Los documentos notariales

Fe p�blica originaria y derivada

El Notario P�blico en ejercicio de su funci�n elabora dos clases gen�ricas de

documentos, a saber, la Escritura y el Acta. La Escritura es el instrumento
original en el que el notario hace constar uno o m�s actos jur�dicos (contratos,
convenios, testamentos, declaraciones unilaterales de voluntad, etc.). Por su
parte, el Acta es el documento original en el que el Notario, a solicitud de
persona interesada, relaciona para hacer constar bajo su fe uno o varios hechos que
le consten (notificaciones, interpelaciones, hechos il�citos). Estos documentos son
asentados en los folios anteriormente mencionados y agregados al protocolo para su
conservaci�n, cumpliendo as� con el principio de matricidad del documento, d�ndoles
a los interesados certeza de que existe un original en resguardo de un tercero
imparcial y ajeno a los intereses de las partes.

Testimonios, copias certificadas y certificaciones:

Por medio de la fe p�blica una persona obtiene el poder de hacer documentos

privados a p�blicos, por lo cual el Estado enviste de imperium al notario.

La fe p�blica notarial se divide en dos clases:

Fe p�blica derivada
Aquella donde la narraci�n est� referida a documentos preexistentes que el
fedatario ha tenido a la vista. Es decir, el funcionario no est� actuando de forma
presente en el acto, la cual se encuentra plasmada en los documentos que le son
presentados al fedatario certificando todo con documentos originales.

Fe p�blica originaria
Se da cuando el hecho es captado directamente por el fedatario a trav�s de sus
sentidos e inmediatamente narrado documentalmente. Es decir, aquella que es una
narraci�n, en la cual el fedatario escribe todo los que es de importancia
inherente.

Escritura p�blica
Art�culo principal: Escritura p�blica

La escritura p�blica es el instrumento p�blico notarial por excelencia que se

utiliza para hacer constar actos jur�dicos, es decir, aquellas manifestaciones
humanas en donde la voluntad es jurig�nica, esto es, capaz de determinar las
consecuencias en derecho de lo que celebra.
Actas

Est�n confeccionadas para contener la certificaci�n que hace el notario �de o�do y
de vista� de hechos materiales o jur�dicos espec�ficos.

En la doctrina se han clasificado las actas considerando su contenido; en la

legislaci�n mexicana no se establece ninguna clasificaci�n, sino que solo se limita
a clasificar los hechos que el notario pueda consignar y se deja en la �ltima
fracci�n la puerta abierta para hacer constar todo hecho que pueda apreciarse de
manera objetiva.

De acuerdo con el art�culo 125 de la Ley de Notariado para el Distrito Federal,

�acta notarial es el instrumento p�blico original en el que el Notario, a solicitud
de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos
presenciados por �l o que le consten, y que asienta en los folios del Protocolo a
su cargo con la autorizaci�n de su firma y sello�.,
Formalidad
En las actas bastar� mencionar el nombre y apellidos que manifieste tener la
persona con quien se realice la actuaci�n del Notario fuera de las oficinas de la
Notar�a a su cargo, sin necesidad de las dem�s generales de dicha persona; la
negativa de esta a proporcionar su nombre, apellidos o a identificarse no impedir�
esa actuaci�n.

Una vez que se hubiere realizado cualquiera de dichas actuaciones, la persona que
haya sido destinataria del objeto de la diligencia efectuada, podr� concurrir a la
oficina del Notario dentro de un plazo que no exceder� de cinco d�as h�biles, a
partir del siguiente de la fecha del acta relativa, para conocer el contenido de
esta, conformarse con ella y firmarla, o en su caso, hacer por escrito las
observaciones que estime convenientes al acta asentada.

Dichas manifestaciones se har�n constar en documento por separado firmado por el

interesado, que el Notario agregar� al ap�ndice, y una copia del mismo se entregar�
al concurrente.

