CÓMO ELABORAR UN PLAN DE ENTRENAMIENTO PARA EMPLEADOS

(PARA MICROEMPRESA)

Si llevas algo de tiempo en el negocio, estoy seguro de que has escuchado el

dicho: "Solamente eres tan bueno como la gente que contratas."

Pero contratar buenas personas no es suficiente por sí mismo. También tienes

que dar a esas personas el apoyo para desarrollar sus habilidades y hacer su
mejor trabajo. Ahí es donde entra en escena el entrenamiento.

¿ESTÁS LISTO PARA CREAR UN PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

PARA TU MICROEMPRESA?

Así que, en este tutorial, veremos cómo las microempresas pueden crear un plan
de entrenamiento de empleados y proporcionar mejores oportunidades de
entrenamiento para los empleados. Veremos algunos de los beneficios de
brindar buen entrenamiento y luego te mostraremos cómo conformar un plan
integral de entrenamiento de empleados para tu microempresa. Consideraremos
diferentes tipos de entrenamiento, incluyendo aquellos con costo mínimo, para
que estés equipado para diseñar un plan de entrenamiento eficaz, aún si tienes
un presupuesto limitado.

1. Por Qué es Importante el Entrenamiento de los Empleados

Probablemente ya aprecias la importancia de entrenar a tus empleados, pero
por si acaso, aquí está un rápido recorrido de los principales beneficios:
MEJOR PRODUCTIVIDAD

Cuando las personas no han sido entrenadas, a menudo pueden aún ejecutar
tareas, pero de manera ineficiente. Para tomar un simple ejemplo, hace años
solía crear presentaciones en PowerPoint dando formato a cada diapositiva
individualmente. Luego asistí a un evento de entrenamiento rápido y aprendí a
usar patrones de diapositivas y plantillas de presentaciones.

Después, fui mucho más productivo-podía crear una presentación en la mitad

del tiempo, y el resultado final era mucho mejor, lo que significaba eliminar
trabajo repetitivo. Lo mismo aplica a casi cualquier habilidad relevante que tus
empleados aprenden-los hará mejores en sus trabajos.

Personal Más Feliz

Las personas valoran el entrenamiento y el desarrollo. Una encuesta de
Bridge encontró que tener una cultura de aprendizaje en una organización era el
principal factor para el compromiso y la lealtad entre los empleados.

Baja Rotación de Personal

Una encuesta encontró que el 40% de los empleados dejan un trabajo dentro del
primer año si reciben un pobre entrenamiento. La rotación de empleados es
costosa para tu negocio de muchas maneras-no solo el costo de contratar a
alguien nuevo, sino el conocimiento perdido, la pérdida de tiempo, etc. Entrena
bien a tus empleados actuales, y probablemente se quedarán más tiempo en sus
puestos.

Más Uniformidad
El buen entrenamiento ayuda a asegurar que todos están en la misma página.
Da a tus empleados entrenamiento directo en las habilidades o comportamientos
que se esperan de ellos. Si toda tu gente ha sido entrenada de la misma manera,
hay una posibilidad más grande de que también hagan las cosas de la misma
manera.

Colócate Adelante de la Curva

No importa en qué industria estés, estos días probablemente encontrarás
múltiples y rápidos cambios debido a la tecnología y otros factores. En este
mundo cambiante, las compañías tienen que ser ágiles para mantenerse a la
vanguardia. Tener empleados bien entrenados que están al tanto de los
adelantos es esencial.

2. DIFERENTES TIPOS DE ENTRENAMIENTO DE EMPLEADOS

Cuando se trata de entrenamiento y desarrollo de empleados, tienes muchísimas
opciones disponibles. Aquí está un resumen de los principales tipos de
entrenamiento que podrías ofrecer, con un sumario de los pros y los contras de
cada uno.

Entrenamiento Sencillo dentro de la Propia Empresa

La forma más simple (y a menudo la más barata) de entrenamiento es que tus
empleados se entrenen mutuamente. Tiene perfecto sentido: Todos tus
empleados tienen diferentes habilidades, así que ¿por qué no los animas a
compartir esas habilidades con otros?

La ventaja del entrenamiento en la propia empresa es que es fácil de organizar

e involucra un costo cero o mínimo. También puede tener beneficios no
únicamente para las personas que están siendo entrenadas sino también para
las personas que ofrecen el entrenamiento, quienes pueden sentirse más
importantes y ganar confianza, mejorar sus habilidades de realizar
presentaciones, etc.

La principal desventaja es que no estás introduciendo nuevas habilidades o

conocimiento en la organización-solo estás asegurando que se compartan
ampliamente los conocimientos de las personas. Habría otras habilidades o
perspectivas que solo puedes obtener de fuentes externas. Y mientras que
algunos empleados se sienten más importantes por la oportunidad de entrenar
personas, otros podrían verlo como una carga-tienes que ser cuidadoso de cómo
manejarlo.

