ACUERDO #002 de 2019 Manual de Manejo de Fose

REPÚBLICA DE COLOMBIA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA SAGRADO CORAZÓN Página 1 de 57

Aprobada según Resolución No. 8758000490 – NIT 8000029113
– DANE 108758000490 Versión 1.0
SOLEDAD – ATLÁNTICO.
CONSEJO DIRECTIVO Última revisión: 07/03/2019
ACUERDO Nº 002
(Marzo de 2019)
REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONAL DEL FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
“Por la cual se aprueba y adopta el manual que establece el reglamento interno para la administración
institucional del fondo de servicios educativos, de conformidad con las directrices del decreto único
reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015”
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Técnica Sagrado Corazón, en uso de sus atribuciones legales,
en especial las conferidas en el Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015,
decreto 1860 de 1994, ley 715 de 2001 y decreto 4791 de 2008, ley 87 de 1993, y
CONSIDERANDO QUE:
1. El artículo 2.3.3.1.5.6 del Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015,
establece como función del consejo directivo la toma de decisiones que afecten el funcionamiento de la
institución, excepto las que sean competencia de otra autoridad, en concordancia con el artículo 23 del
decreto1860 de 1994.
2. Es función del consejo directivo adoptar los reglamentos que orienten la gestión administrativa financiera.
3. De conformidad con el artículo 2.3.1.6.3.3 del Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de
mayo de 2015, el rector o coordinador rural en coordinación con el consejo directivo administraran el fondo
de servicios educativos, conforme al artículo 3 del decreto 4791 de 2008.
4. El artículo 2.3.1.6.3.5 del Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015, acorde
al artículo 5 del decreto 4791 de 2008, establece como funciones del consejo directivo, frente a la
administración del fondo de servicios educativos:
- La aprobación del presupuesto para cada vigencia
- La adopción del reglamento para el manejo de tesorería
- La aprobación de modificaciones al presupuesto
- La autorización del procedimiento para la utilización de bienes del establecimiento educativo
- La determinación del procedimiento para la utilización de recursos del fondo para la realización
de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos o la participación de educandos en
representación del establecimiento educativo.
5. De conformidad con el numeral 1 del artículo 2.3.1.6.3.8 del Decreto único reglamentario del sector
educación 1075 de mayo de 2015, de acuerdo con el artículo 8 del decreto 4791 de 2008, la explotación
de bienes del ente educativo precisa de aprobación por parte del consejo directivo.
6. Según el numeral 9 y 13 del artículo 2.3.1.6.3.11 del citado decreto, se requiere la adopción de un
reglamento que defina el procedimiento para el reconocimiento de gastos de viaje, transporte, hospedaje
y manutención de educandos y docente acompañante, para la participación en diversos eventos.
7. La gestión administrativa y pedagógica del establecimiento educativo precisa de la contratación de
servicios técnicos y profesionales temporales, y que no están dentro de las funciones del personal de
planta, para lo cual el consejo directivo de conformidad con el numeral 11 del artículo 2.3.1.6.3.11 del
Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015, consonante al decreto 4791 de
2008, deberá autorizarlos.
8. La adquisición de bienes deberá hacerse con sujeción al plan de anual de adquisiciones aprobado por el
consejo directivo.
9. Es necesario definir el procedimiento para el mejoramiento continuo de la institución educativa. Conforme
al numeral 14 del artículo 2.3.1.6.3.11 del Decreto único reglamentario del sector educación 1075 de mayo
de 2015, el mejoramiento institucional es uno de los conceptos de utilización de los recursos del fondo, en
tal sentido las acciones de capacitación fortalecen los planes de mejoramiento institucional; la formación
permanente de directivos y personal docente es la principal alternativa del logro de los objetivos propuestos
en los citados planes.
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10. Las modificaciones al presupuesto, según lo dispuesto en el artículo 2.3.1.6.3.12 del Decreto único
reglamentario del sector educación 1075 de mayo de 2015, son objeto de autorización por parte del consejo
directivo, en consonancia con el artículo 12 del decreto 4791 de 2008.
ACUERDA:
ARTÍCULO 1º. Aprobar el manual que establece el reglamento interno integral y los procedimientos para la
administración del fondo de servicios educativos en lo referido específicamente a cada asunto tratado en los
considerando.
ARTICULO 2º. Definir la estructura del manual por capítulos, según se detalla a continuación:
Capitulo 1 Reglamento para tesorería
Capítulo 2 Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje, transporte, hospedaje y manutención de
educandos y docente acompañante, para la participación en diversos eventos.
Capítulo 3. Procedimiento para utilización de bienes
Capítulo 4 Procedimiento para presupuesto y modificaciones del mismo
Capítulo 5 Procedimiento para la utilización de recursos del fondo para la realización de eventos pedagógicos,
científicos, culturales, deportivos o la participación de educandos en representación del establecimiento
educativo.
Capítulo 6. Procedimiento para la explotación de bienes.
Capitulo 7. Procedimiento para las acciones de capacitación inscritas en el los planes de mejoramiento
institucional.
ARTICULO 3º. Determinar que el manual que establece el reglamento interno para la administración del fondo
de servicios educativos, es parte integral de este acuerdo y su principal anexo.
ARTICULO 4º. Reconocer y aprobar como política institucional la continua capacitación y formación del
personal directivo y docente, como estrategia de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica
siempre que se encuentre inscrita en un plan de mejoramiento concordante con el PEI.
ARTÍCULO 5º. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga las disposiciones que le
sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Para constancia se firma en Soledad, a los VEINTIUN (21) del mes de Marzo del año 2019.
Firman los integrantes del Consejo Directivo
EVELYN NAVARRO GÓMEZ Representante de los Docentes ST

Rector – Ordenador del Gasto
Representante de los Docentes SM Representante de los Padres de Familia
Representante de los Padres de Familia Representante de los Estudiantes
Representante de los Exalumnos

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CAPÍTULO 1. ASPECTOS GENERALES
1.1. ALCANCE
El contenido de este documento corresponde al MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE

FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO – FSE de la Institución Educativa Técnica Sagrado
Corazón, mediante el cual se establecen los procedimientos administrativos y financieros,
unificando los conceptos básicos y reglas para el desarrollo de las labores de revisión,
ejecución, organización y control de las funciones propias de la tesorería.
Este manual es una herramienta para aplicar las políticas vigentes del Ministerio de
Educación Nacional, para efectos de la administración de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos, teniendo en cuenta los principios, normas y procedimientos aquí
establecidos que deben conocer y aplicar tanto el Ordenador del Gasto como los
funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la administración de los recursos de la
institución.
El objetivo es proporcionar un documento donde se describan todas las actividades propias

de la Oficina de Pagaduría, con el fin de que sirva de guía al personal que requiera del
servicio, estableciendo para tal efecto las políticas, mecanismos y lineamientos necesarios
para que la operación se realice con estricto apego a la legislación vigente de los Fondos
de Servicios Educativos (FSE) y para que el manejo de los recursos económicos y
financieros de la entidad se realice de manera oportuna y transparente
1.2. MARCO JURIDICO
A la Entidad Territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de la tesorería en

los Fondos de Servicios Educativos - FSE y al Consejo Directivo adoptar el manual,
funciones asignadas en el artículo No.5 del Decreto 4791 de 2008.
De igual manera, el presente manual de Fondos de Servicios Educativos - FSE está

orientado al mejoramiento del Control Fiscal contenido en la Ley No.42 de 1993, en el
Decreto No.1421 de 1993 y la Ley No.1066 del 2006.
1.3. PRINCIPIOS
Las operaciones que comprometan movimientos de recursos financieros a cargo del Fondo
de Servicios Educativos serán efectuadas bajo los criterios de seguridad, liquidez,
transparencia, economía y unidad.
Seguridad: Se aplicarán todos los mecanismos y procedimientos que se consideren

necesarios y suficientes para garantizar la seguridad de los recursos financieros del Fondo
de Servicios Educativos. De manera que al realizar la operación prevalecerá aquella que
presente el menor nivel de riesgo o peligro para el Fondo.
Liquidez: El Ordenador del Gasto y la Tesorería coordinarán las actividades necesarias

para garantizar que el Fondo de Servicios Educativos cuente con los recursos financieros
suficientes y oportunos para cumplir con las obligaciones financieras.
Transparencia: Las actuaciones de todos los funcionarios deberán orientarse al logro de

los fines del establecimiento educativo y se desarrollarán con imparcialidad motivadas por
el mejoramiento continúo de la gestión y el libre acceso a la información que debe ser
oportuna, fidedigna, completa, comprensible y comparable.
Economía: Todas las actuaciones se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y

gastos, impidiendo las dilaciones y retardos en su ejecución. Las normas sobre

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procedimientos se interpretarán de tal manera que no den lugar a seguir trámites distintos
o adicionales a los expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de forma
o de la inobservancia de requisitos para no decidir.
Unidad: La programación, ejecución y control de las actividades de tesorería deberán

seguir las orientaciones en materia de política financiera y presupuestal establecidas por la
Secretaria de Educación del Distrito Capital, destinadas a garantizar la eficiencia y eficacia
en la utilización de los recursos, como su estabilidad financiera.

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CAPÍTULO 2. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERIA
Definición de operaciones de tesorería

Las operaciones de tesorería son aquellas que se originan en la administración de fondos
y garantizan la liquidez y correcta destinación de recursos financieros.
En el presente reglamento, se determinara la forma y procedimiento para:

1. Realización de los recaudos
2. Realización de Pagos
3. Seguimiento y control permanente del flujo de caja
4. Responsables en la autorización de los pagos
5. Otros aspectos generales
2.1 Realización de los recaudos

De acuerdo con el Artículo 2.3.1.6.3.8 del Decreto único reglamentario del sector educación
1075 de mayo de 2015, conforme al artículo 8 del Decreto 4791 de 2008 los ingresos de la
institución educativa deben proyectarse anualmente en el Presupuesto de ingresos el cual
contiene la totalidad de los ingresos que reciba el establecimiento educativo a través del
Fondo de Servicios Educativos sujetos o no a destinación específica.
Se clasificará en grupos con sus correspondientes ítems de ingresos de la siguiente

manera:
A. Operacionales; Son las rentas o recursos públicos o privados de que dispone o puede
disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos de la entidad, los cuales se
obtienen por utilización de los recursos de la institución educativa en la prestación del
servicio educativo, o por la explotación de bienes y servicios, como la concesión de la
Tienda Escolar y Fotocopiado.
B. Transferencias; Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier
orden y sin contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo
a través del Fondo de Servicios Educativos.
C. Recursos de capital; Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto
de recursos de balance como rendimientos financieros, excedente financiero del año
anterior, reintegros, entre otros.
2.1.1 Actividades a desarrollar para la realización de los recaudos

 El Auxiliar Administrativo con funciones de Pagador de la entidad NO podrá
recaudar los ingresos que pertenecen al Fondo de Servicios Educativos en efectivo
en forma directa ya que ellos deben efectuarse mediante consignación en la Cuenta
Corriente del FSE de Ingresos Operacionales a nombre de la institución Educativa
Técnica Ambiental Combeima todo recaudo deberá ser con consignación, y será
responsable del manejo de los ingresos y de los desembolsos a cargo del Fondo y
de sus registros.
 No se pueden efectuar ingresos sin documentos soportes como resoluciones de
transferencias nacionales y municipales, actas de donaciones, acuerdos aprobados
de costos educativos, contratos de concesiones, devoluciones de pagos no
efectuados por compras de bienes y servicios, notas créditos bancarias por
concepto de pago de chequeras, entre otros.
 El Auxiliar Administrativo con funciones de pagador de la entidad debe registrar los
movimientos efectuados en bancos ya sea en medio escrito o magnético con el fin
de controlar las operaciones y reportar a la Rectora Ordenadora del Gasto los saldos
que tiene la Institución en forma oportuna y fidedigna. Los mencionados controles
lo deben realizar a través del registro en los libros de bancos de las cuentas que
posee la institución y además debe estar respaldado mediante comprobantes de
ingresos mensuales.

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 Conforme al parágrafo 2 del artículo 2.3.1.6.4.2 del Decreto 1075 de 2015, la

Institución no podrá realizar cobros a la población atendida por conceptos de
derechos académicos, servicios complementarios o por alguno de los componentes
de la canasta educativa ofrecida o cualquier otro concepto. (Decreto 4807 de
diciembre 20 de 2011 artículo 2 parágrafo 2)
 Para el recaudo de ingresos por concepto de concesión de espacios, debe tenerse
como fuente principal de control interno, el contrato de concesión suscrito para la
vigencia fiscal correspondiente.
 Los ingresos percibidos por concepto del canon de concesión del espacio, deberán
realizarse por parte del concesionado de manera mensual y la consignación deberá
tener relación directa con el canon que se estipule en el contrato. En todo caso, la
copia de las consignaciones debe ser entregadas al Auxiliar Administrativo con
funciones de pagador y al Contador del Fondo de Servicios Educativos de la entidad
para sus debidos registros en libros de bancos, registros contables y controles.
 El Auxiliar Administrativo con funciones de Pagador efectuará los proyectos de
Acuerdo de Adición cuando los Recursos por cualquier concepto no están
contemplados en el Presupuesto y se los remite a la Rectora, la cual los presenta al
Consejo Directivo para su aprobación.
 Todos los títulos valores a favor de la institución o documentos emitidos por el
Auxiliar Administrativo con funciones de pagador de la institución educativa debe
mantenerse bajo normas de seguridad mínimas, debidamente archivados para su
adecuada conservación.
 Al momento del recibo de chequeras o libretas, el Auxiliar Administrativo con
funciones de pagador de la entidad debe constatar la autenticidad de los cheques u
hojas contándolos uno por uno y no guiándose en el total de los cheques entregados
por la diferencia en la numeración cronológica y verificando que sean de la misma
plaza, cuenta y sucursal.
 Para un adecuado y oportuno registro contable y en desarrollo de sus funciones el
Auxiliar Administrativo con funciones de pagador de la institución debe preparar con
la debida anticipación la relación detallada de los ingresos a bancos o
consignaciones teniendo en cuenta su desglose por todo concepto.
 El Auxiliar Administrativo con funciones de pagador debe preparar su propia
conciliación bancaria de acuerdo al libro de bancos que debe llevar, esta conciliación
debe coincidir con la preparada por el contador en forma independiente para ser
conciliadas por este último.
 En caso de existir cartera pendiente de cobro por concepto de transferencias
municipales u otros conceptos, el Auxiliar Administrativo con funciones de pagador,
deberá efectuar los controles tanto administrativos, contables y procedimientos de
cobro.
 La contabilidad debe registrar mensualmente los ingresos percibidos con base en
los comprobantes de ingreso que para tal efecto debe preparar el Auxiliar
Administrativo con funciones de pagador y teniendo en cuenta: los extractos
bancarios de las cuentas bancarias que legalmente tenga registrada el FSE de la
Institución.
 Para el Ingreso de donaciones, se requiere que la donación esté debidamente
aprobada por la Rectoría, previa autorización de la SEMI y/o el MEN y que el
donante se ajuste a las normas vigentes. Para el perfeccionamiento de la donación
se requiere que existan documentos diligenciados con las normas vigentes, como
actas valorizadas.
 El Contador del Fondo de Servicios Educativos de la institución, atendiendo el
proceso de registro mensual contable de los ingresos que se perciban, deberá
constatar que el Auxiliar Administrativo con funciones de pagador genere los
soportes de ingresos necesarios y que sus recaudos se ajuste a los actos
administrativos generados en el MEN, en el Municipio y organismos de control.
 Todas las operaciones de ingresos que realice y perciba el Fondo de Servicios
Educativos de la institución, deberán reflejarse en los libros de bancos, contabilidad
y en última instancia a través de las consignaciones, extractos bancarios, ejecución
presupuestal y estados de tesorería que se produzcan de manera periódica

