LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que son

administrados, organizados, y conservados para difundir la
Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias de
ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en esto podemos
encontrar muchas verdades, versiones, y son muy útiles para una investigación, para
la administración pública, para la ciudadanía, para una difusión cultural y para lograr
una mayor eficiencia y transparencia de la gestión.
La investigación Historiográfica: La originalidad del trabajo de los historiadores es un
asunto delicado por eso es importante distinguir la materia prima del trabajo de los
productos semielaborados e igualmente denotar la diferencia entre fuente y
documento, su clasificación, prelación, tipología y tratamiento.

* La investigación de casos: Tiene que ver con los procesos empresariales como son:
La investigación de mercados, la satisfacción de los clientes, la percepción de la
marca y por supuesto el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.

* La investigación Documental: Es la que se realiza soportándose en fuentes de

carácter documental, esto se refiere a cualquier tipo de documentos especialmente
los archivísticos.
LACOMUNIDAD:

Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas,

de las organizaciones, del estado y de este con otro estado. Su existencia,
desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.
Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información
acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos
adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial sobre
hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca de algo.
La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron juntamente con
la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero que desde que el
hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse, desde ese momento se
empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este término no existiera en sus
diccionarios. Luego de eso, cada civilización y cultura ha tenido sus propios
sistemas de archivado, pero todos conservan el mismo principio: mantener la
información confiable, accesible, integra y protegida. En nuestro medio podemos
encontrar información por todos lados, esta a su vez se encuentra almacenada en
archivos que a su vez se encuentran guardados en diversos soportes, algunos de
estos son físicos que corresponden a grandes centros de datos, archivadores, cajas
de archivo, entre muchos otros soportes dedicados para tal fin, existe otro medio de
almacenamiento que corresponde a todo lo que tiene que ver con la tecnología
digital, llamado también el mundo de los bits, estos soportes son confiables pero un
poco menos seguros que los físicos si tomamos en cuenta que la información pasa
viajando de un lado para otro, de un dispositivo a otro, pero lo que si no podemos
dejar de apreciar de estos soportes es la velocidad con la que se puede acceden a
la información consultada, bastaran unos cuantos clics y ya está. Todos los
archivos, sin importar el soporte en el que se encuetaren almacenados tienen ciertas
características o cualidades que son:  Económicos: permiten ahorrar costos
derivados del tiempo y el personal empleado.  Simples: identifican de manera
sencilla y clara el contenido de estos.  Exactos: para almacenar los archivos se
deben clasificar de manera precisa para evitar equivocaciones. Estos archivos a su
vez se clasifican según con algunos criterios como son:
Según la organización Archivos centralizados: Cuando una sola dependencia
controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado: Aquel
que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es
independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control
descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control
centralizado Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla
desde el archivo central.
Según su Uso Archivo activo Compuesto por documentos del año actual o años
anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta
permanente. Archivo semiactivo Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo Son los documentos con una
durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Según su Naturaleza Archivo Público Es todo documento que pertenece a las
entidades del Estado. Archivo Privado de Interés Público Son aquellos documentos
que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo Privado Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.
También encontramos estos archivos asociados con unas características que
obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen. Archivo de gestión
Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización Archivo central Es la agrupación de
documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada
dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo
histórico Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente. Los archivos se clasifican en diversas categorías,
estas teniendo en cuenta la jurisdicción de competencia que los almacenas, estas
son: Archivo General de la Nación Territorialidad Organización del Estado Es un
ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la
pertinencia pública de cada una de sus entidades:  Archivo general del
departamento.  Archivo general del municipio.  Archivo general del distrito. Según
el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista territorial se clasifican en:  Archivos de entidades del orden nacional. 
Archivos de entidades del orden departamental.  Archivos de entidades del orden
distrital.  Archivos de entidades del orden metropolitano. Según el artículo 9 de la
ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la
organización del estado se clasifican en:  Archivos de la rama ejecutiva.  Archivos
de la rama legislativa.  Archivos de la rama judicial.  Archivos de los organismos
de orden de control.  Archivos de los organismos autónomos.  Archivos de
entidades del orden municipal.  Archivos de entidades del orden local.  Archivos
de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.  Archivos de los
territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.