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ANNEXE H

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

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1.1. INTRODUCTION ........................................................................................................ 4

1.2. PRINCIPES FONDAMENTAUX APPLICABLES DANS LE CADRE DE LA


GESTION DES APPROVISIONNEMENTS .............................................................. 4

1.2.1. STRATEGIE DE SELECTION ...................................................................... 5

1.2.2. LISTES DE FOURNISSEURS ....................................................................... 5

1.2.3. PLANIFICATION ET ÉTAT DES RÉQUISITIONS .................................... 6

1.2.4. ENGAGEMENTS DE CONFIDENTIALITÉ ................................................ 6

1.3. DEMANDE DE DEROGATION EN RELATION AVEC LES


APPROVISIONNEMENTS ......................................................................................... 6

1.4. BIENS LIVRABLES .................................................................................................... 6

2. CONDITIONS D’ACHAT DES EQUIPEMENTS ET MATERIELS ........................ 6

2.1. POLITIQUE EN MATIERE D’ACHATS ................................................................... 6

2.2. EQUIPEMENT FOURNI PAR LE PROPRIETAIRE ................................................. 7

2.3. APPEL D’OFFRES ...................................................................................................... 7

2.4. MATERIELS EN VRAC/EN GROS............................................................................ 7

2.5. EXPORTATIONS, IMPORTATIONS ET EXONERATIONS DE DROITS


DOUANIERS ............................................................................................................... 7

2.6. RAPPORTS RELATIFS AUX APPROVISIONNEMENTS ....................................... 8

2.7. CONDITIONS RELATIVES AUX PIECES DETACHEES ....................................... 9

2.8. CONDITIONS RELATIVES A L’EXPEDITION ..................................................... 10

2.8.1. OBJET ........................................................................................................... 10

2.8.2. RESPONSABILITE ...................................................................................... 10

2.8.3. LIGNES DIRECTRICES .............................................................................. 10

2.9. CONDITIONS RELATIVES AUX INSPECTIONS ................................................. 11

2.9.1. OBJET ........................................................................................................... 11

2.9.2. RESPONSABILITE ...................................................................................... 12

2.9.3. LIGNES DIRECTRICES .............................................................................. 12

2.9.4. COMMANDES EN SOUS-TRAITANCE ................................................... 14

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2.9.5. RAPPORTS D’INSPECTION, REJETS ET RENONCIATIONS ............... 14

2.9.6. STATUT DES INSPECTIONS..................................................................... 17

2.10. GESTION DU FRET .................................................................................................. 17

3. CONDITIONS APPLICABLES AU RECOURS A DES SOUS-TRAITANTS ....... 17

4. PIECE JOINTE 001 – LISTE D’EQUIPEMENTS FOURNIS PAR LE CLIENT ... 18

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1.1. INTRODUCTION

Le MAITRE D’ŒUVRE se conformera, pour la prestation de SERVICES


d’approvisionnement, aux conditions du CLIENT en manière d’approvisionnements, y
compris aux conditions applicables aux Achats, aux Expéditions, aux Inspections, à la
Gestion de la logistique/du fret, à l'Emballage et au Marquage, et à la Sous-traitance. Les
révisions/modifications/CHANGEMENTS considérés comme bénéfiques ou dans l’intérêt du
CLIENT seront apportés exclusivement avec l’accord écrit préalable du CLIENT.

• Tous les SERVICES, Equipements et MATERIELS seront achetés sur papier et au nom
du MAITRE D’ŒUVRE, à l’exception des SERVICES, Equipements et MATERIELS
décrits dans l’Equipement fourni par le Propriétaire.

• Le MAÎTRE D’ŒUVRE préparera un Plan d’exécution des approvisionnements,


destiné à être soumis avec le Plan de réalisation du PROJET, dans un délai de
trente (30) JOURS à compter de la date de signature du CONTRAT, y compris
toutes conditions prévues par la présente ANNEXE et toutes procédures
supplémentaires liées à la mise en œuvre de l’Énoncé des TRAVAUX du
PROJET. Le Plan d’exécution d’approvisionnements inclura également un plan
d’approvisionnement incluant également une liste complète des activités
d’approvisionnement afférentes au PROJET.

• Immédiatement après la signature du CONTRAT, le MAÎTRE D’ŒUVRE mobilisera un


Responsable des approvisionnements du PROJET approuvé par le CLIENT (désigné ci-
après le « RAP ») pour la planification et la conduite de toutes les activités
d’approvisionnement.

