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VOCABULARIO
PUESTO: es un conjunto de tareas que pueden desempeñarse por un solo individuo para producir
bienes o servicios proporcionados por una empresa.
EL PUESTO DE TRABAJO
Las organizaciones emplean a las personas con un propósito, que las ayuden a alcanzar objetivos
organizacionales. Es generalizado que se contrate a personas para que desempeñen tareas específicas,
llamadas “puestos de trabajo”. Por consiguiente, al pensar en la manera en que las actividades de los recursos
humanos influyen en las empresas, hay que tener presente que esas personas están o estarán desempeñando
un puesto de trabajo. Ahora es necesario presentar algunas definiciones sobre el término “puesto” para evitar
confusiones.
Gallego, citado por Rodríguez Valencia J. (2011), define el puesto de trabajo de la siguiente manera: “Es el
conjunto de tareas que ejecuta una persona, empleando técnicas, métodos y medios específicos,
determinados por la entidad donde ejerce su actividad”.
Heneman, citado por Rodríguez Valencia J. (2011) lo define como “un conjunto de tareas que pueden
desempeñarse por un solo individuo para producir un buen servicio proporcionado por la organización”.
Llano, citado por Rodríguez Valencia J. (2011), dice que “es la unidad que se encuentra conformada por
responsabilidades, deberes, tareas, funciones que bajo presión debe llevar a cabo diariamente el individuo”.
Un empleado realiza normalmente un conjunto fijo de actividades, porque de ello depende la perfección de
éstas y la organización misma de la empresa. Se forman así grupos de actividades con unidad funcional
perfectamente definida. Cada una de estas unidades de trabajo recibe el nombre de puesto.
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PUESTO DE
EMPRESA EMPLEADO
TRABAJO
ACTIVIDADES
LOGRO DE
OBJETIVOS
Fuente: Rodríguez Valencia, J. (2011). Del análisis de puestos al diseño de puestos de trabajo. Primera edición. Ed. TRILLAS - México.
En las organizaciones, según Rodríguez Valencia, J. (2011), el personal y los puestos de trabajo cambian en el
transcurso del tiempo. Por medio del análisis de puestos y la elaboración de la descripción y especificaciones
de los puestos de trabajo, se comprende lo que está ocurriendo en los puestos que conforman un organismo
social.
Debido a que las empresas cambian y a que los puestos de trabajo varían en las diferentes organizaciones, los
directores generales han comenzado a aceptar que actualmente la técnica del análisis de puestos de trabajo
requiere mayor atención y su aplicación de manera formal.
El análisis y la comprensión del trabajo que se realiza en las organizaciones de todo tipo (industrial, comercial,
de servicio y por tamaños – pequeños, medianos y grandes–) deben basarse en hechos y datos, no sólo en la
percepción personal de los administradores, supervisores y empleados en el desempeño de sus puestos de
trabajo.
De acuerdo de definición de Heneman, H. citado por Rodríguez Valencia, J. (2011), un puesto es un conjunto
de tareas que pueden desempeñarse por un solo individuo para producir bienes o servicios proporcionados
por una empresa. Cada puesto de trabajo tiene ciertos requisitos de habilidad asociados a él, así como ciertas
recompensas para el ocupante de puesto.
Análisis de puestos
Prácticamente todas las funciones del sistema de administración de talento humano, así como el
comportamiento humano en el trabajo, tienen sus raíces en la interrelación de personal con sus puestos de
trabajo. Los puestos son el eslabón que existe entre los empleados, la estructura organizacional y los
resultados planeados. Cuando el personal ejecuta su trabajo de manera que hace un adecuado uso de sus
conocimientos y habilidades, una empresa puede obtener provecho, es decir, productividad.
Por consiguiente, nos describe Dolan, S. et. al. (2003) citado por Rodríguez Valencia, J. (2011), desde la
perspectiva del talento humano, el análisis de puestos de trabajo es una técnica de la que dependen la mayoría
de las funciones relacionadas con administración de personal.
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El análisis de puestos de trabajo con frecuencia proporciona información recabada para que puedan
elaborarse y revisarse las descripciones y especificaciones del puesto.
Podemos concluir, concretamente con la aplicación del análisis de puestos de trabajo, que se trata de
identificar las tareas, deberes, responsabilidades y funciones de un puesto. Dichos elementos se describen a
continuación:
• Tareas. Son un elemento básico del trabajo, que se refiere a actividades distintivas, identificables y
necesarias para ejecutar un puesto de trabajo.
• Deberes. Son un segmento de trabajo más amplio, integrado por varias tareas que son realizadas por
un empleado.
• Responsabilidad. Éste se relaciona con el nivel de autoridad y deberes. El empleado tiene la obligación
de cumplir con su responsabilidad y ejercer la autoridad delegada. La responsabilidad tiene un carácter
personal, por consiguiente ésta no puede delegarse.
