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1. OBJETIVO

Especificar los lineamientos y herramientas de control para la implementación, ejecución y control del
proceso de Planeación, Programación, Asignación y Ejecución de todas las actividades que estén
relacionadas con el mantenimiento del portafolio de activos del usuario o Cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en todos los servicios de operación y/o de mantenimiento donde
Confipetrol preste servicios de acuerdo a los lineamientos del Modelo de Gestión de Servicio (MGS),
aplicable a todo tipo de industria y portafolio de activos que se encuentren dentro del alcance.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

TÉRMINO DEFINICIÓN
Es la cantidad de trabajo que ha sido completamente preparado para ejecutarse
pero que aún no ha sido ejecutado. Es aquel que la planificación ha sido
Backlog Ready
completada y los materiales recibidos pero que está a la espera de ser
programado para ejecutar. Su unidad de medida es semanas.
Es la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido identificados,
pero que no han sido completados. Es la combinación de la cantidad de trabajo
Backlog Total o que ha sido totalmente planeada pero no está lista para ser programada (por falta
Planeado de materiales, por falta de herramientas especiales, por falta de personal
especialista, por disposición operativa, etc.) y el backlog ready. Su unidad de
medida es semanas.
Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado o Computerized
CMMS
Maintenance Management System por sus siglas en inglés.
Es la acción registrada en el CMMS propio o del Cliente, en la cual se reporta
Evento o Aviso cualquier anomalía o falla ocurrida en un equipo o sistema. Es el punto de partida
en el flujo de la OT, normalmente registrado por operaciones o producción.
h-H (horas- Siglas con que se identifica el número de horas producto del número de personas
Hombre) vinculadas a unas tareas de mantenimiento por la duración de estas actividades.
Healthy, Safety, Environment and Quality (en español Salud, seguridad, medio
HSEQ
ambiente y calidad).
IMC Ingeniería de Mantenimiento y Confiabilidad.
Parámetros que se miden para llevar un control de la gestión de mantenimiento
Indicadores de
(cumplimiento de la programación semanal, cumplimiento del plan anual de
mantenimiento
mantenimiento, backlog, % mantenimiento programado vs. no rpogramado, etc.).
Matriz de Herramienta utilizada para priorizar tareas de mantenimiento basada en la
Priorización de criticidad de los equipos y en las consecuencias del evento de falla o tarea de
Trabajos mantenimiento.
Es la matriz de asignación de responsabilidades de las labores a realizar:

R: Responsable (es la persona o grupo de personas encargadas de ejecutar el

trabajo).
Matriz RACI A: Autoriza (es la persona que aprueba la realización del trabajo o del pase de
documentación).
C: Consultado (asesora como realizar la tarea, no se limita a una sola persona).
I: Informado (personas que necesitan mantenerse informadas sobre la tarea o
proceso en cuestión).
Es la unidad de gestión más importante e indispensable en el proceso de
Orden de mantenimiento y el registro que soporta la historia de mantenimiento. Contiene
Mantenimiento o toda la información básica (“el que”, “como”, “recursos”, “quien”, “fechas de
Trabajo (OT) ejecución”, “parámetros de seguridad”, “costos estimados”, etc.) para la ejecución
completa de los trabajos de mantenimiento tanto proactivos como reactivos. De
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igual manera contiene la documentación técnica de lo realizado; tiempos y costos

reales de ejecución.
Planeación Conjunto de técnicas para conseguir la utilización óptima de los medios de
(Planning) producción que dispone una organización.
Planeación Proceso que consiste en formular, implementar y evaluar una planeación que
Estratégica permita a la organización alcanzar sus objetivos.
Proceso que está relacionado con la planeación rutinaria de las actividades de
Planeación a
mantenimiento proactivo y generados por las necesidades del campo, en un
Corto Plazo
periodo de hasta quince (15) días.
Proceso que consiste en formular, implementar y evaluar una planeación de los
Planeación a
mantenimientos proactivos de los activos, en un periodo de dos (2) años en
Largo Plazo
adelante.
Proceso que consiste en formular, implementar y evaluar una planeación de los
Planeación a
mantenimientos proactivos de los activos, en un periodo de tres (3) meses a un
Mediano Plazo
año. El resultado de esta planeación es el Plan Anual de Mantenimiento (PAM).
Programa de
Tareas de mantenimiento programado, que aparecen periódicamente con una
mantenimiento
frecuencia en horas o días ya establecidas según la necesidad de atención del
Preventivo
equipo, estas generan a su vez ordenes de trabajo para su ejecución.
(PM)
Subproceso del Proceso de MDD (Mantenimiento Día Día). Secuencia de
actividades que permite la asignación y la optimización de los recursos en las
Ordenes de Trabajo (OT´s). En este proceso se establece la fecha de ejecución
Programación
(FPI) en concordancia con el tiempo requerido y las fechas de requerimiento del
(Scheduling)
trabajo (FRP), optimiza la distribución de los recursos definidos en planeación,
sincroniza y pronostica los planes de mantenimiento con los trabajos por
condición identificados por el personal de operaciones y/o de mantenimiento.
En un proceso que consiste en elaborar, presentar y concertar con todos los
Programación
usuarios un cronograma de actividades de mantenimiento planeadas que se
Semanal de
esperan ejecutar en el espacio de una semana con todos los recursos disponibles
Mantenimiento
en ese periodo.
Rutina Estándar Las Rutinas Estándar de Mantenimiento son planes de trabajo que contienen toda
de la información necesaria para la completa ejecución de una tarea: procedimiento,
Mantenimiento recursos de mano de obra, materiales, repuestos y requerimientos especiales.
(REM) Aplican a trabajos de mantenimiento proactivo configurados en el CMMS.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Gerente de Negocios

Será informado de los acontecimientos importantes que ocurriesen durante el desarrollo de las
actividades asociadas al presente procedimiento y de los resultados obtenidos en el mes.