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Procedimiento
2.1.2 Administración de recursos en cuenta bancaria

Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben y manejan en tres (3) cuentas
especiales a nombre del Fondo de Servicios Educativos, establecidas en una entidad del
sistema financiero sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera,
registradas en la tesorería del municipio de Soledad.
1. Se destina una (1) cuenta para los recursos provenientes del giro directo que realiza
el Ministerio de Educación Nacional por concepto de Gratuidad, denominada cuenta
maestra y se manejará conforme a la directriz emanada por el MEN, que en su
esencia es por transferencia de fondos y genera intereses a favor de la Institución.
Esta cuenta maestra opera a partir del primer giro del MEN de 2018.
De conformidad con el artículo 4 de la resolución No. 12829 de Junio 30 de 2017,

los recursos financieros del fondo de servicios educativos provenientes del
componente de Calidad - Gratuidad se manejarán en una Cuenta Maestra con la
siguiente nomenclatura “Nombre del Fondo de Servicio Educativo + Cuenta
Maestra + GR” que dispone de la respetiva vigilancia de la superintendencia
financiera, que deberá ser registrada ante el Ministerio de Educación Nacional por
parte de las entidades territoriales, previa suscripción del convenio de que trata el
artículo 5 de la mencionada resolución.
2. Se destina una (1) cuenta para los recursos provenientes de la Cuenta Maestra,
dispuestos para el pago de servicios públicos e impuestos a través de PSE, cuyo
nombre será Cuenta Pagadora.
3. Y Se destina una (1) cuenta para los Ingresos Operacionales, los cuales reciben
mediante consignaciones.
Teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 2.3.1.6.3.8 y 2.3.1.6.3.15 del
Decreto 1075 de 2015, los recursos provenientes de fuentes distintas a las
transferencias de la partida de educación del Sistema General de Participaciones,
deberán ser administrados en cuenta o cuentas bancarias independientes, las
cuales no podrán ser inscritas como cuentas beneficiarias de giros provenientes de
las Cuentas Maestras de que trata la presente resolución.
2.1.3 Operaciones de crédito y débito autorizadas para la Cuenta maestra.

La Cuenta Maestra solo aceptarán las siguientes operaciones de crédito:
1. Los giros que realiza la Nación-Ministerio de Educación Nacional de los recursos del
Sistema General de Participaciones para educación, componentes de Prestación del
Servicio, Cancelaciones, Calidad Matrícula y Gratuidad.
2. Los rendimientos financieros, que producto del convenio, sean reconocidos por la entidad
bancaria, de acuerdo con lo establecido en el artículo 91 de la Ley 715 de 2001.
3. El reintegro de recursos que deba hacer cualquier tercero beneficiario registrado por la
entidad territorial, el cual deberá realizarse exclusivamente por transferencia electrónica
desde la cuenta del beneficiario registrado.
4. Los recursos que por otros conceptos reconozca la entidad bancaria en el marco de la
operación de la Cuenta Maestra, incluyendo las devoluciones de transferencias no exitosas
en la plataforma ACH.
5. Los traslados por una única vez, según la fuente respectiva, de los saldos de recursos
disponibles en otras cuentas bancarias donde se manejen recursos del Sistema General de
Participaciones para educación.

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6. Las transferencias que reciban los Fondos de Servicios Educativos desde las cuentas
maestras de Calidad - Matrícula y Prestación del Servicio diferente de nómina de las
entidades territoriales certificadas, en los eventos en que sea necesario.
7. Las transferencias que reciba la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio Nomina
desde la Cuenta Maestra de Prestación del Servicio diferente de Nómina Docente, Directiva
Docente y Administrativa, en los eventos en que sea necesario.
8. Los giros que se reciban de otras cuentas maestras por concepto de rendimientos
financieros o de excedentes de recursos de la partida de educación del Sistema General
de Participaciones, en virtud de la normatividad vigente aplicable para el uso específico de
estos recursos.
Las Cuentas Maestras solo aceptarán como operaciones de débito, las siguientes:
a) Los giros que las entidades territoriales y los Fondos de Servicios Educativos
realicen a los terceros beneficiarios previamente registrados.
b) Las transferencias realizadas desde las cuentas maestras de Calidad Matrícula y

Prestación del Servicio diferente a nómina de las entidades territoriales, a las cuentas
maestras de gratuidad de los Fondos de Servicios Educativos, en los eventos que sea
necesario.
c) Las transferencias que se efectúen desde la cuenta maestra de Prestación del

Servicio diferente de nómina docente, directiva docente y administrativa, a la cuenta
maestra de Prestación del Servicio Nómina, en los eventos que sea necesario.
d) Los rendimientos financieros o excedentes que deban ser transferidos entre cuentas
maestras para cumplir con la normatividad vigente relacionada con el uso específico de
estos recursos.
Son operaciones debito no autorizadas, los pagos por botón electrónico de pagos del
Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE), los cheques de gerencia, las operaciones por
ventanilla, las operaciones por corresponsal bancario, los retiros por cajero automático y
los débitos automáticos.
2.1.4 Apertura de nuevas cuentas

Cuando con ocasión de nuevos recursos se precise de la apertura de nuevos productos
bancarios, se procederá a su apertura. De tal hecho se enviara notificación a la entidad
territorial certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho, en todo caso se
procederá de conformidad a las directrices que para este fin señale el ente territorial.
De conformidad con el artículo 16 de la resolución No. 12829 de 2017, las Cuentas

Maestras para el manejo de recursos del Sistema General de Participaciones para
Educación, deberán ser abiertas bajo la responsabilidad del ordenador del gasto del Fondo
de Servicios Educativos, atendiendo criterios de seguridad y eficiencia en el manejo de los
recursos públicos.
En concordancia con el artículo 14 de la resolución No. 12829 de 2017, en caso que se

requiera cambiar una Cuenta Maestra registrada, el respectivo ordenador del gasto del
fondo de servicios educativos deberá remitir la solicitud de cambio, debidamente firmada,
en la cual justifique de manera amplia y suficiente su petición.
Dicha solicitud solo procederá por la configuración de las siguientes causales:

1. Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por la entidad bancaria en
la cual se tiene la Cuenta Maestra.

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2. Incumplimiento de lo pactado en el convenio con la entidad bancaria.

3. El incumplimiento en el envío, por parte de las entidades bancarias, del reporte de
información establecido en el anexo técnico que hace parte integral de esta resolución, por
más de dos períodos consecutivos
4. Deficiencia comprobada y atribuible a la entidad bancaria sobre la disponibilidad de la
plataforma virtual.
5. Cierre de la sucursal principal en el municipio del banco con el cual se tenga la cuenta
maestra.
El Ministerio de Educación Nacional estudiará cada caso e informará la decisión a la
entidad solicitante mediante escrito.
En caso de ser aprobada dicha solicitud, el ordenador de gasto del fondo de servicios
educativos deberá certificar al Ministerio de Educación, que la Cuenta Maestra sustituida
fue saldada completamente, e igualmente deberá anexar los documentos establecidos en
el articulo 12 de la resolución No. 12829 de 2017.
2.1.5 Recepción de efectivo

Todos los ingresos percibidos por la institución educativa se administrarán desde la cuenta
bancaria registrada.
2.1.5.1 El proceso para recaudo por concepto de Certificados y Constancias de Estudio

(Exalumnos), se realiza así;
 El interesado al solicitar el Certificados, se le informa que debe consignar a la

Cuenta de ahorros del FSE de Ingresos Operacionales, cuyo número de cuenta está
fijado en cartelera institucional, en la entrada de la oficina de pagaduría y en la
página Web Institucional.
 Realizada la consignación; está, se debe presentar en la Oficina de la Secretaría
para que se le expida el documento. El recibo de consignación servirá como soporte
para la causación del ingreso y la respectiva conciliación bancaria.
2.1.5.2 El proceso para recaudo por concepto de Concesión de Espacios, se realiza así;
 Efectuado el proceso del contrato de concesión del espacio, se incluye en la
cláusula de forma de pago, que sea consignado por el Concesionado, el valor
del canon a la Cuenta de ahorros del FSE de Ingresos Operacionales, cuyo
número de cuenta se incluirá en la cláusula en mención. Realizada la
consignación, está, se debe presentar en la Oficina de Pagaduría para los fines
pertinentes.
2.1.5.3 Cuando se perciban dineros por concepto de Otros Recursos de Capital

(Donaciones, Reintegros, venta de elementos dados de bajas), el proceso se dará conforme
la Ley y el valor será consignado a la Cuenta de ahorros del FSE de Ingresos
Operacionales, realizada la consignación, está, se debe presentar en la Oficina de
Pagaduría para los fines pertinentes.
2.1.5.4 Comprobantes de ingresos

Recibido el extracto bancario se procederá a la consolidación de la información para
el registro contable del comprobante de ingreso, clasificando según corresponda
contable y presupuestalmente los valores relacionados en el extracto bancario.
2.1.6 Nuevos ingresos

La institución educativa propenderá la eficiente gestión financiera a través de la
consecución de nuevos recursos en fuentes lícitas propias, relacionadas o

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complementarias del objeto social del ente educativo. Estos nuevos ingresos se
adicionaran al presupuesto y administrarán en la cuenta del fondo de servicios
educativos si su fin es general o en cuenta independiente si su fin es particular. Toda
actividad susceptible de generar recursos para la institución educativa será sometida a
consideración del consejo directivo, su aprobación y destinación constaran en la
respectiva acta de la sesión donde se trate el asunto.
2.1.7 Acciones de cobro
Para el cobro de otros conceptos como la contraprestación mensual por la concesión
de la cafetería escolar, se exigirá comprobante de consignación mensual al adjudicatario,
en caso de incumplimiento por más de dos meses se iniciara trámite de realización de la
póliza de cumplimiento o el que señale el respectivo contrato de concesión.
Para cada caso de incumplimiento de pago, en otros servicios o convenios se
procederá de conformidad con las clausulas que señale el respectivo documento suscrito
por las partes.
2.2 Realización de pagos
De acuerdo con el Artículo 9° del Decreto 4791 de 2008 el Presupuesto de gastos o egresos
contiene la totalidad de los gastos, más las contempladas en el Decreto 4807 de 2011
artículos 9 y 10 las apropiaciones o erogaciones que requiere La Institución para su normal
funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande.
El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y

las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones máximas de gasto.
Para la ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos debe realizarse con
sujeción a lo determinado en la ley 715 de 2003 y el decreto 4791 de 2008, el decreto 4807
de 2011 y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso,
deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en
adelante las modifiquen.
La Rectora no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de
caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones
imputables al presupuesto de gastos del FSE sobre apropiaciones inexistentes o que
excedan el saldo disponible, las transferencias que las entidades territoriales efectúen, no
pueden ser comprometidos si no se han recibido los recursos en las cuentas del respectivo
Fondo.
Los ingresos obtenidos con destinación específica deben utilizarse únicamente para lo que
fueron aprobados por quien asignó el recurso.
De acuerdo al numeral 4 del artículo 6 del Decreto 4791 de 2008 El responsable en la

autorización de los gastos con cargo a los recursos del FSE, de acuerdo con el flujo de caja
y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, es la Rectora, pero para la realización
de estos, el Consejo Directivo debe reglamentar mediante acuerdo los procedimientos,
formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios
mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y aprobar la contratación de los servicios que
requiera la institución educativa y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.
2.2.1 Programación del pago

Todo pago se efectuara con sujeción a la disponibilidad de fondos. No podrá adquirirse
compromiso sin la verificación de saldo liquido para su atención. Cumplido esta
verificación se adelantara la comprobación de los requisitos rutinarios de presupuesto:
disponibilidad, compromiso, recibido a satisfacción; los contables: causación y

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existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra,

prestación o servicio según corresponda en reglamento interno; realizada esta
confrontación se procederá a la elaboración de la respectiva orden de pago.
2.2.2 Disponibilidad de fondos y presupuesto
De conformidad con el artículo 10 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo
pago que se programe deberá contar con la previa disponibilidad de recursos
presupuestales y de fondos.
2.2.3 Pagos en cheque o transferencia
En la institución educativa, no se generan pagos en efectivo. La modalidad de pago
será de contado, por la incapacidad jurídica frente a las condiciones que permite el
endeudamiento público; el instrumento de pago será el cheque o transferencia
electrónica según convenio suscrito con la entidad bancaria.
2.2.4 Autorización del pago
El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además
firmara la orden de pago, no obstante la firma del soporte de pago para el caso de
gerencia electrónica, o cheque cuando se trate de titulo valor, deberá estar firmado por
el rector y quien cumpla funciones de tesorería.
2.2.5 Requisitos del beneficiario

Para todo pago el beneficiario, con sujeción al régimen tributario al que pertenezca,
deberá presentar factura o documento equivalente con el pleno de los requisitos
tributarios. Adicionalmente anexar la documentación que corresponda, de conformidad
con el reglamento interno de contratación.
2.2.5.1 Beneficiarios de las cuentas maestras
Serán beneficiarios de las Cuentas Maestras las personas naturales o jurídicas, de
derecho público o privado que presten o suministren bienes o servicios conforme a la
destinación de los recursos de la partida de Educación del Sistema General de
Participaciones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 715 de 2001.
Deberán ser inscritas como beneficiarias, las cuentas pagadoras que el Gobierno
nacional reglamente para el giro de recursos del Sistema General de Participaciones en
educación mediante las cuales se realicen operaciones especiales como pagos a través
de plataforma PSE y demás que el Gobierno nacional estime necesario. Dichas cuentas
pagadoras deberán tener las mismas características de una cuenta maestra, salvo la
obligatoriedad de preinscribir terceros beneficiarios
 Inscripción de beneficiarios. Para que los fondos de servicios educativos, puedan
realizar la inscripción de los terceros beneficiarios de las cuentas maestras, deberán
solicitar la siguiente documentación:
a) Copia del documento de identidad (NIT, CC, CE) del beneficiario del pago de la
Cuenta Maestra.
b) Certificación bancaria en la que se indique: Tipo de cuenta, número de cuenta titular
de la cuenta, y su estado activo.
c) Para personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal, junto con
la copia del documento de identidad del representante legal.
Los ordenadores del gasto de los fondos de servicios educativos deberán inscribir a
los beneficiarios de la Cuenta Maestra, así como incluir sus novedades, a más tardar
cinco (5) días antes de obligarse a realizar un pago con cargo a dicha Cuenta Maestra.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Lo anterior, sin perjuicio de que la inscripción inicial de los terceros beneficiarios de