• Funciones. Se refiere a las funciones esenciales del trabajo, las cuales requieren identificarse por escrito
en la descripción del puesto de trabajo que indique las diversas funciones a realizar y las relaciones de
un puesto con otros más
En la siguiente figura podemos observar las relaciones y los aspectos de análisis de puestos de trabajo.
Descripción de
Puesto
Funciones de
Talento Humano
• Tareas
• Deberes
• Responsabilidad
• Funciones • Planeación de personal
• Dotación de personal
• Remuneración. Estrategias
• Capacitación y desarrollo
• Evaluación de
desempeño
• Higiene y seguridad • Supervivencia
ANÁLISIS DE
• Relaciones Laborales. • Rentabilidad
PUESTOS DE • Control administrativo • Competitividad
TRABAJO • Adaptabilidad
Especificación del
Puesto
• Conocimientos
• Habilidades
• Aptitudes
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Fuente: Rodríguez Valencia, J. (2011). Del análisis de puestos al diseño de puestos de trabajo. Primera edición. Ed. TRILLAS - México.
EL PROPÓSITO DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
El propósito de análisis de puestos de trabajo es obtener respuestas a las seis preguntas básicas siguientes:
El análisis de puestos proporciona un resumen de sus deberes y responsabilidades en relación con otros
puestos, los conocimientos y habilidades necesarias y las condiciones de trabajo en las que se realiza. Se
reúnen, analizan y registran los datos del puesto como son realmente y no como deberían ser.
Para la organización:
• Indica los aspectos de inicio en el análisis y diseño de la estructura organizacional.
• Permite establecer los niveles jerárquicos con su correspondiente autoridad y responsabilidad.
• Permite apoyar la coordinación del trabajo correspondiente.
• Contiene información básica a fin de establecer relaciones laborales con el sindicato y, de manera
general, con toda la empresa.
Para el trabajador:
• Describe las tareas que debe ejecutar, la manera en que debe realizarlas y con qué finalidad. También
le indica sus responsabilidades por tareas orientándolo hacia el logro de los objetivos del puesto de
trabajo.
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• Comprueba que sus tareas están bien o mal ejecutadas. Con esto se le indican los errores cometidos,
pero también sus aciertos logrados.
• Observación Directa
• Cuestionarios
• Entrevista Directa
• Método de Diario o Bitácora
• Métodos Mixtos
Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto.
Características: Utilización en tareas repetitivas- periodo de adaptación.
Ventajas: Procedimiento es objetivo y empírico. Registro de datos es sistemático y homogéneo.
Desventajas: El hecho de observar interfiere el comportamiento se requiere tiempo y esfuerzo, además es
costoso. No se utiliza en puestos no manuales. La persona observada no participa de forma activa.
Método de Cuestionario
Es un método que utiliza registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos
relacionados con el puesto. Es sencillo y fácil de comprender. Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su
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superior inmediato. Se emplean sólo un cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser
abierto o cerrado.
Ventajas: Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior -
Participación activa de los titulares.
Desventajas: No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis - Tendencia a exagerar por parte del
titular del puesto.
Método de Entrevista
Es un medio por el cual obtenemos información sobre
http://minfin.com.ua/2013/09/17/810293
algún tema determinado realizando una serie de
preguntas. Consiste en acumular los elementos
relacionados con el puesto que se pretende describir,
mediante un acercamiento directo y verbal con el
ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno,
ambos, juntos o por separado. El especialista o analista
de puestos visita personalmente al sujeto que puede
Fuente:
proporcionarle información relevante sobre algún
puesto. La participación del especialista o analista de
/
puestos y del ocupante del puesto es activa.
Método implica las entrevistas individuales con cada empleado y entrevistas colectivas o grupales con varios
empleados que desempeñen el mismo trabajo, de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos
sobre el puesto. También se utiliza las entrevistas con el jefe inmediato o supervisor que tenga conocimiento
a fondo del puesto que se está analizando.
Desventajas.
• Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo y lleve más
tiempo en realizar la descripción y perfil del puesto.
• Pueden plasmarse opiniones en lugar de las funciones reales del puesto.
• Si el especialista no se prepara bien para realizar la entrevista la información obtenida no será confiable.
• Costo operativo elevado: requiere especialistas o analistas de puestos expertos y la parálisis del trabajo
del ocupante del puesto.
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Se solicita a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo
laboral. La información se recaba en momentos específicos del turno de trabajo cada media hora o cada hora
y durante el periodo de dos a cuatro semanas.
Ventajas
• Puede resultar muy preciso y veraz el describir lo que se hace.
• Puede resultar objetivo si se basa en un formato diseñado específicamente para ello.