4.2. Líder de Servicio

Dar soporte ante cualquier problemática que apareciese durante el desarrollo de las actividades
asociadas al presente procedimiento. Será informado de los resultados obtenidos de acuerdo a la
frecuencia de programación establecida (usualmente semanal) y mensualmente.

4.3. Departamento de IMC Corporativo

Dar soporte ante alguna problemática relacionada con las actividades de P&P descritas en el presente
procedimiento. Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión corporativos relacionados al
proceso de P&P.
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4.4. Ingeniero de Mantenimiento y Confiabilidad IMC

Realizar la veeduría (observar, inspeccionar y controlar) del cumplimiento del Plan Anual de
Mantenimiento (PAM) y la definición y gestión de los repuestos críticos. Apoyar al Planificador en la
creación de los planes de mantenimiento y lista de repuestos críticos a equipos nuevos o a aquellos
que hayan sido modificados del diseño original, previa aplicación de la gestión del cambio.

4.5. Supervisor de Mantenimiento

Planear los trabajos de mantenimiento correctivo por emergencias o averías y asignar las demás
actividades de los diferentes tipos de mantenimiento que se realizan de manera programada. También
garantizar el cumplimiento de la programación semanal, de la ejecución de las actividades programadas
para que se cumplan dentro del alcance definido y con los controles establecidos de acuerdo al análisis
de los riesgos de la actividad y de los resultados de la ejecución de los mismos.

En un Servicio se pueden tener varios supervisores por la misma especialidad o de diferentes

especialidades o por distribución geográfica.

4.6. Planificador de Mantenimiento

Planificar y optimizar los recursos de personal, materiales, repuestos, información técnica,

procedimientos, análisis de los riesgos y herramientas a utilizar durante el ciclo de programación,
realizando la estimación del tiempo en cada uno de estos procesos.

4.7. Programador de Mantenimiento

Programar las órdenes de mantenimiento o trabajo de acuerdo a las prioridades y necesidades de

mantenimiento u operaciones, ajustando su intervención a las ventanas operacionales establecidas y
los planes de mantenimiento.

4.8. Personal Ejecutor de Mantenimiento

Responsable de la ejecución de los trabajos de mantenimiento, del registro de los formatos físicos en
campo para cada actividad realizada, de los formatos electrónicos que se implementen y de la
notificación en el CMMS propio o del Cliente. También serán responsables de informar ante la detección
de actividades que requieran una acción de mantenimiento a causa de desvíos que afectan o pueden
afectar la función del equipo o de las instalaciones.

4.9. Personal Operador

Responsable del aviso o reporte de los eventos observados en los equipos que requieren una
intervención del personal de mantenimiento, ya sean de emergencia o averías o desviaciones
verificables en campo que con el tiempo puedan afectar la función de los equipos que tienen a cargo.

4.10. Asistente de Planeación

En los Servicios donde se cuente con esta posición, será responsable de ejecutar y/o dar apoyo a las
actividades rutinarias relacionadas con la gestión de la planeación y programación de las actividades
de mantenimiento.

4.11. Digitador o data input

En los Servicios donde se cuente con esta posición, será responsable de ingresar al CMMS propio o
del Cliente la información desarrollada en físico por el personal ejecutor de mantenimiento, así como
en los formatos electrónicos implementados.
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4.12. Coordinador o líder HSEQ

Responsable de definir los recursos relacionados con su especialidad para la ejecución de los trabajos
(por ejemplo, equipos de protección personal, elementos para contención de derrames, normativa de
seguridad para trabajo con líneas energizadas, manejo de residuos, etc.) y la verificación de que se
cumplan al momento de ejecutarlos.

4.13. Cliente

En general, cualquier trabajador del Cliente que sea asignado para ser responsable, encargado,
consultado o informado de los procesos desarrollados bajo este procedimiento.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

 MS Office (Excel, Word, Power Point y Project).

 CMMS utilizado en el Servicio, sea propio o del Cliente.
 PC o laptop con acceso a los aplicativos requeridos.

6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Los aspectos de salud y seguridad significativos asociados con la tarea y la utilización de los elementos
de protección personal, son identificados en el permiso de trabajo y en el análisis de seguridad que se
incluye para la ejecución de la tarea.

El permiso de trabajo debe ser leído y entendido por los ejecutantes antes de empezar la labor, con el
fin de saber cuáles son los aspectos de salud y seguridad involucrados en la tarea y conocer los
controles de los riesgos asociados a la labor.

