27/9/2018 Emitir una orden de compra para adquirir productos para tu empresa

EMPRESAS

Cómo emitir una orden de compra para

adquirir productos para tu empresa

Laura de Quipu
20 Jun 2018
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Para tener un mayor control y agilidad en la

compra de productos para tu empresa, puedes
optar por hacer una orden de compra y enviar a
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tu proveedor.

Contenidos
1. Qué es una orden de compra
2. Para qué sirve una orden de compra
3. Qué elementos debe incluir
4. Cómo emitir y recibir una orden de compra

Qué es una orden de compra

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que
acredita una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la
compra de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el importe
correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el
producto o servicio se ha entregado.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha

de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido te pidan
primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o
venta de tus productos. Como ya hemos dicho, podrás crear un presupuesto, el
cuál no tiene validez legal. O bien, una factura proforma, que sí lo tiene.

Como ya explicamos en un post anterior, una factura proforma es una factura

provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de
una futura actividad comercial. Puedes leer antes ¿qué es y para qué se utiliza
una factura proforma?, y decidir qué documento emitir a tu cliente potencial.
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Para qué sirve una orden de compra

Todos los artículos que compra una empresa,  ya sea material de oficina,
materias primas, etc, debe ir acompañado de una orden de compra, numerada
de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este
número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como
vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.

¡Importante! Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del

pedido sirve para autorizar al proveedor a entregar la factura a su cliente por
los bienes que ha adquirido.

Qué elementos debe incluir

Generalmente se incluyen estos datos:

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

Número de orden de compra

Lugar y fecha de emisión del pedido

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Nombre y dirección del proveedor

Términos de entrega y de pago

Cantidad de artículos solicitados

Descripción

Precio por unidad

Coste de envío y relacionados.

Coste total del pedido

Firma autorizada

El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las queda la

empresa que realiza la compra, y se manda al departamento de contabilidad.

Cómo emitir y recibir una orden de compra

Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio
necesario para tu empresa.

Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los
datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los
requerimientos, la envías al proveedor.

Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes

asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario,
debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.

Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu
personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos
en el documento.
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Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente,

debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu
cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.

Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la

factura, también con el número de orden de compra.

Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de

pedido y también reflejado en la factura que le has enviado.

Qué es una orden de compra y qué

elementos incluir

Y si tu cliente todavía no te ha pagado la factura que le emitiste, y justo tienes

que declararla, te explicamos qué debes hacer y cómo declarar las facturas
aunque no las hayas cobrado.

Como ves, tener un plan de Quipu tiene muchas ventajas para tu negocio. ¿Por
qué no lo pruebas gratis?

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Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su
máster en SEO para despuntar entre las SERP.

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