• Desventajas
• El ocupante tiene que dedicar un tiempo específico para hacer las anotaciones.
• Si no se acota lo que tiene que anotar puede utilizar un lenguaje poco preciso y redundante, así como
sobrevaluar la información proporcionada.
• Se requiere de información previa, para que las personas que ocupan un puesto y validen la misma.
Método mixto
Son combinaciones de dos o más métodos para obtener el mayor provecho posible. Las más utilizadas son:
• Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto): el ocupante responde el cuestionario y
después se le aplica una entrevista para corroborar la información que plasmó en el cuestionario.
• Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato respectivamente)
• Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato)
• Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del puesto y con el jefe inmediato)
• Ventajas
• Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
• Este método permite profundizar en el análisis dado que proporciona mayor información y detalle en
la misma.
Desventajas
• Si no se planea adecuadamente puede repercutir en tiempo y costo.
• No se puede aplicar una misma combinación a todos los niveles jerárquicos.
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• Antes de estudiar cada puesto, los especialistas o analistas estudian la organización, sus objetivos,
sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios
que brinda a la comunidad.
• Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades
del ramo, informes oficiales y de esta manera cuentan con un panorama general sobre la
organización y su desempeño.
Etapa de preparación
En esta fase se organizan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. Algunas tareas a desarrollar
en esta etapa son:
• Reclutar, seleccionar y entrenar a los especialistas o analistas de puestos de puestos que conformarán
el equipo de trabajo.
• Establecer el programa de difusión
• Preparar del material de trabajo.
• Disponer del ambiente
• Recolección previa de datos (nombres de los puestos; elaborar una relación de los equipos,
herramientas, materiales, formularios utilizados por los ocupantes de los puestos).
Etapa de ejecución
• En esta fase se pone en operación el programa de trabajo y las tareas de las etapas anteriores. Algunas
tareas a desarrollar en esta etapa son:
• Aplicar el método de análisis elegido para recopilar la información de los puestos (con el ocupante del
puesto o con el jefe inmediato o supervisor inmediato).
• Analizar la información recopilada y elaborar la descripción provisional realizada por el especialista o
analista de puestos.
• Presentar una descripción provisional al ocupante y jefe inmediato o supervisor inmediato, para que
la ratifique o la rectifique.
• Preparar la descripción definitiva del análisis del puesto.
Presentar la descripción definitiva para la aprobación ante el Comité
Pereda (2004) describe la relación de análisis de puesto con otros procesos de gestión de talento humano:
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• Apoya al proceso de reclutamiento. Proporciona los datos necesarios para elaborar los avisos o
emplear las técnicas de reclutamiento.
• Apoyo a la selección del personal. Facilita perfil y características del ocupante al cargo, requisitos
exigidos, definición de las pruebas y los tests de selección.
• Brinda material para capacitación. Especialmente información sobre conocimientos y habilidades
exigidos al ocupante.
• Sirve de base para valuación y clasificación de los puestos. Permite definición de línea salarial,
agrupación de puestos referenciales para integración de salarios.
• Facilita evaluación de desempeño. Definición de criterios y estándares de desempeño para evaluar a
los ocupantes, las metas y los resultados que se deben alcanzar.
• Sirve de base para programas de higiene y seguridad. Informa sobre condiciones de insalubridad y
peligrosidad comunes a determinados cargos con el fin de prevenir los accidentes.
Guía al gerente y a los trabajadores. Informa sobre el contenido de los puestos (funciones) y el desempeño
que se espera de los colaboradores.
En esta fase el analista de puestos, con base en el análisis e interpretación de la información contenida en los
cuestionarios de análisis de puestos, procede a elaborar los borradores, tanto en la descripción como de
especificación de los puestos de trabajo, los cuales deben estar relativamente completos, e identificar
apartados en los cuales sea necesario obtener aclaraciones adicionales. Es importante que cada jefe inmediato
revise las descripciones y especificaciones de puestos obtenidos con los empleados, con el propósito de que
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comprendan y estén de acuerdo con el contenido, ya que este se vinculará con todos los demás funciones de
la administración de talento humano.
Una vez practicado el análisis de puestos, según recomendaciones de Rodríguez Valencia J. (2011), se procede
a la descripción del mismo, lo cual consiste en la redacción de la lista de tareas, funciones, responsabilidades,
condiciones ambientales y riesgos inherentes. Por su parte, la “especificación del puesto” es la declaración
escrita de las calificaciones necesarias para ser titular del puesto.
Fuente: Rodríguez Valencia, J. (2011). Del análisis de puestos al diseño de puestos de trabajo. Primera edición. Ed. TRILLAS - México.