En caso de que dichas manifestaciones no sean presentadas durante el plazo

se�alado, no surtir�n efecto alguno, y Cuando el Notario expida testimonios o
copias certificadas de las actas asentadas con motivo de las actuaciones a que se
refiere este art�culo, en el transcurso del plazo que tiene el destinatario de las
actuaciones para hacer observaciones al acta respectiva, el Notario deber� se�alar
expresamente esta circunstancia en el propio testimonio o copia certificada de que
se trate.
Tipos de actas

Entre los hechos por los que el Notario debe asentar un acta, se encuentran los
siguientes:

Notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos y entrega de

documentos y otras diligencias en las que el Notario intervenga conforme a otras
leyes
La existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y puesta de firmas en
documentos de personas identificadas por el Notario
Hechos materiales
La existencia de planos, fotograf�as y otros documentos
Protocolizaci�n de documentos
Declaraciones que hagan una o m�s personas respecto de hechos que les consten,
sean propios o de quien solicite la diligencia
En general, toda clase de hechos positivos o negativos, estados y situaciones,
sean l�citos o no, que guarden las personas y cosas que puedan ser apreciados
objetivamente y relacionados por el Notario.

Reglas de redacci�n de las actas

Trat�ndose de actas de existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento o

ratificaci�n de firmas, protocolizaci�n de documentos o declaraci�n de personas, el
notario, deber� hacer firmar las actas de los comparecientes.

Las dem�s actas podr�n ser autorizadas sin necesidad de firma alguna.
Diferencia con la escritura

Por regla general, se dice que un acta notarial se diferencia de una escritura en
que la primera asienta un hecho jur�dico, mientras que la segunda contiene un acto
jur�dico.7?8? En Argentina, un Acta notarial tambi�n es una escritura, ya que se
identifica y sigue su n�mero de escritura en correlatividad en el protocolo
notarial. Vulgarmente se dice Escritura a todos aquellos actos en donde requieran
una registraron aparte (venta de inmuebles, hipotecas, etc) y las Actas notariales
hacen referencia a los actos no registrables (constataci�n de domicilio,
protocolizaciones, designaci�n de autoridades de sociedades, etc) Pero lo cierto es
que en el Protocolo notarial se vuelcan todas las escrituras (actos registrables o
no) y siguen una numeraci�n correlativa que inicia y finaliza por a�o.
Testimonio

Un testimonio es la copia en la que se transcribe �ntegramente una escritura o un

acta, y se transcriben, o se incluyen reproducidos, los documentos anexos que obran
en el ap�ndice, con excepci�n de los que ya se hayan insertado en el instrumento y
que por la fe del Notario y la matricidad de su protocolo tiene el valor de
instrumento p�blico. Es importante mencionar que un testimonio notarial no es un
acta o escritura p�blica, sino solo un documento copia fiel o reproducci�n de lo
asentado en el protocolo.

Se insertar�n en el testimonio los documentos con los que se acredite la

satisfacci�n de requisitos fiscales, aun cuando hubieren sido mencionados en la
escritura.

Carlos Perones, al hablar del testimonio notarial, dice: "La voz testimonio
notarial se ha impuesto por diferentes causas, entre ellas:

Como clasificaci�n de �copia testimoniada� que se utiliz� en determinado

momento.

Por el distingo que en antiguo derecho espa�ol se hac�a entre la llamada copia
o copia original, extra�da directamente del protocolo, y las copias o traslados a
los que se llam� testimonio por concuerda.

Por la significaci�n amplia de esa voz, en contraprestaci�n con el preciso y

reducido de la copia, ya que solo como una especie de testimonio se puede denominar
como tal la copia de un documento, debido a que lleva al final atestaci�n sobre su
fidelidad y procedencia.

Por el desuso sin efecto derogatorio de la palabra copia o mal uso del t�rmino
testimonio y el descuido que muestra la tarea doctrinaria y legislativa."9?