Cuentas Maestras sea realizada por los ordenadores del gasto de los Fondos de
Servicios Educativos, inmediatamente después que las mismas sean registradas en el
SIIF Nación, situación que será informada por el Ministerio de Educación Nacional.
2.2.6 Pagos no contemplados

Los pagos resultantes que no estuviesen en la planeación financiera anual de la
institución educativa, deberán cumplir previamente el requisito de la modificación al
presupuesto a fin de garantizar la disponibilidad que los ampare. Se harán con sujeción
al procedimiento definido para tal fin en el presente reglamento.
2.2.7 Cheques anulados o no cobrados
Los cheques anulados, se anexaran a la respectiva colilla de chequera, en donde
podrá verificarse el consecutivo de los girados y los anulados. Contablemente, se
efectuara un registro de devolución de la compra, presupuestalmente, se ajustará
adicionando el rubro de reintegros.
2.3 Seguimiento y control permanente del flujo de caja
El Flujo de caja es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los recaudos
y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los
requerimientos del POAI (decreto 4791 de 2008 art. 14)
El Rector Elabora el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado
mes a mes, hace los ajustes correspondientes y presenta los informes de ejecución por
lo menos trimestralmente al consejo directivo. (Decreto 4791 de 2008 art. 6 numeral 2)
El Control permanente del flujo de Caja le corresponde en primera instancia al Rector,
quien le hará el correspondiente seguimiento mediante la revisión y análisis de los
informes de ejecución que mensualmente debe suministrarle el Auxiliar Administrativo
con funciones de pagador.
El flujo de caja anual se elaborara con base en las necesidades de las áreas incluida
la administrativa, reportadas oportunamente en la planeación financiera por la
metodología de proyectos educativos. Según las nuevas necesidades de la vigencia y
no contempladas previamente se harán los respectivos ajustes mensuales. Estas
modificaciones serán reflejadas en la ejecución presupuestal y se comunicaran con la
periodicidad requerida de este informe, al consejo directivo.
2.3.1 Responsables en la autorización de los pagos
El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además
firmara la orden de pago. El cheque o autorización de giro por gerencia electrónica
deberá estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorería. Para la debida
garantía de protección de los recursos, ambos firmantes contaran con una póliza de
manejo constituida de conformidad con las normas del sector público y con cargo a los
recursos del fondo de servicios educativos, aún si el tesorero es contratista, en razón de
que la póliza de manejo no es un costo de legalización del contrato sino derivado del
cumplimiento de funciones del mismo.
2.3.2 Actividades del auxiliar administrativo con funciones de pagador para la realización
de pagos
1 Antes de efectuar pagos, se debe publicar el Plan Anual de Adquisiciones aprobado por
el Consejo Directivo en la Página Web de Colombia Compra Eficiente.
2 Llevar a cabo el cumplimiento de los procesos pre contractual y pos cuando lo determine
la Rectora, para la firma y cumpliendo lo regulado por el Consejo Directivo y la Ley, como
son;

– DANE 108758000490 Versión 1.0
₾ Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP,

₾ Estudios de Costos del Mercado,
₾ Análisis del Sector,
₾ Estudios Previos,
₾ Invitación a Ofertar,
₾ Acta de Recepción de ofertas,
₾ Propuestas y Verificación de Requisitos Mínimo Habilitantes,
₾ Estudio de Ofertas recepcionadas,
₾ Resolución de Adjudicación,
₾ Contrato de Clausulas Legales,
₾ Estampillas Procultura y Proanciano
₾ Certificado de Registro Presupuestal RP,
₾ Pólizas cuando sean requeridas,
₾ Resolución de verificación y aprobación de las pólizas,
₾ Designación de supervisor,
₾ Acta de Inicio,
₾ Entradas de Almacén,
₾ Actas de Recibido del objeto contractual, con sus anexos
₾ Cuenta de Cobro, Factura o Documento Equivalente, con sus anexos
₾ Comprobantes de Egresos
₾ Cheques y Manejo de la carpeta del proceso contractual
₾ Acta de Liquidación.
Para contratación Directa se debe tener en cuenta
₾ Resolución Justificación de Contratación Directa,
₾ Certificado de Inexistencia de Personal,
₾ Constancia de Idoneidad.
3 Aplicar los descuentos establecidos en el Estatuto Tributario referente a Retenciones
en la Fuente, IVA, Rete ICAl.
4 Efectuar anticipos cuando sean autorizados y pactados en el contrato.
5 Antes del giro, verificar que estén los correspondientes recibidos a satisfacción por los
servicios recibidos y las entradas al almacén por las compras efectuadas, estén
debidamente firmados, y que estas cumplan con las especificaciones contratadas o
convenidas en todos sus aspectos.
2.3.3 Actividades del rector para la realización de pagos
2.3.3.1 Ordenación de Gastos de Funcionamiento.
Para la ordenación de un gasto se deben tener en cuenta principalmente los siguientes
aspectos:
i. Solicita al Auxiliar Administrativo con funciones de Pagaduría, el inicio del Proceso
Contractual y Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP y verificar la
existencia de recursos en bancos, para ordenar el gasto (Decreto 4791 de 2008
numeral 4 Art. 6)

– DANE 108758000490 Versión 1.0
ii. Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en los artículos 24, 25,
26, 27, 28, entre otros, de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
iii. Solicitar oportunamente el Certificado de Registro Presupuestal RP.
iv. Programar previamente en el flujo de caja los recursos necesarios para atender los
pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto.
v. No tramitar ni girar hechos cumplidos o compromisos que correspondan a años
anteriores al periodo en el cual se esté ejecutando el presupuesto.
vi. No tramitar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no
reúna los requisitos legales.
vii. Aplicar las obligaciones en la utilización de los recursos contemplados en artículo
11 del decreto 4807 del 2011
viii. Presentar mensualmente al Consejo Directivo el informe de ejecución de los
recursos del Fondo de Servicios Educativos (decreto 4791 de 2008 numeral 5 del
art. 6)
2.3.4 Fondo de caja menor
La institución educativa podrá contar con un fondo fijo de caja menor, constituido de
conformidad con la resolución 001 de 2007 del ministerio de hacienda y crédito público,
de acuerdo a la citada norma se faculta al ordenador del gasto para que se cree el fondo
mediante resolución en la que además constara su reglamento. La resolución deberá
notificarse al Consejo Directivo en la primera sesión siguiente al acto administrativo y de
tal hecho se dejara constancia en la respectiva acta.
2.4 Otros aspectos generales
2.4.1 Costo del servicio bancario.

La comisión bancaria por el recaudo y consultas, así como el costo de chequeras o
transferencias será convenido con la respectiva entidad bancaria, garantizando la
favorabilidad en la selección de conformidad con el decreto 2474 de 2008. Este costo,
dentro del presupuesto se atenderá con cargo al concepto acciones de mejoramiento de la
gestión escolar.
Para las cuentas maestras, según lo estipulado en la resolución No. 12829 de 2017 existe
exención de cualquier costo o comisión realizada por parte de la entidad financiera al Fondo
de Servicios Educativos, asociados a la administración de las cuentas maestras, así como
del gravamen a los movimientos financieros que se realicen con los recursos administrados
en las Cuentas Maestras, en los términos del artículo 97 de la Ley 715 de 2001.
2.4.2 Informes
El Auxiliar Administrativo con funciones de Secretario(a) de la institución deberá entregar al
Auxiliar Administrativo con funciones de pagaduría, de manera semestral y anual o cuando
se requiera, el listado de todos los alumnos matriculados en la Institución a nivel de cursos
y jornadas para efectos de controles académicos, administrativos financieros, contables y
de auditoria.
Así mismo las consignaciones de certificados junto con una relación de los ingresos
obtenidos por este concepto donde se especifique nombres completos, número de
documento, valor consignado y fecha. El valor de los certificados, duplicados de diplomas
etc…será igual al que se estipule en el acuerdo de costos académicos y Los documentos
originales que respaldan los ingresos y los pagos del FSE de la entidad, no deben salir de
la institución para procesos contables.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
El Auxiliar Administrativo con funciones de pagaduría deberá elaborar y enviar aprobado

por Rectoría, mensualmente a la Secretaría de Hacienda Municipal, informe de relación de
estampillas de los contratos. El Auxiliar Administrativo con funciones de pagaduría deberá
elaborar y enviar aprobado por Rectoría, trimestralmente a la Secretaría de Educación
Municipal, informe de ejecución presupuestal y pagos respectivos de recursos de gratuidad
municipal y gratuidad MEN.
2.4.3 Funciones y perfil del asistente para la gestión financiera

Con cargo al concepto contratación de servicios técnicos y profesionales, con sujeción al
reglamento interno para este fin, se seleccionara anualmente un contratista, contador
público, habilitado para la firma de estados financieros, quien prestara el servicio de
asistencia financiera de la institución educativa, y cumplirá funciones de contabilidad,
tesorería y administrativas según se detalla a continuación:
2.4.3.1 Funciones de tesorería:

- Participar en la elaboración del Presupuesto de ingresos y gastos por vigencia conforme
a decreto 111 y demás reglamentarios y concordantes.
- Establecer métodos de recaudo y distinción del ingreso.
- Orientar y elaborar pagos a proveedores de bienes y servicios
- Participar en la presentación de proyectos de adquisición de recursos, inversión y
asignación de los mismos.
- Colaborar en el diseño de políticas para asignación de recursos de todo tipo, entre ellos
por S. G .P
- Rendir un informe anual sobre gestión.
- Elaborar las conciliaciones bancarias
- Facilitar y proveer oportunamente la información para la elaboración de estados
financieros y demás reportes financieros
- Elaborar los informes presupuestales y de tesorería que requieran los órganos de
control y los demás que soliciten las entidades del estado
2.4.3.2 Funciones contables:

- Orientar la elaboración de comprobantes de ingreso y gastos
- Realizar registros contables en libros reglamentarios
- Preparar y presentar ante el Consejo directivo, los estados financieros reglamentarios
- Elaborar los informes contables que requieran los órganos de control y los demás que
soliciten las entidades del estado
- Elaborar las respectivas declaraciones tributarias.
- Atender solicitudes de información contable y presupuestal.
- Asesorar trámites ante la DIAN, cámara de comercio y otros organismos
- Proporcionar informes contables y administrativos oportunos.
- Asesorar financieramente la institución.
- Asesorar la institución educativa en aspectos contractuales.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPÍTULO 3. REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE,

TRANSPORTE, HOSPEDAJE, Y MANUTENCION DE EDUCANDOS Y DOCENTE
ACOMPAÑANTE.
La participación de estudiantes en eventos de tipo académico, deportivo, artístico,
tecnológico o cultural, entre otros, es una oportunidad de extensión, representación y
proyección de la institución educativa, asimismo es un estimulo para quienes han logrado
demostrar competencia en el campo del saber o hacer especifico. La necesidad de
garantizar la asistencia de los estudiantes a estos espacios justifica la definición de
directrices para la obtención de recursos económicos del fondo de servicios educativos que
permitan la concurrencia a los citados eventos.
En el orden de lo expresado, de modo especifico, harán parte de este reglamento
1. Solicitud de recursos económicos para la asistencia de estudiantes y docente
acompañante a diversos eventos.
2. Límite de cuantías asignadas para la participación en el evento
3. Procedimiento previo para el cobro
4. Procedimiento posterior para la sustentación del gasto
3.1 Solicitud de recursos económicos para la asistencia de estudiantes y docente

acompañante a diversos eventos.
Para la autorización de la participación de estudiantes y docente acompañante en eventos,

se faculta al ordenador del gasto hasta la cuantía de 20 SMLMV, superior a esta cuantía la
aprobación será por parte del consejo directivo. En ambos casos, los estudiantes
interesados, tramitaran el valor requerido a través del diligenciamiento del formulario:
“solicitud de recursos económicos para la inscripción y gastos de asistencia a evento”, el
cual se empleara para la participación individual o en colectivo.
El (los) estudiantes podrán realizar la solicitud por invitación directa o bien porque han sido
informados del evento y tienen las competencias que justifican su asistencia. Para los
casos requeridos, podrá solicitarse la compañía de un docente.
3.2 Formato de la solicitud.
INSTITUCION EDUCATIVA TÉCNICA SAGRADO CORAZÓN
FORMULARIO: solicitud de recursos económicos para la inscripción y gastos de asistencia a evento
NOTA: ANEXAR A ESTE FORMULARIO COPIA DE LA INVITACION, PLEGABLE O COMUNICACIÓN QUE CONVOCA
POSTERIOR AL EVENTO ANEXAR COPIA DE LA CONSIGNACION PARA INSCRIPCION O SOPORTE DE PAGO, FACTURAS
DE VIAJE, HOTELES Y ALIMENTACION, CONSTANCIA DE ASISTENCIA
fecha de la solicitud:
nombre(s) del (los) estudiante(s)
Grado:
Tipo de participación(detalle el evento al frente de la opción que corresponda)
Deportiva
Cultural
Artística
Académica

