UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO

Y CONTROL DE FORMULARIOS

INTEGRANTES:
Jairo Vicente Calderón Román
Leslie Andrea Paes Aguirre
Jhalmar Ariel Villa Villagran (Coordinador)
Carlos Jonathan Yanez Tacuri

CURSO:
AE5 – 2

ASIGNATURA:
Organización y Sistemas I

DOCENTE:
Ing. María Fernanda Recalde

PERIÓDO:
Marzo 2019 – Julio 2019

FECHA DE ENTREGA:
Lunes, 08 de julio de 2019

QUITO - ECUADOR

UCE - Promoviendo una cultura de conservación ambiental…

0
 INDICE
1. Determinación de la factibilidad del estudio ......................................................................... 3
1.1. Recursos humanos ......................................................................................................... 3
1.2. Recursos materiales y tecnológicos.................................................................................... 3
1.3. Programa de trabajo ........................................................................................................... 3
1.4. Autorización ....................................................................................................................... 3
2. Investigación ............................................................................................................................ 3
2.1 Recopilación de formularios ............................................................................................... 3
2.2. Clasificación ....................................................................................................................... 4
3. Análisis de formularios ........................................................................................................... 4
3.1. Fijación de prioridades ....................................................................................................... 4
3.1.1. Tipo de organización................................................................................................... 4
3.1.2. Número de unidades administrativas .......................................................................... 4
3.1.3. Cantidad de empleados ............................................................................................... 4
3.1.4. Elevado consumo de formularios ................................................................................ 4
3.2 Examen ................................................................................................................................ 4
3.2.1 Consideraciones de tipo funcional ................................................................................... 4
3.2.2. Consideraciones de tipo material................................................................................ 5
4. Diseño de formularios ............................................................................................................. 6
4.1. Consideraciones de tipo funcional ..................................................................................... 6
4.1.1. Información básica ...................................................................................................... 6
4.1.2. Titulo ........................................................................................................................... 7
4.1.3. Secuencia de datos ...................................................................................................... 7
4.1.4. Espacios ...................................................................................................................... 8
4.1.5. Número de copias ........................................................................................................ 8
4.1.6 Clase de formulario...................................................................................................... 8
4.2 Consideraciones de tipo material ........................................................................................ 8
4.2.1. Papel ........................................................................................................................... 8
4.2.2. Medidas ....................................................................................................................... 8
4.2.3. Tintas ........................................................................................................................... 8
4.2.4. Numeración foliada ..................................................................................................... 8
4.2.5. Tipo de letra ................................................................................................................ 9
4.2.6. Carbones ..................................................................................................................... 9

1
 4.2.7 Vocabulario .................................................................................................................. 9
4.2.8. Márgenes ..................................................................................................................... 9
4.2.9. Encuadernación .......................................................................................................... 9
4.2.10. Métodos de reproducción .......................................................................................... 9
4.2.11. Aspectos de visualización ........................................................................................ 10
5. Implementación ..................................................................................................................... 10
5.1 Prueba piloto ..................................................................................................................... 10
5.2 Ajuste de los formularios .................................................................................................. 10
5.3. Formulación de instructivos ............................................................................................. 11
5.4. Evaluación ........................................................................................................................ 11
6. Control de formularios ......................................................................................................... 12
6.1Clasificación de formularios .............................................................................................. 12
6.2Formulación del catálogo de formularios........................................................................... 12
6.3 Control de formularios en el almacén ............................................................................... 12
6.4 Control de los formularios en el almacén.......................................................................... 13
7. Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formularios .............................. 14
7.1. Encabezado ...................................................................................................................... 14
7.2. Control de inventarios ...................................................................................................... 14
7.3. Datos fijos ........................................................................................................................ 14
7.8. Tamaño ............................................................................................................................. 18
7.9. Tipo de papel .................................................................................................................... 19
7.10. Color (papel y tinta) ....................................................................................................... 20
7.11. Tipografía ....................................................................................................................... 21
7.12. Carbonizado ................................................................................................................... 21
7.13. Tipo de encuadernación ................................................................................................. 22
Portafolio de procesos. .............................................................................................................. 23
Ficha de Caracterización, costeo, Flujograma, Formulario e Instructivo ........................... 25

2
1. Determinación de la factibilidad del estudio
Se ha determinado que, al enfocar el formulario relacionado capacitación del personal, el
área involucrada sería Recursos Humanos, específicamente en el área selección del
personal

