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la acción grupal
MÓDULO 3
A través de nuestro transitar en nuestros espacios de trabajo, hemos podido comprobar
que una parte de nuestro tiempo esté ocupado en realizar y/o participar de reuniones. Es
por ello, que hay que saber aprovechar esta herramienta de trabajo y de comunicación
a la que dedicamos tanto tiempo y esfuerzos.
Ahora bien, existen algunos aspectos que condicionan el buen funcionamiento de toda
reunión y el logro de sus objetivos. Alguno de ellos ya los hemos ido trabajando en los
módulos anteriores. Ahora nos adentraremos en la aplicación de la técnica de reuniones
de trabajo propiamente dicha. Esta comporta tres momentos, cada uno de los cuales con
sus tareas específicas:
Para recordar
Antes de responder a esta cuestión vamos a decir algo que es evidente, pero que
no siempre se tiene suficientemente en cuenta: las reuniones hay que
prepararlas y hay que prepararlas bien. Es una irresponsabilidad convocar a una
reunión sin saber bien lo que se va a tratar. Y, antes de ello, hay que saber si la
reunión es necesaria o si se pueden alcanzar los objetivos propuestos mediante su
realización, por otros procedimientos más simples.
Es de gran importancia que la convocatoria se haga con suficiente anticipación para que
los participantes prevean el tiempo que deben disponer. Y, lo repetimos una vez más,
toda reunión debe tener una hora de comienzo y de final. En general cabe aconsejar que
las reuniones no superen las dos horas y cuarto, si tienen mayor duración, debe preverse
un descanso de diez o quince minutos. Esto puede parecer perder el tiempo, pero si no se
hace, es bastante probable que se pierda más tiempo con divagaciones inoportunas o
repeticiones, a causa del cansancio de la gente.
Por último, es importante corroborar que a todos los participantes, les haya llegado la
convocatoria, sea a través de la confirmación de recepción del comunicado escrito y la
asistencia a la reunión o ratificando su participación telefónicamente.
Tema de la reunión:
Objetivos:
Asistentes:
Lugar:
Fecha y hora:
d) Establecer que integrantes del grupo (si así lo requiere) adoptarán los
siguientes papeles:
¿Quién dirigirá la reunión?
De no contar con coordinador ¿Quién hará de moderador?
¿Quién tomará nota de los temas tratados y acordados?
Las relaciones espaciales y la orientación entre las personas ejercen una influencia, tanto
física como simbólica, sobre sus interacciones.
Disponer de una sala de reuniones de determinada manera constituye un “metamensaje”
sobre la clase de interacciones que se supone deberán mantener los que asistan a la
reunión.
Distribución rectangular
Crea una sensación de jerarquía. La atención se dirige hacia la “cabecera” de la mesa,
donde suele estar sentada la persona de mayor estatus, seguida a continuación por la que
se sienta “a su derecha”, seguida a su vez por la que se sienta “a su izquierda”.
Como también, sentarse en una mesa rectangular o “estilo teatro”, crea un contexto de
“presentación”, la persona interpretará que se debe sentar y escuchar.
Por último, es conveniente establecer un acuerdo sobre determinadas reglas que hace a
una convivencia saludable en el desarrollo de la reunión:
Respetar los tiempos, no sólo de exposición de los temas a tratar sino también a la
hora de tomar la palabra.
Poner en silencio o apagar los celulares.
Dar cuenta de la necesaria participación activa.
Dichas reglas, deben ser establecidas por todos los participantes de la reunión.
Toda reunión hay que terminarla, no dejarla morir como ocurre con frecuencia.
El ideal es que la reunión termine a la hora acordada de manera que quedan algunos
minutos para el cambio de impresiones o para hablar de lo que surja espontáneamente.
No es lo mejor que una reunión vaya muriendo o la gente esté apresurada por marcharse,
“porque se ha hecho demasiado tarde”, o porque se vaya produciendo una desbandada
progresiva. Las reuniones deben tener hora de comienzo y hora de terminación. En
algunas circunstancias y en algunos grupos, antes de marcharse y dar por terminada la
reunión, conviene elaborar el orden del día o el plan de trabajo de la reunión siguiente,
con indicación del día y hora de realización.
Cuestionario de evaluación:
▪ ¿Cómo ha sido la participación de los asistentes?
▪ ¿Los asistentes vinieron preparados suficientemente?
▪ ¿El grupo se centró en su tarea y en el alcance de los resultados?
▪ Si los hubo, ¿cuáles fueron los principales obstáculos, qué se hizo para
sortearlos y cuales los cambios que se sugieren para mejorar individual y
grupalmente?
▪ En la comunicación, ¿se aseguró un buen feedback?
▪ ¿Los asistentes se conocieron lo necesario para una adecuada interacción?
▪ ¿Cómo fue percibido el clima en los distintos momentos de la reunión, al
principio, durante y al finalizar la reunión?