• Le RAP rendra compte au Directeur de PROJET du MAÎTRE D’ŒUVRE et assurera


une liaison étroite avec son homologue chez le CLIENT. Il incombera au RAP
d’organiser, de superviser, de surveiller et de contrôler l’ensemble des activités
d’approvisionnement afférentes au PROJET de manière professionnelle et efficace.

• Tous les documents d’approvisionnement soumis à EXAMEN et signature par le


CLIENT seront également transmis au RAP du MAÎTRE D’ŒUVRE pour
approbation/paraphe.

• Aux fins de la présente ANNEXE, les termes « FOURNISSEUR » et


« PRESTATAIRE » seront considérés comme interchangeables.

1.2. PRINCIPES FONDAMENTAUX APPLICABLES DANS LE CADRE DE LA


GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE assurera tous les SERVICES nécessaires à la Gestion des


approvisionnements en vue de la mise à disposition de Conditions techniques, de SERVICES
de pré-qualification, d’assistance en matière d’évaluation technique, de SERVICES
d’expédition, de SERVICES d’inspection et de gestion logistique. Le MAÎTRE D’ŒUVRE
doit planifier et conseiller le CLIENT en relation avec les approvisionnements en
équipement, MATERIELS et services nécessaires au regard de l’Énoncé des TRAVAUX du
PROJET. La matrice des Responsabilités en matière de gestion des approvisionnements (ci-
après) décrit les SERVICES minimums requis du MAÎTRE D’ŒUVRE.

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RESPONSIBILITÉS EN MATIÈRE DE GESTION DES
APPROVISIONNEMENTS

MAÎTRE D'ŒUVRE
Sous-traitance et équipement

CLIENT
R = RESPONSABLE
V = VALIDATION
P = PARTICIPATION
SI = SUR INVITATION
DANS TOUS LES CAS, L'OCP EST INFORMÉ des PROGRÈS ET ACTIONS À COURT TERME
Stratégie de sélection du Maître d'œuvre V/R
Liste de sous-traitants/fournisseurs V R
Pré-qualification de sous-traitant V R
Marques de sous-traitant V R
Réquisitions, bons de commande, fabrication/exécution et planification de livraison V/R
Réquisition technique matériels et services V/R
ITB/Documents commerciaux (hors réquisitions) V/R
Questions-réponses techniques/évaluation/recommendation V/R
Questions-réponses commerciales/évaluation/recommendation V/R
Bon de commande V/R
Expédition/Administration de contrat V/R
Inspection/assurance qualité/contrôle qualité V/R
Logistique/douanes/stockage/gestion du matériel P V/R
Demandes d'ordre de modification fournisseur/sous-traitant V/R
Gestion technique des demandes d'ordre de modification V/R
Gestion commerciale des demandes d'ordre de modification V/R

1.2.1. STRATEGIE DE SELECTION

Le MAÎTRE D’ŒUVRE informera le CLIENT de la Stratégie de sélection élaborée par lui


pour les soumissionnaires d’équipement, de MATERIELS et de SERVICES dans le cadre du
Plan d’exécution des approvisionnements.

1.2.2. LISTES DE FOURNISSEURS

La liste de SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS établie par le MAÎTRE D’ŒUVRE,


telle qu’approuvée par le CLIENT, est incluse en ANNEXE A.3 – Liste de SOUS-
TRAITANTS et FOURNISSEURS du MAÎTRE D’ŒUVRE. Le MAÎTRE D’ŒUVRE
s’abstiendra de changer ou de modifier la liste de FOURNISSEURS approuvée par le
CLIENT sans l’accord formel de celui-ci. Ceci inclut la suppression, le remplacement ou
l’ajout d’un FOURNISSEUR. Si le MAÎTRE D’ŒUVRE demande le remplacement ou
l’ajout à la liste approuvée de SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS, il se conformera
aux conditions définies dans l'ANNEXE B.5.2 – Conditions relatives aux SOUS-
TRAITANTS et FOURNISSEURS.

Tous les SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS pour l’équipement, les MATERIELS et


les SERVICES doivent être approuvés par le CLIENT, et celui-ci est en droit de rejeter des
FOURNISSEURS lorsqu’ils ne sont pas conformes aux conditions applicables au
CONTRAT.

