...)
132
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de las confirmaciones escritas periódicas con los titulares de las cuentas por pagar. Las organizaciones
requieren de controles para tener certidumbre en las acciones que se llevan a cabo, tal es el caso de las confirmacio
nes de los saldos a los proveedores y de los documentos pendientes de pagar que deben ser presentados a los interesados
y que éstos estén conformes con los saldos que se les presentan.
1. ¿Se realizan ve Si no se lleva a cabo Diseñar estrategias Auxiliar contable. 2
rificaciones con supervisión cons que permita a la em
los titulares de las tante se pueden en presa tener un con
cuentas por pa contrar diferencias trol constante de las
gar para corrobo significativas entre cuentas por pagar a
rar que los datos los saldos de las partir de visitas es
de sus cuentas cuentas por pagar porádicas, además
coincidan? en libros y los mon de elaborar un infor
2. ¿Se informa a tos pendientes de me de los hallazgos
Contabilidad los liquidar, según los encontrados en di
hallazgos encon proveedores, acree chas visitas, firmado
trados en las ve dores y titulares de por el responsable
Diseño de controles internos
momento de presentar
información financiera.
Continúa (Cédula de evaluación...)
134
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
4. ¿Personal inde Es sano pedir a un Establecer políticas Contabilidad. 2
pendiente de con tercero que realice para supervisar la
tabilidad efectúa un arqueo de ma custodia de los do
arqueos sorpresi nera sorpresiva de cumentos y presen
vos para verificar los documentos que tar reportes de los
la custodia de los se tienen y de los hallazgos ocurridos
documentos por saldos que presen en dichos arqueos.
pagar? tan para reafirmar
5. ¿Se levanta un la existencia de los
acta o reporte mismos.
de los hallazgos
presentados por
el personal inde
pendiente?
Diseño de controles internos
Pasivos 135
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto Diseñar, implementar Registrar oportuna Respetar las políti
de solicitu y dar seguimiento a mente los créditos y cas para solicitar y
des y ob las políticas acerca financiamientos ob obtener de créditos
tención de de las solicitudes y tenidos. y financiamientos.
créditos y obtención de créditos
financia y financiamientos.
miento.
Continúa (Tabla)
Procedimiento de Ambiente de
control Sistema contable control
Respecto a Diseñar formatos y Reportar continua Cumplir con las polí
la vigilancia políticas para vigilar mente los egresos ticas acerca de la vi
del venci el vencimiento de las por pagos de pasi gilancia de las cuen
miento de cuentas por pagar. vos y registrarlos en tas por pagar.
las cuentas las cuentas corres
por pagar. pondientes.
Dado que las deudas de una empresa son una fuente de financiamiento
que, si bien le permite adquirir bienes de capital, inventarios, pago de nómi-
nas, entre otros, también representa una limitante en cuanto a su liquidez y
solvencia, es menester que los créditos sean analizados cuidadosamente.
Por ello, parte de los controles internos diseñados debe contemplar
y analizar aspectos como:
Multimedia
Capítulo 8
• El capital contable de la empresa • Los gastos de la empresa
• Riesgo e impacto • Conjunción de los elementos del control interno
en capital contable y gastos de la empresa • Conclusiones del análisis
del control interno del capital contable y gastos de la empresa
• El control interno de los pasivos de la empresa y la creación de valor
• Riesgo operativo • Riesgo financiero • Riesgo total • Multimedia
Leticia Rodríguez tenía apenas seis meses de haber ingresado como auxiliar
contable a una gasolinera cuando se le encargó que revisara la conforma-
ción de los gastos del último año de la empresa, ya que eran erráticos. De
la revisión encontró tres cosas: primero, que algunas erogaciones se habían
considerado gastos de la empresa aun cuando eran gastos personales del dueño
de la empresa (como el seguro del vehículo de su esposa); segundo, que al-
gunos gastos habían sido registrados en un periodo sólo porque se habían
pagado en él aunque se hubieran contraído en otros periodos (como unos
intereses devengados de un crédito dado por los proveedores, durante tres
meses devengaron 1,000 de intereses mensuales y sólo se reconocieron de
golpe como gasto cuando se pagó el saldo del adeudo) y, tercero, que algunos
gastos no debían considerarse como tales en un solo periodo, ya que su efecto
afectaba varios ejercicios (como el caso de una publicidad pagada por tres
meses: se registró el mes que se pagó como gasto en vez de registrarla como
publicidad pagada por anticipado y devengarla cada mes llevándola a gastos).