Los aspectos de salud y seguridad contemplados en el permiso de trabajo son de obligatorio

conocimiento y aplicación por el ejecutante de la tarea antes de iniciar la actividad, así como de las
evaluaciones de riesgos que puedan surgir en el análisis del permiso de trabajo.

7. ASPECTOS AMBIENTALES

Los residuos generados en la realización de las actividades del presente procedimiento deben ser
depositados en los respectivos recipientes identificados por colores y nombres de acuerdo con las
normas ambientales vigentes.

El reciclaje, manejo y desecho del papel, carpetas y objetos de almacenamiento magnético utilizado en
el desarrollo de las actividades del proceso seguirán el procedimiento de residuos sólidos establecido
en la compañía.

8. DESCRIPCIÓN

8.1. PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

La planeación estratégica en la organización está representada por el Modelo de Gestión del Servicio
MGS, el cual es una guía para diseñar las estrategias de Operación y Mantenimiento (O&M) de cada
Cliente, a partir de una etapa de diagnóstico (TAKE OVER) que permitirá realizar un análisis de los
riesgos que se tienen desde que inicia el contrato para luego trazar una plan estratégico de cómo se
van a abordar cada uno de ellos con la implementación de los procesos principales que establece el
modelo de acuerdo al alcance del contrato. Ver Figura 1.
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Figura 1 Estructura del Modelo de Gestión de Servicio (MGS) de la organización

8.2. PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO

Para la planificación a largo plazo, se deberá realizar una proyección de los mantenimientos mayores
(Overhaul) y Paradas de Planta Mayores, generalmente a dos (2) o tres (3) años, con el fin de presentar
al Cliente o usuario para que ellos con sus niveles gerenciales definan cuales de este tipo de
mantenimiento van a ejecutar y por consiguiente entrarán dentro de su presupuesto de mantenimiento.
Ver Figura 2.

8.3. PLANIFICACIÓN A MEDIANO PLAZO

En la planificación a mediano plazo, se deberá realizar las siguientes proyecciones y revisiones en los
periodos indicados a continuación. Ver Figura 2

8.3.1. Plan Anual de Mantenimiento (PAM)

Se deberá emitir una proyección de las rutinas de los mantenimientos que se requieren en los activos
por el periodo de un año, con el propósito de realizar una provisión de los repuestos, materiales y
recursos en general que se necesitan para el cumplimiento de la estrategia de mantenimiento y
garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los activos.

Este PAM se debe revisar semestralmente para permitir al usuario o Cliente realizar una estimación del
presupuesto de mantenimiento, y una preparación para afrontar la ejecución de las próximas rutinas de
mantenimiento para el siguiente año de manera anticipada.

8.3.2. Plan Trimestral de Mantenimiento (PTM)

Se deberá emitir una proyección de las rutinas de los mantenimientos que se requieren en los activos
trimestralmente, con el fin de identificar los repuestos, materiales y recursos en general que tienen
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mayor tiempo de espera y para asegurar los recursos de las actividades que se encuentran pendientes
por ejecutar.

Figura 2 Diagrama de flujo de funciones cruzadas de la Planificación a largo y mediano plazo

8.4. PLANIFICACIÓN A CORTO PLAZO

La planificación a corto plazo se deberá realizar en periodos mensuales con un seguimiento semanal.
Comprende desde la definición de los trabajos de mantenimiento a ejecutar durante el período de
programación hasta el análisis e interpretación de los indicadores de planeación de ese mismo. Ver
Figura 3.

8.4.1. Identificación de las necesidades de mantenimiento

La identificación de las necesidades de mantenimiento en los periodos definidos para el corto plazo se
realizará de la siguiente forma:

a) Semanalmente se deberá revisar la proyección mensual de las rutinas de mantenimiento

para visualizar las actividades proactivas (preventivas, predictivas e inspecciones) que se
requerirán realizar en este periodo y que serán incluidas dentro de las programaciones
semanales. Adicionalmente, esta proyección permitirá asegurar las facilidades (izaje y
transporte de carga, servicios especializados, etc.) que se necesitarán para el cumplimiento
de estas actividades.

b) Diariamente se deberá realizar una consulta de las solicitudes o requerimientos del Cliente
reportados en el CMMS, para identificar las actividades críticas, y todas las generadas por
especialidad o taller. Esto se hace a través del módulo de consulta del CMMS, haciendo
filtro por su correspondiente estado. Estas solicitudes o requerimientos son generados a
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causa de desvíos que afectan o podrían afectar la función del equipo o de las instalaciones,
a partir de la manifestación de un modo de falla, la identificación de una condición sub-
estándar, la necesidad de realizar mejoras en el diseño o en la eficiencia de los equipos y
los procesos productivos. Estas actividades podrían incluirse o no en el programa semanal
de mantenimiento, dependiendo de la criticidad del equipo, de las consecuencias del no
levantamiento de la observación y de si se cuenta con todos los recursos necesarios.

c) Semanalmente revisar el backlog de las órdenes de mantenimiento o trabajo que se han

venido planeando pero que por la falta de disponibilidad de algún recurso o por disposición
del Cliente no se han podido pasar a programación.

