GUIA 15

Documentos comerciales

TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Comprobantes externos e internos

Importancia de los comprobantes en

la organización empresarial

Ejemplos de documentos comerciales

Conclusión

Fuentes
 Introducción

Las actividades logísticas involucran diferentes actores de la cadena de

suministros y cada uno de ellos cuenta con diferentes funciones, res-
ponsabilidades y obligaciones para el desarrollo de las transacciones
comerciales. La efectividad y transparencia inherente a cada uno de los
acuerdos se documenta para el logro de los objetivos propuestos. Exis-
ten normas y procedimientos de carácter legal y empresarial que exigen
el registro de estas actividades en documentos preestablecidos.

Definición
Los documentos comerciales son una muestra de los procedimientos legales y empresaria-
les. Estos, frente a los procesos estandarizados en el contexto empresarial y de la negocia-
ción, se encuentran preestablecidos en formatos estandarizados que se utilizan para registrar
las operaciones o transacciones que se realizan en el ejercicio de una actividad comercial.
Por ley, las organizaciones deben llevar una contabilidad en donde se registra cada una de
las transacciones que realiza una empresa al desarrollar una actividad económica, como por
ejemplo, cuando compra materias primas o cuando vende sus productos.

Esta actividad debe estar respaldada por medio de documentos comerciales que le dan un
carácter legal a las operaciones. Teniendo en cuenta la información obtenida en los principios
de la contabilidad general de Granados, Latorre y Ramírez (s.f), a continuación, se presentan
algunos de estos documentos que según sus características, se pueden clasificar en comer-
ciables negociables, no negociables; en comprobantes externos e internos.

Clasificación
Comerciales negociables
Son aquellos que se pueden convertir en dinero efectivo, o representan una promesa de pago
de ese importe posteriormente, pero su poseedor puede en principio, efectuar a su vez ope-
raciones comerciales, respaldado en ellos. Ejemplos: el cheque, la letra de cambio, el pagaré,
la libranza, la factura cambiaría.

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 Comerciales no negociables
Estos documentos tienen la finalidad de servir únicamente como soporte a una transacción
comercial o de proveer la información necesaria para poder realizarla. Los principales son:
cotización, pedido, remisión, factura, recibo de caja, comprobante de pago, recibo de consig-
nación, notas débito y crédito.

Comprobantes externos e internos

Estos documentos registran las actividades empresariales realizadas con externos y activi-
dades propias al interior de la organización. Desde esta organización documental existen
comprobantes internos y externos.

• Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y

conservados en la empresa. Ejemplos: facturas de compras y recibos de pagos efectua-
dos, etc.
• Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entre-
garse a terceros o circular en la misma empresa. Ejemplos: facturas de ventas, recibos
por cobranzas, presupuestos, vales, etc.

Importancia de los comprobantes en la organización empresarial

Desde el punto de vista contable, los comprobantes son los documentos comerciales que
activan la contabilidad de la empresa, pues a partir de estos se soportan las partidas reque-
ridas en: el libro diario, el libro mayor y los diferentes balances que reflejan los ingresos y los
egresos de cada una de las cuentas.

En el desarrollo de las auditorías internas y externas, estos documentos son utilizados en la

inspección, revisión, validación y verificación de la legalidad de las operaciones que realiza
una organización y además, a partir de ellos se puede reconstruir un proceso comercial.

También, los documentos comerciales son de gran utilidad en el seguimiento o trazabilidad

de un proceso logístico o comercial con el fin de identificar el comportamiento de las diferen-
tes transacciones realizadas entre las partes.

A continuación, se presenta un resumen de los documentos comerciales más importantes en

el manejo de las actividades comerciales.

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 Recomendación:

Estimados aprendices, descarguen los formatos de algunos documentos comer-

ciales realizados en Excel que se encuentran en esta guía de aprendizaje número
quince, los cuales les servirán para la realización de su proyecto en gestión logística.

Ejemplos de documentos comerciales

Orden de compra
Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando
condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido.

Nombre
Empresa
No. Local Devolución Inventario
Fecha
Tipo de
Código del entrada Importación Traslado Otros
proveedor
Factura No.
Nombre del proveedor:
Código del Código de Unidad de Precio
Descripción Cantidad Valor Costo
Artículo clase Medida Unitario

TOTAL
Entregado por: Recibido por:

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Remito
Es el documento que confecciona el vendedor y que acompaña la entrega de las mercade-
rías vendidas.
No
EMISOR
LUGAR DÍA MES AÑO
DOMICILIO
C.U.I.T
ING.BRUTOS
I.V.A RESPONSABLE INSCRIPTO CAJA PREVISIÓN No.