Todos estos problemas tienen un factor en común: ausencia y deficiencia en
la aplicación de controles internos referentes al sistema de contabilidad para
el registro y presentación de la información financiera.
El control interno no es sólo una serie de regulaciones para evitar desvia-
ciones en el uso de los recursos de la empresa sino que también permite eficientar
procesos y mejorar desempeños, ya que el control toma en cuenta las formas y
modos de realizar de una manera óptima las operaciones de la empresa.
Dada la importancia del control interno en las empresas, es necesa-
rio poner énfasis en el análisis del control interno y su aplicación en los
principales rubros y operaciones de una entidad, por ejemplo, efectivo e
inversiones, ingresos y cuentas por cobrar, inventarios, pagos anticipados
e intangibles, e inmuebles, maquinaria y equipo, y pasivos. Enseguida se
abordará el control interno relativo al capital contable con que cuenta la
empresa y los gastos que efectúa.
141
142 Diseño de controles internos
o en especie los recursos que la empresa necesita para iniciar sus operaciones,
una vez que la empresa ha iniciado sus operaciones produce como resultado de
sus transacciones (compras-venta, compras-transformación-ventas, prestación
de servicios) resultados, que pueden ser favorables (utilidades) o adversos (pérdi-
das). Con motivo de las aportaciones que hicieron los accionistas, éstos obtienen
ciertos derechos sobre la empresa: administrativos y financieros. Los adminis-
trativos tienen que ver con la administración de la empresa y consisten en que
los tenedores de las acciones pueden ejercer su voz y voto para participar en la
toma de decisiones de la empresa. Los financieros tienen que ver con participar
de los resultados de las operaciones que tenga la empresa. Así el capital conta-
ble no es sino el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge
por aportaciones de los dueños, por las transacciones que efectúa la entidad y por
otros eventos, y se ejerce mediante reembolso o distribución.
Hay que fijarnos que los accionistas no son los “dueños” únicos de la
empresa y no pueden disponer de ella como quieran, sino que existen otros
“dueños” que pueden reclamar derechos sobre la empresa: los acreedores.
Si una empresa tiene un activo de $100,000.00, deudas por $60,000.00 y un
capital de $40,000.000, los accionistas sólo tienen derecho a disponer de
los activos de la empresa hasta por un importe igual al del capital, es decir,
$40,000.00. Dicho derecho lo pueden ejercer ya sea como reembolso o distri-
bución. Reembolsar es que los accionistas reciban el importe de sus aporta-
ciones iniciales, es decir, que la empresa les regrese lo que ellos aportaron; la
distribución tiene que ver con el reparto de las utilidades entre los accionis-
tas, claro está, previa provisión de impuestos y participación de las utilidades
de los trabajadores. Es por eso que el capital nos indica hasta dónde tienen
derecho los accionistas a disponer de los activos de la empresa.
Riesgo e impacto
El capital y los gastos son aspectos diferentes de una entidad, uno contem-
pla los derechos de los socios o accionistas, así como los resultados de la
Capital y gastos 143
empresa, mientras que los otros se confrontan (junto con los costos) contra
los ingresos de la empresa para llegar precisamente a los resultados presenta-
dos en el capital. La falta de control en las cuestiones de capital afectan más
a los socios o accionistas, pues éstos no conocen la realidad de sus derechos;
lo que afecta la entidad directamente es la deficiencia de los controles en las
cuestiones de los gastos.