8.4.2. Priorización de las necesidades de mantenimiento identificadas

La priorización de las solicitudes de trabajo b y c del punto 8.4.1 permite determinar el tiempo de
respuesta para ejecutar la actividad, debido a que se jerarquizan los problemas desde los más
importantes ( sobre los que se debe trabajar primero teniendo en cuenta su impacto en las áreas
productivas de la operación) hasta cuales pueden tener cierta espera en el tiempo sin generar
algún tipo riesgo en las personas, medio ambiente, producción, equipos o procesos.

Para realizar esta actividad, se debe analizar la criticidad del equipo e identificar el nivel de afectación
con las siguientes alternativas:

1. Consultar al originador de la solicitud del trabajo (Operaciones o Mantenimiento) y/o visitar

el sitio donde se encuentra el equipo con fin de hacer un diagnóstico del evento que
requiere respuesta, si es necesario una atención inmediata o planeada.

Como la Prioridad está directamente relacionada con la criticidad del equipo, se requerirá
efectuar un análisis o evaluación previa de Riesgo (cuales serían las consecuencias por la
no intervención desde el punto de vista de Seguridad, Medio Ambiente, Calidad,
Producción y Costo u otro parámetro definido vs. la probabilidad de que ocurra una falla del
equipo).

2. En caso que se tenga establecido o implementado en el CMMS o bajo un procedimiento

una matriz de priorización de actividades, que permite clasificar con un código de prioridad
las solicitudes de trabajo, se ordenarán de acuerdo a este código de menor a mayor y luego
se procederá a realizar su planificación.

8.4.3. Planificación del trabajo

Durante el proceso de Planificación de las actividades del punto 8.4.1 (ítems b y c) es imprescindible
realizar las tareas indicadas a continuación, involucrando al personal de operaciones, mantenimiento e
ingeniería de mantenimiento durante el proceso:

a) Definir el alcance de los trabajos a realizar según las solicitudes de trabajo generadas.

b) Crear la Orden de Mantenimiento o Trabajo mediante la aprobación de la Solicitud de Trabajo,

pero antes de realizar esto, se debe buscar si con anterioridad se han creado solicitudes al mismo
equipo o con alcances similares, con el fin de evitar la generación de duplicados.

c) Realizar una visita en campo para revisar las condiciones del equipo y el área de trabajo teniendo
en cuenta:

 Las restricciones físicas tales como acceso al área, requerimientos para remover el
equipo, espacios para dispositivos de levantamiento, proximidad de otros trabajos o
que potencialmente se realizaran al mismo tiempo.
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 El entorno del área de trabajo como nivel de humedad, temperatura, trabajos en altura
o profundidad, productos químicos, etc.

 Identificar aspectos de seguridad y los requerimientos de los tipos de permisos a

necesitar (Trabajo en caliente o a llama abierta, espacio confinado, etc.), de equipos
de protección personal adicionales a los básicos, ventilación, arneses para trabajo en
alturas, equipos de monitoreo y personal extra de seguridad.

 Tomar registro fotográfico con anotaciones sobre cualquier aspecto que se considere
que pueda ayudar al plan de trabajo.

 Relevamiento de diagramas y esquemas.

d) Identificar recursos necesarios: personal, repuestos, herramientas e instrumentos, subcontratos

y equipos que son necesarios para la ejecución de las tareas.

e) Estimar cuanto tiempo demanda la ejecución de las tareas (h-H necesarias u h-H Plan, según
corresponda), en función de experiencia, notificados en el CMMS o en historial de planificaciones
anteriores, así como la fecha probable de ejecución (por oportunidad según proyección de planes
de mantenimiento o cuando se hayan asegurado todos los recursos necesarios).

f) Identificar riesgos y otros detalles de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente en los
procesos.

g) Definir documentos específicos a utilizar (procedimientos operativos y/o de mantenimiento,

instrucciones, manuales, especificaciones técnicas, normas, permisos de trabajo, habilitaciones
requeridas, planillas de referencia, documentos de medición, protocolos de recepción y entrega,
y otros).

h) Estimar costos de los recursos identificados.

i) Verificar que se cuenta con todos los recursos definidos como necesarios para ejecutar el trabajo
o si hubo algún cambio en la prioridad del trabajo, realizando los ajustes necesarios según sea
el caso.

j) Es caso que no se tenga un completo conocimiento del trabajo a realizar, se consultará al

supervisor o al técnico especialista para la preparación del procedimiento, la definición de los
recursos de mano de obra y repuestos y la estimación de la duración del trabajo, con el fin de
garantizar óptimos resultados durante la ejecución de las tareas; de no contarse con el
especialista, se consultara al área corporativa de IMC para recibir la asesoría.

k) Realizar el pedido de materiales y servicios de acuerdo a la priorización de las solicitudes de

trabajo. Si existe la necesidad de adquirir repuestos y/o materiales que no están disponibles en
el almacén, se deberá proceder a la elaboración de la requisición de materiales y/o repuestos en
el CMMS, de acuerdo al proceso de pedido direccionado por el departamento de logística del
usuario o Cliente. Posterior a la elaboración de las requisiciones de materiales y/o repuestos, se
deberán tener en seguimiento. Una vez realizado lo anterior se deberá cambiar el estado de la
orden de trabajo a orden pendiente por materiales, según sea el caso.

