Manual SAG

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Manual SAG-XP
Marisol Ruiz Sánchez

09 JUNIO 2008
Manual – sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 1 de 122

1. METODOLOGÍA
El presente manual pretende ser una guía de consulta rápida para los usuarios del Sistema
Administrativo y Gerencial. Para ello presenta una explicación detallada de cada una de las ventanas,
informes y procesos del sistema, en forma gráfica las ventanas y en forma descriptiva para los demás
elementos de la aplicación.
Para usuarios que no estén muy familiarizados con el manejo de aplicaciones bajo ambiente Windows,
se recomienda consultar el manual de la versión que tengan instalada.
Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 2 de 122

2. ASPECTOS GENERALES
ENTRADA AL SISTEMA
2. 1. Estructura General del Sistema
MODULO ADMINISTRATIVO MODULO DE OPERACIÓN
OPCIONES UTILIDADES OPCIONES INFORMES UTILIDADES
SALDOS BALANCES Y SALDOS DE CUENTA CALCULADORA

EMPRESA BACKUP CONTABLES
ARTÍCULOS LIBRETAS DE NOTAS
DIFERIDOS Y
USUARIOS CIERRE CAUSACIONE CLIENTES EXPORTAR MTO
PROVEEDORE
ARTÍCULOS S
TIPOS AUDITORIAS
Y SERVICIOS
FACTURAS Y MOVIMIENTO DE INVENTARIO
MAESTROS
IMPORTACIÓN DE DATOS CLIENTES RECIBO DE CAJA Y EGRESOS
PEDIDOS Y ORDENES DE COMPRA
PROVEEDORE
VALORES CONSULTAS MANUALES
LISTA DE MOVIMIENTO CONTABLE
ARTÍCULOS
FUENTES VARIOS LIBROS OFICIALES
RECALCULAR SALDOS DE CONTABILIDAD FACTURAS E
INVENTARIO PRESUPUESTO
TERCEROS
PROCESOS AUTOMÁTICOS
DEPRECIACIÓN RECALCULAR SALDOS DE INVENTARIO BALANCE GENERAL, PyG Y DEMÁS
RECIBOS DE
CAJA Y FORMATOS
ACTIVOS CALCULADORA EGRESOS
FIJOS RECALCULAR SALDOS DE FACTURAS
BANCOS
AJUSTES X
LIBRETA DE NOTAS INFLACIÓN TRASLADO ENTRE
BODEGAS OTROS INFORMES
CUENTAS ARREGLO ESPECIAL
CONTABLES VENDEDORES
PEDIDOS Y ORDENES
DIFERIDOS Y
DE COMPRA
CAUSACIONES INSTRUCCIONES SQL ACTIVOS FIJOS
PRESUPUESTO
ASIENTOS CONTABLES
DIFERIDOS Y SUCURSALES
CAUSACIONES BORRAR RANGO DE MESES
CONCILIACIÓN
FORMATOS PRODUCCIÓN
BANCARIA
BORRAR RANGO DE DOCUMENTO POS
VENDEDORES ACTIVOS FIJOS

EXPLOSION DE
GRAFICAS
CONSOLIDACIÓN DE EMPRESAS
TARIFA CONTROL Y AUDITORIA
POS
AJUSTAR COSTO CONSULTAS MANUALES
PAGO DE CONTADO
IMPRIMIR UN RANGO DE DOCUMENTOS
2. 2. Generalidades
Existen tres tipos de pantallas en el sistema. El primer tipo es el utilizado en la pantalla principal de
cada uno de los dos módulos de la aplicación: administrar y procesar. El segundo es usado en todas
las digitaciones existentes. El tercer tipo es utilizado en los informes.
Para cualquier pantalla, en la primera línea se muestra como título, el nombre de la opción del sistema
que se encuentra actualmente activa. En la parte superior se encuentra la barra del menú asociado
con la ventana y a continuación, este menú representado en forma gráfica (utilizando iconos). En la
parte inferior existe una línea de estado, en la cual se presentan mensajes informativos y de ayuda,
para cada campo de la ventana.
En la parte superior de todas las pantallas de digitación, aparece un menú representado por iconos,
por medio del cual se realizan todas las funciones que afectan los datos que se están trabajando.
Las opciones se habilitan y deshabilitan, según los permisos asignados al usuario. Las opciones
inactivas aparecerán en color gris.
Salir
Grabar
Grabar y Limpiar la ventana
Grabar y avanzar al siguiente registro
Limpiar
Imprimir
Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Ir al siguiente registro
Ir al último registro

Borrar
Eliminar
En la parte superior de las pantallas utilizadas para los informes, aparece un menú representado por
iconos, por medio del cual se realizan las operaciones para el procesamiento de los datos consultados.
Dichas funciones son: generar el informe, enviarlo a la impresora, ampliar, reducir, opciones del
informe, y exportar. Las opciones inactivas aparecen en color gris.
Salir.
Generar el Informe.
Imprimir.
Ampliar el Informe.
Reducir el Informe.
Opciones del Informe.
Exportar el Informe.
Opciones del módulo para la administración del sistema.
Salir. Consultas Manuales.
Empresa. Calculadora.

Usuarios. Libreta de Notas.
Tipos. Ayuda.
Maestros.
Valores.
Fuentes.
Terceros.
Activos Fijos.
Plan de cuentas.
Presupuesto.
PyG y Balance.
Vendedores.
Tarifas.
Backup.
Cierre.
Auditoria.
Importación.
Opciones del módulo para la operación del sistema.

Salir. Pagos de Contado.
Saldos Contables. Balances y Saldos de cuentas.
Diferidos y Casaciones. Calculadora.
Artículos y Servicios. Libreta de Notas.
Clientes. Ayudas.
Proveedores.
Facturas e Inventario.
Recibos y Egresos.
Traslados entre Bodegas.
Pedidos y OC.
Asientos Contables.
Conciliación Bancaria.
Activos Fijos.
Explosión de Insumos.
POS

En las ventanas donde aparece información en forma tabular (varios registros en forma vertical), con
<Click> se selecciona un registro para ser borrado, con <Shift><Click> se selecciona un rango, con
<Ctrl><Click> se seleccionan registros en forma escalonada, y con <Doble-Click> se modifica el
registro.
2.3. Entrada al Sistema
Para iniciar una sesión de trabajo en la aplicación, el sistema presenta una ventana para realizar la
entrada al sistema. En ella se debe seleccionar la empresa en la que se va a trabajar, digitar el código
y la clave del usuario y presionar el botón de Iniciar. Si los datos suministrados son correctos, el
sistema queda listo para iniciar la sesión.
Dependiendo del perfil del usuario, se habilitan las opciones de Administrar y Operar para elegir la que
se desea.
También se pueden consultar las Ayudas del sistema, el Acerca de... o Cambiar la Clave asignada al
usuario.
Esta es la ventana inicial del sistema. Se utiliza para comenzar la sesión de trabajo. También para
realizar un cambio de usuario en caso de que esté trabajando un usuario y vaya a continuar otro.
Igualmente sirve para cambiarse del menú de Administrar al menú de Operación y viceversa de
acuerdo con los permisos de usuario asignados.
Descripción de los campos

Empresa: Seleccione la empresa en la cual desea comenzar a trabajar dando un clic.
Usuario: Digite el código de la persona que va a ser uso del sistema.
Clave: Digite la clave del usuario.
Iniciar: Este botón se utiliza para que una vez usted haya digitado los tres campos
anteriores, se establezca la conexión con la base de datos y se pueda iniciar la sesión
de trabajo.
Nombre: Nombre del usuario que va a usar el sistema.
Período: Período en el cual va a trabajar.
Fecha: Fecha actual. Por defecto muestra la fecha programada en el computador.
Administrar: Este botón se utiliza para ingresar al menú Administrar, en el cual se configuran los
datos básicos para iniciar el funcionamiento del sistema.
Procesar: Este botón se utiliza para ingresar al menú Procesar. En este menú se
Realizan las operaciones rutinarias del sistema.
Salir: Se utiliza para salir del programa.
Acerca de: Información relacionada con la aplicación.
Cambiar clave:
Permite cambiar la clave de un usuario en cualquier momento. Aparecerá una ventana
pidiendo la clave anterior y su nueva clave. Digite la información y luego de Click en
el botón de aceptar. A partir de ese momento su clave queda cambiada y la próxima
vez que ingrese al sistema debe utilizar la clave nueva.
En caso que un usuario esté haciendo uso del sistema y vaya a continuar otra, se recomienda que el
nuevo usuario ingrese con su propia clave. Para hacerlo no necesita salirse del sistema, solo en el
campo usuario digitar su código y en el campo clave digitar la clave y por ultimo Click en el botón de
Iniciar.

3. MENÚ ADMINISTRAR
Este módulo contiene las opciones necesarias para la administración y configuración del sistema.
Generalmente son procesos que se realizan únicamente la primera vez que se trabaja en la aplicación
(como la configuración de la empresa, de los usuarios, de los maestros, etc.), o esporádicamente
(como el cierre de mes y la consulta de auditoria).
3.1. DATOS DE LA EMPRESA
En esta opción se definen los datos básicos de la empresa y las fechas de los pagos que se deseen
controlar.
3.1.1. Datos Básicos
En esta carpeta se graban los datos de la empresa.
Nit: NIT de la empresa. En el cuadro pequeño que sigue se coloca el dígito de verificación.
Nombre: Nombre de la empresa.
Dirección: Dirección en la cual se encuentra ubicada la empresa.
Ciudad: Ciudad donde está ubicada la empresa.
Tel. Principal: Número del teléfono principal de la empresa.
Tel. Alterno: Número del teléfono alterno de la empresa.
Tel. Fax: Número del fax de la empresa.
IVA: Impuesto a las ventas vigente. Si la empresa es exenta o excluida será cero.
Base para el Rete IVA:

Se elige si tiene Base para el Rete IVA
Interés por mora:
Porcentaje de interés por mora vigente para el pago de impuestos.
Días Antes: Número de días que usted quiere que el sistema le recuerde con anterioridad al
vencimiento de las obligaciones pendientes de pago.
Días Después:
Número de días que usted quiere que el sistema le recuerde con posterioridad al
vencimiento de las obligaciones pendientes de pago.
Tipo: Tipo de empresa. Ej. Gran contribuyente, Régimen Común, Simplificado.
% Retención sobre IVA:
Porcentaje de retención sobre IVA.
Bodega: Bodega por defecto.
IVA en Fletes:
IVA en fletes
Maneja Cuotas:
Maneja cuotas
Niveles PUC: Niveles del plan de cuentas
Cobrar Intereses a los 4 días después de vencida la obligación(o si no se cobra):
Días para cobrar los intereses después de vencida la obligación.
Se deben autorizar las facturas y gastos por pagar antes de generar el egreso:
Opción para autorizar las facturas y gastos por pagar.
Cód. Actividad Económica:
Código de la empresa.
Cód. Departamento:
Código de Departamento.
Cód. Municipio:
Código de Municipio.
Para modificar la información, simplemente ubicar el cursor en el campo que se va a modificar, realizar
los cambios y dar Click en el icono de Grabar.
3.1.2. Fechas de Pago
En esta carpeta se configuran los pagos generales de la empresa, con el fin que el sistema le recuerde
con anterioridad las obligaciones próximas a vencerse o ya vencidas. Pueden configurarse todas las
obligaciones mensuales o anuales que se deseen.

Para adicionar una obligación dar Click en el campo Tipo de Pago y seleccionar el pago a registrar, (en
caso de que la obligación no se encuentre dentro de la lista que muestra el programa, consultar la
opción de Tipos que se encuentra más adelante).
Luego digitar el período al cual corresponde la obligación y después la fecha límite para realizar el pago
(DD/MM/AAAA). Después dar Click en el botón de grabar. En caso de adicionar otra obligación repetir
el proceso nuevamente.
Para registrar un pago que ya fue cancelado y el que el sistema no lo siga mostrando, dar Doble-Click
en la obligación que se encuentra en la parte inferior, (el registro automáticamente se ubica en la
parte superior como si se fuera a digitar), marcar con Click en el campo identificado con una P que
indica si la obligación ya fue pagada o no y grabar el registro. Para borrar una obligación remitirse a la
parte 2. 2. Generalidades.
3.1.3. Parámetros
Representante legal: Nombres del representante legal.
Contrapartida Cuenta ReteIVA (DB):
Código de la cuenta complementaria para el Rete IVA para el régimen
Simplificado.
La Empresa es Auto retenedora:
Marcar si o no la empresa es Auto Retenedora.
Manejo de Bines en Bodegas:
Marcar si o no maneja Bines en Bodegas.
Contrapartida Cuenta Retente Auto retenedor:
Código de la cuenta de Retente para empresas Auto retenedoras.
Moneda Local de la Empresa:
Digitar la moneda local de la empresa.
Maneja Seriales: Digitar si aplica seriales o no.
Email de la Empresa: Digitar Email de la empresa.
SIA: Digitar si o no si es una sociedad de Importaciones Aduaneras
Manejar Flujo de Caja: Manejo de flujo de caja.
Se debe seleccionar si o No.
Código de Barras:
Código del País: Código del País.
Código de la empresa: Código de la empresa
Consecutivo Actual: Consecutivo Actual.
Bloqueos:
Bloquear Clientes por Mora:
Permitir el Bloqueo de Clientes por días de mora.
Bloquear Clientes por Cupo:
Permitir el Bloque de Clientes por cupo disponible.
Bloquear Doc. Sin Cerrar: Permitir el bloqueo la salida del documento sin cerrar.
Alarmas por Email:

Mora más de 30 días:
Referencias de Artículos Duplicados:
Marcar si o no permite referencias duplicadas en los artículos.
Facturar por debajo del costo:
Marcar si o no permite facturar por debajo del costo.
EAN: Digitar el EAN de la empresa.
Datos Clientes POS por defecto:
Clase: Seleccionar la clase de cliente desplegando la pestaña .

Ciudad: Seleccionar Cuidad del cliente desplegando de la pestaña .
Zona: Seleccionar Zona desplegando de la pestaña .
Actividad: Seleccionar Actividad Comercial del cliente desplegando la pestaña .
Forma de pago: Seleccionar la forma de pago que normalmente tiene el cliente
desplegando de la pestaña .
Tipo de ReteFte: Seleccionar tipo de Retente que normalmente hace el cliente
desplegando de la pestaña .
Precio de venta: Seleccionar el precio de venta para el cliente desplegando la pestaña
.
Decimales en Cartera: Seleccionar Si o No la cartera manejar decimales.
Manejar Flujo de Caja: Seleccionar Si o No maneja Flujo de Caja.
Cuenta Dif.Cambio (+): Seleccionar la cuenta por defecto para la diferencia en cambio cuando
es Positiva desplegando la pestaña .
Cuenta Dif.Cambio (-): Seleccionar la cuenta por defecto para la diferencia en cambio cuando
es Negativa desplegando la pestaña .
Contra Asiento al Anular: Seleccionar Si o No realiza Contra Asiento para la anulación de los
Documento.
Ruta de Logo: Digitar la ruta donde se encuentra el logo de la empresa o dejar en
blanco si desea que traiga el logo que tiene el formato de impresión.
Versión de WORD: Seleccionar la versión de WORD desplegando la pestaña .
Ruta Archivo Origen Data fono:
Digitar la Ruta del archivo que se genera por el SAG al Data fono.
Ruta Archivo Destino Data fono:
Digitar la Ruta del archivo que se genera del Data fono al SAG.
Fuente para Aplica Anticipos de cliente:
Seleccionar la fuente para aplicar Anticipos al Cliente desplegando la
pestaña .
Fuente para Aplica Anticipos de cliente:
Seleccionar la fuente para aplicar Anticipos al Proveedor desplegando la
pestaña .
Parámetros de Cuotas y Financiación:
Tipo de Redondeo: Seleccionar el tipo de Redondeo para las cuotas desplegando la pestaña
.
Articulo Int. financiación: Digitar el código de articulo por defecto para los intereses de
financiación o buscar con el botón .
Días Cuotas por Defecto: Digitar los Días de plazo normales de las Cuotas.
Generar RC automáticamente al a Cuota inicial:
Seleccionar Si o No genera automáticamente recibo para la cuota
inicial.
Fuente RC para cuota Ini: Buscar la Fuente para generar el recibo automático de la cuota con el
botón .
Cuenta Caja para el RC: Buscar la Cuenta para generar el recibo automático de la cuota con el
botón .
Parámetros SAG_Starus:
Crear Ref en SAG-Starus: Seleccionar Si o No desea crear automáticamente la referencia en

Status al crear un articulo en SAG.
Posición Ini. De la Ref:
Posición Ini. De la Talla:
Posición Ini. Del Color:
Longitud de la Referencia:
Longitud de la Talla:
Longitud del Color:
Parámetros Laboratorios:
Consecutivo Archivo CT:

Consecutivo Archivo AF:
Consecutivo Archivo AP:
Consecutivo Archivo US:
Consecutivo Archivo AD:
3.2. USUARIOS

En esta ventana se definen los usuarios que pueden trabajar en el sistema, con sus respectivos
accesos y permisos.
3.2.1. Datos Básicos.
Información básica del usuario.
Documento: Cedula o Nit del usuario. Se puede seleccionar con el botón , es obligatorio.
Cod. Alterno: Código Alterno para identificar el usuario.
Primer Nombre: Digitar el Primer Nombre del Tercero.
Segundo Nombre: Digitar el Segundo nombre del Tercero.
Primer Apellido: Digitar el Primer apellido del Tercero.
Segundo Apellido: Digitar el Segundo apellido del Tercero.
Nombre: Nombre o Razón social del Tercero es obligatorio.
Rep. Legal: Nombre alterno del tercero.
Dirección 1: Dirección del tercero es obligatoria.
Dirección 2. Otra dirección del tercero.
Ciudad: Ciudad donde reside el tercero, al desplegar la pestaña y hay varias opciones
de ciudades a elegir, es obligatoria.
Naturaleza: Indicar si es persona Natural o Jurídica es obligatorio es obligatoria.
Clase: Elegir tipo de tercero según el régimen IVA es obligatoria.
Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento de identidad es obligatorio.
E_mail: Dirección del correo electrónico del tercero.
Teléfono 1: Número del Teléfono principal del tercero es obligatorio.
Telefono2: Número del Teléfono alterno.
Fax: Número de Fax.
RUT/RTN: Digitar el numero del Rut.
Cod. Act. Ecónomo: Código de la Actividad Económica.
OTROS PERMISOS:
Se asigna a usuarios topes máximos en fuentes de Orden de Compra.
Fuente: Seleccionar la fuente deseada desplegando la pestaña .

