GESTION DE COMPRAS

LA NEGOCIACION EN COMPRAS

Dr. Roger Orlando Luján Ruíz

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NEGOCIAR:
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NEGOCIAR:

Es una forma básica de conseguir lo que se quiere de otros, es una

comunicación en dos sentidos diseñados para llegar a un acuerdo cuando
Usted y la otra parte tienen intereses en común y otros opuestos.
Negociar es una actividad o método por el que dos o más partes interesadas
en un asunto, acuerdan una pautas y buscan un acuerdo que satisfaga los
intereses de cada uno.
Negociar es realmente un arte que solamente se aprende con la practica y al
experiencia.
La clave de una negociación es la conversación ya que toda negociación
requiere de un diálogo. Existen numerosos elementos que pueden afectar a
una negociación pero es la conversación, las frases y el lenguaje el factor
principal. Sin embargo, el componente emocional que en toda negociación
existe, afecta enormemente al resultado final del pacto
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NEGOCIAR:
Es una actividad que se realiza en la primera fase del ciclo logístico, que
permite aplicar técnicas para alcanzar un punto de equilibrio en la defensa
de los intereses institucionales.
Es Buscar un acuerdo a largo plazo, que derive en una alianza estratégica
con proveedores, a los que finalmente se les considerará como socios.
¿Qué negociamos?
-Calidad y precio
-Frecuencia de entrega
-Lotes, presentación y embalaje
-Lugar de entrega
-Condiciones de pago
-Descuento por volumen
-Formas de transportes
-Disponibilidad de Stock
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La negociación en compras se puede definir como la relación que

establecen dos o más personas de unas empresas en trato con un asunto
determinado (adquirir materiales, insumos u otra cosa) con vista a acercar
posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos ellos.

Tengamos en cuenta que el objetivo en una negociación no es únicamente

llegar a un acuerdo satisfactorio, sino conseguir el mejor de los acuerdos
posibles.

Nos guste o no, todos somos negociadores, el éxito o fracaso de nuestras

negociaciones, determinan nuestro grado de felicidad y éxito

Recuerde siempre que:

¨En la vida como en los negocios, uno no obtiene lo que se merece, si no lo

que negocia´´
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ESTILOS DE NEGOCIACIÓN:

• Cada negociación es diferente y exige una aproximación específica.

• No se puede tratar de utilizar siempre el mismo esquema de negociación.
• No hay dos proveedores iguales y cada uno de ellos exige un trato
determinado.
• No obstante, se podría hablar de dos estilos básicos de negociación: la
negociación inmediata y la negociación progresiva.
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¿Cuando negociamos?

• Cuando percibimos que negociar nos trae más beneficios que no

negociar

• Cuando lo que nos ofrecen en la mesa de negociación nos parece más

atractivo que lo podemos obtener fuera de ella
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CONSEJOS PARA SABER NEGOCIAR:

• Tu habilidad para negociar puede llegar a incrementarse con

excelentes consejos, no importa si eres malo para los negocios, sólo se
deben tener en cuenta varios puntos claves a la hora de realizar una
negociación con cualquier persona.

• La negociación y alcance de los acuerdos te abrirá muchas puertas a

donde vayas
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• El éxito o fracaso de una negociación tiene un gran componente

previo, ya que si Usted se va bien preparado, las posibilidades de
conseguir los resultados esperados aumentan.

• También existen errores que, cometidos durante el proceso

de negociación con proveedores, pueden abocar al fracaso incluso a la
mejor estrategia, entre ellos se encuentra el exceso de competitividad
y la ignorancia u olvido de las metas globales, dos aspectos que
tenemos que evitar por sus efectos negativos en el corto plazo y
también en el largo plazo, ya que minarían las posibilidades de
mantener un vínculo sólido y una relación duradera con el proveedor.
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LO QUE NECESITAS TENER PARA SABER NEGOCIAR ES:

1- Confianza: Cree siempre en lo que estás diciendo y nunca ¡Pero nunca! Dudes de
ti mismo y lo que dices frente a quien realizas el negocio
2- Autoestima: Tener un autoestima bajo no es bueno para la negociación. Procura
que no te afecte tu situación emocional negativamente al momento de una
negociación.
3- Respeto: El respeto es importante establecerlo en ambas partes para así generar
confianza
4- Seriedad: Una negociación en donde exista el sarcasmo, las risas y los chistes no
llevará a nada bueno.
5- Autoridad: Mantener la posición con los objetivos que se tienen propuestos es
vital para evitar pérdidas.
6- Control: Una falta de autoridad, respeto o alguno de los puntos anteriormente
nombrados puede sacarnos de control en una negociación, haciendo que incluso
llegue aceptar un acuerdo que beneficie a la otra parte más de lo que lo tenía
planteado.
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COMO AFRONTAR EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES:

Es una etapa a la que hay que llegar con la lección bien aprendida, no vale la
improvisación.

SI QUIERES GANAR CONTROL SOBRE ESTA FASE Y SUS RESULTADOS DEBES:

• Recopilar toda la información posible antes del inicio de la negociación con

proveedores, analizarla, evaluar las posibilidades reales y diseñar las
posibles respuestas.

• Fijar las metas a alcanzar: los objetivos que se definan deben ser conocidos
por todas las personas que participarán en la negociación del lado de la
empresa. A la hora de fijarlos, hay que asegurarse de que, además de ser
relevantes, sean realistas y alcanzables.
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• Estudiar las propias fortalezas: y conocer también las de la otra parte. En

base a estos puntos claves se pueden establecer los hitos de la
negociación, como si de una hoja de ruta sobre competitividad,
rentabilidad, adecuación y estructura de costes se tratase.