Si no es necesaria la adquisición de repuestos y/o materiales por encontrarse disponibles,

estos son reservados del almacén.

l) Almacenar la planificación realizada como guía disponible para futuras intervenciones similares.

m) Cambiar el estado de la orden de mantenimiento o trabajo, de acuerdo al flujo establecido para

la gestión del mantenimiento en el CMMS, para identificar que ya se encuentra en estado
planeada.
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n) Verificar si los recursos de las Órdenes de Mantenimiento o Trabajo que fueron identificadas en
el numeral 8.4.1 se encuentran disponibles para poder pasar a Programación.

Figura 3 Diagrama de flujo de funciones cruzadas de la Planificación a corto plazo

8.5. PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO

Con la Planificación completa de las actividades de mantenimiento, en donde se determinaron recursos

y se estimaron las fechas probables de intervención, se procede a realizar la programación de dichos
trabajos. Este consiste en distribuir de forma anticipada los recursos disponibles y definir la fecha de
ejecución de cada actividad en función de las necesidades identificadas, planificadas y priorizadas.

El Programador tiene una serie de órdenes de trabajo (incluyendo las del Backlog Ready) cuyas
actividades correctivas o preventivas tienen una prioridad estimada en la solicitud de mantenimiento,
asignada por su autor y revisada y/o modificada por el Planificador.

El Programador es el responsable de asignar la prioridad definitiva a todos los trabajos en función de

los reportes de operación diarios, de las necesidades de producción y de la disponibilidad operativa
futura del equipo o instalación a intervenir.

8.5.1. Generación Programa Preliminar de Mantenimiento (Días 1 y 2 de la semana)

Para generar el Programa Preliminar de Mantenimiento Semanal, se deberá elaborar en los dos
primeros días de la semana previa al programa semanal una lista de las órdenes de mantenimiento o
de trabajo planeadas y ordenadas según las prioridades establecidas (comenzando con las de alta
prioridad). Para iniciar esta lista se deberá tomar como base el plan de mantenimiento preventivo,
predictivo e inspecciones que ha sido proyectado en el periodo de programación (semanal) y luego
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completarlo con las órdenes de trabajo correctivas y las pendientes por programar (Backlog Ready).
Para esta actividad se deberá usar el formato del ANEXO 1.

Luego de elaborado el listado, se deberá verificar con operaciones la disponibilidad de los equipos para
definir el Programa Preliminar de Mantenimiento (completar formato ANEXO 1) y por medio de una
reunión establecida en un día de la semana, validar este Programa con los supervisores y/o gestores
y/o jefes o gerentes de mantenimiento del Cliente y/o de la organización. Esta reunión deberá realizarse
en el segundo día de la semana previa al programa semanal.

Figura 4 Diagrama de flujo de funciones cruzadas de la generación del Programa Preliminar de

Mantenimiento

8.5.2. Consolidación del Programa de Mantenimiento Semanal (Días 3, 4 y 5 de la semana)

El Programa de Mantenimiento Semanal definitivo que se va a lanzar para la ejecución de los trabajos
de mantenimiento que requieren los activos para garantizar su disponibilidad y confiabilidad, se
consolidará con la concertación del Programa Preliminar de Mantenimiento con los supervisores y/o
Jefes o Gerentes de Producción u Operaciones; “Una programación aprobada es un contrato entre
Operaciones y Mantenimiento”. La presentación de la programación semanal se deberá realizar
mediante el formato incluido en el ANEXO 1.

8.5.2.1. Reunión de programación semanal (Día 3 de la semana)

Este es un tipo de espacio que se realiza con todos los sectores que participaran en alguna de
las actividades incluidas en el Programa Preliminar de Mantenimiento y su objetivo es acordar
con el área Producción u Operaciones, la disponibilidad de los activos que se necesitan
intervenir para la ejecución de su mantenimiento programado, mediante la discusión de las
prioridades, la disponibilidad de los recursos especiales o de otras áreas y los riesgos de cada
actividad.

Es recomendable que esta reunión se esté realizando en el tercer día de la semana previa al
programa semanal, para tener el tiempo suficiente de ejecutar los cambios que salgan de esta
reunión y poder realizar la planeación o los ajustes de la planeación de las actividades incluidas
en la reunión con el tiempo suficiente.
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Es fundamental que en estas reuniones exista una buena comunicación con todas las áreas,
para que queden definidas y comprendidas todas las actividades programadas.

Los temas que se recomiendan desarrollar en esta reunión son los siguientes:

1. Presentar indicadores de desempeño del programa semanal anterior (indicadores

incluidos en el ANEXO 2).

2. Presentar Programa Semanal para aprobación (presentar en el formato del ANEXO 1,

en caso que el usuario final exija la presentación en un formato diferente al definido en
el presente procedimiento, se deberá adjuntar este junto con el formato del ANEXO 1).

3. Validar recursos externos para ejecución del programa semanal.

Luego de la reunión de programación semanal con Producción u Operaciones, se presentan algunos

cambios que requieren ajustes al Programa de Mantenimiento, de acuerdo a las observaciones
generadas de esta concertación como la reprogramación, inclusión o eliminación de trabajos para
cumplir con las proyecciones de producción.

