INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de

la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad
misma, el solo significado de esta palabra nos muestra su
importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivi um y
este del origen Archeion que significa principio, origen ) y esto
nos demuestra lo importante que han sido para la evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los
archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los
archivos que constituyen parte esencial de los recursos de
información de una empresa, entidad pública, privada o un
país por cuanto en su documentación se expresa, en forma
única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades.
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración y la investigación.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA
ADMINISTRACION
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es
resguardar de forma ordenada documentación e información
útil (dicha información puede estar contenida en documentos,
sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, micro formas, fotografías, fonogramas,
videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual
se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que
nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier
documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones
en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con
esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o
empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que
han producido o recibido, para determinar precedentes,
verificar, proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar
a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o
a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos
como memoria cobra importancia a medida que pasa el
tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los
empleados, funcionarios y ciudadanos que a partir de cero, o
invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevado los costos de operación y tiempo
invertido, produciendo atraso, confusión y en general una
incorrecta administración de la información.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA
INVESTIGACION

Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes

de ilustración y mejoramiento para todas las empresas,
entidades públicas, privadas, en tanto contiene información
en documentos que pueden y deben aprovecharse por parte
de investigadores. Los archivos sirven para las
investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la
administración. La geografía, los procesos políticos, sociales,
la ciencia, la tecnología.
CONCLUSIONES
- El archivo nos ha sido fundamental en la evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad.
- El archivo es la memoria de una empresa, entidad
pública, privada o un país representada en la
conservación de los documentos.
- El archivo constituye un centro de consulta de la
información, disponible en todo momento.
- El archivo satisface las necesidades de información
eficaz a consultar por parte de la ciudadanía en general.
- El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y
consulta.
- El archivo recopila, conserva y difunde información
registrada en el.