• Diseñar la estrategia: Es uno de los aspectos más críticos en

la negociación con proveedores y su éxito tiene mucho que ver con la
preparación. Entre los aspectos que no pueden faltar, desde el punto de
vista táctico, se encuentran las prioridades y las concesiones que se está
dispuesto a hacer.
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• Practicar sus técnicas negociadoras: Es una forma de obtener mejores

resultados y facilita la liberación del estrés relacionado con un proceso
de este tipo. Además, permite ganar en rapidez para la resolución de
conflictos y situaciones complicadas y facilita el actuar con mayor
naturalidad llegado el día de pactar las condiciones del acuerdo.

• Crear un equipo de negociación: Que tendrá que estar debidamente

estructurado y formado en base a individuos cualificados y con los
niveles de entendimiento adecuados, capaces de trabajar juntos y en
condiciones de aceptación de la figura de líder que se haya designado.
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TÉCNICAS Y PROCESOS DE NEGOCIACIÓN:

• Negociar es un proceso muy parecido a vender, aunque con algunas

diferencias. Ya hemos dicho que vender es persuadir, convencer al
posible cliente para que piense y actúe como el vendedor quiere que
este actúe y, siempre, en beneficio de ambas partes.

• En la negociación, también una parte intenta persuadir a la otra. Se ha

dicho que negociar es un proceso de resolución de un conflicto entre
dos o más partes, pues hay siempre, bajo la negociación, un conflicto
de intereses.

• Es mejor que exista un cierto equilibrio de fuerzas y que se

intercambien las presiones, finalmente las partes llegarán a un acuerdo
cuando las fuerzas estén igualadas. En la negociación, al igual que en la
venta, deben beneficiarse ambas partes.
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TECNICAS PARA UNA BUENA NEGOCIACIÓN:

1- Documéntate:

El primer paso para lograr concretar una negociación de la forma correcta es tener a
la mano la información necesaria con la persona que vas a negociar. Si tienes la
oportunidad de que alguien te cuente la experiencia que ha tenido con el proveedor
o negociante, ya tienes un pie adelante. Conocer a una persona antes de establecer
una conversación de negocios puede ser de mucha ayuda para documentarte.

2- Debes establecer planes y estrategias:

Para hacer una negociación, se debe tener planeado las posibles pérdidas que se
pueden generar a causa de nuestras decisiones. En una negociación pueden
generarse descontentos de ambas partes, lo importante es tener una directriz para
cada caso que pueda presentarse en dicha negociación ¡Ten siempre el plan B!
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3- Crea un plan de negocios:

Establecer un límite es prácticamente todo el plan de negocios. Utiliza tácticas para

no superar ese límite y considera que este es una pérdida para que así nunca llegues
a él.

4- Pon en práctica el proceso en tu mente:

Una situación en frío a través de tu cerebro puede plantearte situaciones que te

llevan al límite o pérdida de control, puedes realizar este paso cuantas veces quieras
antes de una negociación para así evitar pérdidas.

5- Archiva información acerca de negociaciones:

Es importante archivar todos aquellos datos importantes que surjan de una

negociación. Olvidar alguno puede estropear por completo la misma en un futuro.
De esta manera tu esquema de negociación puede ser uno de los mejores que jamás
te hayas planteado para cualquier situación.
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ERRORES MAS COMUNES EN DE UNA NEGOCIACION:

1. Juzgar y generalizar el conocimiento de la contraparte.

2. Falta de preparación
3. Falta de cooperación
4. Exceso de análisis
5. Temor a correr riesgos
6. No compartir información
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COMO DEBEMOS DE PREPARARNOS PARAUNA NEGOCIACION:

En una negociación, las recompensas son para el que piensa por adelantado.
La preparación es la clave del éxito (50 -70%).
Para esto debemos de:
1- Conocer intereses y objetivos.
2- Obtener información.
3- Definir nuestra estrategia y repartir roles y tareas
4 - Planificando la cooperación
5- No confiar en la capacidad mental de reaccionar para improvisar.
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Debemos de conocer sus intereses y objetivos:

• Establecer Objetivos: Ordenarlos y Priorizarlos

• Reúna información para la negociación (Hechos, datos, argumentos)
• Considere sus alternativas y evalué su mejor alternativa a un acuerdo
negociado
• Su punto de reserva es su mejor alternativa a un acuerdo negociado y
aceptar menos que eso es peor que no tener acuerdo.
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Debemos saber obtener la información como:

• Datos de empresa y negociadores.

• Cuáles son sus objetivos, necesidades y deseos
• Que información estamos dispuestos a dar
• Piense en el punto de reserva de ellos y porque investigue credenciales,
legitimidad, e integridad
• Y como han negociado en el pasado
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Buscar las mejores técnicas para negociar como:

• Se tiene que saber maniobrar para que los demás den lo que puedan y
obtengan lo que satisfaga sus necesidades. Una estrategia es el plan
general de acción empleado al negociar. Las tácticas son el método
utilizado, paso a paso, para llevar a cabo la estrategia.
• Condición previa.
• No Negociable.
• Trato directo.
• El Receso
• La táctica de la autoridad limitada y alardear otros.
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Debemos de saber definir una estrategia para esto tenemos

que:
• Conocer que preguntas deseamos formular.
• Cual es la primera propuesta que haremos.
• Que concesiones que podemos hacer y en que secuencia
• Cómo asignar roles a cada miembro del equipo
• Sí necesitamos asistencia profesional buscar el negociador
especializado.
• En qué idioma se va a negociar.
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La comunicación en las negociaciones:

“En todo proceso de Negociación el medio que se utiliza es la comunicación,

sea esta verbal o no verbal”

“Nosotros tendemos a reaccionar no sólo ante el contenido o expreso de lo

que la otra persona dice, sino que además, interpretamos lo que esta dice y
usamos refinadas pistas, que nos proporcionan el verdadero significado del
mensaje
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LA COMUNICACIÓN VERBAL:

• Contacto ocular.
• Expresión facial.
• Movimientos de cabeza.
• Los gestos.
• Las posturas.
• Uso del tiempo.
• Apariencia y aspecto físico.
• Volumen, tono, timbre, velocidad, acento y entonación.
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DEBEMOS EVITAR DE:

• Interrumpir
• Atacar
• Acusar
• Ser irónicos o sarcástico.
• Hablar excesivamente
• Las amenazas
• Tratar de dominar la discusión a gritos.
• Tener prisa en explicar nuestro punto de vista.
• Responder preguntas que no entendemos
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DEMOS PROCURAR DE SABER:

• Escuchar
• Hablar poco y claro con interrupciones cortas.
• Pedir aclaraciones
• Resumir los temas.
• Cuidar la comunicación no verbal
• Obtener y dar información
• Exigir que justifique su postura.
• El problema y ser duro (sus intereses) y suave con la gente (la posición)
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LA PERSONALIDAD DEL NEGOCIADOR DEBE SER DE:

- Mente abierta
- Mente cerrada
- De orientación afectiva
- Conoce la realización de tareas
- Ser Líder
- Seguidores
- Cooperativo
- Conflictivo
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¿QUÉ ES LO QUE NEGOCIAMOS EN UNA COMPRA?

- Valores, Precios
- Entregas
- Características de un bien y Especificaciones
- Condiciones y Formas de Pago.
- Otros
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COMO DEBEMOS NEGOCIAR UN PRECIO:

• Saber negociar es un poco difícil para aquellas personas que no cuentan con
la experiencia necesaria. Negociar un precio puede ser una de esas cosas
conflictivas para aquellos que suelen ceder a las personas que le piden
favores. Para negociar el precio de un producto o servicio es importante
conocer los objetivos de la otra persona.

• Quizá te preguntes como hacerlo, pues no eres mago o vidente para saber
qué es lo que el otro piensa, pero con sólo hablar podremos saber lo que
realmente quiere el objetivo. Si quiere vender el servicio o producto a un
precio elevado, lo recomendable es hacerle saber de una vez que no le
conviene negociar un precio de esta medida. Esto se le conoce como la
táctica de negociación perder-ganar.

• Si por el contrario estamos ante una oportunidad donde ambas partes

quieren ganar
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FASES O PROCESOS DE UNA NEGOCIACION:

1. La preparación:
En la fase de preparación hay que definir lo que se pretende conseguir y
cómo conseguirlo, estableciendo los objetivos propios, qué tipos de
descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta dónde es posible
ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos del contrario.

2. La discusión:
En esta fase que normalmente se llama de conversación, intercambio o
presentación, se exploran los temas que separan a las partes para conocer
sus actitudes e intereses. Es muy parecida a la etapa de determinación de
necesidades que se practica en la venta.
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3. Las señales:

Como se ha dicho, en la negociación las posiciones van moviéndose, unas

veces acercándose y otras, por el contrario, distanciándose. La señal es un
medio que utilizan los negociadores para indicar su disposición a negociar
sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe;
frecuentemente las afirmaciones que se hacen en las primeras fases de la
negociación son de naturaleza absoluta, del tipo de: «no concederemos
nunca el descuento que nos pide», «es absolutamente imposible aceptar
esa forma de pago», «no podemos considerar esa propuesta».
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4. Las propuestas:

Las propuestas son aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las

discusiones, aunque las propuestas puedan ser objeto de discusión.

Se sale de la discusión por una señal que conduce a una propuesta, es decir,
a una oferta o petición diferente de la posición inicial; deben evitarse en las
primeras propuestas las ofertas arriesgadas, debiendo ser estas cautelosas y
exploratorias pues, en todo caso, se desarrollarán más adelante y es
probable que sean aceptadas.
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5. El intercambio:
Esta fase es la más intensa de todo el proceso de negociación y exige una
gran atención por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a
cambio de renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o concesión debe ser
condicional, es decir, por todo lo que se concede debe obtenerse algo a
cambio.

6. El cierre y el acuerdo:
Como es lógico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual que
cuando hablábamos del cierre en la venta, también en la negociación debe
hacerse en forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado debe
satisfacer un número suficiente de las necesidades de la otra parte
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Existen dos tipos de cierre:

1- Cierre por concesión: Es la forma más frecuente en las negociaciones;

equivale a terminar la fase de intercambio ofreciendo una concesión para
conseguir un acuerdo.

2- Cierre con resumen: Después del cierre con concesión, es el tipo de cierre
de negociación más utilizado. Al terminar la fase de intercambio se hace
un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento,
destacando las concesione s que hemos hecho por nuestra parte y
subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos
pendientes.
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LA PREPARACION Y EL SEGUIMIENTO DE UNA NEGOCIACIÓN:

Prepararse para una negociación incluye la planeación de la estrategia y la
recolección de datos para apoyar las propuestas de negociación.
En la fase de preparación hay que realizar un trabajo de investigación muy
concienzudo.

Una buena preparación determina en gran medida el éxito de la negociación

permitiendo además que ésta se desarrolle con mayor fluidez.

Una buena preparación contribuye a aumentar la confianza del negociador,

lo que le hará sentirse más seguro de sí mismo y, en definitiva, negociar
mejor.