Usuario: Seleccionar el Usuario a autorizar desplegando la pestaña .
Valor Máx.: Digitar el valor máximo autorizado para el usuario para cada fuente.
COPIAR USUARIO :
Copia la información existente en dicho usuario como los permisos, accesos, informes Gral., Informe
Det. Cambiara la clave, código, Nit, Nombre. Como se mostrara en la siguiente ventana.
3.2.2. Datos Usuarios

Usuario: Número de cédula de la persona que va a ser configurado como usuario, debe estar
creado previamente por la opción de Terceros.
Nombre: Nombre del usuario lo trae automáticamente el sistema.
Teléfono: Número telefónico del usuario.
Código: Código o login del usuario. Pueden ser números y letras hasta ocho dígitos.
Clave: Clave que va a utilizar el usuario. Pueden ser números y letras hasta ocho dígitos. Por
seguridad aparecerán asteriscos (*) en lugar de la clave digitada.
Es administrador del Sistema:
Indica si el usuario es administrador o no, es decir, si puede entrar al menú
Administrar.
Puede imprimir listados:
Indica si el usuario puede imprimir los listados o no.
Modificar Meses Cerrados de Contabilidad:
Indica si el usuario puede modificar meses cerrados.
Modificar Meses cerrados de Inventario:
Indica si el usuario puede modificar información de inventario de meses ya cerrados.
Modificar Meses cerrados de Cartera:
Indica si el usuario puede modificar información de cartera de meses ya cerrados.
Modificar Documentos ya Impresos:
Indica si el usuario puede modificar documentos ya impresos.
Utilizar Bodegas diferentes a la por Defecto:
Indica si el usuario puede utilizar bodegas diferentes a las ya creadas.
Modificar Fecha de Vencimiento:
Indica si el usuario puede modificar la fecha de vencimiento de la facturas.
Modificar cupos disponibles y días de mora:
Indica si el usuario puede modificar el cupo disponible y los días de mora.
Restringir Medios de Pagos:
Indica si o no puede el usuario manejar Medios de Pagos.
Mensaje en Fact. Al realizar pedidos x vend:
Indica si o no muestra el sistema el mensaje si realizo pedidos por vendedor.
Digitar Cantidades Negativas en POS:
Indica si o no puede el usuario digitar Cantidades Negativas.
Modificar Fechas:
Marcar si el usuario puede modificar las fechas de los documentos.
Ver Costos: Marcar si el usuario puede ver las fechas de los artículos.
Modificar P. Venta:
Marcar si el usuario puede modificar el precio de venta al facturar.
Ver Saldos de Clientes:
Marcar si el usuario puede ver los saldos de los clientes.
Modif.. Precio a Sugerir:
Marcar si el usuario puede cambiar el Precio de Venta a asignar, al momento de
Facturar.
Modificar Descuento:
Marcar si el usuario puede modificar Descuento en la Facturación.
Autorizar Pagos:
Marcar si el usuario puede dar Autorización de pago a Facturas por pagar.
Varias Copias:
Marcar si el usuario puede Imprimir varias copias de un formato.
Cambiar Cajero POS:
Marcar si el usuario puede cambiar el Cajero POS.
Encriptar clave:
Marcar si el usuario desea encriptar la clave de acceso al sistema.
Modificar Tarifa IVA:
Marcar si el usuario puede modificar la tarifa de IVA al momento de Facturar.
Vo Bo facturas:
Marcar si el usuario puede revisar documentos.
Para borrar un usuario totalmente del sistema, primero debe de borrar la información que se encuentra
almacenada en las otras dos carpetas (Permisos y Accesos), y luego dar Click en el botón de borrar.
3.2.3. Permisos.
Se asignan permisos en todas las opciones del programa para el usuario. Para moverse de un campo a
otro se recomienda por facilidad que lo realice con el Mouse.

Usuario: Nombre del usuario. El sistema lo envía automáticamente.

Objeto: Opción del sistema donde el usuario podrá acceder.
Insertar: Indica si el usuario puede insertar información en la Objeto antes seleccionado.
Modificar: Indica si el usuario puede modificar información en la Objeto seleccionado.
Borrar: Indica si el usuario puede borrar información en la Objeto seleccionado.
Anular: Indica si el usuario puede anular información en la Objeto seleccionado.
Para ingresar los permisos de un usuario dentro de cada objeto, dar Click en dicho campo y seleccionar
el objeto; luego dar Click en el permiso que vaya a ser asignado y por último dar Click en el botón de
Grabar.
Ej. Si el usuario tiene solamente permisos de modificar en la opción de empresa, entonces seleccionar
el objeto Empresa y dar un Click en la opción de modificar los demás dejar en blanco.
Si el usuario tiene autorización a todas las opciones del sistema, puede elegir el botón (todos),
señalado con un círculo rojo en la parte superior derecha de la ventana. Y por ultimo Grabar.
3.2.4. Accesos
En esta ventana se asignan permisos a diferentes documentos o fuentes que existen en el sistema.
Para trasladarse de un campo a otro es recomendable el uso del Mouse.

Usuario: Nombre del usuario al cual se le van asignar permisos. El sistema lo trae
automáticamente.
Fuente: Fuente o documento al cual podrá ingresar el usuario.
Digitar Numero Dcto:
Indica si el usuario puede digitar el número del documento o si el sistema lo asigna
automáticamente, por último se selecciona la el botón Grabar.
Si el usuario tiene que acceder a todos los documentos registrados, puede elegir el botón (todos),
Para borrar una fuente ya asignada, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
3.2.5. Informe General
En esta ventana se encuentra el grupo de informes que se autorizara al usuario.

Si el usuario tiene que acceder a todos los documentos registrados, puede elegir el botón (todos),

3.2.6. Informe Det.
En esta ventana se determina los informes que se encuentran disponibles y los usuarios que pueden
acceder.

Descripción de los Campos
Usuario: Nombre del usuario.

Clase de Informe: Clase de informe a acceder.
Inf. Disponibles: Opción que muestra los informes disponibles.
Inf. Que el usuario puede acceder:
Opción que muestra los informes que el usuario puede acceder.
El botón asigna al usuario todos los reportes de la clase seleccionada.
El botón asigna al usuario el acceso a un reporte seleccionado.
El botón elimina un reporte seleccionado.
3.3. TIPOS
3.3.1 Tipos
Existen una serie de archivos maestros que sirven de referencia en las digitaciones. Estos maestros se
agrupan en tres opciones: Tipos, Maestros y Valores.
Los Tipos son datos maestros con un sólo valor. Dentro de los tipos están:
 Actividades Comerciales
 Cargos
 Grupos
 Profesiones
 Tipos de Contactos
 Tipos de Cuentas
 Tipos de Novedades
 Tipos de Pagos de la Empresa
 Tipos de Unidades de Manejo
 Zonas

En la ventana superior se debe seleccionar el tipo de dato que se desea consultar o adicionar.
Nuevo dato: Descripción del tipo de datos adicionar o modificar.
Al adicionar un nuevo tipo, primero se debe seleccionar con Click el maestro al cual pertenece, luego
digitar en el campo nuevo dato la descripción y dar Click en Grabar.
3.3.2 Tipos de Artículos: Es utilizado para clasificar los artículos. Los Tipos de Artículos están
clasificados de siguientes clases:
 Clases Comerciales
 Clases Contables
 Tipos de Producto
 Tipos de Adquisición
 Tipos de Composiciones

3.4. MAESTROS
Esta ventana se utiliza para la creación de los maestros de Ciudades, Centros de Costo y Subgrupos,
bodegas, calendario y departamentos.
3.4.1. Ciudades
Creación de ciudades.
Departamento: Seleccionar o digitar el Nombre del Departamento desplegando la

pestaña .
Nombre de la ciudad: Digitar el nombre de la Ciudad.
Indicativo: Digitar el indicativo de la Ciudad.
Código: Digitar Código de la Ciudad.
Para modificar o borrar una ciudad, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
3.4.1.1 Maestros 2:
Se utiliza para la creación de los maestros Medios de Pago, Bancos, Documentos en WORD, Variables
WORD, Barrios y Rutas.

Código: Digitar el Código del Medio de Pago.

Descripción: Digitar la Descripción del Medio de Pago.
Activo: Seleccionar Si o No esta Activo el Medio de Pago.
Es a Crédito?: Seleccionar Si o No es un Medio de Pago tipo Crédito.
Datos Adicionales: Seleccionar Si o No se leen datos adicionales.
% Comisión: Digitar el nombre de la Ciudad.
%IVA Comisión: Digitar el porcentaje de Comisión para este Medio de Pago.
Tipo Pago: Seleccionar el Tipo de Pago desplegando la pestaña .
Validar Bono: Seleccionar Si o No Valida Bono.
Permite Dev. De Dinero:
Seleccionar Si o No se permite Devolución de Dinero.
Cuenta Contable: Digitar o seleccionar con el botón la Cuenta Contable para el Medio de
Pago.
Valor Mín. por Transacción:
Digitar el Valor Mínimo permitido para el Medio de Pago.
Restringir Medio de Pago:
Seleccionar Si o No Restringir el Medio de Pago.
Aplica Data fono: Seleccionar Si o No Aplica Data fono para el Medio de Pago.
3.4.1.1.2 Bancos: Se utiliza para la creación de los Bancos

Código: Digitar el Código del Banco.

Nombre: Digitar el Nombre del Banco.
Activo: Seleccionar Si o No esta Activo el Banco.
Teléfono: Digitar el Teléfono del Banco.
Dirección: Digitar el Dirección del Banco.
Cod ABA: Digitar el Código ABA del Banco.
Cod SWIFT: Digitar el Código SWIFT del Banco.
3.4.1.1.3 Documentos Word: Se utiliza para la circularizacion de los clientes
3.4.1.1.4 Variables WORD:
3.4.1.1.5 Barrios: Creación de Barrios utilizado para los vendedores y transporte

Ciudad: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña la ciudad a la que pertenece el

Barrio.
Código: Digitar el código del Barrio o Sector.
Nombre del Barrio: Digitar el Nombre del Barrio o Sector.
3.4.1.1.6 Rutas: Creación de rutas para vendedores y transporte
Código: Digitar el código del Barrio o Sector.

Nombre o Descripción de la Ruta:
Digitar el Nombre o Descripción de la Ruta.
3.4.1.2 Maestros3: Se utiliza para la creación de los maestros Clasificaciones, Clasificación Detalle,
Diseño, Valera, Bonos, Tipos de Respuesta Data fono.
3.4.1.2.1 Clasificaciones:
Descripción: Digitar la Descripción.

Posición inicial: Digitar la Posición Inicial.
Posición final: Digitar la Posición final.
3.4.1.2.2 Clasificación Detalle:
Clasificación: Seleccionar la Clasificación del Detalle desplegando la pestaña .
3.4.1.2.3 Diseño:
Código: Digitar el Código del diseño

Diseño: Digitar la Descripción del Diseño
3.4.1.2.4 Valera:
Numero: Digitar el Numero de la Valera

Activa: Elegir si esta activa la Valera o no
Fecha: Digitar la Fecha
Valor: Digitar el valor de la Valera
3.4.1.2.5 Bonos:
Valera: Seleccionar la Valera desplegando la pestaña .

Número de Bono: Digitar el Número de Bono.
Valor: Digitar el valor del Bono.
Remitido: Elegir si es Remitido.
3.4.1.2.6 Tipos de Respuestas Datafono:

Código Operación: Digitar el Código de Operación.

Operador: Seleccionar el operador desplegando la pestaña .
Descripción: Digitar la Descripción.
3.4.2. Centros de Costo
Digitación de los Centros de Costo que se manejen en la empresa.
Código: Digitar el centro, máximo 12 caracteres.

Centro de Costo: Nombre o descripción del centro de costo.
Nivel: Seleccionar el nivel al que pertenece el centro de costos desplegando la
pestaña .Si no maneja niveles dejar en 1.
Ultimo Nivel: Elegir si o no es de Ultimo Nivel.
Bodega por defecto: Digitar el Código de la Bodega a asignar por defecto, al seleccionar el Centro de
Costo. Es opcional.
Activo: Elegir si o no esta Activo.
3.4.3. Subgrupos.
Definición de los Subgrupos en que se divide el inventario.

Grupo: Seleccione el grupo al cual le desea crear el subgrupo. En caso que no aparezca el
grupo, éste se debe crear por la opción de Tipos.
Subgrupo: Nombre o descripción del subgrupo.
Para modificar o borrar un subgrupo, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
3.4.4. Bodegas
Definición de las Bodegas en que se divide el inventario.
Código: Código de la Bodega.

Nombre: Nombre de la bodega.
Clase: Clase de Bodega.
Axl: Elegir si los artículos de esta bodega se ajustan por inflación.
Bod: de PT: Elegir si es una Bodega de Producto Terminado (para el disponible de SAG-STARUS).
Maneja CMV: Elegir si el articulo Maneja CMV.
Aplica INV BIC:
Elegir si Aplica Inventario.
MP E Insumos:
Elegir si es Materia Prima e Insumos.

3.4.5. Calendario
Esta ventana es para Parametrizar los periodos contables.
Periodo: Digitar el Periodo que se le definirán las fechas (año-mes).

Desde: Digitar la fecha en el cual inicia el periodo (Día, mes, año).
Hasta: Digitar la fecha en el cual Finaliza el periodo (Día, mes, año).
3.4.5. 1 Semanas
Esta ventana es para parametrizar los periodos contables por semanas como lo hacen en algunas
empresas
Año: Digitar el año del periodo.

Semana: Digitar la semana del periodo.

Desde: Digitar la fecha en el cual inicia el periodo (Día, mes, año).
Hasta: Digitar la fecha en el cual Finaliza el periodo (Día, mes, año).
3.4.6. Departamentos
Creación de Datos Maestros de departamentos
Código: Digitar el Código del Departamento.

Nombre del Departamento:
Digitar el Nombre del Departamento.
País: Digitar al País.
3.4.6.1 Tallas y colores
Datos Maestro de Tallas y Colores para Artículos.
3.4.6.1 Colores
Código: Digitar el Código del Color.

Descripción: Digitar la Descripción del color.
3.4.6.2 Títulos Tallas
Titulo: Digitar el Código del Titulo para las Tallas.

Descripción: Digitar la Descripción del Titulo para las Tallas.
TO1.........TO12: Digitar el Titulo para la primera talla y así consecutivamente hasta la 12.
3.4.6.3 Surtido
Articulo: Seleccionar la Valera desplegando la pestaña .

Descripción: Digitar la Descripción del Titulo para las Tallas.
TO1.........TO12: Digitar el Titulo para la primera talla y así consecutivamente hasta la 12.
3.5. VALORES.
Creación de las Formas de Pago, los PAAG (porcentajes para realizar los Ajustes por Inflación), los
tipos de Retención en la Fuente y Conceptos de Flujo de Caja que maneja la empresa.
3.5.1. Formas de Pago.

Creación de las diferentes formas de pago que se manejan, tanto en compras como en ventas.
Forma de Pago: Descripción de la forma de pago.

Plazo: Plazo establecido por la empresa para la forma de pago (en días).
Descuento: Porcentaje de descuento fijo establecido para la forma de pago.
Hacer RC: Elegir si o no elabora recibo de Caja a la factura de venta que tenga esta forma
de pago
Para modificar o borrar una Forma de Pago, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
Al elegir el botón , se remitirá al 3.4.1.1 Maestros 2
3.5.2. Valores Posibles
Consulta de los valores posibles que maneja el sistema, para todos los tipos de documento. Esta
opción es sólo de consulta y NO SE DEBEN CREAR NUEVOS TIPOS DE VALORES sin consultar
previamente con un asesor de PYA.
Valor Posible: Digitar el nombre o descripción del Valor.

Tipo Valor: Seleccionar el Tipo de Valor desplegando la pestaña .
3.5.3. PAAG (Porcentajes de Ajustes por Inflación)
Creación de los Porcentajes de ajustes por inflación que se manejan.
Periodo: Digitar el Periodo a que corresponde el Porcentaje formato de fecha (Año,

mes).
Paag: Digitar el Porcentaje para ajustar el periodo.
3.5.4. Retención
Creación de los diferentes tipos de retención en la fuente que maneja la empresa, tanto en compras
como en ventas.
Código: Digitar el Código asignado al tipo de retención.

Detalle: Digitar la Descripción del tipo de Retención en la Fuente.
%: Digitar el Porcentaje de retención.
Base Mínima: Digitar la Base mínima a partir de la cual se va a realizar la retención.
Cuenta: Digitar la Cuenta contable a la cual se lleva la Retención en la Fuente
Efectuada. Si no maneja la contabilidad del SAG-XP, este campo puede dejarse
en blanco.
Se recomienda asignar con el código 01, 02, 03, ... los tipos de retención en la fuente que realiza la
empresa al pagar (compras y gastos) y con el código V1, V2, V3, ... los tipos de retención en la fuente
que hacen los clientes (en ventas).
Para modificar o borrar una retención, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
3.5.5. Conceptos Flujo de Caja
Tipo: Elegir el Tipo de Concepto.

Código: Digitar el Código del Concepto para el flujo de caja
Descripción: Digitar la Descripción del Concepto para el flujo de caja.
3.6. FUENTES
Las fuentes equivalen a los tipos de documento que se manejan en la empresa, tales como
Comprobante de Ingresos, Recibo de Caja, Comprobante de Egresos, Órdenes de Pago, Factura de
Venta, Compras, Saldos Iniciales, Consignaciones, Ajustes, etc. Cada uno tiene unas características
generales que se definen en la carpeta de Datos Básicos. En la carpeta de Imputación se definen los
Valores Posibles que tiene el documento y a qué cuenta contable van. Si la cuenta contable varía
según el concepto o tipo de transacción, entonces se debe definir ésta en la carpeta de Imputación
Grupos. En la carpeta de Acceso Usuarios se asignan los usuarios que pueden trabajar con ese
documento.
Esta ventana se utiliza para la creación de las Fuentes o Tipos de Documentos que maneja la empresa,
también llamados Comprobantes.

Código: Digitar el Código de la fuente o tipo de Documento.

Descripción: Digitar el Nombre o descripción de la fuente.
Ultimo: Consecutivo actual en que va la fuente.
Clase Fuente: Seleccionar la Clase o tipo de Fuente desplegando la pestaña .
Cliente, Proveedor: Indica si afecta las cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
Tipo de Docto: Seleccionar el Tipo de Documento desplegando la pestaña .
Máximo número de líneas:
Digitar el Máximo numero de líneas que se pueden grabar en un documento.
Genera Cartera: Elegir si o no la fuente afecta los saldos de la factura, ya sean por cobrar o
Cancela una Fact: Indica si la fuente disminuye el saldo de otro documento dado como
Que Referencia. Ej: un Recibo de Caja afecta el saldo de la factura.
Afecta Inventario: Indica si la fuente afecta los inventarios o no.
Afecta Pedidos: Si la fuente afecta los pedidos o no. + Entradas - Despachos
Afecta presupuesto: Indica si la fuente afecta los saldos de los pedidos.
Permite igual Nro: Indica si la fuente permite dos o mas documentos con el mismo número.
Costeo: Indica si el documento costea el inventario o no.
Existencias Negativas:
Indica si el documento permite que queden existencias negativas en el
inventario.
Pedidos Negativos: Indica si al digitar un movimiento con este documento, pueden quedar saldos
negativos en los pedidos o no.
Ped. Con exist. Negat:
Indica si pueden quedar saldos negativos en los pedidos.
Permite Modificar Cant:
Permitir modificar cantidades en el documento.
Permite Modificar el Vr:
Marcar si va a permitir que cambie el valor sugerido a digitar un documento.
Valor a Sugerir: Seleccionar el valor que asume el Documento desplegando la pestaña .

