IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

TANIA MARCELA MENDOZA ROTAVISTA

Presentado a:
Raquel Varela Alvarado

Barrancabermeja, 6 de julio de 2019

SENA
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La palabra archivo proviene del latín Archivium, lugar en él que se guardan de forma
ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es
resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo
lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de
cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.

Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar, custodiar y facilitar
documentos, el material de archivo más común lo constituyen: carpetas, L archivadores
tipo Z, guías, electrónicos, etc.

La Ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con plazos

mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación, estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados, proporcionando
información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, el archivo será
eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca, la función del archivo es la de
ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con
los ya archivados, además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en
las actuaciones del pasado, también sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales se

almacena de forma permanente la información en el disco duro, el proceso consiste en
la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento,
administración y transporte de los archivos físicos.

La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy

importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro en el
entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo,
el terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo energético, valorado para toda su
vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente con espacio para ampliaciones,
que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para
mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración,
la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico,
el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

Es así como un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuera su forma, su

fecha o soporte material. Acumulados de tal forma por una persona natural o entidad
pública o privada en el transcurso de su gestión, de estamanera hayamos la forma de
estar leyendo y analizando datos que mediante un proceso útil nos permite alcanzar
generación de la información útil y valiosa.

Fue así como los archivos se volvieron importantes desde que el hombre
deicidio plasmar sus conocimientos e historia puesto que no tenía o no se tiene
la capacidad de almacenar tanta información y para esto vio la única opción desde
escribir sus conocimientos en documentos o como data las historia
enpergaminos. Es así como se da la importancia de conservar los documentos
escritos en lugares específicos de manera organizada y ordena para luego dar sea
conocer como grandes archivos, por lo cual de esta manera se da a conocer la ciencia
archivista y la persona que se va encontrar en cargado de la gestión de los documentos.

En la actualidad la administración documental permite que los documentos sean vistos

de manera fácil y o por un puesto que esta es la encargada de mantenerlos archivos en
lugares adecuados con el fin de prestar un servicio a las personas que necesitan
acceder a la información, dándole la posibilidad de conocer el contenido de los
documentos y así detectar los testimonios que confirmen las acciones administrativas
y políticas, legislativas que se construyen en las sociedades.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente;

se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y
el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un “castigo” por
decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente
el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se
regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente
ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y
esto podría causar conflictos internos.
Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o
Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.
Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.

Por ende se puede concluir que los archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Cruz Mundet, José Ramón: “Manual de Archivística”, Salamanca: Fundación

Germán Sánchez Ruipérez, 1994.

 Cruz Mundet, José Ramón: “Archivistica: Gestion de Documentos y

Administración de Archivos”, Alianza Editorial, 2012.

 Mena Mugica M, González Crespo A. La santidad de la evidencia: preservación

de documentos electrónicos de archivo. BiblioArchi; 2005