PROCEDURE

Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un
processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions
d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :

 Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant.

 La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en
œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure (identification,
élaboration, diffusion, révision…).

Les qualités d’une procédure

1. UTILE pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels
applicables dans le cadre spécifique de l’organisme.
2. EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
3. COMPLÈTE en respectant la condition « nécessaire et suffisant ».
4. COMPATIBLE avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures, consignes…)
et les autres systèmes de management..
5. CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés.
6. CONTRÔLABLE dans sa mise en œuvre.

Le contenu d’une procédure (Qui, Quoi, Quand,

Comment)
Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins et
d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure.

Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et faire référence à COMMENT le faire (instruction
spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en
définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND).
Pour décrire ces aspects, le logigramme semble être la forme la plus adaptée et plus universellement
compréhensible.

L’utilisation du logigramme pour documenter les

procédures
Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement
simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en
explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines « règles » pour les
logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document.
Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se compliquer
la tâche avec les représentations « officielles ») :

 Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;

 Rectangle symbolise une action;
 Losange une question, une décision.
L’avantage du logigramme par rapport à d’autres formes telle que la Modélisation RAD (Role Activity
Diagram) (Figure 2.) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi chacun doit
observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient.
A l’inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n’observer que la colonne qui le concerne et enlève
ainsi tout l’intérêt de l’approche systémique induite par un système de management de la qualité et
permettant de renforcer l’implication des acteurs du système.