Afecta Extracto: Seleccionar si la Fuente afecta la conciliación bancaria y de que manera,
desplegando la pestaña .
Compra/venta: Seleccionar si es un documento de compra de venta u otro (para afectar los
totales de compra y venta de artículos, desplegando la pestaña .
Causar IVA Retenido:
Marque si desea que al grabar el documento, el sistema cause el IVA Retenido.
Causar Retención en la Fuente:
Marque si desea que al grabar el documento, el sistema cause la Retención en
la Fuente correspondiente.
Causar IVA: Marcar si la fuente va a causar el IVA.
Cambiar color: Marcar si desea cambiar el fondo de la pantalla al seleccionar la Fuente.
Siempre por Cuotas: Marcar si la fuente exige cuotas obligatoriamente.
Se debe autorizar la OC:
Marcar si se debe autorizar la OC.
Es una Remisión: Marcar si la Fuente es una Remisión.
Permitir cartera negativa:
Marcar si permite Cartera Negativa.
Resolución de la DIAN:
Escribir en este campo la resolución de la DIAN de la empresa.
Prefijo obligatorio: Indicar si la fuente maneja prefijo obligatorio.
Vendedor Obligatorio:
Marcar si la Fuente exige vendedor siempre obligatoriamente.
Operario Oblig. X Item:
Marcar si para esta fuente es obligatorio seleccionar el vendedor de cada ítem.
Ccosto oblig. X Item:Marcar si se debe grabar siempre el centro de costo por Ítem.
Grabar mas Datos: Marcar si se digitan datos adicionales al grabar el documento.
Formato de impresión:
Digitar el nombre del Formato de Impresión de la fuente.
Distribuir Automát. /Costos:
Marcar si Distribuye los centros de costos.
Fte Contra Asiento Anul:
Seleccionar la fuente con la que se realizara el Contra Asiento en el momento
de la Anulación, desplegando la pestaña .
Fte Contra Asiento RC:
Seleccionar la fuente con la que se realizara el Contra Asiento en el momento
de la Anulación del RC, desplegando la pestaña .
Activar Medio de pago en Facturas e Inv:
Elegir si desea Activar los medios de pago de Facturas e Inv.
Modificar Pedidos Facturados:
Marcar si se modifica la fuente de Pedidos u OC, aun si ya ah sido facturado.
Digitar por la opción de POS:
Marcar si esta fuente se puede seleccionar por la opción de Pos.
NIT Gco: NIT genérico para asignar por defecto en la opción del POS.
Traer datos desde el pedido:
Marcar si desea traer los datos de Rete fuente y demás en la factura,
desde el pedido.
Observaciones: Digitar las observaciones.
Bodega: Seleccionar la Bodega por defecto para asignar al trabajar con esta fuente,
Consecutivo: Seleccionar el tipo de consecutivo que maneja la fuente.
Impresora: Configurar la impresora por esta opción.
Afecta Sag-Starus: Elegir si la fuente a afecta el sistema de Sag-Starus. Elegir que tipo es, si de
insumos o Producto Terminado. Seleccionar que saldo de insumos va afectar en
el sistema Starus, elegir si afecta los saldos del sistema Starus.
Flujo de caja Pos: Seleccionar el flujo de caja, desplegando la pestaña .
Tipo de sistema: Seleccionar el Tipo de sistema, desplegando la pestaña .
Comprobante AS-400:
Digitar el número del documento de los asientos contables (para la empresa
Banacol).
Aplica Artículos Controlados:
Se elige si controlara la venta de ciertos artículos.
Cuenta Dif. Cambio (+):
Seleccionar la Cuenta para la diferencia en cambio para valores positivos,
Cuenta Dif. Cambio (-):
Seleccionar la Cuenta para la diferencia en cambio para valores negativos,
Aplica % de utilidad de los precios:
Elegir si aplica % de utilidad de precios.
Valor a cambiar: Seleccionar el valor a cambiar, desplegando la pestaña .
Criterio: Seleccionar el criterio de l valor a cambiar, desplegando la pestaña .
Redondeo: Seleccionar el tipo de redondeo del precio, desplegando la pestaña .
Utilidad a Utilizar: Seleccionar el porcentaje de utilidad a utilizar en los precios, desplegando la
pestaña .
Tipo de Fuente: Seleccionar el tipo de fuente para guardar el saldo de cada fuente, desplegando
la pestaña , donde se encontrara las siguientes opciones NE(necesidades de
consumo), PR(preordenes) y RM(Requisición de Necesidades).
Asignar precio de pedido al seleccionarlo:
Elegir si se asigna precio al pedido.
Maneja rollo: Seleccionar si maneja algún tipo de manejo de rollos, desplegando la pestaña
.
Signo de Rollos: Seleccionar el signo de de rollos, desplegando la pestaña .
Filtrar Pedidos por sucursal:
Elegir si o no maneja pedidos por sucursal.
Reemplazar datos del pedido:
Seleccionar si da permiso al usuario de reemplazar datos en un pedido.
Para asignar los formato de impresión, consulte con P & A LTDA.
Al crear una fuente, una vez digitados todos los campos y dar Click en el botón de Grabar, se habilitan
las demás carpetas. Complemente la información de la fuente en dichas carpetas para que el
documento quede bien definido.
Para borrar una fuente debe primero borrar la información que se encuentra en las carpetas de
Imputación, Acceso a Usuarios e Imputación Grupos y luego sí borrar la fuente desde la carpeta de
Datos Básicos dando un Click en el botón de Borrar.
El SAG-XP viene con una serie de fuentes previamente creadas en el sistema con un código
alfanumérico (FV - EG - RC). Si desea puede modificar estos códigos y digitarlos con números
(simplemente se llama la fuente, se cambia el código y se vuelve a grabar), puede crear fuentes
nuevas o borrar las que no se vayan a utilizar.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, en la que se agregaran

formatos nuevos que se vallan solicitando.

Descripción: Digitar el Nombre o descripción del formato.

Formato: Digitar el nombre del formato.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, se podrá copiar la fuente

con todos sus parámetros, para crear una nueva.
Código: Digitar el Código de la fuente o tipo de Documento.

Nombre: Digitar el nombre o descripción de la fuente.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá elegir o

seleccionar los artículos que no se pueden grabar en la fuente. AL dar clic en el botón podrá buscar
el artículo que desea restringir.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá tener la
opción de usar otras imputaciones según el caso o la necesidad. Se cuentan con las siguientes:
 Imputación X Terceros- Grupo: Nivel 8.

 Imputación X C.Costos- Grupo: Nivel 3.
 Imputación X Bodega- Grupo: Nivel 4.
 Imputación X Clase Cliente- Grupo: Nivel 7.
 Fuente de Pedidos a descargar.
3.6.2 Imputación: Nivel 1
En esta carpeta se configuran los posibles valores que tienen la fuente y las cuentas contables a las
que se llevará la imputación automática. Si no se maneja la contabilidad del SAG-XP, no es necesario
asignar las cuentas contables, pero sí los valores.
Valor posible: Seleccionar el Valor Posible que puede tener el documento, desplegando la
pestaña .
Cuenta: Digitar o seleccionar con el botón la Cuenta Contable a la cual se lleva el

valor.
Db/Cr: Indica como se afecta la cuenta contable. D = Débito C = Crédito
Estatus: Indica que cuenta se va a tomar para realizar la imputación, así :
Esta Cuenta: Siempre se asignará la cuenta digitada.
Caja/Banco: En los Pagos, se asignará la cuenta seleccionada en el

Recibo de Caja o en el Egreso.
Cta. Causada: En los Pagos, se asignará la cuenta con que se causó la Factura
que se está cancelando.
Cta. Retención: En los Pagos, se asignará la cuenta definida en el Tipo de
Retención seleccionada.
Recuerde que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
3.6.3. Usuarios Autorizados.
En esta carpeta se asignan los usuarios que pueden manipular cada fuente.
Definición de los campos
Fuente: Nombre de la fuente a la cual se le van a asignar los usuarios.

Usuario: Seleccionar el Usuario que podrá acceder a la fuente, desplegando la pestaña .
Modificar Consecutivo:
Elegir si el usuario puede cambiar el consecutivo en el que va la fuente.
Para borrar un permiso de un usuario a una fuente remitirse a 2. 2. Generalidades.
3.6.4. Imputación X Grupos: Nivel 2
En esta carpeta se definen las imputaciones por grupo, es decir, los artículos, gastos o servicios que
poseen una imputación diferente a la que se encuentra grabada en la carpeta de Imputación.

Fuente: Fuente a la cual le van a crear imputación por grupos.

Grupo: Seleccionar el Grupo en el cual se va a realizar la imputación, desplegando la pestaña
.
Valor Posible:
Seleccionar el Valor Posible en la imputación, desplegando la pestaña .
Cuenta: Seleccionar la cuenta contable asignada al valor posible para el grupo seleccionado,
Db/Cr:Indica como se afecta la cuenta contable. D = Débito C = Crédito
Estatus: Indica que cuenta se va a tomar para realizar la imputación, así:
Caja/Banco: En los Pagos, se asignará la cuenta seleccionada en el Recibo de Caja o en
el Egreso.
Cta. Causada: En los Pagos, se asignará la cuenta con que se causó la Factura que se
está cancelando.
Cta. Retención: En los Pagos, se asignará la cuenta definida en el Tipo de Retención
seleccionada.
Esta opción se utiliza para crear la imputación en caso de que la empresa venda artículos o servicios
que van a diferentes cuentas contables. O para crear la imputación de documentos como el
Comprobante de Egresos, donde el Subtotal puede ir a diferentes tipos de gastos, según el pago que
se esté realizando.
3.6.5 Imputación X Artículos: Nivel 6
Fuente: Fuente a la cual le van a crear imputación por Artículos.

Articulo: Seleccionar el Articulo en el cual se va a realizar la imputación, desplegando la pestaña
.
Valor Posible:
Cuenta: Seleccionar la cuenta contable asignada al valor posible para el articulo seleccionado,
Db/Cr:Indica como se afecta la cuenta contable. D = Débito C = Crédito
el Egreso.
está cancelando.

seleccionada.
3.6.6 Imputación X Artículos: Nivel 7
Fuente: Fuente a la cual le van a crear imputación por Tercero.

Tercero: Seleccionar el Tercero al cual se va a realizar la imputación, desplegando la pestaña
.
Valor Posible:
Cuenta: Seleccionar la cuenta contable asignada al valor posible para el articulo seleccionado,
Db/Cr: Indica como se afecta la cuenta contable. D = Débito C = Crédito
el Egreso.
está cancelando.
seleccionada.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde tendrá la opción

de parametrizar las fuentes de cada cede con su respectivo tipo y nombre de documento.

3.7. TERCEROS
Esta ventana se utiliza para la creación de los terceros (clientes, proveedores, empleados, etc.).
Documento: Digitar el NIT o Cédula del tercero. Es Obligatorio.

Código Alterno:
Código para identificar más rápido el tercero. Es alfa numérico.
Primer Nombre:
Digitar el Primer Nombre del Tercero.
Segundo Nombre:
Digitar el Segundo Nombre del Tercero.
Primer Apellido:
Digitar el Primer Apellido del Tercero.
Segundo Apellido:
Digitar el Segundo Apellido del Tercero.
Nombre: Nombre del tercero, Al digitar los campos de Nombres y apellidos ele aparecerá en el
Nombre automáticamente. Es Obligatorio.
Representante Legal:
Digitar el Nombre alterno del tercero.
Dirección 1: Digitar la Dirección del domicilio principal del tercero, Obligatoria.
Dirección 2: Digitar una Dirección alterna del Tercero
Ciudad: Seleccionar la Ciudad donde reside el Tercero, desplegando la pestaña . Obligatorio.
Naturaleza: Seleccionar la naturaleza del Tercero, desplegando la pestaña . Obligatorio.
Clase: Seleccionar la Clase del Tercero según el Régimen del IVA, desplegando la pestaña .
Obligatorio.
Pagina WEB: Digitar la pagina Web del Tercero.
Tipo del Documento:
Seleccionar el tipo de Documento de Identidad del Tercero, desplegando la pestaña
. Obligatorio.
Email: Digitar el correo electrónico del Tercero.
Telefono1: Digitar el Número del teléfono principal del Tercero.
Telefono2: Digitar el Número de otro teléfono que tenga el Tercero.
Fax: Digitar el Número del fax del Tercero.
RUT/RTN: Digitar el número del Rut/RTN del Tercero.
Cod.Act .Econom:
Digitar el Código de la actividad económica del Tercero.
El botón de Buscar muestra una lista con todos los terceros matriculados en el sistema.
Si al intentar borrar un tercero sale un mensaje que dice que no se puede borrar porque tiene
información referenciada en otras tablas, debe borrar primero toda la información que el tercero tiene
grabada y luego sí borrar el tercero. Ej. Si el tercero tiene una factura y lo desea borrar, borre
primero la factura y luego borre el tercero.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá verificar como
tiene los terceros ingresados en el sistema y así poder desde esta ventana corregirlo, en la forma que
lo pide la DIAN en los Medios Magnéticos.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá controlar los
topes de un determinado artículo.

3.8. ACTIVOS FIJOS
Definición de los Activos Fijos de la empresa. Esta información se utiliza para que el sistema realice la
Depreciación Automática. Si no se maneja la contabilidad del SAG-XP no es necesario definir los
activos fijos, aunque de todas maneras se puede tener esta información.
Código: Código del activo fijo. Se puede asignar un número consecutivo.

Cód. Alterno: Código para identificar más rápido y fácil el activo fijo. Recibe hasta doce
dígitos. No puede ser numérico. Ej. El código alterno para el activo
“Computador 486” puede ser C486. Así en lugar de digitar el código del activo,
se puede utilizar el alterno.
Nombre: Nombre o descripción del activo fijo.
Detalle: Descripción detallada del activo fijo. Es opcional.
Ubicación: Lugar donde se encuentra ubicado el activo fijo. Es opcional.
Valor Compra: Valor histórico en que se compró el activo fijo.
Fecha : Fecha en la cual se realizó la compra del activo.
Axl: Elegir si el Activo se Ajusta por inflación.
Despreciable: Elegir si el activo fijo se deprecia o no.
Meses a Depreciar: Indica a cuantos meses se deprecia el activo.
Método de depreciación:
Seleccionar el tipo de Depreciación del activo, desplegando la pestaña .
Valor de Salvamento:
Digitar el valor de salvamento que tiene los activos fijos.
Responsable: Digitar el Nombre de la persona que tiene a cargo el activo Fijo.
Cta. Activo: Seleccionar la cuenta contable asociada al Activo fijo, desplegando la pestaña
.
Cta. Deprec: Seleccionar la cuenta de Depreciación asociada al activo, desplegando la
pestaña .
Cta.Gto Deprec.: Seleccionar la cuenta para el Gasto de la Depreciación asociada al activo,
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de costo al cual pertenece el activo fijo desplegando la
pestaña , Es opcional.
Fch. Inf Seguro: Fecha de información al seguro, formato DD/MM/AAAA.
Valor Reposición: Valor del a reposición del activo fijo.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá observar el saldo que
tiene el activo.
Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá observar todos
los movimientos que tengan los activos.
3.9. PLAN DE CUENTAS
Esta ventana se utiliza para la creación y definición de las cuentas contables que utiliza la empresa. El
SAG-XP viene con el PUC actualizado según las últimas reformas. Sin embargo, se pueden
personalizar las cuentas propias de la empresa, tales como los bancos, las ventas, etc.
En esta carpeta se definen los datos básicos de la cuenta. En la parte inferior salen todas las cuentas
que están matriculadas actualmente en el sistema.

Código: Digitar Código de la cuenta, según el PUC o con el botón se busca los que
trae el sistema.
Tipo: Seleccionar el Tipo de Cuenta.
Nombre: Digitar el Nombre o descripción de la cuenta.
Naturaleza: Elegir la Naturaleza de la cuenta. Si es Débito o Crédito.
Ultimo Nivel: Indica si la cuenta es de ultimo nivel o no. Ej. La cuenta
51 05 GASTOS DE PERSONAL tiene subcuentas (la 51 05 06). La cuenta 11 10
05 01 BANCO DE BOGOTÁ no tiene subcuentas ya que directamente recibe el
movimiento. Si la cuenta no tiene subcuentas, se habilita la carpeta de Datos
Auxiliares. NO OLVIDE COMPLETAR LA INFORMACIÓN DE ESTA CARPETA
ANTES DE GRABAR LA CUENTA.
La opción de si es Ultimo Nivel o no, no se puede modificar después de que la cuenta ha sido grabada.
Por tanto, verifique esta información antes de grabar.
Para borrar una cuenta debe borrar primero la información que se encuentra almacenada en las otras
carpetas (datos auxiliares, ajustes por inflación, depreciación) y debe tener en cuenta que la cuenta a
borrar no tenga ningún tipo de movimiento.
3.9.2. Datos Adicionales
En esta carpeta se digitan los datos de las cuentas que son auxiliares, es decir, las que no tienen
subcuentas.

Descripción de los campos:
Cuenta: Nombre de la cuenta que se está consultando.

Código Alterno: Código alterno de la cuenta. Se utiliza en lugar del código
Normal para agilizar la digitación. Ej. A la cuenta 11 10 05 01 BANCO DE
BOGOTÁ se le puede definir como código alterno BTA. Así al digitar un
movimiento que involucre esta cuenta se puede digitar “BTA” en lugar de 11
10 05 01.
Caja o Bancos: Indica si la cuenta es caja o bancos (Ej: 11 05 05 - 11 10 05 01).
Pago Electrónico: Marcar si la cuenta es utilizada para pagos electrónicos (transferencias).
Flujo de caja: Marcar si la cuenta se tomara en cuenta para los flujos de caja.
Archivo: Digitar la ubicación del archivo para generar el pago electrónico.
Ultimo Monto: Fecha en que se movió por última vez la cuenta.
Banco: Si la cuenta es de banco, selecciona el banco de la cuenta.
Cuenta Bancaria: Digitar la cuenta bancaria de la cuenta.
C. Costos: Indica si la cuenta maneja centros de costo o no.
Manejar: Indica si la cuenta maneja Terceros, Activos Fijos o Ninguno.
Ej: la cuenta 51 05 06 SUELDOS Y SALARIOS maneja Terceros. La cuenta 15
40 05 AUTOS, CAMIONES y CAMPEROS maneja Activos. La cuenta 11 05 05
CAJA GENERAL no maneja Ninguno.
Cuenta para Activos Fijos:
Indicar si la cuenta es para los Activos Fijos.
Tercero del articulo: Marcar si el tercero se tomara del articulo (creditos).
Base: Indica si la cuenta tiene base de Retención o de IVA.
%: Porcentaje de base de retención
Base Mínima: Valor de la base mínima para aplicar la retención en la fuente.
Cierre: Indica si la cuenta se cierra a fin de año o no (se deben cerrar
Todas las cuentas de resultado -4, 5, 6 y 7-, las subcuentas de retención en la
fuente y las subcuentas del IVA).
Cuenta: Cuenta contra la cual se cierra. Normalmente es la 36 05 05

UTILIDAD DEL EJERCICIO. Para el caso de la Retención en la Fuente, estas
subcuentas se cierran contra otra llamada VIGENCIAS ANTERIORES;
igualmente para el caso del IVA.
Medios Magnéticos: Seleccionar el tipo de Depreciación del activo, desplegando la pestaña .
3.9.3. Ajustes por Inflación
En esta carpeta se definen los ajustes por inflación para cada una de las cuentas que lo tengan.
Descripción de los Campos:
Cuenta Base: Código de la cuenta que recibe el ajuste por inflación.

Nombre: Nombre de la cuenta base.
Tipo: Tipo de la cuenta base.
Naturaleza: Naturaleza de la Cuenta Base puede ser Debito o Crédito.
Cuenta que Recibe el Ajuste:
Código y nombre de la cuenta que recibe el ajuste por inflación. Para el caso
de la cuenta base 51 05 GASTOS DE PERSONAL la cuenta que recibe el ajuste
sería la 51 05 99 AJUSTES POR INFLACIÓN.
Cuenta de Corrección Monetaria:
Código y nombre de la cuenta de corrección monetaria contra la que se lleva el
ajuste por inflación. Para el caso de la cuenta base 51 05 GASTOS DE
PERSONAL la cuenta de corrección monetaria sería la 47 05 75 GASTOS
OPERACIONALES.
Los Ajustes por Inflación se definen a tres niveles, es decir, a las cuentas de cuatro dígitos (51 05 -
51 10 - 51 15 - 61 35 - etc). Al definir el ajuste a este nivel cubre automáticamente las
subcuentas.
3.9.4. Depreciación
En esta carpeta se define la depreciación para cada una de las cuentas de activos fijos que se
deprecian.