REMITO
CANTIDAD DETALLE

TRANSPORTISTA

Ticket NOMBRE EMPRESA
Cumple la misma función que DIRECCIÓN
TELÉFONO
la factura al contado y se utili-
za en operaciones de escasos
importes. FECHA
HORA
No. TICKET
No. de Caja

CANTIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO

SUB TOTAL
IVA

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Tarjeta kardex
Permite el registro de las mercancías que se tienen en una bodega y del valor unitario de
cada
producto.
TARJETA KARDEX
Artículo: Máximo:
Unidad de medida:
Mercancía: Mínimo:
Entradas Salidas Existencias Costo
Fecha Detalle C.D.
Cantidad Costos Cantidad Costos Cantidad Costos unitario

SALDO FINAL:

Cotización
Documento informativo que asesora al cliente al momento de hacer una compra; este infor-
ma el precio, la cantidad del producto, la forma de pago y el descuento.
Nombre del proveedor:
Atención:
Teléfono:
E-mail:
Fecha y hora:
Cotización correspondiente a los productos de su interés
Línea Cantidad Presentación Descripción Precio % Descuento TOTAL

Teléfono cotizante: Subtotal:

Nombre cotizante: % Descuento
Número de referencia:
E-Mail: % Impuesto
Ciudad: Total a pagar
Validez de oferta en días Tiempo de entrga en días
La cotización debe recibirse antes de la fecha:
OBSERVACIONES:

Responsable de la compra: Firma y sello del Proveedor:

Fecha: Fecha:

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 Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar
al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.
NOMBRE EMPRESA
REQUISICIÓN DE COMPRA No.
DEPARTAMENTO QUE SOLICITA:
FECHA DE PEDIDO: FECHA DE ENTREGA:
CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

TOTAL DE
REQUISICIÓN:

Orden de entrega
Esta orden se genera para entregar el servicio o producto que se ha solicitado en la orden
de compra.
Fecha FOLIO # de control

Domicilio corporativo Loc. Tienda No. Cliente No. Cuenta

Ciudad Departamento Teléfono Vendedor Coordinador

COMPRADOR DESTINATARIO
CIUDAD DEPARTAMENTO CIUDAD DEPARTAMENTO

TELÉFONO LOCAL TELÉFONO MOVIL TELÉFONO LOCAL TELÉFONO MOVIL

INSTRUCCIONES ESPECIALES DE ENTREGA

MERCANCÍA POR ENTREGAR

DESCRIPCIÓN/
CANTIDAD MARCA CÓDIGO No. DE SERIE PIEZAS
MODELO

FIRMA COMPRADOR FIRMA DE RECIBIDO

Nombre del Receptor:

Fecha de Entrega:

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Conclusión
Los procesos logísticos dentro de una organización son sustentados a través del diligencia-
miento de la documentación comercial, la cual permite analizar los procedimientos que se
desarrollan en cada eslabón para generar acciones estratégicas en el sistema logístico.

El diligenciamiento de los documentos y procesos comunicará a todas las dependencias

encargadas de realizar la transacción.

Fuentes
• Arcoraci, E. (s/f). Documentos comerciales: concepto, características. Operaciones de
compra venta: formas, documentación utilizada: función, clases y confección. Buenos
Aires: Universidad Tecnológica Nacional. Recuperado el 6 de diciembre de 2012 de
http://www.utntyh.com/wp-content/uploads/2011/08/Documentos-Comerciales-Contabili-
dad1.pdf

• Granados, I., Latorre, L., y Ramírez, E. (s/f). Fundamentos, principios e introducción a la

contabilidad. Enfoque práctico. Bogotá D.C: Universidad Nacional de Colombia. Visible
en http://books.google.com.co/books?id=ZFYSrjK_xOgC&pg=PA5&dq=Contabilidad+
comercial+-+libro&hl=es&sa=X&ei=XdPAUOPXNoXA8ASeiYCIBg&ved=0CEEQ6AEwB
A#v=onepage&q=Contabilidad%20comercial%20-%20libro&f=false

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