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MARQUES
La liste de Marques établie par le MAÎTRE D’ŒUVRE, telle qu’approuvée par le CLIENT,
est incluse en ANNEXE A.4 – Liste de Marques du MAÎTRE D’ŒUVRE. Le MAÎTRE
D’ŒUVRE s’abstiendra de changer ou de modifier la liste de Marques approuvée par le
CLIENT sans l’accord formel de celui-ci. Ceci inclut la suppression, le remplacement ou
l’ajout d’une Marque. Si le MAÎTRE D’ŒUVRE demande un remplacement ou un ajout à la
Liste des Marques approuvée, il adressera au CLIENT une notification écrite expliquant la/les
raison(s) de la modification de la liste, toute documentation technique relative à la ou aux
marque(s) suggérée(s), des informations relatives à la société concernée et toutes informations
supplémentaires demandées par le CLIENT. Le MAÎTRE D’ŒUVRE ne conduira aucune
activité d’approvisionnement associée à la ou aux marque(s) en question sans
l'APPROBATION DU CLIENT.

1.2.3. PLANIFICATION ET ÉTAT DES RÉQUISITIONS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE fournira et mettra à jour, au moins sur une base hebdomadaire, un
Rapport relatif à la planification et au statut des réquisitions pour l'ensemble de l’équipement,
du MATERIEL et des SERVICES devant être mis à disposition pour le PROJET. Le rapport
doit également comporter une date prévue à laquelle l’équipement est requis sur le SITE et le
délai de livraison. Les Réquisitions doivent être soutenues par une liste d'Activités relatives à
l'équipement et à la sous-traitance, avec un groupement par réquisition.

Le CLIENT attend du MAÎTRE D’ŒUVRE qu’il rapporte la preuve de l’existence d’un


Contrôle de bout en bout des MATERIELS pour l’ensemble des équipements et
MATERIELS du PROJET, y compris les MATERIELS en vrac/en gros.

1.2.4. ENGAGEMENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera à ce que l’ensemble de ses filiales, partenaires,


FOURNISSEURS et sous-traitants signent un engagement de confidentialité/non-divulgation
avant toute divulgation d’informations relatives au projet, et communiquera des informations
uniquement en fonction des besoins.

1.3. DEMANDE DE DEROGATION EN RELATION AVEC LES


APPROVISIONNEMENTS

Clause non utilisée.

1.4. BIENS LIVRABLES

La liste des Biens livrables en matière d’approvisionnements figure en ANNEXE B.3 – Biens
livrables préliminaires du Projet. Elle recense le minimum de biens livrables en matière de
gestion des approvisionnements qui doivent être fournis au CLIENT par le MAÎTRE
D’ŒUVRE en format électronique/numérique et sur support papier.

2. CONDITIONS D’ACHAT DES EQUIPEMENTS ET MATERIELS

2.1. POLITIQUE EN MATIERE D’ACHATS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE est responsable de l’ensemble des activités techniques,


d’inspection/assurance qualité/contrôle qualité, de prévisions, de logistiques,

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d’importation/exportation et de stockage liées à l’approvisionnement en équipement et
MATERIEL pour le PROJET.

2.2. EQUIPEMENT FOURNI PAR LE PROPRIETAIRE

Clause non utilisée.

2.3. APPEL D’OFFRES

Les processus d’appel d’offres du MAÎTRE D’ŒUVRE pour l’Équipement seront conformes
au droit en vigueur et aux exigences du CLIENT. Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera à ce que
les Invitations à soumissionner et les contrats de FOURNISSEUR ultérieurs prévoient
l’obligation, pour les FOURNISSEURS, de se conformer à l’ensemble des obligations
contractuelles et responsabilités techniques assumées par le MAÎTRE D’ŒUVRE envers le
CLIENT en vertu du présent CONTRAT.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra sa Procédure d’appel d’offres, reflétant les conditions ci-
dessus, au CLIENT pour examen conformément au Plan d’exécution des
approvisionnements.

2.4. MATERIELS EN VRAC/EN GROS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE présentera une méthode et un plan efficace pour les MATERIELS
en vrac/en gros exigés pour le PROJET. Il est souhaitable qu’il soit prévu d’acheter les
MATERIELS en vrac/en gros en vertu de Contrats-cadre de fournitures, et d'Accords
d’enlèvement de MATERIEL efficaces dans le cadre du PROJET.