El principal riesgo, sobre todo, en cuestión de los gastos, es que éstos se
lleven sin una planificación y/o supervisión adecuada con lo que repercuta en los
demás niveles de operación de la entidad, en cuanto al impacto que esto puede
tener en la organización, reflejada en sus principales rubros tenemos lo siguiente:
Rubro Impacto
Efectivo. Deficiencias en los controles relativos a los gastos
afecta directamente en el nivel de efectivo de la en
tidad al someterla a erogaciones innecesarias o mal
planeadas.
Cuentas por cobrar/ Las cuentas por cobrar pueden estar gravemente
ingresos. comprometidas hacia gastos innecesarios o mal
planeados por lo que su recuperación no necesaria
mente se incorporará en la operación de la empresa
sino fluirá hacia afuera a través de estos gastos.
Inventarios/costo Los gastos, sobre todo los de producción, son incor
porados al costo del producto afectando las utilida
des al incrementar el costo de los inventarios con lo
que la competitividad de la empresa disminuye.
Pagos anticipados/ Problemas en los controles de gastos compromete
intangibles. los recursos de la entidad con lo que se disminuye
su capacidad para aprovechar los beneficios de ha
cer pagos anticipados/intangibles.
Activos fijos. La deficiencia en los gastos de una organización
puede afectar la disponibilidad de recursos requeri
dos para la adquisición, mantenimiento y operación
de sus activos fijos afectando la marcha normal de
la entidad.
Pasivos. Los recursos que se destinen a pagar gastos in
necesarios o mal planeados por deficiencias en
los controles internos necesariamente afectarán la
capacidad de la empresa para cumplir sus obliga
ciones frente a acreedores afectando su historial
crediticio.
La rentabilidad de la empresa está directamente relacionada con tres aspectos: la capacidad de la empresa
144
para generar ingresos, las erogaciones que ésta efectúa, y el nivel de las aportaciones de los accionistas. Capital y
gastos están relacionados y deben ser sujetos de un análisis relativo a los controles que se tienen implementados
tanto para asegurar su buen uso como para salvaguardar los recursos de la empresa.
Cédula de evaluación del control interno del capital contable y los gastos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto de la vigilancia de la cuenta de capital contable. El capital contable representa el patrimonio de los accionistas o dueños de
la empresa, de ahí que su cuidado y vigilancia esté encaminado a proteger y salvaguardar sus derechos como tales.
1. ¿Se tiene un lugar En caso de no tener un Tener un lugar específi Administración. 1
específico para la lugar dónde salvaguar co para resguardar los
salvaguarda de cada dar los títulos que am títulos representativos
uno de los títulos paran el capital social, del capital.
que amparan el ca se podrían extraviar o
pital social? traspapelarse en otros
archivos.
2. ¿Se tienen procedi En caso de no contar Diseñar e implemen Administración. 2
Diseño de controles internos
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
Respecto al registro de las cuentas que integran el capital contable. Dada la naturaleza del capital contable de la empresa se debe
tener un registro de todas las operaciones que afectan las cifras de las cuentas de capital contable, entre las que se encuentran opera
ciones relativas a capital social, reserva legal, utilidades del ejercicio, utilidades acumuladas, entre otras.
1. ¿Se tienen registros Si no se cuenta con un Hacer el registro corres Contabilidad. 1
de la emisión de tí registro de los títulos pondiente que ampare
tulos que amparan que amparan el capital las partes del capital
las partes del capi social se incurre en la social.
tal social? omisión de las aporta
ciones realizadas por
los socios.
2. ¿Se han contabili En caso de no tener un Registrar de manera Contabilidad. 1
zado adecuada y registro de los movi oportuna los movi
oportunamente las mientos efectuados en mientos efectuados por
cuentas que inte el capital contable se las diferentes cuentas
gran el capital con incurre en la omisión que integran el capital
table? de acciones efectua contable.
das por los socios y por
situaciones especiales
Diseño de controles internos
de la empresa.