Figura 5 Diagrama de flujo de funciones cruzadas de la consolidación de la programación semanal

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8.5.2.2. Balance de los Recursos (Día 4 de la semana)

Ajustado el Programa de Mantenimiento Semanal durante el tercer y cuarto día de la semana,

previo al programa semanal, se deberá proceder al Balance de los Recursos en el cuarto día
de la semana, el cual consiste en distribuir y nivelar las horas-Hombre disponibles en la semana
por especialidad con respecto a las horas-Hombre que se requieren emplear de acuerdo al
Programa de Mantenimiento Semanal consolidado y aprobado.

Para realizar el Balance de recursos del personal se deberá tener en cuenta:

 Cantidad de personal disponible y turnos de trabajo (horas de trabajo disponibles).

 Actividades extra-laborales: entrenamientos, vacaciones, estudios de confiabilidad y

charlas de seguridad.

 Proporción de las horas-Hombre disponibles que se utilizarán para la ejecución del

Programa aprobado. Se recomienda que el porcentaje que se programe del recurso
disponible sea del 95%.

8.5.3. Oficialización del Programa de Mantenimiento Semanal (Día 5 de la semana)

Después que se haya elaborado el Programa de Mantenimiento Semanal definitivo y se haya realizado
el balance de los recursos, se deberá oficializar la entrega del Programa de Mantenimiento Semanal a
las parte interesadas por medio de correo electrónico, en el día quinto de la semana previa al programa
semanal.

Por último, el Cliente o el Programador de la organización o a quien se designe, será el encargado de

aprobar las órdenes de trabajo en el CMMS (nuestro o del Cliente), para que se impriman y envíen a
los Supervisores de Mantenimiento responsables de asignar cada orden de trabajo.

8.5.3.1. Organización Paquetes de Trabajo

Para asegurar que la ejecución de las actividades consignadas en el Programa de

Mantenimiento Semanal se hagan de una manera eficiente y efectiva, todos los trabajos se
deberían organizar y entregar en Paquetes de Trabajo a los respectivos supervisores. Estos
paquetes como mínimo deberán contener lo siguiente:

 Orden de Trabajo impresa.

 Formato Lista de Materiales firmado.

 Códigos de los Procedimientos de trabajo que se necesitan adjuntar si corresponden a

trabajos rutinarios o impreso si fue elaborado por ser una tarea específica.

 Planos As-Built, Formatos de Calibración, Formatos de metrología, diagramas

unifilares, etc.

El Programador será responsable de realizar el control del programa de mantenimiento y reportar al

cierre del mismo los resultados obtenidos, incluyendo los indicadores de gestión correspondientes.
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8.6. ASIGNACIÓN ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

Con el Programa de Mantenimiento elaborado y difundido, se deberá continuar con la Asignación de

las tareas a cada puesto de trabajo, en este proceso se determinará quienes ejecutarán las actividades
de cada trabajo programado. Ver Figura 6.

El responsable de asignar el trabajo al Personal Ejecutor de Mantenimiento es el Supervisor de

Mantenimiento de cada especialidad, para esto deberá tener en cuenta la competencia y experiencia
del personal que componen cada uno de los puestos de trabajo.

El objetivo es que el 100% de la mano de obra disponible tenga las actividades diarias básicas
programadas y evitar de esta manera que quede mano de obra ociosa. La asignación de cada Orden
de Mantenimiento o Trabajo deberá ser comunicada a cada uno de los puestos de trabajo con la
máxima anticipación posible.

Con el programa de actividades de mantenimiento completo y las órdenes de trabajo generadas, el

Supervisor de Mantenimiento junto con el personal asignado a cada trabajo deberá verificar que se
cuenta con todos los recursos y documentación necesaria para la ejecución. Entre los puntos a
desarrollar se tienen los indicados a continuación:

 Afinar coordinación con otras áreas o especialidades si hay participación de otro puesto
de trabajo, por ejemplo para liberar eléctricamente un equipo o instalación.

 Validar procedimientos, protocolos de recepción y entrega, planillas de ensayos o

inspecciones, parámetros de referencia o configuración, instructivos de trabajo,
certificados de habilitación para trabajos especiales (altura, espacio confinado, etc.), libro
de inhibiciones y otra documentación según corresponda a la tarea a desarrollar.

 Verificar que se cuenta con materiales y repuestos de stock, los detallados en la hoja de
Ruta y aquellos que potencialmente sean necesarios reemplazar por inspección durante
la intervención.

 Asegurar que los servicios externos necesarios cuenten con la documentación

correspondiente para su participación en el trabajo requerido.

 Revisar que se cuenta o se contará con herramientas y equipos especiales antes del inicio
del trabajo, así como con los materiales y repuestos adquiridos directamente
(requisiciones no stock).

En los casos en que el Supervisor de Mantenimiento no cuente con alguno de los recursos necesarios
para la ejecución del trabajo, se deberá reprogramar e incluirlo en un futuro programa de mantenimiento
cuando los recursos se hayan completado.