El entrenamiento en la propia empresa puede tomar varias formas:

 Entrenamiento Informal, Uno a Uno: Un empleado se sienta con otro y

explica cómo usar un software o completar un cierto proceso de negocio.
 Presentaciones/Reuniones durante el Almuerzo: O si un empleado
tiene habilidades que podrían beneficiar a un gran número de personas,
podrías organizar un evento de entrenamiento uno enseñando a muchos.
Esto podría ser una presentación formal o una reunión informal de
almuerzo o café.
  Tutoría: Un programa de tutoría se trata de mucho más que solo
entrenamiento, pero a menudo hay un elemento de entrenamiento para
él. Un mentor con frecuencia transmitirá importantes habilidades,
consejos y sugerencias a las personas que están siendo entrenadas.

Entrenamiento Online
Hay muchas cargas de opciones para entrenamiento online. Estás visitando uno
de ellos ahora mismo en Envato Tuts+, así como un amplio rango de tutoriales
de negocios, tenemos un conjunto de detallados cursos en
video desde JavaScript hasta diseño de logos. Así que puedes alentar a tus
empleados para tomar nuevas habilidades online, ya sea con tutoriales gratuitos
o al pagar una suscripción para permitirles ver los cursos en video y también los
libros electrónicos.

Lo bueno sobre el entrenamiento online es que es a menudo de costo muy bajo,

y puedes tener acceso a una amplia gama de entrenamiento en diversos temas.
También es flexible, así que los empleados pueden fácilmente adaptarse con su
otro trabajo o hacerlo en su tiempo libre. No tienes el problema de que todos
salen de la oficina al mismo tiempo para asistir a un evento de entrenamiento
programado.

Sin embargo, esta flexibilidad importante también puede ser un punto en contra.
Los empleados tienen que ser auto motivados para completar el entrenamiento,
y podría terminar posponiéndose. Puede valer la pena trabajar con empleados
para ayudarlos a programar unas cuantas horas de entrenamiento regular cada
semana. Esto también evita otro problema potencial: los empleados sienten
como si les estuvieran pidiendo hacer entrenamiento relacionado con el trabajo
en su tiempo personal.

Unirse a Asociaciones de la Industria

Esto podría no parecer como una opción de entrenamiento al principio, pero
muchas asociaciones de la industria proporcionan entrenamiento para sus
miembros, así como ofrecer publicaciones periódicas, libros electrónicos y otros
recursos que pueden ayudar a tu personal a desarrollar nuevas habilidades.
La ventaja es que éste es un entrenamiento altamente especializado y dirigido
para tu industria particular, y puede ser efectivo. Además de ser un miembro de
una asociación de la industria también tiene otros beneficios, como
oportunidades de networking, ganar credibilidad, estar actualizado con la
tendencia de la industria, etc.

Por otro lado, las opciones de entrenamiento podrían ser más limitadas que con
otro tipo de opciones, ya que el entrenamiento no es la función primaria de una
asociación de la industria.

Enviar empleados a programas y seminarios de entrenamiento

externos
Hay oportunidades de entrenamiento en todos lados: seminarios, conferencias,
programas de entrenamiento especialmente diseñados, etc.

Éstos pueden ser magníficos para tus empleados porque a menudos son
eventos de alta calidad proporcionados por entrenadores profesionales, y
brindan la oportunidad para establecer una red con otras personas en la
industria. Hacer esta clase de inversión también pueden mostrar a tu staff que
realmente valoras su desarrollo personal y profesional.

La principal desventaja es el costo. Estos programas pueden ser muy caros, y

luego también existe el gasto de viajar, del alojamiento, etc. Las grandes
compañías pagan por esto todo el tiempo, pero una microempresa podría
simplemente no tener el presupuesto para ello. También estás perdiendo ese
miembro del staff y su productividad por el tiempo que dure el entrenamiento.

Contratar a Compañías de Entrenamiento

Una opción relacionada es contratar a una compañía para que vaya a tu centro
laboral y entrene a los empleados en su sede. Evitas los gastos de viaje de esa
manera, pero aún puede ser una opción cara. Y pierdes algunos de los beneficios
como networking, retirarse de la oficina, etc.

Pero, por otro lado, obtienes entrenamiento personalizado, cara a cara de

profesionales experimentados. Si tu presupuesto puede ajustarse, aún puede ser
una sensacional opción.
Preparación Universitaria u Otra Preparación Formal
Algunos empleadores pagan a su personal para que tengan su educación formal,
como un título de empresariales o una calificación de contabilidad. Éste es un
incentivo maravilloso para ofrecer, aunque claro los costos pueden acumularse
rápido. Para ajustarte a tu presupuesto, considera contribuir únicamente a cierta
cantidad y que el empleado pague el resto, o limitarlo a programas más cortos y
menos caros.