3. ¿Existe una perso Si no se tiene un res Tener un responsable Contabilidad. 1
na entre cuyas fun ponsable pueden omi que supervise y regis
ciones esté hacer tirse registros que afec tre todos los movimien
los registros corres tan las cuentas de tos que afecta al capital
pondientes a capital capital contable, y se contable de la entidad.
contable? incurre en la omisión
de información rele
vante para los accio
nistas.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
Control evaluado SÍ NO N/A Riesgo Estrategia Responsable Prioridad
4. ¿Se hacen revisio En caso de no hacer re Revisar constantemen Contabilidad. 1
nes periódicas para visiones y comparar que te las relaciones ana
comparar el saldo efectivamente las rela líticas y comparar con
de la cuenta de ca ciones analíticas corres los saldos del capital
pital con las relacio ponden al saldo de la contable.
nes analíticas? cuenta de capital, se
corre el riesgo de omitir
o duplicar información.
Respecto al control de la cuenta de gastos. Los gastos afectan directamente a la utilidad del ejercicio en las empresas, por lo que es
importante supervisar las acciones que están alrededor de estas erogaciones tan comunes en las actividades de las empresas y que
como consecuencia tienen la generación de ingresos.
1. ¿Se hacen presu En caso de no hacer un Con información histó Contabilidad. 2
puestos para cono presupuesto se pueden rica hacer presupues
cer un estimado de hacer gastos innecesarios tos de gastos para
los gastos a efec que aumenten la salida de medirse en las eroga
tuar en los siguien efectivo y afectar a la em ciones que se efectua
tes periodos por la presa en su liquidez. rán.
Capital y gastos
empresa?
2. ¿Se tiene un control En caso de no tener Llevar un control de los Administración. 1
de los gastos que control sobre los gastos gastos de la empresa.
efectúa la empre y salidas de efectivo que
sa? lleva a cabo la empresa,
se corre el riesgo de
mantenerse sin liquidez.
3. ¿Se verifica por lo En caso de no llevar a Hacer revisiones perió Contabilidad. 2
menos una vez al cabo la verificación se dicas en las cuentas de
año que no existan corre el riesgo de te gastos.
activos capitaliza ner aumentos al capital
bles contabilizados que no corresponden
como gastos? sino a las cuentas de
147
resultados.
Continúa (Cédula de evaluación...)
Cumple
148
material o servicios.
7. ¿Existe un respon En caso de no tener Identificar a un respon Contabilidad. 1
sable entre cuyas una persona como res sable para el registro
funciones esté el ponsable de registrar de los gastos.
registro correcto y todos los conceptos de
oportuno de los gas gastos, se corre el ries
tos? go de duplicar informa
ción y no tener con
fianza en los estados
financieros proporcio
nados por contabilidad.
Capital y gastos 149
Procedimiento Ambiente de
de control Sistema contable control
Respecto de Salvaguardar los tí Registrar y respaldar Diseñar y aplicar po
la vigilancia tulos representativos oportunamente los mo líticas para el pago
de la cuen del capital y regis vimientos relativos al de dividendos, así
ta de capital trar en libro de acta capital contable con como el respaldo de
contable. todos los acuerdos la documentación so las operaciones rela
a los que se lleguen porte correspondien tivas al capital.
por parte de los ac te.
cionistas que afec
ten el capital.
Respecto al Designar una perso Registrar y respaldar Diseñar y aplicar po
registro de na entre cuyas fun oportunamente los líticas relativas a la
las cuentas ciones se encuentre movimientos relati verificación de sal
que integran el registro de las ope vos al capital con dos y cantidades de
el capital raciones relativas al table con la docu las cuentas y ope
contable. capital, la actualiza mentación soporte raciones relativas al
ción de sus saldos y correspondiente. capital contable.
la verificación de las
cantidades.
Respecto al Diseñar presupues Registrar y respal Diseñar políticas re
control de tos de egresos, veri dar oportunamente lativas a los gastos
los gastos ficar que no existan las erogaciones que como niveles de au
de la em activos capitalizables efectúe la empresa. torización, según el
presa. registrados como gas monto o naturaleza
tos, verificar que las del gasto, creación,
erogaciones estén so mantenimiento y uso
portadas con docu de fondos fijos para
mentación que reúna gastos menores, de
los requisitos fiscales. terminación de res
ponsables, etcétera.