Cuenta Base: Cuenta base a la que se le va a definir las cuentas de

Depreciación.
Nombre: Nombre de la cuenta.
Tipo: Tipo de cuenta.
Naturaleza: Naturaleza de la cuenta.
Cuenta de Depreciación Acumulada: Código y Nombre de la cuenta de depreciación
Acumulada. Ej. Para el caso de la cuenta 15 40 05 AUTOS, CAMIONES y
CAMPEROS la cuenta de Depreciación Acumulada sería 15 92 35 FLOTA Y
EQUIPO DE TRANSPORTE.
Cuenta de Gasto de Depreciación: Código y Nombre de la cuenta donde se lleva el gasto
De depreciación. Ej. Para el caso de la cuenta 15 40 05 AUTOS, CAMIONES y
CAMPEROS la cuenta de Gasto de Depreciación es 51 60 35 FLOTA Y EQUIPO
DE TRANSPORTE.
La Depreciación se define a la cuenta de último nivel o auxiliar, es decir, la que no tiene subcuentas
(15 24 05 - 15 24 10 - 15 28 10 - 15 40 05 - etc.).
3.9.5. Base x Fechas

Cuenta Contable: Código y nombre de la cuenta Contable Cuenta.
Fecha Inicial: Fecha inicial de la base.
Fecha Final: Tipo de cuenta.
Porcentaje: Naturaleza de la cuenta.
Valor Base: Código y Nombre de la cuenta de depreciación
Acumulada. Ej. Para el caso de la cuenta 15 40 05 AUTOS, CAMIONES y
CAMPEROS la cuenta de Depreciación Acumulada sería 15 92 35 FLOTA Y
EQUIPO DE TRANSPORTE.
3.10. PRESUPUESTO
Esta ventana se utiliza para definir el presupuesto de ingresos y egresos de cada mes, a nivel de
cuentas contables. El presupuesto se define a nivel de cuentas auxiliares únicamente.
Período: Período a presupuestar.

Cuenta: Código de la cuenta contable a presupuestar.
Nombre: Nombre de la cuenta a presupuestar.
Vr. Presupuestado: Valor presupuestado para la cuenta, en el mes seleccionado.
Si el presupuesto de un mes se asemeja mucho a otro, se puede copiar. Para hacerlo, de Click en el
botón Copiar. Aparece una ventana donde se indica el mes a copiar y en cual. Luego realice las
modificaciones que requiera.

Al dar clic en el botón se desplegara la siguiente ventana, donde podrá consolidar el
presupuesto del periodo que elija consolidar.

3.11. PYG Y BALANCE: En este proceso se pueden visualizar el estado de Perdidas y Ganancias de
la empresa, Además del Balance General de la empresa.
Formato: Digitar o seleccionar con el botón el nombre del formato.

Primer Titulo: Digitar el Primer titulo.
Segundo Titulo: Digitar el Segundo titulo.
Tipo de Dato: Tipo de dato.
Valor: Tipo de Valor requerido.
3.12. VENDEDORES
3.12.1. Vendedores: Se diligencian todos los datos básicos del vendedor.

Documento: Digitar el NIT o Cédula del Vendedor.

Código Alterno: Digitar el Código el Vendedor.
Primer Nombre: Digitar el Nombre del vendedor.
Primer Apellido: Digitar el Primer apellido del Tercero.
Segundo Apellido: Digitar el Segundo apellido del Tercero.
Nombre: Nombre o Razón social del Tercero es obligatorio.
Rep. Legal: Nombre alterno del tercero.
Dirección 1: Dirección del tercero es obligatoria.
Dirección 2. Otra dirección del tercero.
Ciudad: Ciudad donde reside el tercero, al desplegar la pestaña y hay varias opciones
de ciudades a elegir, es obligatoria.
Naturaleza: Indicar si es persona Natural o Jurídica es obligatorio es obligatoria.
Clase: Elegir tipo de tercero según el régimen IVA es obligatoria.
Pagina WEB: Digitar la dirección de la pagina WEB del vendedor.
Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento de identidad es obligatorio.
Email: Dirección del correo electrónico del Vendedor.
Teléfono 1: Número del Teléfono principal del Vendedor es obligatorio.
Telefono2: Número del Teléfono alterno.
Fax: Número de Fax.
RUT/RTN: Digitar el numero del Rut.
Cod. Act. Ecónomo: Código de la Actividad Económica.
Comisión por ventas:
Digitar el Porcentaje de Comisión por ventas del vendedor.
Comisión por Cobro: Digitar el porcentaje de Comisión por cobro.
Activo: Elegir Si o No el vendedor esta activo.
Mensaje en facturas si realiza Ped:
Seleccionar si o no desea que le muestre el sistema el mensaje si realizo el
pedido el vendedor.

3.12.2. Comisiones por Fecha (REC)
Vendedor: Seleccionar el Nombre del Vendedor, desplegando la pestaña .

Comisiones por Recaudo Según los días de pago de la Factura:
Comisiones por recaudo para pagos entre determinados días, con su respectiva
comisión.
Fecha Base para calcular los días de pago:
Seleccionar la Fecha Base, desplegando la pestaña .
3.12.3 Comisiones por Valor: Es utilizado para parametrizar las comisiones que se le
proporcionarán al vendedor

Por Ventas: Seleccionar Si o no es comisión por Ventas.
Por Recaudos: Seleccionar Si o no es comisión por Recaudos.
Básico: Digitar el salario básico que devenga el vendedor.
$ Responsabilidad mínima sobre el básico:
Digitar el valor mínimo de ventas o recaudos sobre el básico del vendedor
$ Desde: Digitar el rango inicial de ventas o recaudos para que el vendedor tenga
derecho a la comisión.
$ Hasta: Digitar el rango final de ventas o recaudos para que el vendedor tenga derecho
a la comisión.
% Comisión: Digitar el porcentaje de comisión para el vendedor, según los rangos.
Vr. Base para la Comisión:
Indica cual es el valor base para calcular la comisión del vendedor.
3.12.4 Comisiones por Zona (VTA): Es utilizado para parametrizar la comisión del vendedor por
Zonas.

Zona: Seleccionar la Zona del vendedor, desplegando la pestaña .
Porcentaje: Digitar el porcentaje de comisión del vendedor.
3.12.5 Comisiones por Clte/Grupo (REC): Es utilizada para parametrizar las comisiones por cliente
o por grupo de artículos, para vendedores.

Cliente: Archivo en el cual se encuentran los registros a importar. Se puede seleccionar
con el botón de Buscar.

Grupo: Seleccionar el Grupo al que se le va a signar el Vendedor, desplegando la
pestaña .
% Comisión x Recaudo:
Digitar el porcentaje de comisión para el vendedor.
3.12.6 Comisiones por Recaudo con Dscto (REC): Es utilizado para parametrizar vendedores con
comisión por descuentos.


Rango Dscto: Digitar la porción de descuento inicial y final, que se le hará al cliente.
Porcentaje: Digitar el porcentaje de comisión del vendedor.
3.13 Tarifas:
Tipo de Cliente: Seleccionar el Tipo de Cliente, desplegando la pestaña .

Articulo: Seleccionar el articulo, desplegando la pestaña .
Tipo de tarifa: Elegir el Tipo de Tarifa.
Descuento o Valor: Digitar el Porcentaje de descuento o valor de venta para el tipo de
cliente.
Precio de Venta 1: Digitar el precio de venta 1 para el cliente.
3.14. BACKUP
Esta ventana es utilizada para realizar una copia en caliente a los datos. Debe tomar la
Dirección donde va la copia de archivo sag-xp.ini en el grupo Clientes. Debe ir de la siguiente
forma: DIRECCION_BACKUP = dirección donde quiero llevar el backup.

3.15. CIERRE
Esta ventana es utilizada para realizar el cierre mensual y anual. Este proceso se puede realizar las
veces que se desee.
Es necesario cerrar cada mes (se recomienda cerrar el mes anterior el primer día del mes siguiente,
así no se hayan terminado de digitar todos los documentos del mes, o falten ajustes por hacer), de tal
manera que las facturas y saldos del mes pasan al siguiente.
Si después de estar cerrado un mes se modifica o digitan nuevos documentos, no es necesario volver a
cerrarlo aunque si así se hiciere, esto no afecta para nada los saldos.

Período: Período al cual corresponde el cierre.

Fuente de cierre: Seleccionar el Documento en el que quedará registrado el cierre anual,
desplegando la pestaña . Si el Cierre es mensual este campo está
deshabilitado.
Cierre: Elegir si el cierre es Mensual o Anual.
Cerrar: Elegir en donde se realiza el cierre. Se puede seleccionar Contabilidad,
inventario, Cartera y/o Pedidos.
Luego de dar Click en el botón de Ejecutar el sistema confirma el cierre con el mensaje: “El cierre
inicializa los saldos. Continuar?”, con el fin de verificar que el período seleccionado sea el correcto.
Recuerde que el cierre de año deja en cero todos los saldos de las cuentas de resultados y las demás
que se definieron como de cierre en el Plan de Cuentas.
3.16. AUDITORIA
Esta ventana es utilizada para realizar seguimiento a los usuarios en los diferentes procesos que se
realizan diariamente en el sistema. Así se puede saber quién grabó, modificó o borró un determinado
documento, o qué información digitó determinado usuario.
Fuente: Seleccionar la fuente a la cual se le va a realizar la auditoria, desplegando la

pestaña . Dejar en Blanco si las desea todas.

Usuario: Seleccionar el usuario al cual se le va a realizar la auditoria, desplegando la
pestaña . Deje en Blanco si los desea todos.
Desde: Digitar la Fecha en la cual se va a realizar la auditoria.
Hasta: Digitar la Fecha hasta la cual se va a realizar la auditoria.
Las fechas desde y hasta se refieren a las del período en que fueron digitados o grabados los
documentos, no a la fecha del documento como tal. Ej: se desea saber quién borró o modificó una
Factura de Venta. La Factura es del 25 de Marzo de 1997, pero fue modificada aparentemente en el
mes de Mayo de 1997. En este caso en el campo Fuente se selecciona el documento “Factura de
Venta”. En Usuario no se selecciona nada ya que precisamente se desea saber cuál fue el usuario. En
Donde se digita 01/05/1997 y en Hasta 31/05/1997. Luego se da Click en el botón de Generar.
Para borrar una auditoria simplemente se genera en un rango de fechas ampliadas y “viejo”, es decir
de uno o dos años atrás, se seleccionan las filas a borrar y luego se da Click en el botón de Borrar.
Se recomienda borrar los registros existentes de dos años atrás cada cierto tiempo, pero ÚNICAMENTE
lo debe realizar el Administrador del Sistema.
3.17. IMPORTACIÓN
Esta opción permite importar información desde archivos planos. Se pueden importar los terceros, los
artículos y servicios, el plan de cuentas y la definición de los ajustes por inflación. Por seguridad e
integridad de la información no se permite la importación de saldos ni movimiento.

Datos a Importar: Nombre de la tabla o archivo a importar.

Archivo Origen: Archivo en el cual se encuentran los registros a importar. Se puede seleccionar

Desde el Registro: Digitar el Registro a partir del cual se desea realizar la importación. Se
Recomienda importar primero cinco registros para Probar, antes de realizar la
importación masiva de los datos.
Hasta el registro: Digitar el Registro hasta el cual desea importar.
Separador: Carácter de separación de los campos. Puede ser coma (,), punto y
Coma (;) o asterisco (*).
Formato Fch.: Formato de la Fecha.
3.18. CONSULTAS MANUALES:

Nombre de la consulta:
Digitar el Nombre de la consulta manual.
Seleccione la consulta deseada:
Seleccionar la consulta, desplegando la pestaña .
Tablas: Digitar el Registro a partir del cual se desea realizar la importación. Se
Recomienda importar primero cinco registros para Probar, antes de realizar la
importación masiva de los datos.
Columnas: Digitar el Registro hasta el cual desea importar.
3.19. CALCULADORA: Herramienta que puede ser utilizada mientras funciona la aplicación, para
hacer operaciones.

3.20. LIBRETAS DE NOTAS: Herramienta utilizada para apuntes, mientras que la aplicación este
ejecutada.
4. PROCESAR
En este modulo se realizan las operaciones rutinarias del sistema. Como facturar, recibos de cajas,
egresos, asientos contables, pedidos, compras, pagos de contados y se generan la gran cantidad de
informes que contiene el Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP
4.1. SALDOS CONTABLES
Esta ventana se utiliza para la consulta de los saldos contables de las cuentas, Centros de costo,
Terceros y Activos Fijos.
4.1.1. Cuentas
Consulta del saldo de las cuentas contables

Desde: Seleccionar el mes y el año desde el cual va a consultar el saldo de la cuenta ,

Hasta: Seleccionar el mes y el año hasta el cual va a consultar el saldo de la cuenta,
Cuenta: Código de la cuenta o código alterno. Se puede seleccionar con el botón de

Buscar.
Código alterno: Digitar el código alterno en caso de no digitar o buscar el código de la cuenta.
Nombre: Nombre de la cuenta.
NOTA: Si desea puede ampliar la ventana que muestra los saldos ubicándose en cualquiera de los
extremos y arrastrando el mouse hasta obtener el tamaño deseado.
Los saldos aparecen en forma descendente, desde el período más reciente hasta el más antiguo. El
período actual aparece resaltado.
Las Pestañas de Terceros, Centros de Costo y Activos Fijos funcionan en forma similar a la de cuentas.
4.1.1. Centro Costo
Consulta de los saldos que tiene un Centro de Costos


Centro de Costos: Código y nombre del Centro de Costos a consultar. Se puede seleccionar con el
botón de Buscar.
4.1.3. Terceros
Consulta de saldos que tiene un tercero.

Documento: Documento o código alterno del tercero. Se puede seleccionar con el botón
de Buscar.
Nombre: Nombre del tercero a consultar.
4.1.4. Activos Fijos
Consulta de saldos de un activo fijo, donde podrá observar el Axl, Depreciación, Axl depreciación,
adiciones y disminuciones.


Código: Documento o código alterno del Activo Fijo. Se puede seleccionar con el botón
de Buscar.
Nombre: Descripción del Activo Fijo.
Valor de Compra: Valor de Compra del Activo Fijo.
Fecha de Compra: Fecha de compra del Activo Fijo.
Depreciable: El Activo Fijo es depreciable.
Meses a Depreciar: Numero de meses de depreciación del Activo Fijo.
4.2. DIFERIDOS Y CAUSACIONES
En esta ventana se elabora el proceso de amortizaciones que representan la causación de un costo

pagado por anticipado.
Clase: Elegir si es Diferido o acusación.

Fuente: Seleccionar la fuente a la cual se le va aplicar la acusación o diferido,
Tercero: Digitar el Código y Nombre del Tercero al cual se le va practicar el proceso, o
seleccionar con el botón de Buscar.
Centro de Costo: Digitar el centro de costos al cual se le va practicar el proceso, o seleccionar

Observ: Digitar las Observaciones si las tiene.
Vigente: Elegir Si o No esta Vigente el diferido o Causación.
Fecha de Digitación:
Seleccionar la Fecha de Digitación, desplegando la pestaña .
Fecha de Inicio:
Seleccionar la Fecha de Inicio, desplegando la pestaña .
Fecha de finalización:
Seleccionar la Fecha de Finalización. Desplegando la pestaña .
Días a Amortizar: Es calculado por el sistema, después de elegir la fecha de inicio y la fecha de
finalización.
Días Amortizados: Es calculado por el sistema, después de elegir la fecha de inicio y la fecha de
finalización.
Días por amortizar: Es calculado por el sistema, después de elegir la fecha de inicio y la fecha de
finalización.
Valor a Amortizar: Digitar el Valor amortizar.
Valor Amortizado: Es calculado por el sistema, después de digitar el valor a amortizar.
Valor a Causar: Digitar el valor a causar.
Cuenta: Seleccionar la Cuenta, con el botón de Buscar.
C-Costo: Seleccionar el Centro de Costo, con el botón de Buscar
Tercero: Seleccionar el Tercero, con el botón de Buscar.

DB/CR: Seleccionar el Tipo de movimiento si es Debito o Crédito, Desplegando la
pestaña .
%: Digitar el porcentaje de Amortización o Causación correspondiente a la
cuenta.
Valor: Digitar el Valor de Amortización o Causación correspondiente a la cuenta.
4.3. ARTÍCULOS Y SERVICIOS
Ventana para la creación y consulta de los artículos, servicios y gastos que maneja la empresa.
4. 3. 1. Datos Básicos

Datos básicos de los artículos. Son obligatorios el código, el grupo, la descripción, la unidad de
manejo y la clase.
Código: Digitar el Código del artículo, este campo es obligatorio.

Referencia: Digitar la Referencia del artículo. Puede utilizarse como un código alterno.
Código de Barras: Digitar el Código de barras del articulo, no es obligatorio.
Grupo: Digitar el Grupo al cual pertenece el artículo o seleccionar desplegando la
pestaña .es un campo obligatorio.
Subgrupo: Seleccionar el Subgrupo al cual pertenece el artículo desplegando la pestaña
. No es un campo obligatorio.
Descripción: Digitar el Nombre o Descripción del artículo. (60 caracteres) es obligatorio.
Descripción 2: Digitar la segunda descripción del artículo, no es obligatorio.
Línea: Seleccionar la línea a la cual pertenece articulo desplegando la pestaña . No
es un campo obligatorio.
C. Costos: Digitar el Centro de costos al cual pertenecerá el articulo o seleccionar con el
botón de Buscar.
Pos. Arancelaria: Digitar la Posición Arancelaria del articulo.
Clase: Seleccionar la Clase al cual corresponde el artículo al desplegando la pestaña
. Es un campo obligatorio.
Unidad de Manejo: Seleccionar la Unidad en la cual se maneja el producto (caja, docena, kilos,
metros, horas, etc.) desplegando la pestaña .
Ult. Compra: Digitar la Fecha en la cual se realizó la última compra del artículo.
Ult. Venta: Digitar la Fecha en la cual se realizó la última venta del artículo.
Maneja Kardex: Elegir Si o No maneja Kardex el articulo. Este campo indica si al artículo se le
van a controlar existencias (saldos o no. Ej. Para el caso de servicios y gastos,
NO se maneja kárdex. Para el caso de materia prima, o producto terminado
SÍ.
Componentes: Elegir Si el artículo maneja componentes o No. Se utiliza para artículos
compuestos (producción).
Activo: Elegir Si o No el articulo esta activo.
Fecha de Creación: Digitar la fecha de creación del articulo.
Empaque/Rdmto: Digitar cantidad a empacar o rendimiento, para cuando se manejan dos tipos
de unidades en el articulo.
Ubicación: Digitar el Lugar o estantería donde se encuentra almacenado el artículo.
Color: Digitar el color del producto.
Proveedor Ppal/NIT:Digitar el Proveedor principal del articulo.
Talla o Surtido: Elegir Si o No el articulo se maneja por tallas o si tiene surtido por colores.
Titulo Tallas: Seleccionar el titulo de tallas, desplegando la pestaña .
Mostrar observó: Elegir Si o No desea que el sistema muestre las observaciones del articulo al
digitar una factura.
Observaciones: Digitar Observaciones acerca del artículo.
Lotes o Serial: Elegir Si o No el articulo se maneja por lotes o series.
Vehículo: Elegir si el articulo es un vehículo, para que el sistema pida los datos del motor
Aplica Inv.BIC: Indicar si el articulo se cruzara con el inventario de Banana Internacional
Corporation.
Axl: Elegir si el articulo se ajusta por inflación.
Aplica Pricat: Marcar si el articulo se debe registrar por el EDI (intercambio Electrónico de
datos)
Global/Local: Seleccionar si el artículo es global o local, desplegando la pestaña .
Retefte (solo compras):
Seleccionar la retención de la fuente en el artículo es, desplegando la pestaña
.
Talla: Digitar la talla del articulo, si la tiene.
Bloqueado: Marcar Si el articulo esta bloqueado No.
Al dar clic en el botón (precios por bodegas) se desplegara la siguiente ventana.