La Ley del Notariado del Distrito Federal (LNDF) define testimonio en los
siguientes t�rminos:

Art�culo 143. Testimonio es la copia en la que se transcribe �ntegramente una

escritura o un acta, y se transcriben, o se incluyen reproducidos, los documentos
anexos que obran en el ap�ndice, con excepci�n de los que ya se hayan insertado en
el instrumento y que por la fe del Notario y la matricidad de su protocolo tiene el
valor de instrumento p�blico.

En la expedici�n del testimonio se transcribe todo lo que obra en el protocolo, as�

como lo que se agreg� al ap�ndice.

Art�culo 144. No ser� necesario insertar en el testimonio los documentos ya

mencionados en la escritura, que hayan servido solamente para la satisfacci�n de
requisitos fiscales.

Este tipo de documentaci�n no es menester agregarla al testimonio, toda vez que

desde la elaboraci�n de escritura, estos solo necesitan relacionarse y no
transcribirse, ni agregarse al ap�ndice (art�culo 102 fracci�n VI).

En cuanto a la forma de expedirse un testimonio, el art�culo 145 de la Ley de

Notariado del Distrito Fiscal dice:

Art�culo 145. Las hojas que integren un testimonio ir�n numeradas progresivamente y
llevar�n la r�brica y el sello del Notario.

La r�brica debe ir en la parte inferior derecha del anverso y el sello del notario
debe ir en la parte superior izquierda del anverso de cada p�gina del testimonio,
esto seg�n el art�culo 151 en la Ley de Notariado del Distrito Fiscal, que dispone:

Art�culo 151. Las hojas del testimonio tendr�n las mismas dimensiones que las de
los folios del protocolo. En la parte superior izquierda del anverso el Notario
imprimir� su sello, y las rubricar� en el margen derecho de su mismo anverso.

Al respecto, cabe repetir que la ley no previ� lo relativo al registro de la

r�brica, que se utiliza en la expedici�n de testimonios, ya que el art�culo 67
fracci�n II de la Ley de Notariado del Distrito Fiscal obliga solo a registrar
sello y firma; esta inconsistencia de la ley se salva exigiendo en la pr�ctica su
registro al notario ya que con esto se ofrece mayor seguridad jur�dica.

El art�culo 146 de la ley en comento se�ala ahora:

Art�culo 146. El notario podr� expedir, sin necesidad de autorizaci�n judicial,

primero, segundo o ulterior testimonio, o copia certificada, al autor del acto o
participante en los hechos consignados en el instrumento de que se trate, a cada
parte en dicho acto o bien a los beneficiarios en el mismo; tambi�n, en su caso, a
los sucesores o causahabientes de aquellos.

La ley anterior se�alaba que se pod�an expedir testimonios a favor de quien o

quienes hubieren intervenido en el acto correspondiente; sin embargo, la ley
vigente en forma m�s alta establece que se podr�n expedir testimonios a favor de
cualquiera de las partes del acto, ya sea formal o material (a sus sucesores,
causahabientes o beneficiarios) que hayan intervenido en su celebraci�n.

En una interpretaci�n a contrario sensu de la disposici�n anterior, se puede

afirmar que si no es solicitado el testimonio por el autor del acto consignado en
el instrumento de que se trate, las partes en dicho acto, sus sucesores o
causahabientes o los beneficiarios en el mismo (lo cual se da en materia de
fideicomiso y de seguros, por ejemplo) la expedici�n de los testimonios solo podr�n
hacerse con un mandamiento judicial; la violaci�n a este precepto puede causar al
notario sanciones por relevaci�n injustificada de secreto.

Al respecto, el art�culo 71 del CPCDF y 1067 del C�digo de Comercio establecen:

Art�culo 71. El tribunal est� obligado a expedir, a costa del solicitante, sin
demora alguna, copia simple o fotost�tica de los documentos o resoluciones que
obren en autos, bastando que la parte interesada lo solicite verbalmente, sin que
se requiera decreto judicial, dejando constancia en autos de su recepci�n.