150 Diseño de controles internos
Rendimiento
Costos y sobre la
gastos de Gastos Utilidad inversión
Ventas operación financieros después de (Utilidad/
Mes (ingresos) totales (netos) financiamiento capital)
Continúa (Tabla)
Rendimiento
Costos y sobre la
gastos de Gastos Utilidad inversión
Ventas operación financieros después de (Utilidad/
Mes (ingresos) totales (netos) financiamiento capital)
Capital social: 500,000
Suma 172,218.84 0.34
Promedio
(Suma/7) 24,602.69 0.05
Desviación 9,337.90 1.87%
Desviación/
Promedio 37.95% 37.95%
En este caso esta empresa tiene un riesgo de casi 38%, pues su com-
portamiento del rendimiento es muy errático. Mientras mayor el riesgo,
menos seguros y más erráticos los rendimientos.
Para obtener la desviación se procede a vaciar los datos en una hoja de cálculo
Excel©, posteriormente se selecciona de la ayuda “Insertar” la opción “Función”,
seleccionando después “DESVEST”. A continuación se selecciona con el mouse
el rango de la utilidad después de financiamiento y se le da clic en “Aceptar”.
Capital y gastos 153
Riesgo operativo
Los costos y gastos de operación pueden ser fijos (rentas, depreciaciones,
sueldos) y variables (luz, combustibles, materiales), el riesgo está en los fijos, ya
que éstos exigen ser enfrentados haya o no un ingreso, haya o no una activi-
dad, pero como el ingreso se ve disminuido por la parte variable de los costos
y gastos, la proporción se tiene que hacer contra este remanente, es decir,
contra el margen de contribución, mediante la siguiente fórmula:
Por ejemplo, si una empresa tiene ingresos por 100,000 y sus costos y
gastos de operación variables son 20,000 y los costos y gastos fijos de opera-
ción son 40,000, la proporción resultante sería al comparar los costos y gastos
de operación fijos contra el margen de contribución (margen de contribución:
ingresos – costos variables): 40,000 ÷ (100,000 – 20,000) = .5 o 50%, es
decir, esta empresa tiene un riesgo, con esta estructura financiera del 50% de
154 Diseño de controles internos
Riesgo financiero
Ahora bien, en cuanto al cálculo del riesgo financiero hay que considerar que
los gastos financieros son fijos, es decir, que no dependen de la actividad de
la empresa (intereses, dividendos). Tal vez alguien se pregunte cómo puede
ser que los intereses sean fijos cuando las tasas están cambiando, así es, están
cambiando pero no por la actividad de la empresa, sino por las circunstan-
cias del mercado. Dado que la empresa enfrenta sus gastos financieros con
la utilidad de operación, es cuestión de sacar una proporción entre los gastos
financieros y la utilidad de operación, con la siguiente fórmula:
Por ejemplo, supóngase que esta misma empresa paga al mes de inte-
reses un monto de 10,000, además, como tiene acciones preferentes, tiene
que repartir dividendos, haya o no utilidad, por 5,000, es decir, esta empresa
tiene gastos que tienen que ver con el financiamiento por 15,000, ahora sa-
quemos la proporción de estos gastos financieros contra la utilidad de opera-
ción: 15,000 / 60,000 = .25 o 25%. Esta empresa tiene un riesgo del 25% de
no poder enfrentar sus gastos financieros con esta estructura financiera, ya
que esta es la proporción de sus gastos fijos por financiamiento respecto de
su utilidad de operación.