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Tecnológica
otra (cuál)
Objetivo de la participación:
Fecha de salida:
Fecha de regreso:
Ciudad y lugar del evento:
valor de la inscripción individual:
valor de la inscripción grupo:
días de permanencia
valor del transporte terrestre
valor del transporte aéreo
Requiere docente acompañante?
firma del estudiante

dirección:
tel (fijo y móvil):
Email
firma de autorización (ordenador del gasto)
Firma de autorización del padre de familia Firma de autorización de la madre
Valor que asumirá la familia

valor autorizado del FSE-_____________
Observaciones:
3.3 Límite de cuantías asignadas para la participación en el evento.
El ordenador del gasto, queda facultado para convenir con los acudientes de los estudiantes
asistentes el valor que asumirá la familia para el desplazamiento y sostenimiento durante
el evento, el aporte de la institución estará entre el 50 y 100 % de este concepto, en cada
caso dependerá de las condiciones socioeconómicas de las respectivas familias. La
inscripción será cancelada 100% del fondo de servicios educativos.
3.4 Procedimiento previo para el cobro
La rutina de cumplimiento del pago para la participación en eventos señalados en este

capítulo, será la siguiente:
a. Invitación o convocatoria
b. Diligenciamiento del formulario de solicitud de los recursos económicos
c. Acuerdo con los acudientes para el permiso de asistencia y apoyo económico de la
familia ( mediante firma que consta en el mismo formulario de solicitud)
d. Cuenta de cobro para tesorería, la que se presentara con el formulario y avisos de
invitación o convocatoria.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
e. Pago
3.5 Procedimiento posterior para la sustentación del gasto
En forma posterior al evento el (los) estudiantes, y el docente acompañantes (si lo hubiere)

presentaran a la tesorería institucional
a. Soporte de inscripción: consignación, recibo de caja o documento
equivalente.
b. Tiquetes de transporte aéreo o terrestre, según corresponda
c. Factura de hotel o sitio de hospedaje. Se acepta cuenta de cobro en el
caso de régimen simplificado.
d. Facturas de sitios de alimentación.
e. Constancia de permanencia durante el evento.
En caso de no poder obtener las facturas de alimentación, tiquetes de transporte terrestre

y taxis, se acepta una relación de estos gastos, sobre la que se presume su
corresponsabilidad con los precios reales en cada concepto.
La tesorería institucional confrontara el pago efectuado en forma previa, con la sumatoria

de gastos sustentados y procederá a liquidar el excedente a favor del (los) estudiantes, en
caso de que se genere un valor a favor de la institución, los beneficiarios del pago cuentan
con un plazo de 3 días hábiles para su consignación al fondo de servicios educativos.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPÍTULO 4. PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACION DE BIENES
Los bienes y espacios de la institución educativa son de beneficio público, en tal sentido
precisan la definición de medidas para el debido cuidado, custodia y garantía de correcto
uso. El siguiente procedimiento determinara las condiciones de préstamo de los bienes
devolutivos y espacios para la tenencia de los mismos en condiciones de permanente
servicio, dicta directrices para las personas a las que se asigne o soliciten en préstamo
bienes cargados al inventario institucional. Toda persona que disponga en calidad de
préstamo para el uso propio o particular de un bien institucional, adquiere responsabilidad
sobre el mismo.
La institución educativa debe ejercer el control directo sobre los bienes de su propiedad,
por tal razón es necesario tener un procedimiento confiable y oportuno, que permita la
localización de bienes e identificación de quienes hacen uso de los espacios.
Propiedad sobre los bienes y espacios. Los bienes en inventarios y los espacios e
instalaciones de la institución educativa son propiedad del ente territorial certificado. El
ordenador del gasto tiene la responsabilidad en la administración y custodia de ellos, la
comunidad educativa, contratistas, administrativos, autoridades educativas, en general
tienen el derecho al uso pero responsabilidad sobre las consecuencias del mismo,
consecuentemente, deberán propender por el cuidado de los bienes y espacios asignados
para evitar el daño y deterioro, no exceder el uso normal objetivo y racional y asegurar el
conocimiento necesario para el adecuado manejo de bienes o uso de espacios.
4.1 Obligaciones de quienes solicitan en préstamo espacios o bienes.
Los tenedores de bienes o espacios en calidad de préstamo, tendrán las siguientes

obligaciones:
a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido)
b. Garantizar la reposición del espacio o bien en las mismas condiciones en que fue
recibido y con el límite del tiempo pactado.
c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad.
d. Propender el buen uso y evitar el deterior o daño del espacio o bien.
e. Reponer el bien en caso de pérdida, hurto, deterioro o daño.
4.2 Competencia en el préstamo de bienes y espacios.
El consejo directivo faculta al ordenador del gasto para el trámite de autorización de uso
bienes y espacios con sujeción al procedimiento establecido en este capítulo.
4.3 Valor de los espacios o bienes conferidos en calidad de préstamo.
El uso de los bienes y espacios de la institución educativa, tiene como premisa el beneficio
de la comunidad educativa, así cuando se trate de actividades institucionales o particulares
en pro de la comunidad educativa, el uso no tendrá algún valor. Cuando el objeto del uso
de los bienes o espacios tenga un carácter de beneficio económico para quien lo solicita,
se convendrá un pago equivalente a los referentes de mercado para el mismo bien o
espacio.
4.4 Trámite de préstamo de bienes o espacios

1. Diligenciamiento de formulario que se presenta al final de este capitulo
2. Consignación en la cuenta del fondo de servicios educativos y entrega a tesorería
(si esto aplica)
3. Recepción del bien y suscripción de compromiso de responsabilidad sobre el bien o
espacio (en el mismo formulario de solicitud)
4. Devolución, verificación de condiciones iníciales de uso del bien o espacio. En los
casos requeridos tramites de reposición del bien.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
4.5 Formulario para la solicitud de préstamo de bienes o espacios.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA SAGRADO CORAZÓN
FORMULARIO PARA SOLICITUD DE PRESTAMO DE BIENES O ESPACIOS
FECHA______________
especifique su solicitud:
Bienes espacios
DATOS DEL SOLICITANTE -RESPONSABLE:

Nombre de persona natural o jurídica:
Identificación C.C ó NIT
Dirección sede principal o residencia
Ciudad
Números de contacto (fijo y móvil)
Email:
EL BIEN O ESPACIO SE REQUIERE PARA? REALIZAR DESCRIPCION DE UTILIZACION
TIEMPO DE TENENCIA DEL BIEN O ESPACIO

desde:
Hasta:
Valor a pagar por la utilización del bien o espacio: (si aplica)
Consignar en cuenta 27369999472 del Banco Davivienda a nombre del FSE de la IE.
COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD EN LA TENENCIA DEL BIEN O ESPACIO
En calidad de responsable en la tenencia temporal por el préstamo gratuito____u oneroso ____del

bien___________________________ o espacio_______________________de la institución
educativa_____________________________, acepto las siguientes responsabilidades:
a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido)
b. Garantizar la reposición del espacio o bien en las mismas condiciones en que fue recibido y con el límite del tiempo
pactado.
c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad.
d. Propender el buen uso y evitar el deterior o daño del espacio o bien.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
firma de aceptación y recibo del bien o servicio.
firma de quien autoriza el préstamo del bien o espacio
ordenador del gasto
OBSERVACIONES ( PARA LA ENTREGA DEL BIEN O ESPACIO A LA INSTITUCION EDUCATIVA)

a. el bien o espacio fue recibido en las condiciones iniciales entregadas al solicitante
b. El bien o espacio presenta deterioro, daño o condiciones de NO uso, debera hacerse efectiva el compromiso de
responsabilidad.
fecha de devolución:
firma de quien recibe la devolución del bien o espacio
ordenador del gasto

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPÍTULO 5. PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES AL MISMO
El presupuesto institucional de cada vigencia, se tramitará en cumplimiento de los principios

presupuestales y mediante la metodología de proyectos educativos que garantiza un
presupuesto objetivo, social y la integración paralela de valores para el flujo de caja y
acciones para el POAI; lo cual permite la inclusión de las necesidades básicas frente al
desarrollo de las áreas en el colectivo educativo.
5.1 Etapas para la elaboración del presupuesto

1. Programación
1.1 Del presupuesto de ingresos. Se clasificara de conformidad con el artículo 8º

del decreto 4791 de 2008, así: ingresos operacionales, transferencias y
recursos de capital, en consideración especifica del cálculo sobre los valores
que percibirá el ente por concepto de los servicios educativos: complementarios
o derechos académicos (requiere estudio socioeconómico), extensión,
espacios, explotación de bienes, entre otros.
1.2 Del presupuesto de gastos: inversión y funcionamiento. El presupuesto de
gastos se conformara por proyectos educativos, serán contempladas las
necesidades institucionales expresadas en los proyectos, siempre con sujeción
a la disponibilidad presupuestal. En esta instancia se aplica un procedimiento
de suma por reglones empleados en cada proyecto.
1.3. Consolidación e integración de cifras del presupuesto
1.4 Cálculo sobre la asignación del gasto identificada por renglones y proyectos
2. Presentación del presupuesto:
Este debe presentarse ante el órgano que lo aprobará, para nuestro caso, el
consejo directivo. Debe entregarse clasificado en: ingresos, gastos y disposiciones
generales.
3. Estudio, discusión y aprobación del presupuesto
En los FSE, corresponde al consejo directivo esta etapa.

4. Liquidación del presupuesto
Corresponde al ejecutivo institucional, rector, proferir acto administrativo:

resolución de liquidación del presupuesto, aprobado o sancionado en la etapa de
estudio y discusión por parte del consejo directivo. El acto de liquidación es la carta
de presentación del presupuesto que regirá la próxima vigencia fiscal, la fecha
límite para este, es el 10 de diciembre de cada año.
5.2 Principios presupuestales
PRINCIPIO DEFINICIÓN
1. ANUALIDAD Presupuesto formulado para una vigencia, comprendida entre el 1 de enero y
30 de diciembre, posterior a esta fecha no podrán asumirse compromisos con
cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra.
2.PLANIFICACIÓN El presupuesto debe ser orientado por los objetivos propuestos por la autoridad
competente en desarrollo de su cometido estatal. De ahí que considere planes,
proyectos y programas del ente educativo
3.UNIVERSALIDAD Contempla la inclusión de la totalidad de conceptos de ingresos y gastos del
ente oficial
4.UNIDAD DE CAJA Se refiere al pago oportuno de apropiaciones autorizadas en el presupuesto,
considerando como única fuente el recaudo de rentas propias del ente.
5.PROGRAMACIÓN INTEGRAL Manifiesta que todo programa presupuestal debe contemplar simultáneamente
los gastos de inversión y funcionamiento que las exigencias técnicas y
administrativas demanden como necesarias para su ejecución y operación.
6.ESPECIALIDAD Consagra la elaboración detallada y específica de del presupuesto, omitiendo
su expresión en forma global. Hace énfasis en la ejecución estricta conforme
al fin para el que fueron programadas.
7.INEMBARGABILIDAD En virtud de este principio se reconoce un fuero proteccional del presupuesto
público. Cualquier demanda en contra de este instrumento público se orientara
por lo contemplado en el código contencioso administrativo.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
8.COHERENCIA MACROECONÓMICA Hace alusión a la compatibilidad del presupuesto con las metas y planes fijadas
por la administración central
9.HOMEOSTASIS PRESUPUESTAL Conforme a este principio el crecimiento del presupuesto institucional debe
guardar concordancia con el crecimiento económico, de tal manera que no se
genere desfases teóricos al ser confrontados con la realidad
10. OTROS PRINCIPIOS
A. LEGALIDAD Reconoce al poder legislativo, la facultad de crear nuevos ingresos
B. EQUILIBRIO Se refiere a la estricta igualdad numérica que determina el equilibrio entre el
presupuesto de ingresos y el de apropiaciones
C.PUBLICIDAD Según este principio el contenido financiero y estadístico del presupuesto
público debe ser publicado, comentado, divulgado ante la comunidad, de tal
modo que sea comprensible
D.SUFICIENCIA Corresponde a la programación y ejecución presupuestal, considera que los
ingresos públicos deben ser los requeridos para satisfacer la necesidad pública
5.3 Cronograma de la planeación financiera por proyectos para conformación del

presupuesto institucional
La institución educativa anualmente organizara la planeación financiera de la vigencia
siguiente de conformidad con el siguiente cronograma
A
M AB M JU JU G S O N D
A RI AY NI LI O E C O I
1. Programación R L O O O S P T V C
1.1 Del presupuesto de ingresos:
Cálculo sobre los recursos que percibirá el ente

educativo.
1.2 Del presupuesto de gastos: inversión,

funcionamiento. En esta instancia se inicia el
trámite formulación de proyectos educativos
1.2.2 Clasificación, selección y aprobación de

proyectos que contaran con asignación
presupuestal
1.2.3 Consolidación e integración de cifras del

presupuesto
2. Presentación del presupuesto: Este debe

presentarse ante el órgano que lo aprobará:
consejo directivo. Debe entregarse clasificado
en: ingresos, gastos y disposiciones generales.
3. Estudio, discusión y aprobación del

presupuesto
4. Liquidación del presupuesto
Ejecución de proyectos: según cronograma

definido por cada uno. Siempre inicia en la
vigencia siguiente.
5.4 Ejecución del presupuesto

– DANE 108758000490 Versión 1.0
El término de ejecución es la vigencia fiscal, sin embargo las reservas presupuéstales por
compromisos reales a del 31 de diciembre de la vigencia que termina y reportados al tesoro
institucional antes del cierre del balance general del tesoro (30 de enero del año
inmediatamente siguiente) pueden prolongar la ejecución del presupuesto correspondiente
a la vigencia que termina hasta por el período anual siguiente.
Durante el ejercicio de las acciones propuestas en los proyectos, conviene hacer ajustes
en el sistema contable y presupuestal, de modo que se pueden generar centros de costos
y dar informe detallado de lo planeado vs lo ejecutado en cada proyecto. Este filtro de
apropiación y gasto permitirá el estudio, análisis y conclusiones de cada proyecto, asimismo
identificar que se programo y finalmente que se cumplió, a la vez consolidar el informe de
gestión requerido por el numeral 4 del artículo 19 del decreto 4791 de 2008.
Los centros de costos, serán la estrategia de monitoreo en el valor proyectado, su lectura

posibilita detectar desfases de cantidades y precios y oportunamente sugerir las respectivas
modificaciones presupuéstales.
La ejecución debe darse en el marco de observancia de normas de estricto cumplimiento,

es fundamental que los coordinadores de los proyectos conozcan esta rutina para que no
se de la suspensión de actividades programadas porque no contaban con los requisitos
previos como disponibilidad, compromiso, entre otros, el proceso de ejecución presupuestal
no es tan simple como el ejercicio de la acción.
5.5 Requisitos de la ejecución presupuestal
Como podrá observarse en el ciclo de ejecución presupuestal, el último momento es el del

pago, pero antes de este suceden trámites que no pueden ser obviados,
consecuentemente, las tareas y actividades programadas deben llevarse a cabo con el
cumplimiento de estos requisitos. A continuación se explica cada uno de ellos:
Secuencia
1. Disponibilidad presupuestal
2. Selección objetiva para orden de servicio, compra o contrato
3. Compromiso
4. Causación contable
5. Recibido a satisfacción
6. Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Artículo 19 de decreto reglamentario 568 de 1996: Documento expedido por el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces ( tesorero para IE) con el cual se garantiza la existencia
de apropiación presupuestal libre de afectación para la asunción de compromisos, afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el
registro presupuestal. . Los órganos deberán llevar un registro de estos que permita
determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades.
Selección objetiva
Es el procedimiento que garantiza que la adquisición de un bien o servicio se cumple
conforme a los principios de la ley 80 de 1993 (de contratación) garantizando eficiencia,
economía y favorabilidad para el ente público y beneficio para el contratista, con lo cual se
logra el equilibrio contractual. Todo acto de adquisición de un bien servicio en un ente
público representa una modalidad de contratación ajustada a lo dispuesto en la ley 1150 de
2007 y su decreto reglamentario 2474 de 2008. Seguidamente cada uno de estos actos se
materializa en un instrumento: minuta de contrato, orden de compra o servicio (son
excluyentes, solo se diligencia uno en el proceso), documentos de carácter contractual en
el que el ordenador del gasto manifiesta su intención de adquirir el bien o servicio a un