1.1. Recursos humanos

Realizados por los estudiantes de la Universidad Central del Ecuador; Facultad de
Ciencias Administrativas, Carrera de Administración de Empresas Ae5-2:
 Jairo Vicente Calderón Román
 Leslie Andrea Paez Aguirre
 Jhalmar Ariel Villa Villagran (Coordinador)
 Carlos Jonathan Yánez Tacuri

1.2. Recursos materiales y tecnológicos

 Recopilación de información (formularios)
 Formulario de reclamos y quejas
 Computadora
 Impresiones

1.3. Programa de trabajo

El programa de trabajo empezó el 03/07/2019 y tiene como fecha máxima de entrega el
08/07/2019. El título que llevara el trabajo es Metodología para el análisis, diseño y
control de formularios

1.4. Autorización
Dada por Gerente General de la empresa

2. Investigación
2.1 Recopilación de formularios
Al momento de realizar la recopilación de formulario se pudo notar que la empresa al no
tener los procesos y actividades claras es decir , se mantiene de forma empírica no contaba
con formulario alas de los que sirven para declarar impuestos.

El formulario que se va realizar es :

 Capacitación del personal

3
2.2. Clasificación
Por procesos: El formulario que se realizara será por procesos ya que es un departamento
exclusivo para esta actividad. Además que este formulario afecta a todos los
departamentos de la organización.

3. Análisis de formularios
3.1. Fijación de prioridades
El servicio al cliente es lo primero: es el principal valor agregado enfocado a proporcionas
satisfacción y atenciones personalizada al consumir que solucione las necesidades;

Responsabilidad y liderazgo: cumplir con seriedad, eficiencia los ofrecimientos y

actividades, estableciendo un propósito y una dirección evolutiva para la organización.

3.1.1. Tipo de organización

PYME

3.1.2. Número de unidades administrativas

La empresa cuanta con 3 áreas encargadas de sobrellevar el giro del negocio

3.1.3. Cantidad de empleados

20 empleados

3.1.4. Elevado consumo de formularios

Su consuno no es muy elevado debido a la falta de conocimiento, para lo cual
realizaremos algunas propuestas, para su implementación.

3.2 Examen
La Cooperativa de Transportes de Carga y Mudanzas “Cochapamba 11” debe determinar
las ventajas y desventajas donde se analizaran los formularios que se va a implementar y
se desarollara cuestionarios dónde se observara su estructura, características, flujo y
observaciones.

3.2.1 Consideraciones de tipo funcional

 Identificación del formulario

Identificar el tipo de formulario de tipo funcional es adecuado para la empresa.

 Objetivo

4
Dotar a la empresa cliente de un instrumento administrativo que determine la forma de
organización de la institución para el cumplimiento de su misión, visión de futuro y
objetivos estratégicos.

 Información que contiene

Esta información contiene la descripción de las funciones de las unidades administrativas

de las organizaciones en determinación de las relaciones de dependencia de supervisión
y coordinación.

 Estructura

Es la forma de la empresa más tradicional. Cuando una organización emplea

una estructura funcional, la división del trabajo es agrupada por las principales
actividades o funciones a realizarse, como son las ventas, el marketing, los recursos
humanos, la contabilidad, etc.

 Secuencia de datos

En la empresa se estimara la esta secuencia de datos que quiere decir que es un conjunto
de valores numéricos que se da dentro de la organización.

 Tipo de formulario

No tiene formulario.

3.2.2. Consideraciones de tipo material

 Tamaño

En este ámbito de aplicación, una de las medidas principales es la del tamaño de un

producto software. Básicamente, existen dos medidas para cuantificar el tamaño:

Las medidas técnicas, utilizadas en la medición de productos y procesos software, desde

el punto de vista del desarrollador de esos productos y/o procesos.

Las medidas funcionales, utilizadas en la medición de productos y procesos software,

desde el punto de vista del usuario, siendo independientes de cualquier aspecto técnico y
de cualquier decisión de implementación. Pueden ser usadas, por tanto, para comparar la
productividad de diferentes técnicas y tecnologías.

 Papel

5
Este hace referencia al único estándar internacional que contempla y normaliza la medida
del tamaño funcional de aplicaciones software: el estándar ISO/IEC 14143.

 Color de papel y tinta

Las tintas inteligentes o funcionales son aquellas que tienen propiedades avanzadas, y que
mediante la impresión con tecnologías convencionales, confieren al impreso
características especiales.