Un negociador preparado sabrá moverse, adaptando su posición a las

circunstancias mientras que un negociador poco preparado tenderá a
permanecer inmóvil, sin capacidad de respuesta.
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PUNTOS DE PREPARACIÓN SOBRE LOS QUE HAY QUE TRABAJAR

1- Conocer con detalle la oferta que presentamos: Sus características
técnicas, gama de productos, plazos de entrega, garantías, servicio
post-venta, condiciones de pago y financieras, etc.
2- Determinar los objetivos que se quieren alcanzar, como:
• El óptimo (el mejor posible),
• Un resultado aceptable del cual no interesa cerrar un acuerdo.
• Aparte de estos objetivos, es interesante desarrollar objetivos que se
muestran inalcanzables.
• Llevar alternativas a la mesa de negociación que puedan marcar la
diferencia ya que ningún acuerdo o alcanzar uno es interesante para
ambas partes.
3- Debemos de contactar dentro de la empresa con las áreas involucradas
tanto y se pueda definir una postura común. Hay que conocer cuál es el
proceso de autorización, hasta dónde tiene uno delegación y cuándo
tendrá que remitir la propuesta a niveles superiores.
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4. Debemos de conocer sobre la otra parte: quien es, que hace, cuáles son
sus fortalezas y debilidades, cuáles pueden ser sus objetivos y su
manera habitual de negociar, que pueden querer de nosotros.
5. Conocer a nuestros competidores: Cuáles son sus productos, cómo
comparan con los nuestros, puntos fuertes y débiles, rango de precios,
etc. En qué aspectos nuestra oferta es superior y en cuales no.
6. Conocer otras informaciones como: Operaciones similares realizadas en
el mercado (precios y condiciones pactadas) que podrían servir de
referencias, otros indicadores (valor en bolsa, multiplicadores
bursátiles, etc.), precios en mercados de segunda mano, tasaciones de
expertos, etc.

“Nunca debemos subestimar al oponente".

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LA IMPORTANCIA DE LA NEGOCIACIÓN EN LAS EMPRESAS

En muchas ocasiones la negociación se hace presente en nuestras vidas y ni

si quiera lo notamos. Los empresarios, directivos o responsables de una
empresa basan sus negociaciones a partir de técnicas que ya han aplicado
anteriormente en su vida en alguna conversación.
Cuando se trata de tomar decisiones de negocios en empresas, el tema es
serio y es cuando realmente se toma como una negociación de verdad. Las
negociaciones entre empresas son de vital importancia para acelerar las
metas y objetivos.
Una empresa puede obtener beneficios de otra y catapultar sus ventas e
ingresos, pero la empresa que tiende la mano también debe recibir algo a
cambio. Por esa razón, pueden beneficiar no sólo el desarrollo de las
mismas, sino también la satisfacción de miles de clientes que pueden estar
interconectados con ella.
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FORMAS DE NEGOCIAR:

Existen tres formas de negociar, entre ellas se encuentran:

1. El compromiso simple: Que es una solución dada entre ambas partes para
no obtener satisfacción total de los objetivos.

2. Concesiones mutuas: Que son muy comunes en las empresas, suelen

tener un equilibrio entre ambas partes para que ambos terminen
siendo beneficiados. Es importante que en este tipo de negociaciones
exista una propuesta creativa.

3- A partir de la negociación inicial: parten otro tipo de elementos que

entran en juego con la decisión final de la misma.
Se crean nuevas alternativas al problema entre ambas partes para
solucionar la negociación.
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LA NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES:

Los proveedores son importantes para una empresa, de ellos depende el

porcentaje de ganancias y el plazo de entrega que una empresa puede tener
al vender sus productos a los clientes. Para ello se debe establecer una
negociación con el fin de beneficiar ambas partes, aunque suele
beneficiarse mucho más la empresa en mayor medida.

Un buen negocio con proveedores garantiza la seguridad de que el producto

siempre esté a la mano del cliente cuando lo desea, todo porque cuenta con
el stock suficiente para satisfacer a cuantos desee la empresa.
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¿CÓMO DEBEMOS DE NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES?

• La negociación con proveedores no se trata de conseguir el producto

económico solamente. También influye mucho la competencia que otras
empresas similares a la nuestra puedan tener.

• Una mala negociación con proveedores puede desencadenar pérdidas en la

empresa, o bien, disminución de las ventas por un precio que es muy poco
competitivo.

• Cuando una empresa consigue un producto, muchas otras empresas

también llevan a cabo este tipo de negociaciones, pudiendo conseguir un
acuerdo en donde le provean más productos a un precio menor,
ocasionando así que la que obtenga el precio más accesible a los clientes
sea la ganadora del caso.
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PROCESO DE NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES:

• Para negociar con un proveedor, hay que tener en cuenta una cosa muy
importante. El que necesita el producto para poder venderlo es la
empresa, por lo que el encargado de la negociación no puede tener un
tono arrogante, ni mucho menos imponente al encargado de proveer.

• La mejor manera de establecer una comunicación con el proveedor es

obtener una igualdad entre partes con respecto a las necesidades de
ambos.
• .
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• A un proveedor le gustaría vender mucho, mientras que a una empresa lo

que le importa es conseguir el mejor precio del producto. Una negociación
exitosa entre proveedor y empresario se daría consiguiendo el mejor
precio del mercado a través de un proveedor que sólo le proporcione la
cantidad de productos necesarios con respecto al volumen de compra