Donde se piedra clasificar los artículos por bodega.
Al dar clic en el botón (distribución por Centro de Costos) se desplegara la

siguiente ventana, en la cuál se podrá configurar el artículo por Centro de Costos.

Al dar clic en el botón (Imputaciones Contables) se desplegara la siguiente
ventana, donde se podrá imputar por niveles de imputación según lo necesitado para cada uno de los
artículos.
Al dar clic en el botón (Artículos Unidades) Sirve para agrupar los articulos por
Tipos de Unidades y su cantidad equivalente.
Al dar clic en el botón (Articulos Relacionados), los articulos que se consideren

principales se podrán configurar por unidad de manejo. Se Cuenta con la pestaña de articulos
relacionados, donde se puede dar la equivalencia de la unidad de manejo y una pestaña de control
para los articulos relacionados.
Al dar clic en el botón (Articulos con Descuentos), en esta ventana se podrá

asignar descuentos a los articulos por un rango de tiempo y de la misma forma modificar dichos
descuentos.

Al dar clic en el botón (Copiar), en esta ventana se podrá copiar todos los parámetros de un
articulo, se debe elegir antes el articulo que desea copiar, en esta ventana se digita el código del
articulo nuevo, la referencia y el nombre y dar click en el botón de copiar.
4. 3. 2 Valores y Cantidades
Esta carpeta es utilizada para digitar los diferentes precios de venta del artículo y las cantidades
máximas y mínimas que se pueden tener en el inventario.

IVA: Digitar el Porcentaje de IVA establecido para el artículo.

Incluido: Elegir Si o No se incluye el porcentaje de IVA en el articulo.
Precio Normal: Digitar el precio de venta normal del articulo, si tiene IVA incluido digite el
precio de venta incluido el IVA.
Precio Especial: Digitar Precio de venta del artículo para casos especiales, ejemplo como para
mayoristas.
Precio Promoción: Digitar el Precio de promoción establecido para el artículo.
Otro Precio: Digitar otro Precio de venta para el artículo.
% de Utilidad: Digitar el porcentaje de utilidad para cada precio de artículo.
Calcular el Precio de Venta a partir del Costo:
Elegir si el sistema calcula el precio de venta según el costo.
Costo Std: Digitar el costo estándar del artículo, si no maneja este costo deja en blanco.
Asumir el IVA como Costo:
Marcar si desea asumir el IVA como parte del costo al comprar. Aplica para
artículos exentos o excluidos
Se paga Comisión sobre este artículo:
Elegir Si o No el articulo se tiene en cuenta para la liquidación de comisiones.
% de Comisión Especial:
Elegir Si el artículo tiene un porcentaje de comisión especial. Cual? digita el
porcentaje.
% máximo de descuento:
Digitar el porcentaje de descuento máximo que puede tener el artículo.
Validar el % máximo de descuento:
Elegir si se valida el porcentaje máximo de descuento.
Asignar siempre el descuento:
Elegir si por defecto se asigna el descuento al artículo.
Cantidad Máxima: Digitar la Cantidad máxima que se puede mantener en el stock del articulo.
Cantidad Mínima: Digitar la Cantidad mínima que se puede mantener en el stock del articulo.
Punto de Pedido: Digitar el Punto en el cual se debe hacer el pedido de nuevas existencias de
articulo.
Cantidad a Pedir: Digitar la Cantidad de unidades a pedir del articulo.

NOTA: Los precios de venta especial y promoción se pueden utilizar para otras cosas, como por
ejemplo precio de venta a mayoristas o valor venta a crédito, tiene la opción de colocar 4 precios más,
al igual que puede digitar hasta 5 impuestos del articulo.
4.3.3. Saldos
Esta Ventana es únicamente a nivel informativo, no se puede realizar ningún tipo de modificación.
Mostrara la información detallada de los saldos (en cantidades) del artículo durante los diferentes
meses. Si desea ver el movimiento a nivel de valores (en pesos) de Click en el botón de Valores.
Los saldos se muestran en orden descendente, mostrando primero el período más reciente y de último
el más antiguo. Los saldos del período actual aparecen resaltados.
La ventana donde se muestran los saldos se puede ampliar. Para ello ubique el cursor en cualquier
extremo de la misma y arrástrelo hasta obtener el tamaño deseado.
4.3.4. Proveedores
Esta Ventana es utilizada para saber cuáles son los proveedores de determinado artículo. Además
mostrara la información sobre la última vez que se le compró, la última cotización y los descuentos
ofrecidos.
Artículo: Nombre del artículo seleccionado anteriormente en datos básicos del articulo.
Proveedor: seleccionar el proveedor a consulta con el botón de Buscar.

Descto: Porcentaje de descuento que otorga el proveedor al articulo.
Costo Actual: Precio de venta que ofrece el proveedor del articulo.
Fecha: Fecha en la cual realizó la cotización.
Ult. Compra: Valor de la última compra realizada al proveedor.
Fecha: Ultima vez que se le compró el artículo a dicho proveedor.

Si al seleccionar el Proveedor este no aparece en la lista desplegable que el sistema muestra, Crearlo
por la opción 4. 5. Proveedores.
4.3.5. Clientes
Esta Ventana es utilizada para saber cuáles clientes son lo que compran este artículo del artículo.
Artículo: Nombre del artículo seleccionado anteriormente en datos básicos del articulo.
Código Alterno: seleccionar el cliente a consultar con el botón de Buscar.

Nombre: Nombre de cliente al que se le relacionara el artículo.
Código: Digitar el código del cliente.
Marca: Digitar la marca o descripción del articulo relacionado.
Activo : Elegir si el cliente esta activo Si o No.
Tipo de Relación: Digitar el tipo de Relación.
4.3.6 Otros Datos
Esta ventana es para informar de otros datos que se podría componer el artículo o añadir más datos de
tipo informativo.
4.4. CLIENTES
Esta ventana se utiliza para la creación y consulta de los clientes.

Principales datos del cliente. Si el tercero ya está creado, al digitar el Documento o seleccionar el
tercero desde el botón de Buscar, automáticamente aparecerán los datos básicos del mismo.
Complete la información presentada en la carpeta de Datos Adicionales para luego sí grabar el cliente.
Documento: Digitar el NIT o Cédula del tercero. Es Obligatorio.

Código Alterno:
Código para identificar más rápido el tercero. Es alfa numérico.
Primer Nombre:
Digitar el Primer Nombre del Tercero.
Segundo Nombre:
Digitar el Segundo Nombre del Tercero.
Primer Apellido:
Digitar el Primer Apellido del Tercero.
Segundo Apellido:
Digitar el Segundo Apellido del Tercero.
Nombre: Nombre del tercero, Al digitar los campos de Nombres y apellidos ele
aparecerá en el Nombre automáticamente. Es Obligatorio.
Rep. Legal:
Digitar el Nombre alterno del tercero.
Dirección 1: Digitar la Dirección del domicilio principal del tercero, Obligatoria.
Dirección 2: Digitar una Dirección alterna del Tercero
Ciudad: Seleccionar la Ciudad donde reside el Tercero, desplegando la pestaña .
Obligatorio.
Naturaleza: Seleccionar la naturaleza del Tercero, desplegando la pestaña . Obligatorio.
Clase: Seleccionar la Clase del Tercero según el Régimen del IVA, desplegando la
pestaña . Obligatorio.
Pagina WEB: Digitar la pagina Web del Tercero.
Tipo del Documento:
Seleccionar el tipo de Documento de Identidad del Tercero, desplegando la
Email: Digitar el correo electrónico del Tercero.

Telefono1: Digitar el Número del teléfono principal del Tercero.
Telefono2: Digitar el Número de otro teléfono que tenga el Tercero.
Fax: Digitar el Número del fax del Tercero.
RUT/RTN: Digitar el número del Rut/RTN del Tercero.
Documento: NIT o Cédula del cliente.
Código Alterno: Código alterno para identificar más rápido el cliente (ver 3. 7. TERCEROS).
Nombre: Nombre del cliente.
Para crear un cliente se digita el NIT o Cédula en el campo Documento; automáticamente aparece un
número en el cuadro siguiente, el cual corresponde al dígito de verificación que es calculado por el
sistema. Si es una persona natural borre este campo. En el campo Código Alterno puede digitar un
código con el cual pueda identificar fácil y rápidamente el cliente. Luego de completar los datos
básicos del cliente, debe dar Click en la carpeta de Datos Adicionales para completar toda la
información requerida.
Para borrar un cliente debe borrar primero toda la información de la carpeta Contactos y no debe tener
saldos. Ej: Si desea borrar el cliente y éste tiene una factura, borre primero la factura y luego sí borre
el cliente.
Al dar clic en el botón , el sistema le muestra las facturas pendientes que tenga el cliente,
desplegando la siguiente ventana.
Al dar clic en el botón , el sistema le muestra las facturas digitadas o histórico de facturas que
tiene el cliente, desplegando la siguiente ventana.
Al dar clic en el botón , el sistema le muestra la ventana de gestión de cobro, donde quedara el
histórico de las llamadas que se le hacen a l cliente.

Al dar clic en el botón , se podrá configurar las sucursales que tenga el cliente, con todos los datos
primordiales.
En esta carpeta se completa la información del cliente. La zona, actividad comercial y forma de pago
normal del cliente son campos obligatorios.

Documento: Nit o cédula del cliente.

Código Alterno: Código alterno que se le asigne al cliente.
Ultima Actualización:
Muestra hace cuanto no se ah actualizado los datos al cliente.
Clase: Digitar o seleccionar la clase en la que se clasifica el cliente, desplegando la
Vendedor: Seleccionar el vendedor que se le asignara al cliente en especial, desplegando
la pestaña .
Zona: Seleccionar la Zona a la cual pertenece el cliente, desplegando la pestaña .
Si no existe se puede crear con el botón que aparece al lado del campo.
% de comisión Venta/Cobro:
Digitar el porcentaje de comisión por ventas o por cobro asociado al vendedor
para el cliente.
Actividad: Seleccionar la actividad comercial a la cual se dedica el cliente, desplegando la
pestaña . Si no existe se puede crear con el botón que aparece al lado del
campo.
% Dcto. Comer/P.P: Digitar el porcentaje de descuento comercial y Pronto Pago asociado al cliente.
Forma de Pago: seleccionar la Forma de pago normal establecida para el cliente, desplegando la
pestaña . Si no existe se puede crear con el botón que aparece al lado del
campo.
Cupo Máximo: Digitar el cupo máximo que puede tener el cliente, para ventas a crédito.
IVA: Elegir Si o No el cliente se le cobra IVA, si esta exento o excluido.
Retención: Elegir Si o No el cliente retiene o no.
Activo: Elegir Si o No el cliente esta activo o si ya no se realizan Transacciones con él.
Activo Comerc. /: Elegir Si o No el cliente está activo comercialmente (está en Mora, en
ProCrédito, etc.)
Tipo de Retente: Seleccione el tipo de retención que tiene el cliente, desplegando la pestaña
.

1er Contacto: Digitar la fecha del primer contacto o venta que tuvo el cliente.
Precio de venta: Seleccionar el tipo de precio de venta que tendrá el cliente.
Categoría: Digitar en que escalafón se encuentra el cliente.
DNE: Digitar el DNE o certificado de estupefacientes del cliente.
Observaciones: Digitar comentarios acerca del cliente.
Mostrar: Elegir se desea que le muestre la observaciones del cliente al momento de
Digitar la factura.
Maneja Puntos: Digitar si el cliente esta inscrito en el programa de acumulación de puntos.
Cumpleaños (DD/MM):
Digitar el día y el mes del cumpleaños del cliente.
Desde Cuando: Digitar la fecha desde donde comenzara el cliente acumular puntos, por sus
compras.
Código Alterno: Digitar el código alterno del cliente.
Restar punto X Prom.:
Esta opción se utiliza, en el momento que se desea restar los puntos de
promociones al cliente
Ruteo
Barrio: Seleccionar el barrio del Cliente, desplegando la pestaña .

Frecuencia de Visitas:
Seleccionar la frecuencia de visitas que se le hará al Cliente, desplegando la
pestaña .
Ruta: Seleccionar la ruta del Cliente, desplegando la pestaña .
Día de visitas: Seleccionar el día de semana que se visitara al Cliente, desplegando la pestaña
.
Orden: Digitar el orden consecutivo de las visitas al cliente en esta ruta.
Min.Tte: Digitar el numero de minutos que se demorara de un cliente a otro.
Min.Ped: Digitar el numero de minutos que se demora en hacer el pedido.
Al dar clic en los botones encerrados con círculo rojo, puede parametrizar un nuevo vendedor, nuevas
zonas y cálculo de retención en la fuente.
4.4.3. Saldos
Esta carpeta es únicamente a nivel informativo, no se puede realizar ningún tipo de modificación en
ella.
Muestra los saldos del cliente para la cuenta contable seleccionada.
Los saldos se muestran en orden descendente, mostrando primero el período más reciente y de último
el más antiguo. Los saldos del período actual aparecen resaltados.
La ventana donde se muestran los saldos se puede ampliar. Para ello ubique el cursor en cualquier
extremo de la misma y arrástrelo hasta obtener el tamaño deseado.

4.4.4. Contactos
Esta ventana se utiliza para configurar las personas con las cuales se tiene contacto.
Cliente: NIT o cédula del cliente.

Código Alterno: Código alterno del cliente.
Tipo de contacto: Tipo de contacto (Gerente, Jefe de Compras, Secretaria, etc.). Si no existe se
debe crear previamente por la opción 3. 3. Tipos en el menú Administrar.
Nombre: Nombre de la persona a contactar.
Teléfono/ext: Digitar el teléfono y extensión si la tiene, del cliente.
Fecha cumple: Digitar fecha de nacimiento del cliente formato (dd/MM/aaaa).
Correo electrónico: Digitar el correo electrónico del cliente.
4.4.5. Evaluaciones
Cliente: Nit o Código del cliente.

Código Alterno: Código Alterno del cliente.
Evaluación: Tipo de Evaluación.
Descripción: Descripción breve de la evaluación.
Calificación:
Fecha: Fecha de la evaluación.

4.5.6 Presupuestos
Esta ventana se parametriza el presupuesto que tiene el cliente.
Cliente: Nit o Código del cliente.

Periodo: fecha en el que se le va a hacer el presupuesto.
Valor: Valor del presupuesto del cliente.
4.5. PROVEEDORES
La información de esta ventana se asemeja mucho a la de clientes, por tanto, se ingresa, borra y
modifica información de la misma manera que en clientes.

Documento: Digitar el NIT o Cédula del Proveedor. Es Obligatorio.

Código Alterno: Código para identificar más rápido el Proveedor. Es alfa numérico.
Primer Nombre: Digitar el Primer Nombre del Proveedor.
Segundo Nombre: Digitar el Segundo Nombre del Proveedor.
Primer Apellido: Digitar el Primer Apellido del Proveedor.
Segundo Apellido: Digitar el Segundo Apellido del Proveedor.
Nombre: Nombre del Proveedor, Al digitar los campos de Nombres y apellidos ele
aparecerá en el Nombre automáticamente. Es Obligatorio.
Rep. Legal: Digitar el Nombre alterno del Proveedor.
Dirección 1: Digitar la Dirección del domicilio principal del Proveedor, Obligatoria.
Dirección 2: Digitar una Dirección alterna del Proveedor.
Ciudad: Seleccionar la Ciudad donde reside el Proveedor, desplegando la pestaña .
Obligatorio.
Naturaleza: Seleccionar la naturaleza del Proveedor, desplegando la pestaña .
Obligatorio.
Clase: Seleccionar la Clase del Proveedor según el Régimen del IVA, desplegando la
Pagina WEB: Digitar la pagina Web del Proveedor.
Tipo del Documento:
Seleccionar el tipo de Documento de Identidad del Proveedor, desplegando la
Email: Digitar el correo electrónico del Proveedor.
Telefono1: Digitar el Número del teléfono principal del Proveedor.
Telefono2: Digitar el Número de otro teléfono que tenga el Proveedor.
Fax: Digitar el Número del fax del Proveedor.
RUT/RTN: Digitar el número del Rut/RTN del Proveedor.
Cod. Act Economic: Digitar el Código de la actividad Económica principal del Proveedor.
En esta carpeta se completa la información del proveedor. La zona, actividad comercial y forma de
pago normal del Proveedor son campos obligatorios.

Documento: Nit o cédula del Proveedor.

Código Alterno: Código alterno que se le asigne al Proveedor.
Nombre: Nombre del Proveedor.
Actividad: Seleccionar la actividad comercial a la cual se dedica el Proveedor, desplegando
la pestaña . Si no existe se puede crear con el botón que aparece al lado
del campo.
Forma de Pago: seleccionar la Forma de pago normalmente se le paga al Proveedor,
desplegando la pestaña . Si no existe se puede crear con el botón que
aparece al lado del campo.
Cupo Máximo: Digitar el cupo máximo que se le asigna al Proveedor.
Clase: Digitar o seleccionar la clase en la que se clasifica el Proveedor, desplegando la
Activo: Elegir Si o No el Proveedor esta activo o si ya no se realizan Transacciones
comerciales con él.
Auto retenedor: Elegir Si o No el Proveedor es auto retenedor.
Observaciones: Digitar comentarios acerca del Proveedor.
Mostrar Obs. En la factura:
Elegir se desea que le muestre las observaciones del Proveedor al momento de
Digitar la factura.
% de ReteIVA: Porcentaje de Retención sobre el IVA, aplicable a este Proveedor.
Cuenta CR: Digitar o Elegir con el botón el código de la cuenta asociada al ReteIVA Del
Proveedor.
Cuenta contrapartida ReteIVA DB:
Digitar o Elegir con el botón el código de la cuenta para la contrapartida del
Rete IVA Del Proveedor.
Tipo de Retención normal:
Seleccione el tipo de retención que se le practica normalmente al Proveedor,
Días PP 1: Digitar días que se tomara vigencia el descuento de Pronto Pago.
Días PP 2: Digitar días que se tomara vigencia el segundo descuento de Pronto Pago.
Días PP 3: Digitar días que se tomara vigencia el tercer descuento de Pronto Pago.
Global/Local: Seleccione si el Proveedor es local o global, desplegando la pestaña .
Pago Electrónico
Pago Electrónico: Elegir Si o No al Proveedor se le paga por transferencia electrónica.

Tope pago X día: Digitar el tope de pago por día para el Proveedor.
No de cuenta del Proveedor:
Digitar el número de cuenta del proveedor para la transferencia electrónica.
Tipo: Digitar el Tipo de cuenta del Proveedor.
Banco: Digitar el orden consecutivo de las visitas al cliente en esta ruta.
Min.Tte: Digitar el numero de minutos que se demorara de un cliente a otro.
Min.Ped: Digitar el numero de minutos que se demora en hacer el pedido.
4.5.3. Saldos
Proveedor: Nit o Código del proveedor.