 Tipo de impresión

La flexografía es el método de impresión más comúnmente utilizado para el embalaje.

Se llama así porque fue utilizado originalmente como un método de impresión sobre
cartón ondulado, que tiene una superficie muy irregular. Funcionan con rotativas y
usan placas de caucho (en vez de aluminio) y tintas a base de agua que se secan más
rápido.

 Carbonizado

La carbonización es también una etapa en el proceso de fabricación del carbón, y se

considera el paso más importante de todos, ya que tiene tal poder para influir en todo el
proceso.

 Tipo de encuadernación

Es el proceso de cosido, pegado y fijado de hojas o de pliegos de papel y a la fabricación

de una tapa o cubierta para proteger una publicación (libro, tesis, revista, etc) y mejorar
su presencia y utilidad.

 Número de copias

En este proceso de copias se maneja por lo menos 50 por día.

4. Diseño de formularios
4.1. Consideraciones de tipo funcional
4.1.1. Información básica
¿Qué información se va a incluir?
La información que se incluirá en el formulario de la empresa “ALMACÉN ELÉCTRICO
ROBALINO ROSERO” será en cierta parte la misma información que presenta su

6
antiguo formulario de la lista de inventario, pero también estará con datos de la empresa
para que este pueda ser reconocido como formulario de su propiedad y algunos detalles
que son necesarios para poder ser reconocido como un listado de inventario.

¿Es importante?
Si, si es muy importante tener este tipo de información en el formulario ya que
proporcionara a la organización una mejora en su listado de inventario.

¿Cómo se va a utilizar?
La información será usada para la creación de un nuevo formulario, y estar más acoplado
a las necesidades que tiene la persona que hará uso de este.

¿Por quién será utilizada? ¿Cuándo será utilizada?

Sera utilizada por el departamento de Bodega ya que ellos saben las condiciones y
necesidades que debe ter un buen formulario, con la ayuda de departamento de
administración.

Sera utilizada en el momento de hacer el rediseño del formulario.

4.1.2. Titulo
Documento en el cual se registran los bienes y pertenencias de una empresa, una entidad
pública o una casa con la misión de organizarlos, ordenarlos y tenerlos registrados
formalmente.

4.1.3. Secuencia de datos

i. Identificación:
Lista de inventario, “ALMACÉN ELÉCTRICO ROBALINO ROSERO” CIA.
LTDA., A001.
ii. Introducción:
El formulario se dirige al departamento de bodega, específicamente a los
bodegueros, cada semana para que puedan registrar el material que ingresa y sale
de la empresa.
iii. Aprobación:
La firma de aprobación la hará el gerente de la empresa con el coordinador de
bodega.
iv. Instrucciones para su llenado:

7
 Seguir paso a paso el instructivo del formulario debido a que ahí se encuentra
detallado más a fondo todo lo que se debe realizar para su llenado.

4.1.4. Espacios
 Para llenar a mano
Dejar un espacio de 1/4 de pulgada vertical entre línea y línea y 1/8 de pulgada
horizontal por cada letra o símbolo.

 Para llenar a maquina

Dejar un espacio de 1/6 de pulgada vertical y 1/10 o 1/12 de pulgada horizontal,
según el tipo de máquina. Estas medidas se utilizan en el diseño de formularios
continuos para equipos de impresión.

4.1.5. Número de copias

Se recurrirán a 100 copias debido a la gran cantidad de materiales y al margen de error
que los bodegueros puedan tener.

4.1.6 Clase de formulario

De columnas para anotar datos que pueden ser afectados por datos fijos.

4.2 Consideraciones de tipo material

4.2.1. Papel
 Peso.- El número de copias está estimado en 100, entonces se calculan
aproximadamente 15Kg
 Grosor.- Se tiende a que tenga un grosor equilibrado para que los bodegueros no
tengan mayor problema con el papel.

4.2.2. Medidas
La hoja del formulario será de tipo A4 es decir 210 x 297 mm

4.2.3. Tintas
Estará echo con tintas que puedan ser visible para el bodeguero y no se confunda, es decir,
los colores de las letras estarán más obscuros para que se distingan de los cuadros y las
líneas de las columnas.

4.2.4. Numeración foliada

Como se archivara el formulario.- El formulario se archivara de manera semanal en el
lugar de archivos para poder compartir con todos los empleados de la fábrica.