▪ ¿Volvería a trabajar con este grupo? ¿Por qué? ¿Por qué no?
▪ ¿Cómo fue percibida la función del Moderador? ¿Cuáles serían los ajustes
necesarios para un mejor desempeño de la función, centrado en los
propósitos de la misma?
▪ ¿Qué aprendizajes se pueden registrar para la propia función del moderador
de reuniones?
Antes de la reunión
No se ha preparado el orden del día.
▪ no se sabe para qué se reúnen
▪ no se conoce el objetivo o propósito de la reunión
En la convocatoria no se ha explicado suficientemente los motivos y
objetivos
Durante la reunión
Llegar tarde a la reunión e interrumpir
saludando Llegar tarde y preguntar por lo ya
hablado
Interrumpir continuamente
Los participantes no saben concretar
▪ se enrollan, se van por las ramas, hablan demasiado
Los miembros del grupo carecen de capacidad de diálogo
▪ falta de apertura para aceptar criterios diferentes, no hay acuerdos,
tensiones.
Falta de disciplina
▪ no se respeta al coordinador
▪ hablan a la vez
Se mezclan diferentes puntos del orden del día
Las intervenciones no se relacionan con el tema que se está tratando
El retraso de algunos que además plantean cuestiones ya
tratadas
Mal desempeño del coordinador
Afán de protagonismos
Después de la reunión
¿Cómo tratar las algunas conductas que obturan el desarrollo de las reuniones?
Los que llegan tarde
▪ Comenzar las reuniones puntualmente, no alterar el horario porque relaja la
disciplina del grupo, informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el
trabajo de los demás y hacer énfasis en el valor del tiempo y la
responsabilidad.
▪ Fijar un trabajo a cada persona para realizar o presentar en la reunión.
Los que interrumpen
▪ Decirles que permita acabar a la otra persona.
▪ Decirles que anoten sus pensamientos y esperen su turno para expresarlos.
Los que actúan como si supieran todo (los sabelotodo)
▪ Reconocer sus conocimientos.
▪ Pedirles que tengan paciencia y escuchen los puntos de vista de los demás.
▪ Déjelo por cuenta del grupo, ellos lo controlaran.
Los que agreden a otros
▪ Preguntar por el problema. Si no está relacionado con la reunión, pedir que se
solucione luego.
▪ Si se insiste en la actitud, pedir auto control y si se repite, pedir que se retire.
▪ Utilizar la información anotada en el rota folios o la pizarra para centrarse en el
tema que se está debatiendo y registrar el origen de sus desacuerdos sobre el
tema.
El registro de lo tratado en las reuniones: la "memoria grupal"
Una reunión, que se desarrolló de manera productiva y en buen clima, puede quedar sólo
en eso, si al final de la misma no se precisan algunas cuestiones muy concretas:
1. Encabezamiento
b) Datos generales.
Especificando el día y hora de la reunión, y el lugar en que ésta tuvo lugar
c) Relación de asistentes.
En ella consta el nombre y apellidos de cada uno de ellos y el dato formal que se
considere significativo como miembro del grupo. En esta relación se diferenciarán
específicamente el secretario (persona que elabora el acta) y el presidente o coordinador
del grupo si lo hubiere.
Parte fija en la redacción del acta
En toda acta se hace referencia a aspectos formales de la reunión tales como ciudad,
fecha, lugar concreto en que se celebra, hora de inicio de la reunión y se suele finalizar
con la siguiente frase: se reúnen las personas al margen citado con el siguiente orden del
día.
2. Cuerpo
d) Orden del día
Aparece separado y se puede encontrar fácilmente; éste es crucial puesto que se
indica el contenido de la reunión, contenido que previamente ha sido conocido por los
asistentes, por tanto, se establece un orden numérico de los temas. En el primer punto si
es la primera reunión se puede tratar de un contenido de información de la propia
convocatoria o de presentación de los asistentes en los restantes casos siempre será
“lectura y aprobación, si procede, del acta de la sesión anterior”. Seguidamente se
establecen los siguientes puntos del orden del día, tanto como temas que se aborden y se
finaliza con un último punto que ha de ser “consultas y preguntas”.
3. Pie
g) Firma del secretario y en su caso del coordinador, presidente o similar
Que supone la validación de lo escrito por parte de estas dos personas, a la espera de
que el resto del grupo apruebe lo reseñado.
Bibliografía:
- Ander Egg, E. (2002). Cómo hacer reuniones eficaces. Editorial CCS, Madrid.
- Cano, A. (2005): Técnicas e instrumentos prácticos de Trabajo Social. Biblioteca Pública.
Las Palmas de Gran Canaria, España.
- Lencioni, P. (2004).Reuniones que matan: una solución para que sus reuniones sean
eficaces y productivas. Editorial Activa, España.