Edmundo A.

Cáceres
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

ACTUALIZACION A WORD 2010

María Josefina Castilla

2017
Introducción

En las empresas o en el estado es muy común enviar correspondencia con un contenido similar a muchos
destinatarios, a veces cientos o miles de ellos. Puede ser el reclamo de un importe adeudado, la notificación
de una facilidad de pago, la comunicación de una oferta a los buenos clientes, etc. Para facilitar esta tarea,
Word dispone de la facilidad Correspondencia, que se vale de dos archivos:

– Documento principal

– Origen de datos

El documento principal contiene un texto común a todos los destinatarios. Para personalizarlo con los datos
de cada uno de ellos, se insertan en los lugares adecuados del texto lo que se llama campos de combinación.
Estos campos deben tener iguales nombres que el que tienen los campos de los registros almacenados en el
origen de datos. Al ejecutar la combinación, Word llena los campos de combinación del documento principal
con los datos que toma de los campos correspondientes de un registro, produciendo un documento
personalizado; luego los llena con los datos que toma de los campos de otro registro, produciendo otro
documento personalizado, etc., como se ilustra a continuación.

Documento principal

Señor «Nombre» Origen de datos

«Domicilio» Nombre Domicilio Préstamo

Nos place comunicarle que, Juan García Perú 450 10.000
debido a sus excelentes Luis González Salta 659 15.000
antecedentes en nuestro Banco,
estamos en condiciones de ofrecerle César Guerra Libertador 1240 12.000
un préstamo a sola firma por la
cantidad de «Préstamo» pesos.
Sin otro particular, le saludamos atte.

El resultado de la combinación efectiva será:

Señor Juan García Señor Luis González Señor César Guerra

Perú 450 Salta 659 Libertador 1240

Nos place comunicarle Nos place comunicarle Nos place comunicarle

que, debido a sus excelentes
antecedentes en nuestro Banco,
estamos en condiciones de
ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de 10.000
pesos.
Sin otro particular, le
saludamos atte
que, debido a sus excelentes
antecedentes en nuestro Banco,
estamos en condiciones de
ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de 15.000
pesos.
Sin otro particular, le
saludamos atte
que, debido a sus excelentes
antecedentes en nuestro Banco,
estamos en condiciones de
ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de 12..000
pesos.
Sin otro particular, le
saludamos atte

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El documento principal puede ser una carta, sobre, etiqueta, mensaje de correo electrónico, etc. Como las
cartas se mandan en sobres, Word facilita preparar sobres o autoadhesivos con datos postales.

El origen de datos puede ser un documento de Word, una hoja de Excel, una tabla de Access, una tabla de
Visual FoxPro, un archivo de texto, etc. El origen de datos siempre debe tener formato de tabla o debe ser
convertible en tabla por Word, compuesta por filas y columnas. Las filas, como sabemos, se llaman registros,
y las columnas, campos. En el caso de una tabla de Word, una hoja de Excel o un archivo de texto, el
primerregistro debe contener los nombres de los campos, y se llama registro inicial. El resto de los registros
contiene datos, en concordancia con lo definido en el registro inicial.

Nombre Domicilio Préstamo Registro inicial

Juan García Perú 450 10.000
Luis González Salta 659 15.000 Registros de datos
César Guerra Libertador 1240 12.000

Tratándose de un archivo de texto, los nombres de los campos del registro inicial y los campos de los
registros de datos deben usar delimitadores de campo, como un punto y coma, una tabulación, etc. En el
ejemplo que sigue se usa el punto y coma como delimitador.

Nombre; Domicilio; Préstamo

Juan García; Perú 450;10.000

Luis González; Salta 659;15.000
César Guerra; Libertador 1240;12.000

La combinación puede tener varios destinos: impresora, un único documento normal de Word con el resultado
de haber combinado varios registros, correo electrónico, etc.

Nota. Para facilitar el aprendizaje, cree en un documento normal de Word una tabla con un contenido similaral
que se presenta en la primera ilustración como origen de datos. Guárdelo. Luego abra un documento nuevo y
configúrelo como documento principal, de acuerdo a las indicaciones que siguen. Para pruebas como filtros y
ordenamientos, agregue más registros. Para probar bloques de direcciones, agregue columnas adecuadas.