Entre casos probables, de lo indicado en el párrafo anterior, se tienen materiales no disponibles en

stock (se utilizaron para un trabajo de mayor prioridad luego de la verificación del Programador,
deteriorados por mal almacenamiento, etc.) o a través de una orden de pedido directo (no llegará en la
fecha acordada por problemas de transporte, por retraso en entrega de fábrica, etc.), de un servicio de
terceros previo no concluido (no se podrá ingresar en la fecha hasta que no se entregue este servicio,
por ejemplo repuestos reparados, construcción de cimientos o desmontaje de instalaciones), de un
servicio externo no disponible (por problemas en transporte de personal del extranjero o de otro punto
del país, por retraso en llegada de equipos especiales, etc.) o de algún puesto de trabajo no disponible
(por problemas personales o de salud) u otra causa.
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8.7. EJECUCIÓN ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

El proceso de ejecución permite llevar a cabo el trabajo de mantenimiento planeado y programado

siguiendo los procedimientos operativos y de mantenimientos correspondientes y aplicables en cada
sitio de trabajo. Ver Figura 6.

Una vez asignada la Orden al puesto de trabajo con el detalle de las actividades a realizar, antes de la
ejecución se deberá proceder a desarrollar lo indicado a continuación (algunas labores se podrían
realizar el mismo día de la ejecución de la orden de trabajo y otras en días previos):

 Preparar las herramientas e instrumentos.

 Tener a la mano los procedimientos, protocolos de recepción y entrega, planillas de

ensayos o inspecciones, parámetros de referencia o configuración, instructivos de trabajo,
certificados de habilitación para trabajos especiales (altura, espacio confinado, etc.), libro
de inhibiciones u otra documentación.

 Retirar repuestos y materiales del almacén o aquellos adquiridos a través de una orden de
pedido directo, o los repuestos reparados por un servicio de terceros u otros.

 Gestionar firmas de Permiso de Trabajo, de Bloqueo y Etiquetado, de Evaluación y Análisis

de Riesgos, de Liberación de Áreas u otra documentación.

 Si fuera necesario, coordinar con operaciones la detención del equipo, con otro puesto de
trabajo o con los servicios externos contratados.

Si el Personal Ejecutor no pudo obtener todo lo necesario para la ejecución del trabajo, deberá informar
al Supervisor de Mantenimiento y el trabajo se reprogramará una vez que se solucione el inconveniente
surgido.
Luego de la ejecución, el Personal Ejecutor de Mantenimiento deberá verificar que el trabajo se pudo
terminar tal como estaba planificado; en caso contrario, deberá informar al Supervisor de Mantenimiento
y se reprogramará la orden de trabajo si correspondiese.

Al finalizar el trabajo se procederá a:

 Realizar las labores de orden y limpieza en la zona donde se ejecutó el trabajo.

 Efectuar el cierre de los permisos de trabajo, bloqueo y etiquetado u otra documentación.

 Devolver el material sobrante al Almacén, validando que quede registrado en la orden de

trabajo y retornar las herramientas e instrumentos que correspondan.

 Completar los campos indicados en la orden de trabajo impresa.

 Notificar en el CMMS el trabajo realizado y los datos que se requiriesen (horas-Hombre,

cantidad de personas, etc.). En algunos casos se tendrá un personal Data Input que se
encargará de realizar esta labor de notificación.

 Entregar la orden de trabajo en físico al Supervisor de Mantenimiento para su revisión.

El Supervisor de Mantenimiento revisará todos los campos del aviso, de la Orden de Mantenimiento o
Trabajo y de la documentación adjunta para dar el cierre por medio de su aprobación (firmada), luego
entrega los documentos al Programador o al Data Input según corresponda para ejecutar el cierre
técnico de los avisos, documentos de medición y órdenes de trabajo aprobadas por el Supervisor de
Mantenimiento. Luego se almacenará la documentación según procedimientos vigentes. Si el Cliente
es propietario del CMMS y por Contrato debemos registrar la información, esta deberá ser ingresada
bajo los procedimientos y metodología que se haya establecido en el Contrato. Si no fuéramos
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responsables del cierre técnico de las OT’s en el CMMS del Cliente, debemos entregar las OT’s en
físico, una vez revisadas por el Supervisor de Mantenimiento, a quien haya asignado el Cliente para tal
fin.

Desde el grupo de Mantenimiento NUNCA se debe hacer el cierre comercial de una orden de trabajo.

Figura 6 Diagrama de flujo de funciones cruzadas de la Asignación y Ejecución

8.8. MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS INDICADORES DE MEDIO

Para el seguimiento y control del Programa de Mantenimiento Semanal y del Proceso de Planeación y
Programación, se deberán documentar los formatos de los ANEXOS 1, 2 y 3 con la información de la
ejecución del programa semanal aprobado, como son las horas reales en cada actividad programada,
el número de personas, las horas-Hombre totales, las actividades no programadas, entre otros; con el
propósito de calcular los indicadores de desempeño del programa, los indicadores de desempeño
corporativos definidos y los indicadores que el Cliente haya designado. De los KPI´s corporativos que
corresponden al proceso se listan a continuación, Ver Figura 7:

 Cumplimiento Mantenimiento Preventivo: mide el porcentaje de las órdenes de

mantenimiento preventivo que fueron ejecutadas con respecto a las órdenes preventivas
programadas durante un mes.