Saldos de: Seleccionar la cuenta, la cual se vera el saldo que tiene el Proveedor,
4.5.3. Contactos: En esta ventana se encontrara todos los posibles contactos que tiene un
proveedor en particular.


Nombre: Nombre del Proveedor
Tipo de Contacto: Seleccionar el tipo de contacto que va a consultar, desplegando la pestaña .
Nombre: Nombre del contacto de dicho Proveedor
4.5.4. Artículos:
En esta ventana se podrá visualizar y anexar los artículos que tienen relación con el Proveedor

Articulo: Seleccionar el articulo que va a consultar o va hacer cambios, desplegando la
pestaña .
Descuento: Digitar el descuento que tiene el artículo.
Costo actual: Digitar el costo actual del artículo.
Fecha: Digitar la fecha en que se inscribió dicho articulo.
Ultimo Costo: Digitar el último costo que tuvo el artículo.
Fecha: Digitar la fecha del ultimo costo.
Código Interno: Digitar el código interno del articulo.
Descripción Interna: Digitar la descripción interna que tiene el artículo.
4.5.5. Evaluaciones

Evaluación: Seleccionar la evaluación que se le hará al proveedor, desplegando la pestaña
.
Fecha: Digitar la fecha de la evaluación del Proveedor.
Descripción: Digitar la descripción de la evaluación que se realiza al Proveedor.
Calificación: Digitar la Calificación que se le dará al Proveedor..
4.6. FACTURAS E INVENTARIOS
Esta ventana se utiliza para registrar todos los movimientos que afectan el inventario y los
documentos por cobrar o por pagar que maneje la empresa. Dentro de estos tenemos: facturas de
venta, compras, gastos causados, notas débito, notas crédito, saldos iniciales de CxC, saldos iniciales
de CxP, ajustes de inventario, etc.
Fuente: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña el Código y Nombre de la

fuente que se va a utilizar.
Pre: Digital el numero de prefijo si aplica en el documento.
N°: Número del documento. El sistema presenta automáticamente el número de
consecutivo en el que va la fuente seleccionada.
Fecha: Fecha del documento. Formato: DD/MM/AAAA.
Tercero: Digitar el NIT o cédula y Nombre del Tercero (cliente o proveedor) o seleccionar
con el botón . Al que se le registró el movimiento.

Teléfono: Al dar clikc en el botón se generara la ventana de gestion de cobro al
cliente o proveedor o tercero.
C-Costo: Digitar el Código y Nombre del centro de costo o seleccionar con el botón .
Si no maneja se puede dejar en blanco.
Facturas pendientes:
Al dar clikc en el botón generara la ventana, que mostrara si tiene facturas
pendientes el Tercero.
Pedido: Digitar el numero del pedido o se puede traer con el siguiente botón (traer
pedidos pendientes del tercero).
Remisión: Digitar el numero de la Remisión o se puede traer con el siguiente botón
(consultas de remisiones pendientes del tercero).
Moneda: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña la moneda que se va utilizar
para el documento.
TRM: Digitar la TRM que este vigente en la fecha de elaboración del documento.
Otros: Digitar otros datos que se necesiten en el documento.
Observaciones: Digitar las Observaciones acerca del documento puede ampliar la información al
dar clikc en el botón .
Anulado: Indica si la orden esta anulada o no. Es informativo. Para anular el documento
dar Click en el botón de Anular.
Forma de Pago: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña , la Forma de Pago de la factura.
Vence: Fecha de vencimiento del documento. El sistema la calcula basado en la forma
de pago, formato de fecha DD/MM/AAAA
Pronto Pago: Fecha límite para obtener descuento por pronto pago. DD/MM/AAAA. Tiene tres
opciones de pronto pago.
Vendedor: Digitar el Código o Cedula del vendedor.
Facilitador: Digitar el Codigo o cedula del facilitador o segundo vendedor si lo tiene.
Por cuotas: Elegir si o no el pago es por cuotas.
Zona: Seleccionar desplegando la pestaña , la Zona.
Retente: Seleccionar desplegando la pestaña , el tipo de retención en la fuente si la
tiene.
RteICA: Seleccionar desplegando la pestaña , el tipo de ReteICA si la tiene.
Para ingresar un documento, en el campo Fuente se digita el código del documento a utilizar. Si no lo
recuerda de Click en el botón de Buscar que se encuentra al lado del campo; aparece una lista con las
fuentes que el usuario puede acceder; digite el nombre de la fuente y el sistema ubica el código. En
el campo siguiente a la fuente se digita el número del documento; el sistema trae por defecto el
consecutivo actual de la fuente seleccionada, si es el primer documento que realiza en el sistema por
defecto aparece el número uno, debe borrarlo y colocar el consecutivo en el cual va su facturación,
después de esto, el sistema seguirá manejando el consecutivo automáticamente, en caso de que por
cualquier motivo necesite aumentar el consecutivo lo puede hacer siempre y cuando tenga permisos,
pero debe tener en cuenta que el programa maneja el consecutivo a partir de el número más grande
que se haya digitado y que le queda un espacio entre los consecutivos, en el campo Fecha se digita la
fecha en la cual se elabora el documento, por defecto aparece la fecha actual, en el campo tercero se
digita el nit o el código alterno del tercero al cual se le va a elaborar el documento, en caso de que no
lo recuerde lo puede buscar dando Click el botón que se encuentra al frente de este campo, si el
tercero no esta creado lo puede crear con el botón que indica Terceros que se encuentra al lado
derecho de la ventana, el campo teléfono aparece automáticamente con la creación del tercero, en el
campo Centro de Costo seleccione el centro de costo, en el campo Observaciones se digita cualquier
observación que se desee hacer al documento, el campo Anulado aparece marcado con una X si el
documento por cualquier motivo lo anulan, en el campo Forma de Pago se selecciona la forma como
va a ser cancelado el documento, el campo Vencimiento aparece automáticamente según la forma
de pago seleccionada, en el campo Pronto Pago se digita la fecha por pronto pago si se va a otorgar
algún descuento, en el campo Descuento se digita el porcentaje de descuento por pronto pago, en el
campo Vendedor se selecciona el vendedor, en caso que no este creado lo puede hacer dando Click en
el botón de Terceros que se encuentra al lado derecho de la ventana, el campo Vr. Inicial no se digita
aparece automáticamente cuando el documento se cierra y muestra el valor total por el cual fue
elaborado el documento, el campo Último tampoco se digita aparece automáticamente y muestra el
valor del último saldo, en el campo Retención se selecciona el tipo de retención que se le va a aplicar
al documento, en caso de que no se vaya a aplicar ningún tipo deje el campo en blanco.

Hasta este momento usted acaba de ingresar todo el encabezado o datos generales del documento,
falta ingresar los artículos.
Los siguientes campos aparecen cuando se van a digitar los Artículos eligiendo el botón , se
desplegara la siguiente ventana.
Código: Digitar el Código del artículo o seleccionar con el botón . Puede digitarse
también la referencia.
Bodega: Digitar la bodega o Seleccionar desplegando la pestaña .
Cantidad: Digitar la cantidad de los artículos en el documento.
Valor: Digitar el valor unitario del Artículo, o en algunos casos el sistema lo trae
Automáticamente si se definió en la fuente.
IVA: Digitar el Porcentaje de IVA asociado al artículo. El sistema trae por defecto el
que tenga el artículo.
Dscto: Digitar el Porcentaje de descuento asociado al artículo.
Detalle Adicional: Digitar las Observaciones por línea, asociadas con el artículo.
Artículo: Nombre o descripción del artículo digitado.
Lote: Digitar el numero de lote o numero de serie.
Operario/vend: Digitar el operario o vendedor, o Seleccionar desplegando la pestaña .
Existencia: Existencia actual del artículo digitado.
C.Costos: digitar el centro de costos del articulo o Seleccionar desplegando la pestaña .
Vr.con IVA: Valor con IVA del articulo.
ReteFte: Seleccionar desplegando la pestaña , la retención en la fuente asociada al
articulo.
UND Compra: Seleccionar desplegando la pestaña , la unidad de compra.
Cant.und C: Digitar la cantidad equivalente en la unidad de compra.
Vr. Und.C: Digitar el valor de compra.
En el campo Código debe digitar el código del artículo o si no lo recuerda lo puede buscar dando un
Click en el botón de buscar que se encuentra debajo del campo, en el campo Artículo aparece el
nombre del artículo, en el campo Existencia aparece la cantidad en existencia que tiene del artículo en
caso que maneje kardex, en el campo Pedido aparece el número del pedido al cual esta asociado el
artículo, en el campo Cantidad se digita la cantidad de artículos que se van a facturar, en el campo
valor aparece automáticamente el valor de dicho artículo si lo configuraron en el momento que se creo
el artículo, sin embargo, lo puede modificar, en el campo IVA se digita el porcentaje de IVA para el
artículo, en el campo Descuento se digita el porcentaje de descuento que se le va a dar al artículo, en
el campo Detalle Adicional puede digitar algún comentario acerca del artículo. Una vez digitada esta

información debe dar Click en el botón de grabar que se encuentra en la parte derecha de la ventana
(frente al campo de detalle adicional).
Para adicionar un nuevo artículo al mismo documento, simplemente en el campo Código digite el
código del siguiente artículo y repita los pasos mencionados anteriormente a partir de la digitación del
código del artículo.
Una vez termine de digitar el documento en su totalidad, debe dar Click en el botón que indica Cerrar
Factura que se encuentra al lado derecho de la ventana, con esto garantiza que se causa la retención
sobre IVA y la retención en la fuente, además le da la opción para imprimir el documento como si
fuera un documento de Windows.
Para modificar un artículo, simplemente de Doble-Click sobre el registro al cual le va a realizar la

modificación, la información se ubica en la parte superior como si lo estuviera digitando por primera
vez, realice los cambios que desee y luego debe volver a grabar. Si el documento ya fue cerrado no
puede modificar ningún campo de un artículo, debe borrar la línea, volverla a digitar y cerrar el
documento nuevamente.
Dentro del encabezado de la factura existen algunos campos que después de grabados no se pueden
modificar, como son la fuente, el número del documento y la fecha. Los demás campos los puede
modificar y no olvide que debe volver a grabar con el botón de la barra de manipulación de datos.
Para borrar un artículo favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
Para borrar documento simplemente digite la fuente y el número del documento o si no lo recuerda lo
puede buscar con el botón de buscar que se encuentra al frente del campo # Documento, Este botón le
mostrará una lista con todos los documentos matriculados en el sistema, de Doble-Click sobre el
documento a borrar o de un Click sobre este y luego Click en el botón de aceptar ; Al aparecer el
documento en la ventana de Click en el botón de borrar. Si el sistema le muestra un mensaje
diciendo que no se puede borrar porque tiene información referenciada en otra tabla, debe revisar si el
documento ya fue incluido en un recibo de caja o un egreso (en este caso debe borrar primero los
documentos en los cuales se encuentra referenciado y luego proceder a borrar el documento que
inicialmente quiere borrar.
Para anular un documento debe llamarlo y luego debe dar Click en el botón Anular de la barra de
manipulación de datos, automáticamente el campo Anulado dentro del documento queda marcado con
una X.
Para imprimir un documento almacenado anteriormente, Ej. un documento de una semana anterior,
debe buscarlo como se explica en el proceso de borrar, después de Click en el botón de imprimir que
se encuentra en el lado derecho de la ventana en la parte inferior y luego es como imprimir un
documento de Windows.
Los botones que se encuentran en la parte derecha de la ventana le sirven para crear información
necesaria para la realización de los documentos y dicha información no se encuentra disponible. Ej. Si
una factura tiene una forma de pago que no esta establecida, la puede crear sin necesidad de salirse
de la factura, simplemente de un Click en el botón que indica Formas de pago, este le mostrará la
ventana y luego debe crearla, después puede regresar a la ventana y se encontrará que al dar Click en
el campo Formas de Pago ya esta disponible la nueva forma de pago que usted creo. Así puede
hacer con los botones que indican Retención, Centros de Costo, y Terceros.
El botón con una letra S de color fucsia es para ver el saldo de la factura con el cual quedo almacenado
en contabilidad.
Si observa en al parte superior derecha de la ventana encontrará el siguiente recuadro:

Este le muestra los ítems que tuvo el documento con sus valores y sus respectivas cuentas contables,
es decir, esta es la manera como el documento afectó su contabilidad, si desea puede ampliar el
recuadro tomándolo de los bordes hasta que el cursor se coloque como una cruz igual que en Excel.
Los procesos anteriormente mencionados, son iguales para todos los documentos que se manejen por
esta ventana.
4.6.1 listado para seleccionar varios Artículos
El botón , es utilizado, para agregar Necesidades de Consumo. Dando Click en el botón

se despliega la siguiente ventana.
Donde se podrá elegir desde uno o más artículos, guardándose en el documento de la fuente elegida,
si es una factura guardara cartera y saldo de contabilidad; si es de inventario, guardara saldo de
inventario; si es de consumo guardara los saldos de artículos. Teniendo la opción de digitar cualquier
campo ya sea; cantidad, valor, descuento, IVA, existencia.
Bodega: Digitar la Bodega que se va a asignar a determinado artículo o seleccionar

desplegando la pestaña , además es un filtro de selección de artículos.
Grupo: Seleccionar el Grupo desplegando la pestaña , utilizado para filtrar la
selección de artículos.
Subgrupo: Seleccionar el Subgrupo desplegando la pestaña , utilizado para filtrar la

Clase: Seleccionar la Clase desplegando la pestaña , filtrar utilizado para la
selección de artículos
Precio: Seleccionar el Precio que tiene el articulo parametrizado en el sistema
desplegando la pestaña , para ser asignado a los artículos seleccionados.
 Al dar clic en el botón , asignara a todos los artículos, la bodega seleccionada

en le campo de Bodega.
 Al dar clic en el botón , trae la siguiente ventana para exportar la información

que allí se encuentra.
 Al dar clic en el botón , traerá todos los artículos que tenga el sistema
guardado, o los filtrados por el usuario.
4.6.2 Listado de necesidades de Consumo:
Trae el listado de los artículos, del documento (necesidad de consumo) de cada sede, se verifica la
información y se clasifica para poder generar el documento de Pre orden. En este proceso se tiene la
posibilidad de asignar a los artículos elegidos un proveedor genérico para todos. O individualmente. Al
dar clic en el botón

Bodega: Digitar la Bodega que se va a asignar a determinado artículo o seleccionar

desplegando la pestaña , además es un filtro de selección de artículos.
Subgrupo: Seleccionar el Subgrupo desplegando la pestaña , utilizado para filtrar la
Cual Precio: Digitar el precio que se va a asignar a determinado artículo o seleccionar
desplegando la pestaña , en esta opción se puede actualizar el precio del
artículo.
Proveedor Gco: Digitar el Proveedor Generico o seleccionar con el botón , para tener
conocimiento a que proveedor se le pedirán los artículos seleccionados.
 Al dar clic en el botón , exportara la información que allí se encuentra.
 Al dar clic en el botón , traerá todos los artículos que tenga el sistema
guardado como Necesidad de Consumo, o los filtrados por el usuario.
 Al dar clic en el botón , asignara a todos los artículos, un proveedor en

particular elegido por el usuario en el campo de Proveedor Gco.
4.6. Recibos y Egresos
Esta ventana se utiliza para registrar todos los movimientos de recibos y egresos. Dentro de estos
tenemos: Notas Créditos y Notas Debito, Aplicaciones de anticipos y de devoluciones, recibos y
egresos, etc.
Para desplazarse en esta ventana de campo en campo lo puede realizar con el mouse, con el
tabulador, o con la tecla Enter.

Fuente: Nombre de la fuente que va a utilizar.

# Documento: Consecutivo de la fuente.
Fecha: Fecha en la cual fue realizado el movimiento. DD/MM/AAAA.
Tercero: Nombre del tercero al cual se le registro el movimiento.
Teléfono: Teléfono del tercero.
Costo: Centro de costo al cual pertenece el documento.
Anulado: Indica si el documento esta anulado o no.
Banco: Cuenta contable de la cual sale o entra el dinero.
Cheque: Número del cheque.
Beneficiario: Persona o entidad que se beneficia con el pago.
Concepto: Concepto por el cual se elabora el documento
Factura: Número de la factura a cancelar.
F. Vence: Fecha de vencimiento de la factura.
Fecha P.P.: Fecha de descuento por pronto pago.
% P.P.: Porcentaje de descuento por pronto plago.
Valor Inicial: Valor inicial de la factura.
Saldo: Saldo pendiente de la factura por cancelar.
Valor Pagado: Valor a cancelar de la factura.
Ret. Iva: Retención sobre el IVA
Rtfte: Retención en la fuente.
Descuento: Otro valor de descuento otorgado en el momento del pago.
Último Saldo: Último saldo de la factura.
Para elaborar un documento por esta opción, en el campo Código debe digitar el código de la fuente
(en este caso el de Recibos de Caja o Egresos) o si no lo recuerda puede dar Click en el botón de
buscar que se encuentra al frente del campo, aparece una lista con las fuentes que se pueden realizar
por esta opción, de Doble-Click sobre la fuente que desee o de un Click sobre la fuente y luego otro
Click en el botón de aceptar, en el campo siguiente a nombre de la fuente el cual no tiene nombre pero
nosotros lo llamamos # Documento aparece el consecutivo de la fuente que usted selecciono, si es el
primer documento que realiza en el sistema por defecto aparece el número uno, debe borrarlo y
colocar el consecutivo en el cual va su facturación, después de esto, el sistema seguirá manejando el
consecutivo automáticamente, en caso de que por cualquier motivo necesite aumentar el consecutivo
lo puede hacer siempre y cuando tenga permiso pero debe tener en cuenta que el programa maneja el
consecutivo a partir de el número más grande que se haya digitado y que le queda un espacio entre

los consecutivos, en el campo Fecha se digita la fecha en la cual se va a elaborar el documento (por
defecto muestra la fecha actual), en el campo tercero se digita la cédula, el nit o el código alterno de la
empresa a al cual se le va a realizar el documento, en caso de que no lo recuerde lo puede buscar
dando Click el botón que se encuentra al frente de este campo, si el tercero no esta creado lo puede
crear con el botón que indica Terceros que se encuentra al lado derecho de la ventana, el campo
teléfono aparece automáticamente con la creación del tercero, en el campo Centro de Costo se
selecciona el centro al cual pertenece el documento, el campo Anulado aparece marcado con una X si
el documento por cualquier motivo lo anulan, en el campo Banco se selecciona el banco o la cuenta de
la cual sale el dinero o entra según el documento, en el campo Cheque se digita el número del cheque
con que se va a cancelar la factura, en el campo Beneficiario se digita el nombre del beneficiario, en el
campo Concepto se digita el concepto por el cual se elabora el documento, Al dar Click en el campo
Facturas aparecen todos los documentos que tiene el tercero pendientes por cancelar o por
cancelarle, de un Click sobre el documento que desea cancelar, automáticamente aparece una
información adicional como es la F. Vence que es la fecha en la cual se vence la factura, en el
campo Fecha P.P. Aparece la fecha por pronto pago que tenía asignada la factura, en el campo % P.P.
Aparece el porcentaje de descuento por pronto pago, en el campo Vr Inicial aparece el valor inicial
del documento, el campo Saldo aparece el saldo pendiente por cancelar del documento, en el campo
Último Saldo aparece el último saldo del documento, en el campo Ret. IVA se digita el valor de
retención sobre IVA, en el campo Retención en la fuente se digita el valor de la retención pero el
programa lo calcula automáticamente, en el campo Descuento se digita otro descuento si se otorga o
lo otorgan en el momento de elaborar el recibo o egreso, en el campo Valor Pagado aparece el valor
total por el cual esta realizada la factura o el saldo pendiente, en caso que se vaya a cancelar la
totalidad de la factura, entonces simplemente de Click en el botón de grabar que se encuentra al frente
del campo Valor Pagado.
En caso que se vaya a realizar un abono a la factura, en el campo Valor Pagado borre el valor que
aparece y digite el valor del abono, luego de Click en el botón de grabar. Si da Click en el campo de
factura observará que aparece la factura con el saldo pendiente por cancelar.
Si se desea incluir varios documentos a cancelar dentro del mismo recibo o egreso, de un Click en el
botón de facturas y repita el proceso nuevamente.
Para borrar una factura que se asigno a un recibo o egreso, de un Click en la factura que desee y
luego de Click en el botón de borrar del menú de manipulación de datos. Si desea borrar varios
registros que se encuentran almacenados consecutivamente, de un Click en el primero y luego
presione sobre el último registro a borrar las teclas Shift + Click al mismo tiempo, de esta manera le
quedará señalado el rango de registros a borrar y luego de Click en el botón de borrar. Para borrar
varios registros aleatoriamente presione las teclas Control + Click al mismo tiempo sobre los registros
que desea borrar, de está manera quedarán seleccionados y luego de Click en el botón de borrar.
Para borrar un recibo de caja o egreso simplemente digite la fuente y el número del documento o si no
lo recuerda lo puede buscar con el botón de buscar que se encuentra al frente del campo #
Documento, este botón le mostrará una lista con todos los documentos matriculados en el sistema, de
Doble-Click sobre el documento a borrar o de un Click sobre este y luego Click en el botón de aceptar;
Al aparecer el documento en la ventana de Click en el botón de borrar.
Para anular un recibo de caja debe llamarlo y luego debe dar Click en el botón Anular de la barra de
una X.
Para imprimir el documento, de un Click en el botón que indica imprimir que se encuentra al lado
derecho de la ventana y luego simplemente es como imprimir un documento de Windows.
4.6.1 PAGO ELECTRONICO
Esta ventana genera el archivo plano para el pago electrónico. A proveedores

Banco: Digitar el banco o Seleccionar desplegando la pestaña .