FichaCorrespondencia

Esta herramienta es el corazón de combinación de correspondencia, porque desde ella se manejan todas las
posibilidades. El proceso también se puede lograr con un asistente, que se invoca desde la opción Iniciar
combinación de correspondencia – Paso a paso por el Asistente para Combinar Correspondencia que resulta
menos claro. Las opciones de la fichaCorrespondencia son las siguientes.

Iniciar combinación de correspondencia. Abre un submenú para establecer el tipo de documento principal o
cambiarlo por otro: carta, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, directorio y documento normal de
Word. Esta última opción transforma un documento principal de cualquiera de los tipos anteriores en un
documento común.

Seleccionar destinatarios. Abre un submenú para seleccionar el origen de datos. Tiene las siguientes
opciones:

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• Escribir una nueva lista: Abre el diálogo Nueva lista de direccionesen el cual se puede crear una lista de
destinatarios. Los campos que ofrece son los predeterminados por Word pero pueden usarse otros
campos personalizados.
Personalizar columnas: en este diálogo se pueden Agregar, Eliminar o, Cambiar nombres a los campos.
Nueva entrada: Permite agregar un nuevo registro
Eliminar entrada: Permite borrar un registro
Buscando: Abre el diálogo Buscar entrada el cual permite buscar un registro de acuerdo al criterio
especificado

• Usar lista existente:Abre el diálogo Seleccionar archivos de origen para elegir el archivo a abrir.
El archivo debe tener forma de tabla, explícita o implícita. El archivo puede ser un documento de Word
cuyos datos estén dispuestos en forma de tabla, una planilla de cálculo de Excel, una lista de contactos
de Outlook, una tabla de base de datos Access, una tabla de base de Visual FoxPro, un archivo de texto
cuyos registros sean líneas y cuyos campos sean datos separados por comas, puntos y comas o un
carácter definido como separador. Tanto en las tablas de Word como en los archivos de texto, la primera
línea debe contener los nombres de los campos.

Para usar un archivo como origen de datos, Word debe usar una conexión preexistente o crear una
nueva. Una conexión es un archivo que permite traer datos a Word para que los use como origen de
datos. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo presenta la carpeta Mis archivos de origen de
datos, del que se listan las conexiones existentes. Si hace falta crear una conexión, se debe pulsar el
botón Nuevo origen. Como este es un tema complicado, no lo veremos.

Si el archivo a usar como origen de datos es un documento con una tabla de Word, un documento de
texto con campos delimitados o un producto de Office, normalmente basta con elegirlo, porque Word
usará implícitamente una conexión preexistente. Word también crea una consulta, que es la que
efectivamente trae los datos, la cual guarda en el documento principal. De aquí que, para “degradar” el
documento principal a archivo normal, sea necesario usar el diálogo Tipo de documento principal.

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Editar lista de Destinatarios
Abre el diálogo Destinatarios de combinar correspondencia en el cual se muestran los registros del origen de
datos en una cuadrícula. En el encabezado de cada columna hay un cuadro combinado que permite filtrar los
valores que se desean mostrar.
Hay opciones que son comunes a todos los campos:
Orden ascendente: Ordena los registros por ese campo, de menor a mayor si son números, de la A a la Z si
son letras y de fecha más antigua a más reciente si son fechas.
Orden descendente: Ordena los registros por ese campo en forma inversa a la anterior.
Todos: Elimina el filtro realizado por ese campo
Espacios: Muestra los registros que tienen vacío ese campo
Sin espacios: Muestra los registros que no tienen vacío ese campo.
Avanzado… Presenta el diálogoFiltrar y Ordenar, que permite criterios más elaborados para filtrarlos registros
y para ordenarlos.
Las opciones que son propias de cada campo las construye tomando uno de cada uno de los valores
distintos.

El cuadro de diálogo que estamos viendo, Destinatarios de combinar correspondencia, tiene varias opciones,
entre las que veremos:
Ordenar: Abre el diálogo Filtrar y Ordenar en la ficha Ordenar registros. La ordenación acepta hasta tres
criterios, subordinados jerárquicamente. Cada criterio necesita un campo y un sentido.
Filtrar: Abre el cuadro de diálogo Filtrar y Ordenar en la ficha Filtrar registros El filtro se construye con uno o
varios criterios, conectados por los operadores Y u O. Cada criterio necesita un campo, un operador y un
valor.