• Al realizar una negociación con un proveedor, este querrá vender el

producto al mayor para obtener ganancias en menor tiempo vendiendo
muchos productos. Sin embargo, si se obtienen muchos productos de este
proveedor en una primera instancia, cuando el mismo vuelva a querer
negociar querrá imponer una negociación a su favor, ya que no se le dio
objeción alguna en el primer trato
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• Por eso, el empresario debe determinar cuál es la cantidad de producto

que necesita. Una vez hecho esto llega la parte más difícil, la proyección.
Si es factible comprar el producto por encima de la cantidad recomendada
o si no.
• Si la empresa está atravesando por una pérdida debido a que el producto
no se vende, obviamente no se debe comprar en grandes cantidades, pero
si por el contrario tiene muy buenas ganancias, sería buena idea pensar en
que un número mayor de producto al promedio actual de clientes puede
dar una buena cosecha.
• Llegando al punto de la negociación y teniendo en cuenta lo expuesto
anteriormente, el empresario debe proponer sus objetivos, sin dejar que
el proveedor imponga los suyos por encima de las necesidades de la
empresa, ya que si no se llega a establecer un acuerdo con respecto al
precio, lo recomendable es no seguir la negociación, la falta de interés
también puede provocar que el proveedor proponga una nueva cara a la
negociación beneficiosa para ambas partes.
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EL SEGUIMIENTO DE LA NEGOCIACIÓN:

Se deberá realizar un seguimiento del pedido(s) y los acuerdos, para

verificar que se recibe a tiempo todo el material solicitado, y que se
corresponde con las características detalladas en los pedidos.

Por tanto, hecha la orden de compra, el comprador deberá realizar un

seguimiento del pedido, a través de constantes contactos con el proveedor.
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LA COMUNICACIÓN EN UNA NEGOCIACION:

El éxito de una negociación depende en gran medida de conseguir una

buena comunicación entre las partes.

Cada uno de ellos tiene que ser capaz de comunicar de forma clara cuáles
son sus planteamientos y cuáles son sus objetivos.

Además deben cerciorarse de que la otra parte ha captado con exactitud el

mensaje que uno ha transmitido.

Una vez que se conoce con precisión la posición del interlocutor resulta más
fácil buscar puntos de encuentros que satisfagan los intereses mutuos.

Podremos adaptar nuestra oferta para que se ajuste mejor a sus

necesidades
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CAUSAS PRINCIPALES QUE OCASIONA UNA MALA COMUNICACIÓN:

• Reside generalmente en que no sabemos escuchar.

• Estamos más preocupados en lo que queremos decir que en oír lo que

nos dicen.

• Además, la tensión que genera la negociación, el miedo a perder

posiciones, nos lleva a adoptar una actitud defensiva que nos hace saltar
ante el primer comentario del con el que no coincidamos
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LA BUENA COMUNICACIÓN EXIGE UNA ESCUCHA ACTIVA:

• Concentrarse en lo que nos está diciendo el interlocutor y no estar
pensando en lo que uno va a responder.

• Cuando el interlocutor ha expuesto una idea importante conviene repetir

sus palabras ("Lo que usted quiere decir es que...") para asegurarnos que lo
hemos entendido perfectamente.

• La otra persona agradecerá que se le preste atención, lo que mejorara el

ambiente de la negociación. En su momento él también nos prestará la
atención debida. Otro aspecto fundamental es saber preguntar.

• Un buen negociador se distingue porque sabe preguntar, no tiene miedo a

insistir si la contestación no le ha convencido, da tiempo al interlocutor para
que responda oportunamente, no trata de llenar el silencio que se pueda
producir autorrespondiéndose.
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LA SOLUCION DE CONFLICTOS:

Puede ocurrir que durante el transcurso de la negociación, ésta llegue en

algún momento a bloquearse.

Esto no implica necesariamente que la negociación vaya a terminar sin

acuerdo, simplemente se trata de un obstáculo que surge en el camino y
que hay que tratar de superar.
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TÉCNICAS QUE RESULTAN UTILES PARA SUPERAR CONFLICTOS:

1. Hacer un alto en el camino, una pausa, y tener una reunión informal con la
otra parte, por ejemplo durante el almuerzo o en un ambiente más
relajado, fuera de la sala de negociación. En estas conversaciones más
distendidas es posible encontrar soluciones novedosas que permitan
superar el obstáculo.
2. Dejar el punto de desacuerdo en suspense y tratar de seguir avanzado en
otros aspectos. De esta manera se consigue seguir adelante, mientras se
gana tiempo para tratar de encontrar una solución al punto conflictivo. Es
posible dejar el problema acotado.
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Por ejemplo, si este fuera el precio, se puede establecer un rango de valor

(entre 5.000 soles y 7.000 soles ) que las partes aceptan y que más adelante
tratarán de precisar.
El seguir avanzando permite a las partes comprobar que hay coincidencia en
numerosos puntos y que los aspectos problemáticos son tan sólo unos
pocos.
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3. Trasladar los puntos de desacuerdo a los respectivos niveles superiores

ellos son capaces de encontrar una alternativa valida.

4. Solicitar la opinión de un experto, ya sea simplemente a efectos de

asesoramiento (mediador), ya se trate de una opinión vinculante
(arbitro).

5. También se puede tratar de llegar a un acuerdo con un ámbito de

aplicación menor que el inicialmente previsto.
Por ejemplo, si se buscaba un acuerdo a 5 años, se puede reducir su
vigencia a un año con posibles prórrogas, lo que permitirá ver cómo se
desarrolla e irlo ajustando.
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¿QUIÉNES NEGOCIAN?

Nos guste o no, todos somos negociadores. El éxito o el fracaso de nuestras

negociaciones, determinarán nuestro grado de felicidad y éxito.

Recuerde siempre qué: ’’En la vida como en los negocios, uno no obtiene lo
que se merece, si nó lo que negocia´´?

¿CUÁNDO NEGOCIAMOS?

• Cuando percibimos que negociar nos trae más beneficios que no

negociar

• Cuando nos ofrecen en la mesa de negociación nos parece más atractivo

que lo podemos obtener fuera de ella
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PARADIGMAS SOBRE LA NEGOCIACION:

Los buenos negociadores son innatos

• Algunas razas son mejores negociadoras
• La experiencia es una gran profesora
• Las buenas negociaciones son arriesgadas
• Los buenos negociadores se basan en su intuición:
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ESTRATEGIAS DE LA NEGOCIACIÓN EN COMPRAS

Las estrategias de las negociación definen la manera en que cada parte trata
de conducir la misma con el fin de alcanzar sus objetivos.