8
Control y archivo numérico o indistintamente.- Se tomara un control numérico para poder
archivar el mismo.

Tipo de formulario.- Formulario estándar ya que se desea crear un formulario con

dimensiones en una matriz de filas y columnas.

4.2.5. Tipo de letra

Se tendrá Arial y Calibri

4.2.6. Carbones
Aplicación de químicos al reverso del formulario: este método es más costoso, pero
facilita el trabajo y sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.

4.2.7 Vocabulario
Se evitara el uso de abreviaciones y no se emplearan términos muy técnicos para que no
haya confusiones.

4.2.8. Márgenes
Tendrán márgenes de largo de 80 milímetros y de ancho en la parte de la encuadernación
será de 3cm mientras que en s opuesto será de 1 cm.

4.2.9. Encuadernación
Block.- En este tipo los juegos se unen mediante un pegamento, sin que necesariamente
se utilice algún talón.

4.2.10. Métodos de reproducción

Se tomara en cuenta lo siguiente para escoger el mejor método de reproducción:

 Objeto de la impresión.
 Cantidad de formularios requerida.
 Presentación.
 Costo.

Con los siguientes recursos:

 Computadora
 Tipografía

9
4.2.11. Aspectos de visualización
Para que el formulario se presente de la mejor manera y facilite la comprensión se necesita
reunir las siguientes características:

 Unidad.
 Claridad.
 Agrupación y jerarquización.
 Saturación.
 Movimiento.

5. Implementación
5.1 Prueba piloto
La prueba piloto se realizara a dos de los bodegueros por el tiempo de un mes debido a
que los inventarios son cada semana, entonces se verá si la calidad del lenguaje empleado
es entendible por ellos y si se sienten cómodos con el llenado de los formularios.

Aquí se podrá apreciar cuanta será la cantidad de copias que emplean cada uno de ellos y
cuantas se deberá mandar a hacer ya en el caso de que diera buenos resultados esta prueba,
en el tema de la presentación, también se jugara un papel muy importante porque veremos
si los bodegueros aceptan el formulario en juegos.

Debido a que el personal de bodega tienen algunos roles en su ámbito, también se dará
cuenta si para ellos, estos formularios son de fácil entendimiento y si se les facilita
llevarlos de un lado para el otro.

5.2 Ajuste de los formularios

Información que requiera mayor o menor espacio.- Se necesita mayo espacio en la parte
de los encabezados.

Información que deba eliminarse.- No hay información que se deba eliminar ya que todo
lo que se encuentra en el formulario es necesaria para que los bodegueros hagan bien su
trabajo.

Información que deba aparecer.- Se requiere una numeración al lado derecho del
formulario para que este pueda llevarse de manera más ordenada, además que debe
aparecer su logotipo, el título de la empresa y sus debidas direcciones por si algún día se
llega a perder o extraviar por la calle.

10
5.3. Formulación de instructivos
Es conveniente que sólo se incluyan los instructivos para el llenado de formularios en
aquellos cuya importancia o extensión así lo exijan. Entre más claro, preciso y conciso
sea un formulario, menos necesario es el empleo de instructivos.

Instructivo para el llenado del formulario (lista de Inventario)

1. En la primera columna llenar con números desde el uno en orden numérico para
llevar un mejor orden.
2. Sigue con la segunda columna donde se procede a completar con el código de
cada material que se tiene en la empresa.
3. En la columna de Nombre, se ponen los nombres que ocupan estos materiales ya
puede ser tornillos, serruchos, etc.
4. Se pasa a la descripción donde se da una breve explicación del material del cual
se está haciendo el inventario.
5. Después, se registran cuantos materiales aún siguen en bodega en la columna de
cantidad de existencias.
6. La empresa tiene dos sucursales, en la siguiente columna se registra a cuál de ellas
se va a mandar el producto.
7. En las dos siguientes columnas se llena la fecha de compra y la fecha de
vencimiento del producto.
8. Se sigue con la fecha de la nueva compra, donde se llena con la fecha en la cual
se aspira que ya no haya más materiales.
9. Y como por último se lleva a cabo la firma del responsable a cargo.

5.4. Evaluación
La evaluación de un formulario se la debe hacer de manera regular con los empleados de
la empresa, más que todo con los bodegueros y ver si todo funciona con normalidad, se
debe revisar que se esté cumpliendo con los objetivos de la empresa.

