INFORME

SOLUCIÓN

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición DE materias primas,

importantes para función pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de
calidad es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el departamento
de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter
de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que
busca la empresa tanto como el producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del
cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de
aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la
empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a
qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta,
si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el
carácter crítico que estos poseen.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben

establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la
metodología sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de
compra están encadenadas con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad,
material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función
del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender,

se abastece de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor
forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y
con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda
dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las
cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
 Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora
en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener
descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y
aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan materiales
delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden vencerse estando en
comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se
encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes
para satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la organización debe
aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el
suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa,
como las empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya característica de
servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden
servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los
proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la
organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de
calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o
no conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de
servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga
las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica
la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con dicha
organización, pero también es importante tener en cuenta que toda empresa en
proceso de selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera
periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores,
con el fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para futuras
adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los proveedores
contratados. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores
para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe

de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización
del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta
Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
 organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la
factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía
en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos
en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar
evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz
comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o
elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de

cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter
crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por
lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y
a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser
permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el
proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La

medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas
correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio
esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen
más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos
adelantar.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del producto o Requisitos legales, y normas
servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho internacionales, donde acoplan las
producto a vender, producto a comprar, cantidad. características estándares que debe
tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos,
subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y evaluación Hojas de seguridad, Hojas de
de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el proceso utilidad de la materia prima o
evaluativo. insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así Orden de compra, facturas y
como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características Registros de lo comprado
del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso de
la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto, para
la aprobación del producto, del sistema de calidad, para la cualificación del
personal, procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos
como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del
producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de

asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos
especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación,
formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras), formato de
la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).