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Buscar duplicados:Abre el diálogo del mismo nombre el cual muestra los registros que se encuentran
repetidos para seleccionar a los que se desea enviar la correspondencia.
Buscar destinatarios: Abre el diálogo Buscar entrada en el cual es posible definir el valor de un campo y
buscar los registros que lo contengan. Las opciones del diálogo se verán más adelante
Edición: Se habilita cuando se selecciona el nombre del archivo de origen de datos.
Si éste es un archivo de Word, abre el diálogo Formulario de datos. Presenta un registro del origen de datos
como un formulario. Permite cambiar los datos del registro actual, eliminarlo, agregar nuevos registros,
avanzar o retroceder por los registros, ir a un registro particular, descartar cambios.

Si es un archivo de Excel se abre el diálogo Modificar origen de datos. Presenta los registros del origen de
datos para modificarlos o agregar registros. Al cerrar el diálogo pregunta si se desea actualizar el archivo de
origen

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Nueva entrada: Agrega un registro.
Buscando: Abre el diálogo Buscar entrada. Este diálogo se describe más abajo.

Resaltar campos de combinación. Resalta los campos de combinación, estén en forma de código o en forma
de datos reales, de modo que sea fácil localizarlos.

Insertar bloque de direcciones. Abre el diálogo de igual nombre, que permite configurar los datos de dirección
postal. Trabaja siempre y cuando se asocien campos del origen de datos con los campos de dirección
predefinidos por Word. El diálogo tiene una vista previa para observar cómo se afectan estos datos a medida
que se eligen las distintas opciones. Éstas son:
Insertar el nombre del destinatario en este formato. Si se activa esta opción, presenta varias modalidades de
tratamiento.
Insertar el nombre de la organización. Incluye o no este dato.
Insertar la dirección postal. Si se activa, se pueden elegir tres modalidades con respecto a los datos país y
región: No incluirlos nunca, incluirlos siempre o incluirlos solamente cuando el país del destinatario sea
distinto al país que se define en un cuadro combinado.
Dar formato a la dirección en función del país o región de destino. Es para casos en que el país o la región de
destino tengan formatos exigidos por su correo local, siempre que Word los contemple.
Asignar campos. Es un botón de comando que abre el diálogo Asignar campos, para asociar campos del ori-
gen de datos con campos de dirección predefinidos por Word. Este diálogo se verá más adelante.

Insertar línea de saludo. Abre el diálogo de igual nombre, que permite configurar el campo <<Línea de
saludo>>, propio de Word, que se forma con campos del origen de datos. Si los campos que corresponde al
apellido y/o nombres del destinatario, asociados con campos de dirección predefinidos por Word, son válidos,
la línea de saludo presenta tres componentes: uno para el tratamiento, otro para apellido y/o nombres y un
tercero para la puntuación luego de estos datos. Si esos campos no son válidos, permite configurar una línea
genérica de un solo componente. Ambas líneas tendrán vigencia y Word elegirá una u otra según la validez o
no de los campos mencionados. El diálogo tiene un botón Asignar campos, para asociar campos del origen
de datos con campos de dirección. Este diálogo se verá más adelante

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Insertar campos combinados. Abre el diálogo Insertar campo de combinación, que permite introducir campos
de dirección y campos del origen de datos al documento principal.
Los campos de dirección son los campos predefinidos por Word, por lo que previamente hay que asociarle un
campo del origen de datos. Al seleccionar esta opción se mostrará la lista en el cuadro Campos.
Los campos de base de datos son los campos definidos en el origen de datos. Al seleccionar esta opción se
mostrará la lista en el cuadro Campos.
Insertar: Coloca en el documento principal en la posición del cursor, el campo seleccionado en Campos
El diálogo tiene un botón Asignar campos, para la asociación entre campos del origen de datos y campos de
dirección. Este diálogo se verá más adelante

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Reglas. Abre una lista que permite insertar campos de Word en el documento principal. Estos campos
permiten programar el texto.Su estudio escapa a esta obra.

Asignar campos: Permite relacionar los campos predefinidos por Word con los campos del origen de datos.
Cuando se accede a este diálogo, Word muestra las coincidencias de nombres entre sus campos y los del
origen de datos quedando a cargo del usuario enlazar aquellos nombres que no coinciden en sus nombres
pero que tienen el mismo contenido.