Se debe llevar a cabo un registro mensual de todos los formularios que son archivado y
si se conservan en su lugar, y no hay ninguna anormalidad, al igual de estar pendientes
sobre su destino final.

11
6. Control de formularios
6.1Clasificación de formularios
Por unidad administrativa; Identifica los formularios en cada unidad o departamento
administrativo

6.2Formulación del catálogo de formularios

 Clasificación: Identifica los formularios en cada unidad o departamento
administrativo, en este caso se analizara el Departamento de Bodega
 Descripción del formulario: Una plantilla que debe ser rellenado con ciertos datos
y que permite realizar algún tipo de trámite. Los datos a completar varían según
cada formulario.
El tipo de letra a emplear será Times New Roman, 12 puntos o
independientemente del formulario a elaborar, se utilizara una letra clara,
legible para su buena comprensión y posteriormente a su utilización.
Métodos de impresión aplicable será Offset, consiste en transferir la imagen
desde la superficie litográfica mediante una superficie intermedia de caucho
llamada mantilla a un papel.
 Objetivo : En vista a la necesidad del departamento de bodega, se incorporara un
nuevo formulario a la organización, ya que el antes usado cuanta con ciertos fallas
mencionadas con anterioridad
 Diagrama de flujo : Control de inventarios, en el departamento de bodega

6.3 Control de formularios en el almacén

 Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado y contenido preciso de
información básica.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información
de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la
información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.
 Adecuada elección del tipo de impresión, calidad del papel y tipo de
encuadernación.
 Influencia que ejerce en los procedimientos existentes.
 Efecto esperado en el caso de nuevos procedimientos

12
 Eliminar tiempos muertos y de espera en el proceso, con la correcta utilización
del formulario
 Programa de abastecimiento
Cada cierto periodo, el formulario será actualizado y se emplearan copias de
acuerdo a las necesidades
 Conocimiento de las necesidades
En el departamento de bodega, la falta de un buen diseño de formulario aparece
tiempos de muertos y de espera para el proceso
 Comunicación eficaz

6.4 Control de los formularios en el almacén

El manejo de formularios en almacén tiene que considerar los siguientes aspectos:

 Formulación de un programa de abastecimiento

 Conocimiento de las necesidades de las unidades administrativas de la
organización.
 Comunicación eficaz con todas las unidades encargadas de administrar recursos
y proveedores.
 Existencia de un sistema de información que garantice congruencia y oportunidad
en el control de los formularios.
 Pronta atención de las requisiciones de papelería

13
7. Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formularios
Matriz para el apoyo, diseño y control de formularios
Preguntas Si Argumente, en el caso de No Argumente, en el caso de ser
ser necesario necesario
7.1. Encabezado X
¿Indica el título el objeto o razón de uso del
formulario?

7.2. Control de inventarios X

¿El título es claro, conciso y está bien
ubicado?

7.3. Datos fijos X Porque puedo variar los datos en el

¿Están impresos los datos fijos? caso de alguna disposición de los altos
mandos.
¿Se localiza fácilmente la información X
importante?

14
7.4. Codificación X ayuda para todos los que
¿Es visible la codificación o número de usen el formulario
identificación?

¿La identificación está vigente? X Actualización constante

7.5. Identificación de las copias X

¿Se folian las copias?

¿Deben identificarse las copias con el X Evitar confusiones con los

nombre de la unidad u organización a la que demás departamentos
se destinan?

¿Es conveniente identificar las copias en la X Saber el número de copias

codificación del formulario? impresas

7.6. Datos variables X

¿Son fácilmente identificables?

¿Hay suficiente espacio para transcribirlos? X

15
¿Responden concretamente a la información X
que se requiere?

¿Son necesarios todos los datos que se X

piden?

¿Concuerdan con el título del formulario? X Evitar errores al momento

de la ejecución
7.7. Estructura del formulario X
¿Es lógica la secuencia de espaciamiento
para lograr un mínimo esfuerzo y
movimiento de la mano?

¿La secuencia de los datos es la misma que X

se presenta en los documentos de los cuales
se va a transcribir?

¿La secuencia de los datos permite su X Los datos son concretos, sin ninguna
correcto procesamiento o interpretación? clase de interpretación

16
¿Toda la información que se requiere X
archivar y clasificar está convenientemente
localizada?

¿Se utilizan ambos lados del formulario? X No, es necesario

¿La información sigue un orden para su X

llenado?