Se pueden definir dos estrategias típicas:

1- Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca que ambas partes ganen,

compartiendo el beneficio.

2- Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte trata de alcanzar el

máximo beneficio a costa del oponente.
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Colaborativa o Integrativa: (GANAR – GANAR) Expande los beneficios

Competitiva o Distributiva: ( GANAR – PERDER) Divide los beneficios

existentes
:

Enfoques

Regateo Solución conjunta de problemas

= =
Perder Confianza e información

Habilidad del negociador

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TACTICA DE NEGOCIACION GANAR-GANAR:

Esta táctica o estrategia de negocio es la más efectiva, lo importante es

saber cómo llegar a un acuerdo entre ambas partes, donde el mismo los
beneficie y así poder establecer una relación a futuro.

Por lo general gracias a esta estrategia se obtienen buenos resultados,

inmediatos y a futuro, generando a su vez un clima de confianza que puede
perdurar mucho tiempo.

La táctica de negociación ganar- ganar mejora las relaciones y podemos

esperar de ellas frutos para ambas partes.
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TÁCTICA DE NEGOCIACION GANAR-PERDER:

Puede ser beneficiosa para nosotros como negociantes, ya que aprovechamos

una oportunidad en cuanto al precio de un producto o servicio, sin embargo,
esta táctica suele ser muy decepcionante, ya que se considera una oportunidad
que no pasa siempre.

A pesar de ello, siempre que se pueda aprovechar una negociación de este tipo,
nunca debe dejarse pasar, tan sólo hay que evaluar los pasos para una
negociación y así sacarle el provecho a través de un esquema de negocios
elaborado con anticipación
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MODELOS DE NEGOCIACION:

Competitiva o Distributiva: Que divide los beneficios existentes

Colaborativa o Integrativa: Que expande los beneficios

Dentro de la misma negociación se pueden presentar estos modos. La

comprensión de los mismos y su combinación adecuada en el proceso
puede ayudar en el proceso de negociación.

Negociación real:
• Coexistencia de elementos integrativos o distributivos
• Disminuye ganancias individuales
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FACTORES COMUNES EN UNA NEGOCIACIÓN:

• Temas que se discuten

• Relación entre las partes

• Tipos de participantes

• Tiempos disponibles

• Equilibrio de poder
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UN CLIENTE SE PIERDE POR:

- Indiferencia
- Negligencia
- Abuso
- Olvido
- Falta de preparación o asesoría técnica

- 1% Porque se muere
- 3% Porque cambia de domicilio a otro lugar
- 5% Porque se hace amigos de la competencia
- 9% Por los precios bajos de la competencia
- 14% Por la mala calidad de los productos o servicios
- 68% Por la indiferencia y mala atención del personal de ventas o
- servicios
Como se puede apreciar el problema central ¨El fondo de la cuestión pasa
siempre por la Atención y Satisfacción del cliente¨
 GESTION DE COMPRAS

ESPECTATIVAS DE UN PROVEEDOR SOBRE UN COMPRADOR:

Las expectativas de los proveedores acerca de un buen comprador se
resumen en que el proveedor:
• Espera que el comprador sea eficiente, ya que el comprador eficiente
mira su posición desde el punto de vista de los negocios.

• Espera que trate a sus proveedores como quiere que su gente de ventas
trate a sus clientes.

• Espera hacer negocios y que éstos produzcan resultados.

• Espera encontrar una persona amigable que se sienta en confianza

haciendo negocios con él.

• Espera encontrar un amigo que esté correspondiendo a lo que él le

entrega.
 GESTION DE COMPRAS

• Espera encontrar un comprador respetuoso. El comprador respetuoso es

el que piensa que el negocio tiene que ser bueno para ambas partes.

• Espera que busque soluciones en posiciones de negocio y no a través de

amenazas.

• Espera que sea delicado. Ser delicado es no dejarse sobornar, es saber

atender a los proveedores con afecto y expresar sinceramente que no
puede continuar entendiéndose con un representante que no le
simpatice. Un buen comprador es el que:

- Quiere a su compañía.
- Cree en su trabajo.
- Se entusiasma con los proyectos del proveedor.
- Cumple lo que promete.
 GESTION DE COMPRAS

• Espera encontrar un comprador matemático, que sepa analizar resultados y

entienda que los resultados se expresan en pesos y no en porcentajes.

• Espera un comprador que tome decisiones con rapidez.

• Espera un comprador que sepa escuchar y que se deje asesorar.

• Espera encontrar un comprador que sea positivo. Que piense que lo que
parece imposible se puede hacer posible. Que no sea caprichoso.

• Espera un comprador que entienda que el precio no es la única variable de

marketing que debe analizar; que piense en el marketing mix.