Uno vez identificado el contenido de los aspectos intrínsecos por medio de análisis de puestos, sigue la
descripción de puestos, es decir, se identifican los aspectos intrínsecos. El análisis de puestos implica la revisión
comparativa de las exigencias (requisitos)) que esos deberes y responsabilidades le imponen. Es decir, cuales
son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar adecuadamente el
puesto de trabajo.
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Análisis
Aspectos
de intrínsecos
puestos
Fuente: Rodríguez Valencia, J. (2011). Del análisis de puestos al diseño de puestos de trabajo. Primera edición. Ed. TRILLAS - México.
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La descripción de puesto implica una relación escrita de lo siguiente:
Las descripciones de puestos son valiosas para los empleados y para la empresa. Desde el punto de vista de
los empleados, pueden ayudarlos a conocer las obligaciones de su puesto de trabajo y recordarles los
resultados que se espera que logren.
Desde punto de vista del empleador, las descripciones pueden servir como base para reducir al mínimo malos
entendidos entre jefes y subordinados respecto a los requerimientos de puesto de trabajo. Asimismo,
establecen el derecho de la dirección general emprender acciones correctivas cuando los deberes indicados
en perfil no se realizan de manera requerida.
Manual de descripción y especificación de puestos de trabajo es una herramienta para orientar diversas
funciones de administración de talento humano en una empresa, sirve como guía que permita encaminar los
esfuerzos y objetivos del departamento de talento humano.
Rodriguez, J (2011) define Manual como “un documento inscrito de información ordenada y sistematizada
que concierne a las descripciones y especificaciones de puestos de trabajo de los empleados, la cual puede
utilizarse por el departamento de personal para oriental funciones de éste hacia los objetivos de una empresa.
El análisis de puesto de trabajo por competencias consiste en elaboración no solo de descripción de puesto si
no en la asignación de competencias y sus grados a diversos puestos de trabajo. El primer paso consiste
considerar las competencias principales que se aplican a todos los puestos de la empresa. El segundo paso
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consiste en considerar a que área pertenece el puesto, de esta manera se asignaran las competencias
específicas. El tercer paso consiste en analizar con base en las tareas de puesto y la importancia de estas, el
grado requerido de las competencias, para ello habrá que leer con atención la descripción de cada
competencia en cada grado.
Hay que señalar que a un puesto de trabajo se le asignan competencias, es decir, se define que capacidades
son necesarias para desempeñarse exitosamente en este puesto. El documento con el que se trabaja para
hacer la asignación de competencias apuestos es el Diccionario de competencias.
• Buscar lo esencial de cada función, para no caer en detalles innecesarios. Una buena descripción
dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso
y sobre la información que le solicitemos.
• Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para
desempeñar el puesto.
• Las características de la redacción de las descripciones de puestos son: CLARIDAD, SENCILLEZ,
CONCISIÓN, PRECISIÓN Y VIVEZA. (Fuente: https://docs.google.com/presentation/d/1jK-
uN5LFG6chw5RTQAaU-ahm2eq8LomnncpzpbBpIZY/embed?hl=es&size=s#slide=id.p36)
Referencias (bibliográficas)
Cuesta Santos, A. (2010). Gestión de Talento Humano y Conocimiento, Ecoe Ediciones –Bogotá
Alles, M. (2011). Dirección Estratégica de Recursos Humanos Gestión por Competencias Ediciones
Granica S.A.; 9 a edición
Rodríguez Valencia, J. (2011). Del análisis de puestos al diseño de puestos de trabajo. Primera edición. Ed.
TRILLAS - México.
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Para saber más
Ponemos a tu disposición y te invitamos a revisar dos interesantes documentos que te ayudaran a reforzar y
ampliar los temas que hemos estudiado, estos los encontrarás en la base de datos e-libros que utiliza nuestra
universidad:
Alles, Martha. (2012). Dirección estratégica de recursos humanos: Gestión por competencias. 1ra edición
Editorial: Granica
Es un libro muy interesante, tiene como principal propósito transferir a estudiosos del tema,
ya sean alumnos o profesionales del área que deseen actualizar sus conocimientos a la luz
de las nuevas tendencias, las mejores prácticas disponibles para convertir a los recursos
humanos en recursos estratégicos de las organizaciones. Abarcan las definiciones de
puestos de trabajo, el proceso de selección y la incorporación; aborda luego los temas
capacitación y desarrollo, evaluación de desempeño, y remuneraciones y beneficios, para
finalizar con la problemática de la desvinculación laboral.
En actualidad las personas son el único factor dinámico de las organizaciones, puesto
que en ellas tienen la inteligencia que vivifica y dirige cualquier organización. En
presente libro el futuro administrador encuentra todas las temas nesesarias
fundamentando su visión de cómo tratar los asuntos relacionados con las personas y
obtener una perspectiva de recursos humanos que le permita alcanzar el éxito
profesional y liderar su organización hacia la excelencia y competitividad.
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