Vista previa de resultados. Si se activa, muestra el documento principal con sus campos de combinación
rellenados con los datos de un registro. Usando los botones de navegación, se puede cambiar el registro
visualizado. Si se desactiva, vuelven a verse los campos combinados entre comillas agudas.

Primer registro, Registro anterior, Ir a registro, Registro siguiente, Registro último. Se habilitan cuando Vista
previa de resultadosestá activo. Los botones son Primer registro, Registro anterior, Registro siguiente y Último
registro. El campo Ir a registro sirve para escribir el número del registro al que se quiere ir.

Buscar destinatario. Abre el diálogo Buscar entrada en el cual es posible definir el valor de un campo y buscar
los registros que lo contengan.

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Buscar. Sirve para definir el valor a buscar.
Buscar en:
• Todos los campos: Busca el valor definido en Buscar en todos los campos del origen de datos.
• Este campo. Permite elegir en un cuadro combinado el campo que debería contener el valor definido en
Buscar.
Buscar primero: Este botón se habilita al definir un nuevo valor en Buscar. Al pulsarlo se realiza la búsqueda.
Si se encuentra el primer registro que contenga el valor, el botón cambia a Buscar siguiente, para repetir la
búsqueda de ese valor en el próximo registro. Si no se encuentra ningún registro que contenga el valor,
aparece un mensaje que informa de esa circunstancia y pide si se quiere continuar desde el primer registro.

Comprobación automática de errores: Abre el diálogo Revisar e informar de errores, que controla si los
registros tienen errores.

Realiza una verificación de los datos contenidos en el origen de datos, determinando si son formalmente
erróneos. Puede trabajar de tres formas, según la opción que se elija:

Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, no se produce la
combinación efectiva ni en impresora ni en un documento con los datos combinados, donde cada registro
genera una o más páginas. Lo que sí genera es un documento nuevo, donde se comunican los errores
encontrados. Si no hay errores, este documento nuevo no se genera.

Completar la combinación deteniéndose para informar de los errores. En este caso, se produce la
combinación efectiva, pero el proceso se detiene cada vez que se encuentra un registro con datos erróneos.
Word informa en cada caso erróneo las características de los errores, pero no genera un documento con esta
información.

Completar la combinación sin detenerse. Informar de los errores en un documento nuevo. En este caso, se
produce la combinación efectiva, sin detenciones. Si hay errores, Word genera un documento nuevo donde se
detallan las características de los errores encontrados en los registros correspondientes.

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Los errores pueden deberse, por ejemplo, a que en algún registro falta un campo. Esto puede deberse a que
el origen de datos se tome de un archivo de texto, donde cada campo esté separado por un delimitador: si
hay n campos, es posible que falte alguno.

Finalizar y combinar
• Editar registros individuales: Abre el diálogo Combinar en un documento nuevo. Permite realizar la
combinación total o parcial de los registros con el documento principal. El resultado, sin embargo, no es
impreso, ni enviado por mail o fax, sino que va a un documento nuevo, el cual debe ser guardado con un
nombre si se lo quiere conservar. Para determinar los registros a incluir en la combinación, hay las
siguientes opciones:

Todos. Incluye todos los documentos en la combinación.

Registro actual. Combina solamente el registro actual del origen de datos. Este puede ser el que se
visualice en el documento principal cuando Vista previa de resultados está activo, o el registro al que se
ha ido usando Buscar campos en uso.
Desde. Si se activa este botón, hay que indicar el número de registro inicial en el cuadro de texto
asociado y el número de registro final que acompaña a Hasta.
• Imprimir documentos. Permite imprimir la combinación total o parcial de los registros con el documento
principal. Las opciones son las mismas que las de Combinar en un documento nuevo.

• Enviar mensajes de correo electrónico. Abre el diálogo de igual nombre, para mandar la combinación a
un destinatario de e-mail.

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Este diálogo permite realizar la combinación total o parcial de los registros con el documento
principal, y envía el resultado a un destinatario de correo electrónico. Las opciones son:
Para y Asunto. Son iguales a las entradas del mismo nombre de los mensajes e-mail.
Formato de correo. Tiene las opciones:
o Datos adjuntos. Crea un documento de Word y lo agrega como archivo adjunto al mensaje.
o Texto sin formato. Crea la combinación como texto del mensaje.
o HTML. Crea la combinación en formato de página Web.

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