– DANE 108758000490 Versión 1.0
determinado proveedor. Cada formato de estos tiene sus cláusulas particulares y es este
aspecto el que distingue una u otra forma.
Compromiso
Se perfecciona a través del registro presupuestal, afecta de manera definitiva la
apropiación, con lo cual se garantiza que esos recursos no se desvíen a otras actividades.
En este documento se expresa claramente la cuantía, el plazo o período de ejecución de
la actividad y el beneficiario del futuro pago.
Causación
Norma general de contabilidad pública, por la cual el registro de ingresos y gastos debe
hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios, y no en el momento en que
sucede la corriente monetaria o financiera. Según este principio el registro contable tomara
esta forma:
Gasto xxx
C xp xxx
Y el ingreso así
Cxc xxx
Ingreso xxx
Orden de pago
Documento que formaliza la intención del ordenador del gasto para efectuar el pago al
proveedor, previa verificación de cumplimiento de requisitos:
 Presupuestales: CDP, Compromiso
 Contables: causación
 De tesorería: disponibilidad de fondos y comprobación del recibido a satisfacción
 De contratación: adecuado trámite de selección objetiva.
En este documento deben practicarse las retenciones de ley.
5.6 Informe de gestión
El informe de gestión no es nuevo en el marco de administración de recursos públicos, la

ley 951 de 2005 solicita a funcionarios que dejan un cargo la presentación de este informe.
Lo novedoso es la reglamentación establecida para los fondos de servicios educativos, en
el numeral 4º del artículo 19 del decreto 4791 de 2008, se precisa de una periodicidad anual.
Luego de un esfuerzo significativo como el que implica la ejecución de un proyecto, cabe la
pregunta: y para que se hizo todo esto?, si un adecuada técnica de medición es probable
que este interrogante se quede sin respuesta. El informe de gestión y monitoreo constante
son indispensables para representar el significativo alcance de un proyecto.
Según la ley 42 de 1993, los entes públicos deben cumplir los principios de economía,
eficacia, equidad y valoración de costos, una razón más para orientar todos los procesos a
una lectura acertada bajo un informe de gestión.
Necesidad de medición
Las actividades objeto de un proyecto educativo, llevan su propio ritmo, no obstante

requieren de instrumento de medición que determine el avance y alcance de las mismas.
Según Jorge Alirio Charry R, son beneficios de la medición:
 la determinación de estrategias de la alta dirección

– DANE 108758000490 Versión 1.0
 informe de resultados en los procesos

 la determinación de un control de gestión que permite valorar tanto la acción como los
resultados.
Preguntas que se formulan cuando se desea medir una actividad

Qué medir
Momentos de la medición
Referentes de comparación.
Con el control de gestión se busca calcular principalmente la eficiencia y eficacia de las

metas trazadas y proyectadas para un determinado tiempo.
Según teorías de mejoramiento continúo elementos como política, planificación,
implementación, verificación y revisión son parte integral de proceso de sistema de gestión
de calidad, la ausencia de ellos arroja un falencia que bien puede ser medida y / o
normalizada por un control de gestión.
Instrumentos de medida: indicadores

Un indicador es un dato que se obtiene de un sistema de medición cualitativo o cuantitativo
y conduce a una interpretación que facilita una lectura comprensible del entorno en cual se
aplica la medida y finalmente fundamenta la toma de decisiones.
Aunque son muchos los indicadores que pueden practicarse, resultan necesarios para el
seguimiento y conclusiones de proyectos educativos: rendimiento en las actividades,
desempeño, satisfacción de la comunidad, eficiencia y eficacia.
Para determinar la formula de un indicador cuantitativo, aplicado a una actividad, basta con
definir una relación entre dos variables implícitas en los objetivos, por ejemplo: alumnos que
participaron en el proceso democrático de elección gobierno escolar / las previsiones para
la misma actividad.
Si el indicador que se desea aplicar es cuantitativo se pueden emplear instrumentos como

las encuestas de medición de satisfacción o estrategias similares.
5.7 Modificaciones al presupuesto

El estatuto orgánico del presupuesto, en sus artículos 79 a 87, determina los eventos
que permiten modificar el presupuesto inicial durante la ejecución. El presupuesto se
modifica por acto administrativo: resolución o acuerdo, bajo tres modalidades:
1. TRASLADOS PRESUPUESTALES: Cambio de destinación de los recursos en una
misma institución, para cubrir faltantes en una determinada actividad, los recursos se
originan en un rubro que presenta excedentes. LIMITACIONES A LOS TRASLADOS
PRESUPUESTALES:
No podrá reducirse la participación porcentual del gasto de inversión dentro del total de las
apropiaciones.
No se podrá ejercer traslados de inversión hacia funcionamiento.
2. REDUCCION DE PARTIDAS O CONTRACREDITOS: Se podrá reducir las

apropiaciones presupuestales o diferir la ejecución de la totalidad o parcialidad de las
obligaciones. Esta modificación al presupuesto se da cuando se presenten situaciones
que afectan las condiciones de estabilidad financiera de los establecimientos
educativos, por circunstancias de dificultad en el recaudo de los recursos
presupuestados inicialmente.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
3. ADICIONES AL PRESUPUESTO O CREDITOS SUPLEMENTARIOS: Aumenta las

apropiaciones para cubrir necesidades, requerimientos, ampliar servicios, o crear
programas y proyectos de inversión. Se tipifica la adición presupuestal en los
siguientes casos:
 Nuevos recursos que generen ingresos.

 Mayor recaudo partidas presupuestadas
 Recibir alguna donación, aporte para proyectos, transferencias.
Transferencias de recursos para proyectos o por aportes. En este caso los recursos
percibidos son de destinación específica y deberán adicionarse a los rubros que cite el
proyecto o decreto que reglamenta el aporte o transferencia. Se recomienda manejarlos
en cuenta bancaria independiente, a fin de facilitar la rendición específica y particular de
dichos recursos, ya que casi siempre el órgano que los gira, exige ejecución e informes de
estos a fin de ejercer la debida auditoría sobre ellos.
Competencia para las modificaciones presupuestales en la institución educativa

Con fundamento en el artículo 12º del decreto 4791 de 2008 y previa aprobación de la
entidad territorial, o cumplimiento del procedimiento que esta defina, se faculta al ordenador
del gasto para que autónomamente mediante resolución, realice las modificaciones de
adición al presupuesto en los siguientes casos:
a. Mayor recaudo
b. Recursos provenientes de la gestión de proyectos
c. Convenios
d. Transferencias.
En el mismo sentido, el consejo directivo, faculta al ordenador del gasto para que realice
mediante resolución las modificaciones al presupuesto referidas a traslados o reducciones,
hasta la cuantía de 20 SMLMV, superior a esta cuantía se hará por acuerdo del consejo
directivo.
En todo caso los actos administrativos de modificación al presupuesto deben ser notificados
oportunamente al consejo directivo, de lo cual se dejara constancia en la respectiva acta de
la sesión donde se notifique el hecho.
5.8 Modelos e instrumentos referidos a presupuesto
El consejo directivo aprueba como complemento del procedimiento de presupuesto los

siguientes modelos, minutas, formas. Se faculta al ordenador del gasto para que realice
los ajustes requeridos de filas, columnas, detalle de datos específicos y demás propios para
la presentación de información a los organismos que lo soliciten.
a. Acuerdo presupuesto: Es el acto administrativo por el cual se aprueba el
presupuesto del fondo de servicios educativos para la vigencia.
b. Anexos al presupuesto
POAI: ( Art 8º dec.111/96) Señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores,
para el caso, programas. Indica en cada uno el objetivo, responsables, actividades, tareas
y las cuentas presupuestales que se ven afectadas con cada una de ellas. Permite una
prospectiva del tiempo de ejecución
Flujo de caja: Instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada

del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden
ordenar, clasificado de acuerdo al presupuesto. La tradición señala que la técnica usual es
la de doceavas, sin embargo el cronograma de actividades y tareas de los proyectos
educativos, debidamente costeadas, permitirá que este instrumento sea objetivo y no
técnico, como hasta ahora ha sido. En el proceso de consolidación será posible sumar en

– DANE 108758000490 Versión 1.0
una matriz por renglones y meses las apropiaciones destinadas a cada proyecto, con lo
cual el PAC, estará conformado desde la planeación.
Plan de compras: Es un informe detallado de cantidades de bienes o servicios descritos

ampliamente, indicando además rubro presupuestal en el que se inscriben y los valores
unitarios. Es un importante instrumento desde el punto de vista de la ley 80 de contratación
estatal ya que según esta última no podrá adquirirse bien o servicio que no haya sido
programado o previsto en este plan de compras.
c. Disposiciones generales del presupuesto: Adjunto al proyecto de presupuesto de
ingresos y gastos, irá un articulado que constituye las reglas sobre las que se hará
la ejecución presupuestal durante toda una vigencia, este cuerpo textual establece
las facultades y prohibiciones para el ordenador del gasto y tesorero, además de
indicar otros procedimientos relacionados con reservas, apropiaciones, traslados y
adiciones
d. Resolución de liquidación del presupuesto: Corresponde al ejecutivo institucional
(rector) proferir acto administrativo (resolución de liquidación del presupuesto)
aprobado o sancionado en la etapa de estudio y discusión por parte del consejo
directivo. El acto de liquidación es la carta de presentación del presupuesto que
regirá la próxima vigencia fiscal, la fecha límite para este, es el 10 de diciembre de
cada año.
e. Resolución de modificación al presupuesto. Es el acto administrativo mediante el
que se actualiza el presupuesto por situaciones como la adición, el traslado o la
disminución.
f. Solicitud de adición presupuestal dirigida al ente territorial. Documento requerido
para la aprobación de una adición en una institución educativa de conformidad con
el artículo 12º del decreto 4791 de 2008.
g. Formato de ejecución presupuestal. La ejecución presupuestal es un informe
comparativo del presupuesto inicial vs el ejecutado, refleja los porcentajes
disponibles en cada rubro, muestra además el movimiento de cada rubro
actualizado con las adiciones, traslados o disminuciones.
h. Informe de gestión: Este tipo de informes, es requerido a partir de la ley 951 de 2005,
en la institución educativa su elaboración no será requisito solo para dejar un cargo
público, de acuerdo al numeral 4º del artículo 19 del decreto 4791 de 2008, su
periodicidad será anual. Este informe presenta un resumen de las acciones
programadas vs las cumplidas en la vigencia anterior. El consejo directivo, aprueba
que para este informe se suscriba un acta con el detalle requerido en el modelo que
este procedimiento se presentara.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo para el acuerdo de presupuesto

MODELO DE ACUERDO DE APROBACION DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS
ACUERDO No XXXX
(FECHAXXXXXXX20____)
“Por medio del cual se aprueba el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI – Plan Anual de Adquisiciones
PAA - Presupuesto de Ingresos y Gastos desagregado por códigos presupuestales, fuentes e items, el Plan
Anual Mensualizado de Caja PAC del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa (inserte
aquí el nombre de la Institución Educativa), para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero al 31 de
diciembre de 20____”.
El Consejo Directivo, en el uso de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas la ley
715 de 2001, el Decreto 4791 de 2.008, Decreto 4807 de 2011, y,
CONSIDERANDO
Que el Decreto Nacional 4791 del 19 de diciembre de 2008 reglamentó parcialmente los Artículos 11, 12, 13 y
14 de Ley 715 de 2001, definió la administración de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones
Educativas y estableció las funciones del Consejo Directivo y los Rectores de los Establecimientos Educativos
en relación con el Fondo.
Que en reunión del Consejo Directivo, el Licenciado (a) (Inserte aquí el nombre del rector) en su calidad
de rector de la Institución Educativa, presentó para su aprobación el proyecto de Presupuesto de Ingresos y
Gastos, para la vigencia de 20____, de acuerdo a lo establecido por el Decreto 4791 de diciembre de 2008.
Que el Decreto 4791 de diciembre de 2008, define que el Presupuesto Anual del Fondo de Servicios Educativos
de la Institución Educativa es el instrumento financiero mediante el cual se programa el Presupuesto
de Ingresos, desagregado a nivel de grupos y fuentes de Ingresos y el Presupuesto de Gastos, desagregado
en: funcionamiento a nivel de rubros, e inversión a nivel de proyectos, para la vigencia fiscal 20____, como
corresponde a las Instituciones Educativas Oficiales.
Que el Consejo Directivo de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), en
cumplimiento de sus funciones de analizar, complementar e introducir ajustes pertinentes y aprobar
mediante Acuerdo las herramientas de Planeación, estudió y aprobó el Plan Operativo Anual de Inversiones
POAI – Plan Anual de Adquisiciones PAA - Presupuesto de Ingresos y Gastos desagregado por códigos
presupuestales, fuentes e items, el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, para la vigencia fiscal del año
20____, presentado por el Rector – Ordenador del Gasto.
Que con base a las anteriores consideraciones,
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: Apruébese el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI y el Plan Anual de
Adquisiciones PAA, para la vigencia fiscal del año 20____, como componentes del sistema presupuestal que
indica la inversión y los proyectos a ejecutar en concordancia con el Proyecto Educativo Institucional PEI,
presentado por el Rector – Ordenador del Gasto.
ARTICULO SEGUNDO: Apruébese el presupuesto anual de ingresos por códigos presupuestales, fuentes
e items, del Fondo de Servicios Educativos de la I nstitución Educativa (colocar aquí el nombre de la

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Institución Educativa), para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 20XX,
cuyo valor se fija en la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números) m/cte
CONCEPTOS INGRESOS
COD -CTAS
DE PLANEAC
Y PPTO
Plkp} (CERO) PROYECTADOS
1. Presupuesto de Ingresos
1,1 Recursos del balance
1 ACTIVO 0
11 EFECTIVO 0
1105 CAJA 0
11050100 O20790 Caja principal
1110 BANCOS Y CORPORACIONES 0
11100500 O20790 Cuenta corriente bancaria
11100600 O20790 Cuenta de ahorro 0
14 DEUDORES 0
1407 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 0
14070100 Servicios educativos
1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 0
14130300 Transferencias corrientes al gobierno general
1 1,2 Ingresos operacionales 0

43 VENTA DE SERVICIOS 0
14305 SERVICIOS EDUCATIVOS 0
1430550 O20352 Otros Servicios Educativos Conexos a la educación 0
143055014 O20352 Certificados 0
143055041 O20352 concesion cafeteria
144 1,3 Transferencias 0

14403 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 0
1440308 DEPARTAMENTAL - ADMINISTRACION CENTRAL
1440323 O20426 De los Municipios
148 1,4 Otros ingresos (Recursos del balance) 0
14805 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 0
148059000 O20718 Otros Ingresos Financieros
14810 1,5 EXTRAORDINARIOS (no operacionales) 0

1481006 O20352 Arrendamiento de Bienes 0
148100600 O20352 Concesión - Arrendamientos 0
ARTÍCULO TERCERO: Apruébese el presupuesto de Gastos desagregados por códigos presupuestales,

fuentes e ítems, del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la
Institución Educativa), del municipio de (inserte el nombre del municipio), para la vigencia fiscal comprendida
entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 20XX, cuyo valor se fija en la suma de (Inserte aquí el valor en letras
y números) m/cte, el cual estará constituido por los siguientes rubros:
COD -
CONCEPTO
CTAS DE
CODIGO PLANEAC
PRESUPUESTAL Y PPTO
GRATUIDAD RECURSOS TOTAL
PRESUPUESTO DE GASTOS- PROPIOS PRESUPUESTO
2 FUNCIONAMIENTO PROYECTADO
216 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
21635 Bienes muebles en bodega
216350100 O32104 Maquinaria y Equipo

– DANE 108758000490 Versión 1.0
216350300 O32104 Muebles, Enseres y Equipo de Of.