Peuvent notamment être considérés comme en vrac/en gros les MATERIELS suivants :

• les MATERIELS à béton en vrac/en gros, tels que l’acier d’armature, le ciment, les
agrégats, les additifs, etc. ;

• l'acier de construction et les MATERIELS associés ;

• les éléments de canalisation correspondant à des spécifications générales ;

• les MATÉRIELS d’installation d’instruments/électriques correspondant à des


spécifications générales ;

• les MATÉRIELS de peinture ;

• les MATÉRIELS d’isolation ;

• les soupapes, attaches, robinets et raccords.

2.5. EXPORTATIONS, IMPORTATIONS ET EXONERATIONS DE DROITS


DOUANIERS

Il incombera au responsable de la Logistique du MAÎTRE D’ŒUVRE de veiller au respect


de la réglementation locale des exportations et importations, ainsi qu’à l’optimisation des
EXONERATIONS DE DROITS DOUANIERS. Le MAÎTRE D’ŒUVRE attestera de sa
compréhension des exigences liées à cette tâche et rendra compte mensuellement des
progrès réalisés et des difficultés rencontrées. Le CLIENT apportera son assistance pour les

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opérations de dédouanement lorsque le MAÎTRE D’ŒUVRE a procédé à une planification
en temps opportun et suffisamment informé le CLIENT quant à l’assistance requise.

2.6. RAPPORTS RELATIFS AUX APPROVISIONNEMENTS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE établira des rapports de situation mensuels portant sur l'ensemble
des activités d'Approvisionnement.

Le format proposé pour chaque rapport relatif aux approvisionnements sera soumis sans
retard au CLIENT pour EXAMEN, conformément au Plan d'exécution des
approvisionnements.

Des dates limites de communication des rapports de situation seront fixées par le CLIENT et
le MAÎTRE D’ŒUVRE s’attachera à inclure dans ces rapports les informations disponibles
les plus récentes.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE établira au moins les Rapports d’approvisionnements suivants :

• RAPPORT DE SITUATION DE PRE-ENGAGEMENT OU RAPPORT DE


SITUATION DE DEMANDE D’INFORMATION

o Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra au CLIENT, pour son information et ses


archives, une description de système formaté qui sera utilisée pour fournir et
contrôler des informations relatives à l'ensemble des activités d'achat, de la Pré-
qualification à l'émission d’un Bon de commande.

o Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera au respect du calendrier de toutes les activités.

o Le Rapport de situation de demande d'information sera mis à jour et émis


mensuellement.

• RAPPORT DE SITUATION RELATIF AU MATERIEL

o Le MAÎTRE D’ŒUVRE étudiera et soumettra au CLIENT, pour son information et


ses archives, une description du système, qui sera utilisé pour mettre à disposition et
contrôler des informations relatives à toutes les activités postérieures à l'attribution,
de l'émission d'une « Lettre d'engagement » au « MATERIEL reçu sur SITE ».

o Immédiatement après le premier engagement, le MAÎTRE D’ŒUVRE pourvoira à


l’établissement d’un Rapport de situation relatif au MATERIEL comportant des
informations pertinentes concernant l’état des activités postérieures à l’engagement
pour chaque Bon de commande.

o Le MAÎTRE D’ŒUVRE utilisera ce document pour identifier d’éventuels retards de


fourniture des équipements/MATERIELS et prendre des mesures correctrices
destinées à assurer le respect du calendrier.

o Des Rapports de situation relatifs au MATERIEL, comportant des données à compter


de l’expédition, seront régulièrement mis à jour, et seront émis mensuellement par le
MAÎTRE D’ŒUVRE.

• RESUME PREVISIONNEL RELATIF A L'EXPEDITION DU FRET

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o Un Résumé prévisionnel relatif à l’expédition du fret comportera des informations
concernant la date de livraison, la date d’expédition probable, le port d’exportation,
le poids et/ou le volume du chargement, les dimensions de l’équipement/élément ou
des MATERIELS, le nombre de chargements et les quantités, les dates d’expédition
possibles, le navire probable, etc., pour chaque Bon de commande.

o Le Résumé prévisionnel relatif à l’expédition du fret sera régulièrement mis à jour,


afin de faire apparaître les dates planifiées/programmées par rapport aux dates de
« mise à disposition » et d’expédition des MATERIELS et de l’équipement.