Fuente: Digitar la fuente o Seleccionar desplegando la pestaña .
Rango de documentos:
Digitar el número de documento inicial y número de documento final.
Rango de fechas: Digitar la Fecha inicial formato (DD/MM/AAAA) y fecha final.
Tipos: Elegir si es pago o proveedores.

NIT: Digitar el NIT del tercero a pagar.
Fecha de pago: Digitar la fecha de pago del egreso formato (DD/MM/AAAA).
Cta. Bancaria No: Digitar el número de la cuenta bancaria a pagar.
Tipo de Cuenta: Elegir qué tipo de cuenta.
Archivo: Digitar la ruta donde descargara el archivo plano.
Cod. Instala: Digitar el código de instalación.
Cod. Empresa: Digitar el código de la empresa.
Al dar click en el botón , se desplegara la siguiente ventana, donde se podrá enviar un

correo electrónico al tercero que se le está efectuando el pago.

Al dar click en el botón , generara el pago electrónico con su respectivo archivo plano que
será luego exportado al banco con los pagos respectivos.
Al dar click en el botón , se desplegara la siguiente ventana donde podrá procesar varios
comprobantes de egresos masivamente.

Fuente: Digitar la fuente o Seleccionar desplegando la pestaña .
C.Costos: Digitar el centro de costos o seleccionar desplegando la pestaña .
Fechas: Digitar la Fecha formato (DD/MM/AAAA).
Ingreso inicial: Digitar el valor del egreso inicial.

Cheque Inicial: Digitar el cheque inicial.
Pago electrónico: Elegir si es por pago electrónico sí o no y digitar el valor a trasferir.
Al dar click en el botón , traerá la siguiente información en la parte inferior de la

pantalla se mostrara los datos de los egresos masivos que son:
Tercero, numero de documento, observaciones, centro de costos, fecha del documento, fecha de
vencimiento del documento, banco, saldo actual, moneda, TRM, moneda de pago, TRM pago, valor
pagado, descuento, otras deducciones, cuentas menos, otros cargos, cuentas mas, diferencia en
cambio, cuenta diferencia en cambio y flujo de caja.
Al dar click en el botón , se desplegara la siguiente ventana en el cual se podrá registrar los
recaudos de la empresa que fueron hechos en los bancos directamente.
El archivo que envía el banco es importado por esta opción y así quedara grabado en la base de datos
y así verificar que recaudos y de que terceros fueron dichos pagos.
4.8. Traslados Entre Bodegas
Esta ventana se utiliza para hacer traslados de productos entre bodegas de la empresa.

Fuente: Elegir Nombre de la Fuente que se va a utilizar. Se puede seleccionar
presionando click sobre el campo ó seleccionar con el botón .

Tercero: Digitar el Nombre del tercero al cual se le registro el movimiento. O seleccionar
con el botón .
C-Costo: Digitar el Centro de costo al cual pertenece el documento ó seleccionar con el
botón .
Pedido: Digitar el numero del documento de pedido.
Remisión: Digitar el numero del documento de Remisión.
Otros: Digitar otros datos.
Articulo: Digitar los Artículos. Se puede seleccionar con el botón .

Bodega Origen: Digitar la Bodega Origen. O elegirla con el artículo a trasladar.
Bodega Destino: Seleccionar desplegando la pestaña , la Bodega Destino.
Lote: Digitar el Lote del traslado.
4.9. Pedidos y OC.
Esta ventana se utiliza para registrar todos los movimientos a nivel de facturas que tiene la empresa
como son: facturas de venta, compras, notas débito, notas crédito, saldos iniciales de CxC, CxP y de
inventarios, etc.
Para moverse dentro de esta ventana de campo en campo lo puede hacer con la tecla tabulador,
ENTER o dando Click en cada campo.

Fuente: Digitar el Nombre de la fuente o seleccionar desplegando la pestaña , la

fuente que va a utilizar.
Fecha: Fecha en la cual fue realizado el movimiento. DD/MM/AAAA
Tercero: Digitar el Nombre del tercero al cual se le registro el movimiento.
O buscar con el botón .
C-Costo: Digitar el Nombre o código del centro de costo o buscar con el botón .
Observaciones: Digitar las Observaciones acerca del documento puede ampliar la información al
dar clikc en el botón .
Anulado: Indica si la orden esta anulada o no.
Pedido: Digitar el numero del pedido.
Remisión: Digitar el numero de la Remisión.
Moneda: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña la moneda que se va utilizar
para el documento.
TRM: Digitar la TRM que este vigente en la fecha de elaboración del documento.
Otros: Digitar otros datos que se necesiten en el documento.
Dcto: Digitar el segundo numero del documento.
Forma de Pago: Digitar o seleccionar desplegando la pestaña , la Forma de Pago de la factura.
Vence: Fecha de vencimiento del documento. El sistema la calcula basado en la forma
de pago, formato de fecha DD/MM/AAAA
Pronto Pago: Fecha límite para obtener descuento por pronto pago. DD/MM/AAAA. Tiene tres
opciones de pronto pago.
Vendedor: Digitar el Código o Cedula del vendedor.
Facilitador: Digitar el Código o cedula del facilitador o segundo vendedor si lo tiene.
Por cuotas: Elegir si o no el pago es por cuotas.
Zona: Seleccionar desplegando la pestaña , la Zona.
Retente: Seleccionar desplegando la pestaña , el tipo de retención en la fuente si la
tiene.
RteICA: Seleccionar desplegando la pestaña , el tipo de Rete ICA si la tiene.
Para ingresar un pedido, en el campo Código debe digitar el código de la fuente o documento que
desea ingresar, si no lo recuerda puede dar Click en el botón de buscar que se encuentra al frente del
campo, aparece una lista con las fuentes que se pueden realizar por esta opción, de Doble-Click
sobre la fuente que desee o de un Click sobre la fuente y luego otro Click en el botón de aceptar, en el
campo siguiente al nombre de la fuente el cual no tiene nombre pero nosotros lo llamamos #
Documento aparece el consecutivo de la fuente que usted selecciono, si es el primer documento que
realiza en el sistema por defecto aparece el número uno, debe borrarlo y colocar el consecutivo en el
cual va su facturación, después de esto, el sistema seguirá manejando el consecutivo
automáticamente, en caso de que por cualquier motivo necesite aumentar el consecutivo lo puede
hacer siempre y cuando tenga permisos, pero debe tener en cuenta que el programa maneja el
los consecutivos, en el campo Fecha se digita la fecha en la cual se elabora el documento, por defecto
aparece la fecha actual, en el campo tercero se digita el Nit o el código alterno del tercero al cual se le
va a elaborar el documento, en caso de que no lo recuerde lo puede buscar dando Click el botón que
se encuentra al frente de este campo, si el tercero no esta creado lo puede crear con el botón que
indica Terceros que se encuentra al lado derecho de la ventana, el campo teléfono aparece
automáticamente con la creación del tercero, en el campo Centro de Costo seleccione el centro de
costo, en el campo Observaciones se digita cualquier observación que se desee hacer al documento, el
campo Anulado aparece marcado con una X si el documento por cualquier motivo lo anulan.
falta ingresar los artículos.
Los siguientes campos aparecen cuando se van a digitar los Artículos eligiendo el botón , se
desplegara la siguiente ventana.
Código: Digitar el Código del artículo o seleccionar con el botón . Puede digitarse
también la referencia.
Bodega: Digitar la bodega o Seleccionar desplegando la pestaña .
Cantidad: Digitar la cantidad de los artículos en el documento.
Valor: Digitar el valor unitario del Artículo, o en algunos casos el sistema lo trae
Automáticamente si se definió en la fuente.
IVA: Digitar el Porcentaje de IVA asociado al artículo. El sistema trae por defecto el
que tenga el artículo.
Dscto: Digitar el Porcentaje de descuento asociado al artículo.
Detalle Adicional: Digitar las Observaciones por línea, asociadas con el artículo.
Operario/vend: Digitar el operario o vendedor, o Seleccionar desplegando la pestaña .
Articulo: Descripción del articulo.
Existencia: Existencia actual del artículo digitado.
C.Costos: Digitar el centro de costos del articulo o Seleccionar desplegando la pestaña .
Vr.con IVA: Valor con IVA del articulo.
Disponible: Disponible del Articulo.
UND Compra: Seleccionar desplegando la pestaña , la unidad de compra.
Cant.und C: Digitar la cantidad equivalente en la unidad de compra.
Vr. Und.C: Digitar el valor de compra.
Click en el botón de buscar que se encuentra debajo del campo, en el campo Artículo aparece el

nombre del artículo, en el campo Existencia aparece la cantidad en existencia que tiene del artículo en
caso que maneje kardex, en el campo Pedido aparece el número del pedido al cual esta asociado el
artículo, en el campo Cantidad se digita la cantidad de artículos que se van a facturar, en el campo
valor aparece automáticamente el valor de dicho artículo si lo configuraron en el momento que se creo
el artículo, sin embargo, lo puede modificar, en el campo IVA se digita el porcentaje de IVA para el
artículo, en el campo Descuento se digita el porcentaje de descuento que se le va a dar al artículo, en
el campo Detalle Adicional puede digitar algún comentario acerca del artículo. Una vez digitada esta
información debe dar Click en el botón de grabar que se encuentra en la parte derecha de la ventana
(frente al campo de detalle adicional).

vez, realice los cambios que desee y luego debe volver a grabar.
documento a borrar o de un Click sobre este y luego Click en el botón de aceptar; Al aparecer el
documento en la ventana de Click en el botón de borrar. Si el sistema le muestra un mensaje
diciendo que no se puede borrar porque tiene información referenciada en otra tabla, debe revisar si el
documento ya fue incluido en un recibo de caja o un egreso (en este caso debe borrar primero los
documentos en los cuales se encuentra referenciado y luego proceder a borrar el documento que
inicialmente quiere borrar.
una X.
Para imprimir un documento almacenado anteriormente, Ej. Un documento de una semana anterior,
Los botones que se encuentran en la parte derecha de la ventana le sirven para crear información
necesaria para la realización de los documentos y dicha información no se encuentra disponible. Ej. Si
una factura tiene una forma de pago que no esta establecida, la puede crear sin necesidad de salirse
de la factura, simplemente de un Click en el botón que indica Formas de pago, este le mostrará la
ventana y luego debe crearla, después puede regresar a la ventana y se encontrará que al dar Click en
el campo Formas de Pago ya esta disponible la nueva forma de pago que usted creo. Así puede
hacer con los botones que indican Retención, Centros de Costo, y Terceros.
El botón con una letra S de color fucsia es para ver el saldo de la factura con el cual quedo almacenado
en contabilidad.
Si observa en al parte superior derecha de la ventana encontrará el siguiente recuadro:

Este le muestra los ítems que tuvo el documento con sus valores y sus respectivas cuentas contables,
es decir, esta es la manera como el documento afectó su contabilidad, si desea puede ampliar el
recuadro tomándolo de los bordes hasta que el cursor se coloque como una cruz igual que en Excel.
Los procesos anteriormente mencionados, son iguales para todos los documentos que se manejen por
esta ventana.
Al dar Click en el botón se despliega la siguiente ventana. Trae las preordenes

pendientes con el botón de Traer Registros, para la realización del documento de orden de compra, se
puede exportar toda la lista de Artículos que se encuentran matriculados en la Pre orden.

selección de artículos, eligiendo si son todos o no.
Tipo de Articulo: Seleccionar el Tipo de articulo si son todos, global o local, utilizado para filtrar
la selección de artículos.
Cual Precio: Digitar el precio que se va a asignar a determinado artículo o seleccionar
desplegando la pestaña , en esta opción se puede actualizar el precio del
artículo.
Asignar Pro. Uco: Al dar clic en el botón , asignara un Proveedor Único a los
artículos de la orden de compra. Pero tiene la opción de poner diferentes
proveedores a determinado artículo. Se podrá buscar con el botón

Orden: En esta opción podrá elegir como ordenar la pre orden.
4.10. Asientos Contables
4.10.1. Asientos

Esta ventana se utiliza para realizar varios procesos:
 Digitación de algunos movimientos como son ajustes contables, consignaciones, saldos iniciales de
contabilidad, etc.
 Revisar todos los documentos que tienen imputación contable automática que se realizan por otras
opciones del sistema. Ej. Si usted digita una factura por la opción de Facturas (explicada
anteriormente) nótese que en ningún momento usted le dijo que cuentas se iban a afectar en la
contabilidad, por esta opción usted puede llamar el mismo documento y le mostrará la misma
información pero las cuentas que afectó contablemente; el campo terceros donde el valor aparece
de color rojo debe de estar en cero, si no indica que el documento está descuadrado
contablemente, en este caso debe comunicarlo al contador.
 Por esta opción se pueden digitar todos los documentos que tenga el sistema configurado, pero
debe tener en cuenta que ningún documento le afectará el inventario y además usted debe decirle
las cuentas que se afectan en contabilidad directamente.
Para moverse dentro de esta ventana de campo en campo lo puede hacer con Tab, Enter o dando un
Click en cada campo.
Fuente: Seleccionar el Grupo desplegando la pestaña , Código de la fuente o

documento.
# Documento: Consecutivo del documento.
Fecha: Fecha en la cual se realizó el documento.
Beneficiario: Digitar el Nombre del beneficiario.
Cheque: Digitar el Número del cheque.
Concepto: Digitar el Concepto por el cual se elaboro el documento.
G: Indica si el documento ya fue generado o no.
A: Indica si el documento esta anulado o no.
Cuenta: Digitar el Número de la cuenta que va a recibir el movimiento.
C.Costo: Nombre del centro al cual pertenece el movimiento en caso de que la cuenta
maneje centros de costo.
Tercero: Nombre del tercero si la cuenta maneja terceros.
Débito: Valor en débito si es el caso.
Crédito: Valor en crédito si es el caso.
Detalle x Línea: Digitar el detalle por liena que desea el usuario
Ch: Digitar el numero del cheque.
Flujo de Caja: Seleccionar el Flujo de caja desplegando la pestaña .
4.11. CONCILIACIÓN BANCARIA
4.11.1. Extractos
Esta ventana se utiliza para realizar conciliaciones bancarias. Para moverse en esta ventana de
campo en campo lo puede hacer con la tecla tabulador, ENTER o dando Click en cada campo.
Banco: Seleccionar el Banco a conciliar desplegando la pestaña .

Período: Seleccionar Mes a conciliar desplegando la pestaña .
Tipo de Movimiento: Seleccionar el Tipo de movimiento desplegando la pestaña . En este caso
extracto bancario.
Tipo de Transacción: Seleccionar el Tipo de transacción registrada desplegando la pestaña .
Ej, consignación, cheque, etc.
Día: Elegir con el botón. El Día en el cual se realizó la transacción.
Cheque: Digitar el Número del cheque.
Valor Débito: Digitar el Valor del movimiento si es débito.
Valor Crédito: Digitar el Valor del movimiento si es crédito.
Para realizar la conciliación bancaria por el programa deben digitar todo el extracto del mes que desee
conciliar.
Para digitar el extracto, en el campo Banco seleccione el banco que desea conciliar, en el campo
Período seleccione el período que desea conciliar, en el campo Año seleccione el año al cual
corresponde el proceso, en el campo Tipo de Movimiento aparece automáticamente el tipo de
movimiento que en este caso es el extracto bancario, en el campo Tipo de Transacción seleccione la
transacción que aparece registrada en el extracto, en el campo Valor débito se digita el valor del
movimiento si corresponde a débito , si no déjelo en blanco y digite el valor en crédito. Luego de Click
en el botón de grabar y limpiar de la barra de manipulación de datos.
Para adicionar el resto de líneas del extracto debe repetir el proceso a partir del Campo Tipo de
Transacción.

A medida que va grabando cada una de las líneas del extracto, en la parte inferior de la ventana se
encuentra una ventana más pequeña llamada Extracto Actual, allí aparecen cada una de dichas
transacciones.
Para borrar una de esas líneas favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
4.11.2. Contabilidad
Una vez digitado todo el extracto, debe dar Click en la opción de Contabilidad la cual le mostrará en
la parte inferior otra ventana más pequeña en la cual se encuentra registrado todo el movimiento que
se realizó por contabilidad como es el caso de consignaciones, pagos efectuados con cheques, etc. Esta
información no se puede modificar.
4.11.3. Extracto/Contabilidad
Se realiza una comparación del extracto digitado con el movimiento digitado en contabilidad. Esta
información no se puede modificar.
4.11.4. Conciliación
Por último, debe dar Click en la opción de Conciliación y en el la barra de manipulación de datos dar
un Click en el botón que indica Generar, al hacerlo aparece una información detallada con los datos
pendientes ya sea del extracto o de contabilidad, normalmente no debe de aparecer nada pendiente
del extracto.