216350400 O32104 Equipo de Comunicación Y Computación
216359000 O32104 Otros Bienes Muebles en Bodega
MAQUINARIA Y EQUIPO DE
21655 ENSEÑANZA
216559003 O32104 Equipo de música
216559007 O32104 Equipo de enseñanza
21660 EQUIPO CIENTIFICO
216609002 O32104 Equipo de laboratorio
21960 BIBLIOTECAS
219600701 O32104 Libros y publicaciones
21970 INTANGIBLES
21970080000 O32104 Software
25 GASTOS DE ADMINISTRACION
251 ADMINISTRACION
25111 Generales
25120 Impuestos contribuciones y tasas
2512024 O32124 Gravamen a los movimientos fros
255 GASTO PUBLICO SOCIAL
25501 EDUCACION
2550105 Generales
255010506 O32191 Estudios y proyectos
255010509 O32191 Gastos de desarrollo
255010511 O32008 Comisiones Honorarios y Servicios
255010514 O32106 Materiales y Suministros
255010515 O32107 Mantenimiento
255010516 O32107 Reparaciones
255010517 O32110 Servicios Públicos
255010519 O32108 Viáticos y Gastos de Viaje
Impresos y Publicaciones, suscripciones
255010521 O32109 y afiliaciones
255010522 O32106 Fotocopias
255010523 O32108 Comunicaciones y Transporte
255010525 O32111 Seguros Generales
255010528 O32123 Capacitación Docente
255010536 O32106 Implementos Deportivos
255010550 O32008 Procesamiento de Información
255010554 O32191 Organización de eventos
255010555 O32106 Elementos de Aseo Y Lavandería
255010590 O32119 Otros Gastos generales
25501059001 0. Generales
25501059003 O32124 Comision bancaria
25501059004 O32124 Gastos bancarios
25501059005 O32190 Caja menor
LOS PROYECTOS SUMAN
ARTÍCULO CUARTO: Apruébese el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, como instrumento de planeación
que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirá de base para efectuar los pagos
correspondientes a los compromisos adquiridos y cuya sumatoria de las apropiaciones debe ser igual a lo
planeado en el Presupuesto de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución
Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), del municipio de (inserte el nombre del
municipio), para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 20XX,

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo plan operativo de inversiones POAI
INSTITUCION EDUCATIVA:
MUNICI
PIO:
NIT:
VIGEN
CIA:
CONSOLIDACION DE LA PROGRAMACION PARA PLAN OPERATIVO ANUAL DE

INVERSIONES POAI , PLAN DE ACCION Y PLAN DE COMPRAS
FUENTE DE RECURSOS: PROPIOS Y GESTION

Tiempo de ejecución de los proyectos: según cronograma y proyección de cada uno. Ver
los respectivos anexos
INCIDENCIA DE PROYECTOS EN EL PEI: El crecimiento institucional es una meta de trabajo

conjunto. Por eso, la planeación institucional desde los requerimientos de las área y proyectos
especificos de las mismas, fortalece el proyecto educativo Institucional. En la medida en que las
diversas instancias se compromenten en la planeación institucional se cualifica todo el sistema
educativo.
TAREAS/
ANEX RECURSO PLAN
PROY OBJETIV ACTIVIDA S/ RESPO CUEN VALO COMP
EC. PROYECTO O DES CANTIDAD NSAB. TA R RAS
1 Gestión anual
escolar
2 Educación
Ambiental
3 Formación
ciudadana y
democracia
4 Idiomas
5 Tiempo libre
actividades
ludicas y
deportivas
6 Competencia
logico
matemática

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Prevención
7 de
emergencias
y
desastres
8 valores
9 media tecnica
10 sexualidad
Modelo flujo de caja
INSTITUCION EDUCATIVA
FLUJO DE CAJA
VIGENCIA
COD. PPTAL
1. Presupuesto de Ingresos
Ene F Mar Abr Ma Jun Juli Ag Se O No Di
1,1 Recursos del balance ro eb zo il yo io o os pt ct v c
1 ACTIVO 0
11 EFECTIVO 0
1105 CAJA 0
110501 O20
00 790 Caja principal
BANCOS Y
1110 CORPORACIONES 0
111005 O20 Cuenta corriente
00 790 bancaria
111006 O20
00 790 Cuenta de ahorro 0
14 DEUDORES 0
PRESTACIÓN DE
1407 SERVICIOS 0
140701
00 Servicios educativos
TRANSFERENCIAS
1413 POR COBRAR 0
Transferencias
141303 corrientes al gobierno
00 general
1,2 Ingresos
1 operacionales 0
43 VENTA DE SERVICIOS 0
SERVICIOS
14305 EDUCATIVOS 0
Otros Servicios
143055 O20 Educativos Conexos a
0 352 la educación 0
143055 O20
014 352 Certificados 0
143055 O20 Alimentacion escolar:
041 352 concesion cafeteria
144 1,3 Transferencias 0

– DANE 108758000490 Versión 1.0
TRANSFERENCIAS
14403 CORRIENTES 0
DEPARTAMENTAL -
144030 ADMINISTRACION
8 CENTRAL
144032 O20
3 426 De los Municipios
1,4 Otros ingresos
(Recursos del
148 balance) 0
RENDIMIENTOS
14805 FINANCIEROS 0
148059 O20 Otros Ingresos
000 718 Financieros
1,5
EXTRAORDINARIOS
14810 (no operacionales) 0
148100 O20 Arrendamiento de
6 352 Bienes 0
148100 O20 Concesión -
600 352 Arrendamientos 0
EGRESO
S F JU O N
PROYEC ENE E MA AB MA NI JU AG SE C O DI
CONCEPTO TADOS RO B RZO RIL YO O LIO OS PT T V C
PRESUPUESTO DE
GASTOS-
2 FUNCIONAMIENTO 0
PROPIEDAD PLANTA
216 Y EQUIPO 0
Bienes muebles en
21635 bodega 0
216350 O32
100 104 Maquinaria y Equipo 0
216350 O32 Muebles, Enseres y
300 104 Equipo de Of. 0
Equipo de
216350 O32 Comunicación Y
400 104 Computación 0
216359 O32 Otros Bienes Muebles
000 104 en Bodega 0
MAQUINARIA Y
EQUIPO DE
21655 ENSEÑANZA 0
216559 O32
003 104 Equipo de música 0
216559 O32
007 104 Equipo de enseñanza 0
21660 EQUIPO CIENTIFICO 0
216609 O32
002 104 Equipo de laboratorio 0
21960 BIBLIOTECAS 0
219600 O32
701 104 Libros y publicaciones 0
21970 INTANGIBLES 0
219700 O32
80000 104 Software 0
GASTOS DE
25 ADMINISTRACION 0

– DANE 108758000490 Versión 1.0
251 ADMINISTRACION 0
25111 Generales
Impuestos
25120 contribuciones y tasas 0
251202 O32 Gravamen a los
4 124 movimientos fros 0
GASTO PUBLICO
255 SOCIAL 0
25501 EDUCACION 0
255010
5 Generales 0
255010 O32
506 191 Estudios y proyectos 0
255010 O32
509 191 Gastos de desarrollo 0
255010 O32 Comisiones Honorarios
511 008 y Servicios 0
255010 O32 Materiales y
514 106 Suministros 0
255010 O32
515 107 Mantenimiento 0
255010 O32
516 107 Reparaciones 0
255010 O32
517 110 Servicios Públicos 0
255010 O32 Viáticos y Gastos de
519 108 Viaje 0
Impresos y
Publicaciones,
255010 O32 suscripciones y
521 109 afiliaciones 0
255010 O32
522 106 Fotocopias 0
255010 O32 Comunicaciones y
523 108 Transporte 0
255010 O32
525 111 Seguros Generales 0
255010 O32
528 123 Capacitación Docente 0
255010 O32
536 106 Implementos Deportivos 0
255010 O32 Procesamiento de
550 008 Información 0
255010 O32 Organización de
554 191 eventos 0
255010 O32 Elementos de Aseo Y
555 106 Lavandería 0
255010 O32
590 119 Otros Gastos generales 0
255010
59001 0. Generales 0
255010 O32
59003 124 Comision bancaria 0
255010 O32
59004 124 Gastos bancarios 0
255010 O32
59005 190 Caja menor 0

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo plan Anual de Adquisiciones

El modelo del Plan Anual de Adquisiciones será el adoptado por Colombia Compra
Eficiente.
Modelo disposiciones generales del presupuesto

TERCERA PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA
ARTÍCULO QUINTO. Las disposiciones Generales del presente Acuerdo, son complementarias de la Ley 115,
ley 715 de diciembre de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2009 y deben aplicarse en armonía con
éstas.
CAMPO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO SEXTO. Las disposiciones Generales rigen para toda la institución Educativa:
El presupuesto general del ente educativo descrito, ubicado en el Municipio de _________________, guardara
concordancia con los contenidos del plan de desarrollo institucional, del plan financiero y del plan operativo
anual de inversiones, y regirá para la vigencia fiscal de 200___
ARTÍCULO SÉPTIMO. El Presupuesto de Ingresos contiene la estimación de los Ingresos operacionales,
transferencias y Recursos de Capital del fondo de servicios educativos de la institución. La tesorería en
coordinación con el consejo directivo de la institución fijará los criterios técnicos para el manejo de los
excedentes de liquidez del Tesoro institucional, acorde con los objetivos financieros del ente educativo.
ARTÍCULO OCTAVO. Los rendimientos financieros que generan las inversiones con recursos del fondo de
servicios educativos se utilizarán en la consecución de activos que propendan a la calidad de la educación.
DE LOS GASTOS
ARTÍCULO NOVENO. Incluye las apropiaciones para la institución educativa y sus dependencias. Todos los
actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuéstales deberán contar con certificados de
disponibilidad previos que garanticen la existencia de recursos para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él
financiados no sean desviados a ningún otro fin.
En consecuencia, el ordenador del gasto no podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o
en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Consejo directivo para comprometer vigencias
futuras.
Cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de estos requisitos creará responsabilidad personal y
pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.
Las obligaciones con cargo del Tesoro Institucional que se adquieran con violación a este precepto, no tendrán
valor alguno.
ARTÍCULO DÉCIMO. Las afectaciones al presupuesto general se harán teniendo en cuenta la prestación
principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro se cubrirán los demás
costos inherentes o accesorios.
El cargo a cada rubro se hará con sujeción al concepto y definición que otorguen las normas del sector público.
Algunos de los rubros reconocidos para la ejecución presupuestal son:
INVERSION
Maquinaria y Equipo
Muebles, Enseres y Equipo de Of.
Equipo de Comunicación Y Computación
Otros Bienes Muebles en Bodega
MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENSEÑANZA
Equipo de música
Equipo de enseñanza
EQUIPO CIENTIFICO
Equipo de laboratorio
BIBLIOTECAS
Libros y publicaciones
INTANGIBLES

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Software
FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRACION
Generales
Impuestos contribuciones y tasas
Gravamen a los movimientos fros
GASTO PUBLICO SOCIAL
EDUCACION
Generales
Estudios y proyectos
Gastos de desarrollo
Comisiones Honorarios y Servicios
Materiales y Suministros
Mantenimiento
Reparaciones
Servicios Públicos
Viáticos y Gastos de Viaje
Impresos y Publicaciones
Fotocopias
Comunicaciones y Transporte
Seguros Generales
Capacitación Docente
Implementos Deportivos
Eventos Culturales
Procesamiento de Información
Organización de eventos
Elementos de Aseo Y Lavandería
Otros Gastos generales
Comisión bancaria
Gastos bancarios
Caja menor
PARAGRAFO: el ente educativo, podrá emplear rubros adicionales, siempre que figuren como cuenta en el
plan general de contabilidad pública y se tenga los actos administrativos de modificación presupuestal, en donde
conste la disponibilidad del rubro.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Prohíbase tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que
afecten el Presupuesto de Gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos
cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo
establecido en esta norma.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. El consejo directivo será el competente para expedir el acuerdo que regirá
la constitución y funcionamiento de la caja menor de la institución.
DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PAC-

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. La ejecución de los gastos del Presupuesto General del establecimiento
educativo se hará a través del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Este es el instrumento mediante
el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Tesorería Institucional y el monto
máximo mensual de pagos que esta puede hacer, con el fin de cumplir los compromisos a cargo de la
Administración.
El Programa Anual Mensualizado de Caja estará clasificado en la misma forma del Presupuesto y será
elaborado por el ordenador del gasto, con la asesoría de La Tesorería institucional y teniendo en cuenta las
metas financieras establecidas por el Consejo directivo. Metodológicamente, se empleará la estrategia de
doceavas.
El PAC correspondiente a las apropiaciones de la vigencia fiscal, tendrá como límite máximo el valor del
presupuesto aprobado por el Consejo directivo.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Las modificaciones al Programa Anual de Caja serán potestad del ordenador del gasto y se efectuarán conforme
a la necesidad de ajuste.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. La Tesorería sólo podrá transferir recursos de la institución a través de las
cuentas registradas.
Los rendimientos generados, cualquiera que sean las fuentes que los produce, deberán ser apropiados en el
presupuesto con el fin de satisfacer las necesidades de gasto público.
DE LAS CUENTAS POR PAGAR