• Espera un comprador que se fije objetivos y metas conjuntas con su

proveedor.
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PERFIL REQUERIDO POR UNA EMPRESA PARA UN ENCARGADO DE COMPRAS:

Persona analítica con capacidad resolutiva, trabajo en equipo y adaptabilidad,
que tenga ganas de sumarse a un equipo de trabajo para una empresa en
constante crecimiento.
Requisitos excluyente:
- Excelente manejo del excel y power point
- Experiencia en compras del Área de Imagen y Comunicación
- Se valorara experiencia en el rubro indumentaria
- Capacidad de negociación
Sus principales Responsabilidades :
- Gestión de presupuesto del área.
- Análisis mensual de gastos y proyecciones.
- Comparación de presupuesto real vs. presupuestado .
- Análisis de costos por rubro
- Búsqueda de proveedores, análisis de costos
- Compra de insumos
- Administración de Facturas
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RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA IMAGEN DE UN UN BUEN

COMPRADOR:

• Debe tener habilidad en los idiomas extranjero

• Ser un buen negociador
• Conocer muy bien la información técnica del producto
• Buena capacidad y dominio de las matemáticas
• Entender el software de hojas de cálculo
• Comprender la metodología de la comercialización
• Saber tomar y asumir decisiones
• Conocer acerca de nuevos productos y servicios de búsquedas en internet,
ferias y conferencias
• Debe tener capacidad para escuchar tanto al área usuaria (Cuando define el
producto o servicio) y al proveedor
 GESTION DE COMPRAS

• Debe ser meticuloso y trabajar con rigor y seriedad

• Debe tener paciencia y sangre fría , además hay que saber esperar e
identificar el ritmo de cada compra
• Debe de tener un altísimo nivel de profesionalidad, además debe de
conocer el sector mejor que su casa, las necesidades de su área usuaria y
ser capaz de conocer los costos de sus proveedores, tener una buena
formación profesional, no dejar nunca nada al azar, si algo lo es
intolerable en un comprador es “saber negociar sobre la marcha”,
preparar hasta el último detalle una negociación, debe saber aborrecer
la improvisación si bien debe estar plenamente preparado para ella
• Debe de ser sólido y firme con ideas muy claras pero suave en las
formas, sin ser blando, en el mundo empresarial o devoras o te devoran,
lo que significa muchas veces que se tenga que ser agresivo o arrogante,
pero sin mostrar coraje en la defensa de los intereses de la empresa
 GESTION DE COMPRAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO COMPRAS:

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso

administrativo ( previsión, planeación, organización, integración dirección y
control) para funcionar eficientemente, pues ello de permitirá crear una
estructura interna eficaz en la que se enmarque, delegue, coordine y controle
todas las actividades de la empresa.

La organización del departamento de compras es una unidad organizativa que

procura artículos y negocia las condiciones generales de precio de compra
compra con los proveedores, y es la responsable de todas las transacciones de
compras en la empresa.
 GESTION DE COMPRAS

ESTRUCTURA DEL AREA DE COMPRAS

COMPRASS

INVENTARIOS CUENTAS POR PAGAR CALIDAD

ALMACENES
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RESPONSABILIDADES DEL AREA DE COMPRAS:

• Fijar los lugares de entrega
• Fechas de entrega
• Condiciones de pagos
• Unidades de entrega y transporte
• Todos los tratamientos y condiciones que requiera la mercadería
• Garantizar el nivel de calidad
• Uno de los objetivos importantes de una empresa es contar con una
excelente calidad para sus clientes
• Mantener un abastecimiento continuo
• Desarrollar medios de competencia
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OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS:

• Mantener la continuidad en el abastecimiento
• Negociar los precios de la mejor forma posible
• Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
• Definir el nivel de inventarios evitando roturas de stocks y mermas por
obsolescencia, deterioros o duplicidad
• Buscar nuevos insumos y fuentes de alternativas de suministros en
función a nuevos procesos productivos
• Mantener siempre los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de las operaciones
• Reciclar desperdicios generados
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IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él cual recaen todas

las responsabilidades de adquirir las existencias (insumos, materia primas,
partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensables para
la producción de bienesy servicios, poniendo mucha atención para
poder adquirirlos.
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RESPONSABILIDADES DE LA FUNCION DE COMPRAS:

- Desarrollar una buena Estrategia de Compras
- Implantar la Estrategia de Compras
- Hacer seguimiento de las acciones
- Ajuste del Objetivo

GESTION DE COMPRAS:
- Planeación: Generar planes y estrategias
- Ejecución: Implementar tácticas y acciones
- Control y Seguimiento: Buscar los mecanismos de seguimiento
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EL PROCESO DE COMPRAS:
El proceso de compra en la empresa se inicia en:
• La requisición de materiales.
• Registro y clasificación de requisiciones
• Localización de proveedores
• Solicitud de cotizaciones
• Análisis de cotizaciones y presupuestos
• Selección de proveedores y negociaciones
• Elaborar ordenes de compra, poner en circulación y dar
seguimiento a estas
• Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
 GESTION DE COMPRAS

• Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y

pago de facturas
• Otras actividades indirectas del proceso.
• Control de inventarios
• Control de cuentas por pagar a proveedores
• Generación y transferencia de información a contabilidad
• Generación y transferencia de información a gerencia de
administración.
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LA REQUISICION DE COMPRA O ORDEN DE REQUISICION:

Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades
materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de
un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de
dos tipos.

a) Requisición directa: Es aquella que está ligada totalmente a al proceso

productivo

b) Requisición indirecta: Son aquellas que no se relacionan directamente

con los procesos de producción pero que contribuyen a la operación de
todos los procesos de trabajo de la organización.
 GESTION DE COMPRAS

SOLICITUD DE COTIZACIÓN:

Es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su

cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su
adquisición por medio de una compra.

Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta

depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna
manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su
proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación
comercial inicia en este paso del proceso
 GESTION DE COMPRAS

Para la selección de cotizaciones deberán considerar elementos

de competitividad del proveedor como son:

• Precio
• Calidad
• Servicio
• Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos)
• Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)
• Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y
análisis, a áreas especializadas de la organización para
intercambio de criterios y enfoques sobre la cotización, áreas
como diseño, presupuestos, calidad, supervisión entre otras.
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La generación de cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones son

importantes, ya que serán parte fundamental de la selección del proveedor,
para poder realizarlos, estos se deberán adaptar a las políticas de la
organización, ya que muchas veces limitan o condicionan este proceso.