Si aparecen documentos pendientes del extracto puede ser:
 Faltan por digitar en contabilidad: En este caso debe ir a la opción que corresponda en el programa
y digitarlos.
 En el momento que realizaron los egresos o recibos de caja se olvido colocar el número del cheque,
en este caso debe buscar los documentos, agregarle el número del cheque, y volver a grabar con
el botón de la barra de manipulación de datos.
 Los números de cheques no son iguales: En este caso debe ir a corregir ya sea el extracto o el
documento en el cual aparece referenciado dicho cheque. Esto mismo puede suceder para los
valores.
Si aparecen pendientes de contabilidad puede ser que sean documentos posfechados, o consignados
en los últimos días y no aparecen en el extracto, por tanto continúan pendientes para el próximo mes.
4.12. ACTIVOS FIJOS
Fuente: Seleccionar la fuente desplegando la pestaña . Y el número del consecutivo

del activo fijo.
Observaciones: Digitar observaciones del activo fijo.
Axl: Valor de ajuste por inflación.
Depreciación: Valor de la depreciación.
Adiciones: Valor de adiciones.
Disminuciones: Valor disminuciones.
Axl depreciación: valor depreciación.
4.13. Explosión de Insumos
Esta ventana se utiliza para entrar los productos que se encuentran en proceso a producto terminado.
Recuerde que si alguno de los componentes del artículo no tiene existencias, dicho artículo no puede
ingresar a la lista de productos terminados.
Para moverse dentro de esta ventana de campo en campo lo puede hacer con la tecla tabulador, enter
o dando Click en cada campo.

C.Costo: Nombre del centro de costo.
Observaciones: Observaciones acerca de la orden.
Anulado: Indica si la orden esta anulada o no.
Los siguientes campos aparecen cuando se van a digitar los artículos en el documento:
Tipo: Tipo de artículo a pedir.

Código: Código del artículo que va a facturar.
Detalle: Descripción del artículo.
Cantidad: Cantidad de los artículos a facturar.
Valor: Valor del artículo a facturar.
Existencia: Cantidad de artículos que hay en existencia.
Para ingresar un pedido, en el campo Código debe digitar el código de la fuente o documento que
desea ingresar, si no lo recuerda puede dar Click en el botón de buscar que se encuentra al frente del
campo, aparece una lista con las fuentes que se pueden realizar por esta opción, de Doble-Click
sobre la fuente que desee o de un Click sobre la fuente y luego otro Click en el botón de aceptar, en el
campo siguiente al nombre de la fuente el cual no tiene nombre pero nosotros lo llamamos #

Documento aparece el consecutivo de la fuente que usted selecciono, si es el primer documento que
realiza en el sistema por defecto aparece el número uno, debe borrarlo y colocar el consecutivo en el
cual va su numeración, después de esto, el sistema seguirá manejando el consecutivo
automáticamente, en caso de que por cualquier motivo necesite aumentar el consecutivo lo puede
hacer siempre y cuando tenga permisos, pero debe tener en cuenta que el programa maneja el
los consecutivos, en el campo Fecha se digita la fecha en la cual se elabora el documento, por defecto
aparece la fecha actual, en el campo tercero se digita el nit o el código alterno del tercero al cual se le
va a elaborar el documento, en caso de que no lo recuerde lo puede buscar dando Click el botón que
se encuentra al frente de este campo, si el tercero no esta creado lo puede crear con el botón que
indica Terceros que se encuentra al lado derecho de la ventana, el campo teléfono aparece
automáticamente con la creación del tercero, en el campo Centro de Costo seleccione el centro de
costo al cual va a estar relacionado el pedido, en el campo Observaciones se digita cualquier
observación que se desee hacer al documento, el campo Anulado aparece marcado con una X si el
documento por cualquier motivo lo anulan.
falta ingresar los artículos. En el campo Tipo aparece por defecto el tipo del artículo, en este caso el
principal, en el campo código digite el código del artículo o si no lo recuerda puede dar Click en el
botón de buscar que se encuentra debajo del campo, en el campo Nombre aparece la descripción del
artículo, en el campo Cantidad se digita la cantidad de unidades que van a ingresar a producto
terminado, en el campo Valor se digita el valor del artículo, luego de Click en el botón de grabar.
Si desea adicionar más artículos a un documento, repita el proceso a partir de la digitación del código
del artículo.
Para borrar o modificar una línea favor remitirse a 2. 2. Generalidades.
una X.
Para imprimir un documento de un Click en el botón de imprimir que se encuentra en el lado derecho
de la ventana.
4.14. POS:
Esta ventana se utiliza para pagos de contado o crédito en puntos de venta o almacenes, tiene la
ventana de medios de pago y puede ir conectada a un monedero, para cajas de puntos de pagos.

Fuente: Seleccionar la fuente desplegando la pestaña .

Pre: Numero de prefijo de la factura, se parametrizar por fuentes o se puede escribir
en la factura que se esté haciendo en el momento.
Nro. Documento: Consecutivo de la fuente.
Cliente: Digitar el Nombre del cliente al cual se le registro el movimiento. O seleccionar
con el botón .
C.Costo: Digitar el Nombre del centro de costo.
Tercero: Digitar el tercero del movimiento.
Nit/Ced: Digitar el Nit o Cedula del tercero.
Dir/Obs: Digitar la dirección del tercero o las Observaciones del documento.
Retefte: Seleccionar la rete fuente del documento desplegando la pestaña .
Cajero: Nombre del usuario o cajero.
Anulado: Indica si la factura esta anulada o no.
Vendedor: Dar click en vendedor y elegir el vendedor.
Cod: Digitar el código del articulo. O seleccionar con el botón .

Artículo: Descripción del articulo.
Cant: Digitar la cantidad del articulo a facturar.
Dscto: Digitar el descuento del articulo.
Valor Unitario: Digitar el valor unitario del articulo a facturar.
Bodega: Seleccionar la bodega del articulo desplegando la pestaña .
Existencia: Existencia o cantidad del artículo en el inventario.
% iva: Digitar el porcentaje de IVA si no está configurado para cada artículo.
Lote: Digitar el lote del articulo.

4.14.1 MEDIOS DE PAGO POS:
Esta ventana proporciona los medios de pagos de pos, donde se digita el valor a pagar que medio va
utilizar si crédito, efectivo, tarjeta debito o crédito, Valera entre otros. Le proporcionara al usuario el
cambio.
4.14.1 VALERA POS:
En esta ventana encontraremos el cliente y la Valera que tiene relacionada, el número del vale, valor
del vale, el saldo que posee el cliente y el Nit del cliente.

4.15. PAGOS DE CONTADO
Esta ventana se utiliza para realizar pagos de contado o facturas que no han sido digitadas en el
sistema. También lo pueden utilizar para el manejo de la caja menor.

C.Costo: Centro de costo al cual pertenece el documento.
Banco: Cuenta contable de la cual sale o entra el dinero
Cheque: Número del cheque.
Beneficiario: Persona o entidad que se beneficia con el pago.
Concepto: Concepto por el cual se elabora el documento
Factura: Número de la factura a cancelar.
F. Vence: Fecha de vencimiento de la factura.
Fecha P.P.: Fecha de descuento por pronto pago.
% P.P.: Porcentaje de descuento por pronto plago.
Valor Inicial: Valor inicial de la factura.
Saldo: Saldo pendiente de la factura por cancelar.
Valor Pagado: Valor a cancelar de la factura.
Ret. Iva: Retención sobre el IVA
Rtfte: Retención en la fuente.
Descuento: Otro valor de descuento otorgado en el momento del pago.
Último Saldo: Último saldo de la factura.
Para elaborar un documento por esta opción, en el campo Código debe digitar el código de la fuente
(en este caso el de Recibos de Caja o Egresos) o si no lo recuerda puede dar Click en el botón de
buscar que se encuentra al frente del campo, aparece una lista con las fuentes que se pueden realizar
por esta opción, de Doble-Click sobre la fuente que desee o de un Click sobre la fuente y luego otro
Click en el botón de aceptar, en el campo siguiente a nombre de la fuente el cual no tiene nombre pero
nosotros lo llamamos # Documento aparece el consecutivo de la fuente que usted selecciono, si es el
primer documento que realiza en el sistema por defecto aparece el número uno, debe borrarlo y
colocar el consecutivo en el cual va su facturación, después de esto, el sistema seguirá manejando el
consecutivo automáticamente, en caso de que por cualquier motivo necesite aumentar el consecutivo
lo puede hacer siempre y cuando tenga permiso pero debe tener en cuenta que el programa maneja el
los consecutivos, en el campo Fecha se digita la fecha en la cual se va a elaborar el documento (por
defecto muestra la fecha actual), en el campo tercero se digita la cédula, el nit o el código alterno de la
empresa a al cual se le va a realizar el documento, en caso de que no lo recuerde lo puede buscar
dando Click el botón que se encuentra al frente de este campo, si el tercero no esta creado lo puede
crear con el botón que indica Terceros que se encuentra al lado derecho de la ventana, el campo
teléfono aparece automáticamente con la creación del tercero, en el campo Centro de Costo se
selecciona el centro al cual pertenece el documento, el campo Anulado aparece marcado con una X si
el documento por cualquier motivo lo anulan, en el campo Banco se selecciona el banco o la cuenta de
la cual sale el dinero o entra según el documento, en el campo Cheque se digita el número del cheque
con que se va a cancelar la factura, en el campo Beneficiario se digita el nombre del beneficiario, en el
campo Concepto se digita el concepto por el cual se elabora el documento, en el campo Retención en
la Fuente se selecciona el tipo de retención que se le va aplicar al documento en caso que la tenga, los
campos Vr. Retención, Vr. IVA, Vr. IVA Retenido aparecen automáticamente si el documento los
posee.
Después de haber seleccionado la retención debe dar un Click en el botón marcado con una letra A de
color Fucsia, al hacerlo le va a aparecer la siguiente ventana para la digitación de los artículos:
Click en el botón de buscar que se encuentra encima del campo, en el campo Artículo aparece el
nombre del artículo, en el campo Cantidad se digita la cantidad de artículos que se van a facturar, en
el campo valor se digita el valor del artículo, en el campo IVA se digita el porcentaje de IVA para el
artículo, en el campo Descuento se digita el porcentaje de descuento que se le coloco al artículo. Una
vez digitada esta información debe dar Click en el botón de grabar que se encuentra en la parte
derecha de la ventana (frente al campo descuento).
Una vez termine de digitar el documento en su totalidad, debe dar Click en el botón que indica Cerrar
Factura que se encuentra al lado derecho de la ventana, con esto garantiza que se causa la retención
sobre IVA y la retención en la fuente, además le da la opción para imprimir el documento como si
fuera un documento de Windows.

vez, realice los cambios que desee y luego debe volver a grabar. Si el documento ya fue cerrado no
puede modificar ningún campo de un artículo, debe borrar la línea, volverla a digitar y cerrar el
documento nuevamente.

documento a borrar o de un Click sobre este y luego Click en el botón de aceptar ; Al aparecer el
documento en la ventana de Click en el botón de borrar.
una X.
Para imprimir un documento almacenado anteriormente, Ej. Un documento de una semana anterior,
Si se desea incluir varios documentos a cancelar dentro del mismo recibo o egreso, de un Click en el
botón de facturas y repita el proceso nuevamente.
Para anular un recibo de caja debe llamarlo y luego debe dar Click en el botón Anular de la barra de
una X.
Para imprimir el documento, de un Click en el botón que indica imprimir que se encuentra al lado
derecho de la ventana y luego simplemente es como imprimir un documento de Windows.
COMO GENERAR E IMPRIMIR INFORMES

Barra de Manipulación de Informes
Expotar el informe a Excel, Word, Dbase, etc.
Ir a las opciones del informe.
Reducir el informe que está en pantalla.
Ampliar el informe que está en pantalla.
Imprimir el informe que está en pantalla.
Generar el informe por pantalla.
Salir.
Para obtener los listados, dentro de cada ventana puede dar Click en el botón de imprimir de la barra
de manipulación de datos, sin embargo en el Menú Procesar en la parte superior de la ventana (encima
de los iconos) se encuentra una opción llamada Informes en la cual se encuentran almacenados todos
los informes que presenta el sistema.
Esta es la manera como se encuentran agrupados los informes. Para obtener cualquier informe se
deben de seguir los siguientes pasos:

 De un Click en el grupo que desee (artículos, clientes, proveedores, etc.) y le aparecerá la
siguiente ventana :
 Luego aparecerá una ventana con todos los informes que se pueden obtener por ese grupo
 De un Click para seleccionar el informe que desea obtener.
 Luego debe de llenar los parámetros que el informe le esta pidiendo (Desde el grupo, hasta el
grupo, rango Artículos, orden, etc.). Estos parámetros son diferentes para cada informe.
 En la opción de la ventana por pantalla se puede observar el informe
Si el informe sale muy pequeño lo puede acercar dando Click en el botón de Zoom + de la barra de
manipulación de datos y viceversa con el Zoom -, si desea imprimir el informe de un Click en el botón
de Imprimir.

PROCEDIMIENTOS GENERALES
Debido a la facilidad de manejo del programa y a que muchos procesos se realizan de la misma
manera en diferentes opciones, se ha optado por definirlos a nivel general y en el momento en que
una ventana lo requiera debe dirigirse a esta opción. Los procedimientos más comunes son:
Anular un documento.
Para anular un documento simplemente de un Click en el botón de Anular de la barra de manipulación

de datos y automáticamente dentro de la ventana el campo que dice Anulado quedará marcado con
una X. Un documento una vez anulado pierde toda su validez y si desea restaurarlo debe borrarlo y
hacerlo nuevamente.
Borrar un documento.
Para borrar un documento de un Click en el botón de borrar de la barra de manipulación de datos, el

sistema le mostrará un mensaje “Desea borrar el registro” por favor debe de confirmarlo y una vez lo
haga queda totalmente borrado del sistema.
Si después de confirmar el anterior mensaje el sistema le muestra otro mensaje diciendo “El registro
no se pudo borrar porque tiene información referenciada en otra tabla” debe borrar primero la
información de las otras tablas en las cuales se encuentra referenciado el documento y luego repetir el
proceso nuevamente. Ej. Si desea borrar una Factura de venta y usted ya le elaboró un recibo de
caja, debe borrar primero el recibo de caja o la línea o registro que hace referencia a esta factura
dentro del recibo y luego si puede borrar la factura.
Borrar un registro
Para borrar un registro, de un Click en registro que desea y luego de Click en el botón de borrar del
menú de manipulación de datos. Si desea borrar varios registros que se encuentran almacenados
consecutivamente, de un Click en el primero y luego presione sobre el último registro a borrar las
teclas Shift + Click al mismo tiempo, de esta manera le quedará señalado el rango de registros a
borrar y luego de Click en el botón de borrar. Para borrar varios registros aleatoriamente presione
las teclas Control + Click al mismo tiempo sobre cada uno de los registros que desea borrar, de está
manera quedarán seleccionados y luego de Click en el botón de borrar.
Modificar un registro
Para modificar un registro, simplemente de Doble-Click sobre el registro al cual le va a realizar la

modificación, el registro se ubica en la parte superior como si lo estuviera digitando por primera vez,
realice los cambios que desee y luego debe volver a grabar.

Buscar un Tercero, un Cliente, un Proveedor, un Usuario
Cada vez que usted da Click en el botón con tres puntos indicando buscar, que se encuentra al frente
del campo NIT, Documento o Tercero según la ventana, le muestra una la lista de los terceros que se
encuentran matriculados en el sistema. Como esta lista tiene la opción para ver clientes, proveedores,
terceros, empleados, usuarios, de Click en la opción en la cual se encuentra matriculada la persona
que esta buscando. Ej. Si se encuentra en la ventana de Facturas y desea elaborar una factura a un
Proveedor, al dar Click en el botón de buscar le mostrará una lista con todos los clientes, de un Click
en el botón que indica proveedores y le mostrará todos los proveedores matriculados en el sistema,
luego de un Click en el proveedor que desee y luego Click en el botón de aceptar.
Si la persona que esta buscando se encuentra en una lista muy grande, en el campo Nombre puede
digitar las iniciales de la persona, o en el campo Nit los números iniciales del Nit o también en el
campo Código Alterno las iniciales del código alterno y el sistema automáticamente se va ubicando en
la persona con dichas iniciales.

Para buscar un documento anteriormente elaborado
Para buscar un documento anteriormente elaborado desde cualquier ventana por las cuales se digite
movimiento se realiza de la siguiente manera:
Debe dar Click en el botón con tres puntos que indica buscar, el cual se encuentra después del
campo en el cual aparece el número del documento, le mostrará una la lista con todos los
documentos que se encuentran matriculados en el sistema, luego debe dar Click en el documento que
esta buscando y luego dar Click en el botón de aceptar.
Como la lista puede ser muy grande, en la parte superior de la ventana encuentra los siguientes
campos: Fuente (en color rojo), Número, Beneficiario y Observaciones. Puede buscar por cualquiera de
estos conceptos simplemente digitando las iniciales en dicho campo o puede buscar por varios
conceptos simultáneamente, luego el sistema se va ubicando automáticamente en el documento con
dichas especificaciones. Ej. Si usted está buscando las Factura de Venta realizadas a Pedro Pérez,
en el campo Fuente debe digitar el código de la fuente (en este caso FV) y luego en el campo
Beneficiario las iniciales de la persona a quien fue realizada la factura (en este caso puede ser Ped) y
automáticamente el sistema se ubica en las facturas de venta cuyo beneficiario comienzan por Ped.
Recuerde que un documento lo debe buscar por la opción por la cual fue generado, de lo contrario no
le mostrará toda la información. La única opción por la cual se pueden observar todos los documentos
es por Asientos Contables a nivel contable.

Manual SAG

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Marisol Ruiz Sánchez

Manual – sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 1 de 122

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 2 de 122

MODULO ADMINISTRATIVO MODULO DE OPERACIÓN

OPCIONES UTILIDADES OPCIONES INFORMES UTILIDADES

SALDOS BALANCES Y SALDOS DE CUENTA CALCULADORA

Manual – sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 3 de 122

Grabar y Limpiar la ventana

Grabar y avanzar al siguiente registro

Manual – sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 4 de 122

Opciones del Informe.

Opciones del módulo para la administración del sistema.

Salir. Consultas Manuales.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 5 de 122

Opciones del módulo para la operación del sistema.

Saldos Contables. Balances y Saldos de cuentas.

Diferidos y Casaciones. Calculadora.

Artículos y Servicios. Libreta de Notas.

Traslados entre Bodegas.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 7 de 122

2.3. Entrada al Sistema

Descripción de los campos

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 8 de 122

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 9 de 122

3.1. DATOS DE LA EMPRESA

3.1.1. Datos Básicos

En esta carpeta se graban los datos de la empresa.

Descripción de los campos

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 10 de 122

3.1.2. Fechas de Pago

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 11 de 122

Alarmas por Email:

Datos Clientes POS por defecto:

Clase: Seleccionar la clase de cliente desplegando la pestaña .

Parámetros de Cuotas y Financiación:

Crear Ref en SAG-Starus: Seleccionar Si o No desea crear automáticamente la referencia en

Consecutivo Archivo CT:

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 15 de 122

3.2.1. Datos Básicos.

Información básica del usuario.

Descripción de los campos

Se asigna a usuarios topes máximos en fuentes de Orden de Compra.

Descripción de los campos

Fuente: Seleccionar la fuente deseada desplegando la pestaña .

3.2.2. Datos Usuarios

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 17 de 122

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 19 de 122

Usuario: Nombre del usuario. El sistema lo envía automáticamente.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 20 de 122

Para borrar una fuente ya asignada, favor remitirse a 2. 2. Generalidades.

3.2.5. Informe General

En esta ventana se encuentra el grupo de informes que se autorizara al usuario.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 21 de 122

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 22 de 122

Usuario: Nombre del usuario.

El botón asigna al usuario todos los reportes de la clase seleccionada.

El botón asigna al usuario el acceso a un reporte seleccionado.

El botón elimina un reporte seleccionado.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 23 de 122

Nuevo dato: Descripción del tipo de datos adicionar o modificar.

Manual – Sistema Administrativo y Gerencial SAG-XP 24 de 122

Descripción de los campos