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. El monto que se determine como cuenta por pagar será causado
contablemente y constituido como compromiso por el ordenador del gasto y lo podrá ejecutar desde el momento
en que la Tesorería reciba la relación de los compromisos en que se basa la obligación. La presentación de la
relación de los compromisos Presupuéstales se hará por conducto del ordenador del gasto a la Tesorería antes
del 10 de diciembre de 200__.
Sólo podrán incluirse en los compromisos presupuéstales las obligaciones legalmente contraídas.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. Las compromisos presupuéstales constituidas por el órgano que conforma el
Presupuesto General del establecimiento correspondientes a 200___, que no hubiesen sido ejecutadas a 31 de
diciembre de 200__, expirarán sin excepción y se cancelarán por desaparecer el compromiso que las originó,
se elaborará un acta suscrita por el ordenador del gasto y se comunicará a la Tesorería para el ajuste respectivo
en el PAC.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. El Rector estará facultado durante la vigencia fiscal para efectuar todos los
traslados, adiciones o disminuciones al Presupuesto General de la institución mediante resolución, de
conformidad con el reglamento y procedimiento interno para este tema, según necesidades de ajuste en el
gasto, acción que con posterioridad comunicará al Consejo Directivo, cuando la ejecución presupuestal
requiera modificar el monto de las apropiaciones para complementar las partidas insuficientes, ampliar los
servicios existentes o establecer nuevos servicios.
DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. El Rector de oficio o a petición del jefe del órgano respectivo hará por
resolución las aclaraciones y correcciones de leyenda necesarias para enmendar los errores de transcripción y
aritméticos que figuren en el Presupuesto General del Establecimiento para la vigencia fiscal de 200___. Lo
anterior, no implica cambio en la Leyenda del rubro presupuestal ni en su objeto y cuantía.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. La institución Educativa que origina el Presupuesto General del Ente deberá
llevar el registro y el control de la ejecución presupuestal. La Contraloría municipal o quien haga sus veces,
ejercerá el control fiscal que le corresponda en los términos de la Ley 42 de 1993.
ARTÍCULO VIGÉSIMO. El Rector queda facultado para suscribir contratos a que haya lugar, conforme a las
normas y reglamento interno para la contratación, para el cabal cumplimiento de los Programas y Proyectos
contemplados en el Plan Anual de Inversiones.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO . Publicación de informes: El rector institucional publicara en cartelera
administrativa o su equivalente, copia de la ejecución presupuestal mensualmente, dentro de los quince días
siguientes al corte mensual. Con los informes publicados conformara una carpeta donde conste fecha de
publicación y fecha de archivo de la ejecución. Los demás informes contables, presupuestales, financieros y
soportes podrán ser consultados en el legajo de cuentas oficiales, por parte de los integrantes de la comunidad
educativa interesados en esta información, la consulta siempre deberá solicitarse con 10 hábiles de anticipación
y deberá hacerse en presencia del rector o quien este delegue.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO . Caja menor. La constitución del fondo fijo de caja menor estará sujeta a
un acuerdo del consejo directivo, quien en el mismo determinara su reglamento. La constitución de este fondo
se hará con cargo al rubro presupuestal: gastos generales, inscrito en las acciones de mejoramiento de la
gestión escolar.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. Contra el presente acuerdo rigen los recursos de reposición ante el Rector
(a) del establecimiento, y de apelación ante el Consejo Directo de la institución, dentro de los cinco (5) primeros
días hábiles, después de recibir la notificación.
El presente acuerdo rige a partir de la fecha y deroga todas las normas que le sean contrarias.
Dado en ___________________, a los días del mes de 200__, Según consta en acta del
consejo directivo, número _____

– DANE 108758000490 Versión 1.0
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (este es el espacio para firmas de todo el acuerdo presupuestal:

ingresos, gastos y disposiciones generales)

Representante alumnado
Rector (a)
Representante Padres de Familia Representante Padres de Familia
Representante Docentes
Representante Docentes
Representante Sector Productivo Representante Exalumnos

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo de la Resolución de liquidación del presupuesto

RESOLUCION NRO____________
FECHA____________
Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y gastos de la institución

educativa, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de
200__
El rector (a) de la institución educativa en ejercicio de sus facultades legales y
considerando que:
1. Mediante acuerdo____ acta del consejo directivo____ del
_día___mes_____año_____, se aprobó el presupuesto del ente educativo, para la
citada vigencia.
2. Siendo la Institución educativa un ente de educación pública, debe acogerse a las
normas del sector, específicamente las de presupuesto.
3. El decreto 4791 de 2008, reglamenta el funcionamiento del FSE, a través del
presupuesto institucional.
RESUELVE
ARTÍCULO 1º Liquidar el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa para
la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200__, en la suma
de _____________________, valores que conservan el principio de equilibrio por el cual se
garantiza la equivalencia de ingresos y gastos; según detalle descrito en el acuerdo de
presupuesto y que acompaña este acto administrativo.
ARTÍCULO 2º La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en__________________________ a los ______________del mes_________de
200__
RECTOR

– DANE 108758000490 Versión 1.0
MODELO DE ACUERDO DE ADICION PRESUPUESTAL
ACUERDO (Inserte aquí el número consecutivo)

Fecha (Inserte aquí año/mes y día)
“Por medio del cual se realiza una adición al presupuesto de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios
Educativo de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), para la vigencia
fiscal (inserte aquí el año correspondiente).
CONSIDERANDO
Que el Rector – Ordenador del Gasto de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución
Educativa), presentó a consideración del Consejo Directivo el proyecto de adición al presupuesto de ingresos
y gastos de la vigencia fiscal (Inserte aquí el año correspondiente).
Que el Consejo Directivo en reunión celebrada el (Inserte aquí año, mes y día) según consta en el Acta No.
(Inserte aquí el número) aprobó la adición al presupuesto de ingresos y gastos por rubros y fuentes por valor
total de (Inserte aquí el valor en letras y números) recursos provenientes de (Inserte aquí el origen de los
recursos) según (consignación, oficio, convenio, contrato, resolución con número y fecha por el cual se produce
el nuevo ingreso, haciendo referencia a la fuente y uso de los recursos).
Que el Consejo Directivo autoriza efectuar las modificaciones al Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC.
Que en virtud de lo anterior,

ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: Adiciónese en las partidas del presupuesto de Ingresos de la vigencia fiscal 20____,
de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), del municipio de (inserte el
nombre del municipio y del departamento), la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números) de la siguiente
forma:
CODIGO FUENTE CONCEPTO VALOR

PRESUPUESTAL
ARTICULO SEGUNDO: Distribúyase en las apropiaciones del presupuesto de gastos de la vigencia fiscal
20____, de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), del municipio de
(inserte el nombre del municipio y del departamento), la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números),
según el siguiente detalle;

PRESUPUESTAL
Para constancia se firma en (coloque aquí el municipio), a los (xx) del mes de (xxxxxxxx) del año 20____.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Firman los integrantes del Consejo Directivo (se requiere que se cumpla el quorum de la mitad más uno de los
integrantes).
(Inserte aquí el nombre) (Inserte aquí el nombre)

Representante de los Estudiantes Representante de los Exalumnos

Representante de los Docentes Representante de los Docentes

Representante de los Padres de Familia Representante de los Padres de Familia
(Inserte aquí el nombre) (Inserte aquí el nombre del Rector)

Representante del Sector Comercial Rector – Ordenador del Gasto

– DANE 108758000490 Versión 1.0
MODELO DE ACUERDO DE TRASLADO PRESUPUESTAL
ACUERDO No XXXX
(FECHA XXXXXXX
20____)
“Por medio del cual se realiza un traslado en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos de la
Institución Educativa (colocar aquí el nombre de la Inst. Educativa), para la vigencia fiscal de 20____”.
El Consejo Directivo, en el uso de las facultades legales, especial las conferidas la ley 715 de 2001 y el
Decreto 4791 de 2.008, Decreto 4807 De 2011, y,
CONSIDERANDO
Que el Consejo Directivo de la Institución Educativa ( colocar aquí el nombre de la Institución Educativa)
está facultado para efectuar traslados presupuestales, adiciones y modificaciones del flujo de caja, y PAC.
Que existen apropiaciones con saldo disponible y susceptible de ser contra- acreditadas y que existen
apropiaciones que acusan déficit presupuestal, y necesitan ser acreditadas, dentro del presupuesto de
ingresos y gastos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la
Institución Educativa), para la vigencia fiscal 20____, en la suma de (escribir el valor en letras y números),
de conformidad con la justificación que ha presentado el Rector – Ordenador del Gasto y que busca (colocar
aquí las necesidades que se van a atender con los créditos a realizar).
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO: Declarar disponibles para ser contracreditadas y trasladadas, las partidas del
presupuesto de Ingresos de la vigencia fiscal 20____, del Fondo de Servicios Educativos de la Institución
municipio y del departamento), la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números), de la siguiente forma:

PRESUPUESTAL
ARTICULO SEGUNDO: Con base en el contracrédito del Artículo anterior efectúese el siguiente
contracrédito en las partidas del presupuesto de Ingresos de la vigencia fiscal 20____, del Fondo de
Servicios Educativos de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), del
municipio de (inserte el nombre del municipio y del departamento), según la siguiente especificación:

PRESUPUESTAL
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Para constancia se firma en (inserte aquí el municipio), a los (xx) del mes de (xxxxxxxx) del año (xxxxx).

– DANE 108758000490 Versión 1.0
integrantes).





– DANE 108758000490 Versión 1.0
MODELO DE ACUERDO DE REDUCCION PRESUPUESTAL
ACUERDO No XXXX
(FECHA XXXXX 20____)
“Por medio del cual se realiza una reducción al presupuesto de Ingresos y Gastos del Fondo de Servicios
Educativo de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), para la vigencia
fiscal de 20____”.
CONSIDERANDO
Que el Rector – Ordenador del Gasto de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución
Educativa), presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de reducción al presupuesto de
ingresos y gastos de la vigencia fiscal 20____.
Que se hace necesario reducir el valor de $ (Inserte aquí el valor en letras y números) obedeciendo a un
menor valor percibido en el presupuesto de ingresos del Fondo de Servicios Educativos de la Institución
Educativa, por concepto de (Inserte aquí el origen de los recursos y mediante qué acto sea consignación,
oficio, convenio, resolución con número y fecha por el cual se reduce el ingreso, haciendo referencia a la
fuente y uso de los recursos).
Que se hace necesario efectuar las modificaciones al Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC o Flujo de Caja
una vez este órgano apruebe las modificaciones al Presupuesto General de Ingresos y gastos de la vigencia
fiscal año 20____.
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: Reducir en las partidas del presupuesto de Ingresos, de la vigencia fiscal 20____,
de la Institución Educativa (inserte aquí el nombre de la Institución Educativa), del municipio de (inserte el
nombre del municipio y del departamento), la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números) de la siguiente
forma:

PRESUPUESTAL
ARTICULO SEGUNDO: Reducir las apropiaciones de gastos de la vigencia fiscal 20____, de la Institución
municipio y del departamento), en la suma de (Inserte aquí el valor en letras y números), según el siguiente
detalle;

PRESUPUESTAL
Para constancia se firma en (coloque aquí el municipio), a los (xx) del mes de (xxxxxxxx) del año 20____.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
integrantes).





– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo del Formato de ejecución presupuestal

RUBRO DENOMIN. PPTO ADICIONES TRASLAD DISMINUC. PPTO EJECUTADO PPTO %EJE %DISP
INICIAL ACTUAL DISP.
ING Y
GTOS

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Modelo de Informe de gestión

Presentación del informe de gestión.
El rector o director institucional, suscribe la presente acta de conformidad con el numeral 4 del artículo 19 del
decreto 4791 de 2008, en ella se presenta el informe de gestión, su contenido será divulgado mediante
audiencia pública previamente convocada para el último día hábil de febrero. Contempla los asuntos de
competencia de su gestión, estado de los recursos financieros, excedente que se adiciona al presupuesto de
la vigencia siguiente, recursos de talento humano y administrativos obtenidos, gestión de proyectos, estudios y
obras realizados y en curso; todo lo anterior en relación con el periodo para el que se presenta el informe de
gestión.
Contenido del acta:
Datos generales
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE
CARGO
INSTITUCION EDUCATIVA
CIUDAD Y FECHA
PERIODO
a. Informe ejecutivo de la gestión. Descripción resumida de las acciones realizadas durante la vigencia:
programas, actividades, proyectos.
A partir del siguiente cuadro de relación puede elaborarse la descripción de acciones referidas a los
proyectos educativos de la planeación financiera del fondo de servicios educativos.
ACCIONES VALOR
O ACC CUMPL /
INDICADOR DE
PROGRAMADA
% EJECUTADO
CUMPLIMIIENT
PGRAMADAS
EJECUTADO
CUMPLIDAS
PPTADO
ACT
PROYECTO OBSERVACIONES
S
1 Praes - ambiental
2 Idiomas
3 Democracia
4 Tempo libre
5 Valores
Tecnología -
6 competencia laboral

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Prevención de
7 desastres
8 Lógico Matemática
9 Administrativa
10 Ed. sexual
b. Informe de recursos.
Financieros: se presentara en el siguiente esquema:
Saldo en libro de bancos (conciliado) a diciembre 31 año anterior

Menos compromisos y cuentas por pagar
Menos ingresos recibidos por anticipado
Igual a excedente que se adiciona como recursos del balance
Físicos e institucionales: Cantidad de:
Aulas
Oficinas
Patios, canchas, espacios deportivos
Cafeterías
Sala de audiovisuales
Sala de sistemas
laboratorios
Otros espacios: describa
Talento humano: se detallara en la siguiente tabla:
tipo Planta de provisionales cobertura gestión total

cargos
Docentes
Directivos docentes
Administrativos
Apoyo logístico

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Descripción general del desempeño del personal (mención de premios, condecoraciones y otros méritos
reconocidos en el personal).
c. Estudios Proyectos ejecutados o en realización. (corta descripción de los proyectos ejecutados o en

curso, distintos de los de áreas que integran la planeación financiera).
d. Obras públicas, construcción e infraestructura. Detalle de las labores anuales de mantenimiento
institucional.
e. Ejecución Presupuestal de la vigencia, se presentara en el siguiente formato
RUBR DENOMI PPTO ADICIONE TRASLA DISMINUC PPTO EJECUTAD PPTO %EJE %DISP
O N. INICIAL S D . ACTUA O DISP.
L
ING Y
GTOS
f. Relación de la contratación Pública ejecutada y en ejecución según detalle:
Nombre del contratista Objeto del valor plazo Estado de ejecución

contrato del contrato
g. Relación de actos administrativos: acuerdos del consejo directivo en los que se adoptan reglamentos,
manuales de organización, de procedimientos, y en general los aspectos relacionados con la situación
administrativa y de desarrollo institucional. Para la relación se documentara el siguiente instrumento:
Acuerdo No objeto fecha acta
Observaciones finales: (si es necesario agregar algo al informe)
Firma del rector.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPÍTULO 6. PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACION DE RECURSOS DEL FONDO EN LA REALIZACION