Si puedes pagarlo, los beneficios son una fuerza laboral mejor preparada y
entrenada, con las habilidades y calificaciones para tomar más responsabilidad,
permitiéndote promoverte en lugar de reclutar externamente para puestos de alto
nivel.

3. CREA UN PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO DE ORIENTACIÓN

Ahora que hemos visto los diferentes tipos de entrenamiento, comencemos a

conformar un plan de entrenamiento para tus empleados.

El primer lugar para comenzar es con nuevos empleados: ¿Qué necesitan

saber para conocer sus tareas y ser eficaces?

Las Bases
Algo de ello es la información práctica que cubrimos en el tutorial del manual
del empleado: cómo funcionan el sueldo y los beneficios, cuál es la política para
tomar vacaciones, etc. Pero un plan de orientación irá más allá de eso. Brinda al
empleado nuevo una completa introducción de la compañía: tu historia, lo que
haces, por qué lo haces, etc. ¿Cuál es tu filosofía? ¿Cómo te gusta hacer
negocios?
Personas
Luego presenta a las personas. ¿Cuál es la estructura general del negocio, y
cómo el nuevo empleado encajará en ella? ¿Quiénes son los empleados clave?
Como sabes, si alguna vez has presentado a un conjunto de personas en una
fiesta con muchos invitados, es imposible recordar demasiados nombres a la
vez. Así que mantenlo ligero y solo concéntrate en las personas clave con las
que el nuevo empleado estará interactuando.

Clientes
¿Y qué hay de los clientes? ¿Quiénes son y qué quieren de tu compañía? Esto
es importante aún si la persona no estará en un rol de tener relación cara a cara
con los clientes. Un negocio existe para servir a sus clientes, así que todos en la
compañía deberían entender cómo hacer eso y estar trabajando hacia la meta
de hacerlo más eficazmente, aún si nunca tratan con un cliente directamente.

Procesos Especiales/Software
Luego cubre cualquier cosa específica para tu compañía o el rol de la persona.
¿Usas un software especial que el empleado necesitará aprender? ¿Tienes
procesos especiales que necesitarán entender? ¿Alguna habilidad especial que
la persona necesitará adquirir si no la tiene ya?

Como probablemente ya lo has notado, algo del material para tu plan de

orientación será común para todos los empleados, mientras que algunos
necesitarán ser personalizados para cada empleado dependiendo de la función
de su empleo, las habilidades con las que lleguen, etc.

Así que comienza a crear un programa central de entrenamiento de orientación

que contenga los elementos que son aplicables a todo el consejo y luego
evalúalo para cada nuevo empleado y agrega cualquier área necesaria. Si
contratas a un gran número de personas, puede valer la pena crear "módulos"
de información aplicable a ciertos roles comunes, como un módulo de ventas
para personal que tenga contacto directo con clientes, un módulo que se
encargue de software financiero para el personal de gestión de la empresa, etc.
Luego solo elige los módulos apropiados para la situación de cada nuevo
empleado.
Un elemento clave para un programa de orientación o integración es realizar
encuestas periódicas a los nuevos empleados. Ponte al tanto de ellas después
de una o dos semanas que ellos tengan en el trabajo, y descubre qué funcionó
y que no funcionó. ¿Qué preguntas quedaron sin responder, y qué problemas
encontraron ellos en sus primeros días? Luego incorpora los resultados en
futuros programas de entrenamiento de orientación.

4. CREA PLANES DE ENTRENAMIENTO PARA CADA EMPLEADO

Entrenar a los nuevos empleados eficazmente es un buen inicio. Ahora puedes

continuar con tus empleados existentes. A menudo, los gerentes y propietarios
de negocios son muy reactivos cuando se trata de entrenamiento-esperan a que
los empleados soliciten entrenamiento, o que sepan de programa de
entrenamiento que suene bueno, y decirles a sus empleados que lo tomen. Pero
es mejor tener un planteamiento más semántico, y crear un plan de
entrenamiento individual para cada empleado. Aquí está cómo hacerlo:

Paso 1. Levanta un Inventario de Habilidades

Comienza por verificar las habilidades actuales del empleado, comparadas con
lo que es necesario para su trabajo. Si creaste una adecuada descripción del
trabajo cuando los contrataste, deberías tener una idea clara de lo que se
requiere para el puesto. Considera:

 ¿Cómo es el desempeño del empleado? ¿Cuáles son sus fortalezas y

debilidades? ¿Dónde necesita mejorar?
 Cuando has estado evaluando su desempeño, ya sea formal o
informalmente, ¿dónde han estado bien, y dónde necesitan más ayuda?
Aquí estamos hablando de habilidades personales, como gestión del tiempo y
habilidades de realizar una presentación, así como dominio de software,
procesos, y otras tareas necesarias para desempeñar su trabajo. Para personas
que manejan otros empleados o podrían necesitar hacerlo en el futuro, también
necesitarás evaluar sus habilidades de administración.