Para obtener copia certificada de cualquier documento que obre en juicio, la parte
interesada debe solicitarlo en comparecencia o por escrito, requiri�ndose decreto
judicial, y solo se expedir� conforme a lo dispuesto en el art�culo 331 de este
c�digo, cuando se pidiere copia o testimonio de parte de un documento o pieza.
Cuando la parte interesada solicite copia certificada de uno o varios documentos
completos, en ning�n caso se dar� vista a la contraria. Al entregarse las copias
certificadas, el que las reciba debe dejar raz�n y constancia de su recibo, en el
que se�ale las copias que reciba.

Para obtener copia o testimonio de cualquier documento que se encuentre en archivos

o protocolos que no est�n a disposici�n del p�blico, aquel que pretenda lograrlo y
carezca de legitimaci�n en el acto contenido en el documento, requiere de decreto
judicial, que no se dictara sino con conocimiento de causa y audiencia de parte,
procedi�ndose incidentalmente, en caso de oposici�n.
Art�culo 1067. El tribunal est� obligado a expedir a costa del solicitante, sin
demora alguna, copia simple o fotost�tica de los documentos o resoluciones que
obren en autos, bastando que la parte interesada lo solicite verbalmente, sin que
se requiera decreto judicial, dejando constancia en autos de su recepci�n.

Para obtener copia certificada de cualquier documento que obre en juicio, la parte
interesada debe solicitarlo en comparecencia o por escrito, requiri�ndose decreto
judicial, y cuando se pidiere copia o testimonio de parte de un documento o pieza,
el contrario tendr� derecho de que a su costa se adicione con lo que crea
conducente del mismo documento o pieza. Cuando la parte interesada solicite copia
certificada de uno o varios documentos completos, en ning�n caso se dar� vista a la
contraria. Al entregarse las copias certificadas, el que las reciba debe dejar en
autos raz�n y constancia de su recibo, en el que se�ale las copias que reciba.

Para obtener copia o testimonio de cualquier documento que se encuentre en archivos

o protocolos que no est�n a disposici�n del p�blico, aquel que pretenda lograrlo y
carezca de legitimaci�n en el acto contenido en el documento, requiere de decreto
judicial, que no se dictar� sino con conocimiento de causa y audiencia de parte,
procedi�ndose incidentalmente, en caso de oposici�n.
Hojas del testimonio

Las hojas del testimonio tendr�n las mismas dimensiones que las de los folios. En
la parte superior izquierda del anverso, el notario imprimir� su sello y las
rubricar� en el margen derecho de su mismo anverso. Art�culo 151.- Las hojas que
integran el testimonio ir�n numeradas progresivamente. Las hojas del testimonio que
contengan la transcripci�n de una escritura o de un acta, debe de adquirirlas el
notario del Colegio de Notarios del Distrito Federal, como medida de seguridad, sin
que su omisi�n sea causa de invalidez.
Qui�nes tienen derecho a un testimonio

El notario puede expedir primero, segundo o ulterior testimonio:

al autor del acto o al participante en el hecho consignado en el instrumento;

a los beneficiarios en el instrumento
a los sucesores o causahabientes de aquellos.

Circuito Notarial de Los Santos:

Creado mediante Ley 2 de 29 de enero de 1904, publicada en la Gaceta Oficial

00004 de 7 de marzo de 1904.
La Ley 2 de 1904, crea de un segundo circuito de notar�a y registro en la
Provincia de Los Santos.

Circuito Notarial de Cocl�:

Est� integrado por dos notar�as, y seg�n la Ley 60 de 5 de diciembre de 2001,

publicada en la Gaceta Oficial 24447 de viernes 7 de diciembre de 2001.

Circuito Notarial de Chiriqu�:

El Circuito Notarial de Chiriqu� est� integrado por cuatro notar�as. (Ley 76 de

26 de octubre de 1960, Decreto de Gabinete 52 de 20 de febrero de 1990, Ley 60 de 5
de diciembre de 2001.)

