Vous êtes sur la page 1sur 4

Organizaci�n de eventos

Ir a la navegaci�nIr a la b�squeda
�Esta p�gina se carg� con suficiente rapidez?
Para obtener m�s informaci�n, consulta la declaraci�n de privacidad de esta
encuesta.

Estructura de acreditaci�n previa al ingreso de participantes a un evento en el


Centro de Convenciones y Exposiciones de Hong Kong.
La organizaci�n de eventos1? es el proceso de dise�o, planificaci�n y producci�n de
congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organizaci�n de un evento podemos destacar
la realizaci�n de presupuestos, la selecci�n y reserva del espacio en el que se
desarrollar� el acto, la tramitaci�n de permisos y/o autorizaciones, la supervisi�n
de las tareas, la coordinaci�n log�stica interna o los servicios gastron�micos,
entre otros.

El campo de estudio de la organizaci�n de eventos es relativamente nuevo.


Actualmente existen diferentes instituciones especializadas en la formaci�n de los
futuros profesionales del sector, en algunos casos universitarias, que imparten
esta materia.2?

Detr�s de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno a�ade su
servicio profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento seg�n
el estilo emitido, Equipo de Decoraci�n, Equipos de Montaje de sonido y tarimas,
Wedding y Event Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros que dan
harmon�a a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran resultados
extraordinarios.

�ndice
1 Pasos para la planificaci�n
1.1 Producci�n
1.2 Montaje
1.3 Ejecuci�n
1.4 Desmontaje
1.5 Evaluaci�n de resultados
1.6 Post-evento
2 Checklist
3 Ranking ICCA de los pa�ses y ciudades con mayor cantidad de eventos
4 Bibliograf�a
5 V�ase tambi�n
6 Referencias
7 Enlaces externos
Pasos para la planificaci�n
Dise�o de Pautas

Lo primero es poder plantear junto con todo el equipo de organizadores o


proveedores de la misma, las pautas necesarias para la realizaci�n de cada proceso
creativo que es de suma importancia para dar inicio a la primera etapa de
elaboraci�n, se dividen labores y se hacen planos de los parametros que el evento
necesita.

Producci�n
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reuni�n y que tienen como objetivo
principal la preparaci�n de los recursos y equipos que componen el evento.

Un buen sistema organizaci�n de eventos es el SISOE, que facilita la planeaci�n y


ejecuci�n de los mismos, en todos los procesos que el evento necesite. Producir
consiste en disponer una serie de factores que pueden ser controlados, proyectados
y ordenados con antelaci�n, mediante procedimientos puntuales.

En la producci�n del evento se deben seguir los siguientes pasos:

Definir el objetivo del evento


Nombrar un comit� organizador
Establecer fechas
Determinar el n�mero de asistentes al evento
Seleccionar el lugar de realizaci�n
Elaborar un cronograma de las actividades
Realizar una estimaci�n de los recursos
Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiaci�n
Promoci�n del evento
Selecci�n del personal
Adquisici�n o contrataci�n de materiales, equipos y servicios3?
Montaje
El montaje engloba, por un lado, la disposici�n del equipo y los recursos t�cnicos,
humanos y materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizar� el evento.
Por otro, constituye la bases est�ticas, estructurales y funcionales sobre las que
se desarrolla el evento.

Preparar la puesta en escena es fundamental en la organizaci�n.4?

Existen diversas modalidades de montaje a la hora de realizar un evento. La


elecci�n de una u otra depende de las caracter�sticas y las necesidades del acto
particular. Estas modalidades son las siguientes:

-Montaje auditorio

-Montaje tipo escuela

-Mesa ejecutiva

-Mesa rusa

-Montaje en forma de U

-Mesa imperial

-Montaje tipo banquete o mesas redondas

-Montaje tipo c�ctel5?

Ejecuci�n
Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas

Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en
el evento.

Evaluaci�n de resultados
Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los
objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluaci�n de
resultados es una de las partes m�s importante del postevento. Conocer si se han
cumplido, como m�nimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con
ellos.
Se debe realizar una evaluaci�n del proceso de creaci�n y del desarrollo. Esta
evaluaci�n permitir� a los organizadores ser conscientes del funcionamiento del
evento en cuesti�n y se podr� tomar como punto de partida para futuros actos
mediante la redacci�n de un informe final que incluya datos tanto cualitativos como
cuantitativos.

Post-evento
Recopilaci�n de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan
a la evaluaci�n del mismo. En esta fase se incluir� la documentaci�n gr�fica del
mismo; Fotograf�as, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0,
etc.,.

Checklist
Lista de acciones a seguir en la planificaci�n de un evento6?

Los eventos requieren mucho trabajo de planificaci�n y es mejor estar seguros de


tenerlo todo bajo control antes de ponerse a trabajar. 9 elementos que influyen en
la organizaci�n de eventos y su relaci�n entre s�.

Segmento de clientes: el target o p�blico al que pretendes dirigirte.


Propuesta de valor: que es exactamente lo que le vas a ofrecer al p�blico? Aqu�
deber�as empezar a esbozar tu evento en t�rminos de qu�, c�mo, d�nde y cu�ndo
tendr� lugar.
Distribuci�n: canales de venta de entradas para tu evento.
Relaci�n con los clientes (marketing). Tendr�s que enumerar las actividades de
marketing y comunicaci�n que mejor encajen para informar y persuadir a tu target.
Fuente de ingresos. Es importante dise�ar una estrategia de precios as� como
identificar todas las fuentes de ingresos.
Actividades clave. La organizaci�n de eventos es, en gran parte, el arte de saber
coordinar muchas y variadas actividades: booking de artistas o ponentes, producci�n
t�cnica del evento. Es necesario que identifiques cada una de ellas y, si tienes
equipo, que designes personas responsables de cada tarea.
Recursos clave. Comenzar de cero un evento es muy complicado. En este apartado es
recomendable que enumeres todos los activos con los que cuentas antes de empezar:
presupuesto inicial, si tienes base de datos, la fortaleza de tu marca, tu equipo
Alianzas. Puede que cuentes con el apoyo de otras empresas o personas para la
organizaci�n de eventos. Enum�ralos y tenlos bien presentes, porque nunca sabes
c�mo te pueden ayudar.
Estructura de costos. Tan importante es saber los ingresos que puedes generar, como
los costes a los que vas a tener que hacer frente: salarios, coste de producci�n,
alquileres varios.[2]
Ranking ICCA de los pa�ses y ciudades con mayor cantidad de eventos
La Asociaci�n Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, seg�n sus siglas en
ingl�s) que constituye una de las asociaciones vinculadas a la industria de los
eventos m�s prestigiosas del mundo, elabora anualmente un ranking que cuantifica
eventos organizados por asociaciones internacionales, que tengan lugar en
diferentes sedes y que hayan rotado por un n�mero m�nimo de tres pa�ses.

Ranking 2008
Por pa�ses7?
Puesto Pa�s # Eventos
1 EE. UU. 507
2 Alemania 402
3 Espa�a 347
4 Francia 334
5 Reino Unido 322
Por ciudades7?
Puesto Ciudad # Eventos
1 Par�s 139
2 Viena 139
3 Barcelona 136
4 Singapur 118
5 Berl�n 100

Vous aimerez peut-être aussi