• RAPPORT DE CLOTURE DE BON DE COMMANDE

o Les Rapports de clôture de bon de commande incluront notamment :

o une note de performance du FOURNISSEUR dans le format accepté par le


CLIENT ;

o les documents d’expédition (copie) ;

o les certificats afférents aux MATERIELS et les résultats des tests ;

o le dossier d’inspection accompagné des notes relatives à la mise à disposition ;

o un exemplaire du bon de commande sans prix, comportant toutes les modifications ;

o les coordonnées, correspondants, adresses des ateliers, centres d’entretien, etc. des
fournisseurs et prestataires sous-traitants.

• RAPPORTS DIVERS

o À titre exceptionnel, le MAÎTRE D’ŒUVRE et le CLIENT conviendront d’établir


tous autres rapports tenus pour nécessaires afin de présenter exactement la situation
de différentes activités liées aux achats. Ces rapports seront émis avec une fréquence
qui sera déterminée par le MAÎTRE D’ŒUVRE et le CLIENT, et il s'agira
notamment des suivants :

o des rapports de performance concernant les SOUS-TRAITANTS et


FOURNISSEURS ;

o des rapports de situation de bon de commande indiquant clairement le statut de


toutes les commandes de MATERIEL planifiées et de tous les contrats de sous-
traitance du PROJET.

2.7. CONDITIONS RELATIVES AUX PIECES DETACHEES

Le MAÎTRE D’ŒUVRE détaillera des informations se rapportant aux aspects suivants, qui
figureront de manière distincte dans les rubriques suivantes :

• les pièces détachées pour le DEMARRAGE DE L’ACTIVITE INDUSTRIELLE/LA


MISE EN SERVICE INDUSTRIELLE ;

• les pièces détachées recommandées pour 2 ANNÉES d’opérations ;

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• les pièces détachées essentielles ou stratégiques ;

• les outils spéciaux.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra, dans le cadre du Plan d’exécution d’approvisionnements,


un système de stockage et de gestion des Pièces détachées opérationnelles et stratégiques,
comportant notamment les éléments suivants :

a). le lieu de stockage des pièces par le Fournisseur et le fondement de ce stockage :

i). en dépôt sur SITE ;

ii). en magasin ou entrepôt à proximité du SITE ;

iii). sur place à <<Nom du SITE>>, ou ailleurs ;

b). un délai de livraison estimatif des pièces détachées hors SITE ;

c). un détail des garanties applicables aux pièces détachées recommandées.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra le formulaire de pièces détachées conformément aux


besoins en pièces détachées prévus par les ARTICLES du CONTRAT. Le formulaire doit
comporter au moins le numéro de réquisition, une description de l’équipement, la date
requise de mise à disposition sur SITE, des colonnes de prix, les quantités suggérées par le ou
les FOURNISSEUR(S), recommandées par le MAÎTRE D’ŒUVRE et revues par le
CLIENT pour tous les types de pièces détachées.

2.8. CONDITIONS RELATIVES A L’EXPEDITION

2.8.1. OBJET

Le MAÎTRE D’ŒUVRE élaborera, dans le cadre du Plan d’exécution des


approvisionnements, une Procédure d'expédition détaillée pour le PROJET, qu’il soumettra
au CLIENT pour EXAMEN, et à laquelle le MAÎTRE D’ŒUVRE se conformera pour veiller
à ce que l’ensemble des MATERIELS et de l'équipement commandé à des FOURNISSEURS
soit livré au plus tard aux dates de livraison indiquées dans les Bons de commande pertinents.
La Procédure d’expédition du PROJET permettra la diffusion de l’information en temps
opportun, en veillant à ce que seule l’information la plus récente concernant le statut des
MATERIELS et de l’équipement soit utilisée pour la prise de décisions d’ingénierie et de
construction pluridisciplinaires.

2.8.2. RESPONSABILITE

Il incombera au MAÎTRE D’ŒUVRE de planifier et d’orienter l’ensemble des efforts et des


ressources nécessaires à la mise en œuvre de tous les efforts d’expédition nécessaires pour
livrer en avance par rapport à la date prévue. Tous les efforts d'expédition du MAÎTRE
D’ŒUVRE relatifs à des Bons de commande n’auront pas pour effet de l’exonérer de ses
responsabilités vis-à-vis du Calendrier.