Riesgo total
El riesgo total se obtiene de sacar una proporción entre los costos y gastos fi-
jos tanto operativos y financieros como el margen de contribución, mediante
la siguiente fórmula:
Multimedia
Resumen e información adicio-
nal relativa a este capítulo puede
verse en video en http://youtu.be/
kpKFS7j81dg
Cómo diseñar controles
internos eficientes
Capítulo 9
• Análisis en términos generales • Análisis en términos
particulares • Análisis en términos específicos • Controles resultantes
del análisis en términos generales • Controles resultantes del análisis
en términos particulares • Multimedia
La organización, como una entidad con vida propia inmersa en un mundo en
constante cambio, se enfrenta continuamente a retos y oportunidades ante los
cuales debe ser capaz de responder eficientemente, ya que de ello depende
no sólo su crecimiento sino su permanencia en el mercado. Estas respuestas
toman forma en los objetivos y planes que se establecen al interior de las
organizaciones, de la misma forma, la consecución de estos objetivos y el
cumplimiento de estos planes necesariamente se verán afectados por el buen
o mal uso que se haga de los recursos limitados con los que se cuenta y, como
se ha visto a lo largo de la presente obra, una forma de asegurar el buen uso
y salvaguarda de los recursos en toda organización es precisamente a través
de la existencia de controles internos adecuados.
Como se vio en el capítulo primero, el control interno de una organiza-
ción está conformado por lo que se conoce como los procedimientos de con-
trol, el ambiente de control y el sistema de contabilidad. Los procedimientos
de control son aquellos que establece la organización con la finalidad de pro-
porcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la
entidad, es decir, un procedimiento de control será todo aquello que nos sirva
para cuidar el buen uso y salvaguarda de los recursos de la entidad, en este
sentido, algunos procedimientos serán de carácter preventivo, establecidos
para prevenir errores durante el desarrollo de las transacciones, mientras
que otros serán de carácter detectivo, establecidos con la finalidad de detectar
errores o desviaciones en las transacciones. Ejemplo de ello vienen siendo
las tarjetas verificadoras de asistencia, la firma en nómina de las cantidades
percibidas, las conciliaciones bancarias para verificar los movimientos en las
cuentas, los arqueos de caja, las bitácoras de recorrido de los repartidores,
entre otros.
El ambiente de control representa la combinación de factores que
afectan las políticas y procedimientos de una organización fortaleciendo o
debilitando sus controles. Ejemplo de ellos son la estructura de la empre-
sa, los métodos para designar autoridad y responsabilidad, los métodos para
159
160 Diseño de controles internos
Este mismo ejercicio se efectuará para los demás rubros o cuentas que
registran las operaciones de una empresa. A manera enunciativa sirva el si-
guiente cuadro para ver algunos de los controles más comunes respecto de ru-
bros y cuentas que reflejan en última instancia las operaciones de una empresa.
¿Está
Caja: Recibe las Contabilidad: Verifica que correcta la No Contabilidad: Regresa la
facturas a pagar los datos y los importes de la información? documentación a caja con
los martes factura estén correctos las observaciones
Sí
Caja: Entrega la
Contabilidad: Genera la documentación con
Contabilidad: Registra la póliza-cheque las observaciones al
operación, se afectan los correspondiente adjuntando acreedor los jueves
auxiliares y se actualizan la documentación
los saldos
Una vez que se han determinado las políticas de la empresa a través del
análisis en términos generales y los flujos operativos a través del análisis par-
ticular, lo siguiente es determinar los controles internos que permitirán que
se cumplan esas políticas y que se den esos flujos. Esto a través del análisis
en términos específicos.
Respecto de bancos:
1. Sólo se girarán cheques por im 1. Verificar cada mes que los che
portes superiores a $500.00. ques emitidos sean por importes
2. Todo cheque deberá ser autoriza superiores a los $500.00.
do por el contador y el gerente. 2. Verificar cada mes que las pólizas-
3. Los cheques superiores a $5,000.00 cheques tengan la autorización
saldrán de una cuenta con firmas del contador y el gerente.
mancomunadas. 3. Verificar cada mes que los che
4. Constantemente se vigilarán los ques superiores de $5,000.00 se
recursos existentes en los ban hayan emitido con firmas manco
cos, así como los movimientos de munadas.
éstos, etcétera. 4. Efectuar cada que lleguen los es
tados de cuentas las conciliacio
nes bancarias.
166 Diseño de controles internos
Control interno
Flujo establecido preventivo/detectivo
Multimedia
169
170 Diseño de controles internos
171
172 Diseño de controles internos