Circuito Notarial de Col�n:

Est� integrado por dos notar�as, y encontramos como referencia el Decreto 1258
de 10 de agosto de 1945.
En los lugares de Panam� donde no hay Notar�as La funci�n notarial ejercida por los
Secretarios de Consejos Municipales.
Testimonio parcial

El notario puede expedir un testimonio parcial, por la supresi�n del texto de

alguno o algunos de los actos consignados o de alg�n o algunos de los documentos
del ap�ndice, siempre que con ello no se cause perjuicio
Raz�n del pie del testimonio

Al final de cada testimonio, el notario har� constar si es el primero, segundo o

ulterior ordinal, el n�mero que le corresponde de los expedidos al solicitante, el
nombre de este y el t�tulo por el que se le expide, as� como las p�ginas de que se
compone el testimonio. El notario le autorizara con su firma y sello.
Errores de un testimonio

Expedido un testimonio no podr� testarse ni entrerrenglonarse, aunque se adviertan

en �l errores de copia o transcripci�n del instrumento original asentado en el
protocolo. En ese caso el solicitante lo presentar� al notario quien, una vez
constatado el error, har� menci�n de ello en nota complementaria que consignar� en
el original y asentar� una certificaci�n en el testimonio, haciendo constar la
discrepancia y el texto correcto que corresponda en lugar del err�neo.
Copia certificada

Copia certificada es la reproducci�n total o parcial de una escritura o acta, as�

como de sus respectivos documentos del ap�ndice, o solo de estos o de alguno o
algunos de estos.

El Notario expedir� copias certificadas solo para lo siguiente:

para acompa�ar declaraciones, manifestaciones o avisos de car�cter

administrativo o fiscal, si las leyes o reglamentos aplicables disponen que con
ellos se exhiban copias certificadas o autorizadas; as� como para obtener la
inscripci�n de escrituras en los Registros P�blicos, o en cualquier otro caso en
los que su presentaci�n o expedici�n sea obligatoria;
para acompa�ar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para
requerirlos, con relaci�n a alguna escritura o acta;
para remitirlas a las Autoridades competentes, las judiciales, ministeriales o
fiscales que ordenen dicha expedici�n;
para entregar al otorgante que la solicite, la reproducci�n (sic) de alguno o
algunos de los documentos que obren en el ap�ndice.

Copia certificada electr�nica

Las copias certificadas electr�nicas de las escrituras o actas ya autorizadas en el

protocolo de un notario podr�n remitirse de manera telem�tica �nicamente con la
firma electr�nica notarial del mismo notario que las autoriz� o del que legalmente
lo sustituya en los instrumentos originales que constan en el protocolo.

El notario expedir� las copias certificadas electr�nicas solo para lo siguiente:

para acompa�ar declaraciones, manifestaciones o avisos de car�cter

administrativo o fiscal, si las leyes o reglamentos aplicables lo disponen;
para obtener la inscripci�n de escrituras y actas que se otorguen ante su fe
con sus respectivos ap�ndices en el Registro P�blico o en otros Registros o en
cualquier otro caso en los que su presentaci�n sea obligatoria;
para acompa�ar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para
requerirlos;
para remitir copias aut�nticas de instrumentos p�blicos autorizados por el
notario y solicitadas u ordenadas por la autoridad judicial.

En los casos a que se refiere la fracci�n II de este art�culo el notario asentar�

una nota complementaria que contendr� la fecha de expedici�n, el n�mero de p�ginas
de que conste la copia, as� como para qui�n se expide y a qu� t�tulo. Las
constancias sobre los asientos de inscripci�n puestas por los Registros P�blicos en
el acuse electr�nico, ser�n relacionadas por el notario en una nota complementaria
del instrumento con r�brica del notario. En los casos a que se refieren las
fracciones III y IV de este art�culo, el notario deber� hacer constar, tanto en una
nota complementaria como en la raz�n de certificaci�n respectiva, la autoridad que
orden� la expedici�n de la copia certificada electr�nica, as� como el n�mero del
expediente en que ella act�a y el n�mero y fecha del oficio correspondiente.