¿Se incluyen espacios para anotar: Fechas y X

datos de verificación,
Información de procedencia y destino,
Observaciones,
Firmas y aprobaciones?

¿Existen normas para espaciar la X

información y emplear márgenes?

17
¿Los espacios verticales pueden ser
horizontales o viceversa? X Es un solo tipo de formulario, en este
caso de forma horizontal
¿Es conveniente utilizar bloques para X
diferenciar o jerarquizar los datos que
proporcionan quienes lo utilizan?

¿Son excesivos los bloques que contiene? X Demasiada mercadería

¿El grosor de las líneas enmarca X Evitar errores y confusiones

correctamente los renglones y columnas que
contiene?

X
7.8. Tamaño
¿El tamaño del formulario excede o resulta
menor al necesario para contener la
información?

18
¿Corresponde el tamaño al tipo de archivo X
que se utiliza?

¿El tamaño es apropiado a las máquinas que X

se emplean?

Por el tipo de
7.9. Tipo de papel encuadernación que se le
¿Es adecuado el peso del papel según el X dará al formulario
manejo que se le dará al formulario?

¿El peso del papel soporta la intensidad del X

uso que se dará?

¿Es recomendable el peso del papel para el X Evitar desperdicios

número de copias que se realizarán?

¿Es apropiado el grosor del papel para la X Fácil manejo por parte del
duración que se pretende? encargado a emplear el
formulario

19
¿La disposición de las fibras o grano afecta X
los dobleces necesarios?

7.10. Color (papel y tinta)

¿Se emplea el color en el formulario? X Mejor presentación

¿Es necesario el empleo del color en el X

formulario y sus copias?

¿Es conveniente usar colores distintos para X Gastos innecesarios

cada copia según su destino?

¿Se confunde el color del papel con el color X

de la tinta?

¿Reporta algún beneficio el imprimirlo con X Gastos innecesarios

más de un color de tinta?

¿Es rentable el uso de más de una tinta? X

20
7.11. Tipografía
¿Es adecuado el tipo de impresión? X

¿Cómo lo determina? X De acuerdo al tipo de papel

que se va a emplear
¿El tipo de impresión facilita la lectura del X Mejor comprensión por
formulario? parte del lector

¿Es necesaria otra tipografía para resaltar o X Diferenciar entre los datos
diferenciar datos importantes? fijos y variables

7.12. Carbonizado
¿Proporciona el papel carbón la nitidez X
requerida a las copias?

21
¿El carbonizado del papel se prepara para X
que sólo aparezcan ciertos datos en las
copias?

7.13. Tipo de encuadernación Evitar el extravío de los

¿Es necesaria la encuadernación? X formularios

¿La encuadernación dificulta el llenado? X

¿El tipo de encuadernación requiere de X

perforaciones para desprender el
formulario?

¿Se cuenta con equipo para encuadernarlos? X Falta de recursos

22
 Portafolio de procesos.
En la siguiente matriz se clasificaran las gestiones con sus respectivos códigos,
procesos y producto para tener el portafolio de procesos.

MACROPROCESOS PROCESOS PRODUCTO O CODIFICACIÓN

SERVICIO
Planeación estratégica Lineamientos A1.1 – V001
A1 empresariales
Administración de Nómina de gastos A1.2 – V002
recursos
Gestión estratégica A1 A2
Evaluación y control Registros A1.3 – V001
A3 estadísticos
Organizar asamblea Quorum A1.4 – V002
A4
Selección del personal Anuncio de vacantes A2.1 – V001
A1
Contratación del Contrato laboral A2.2 – V002
personal
A2
Evaluación del Pruebas teóricas y A2.3– V002
Gestión de talento personal practicas
humano A2 A3
Control de registros Hoja de registros A2.4 – V001
A4
Control de documentos Archivos por fechas A2.5 – V001
A5
Acciones correctivas Memorándum A2.6 – V001
A6
Auditoria interna Balance general A3.1 – V002
A1
Arqueo de caja chica Conteo de efectivo o A3.2 – V002
Gestión financiera A3 A2 cheques
Declaraciones de Formulario 104 A A3.3 – V001
impuestos
A3
Capacitación del certificación del A4.1 – V002
personal ministerio de
A1 transporte
Gestión operacional A4
Revisar y aprobar Sumillación de A4.2 – V002
documentos documentos
A2