Los criterios de evaluación deberán arrojar resultados con ventajas de

rentabilidad a la compra, soportado por un buen manejo en las variables
calidad, precio, servicio y créditos.

El manejo de estas variables de alguna manera marcan el compromiso o

enfoque de crecimiento, generando prioridades en los conceptos de
competitividad, rentabilidad y productividad
 GESTION DE COMPRAS

CONCEPTOS BASICOS DE COMPRAS QUE DEBEMOS DE TENER EN

CUENTA:

• Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una

determinada necesidad
• Los requisitos elementales para realizar una buena compra son: Precio,
Calidad, Cantidad, Condiciones de entrega y Condiciones de Pago
• Comprar es adquirir materiales, con las características mínimas
necesarias, requeridas por una empresa
• Las compras representan una inversión, por ello deben de manejarse de
la mejor manera posible
 GESTION DE COMPRAS

LAS NEGOCIACIONES:

• Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de

presupuestos, se procederá a negociar, pero para esto, se requiere de
experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia y tolerancia, pero
sobre todo, sentido común.

• La esencia de una negociación es llevar el precio a situaciones o áreas

cómodas o razonables para la organización, siempre tomando en cuenta
que un negocio es parte de dos o más individuos y que la equidad es
parte fundamental para el éxito comercial, que generará una relación
cordial y de respeto en un marco decooperación.
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LOS ASPECTOS QUE SE DEBERAN NEGOCIAR:

• Costos y utilidades (del proceso y la compra misma)

• Calidad
• Montos y plazos crediticios
• Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.)
• Asistencia (puntual y oportuna)
• Devolución, reposición, garantías y fianzas
• Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas
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ALGUNAS HERRAMIENTAS PARA NEGOCIAR:

• Crecimiento de la organización
• Proyectos futuros
• Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.)
• Ideales (propósitos) y valores de la organización
• Incertidumbre económica, solvencia, créditos, apalancamientos etc.
• Garantías (respaldo de operaciones comerciales)
• El comprador deberá generar estrategias de negociación bien
fundamentadas, planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos
y metas para el éxito de este proceso.
 GESTION DE COMPRAS

¨Saber negociar no es simplemente sentarse a

regatear, sino que es satisfacer, convencer y generar
confianza, ganar adeptos, pero sobre todo
concretar ese conjunto de ventajas para la
organización, ventajas con un valor competitivo,
que a su vez contribuyen a satisfacer las
necesidades de nuestros clientes, reflejada en
precio y calidad, que serán transferidas por el
proveedor.¨
 GESTION DE COMPRAS

ORDEN DE REQUISICION :

La Requisición o Solicitud de Compra, da origen al proceso de compra. Se

debe de verificar para poder comprobarque los bienes o servicios
solicitados sigan los lineamientos, procurando evitar improvisaciones.

La forma puede ser de un documento que describa al pedido de algún

material que se usa continuamente o bien puedeser también en forma de
un memorándum sobre un artículo o material que se usa.
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.
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LA ORDEN DE COMPRA:

Es el documento que ordena al proveedor el envío o la entrega del bien o

servicio adquirido, y que concreta una compra en los términos comerciales
pactados, con las especificaciones, normas o características requeridas, en
el lugar y tiempo convenido.
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REQUISITOS QUE DEBE DE TENER UNA ORDEN DE COMPRA:

1- Debe identificar al solicitante, por medio del nombre de la persona que

solicita el requerimiento, y reconocerlo por el número de folio
2- Debe de especificar que departamento recibirá el pedido de ser posible
anotar el nombre o iniciales de la persona encargada
3- Debe de especificar el nombre, razón social de la empresa o persona que
provee el producto
4. El lugar de la recepción de los productos así como la descripción de estos
debe estar bien especificada
5- Las condiciones de pago, crédito, plazos, transporte, cargos, fletes, deben
estar bien especificados
6- Debe especificarse la fecha de entrega
7- Debe estar bien estipulados las cantidades, descripción de los producto,
reglas, o formas de facturación, embarque, precios, fecha de pago.
8- Firma de la Orden de Compra por parte del comprador
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SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA

Consiste en la actualización de la promesa de entrega del proveedor, la
clave no esta en solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas
para saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el proceso o
progreso del envío y entrega del bien o servicio, para que mis plazos
establecidos se cumplan o se mejoren

Herramientas para acelerar el proceso:

• Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas
• Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas
• Cancelaciones
• Trato amable y cordial a la exigencia.
• Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturación
• Repercusiones legales
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• No deben de confundirse los criterios anteriores como amenazas que

afecten las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso,
pero sobre todo, su interpretación.

• La confirmación de la orden de compra es muy importante, ya que el

vendedor estará enterado de esta, y como consecuencia ha verificado
y está conforme con los términos estipulados, además, que estos son
perfectamente comprendidos mutuamente según acuerdos previos
(esto es básico en el proceso).
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EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS:

Es importante poder medir la eficiencia del área de compras de la

empresa, elemento a través del cual se realizan muchos desembolsos de
dinero, para adquirir materiales o mercaderías necesarias para el
funcionamiento de la entidad.

´´La medición es el primer paso para el control y la mejora.

Si no se puede medir algo, No se puede entenderlo.

Si no se entiende, no se puede controlar.

Si no se puede controlar, no se puede mejorar.”

 GESTION DE COMPRAS

La evaluación de la Gestión de Compras: es importante porqué permite a

los directivos ver:

a) Comprobar la manera eficaz como realizar la labor.

b) Constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.
c) Medir el trabajo del jefe de compras y su personal y los resultados que
se obtienen.

Con esto, permite al jefe de compras y a su gente constatar los resultados

y determina la eficiencia de su dependencia a la cual dirige
 GESTION DE COMPRAS

Muchas gracias!
Dr. Roger O. Luján Ruíz