DE EVENTOS
El desarrollo institucional en concordancia con las metas del PEI y proyectos educativos de las áreas
académicas y administrativa para su correspondiente articulación a la planeación financiera de la vigencia,
precisa la realización de eventos de tipo pedagógico, científico, tecnológico, artísticos deportivos y culturales;
por lo expuesto y de conformidad con el numeral 9 del artículo 5º y el numeral 12 del artículo 11º del decreto
4791 de 2008, el consejo directivo define el procedimiento para el cumplimiento de las actividades propias de
este tipo de eventos.
6.1 Eventos autorizados.
En la institución educativa, podrán llevarse a cabo dentro de la gestión anual escolar todas las actividades
relacionadas con los eventos de tipo pedagógico, científico, tecnológico, artísticos, deportivos y culturales;
siempre que previamente hayan sido incluidos en la planeación financiera de la respectiva vigencia dentro
del proyecto del área educativa con la que guarda coherencia o en el componente administrativo, si es con
este la vinculación; lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos presupuestales
iniciales: disponibilidad; contractuales: figuración en un plan de compras; y de planeación financiera: plan
operativo y presupuesto.
En el caso de que el evento no haya sido programado previamente e incluido en la respectiva planeación
financiera, dependiendo de la relevancia del evento y excepcionalmente, se procederá de conformidad con
lo dispuesto en el procedimiento para las modificaciones presupuestales.
6.2 Montos asignados para cada evento
El valor asignado a cada evento, será equivalente a la sumatoria de actividades que lo conforman,
precisando que del fondo de servicios educativos solo podrá atenderse lo que guarde estricta relación con
las medidas de austeridad en el gasto público; en todo caso el consejo directivo dispone que el monto
máximo asignable a cada evento es hasta el límite de 2 SMLMV. Si el evento supera en valor este monto,
los responsables del proyecto en el que se encuentra inscrito el evento cuentan con la autonomía para auto
gestionar el excedente requerido.
6.3 procedimiento para el desembolso
Los responsables del proyecto en el que se encuentra inscrito el evento, y matriculado en la respectiva
agenda educativa anual, serán los encargados de la diligencia y cumplimiento de las actividades propuestas
para el desarrollo del mismo. Con los tiempos requeridos por la tesorería y de acuerdo al tramite
presupuestal, quedan facultados para solicitar la disponibilidad presupuestal, y continuar hasta la fase de
ordenación del gasto, (que corresponde al rector o director rural) la acción a realizar en la rutina del evento.
Para la programación del pago será necesario que presenten a la tesorería los documentos propios del
desembolso, como: cuenta de cobro, factura o documento equivalente; RUT, constancia de afiliación al
sistema de seguridad social de los contratistas y demás que correspondan según reglamento interno de
contratación.
6.4 Informe del evento
Finalizado el evento, los responsables, dentro de los quince días hábiles siguientes a la culminación del
mismo, presentaran a la rectoría informe ejecutivo donde conste descripción breve de la realización,
acciones programas vs acciones cumplidas, fortalezas y debilidades del evento y análisis de los indicadores
sugeridos en la formulación del proyecto que dio origen al evento. Esta información será fuente de
consolidación para el informe de gestión anual.
6.5 Recursos generados en eventos
Los eventos en las instituciones de educación pública para preescolar, básica primaria, secundaria y
media; tienen una connotación social, por lo que el valor agregado radica en el beneficio de la comunidad
en la que se invierte del fondo de servicios educativos para la realización del evento; no obstante, si las
actividades llegan a generar un recurso económico, este, en su totalidad, se incorporara al presupuesto del
fondo de servicios educativos sin descontar el costo del evento, evitando la compensación y garantizando
los principios contables en especial el reconocimiento de hechos financieros paralelos: ingreso y gasto.

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPITULO 7 PROCEDIMIENTO PARA LA EXPLOTACION DE BIENES

La explotación de bienes a titulo oneroso es una actividad que fortalece las finanzas del fondo de servicios
educativos, según el numeral 1º del artículo 8º del decreto 4791 de 2008, este renglón de ingresos se considera
operacional y siempre que sea en forma permanente debe sustentarse con un estudio previo que garantice la
cobertura de costos y someterse a aprobación del ente territorial; si la explotación del bien es eventual, el
consejo directivo faculta al ordenador del gasto para que tome la decisión con base en los requisitos
establecidos en el capítulo 4 de este manual: “procedimiento para utilización de bienes”.
1.1 Estudio previo que garantice la cobertura de costos
Este estudio, acompañado de oficio de solicitud, debe ser presentado al ordenador del gasto, por el
interesado en la explotación del bien, o elaborado por el (los) docentes, directivos o estudiantes, que tenga
la iniciativa del proyecto objeto de explotación del bien.
El rector institucional, asesorado por personal idóneo en el área financiera y que podrá ser contratado de
conformidad con el reglamento de contratación capítulo 2º de este manual, concluirá sobre la posibilidad
de cobertura de costos y gastos del proyecto, decisión que constara en acta suscrita por el rector y el equipo
asesor (máximo dos asesores). En caso de no requerir la contratación de asesores porque en la institución
educativa se cuenta con el personal que cumple el perfil, se conformara el comité de análisis del estudio
previo con un número de 3 integrantes, siendo uno el rector. El equipo conformado por el personal de la
institución o integrado por asesores externos suscribirá acta que se socializara en la primera sesión de
consejo directivo siguiente a la firma del acta.
El estudio previo contemplara: un objetivo del proyecto, la proyección de ingresos gastos y costos a fin
de determinar el valor probable y razonable de pactar por el uso del bien objeto de explotación. El estudio
incluirá además un análisis de riesgos previsibles por la explotación del bien.
1.2 Valor a pagar por la explotación del bien
Si el estudio previo para la explotación de bienes, es institucional, el 100% de los ingresos se

administraran por el fondo de servicios educativos atendiendo desde este mismo fondo los costos y gastos,
evitando así la compensación. Si el estudio previo para la explotación de bienes es presentado por
particulares, el valor a pagar concepto de uso del bien debe ser cuando menos del 50% de la utilidad
prevista.
1.3 Formato para el estudio previo
ESTUDIO PREVIO PARA LA DETERMINACION DE COBERTURA DE COSTOS Y PROYECCION DE

UTILIDAD.
Presentado por:
Datos de ubicación
Dirección
Teléfono
Email
Fecha de elaboración
Periodo para el que se presenta la proyección
OBJETIVO DEL PROYECTO.
PROYECCION DE UTILIDAD
CONCEPTO (presente un anexo con el detalle del cálculo de cada VALOR
renglón)
INGRESOS
Ventas generadas en la explotación del bien

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Otros ingresos
TOTAL INGRESOS
COSTOS
Materiales
Mano de obra
Costos indirectos (cif)
TOTAL COSTOS
GASTOS
Administrativos: arriendos, servicios públicos, personal de oficinas, puntos
de venta entre otros.
Otros gastos
ANALISIS DE RIESGOS
Tipo de riesgo (asociado a la explotación del bien) Descripción

técnico
mercadeo
operacional
temporales
Previos al inicio de la explotación
Durante la explotación del bien
Posteriores.
Firma de quienes elaboran el estudio previo
Espacio para observaciones del equipo que efectúa análisis
Firmas de quienes realizan el análisis
7.5 Responsabilidades en la tenencia del bien
Los tenedores de bienes a titulo oneroso por la explotación del mismo, tienen las siguientes obligaciones:
a. Pagar el valor convenido en los plazos señalados
b. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en que fue recibido y con el límite del
tiempo pactado.
c. Emplear el bien en las acciones descritas en el estudio previo.
d. Propender el buen uso y evitar el deterioro o daño del bien.
1.6 Convenio suscrito para la explotación del bien
Este convenio se suscribirá una vez el ente territorial apruebe el estudio previo y solo si la explotación del
bien se da con particulares, cuando se trate un proyecto institucional su manejo será interno y no se requerirá
de convenio. La forma del convenio será la una minuta contractual para la explotación de bienes, elaborada
con la asesoría de la oficina jurídica del ente territorial.
1.7 Solicitud de aprobación al ente territorial (oficio)
Ciudad y fecha________________________

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Señores
Secretaria de educación
Municipio o departamento (según corresponda la certificación)
Asunto: solicitud aprobación estudio previo para la explotación del

bien(es)___________________________________ de la institución
educativa______________________________________.
Cordial saludo.
De conformidad con el numeral 1º del artículo 8º del decreto 4791 de 2008, reglamentario de los fondos
de servicios educativos, me permito solicitar aprobación para estudio previo de la referencia.
Anexo:
Estudio previo
Acta suscrita por el equipo institucional que lo analizo.
Cordialmente
Rector

– DANE 108758000490 Versión 1.0
CAPITULO 8 PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION ANUAL

ESCOLAR Y ACADÉMICA: CAPACITACION INSCRITAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
El programa de capacitación docente en la institución educativa, es la acción inmediata de la gestión escolar y
académica que consolida la búsqueda de calidad inscrita en el plan único de mejoramiento, creado de
conformidad con la resolución 5580 de 2005, expedida por la contraloría general de la república. Los planes de
mejoramiento son el instrumento indispensable para procurar el buen uso de los recursos públicos y garantizar
la eficacia del proceso de control previo y posterior auditoria, disminuyendo el riesgo de hallazgos.
Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control
fiscal, tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo, con el fin de adecuar la
gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad. En este sentido la institución educativa
de forma autónoma, sin la existencia previa de una auditoria con enfoque integral, inicia acciones de
mejoramiento continúo para la constante búsqueda de calidad de la educación, a partir de actividades de
capacitación administrativa y docente.
1.1 Recursos para la capacitación
Siendo la capacitación una acción de la gestión escolar y académica que propende el mejoramiento,
inscrita en el plan formulado, y de conformidad con el numeral 14 del artículo 11º del decreto 4791 de
2008, el consejo directivo autoriza al ordenador del gasto para que apruebe un monto máximo de 2 SMLMV,
por concepto de inscripción, para cada tema de capacitación que conste en el plan de mejoramiento. La
ficha de plan de mejoramiento se sumara anualmente al proyecto administrativo y se incluirá en la
planeación financiera dentro del rubro capacitación docente.
1.2 Procedimiento para la obtención de los recursos
a. Solicitud de capacitación numeral 8.3 de este capítulo.

b. Copia de la invitación o convocatoria que formaliza el evento académico
c. Legalización del pago: constancia de asistencia y consignación de la inscripción, factura o
documento equivalente.
d. Socialización y/ o divulgación de la temática: durante las jornadas pedagógicas programadas por
la institución educativa , el o los docentes o directivos docentes asistentes a capacitaciones
atendidas desde el fondo de servicios educativos, socializaran brevemente lo aprendido durante
la capacitación, con lo que se garantiza la transferencia del conocimiento. La socialización
dependiendo de la temática podrá tratarse en colectivo o por áreas según corresponda y en los
casos requeridos será el referente inicial de procesos requeridos en un marco de legalidad u
estándares definidos. De cada socialización se levantara acta donde conste por lo menos: fecha,
lugar, asistentes, tema tratado, tareas que quedan pendientes y resumen ejecutivo.
1.3 Formulario de solicitud de capacitación
FORMULARIO: solicitud de recursos económicos para acciones de mejoramiento de la gestión escolar y
académica: capacitación, enmarcada en el plan de mejoramiento institucional
NOTA: ANEXAR A ESTE FORMULARIO COPIA DE LA INVITACION, PLEGABLE O COMUNICACIÓN QUE

CONVOCA
POSTERIOR AL EVENTO ANEXAR COPIA DE LA CONSIGNACION PARA INSCRIPCION O SOPORTE DE
PAGO
fecha de la solicitud:
nombre(s) del docente o directivo
Tema de capacitación
Relación con el plan de mejoramiento (acción con la que se correlaciona)

– DANE 108758000490 Versión 1.0
Objetivo de la participación:
Fecha de salida:
Fecha de regreso:
Ciudad y lugar del evento:
valor de la inscripción individual:
valor de la inscripción grupo:
días de permanencia
firma del Solicitante

dirección:
tel (fijo y móvil):
email
firma de autorización (ordenador del gasto)
valor autorizado del FSE-_____________

Observaciones:
1.4 Formato del plan de mejoramiento en el que se inscriben las acciones de mejoramiento de la gestión
escolar y académica.
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Entidad:
Rector:
NIT
Periodo:
Aspecto que desea fortalecerse según auto diagnóstico institucional:
La búsqueda de la calidad en la educación es una meta que se logra desde la formación permanente,
por esta razón la capacitación es una las acciones correctivas de la gestión escolar y académica que
garantiza el mejoramiento institucional en el aspecto de calidad educativa.
Acción correctiva objetivo Descripción de Unidad de Dimensión de Fecha inicio Fecha termina
metas medida de la meta
las metas
Capacitación docente
por áreas
Capacitación para
administrativos
Capacitación en
procesos

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA SAGRADO CORAZÓN Página 1 de 57

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COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE

EVELYN NAVARRO GÓMEZ Representante de los Docentes ST

Representante de los Docentes SM Representante de los Padres de Familia

Representante de los Padres de Familia Representante de los Estudiantes

Representante de los Exalumnos

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 2 de 57

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 3 de 57

CAPÍTULO 1. ASPECTOS GENERALES

El contenido de este documento corresponde al MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE

El objetivo es proporcionar un documento donde se describan todas las actividades propias

1.2. MARCO JURIDICO

A la Entidad Territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de la tesorería en

De igual manera, el presente manual de Fondos de Servicios Educativos - FSE está

Seguridad: Se aplicarán todos los mecanismos y procedimientos que se consideren

Liquidez: El Ordenador del Gasto y la Tesorería coordinarán las actividades necesarias

Transparencia: Las actuaciones de todos los funcionarios deberán orientarse al logro de

Economía: Todas las actuaciones se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 4 de 57

Unidad: La programación, ejecución y control de las actividades de tesorería deberán

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 5 de 57

CAPÍTULO 2. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERIA

Definición de operaciones de tesorería

En el presente reglamento, se determinara la forma y procedimiento para:

2.1 Realización de los recaudos

Se clasificará en grupos con sus correspondientes ítems de ingresos de la siguiente

2.1.1 Actividades a desarrollar para la realización de los recaudos

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 6 de 57

 Conforme al parágrafo 2 del artículo 2.3.1.6.4.2 del Decreto 1075 de 2015, la

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 7 de 57

2.1.2 Administración de recursos en cuenta bancaria

De conformidad con el artículo 4 de la resolución No. 12829 de Junio 30 de 2017,

2.1.3 Operaciones de crédito y débito autorizadas para la Cuenta maestra.

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 8 de 57

b) Las transferencias realizadas desde las cuentas maestras de Calidad Matrícula y

c) Las transferencias que se efectúen desde la cuenta maestra de Prestación del

2.1.4 Apertura de nuevas cuentas

De conformidad con el artículo 16 de la resolución No. 12829 de 2017, las Cuentas

En concordancia con el artículo 14 de la resolución No. 12829 de 2017, en caso que se

Dicha solicitud solo procederá por la configuración de las siguientes causales:

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2. Incumplimiento de lo pactado en el convenio con la entidad bancaria.

2.1.5 Recepción de efectivo

2.1.5.1 El proceso para recaudo por concepto de Certificados y Constancias de Estudio

 El interesado al solicitar el Certificados, se le informa que debe consignar a la

2.1.5.3 Cuando se perciban dineros por concepto de Otros Recursos de Capital

2.1.5.4 Comprobantes de ingresos

2.1.6 Nuevos ingresos

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2.2 Realización de pagos

El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos y

De acuerdo al numeral 4 del artículo 6 del Decreto 4791 de 2008 El responsable en la

2.2.1 Programación del pago

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existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra,

2.2.5 Requisitos del beneficiario

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Lo anterior, sin perjuicio de que la inscripción inicial de los terceros beneficiarios de

2.2.6 Pagos no contemplados

ACUERDO No. 002. de 2019. Manual de manjo de FSE. Página 13 de 57

₾ Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP,

En calidad de responsable en la tenencia temporal por el préstamo gratuitou oneroso del