Certificado del A5.1 – V001

Gestión del control del Seguimiento y ministerio del medio
medio ambiente, medición ambiental ambiente
A1

23
intercambio, movilidad
A5
Prevención y Reducción del CO2 A5.2 – V001
minimización de la
contaminación
ambiental
A2

Seguros para el Contrato de A6.1 – V002

empleado medicina prepagada
Gestión de compras A1
A6 Planificación de Nomina semestral A6.2 – V001
compras
A2
Marketing Plan de marketing A7.1 – V001
A1
Gestión de ventas A7 Atención al cliente Registro de quejas A7.2 – V002
A2
Adquisición de Facturas y garantías A8.1 – V002
tecnología
Gestión de tecnología A1
A8 Control del equipo Informe de revisión A8.2 – V002
tecnológico y mantenimiento
A2
Mantenimiento Factura mecánica A9.1 – V002
A1
Gestión de calidad A9 Asesoría mecánica Listado de A9.2 – V001
A2 capacitados

24
 Ficha de
Caracterización,
costeo, Flujograma,
Formulario e
Instructivo

25
 Ficha de Caracterización
Capacitación del personal

Proceso: Capacitación del personal Fecha: 01-12-2018 Código: A4.1

Macroprocesos: Gestión Operacional Version: 001
Objetivo: Lograr la adaptación del personal para ejercer una función Encargado de realizar el proceso : Auditoria Interna
Límites
Límites Iniciales: Recibir nomina de personal a capacitar Límites finales: Realizar la capacitación
Tiempos Hora (mensual)
Proveedor Entrada Subproceso Responsable Salida Cliente
T. muertos T. espera T.Efectivo
1.- Recibir nomina de personal a capacitar Jefe de talento humano 3 3
2.- Cuantificar recursos necesarios para la capacitación
Jefe de talento humano 3 3
3.- Realizar lista de recursos necesarios Jefe de talento humano 0
4.- Realizar un presupuesto para adquirir materiales y
recursos Jefe de talento humano 4 4
5.-Solicitar el presupuesto al auditor Jefe de talento humano 3 -3
6.- Adquirir materiales pedagógicos Jefe de talento humano 1 1
7.- Reservar el lugar para realizar la capacitación Informe del personal a
Nomina del personal a Jefe de talento humano Personal admitido 1 1
Secretaría evaluar
capacitar 8.- Realizar plan de capacitación Jefe de talento humano 0
9.- Enviar plan de capacitación Jefe de talento humano 0
10.- Revisar plan de capacitación Gerente general 4 -4
11.- Aprobar plan de capacitación Gerente general 0
12. Organizar cronograma de la capacitación Jefe de talento humano 2 2
13.- Fijar hora y fecha Jefe de talento humano 1 1
14.- Convocar a la capacitación Jefe de talento humano 2 2
15. Realizar la capacitación Jefe de talento humano 0
TOTAL 17 7 10

26
 Costeo
Capacitación del personal

COSTOS VARIABLES
ARRIENDO $ 400,00 $ 16,67
SERVICIO DE ELECTRICIDAD $ 60,00 $ 2,50
SERVICIO DE AGUA $ 40,00 $ 1,67
SERVICIO TELEFÒNICO $ 50,00 $ 2,08
tm 0,17 SERVICIO DE INTERNET $ 32,00 $ 1,33
te 0,07 TOTAL $ 24,25
t efectivo 0,1

EMPLEADOS QUE INTERVIENEN EN TODO EL PROCESO (COSTO FIJO)

Gerente General $ 41,14

Jefe de talento humano $ 102,52

PROCESOS 24
COSTO TOTAL (CTT) $ 167,91 Costo hora proceso $ 493,86

TIEMPOS COSTO DE LOS TIEMPOS

Tiempo efectivo 0,10 Costo tiempo muerto $ 83,96
Tiempo muerto 0,17 Costo tiempo de espera $ 34,57
Tiempo espera 0,07 Costo tiempo efectivo $ 49,39
TIEMPO TOTAL (TT) 0,34

27
 Flujograma
Capacitación del personal

Ilustración 1.- Flujograma 1. Elaborado por el grupo Nº9

28
Formulario e
instructivo

29
30
Jairo Vicente Calderón Román

Leslie Andrea Páez Aguirre

Jhalmar Ariel Villa Villagran

Carlos Jonathan Yanez Tacuri

31