Paso 2. Examina las Necesidades del Negocio

Aunque las necesidades específicas del trabajo del empleado son importantes,
también vale la pena ir más allá de ello y pensar sobre las necesidades del
negocio como un todo.

¿Tienes algunos vacíos en las habilidades en general? ¿Existe cualquier función

extra que te gustaría tomara tu empleado en un futuro, para la cual necesita
entrenamiento? Y ¿qué hay sobre las tendencias dentro de la industria? ¿Existe
cualquier nueva tecnología en la que la persona debiera ser entrenada? ¿Nuevas
tendencias de administración o prácticas de negocio que quieres que ellos
comprendan?

Después de todo, entrenar se trata de satisfacer las necesidades del empleado

y el negocio, así que asegúrate de cubrir ambos ángulos.

Paso 3. Acepta la Participación del Empleado

A veces, miembros del personal tendrán ideas claras de lo que quieren aprender.
Quizá han escuchado sobre nueva tecnología que quieren dominar. Tal vez
quieren ocupar un empleo de mayor nivel y quieren adquirir habilidades de
administración.

Una parte importante de crear un plan de entrenamiento es alentar al empleado

a sugerir entrenamiento en el que estuvieran interesados. Mientras sea relevante
para el trabajo y dentro de tu presupuesto, trata de acomodar estas solicitudes
donde sea posible; el aprendizaje auto motivado es a menudo la clase más eficaz
de todas. El aprendizaje en los adultos no es como en la escuela-las personas
necesitan ver lo que es para ellos, sentir que el entrenamiento es relevante y
estar completamente alineado con las metas.

Paso 4. Diseñar un Plan Juntos

Ahora que has recabado esta información, siéntate con el empleado y diseñen
juntos un plan de entrenamiento. Esto es algo que deberías hacer regularmente,
al menos una vez al año o quizá más frecuentemente. Planea las habilidades en
las que quieres concentrarte en el año siguiente.

De nuevo, trata de escuchar al empleado tanto como sea posible. Tu negocio

tiene ciertas necesidades, por supuesto, pero si el empleado se resiste realmente
a la idea de aprender una nueva habilidad, es improbable que el entrenamiento
sea efectivo. Mantente listo para el compromiso, y trata de encontrar una buena
igualdad entre tus necesidades y las de tus empleados.

Cuando has definido las habilidades, entonces decide cómo serán adquiridas.
¿Cuáles de las opciones que abordamos en la sección 2 utilizarás? Algunas se
basarán en tu presupuesto, y algunas se basarán en las preferencias del
empleado y el estilo del aprendizaje.

 Aprendices visuales responden mejor a imágenes, videos, diagramas y

texto. Necesitan ver algo para recordarlo.
 Aprendices Auditivos adquieren el conocimiento escuchando. Así que
una conferencia u otro formato de audio funcionaría bien para ellos.
 Aprendices Kinestésicos prefieren aprender haciendo. Quieren realizar
mucha práctica, y es mediante la experiencia, no la teoría, que aprenden
mejor.

Éste es un rápido sumario, y hay muchos otros modelos competentes. La idea

básica de recordar es que todos aprenden de manera diferente. Así que trata de
saber qué clase de entrenamiento funcionaría mejor para cada individuo, y
organiza las opciones de entrenamiento de acuerdo con esa base.

PASO 5. OBSERVA TODO EL CONJUNTO

Mientras diseñas un plan de entrenamiento, y mientras regresas a él y lo

actualizas cada año, ten en mente que no solo se trata de adquirir habilidades-
se trata de la dirección de la carrera de una persona.

El entrenamiento que las personas hacen con frecuencia puede determinar qué
oportunidades están disponibles para ellos, así que es importante tomar ello en
cuenta. Así como las necesidades inmediatas del negocio y las individuales,
también tómate el tiempo para planear a futuro. ¿Cuáles son los objetivos de
carrera a largo plazo del empleado? ¿Cómo puedes ayudarlos a lograr esos
objetivos?

En algunos casos, el camino de tu empleado podría terminar llevándolos a roles

que simplemente no están disponibles en tu compañía. Podrías terminar
entrenando a personas que se irán. Eso puede ser duro, pero es inevitable. Si la
persona es lo suficientemente decidida, se irán de cualquier manera-o se
quedarán y estarán insatisfechos. Es mejor disfrutar los servicios de un
empleado leal y motivado por uno cuantos años que un empleado desinteresado
durante décadas.