Meta ≥ 98%
∑ 𝑶𝑻 𝒑𝒓𝒆𝒗𝒆𝒏𝒕𝒊𝒗𝒂𝒔 𝒓𝒆𝒂𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒔𝒆𝒈ú𝒏 𝒑𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒄𝒊ó𝒏
∑ 𝑶𝑻 𝒑𝒓𝒆𝒗𝒆𝒏𝒕𝒊𝒗𝒂𝒔 𝒑𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒅𝒂𝒔
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 Programado vs No programado: mide la proporción de las horas-hombre programadas

ejecutadas que fueron reportadas con respecto al total de las horas-hombre reportadas por
mantenimiento durante un mes.

Meta ≥ 80%

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯 𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝑷𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒅𝒐 𝑬𝒋𝒆𝒄𝒖𝒕𝒂𝒅𝒐 𝒚 𝑵𝒐𝒕𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝒆𝒔 𝑬𝒋𝒆𝒄𝒖𝒕𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒚 𝑵𝒐𝒕𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒅𝒆 𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐

 Productividad: estima el porcentaje de horas-hombre efectivas que fueron utilizadas en la

ejecución de la tarea con respecto al total de las horas-hombre reportadas de la actividad.
Se utiliza para controlar los tiempos improductivos y buscar estrategias para reducirlos, con
el propósito de optimizar el recurso humano.

40% ≤ Meta ≤ 70%

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯 𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝑬𝒇𝒆𝒄𝒕𝒊𝒗𝒂𝒔 𝒐 𝒅𝒆 𝑻𝒓𝒂𝒃𝒂𝒋𝒐 𝑫𝒊𝒓𝒆𝒄𝒕𝒐

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝒆𝒔 𝑬𝒋𝒆𝒄𝒖𝒕𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒚 𝑵𝒐𝒕𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒅𝒆 𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐

 Cumplimiento de las ordenes de trabajo: mide el porcentaje de las ordenes de trabajo

que fueron realizadas de todas las que fueron programadas en un periodo de medición,
generalmente semanal y mensual. Esto se realiza para medir la eficiencia para planear y
programar las actividades de mantenimiento.

Meta ≥ 95%

∑ 𝑶𝑻 𝑹𝒆𝒂𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒂𝒔 𝒔𝒆𝒈ú𝒏 𝒍𝒂 𝒑𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒄𝒊ó𝒏

∑ 𝑶𝑻 𝑷𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒅𝒂𝒔

 Backlog: estima el número de semanas que se necesitarían para ejecutar la cantidad de

trabajo que está pendiente, con el recurso en promedio que se tiene disponible. Este KPI
se utiliza para verificar si el recurso que se tiene disponible es suficiente para realizar las
actividades de mantenimiento que se generan sobre los equipos y/o controlar que la
cantidad de trabajo no sobrepase la capacidad del recurso disponible.

2 Semanas ≤ Meta ≤ 4 Semanas

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯 𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝒑𝒂𝒓𝒂 𝑬𝒋𝒆𝒄𝒖𝒕𝒂𝒓 𝑻𝒓𝒂𝒃𝒂𝒋𝒐𝒔 𝑷𝒆𝒏𝒅𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆𝒔

∑ 𝑯𝒐𝒓𝒂𝒔 − 𝑯𝒐𝒎𝒃𝒓𝒆 𝑫𝒊𝒔𝒑𝒐𝒏𝒊𝒃𝒍𝒆𝒔 𝒑𝒐𝒓 𝑺𝒆𝒎𝒂𝒏𝒂

La medición y presentación de los resultados de los indicadores corporativos deberán ser presentadas
los diez (10) primeros días de cada mes en el formato del ANEXO 3.

Figura 7 Diagrama de flujo de funciones cruzadas del seguimiento y control del programa semanal
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8.9. MEJORAMIENTO CONTINUO DEL PROCESO

La notificación y cierre de las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento deberán ser controladas por el
Planeador y Programador y deberán tener una comunicación permanente con los supervisores de
mantenimiento y técnicos de mantenimiento, con el propósito de recibir la retroalimentación sobre el
éxito y/o dificultades presentadas en la ejecución de los trabajos, lo cual le permitirá con esta
información ajustar los tiempos de ejecución y corregir las desviaciones presentadas a causa de las
fallas en la planeación y/o programación de los trabajos de mantenimiento.

Así mismo, el supervisor y/o técnico deberá reportar al planeador y consignar por escrito las
oportunidades de mejora o desviaciones que se identifiquen durante la ejecución de los trabajos, para
que se tengan en cuenta para los próximos trabajos que se programen. Es recomendable que se lleve
una base de datos o se reporte en el CMMS este tipo de necesidades para que el Planeador pueda
asegurar el tratamiento de las mismas.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Palmer, R (2010). Maintenance Planning and Scheduling Handbook. Second Edition. Mc Graw
Hill.

10. ANEXOS

 O&M-IMC6-F-7 FORMATO PROGRAMA SEMANAL MANTENIMIENTO

 O&M-IMC6-F-8 FORMATO RESUMEN PROGRAMA SEMANAL MANTENIMIENTO
 O&M-IMC6-F-9 FORMATO KPI MENSUALES

11. REGISTRO DE APROBACION

Fecha Fecha de Fecha de

Elaboró Revisó Aprobó Custodio
Elaboración Revisión Aprobación

Líder del
18/02/19 21/02/19 20/05/19
Proceso

A. López I. Manrique D. Sandoval