2.8.3. LIGNES DIRECTRICES

Le MAÎTRE D’ŒUVRE devra tenir un dossier d’expédition pour chaque Bon de commande.

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Il incombera au MAÎTRE D’ŒUVRE d’émettre, à l’intention du CLIENT, des rapports
relatifs aux progrès des expéditions pour chaque FOURNISSEUR, rendant compte de la
situation du MATERIEL et de l’équipement, de la phase initiale de demande d’information
jusqu’à la réception finale sur SITE.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE identifiera les Bons de commande requérant des visites des
installations de FOURNISSEURS aux fins d'expédition, et indiquera la fréquence de ces
visites.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera au respect de ces calendriers et à ce qu’aucun retard


évitable ne survienne.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE élaborera un plan de comblement des retards identifiant les actions
requises de la part du MAÎTRE D’ŒUVRE et du FOURNISSEUR pour combler un retard
par rapport au calendrier, et le soumettra au CLIENT pour information/examen.

Les Rapports de situation de MATERIEL comporteront au moins le nom et le pays du


FOURNISSEUR, l’identité d’un Agent local, le numéro et la date du Bon de commande, le
numéro de l'équipement, les éléments fournis, les quantités, la date d'accusé de réception du
Bon de commande, les éléments fournis, la référence de l’ordre de TRAVAUX du
FOURNISSEUR, la date de livraison prévue par le Bon de commande, la date de livraison
promise par le FOURNISSEUR, la date de Mise à disposition pour inspection, la date à
laquelle l’élément est Requis sur le SITE, etc., ainsi qu’un espace pour les « Remarques »,
destiné à l'indication d'informations relatives aux progrès des activités principales, à leur
calendrier et à tout retard ou tout Point de préoccupation susceptible d’affecter les progrès
dans l’exécution du Bon de commande.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE informera sans délai le CLIENT de toute grève ou grève du zèle, de
tout lock-out ou de toute liquidation d’un établissement d’un FOURNISSEUR, etc., et
surveillera de près les ralentissements, par rapport aux périodes concernées.

Dans le cas où le MAÎTRE D’ŒUVRE serait contraint de recruter du PERSONNEL en


faisant appel à une agence extérieure, le CLIENT EXAMINERA l’agence mettant du
PERSONNEL à la disposition du MAÎTRE D’ŒUVRE.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE assurera un transport efficace, ponctuel et rentable des


MATERIELS jusqu'au SITE ou une autre destination, étudiera la liste des équipements pour
identifier des éléments nécessitant l'élaboration d'une étude de circulation et de logistique en
vue de plans de coordination de la circulation, surveillera l'activité quotidienne des
expéditions, et sélectionnera des commissionnaires en douane et transitaires selon les
besoins.

2.9. CONDITIONS RELATIVES AUX INSPECTIONS

2.9.1. OBJET

Définir les conditions devant être incluses par le MAÎTRE D’ŒUVRE pour satisfaire aux
exigences en termes de qualité des MARCHANDISES acquises pour le PROJET. Dans le
cadre du Plan d’exécution des approvisionnements, le MAÎTRE D’ŒUVRE élaborera une
Procédure d’inspection détaillée pour le PROJET, qu’il soumettra au CLIENT pour
EXAMEN.

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2.9.2. RESPONSABILITE

Il incombera au MAÎTRE D’ŒUVRE de procéder aux inspections à la source et aux essais


avec témoins, conformément aux spécifications, en incluant l'ensemble des MATERIELS et
de l'équipement dans les INSTALLATIONS des FOURNISSEURS et sous-traitants, ainsi
que spécifié et comme requis dans les Réquisitions de MATERIEL et les Spécifications
pertinentes.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera à ce que la totalité du MATERIEL et de l’équipement soit


rigoureusement conforme aux conditions et aux niveaux d'inspection et/ou de test spécifiés
dans les Réquisitions et Spécifications de MATERIELS examinées par le CLIENT.

2.9.3. LIGNES DIRECTRICES

2.9.3.1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le MAÎTRE D’ŒUVRE nommera un Coordinateur des inspections qui coordonnera


l’ensemble des activités d’inspection du PROJET sous l’autorité et le contrôle du
Responsable d'assurance qualité du PROJET.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE participera aux inspections et essais en la présence de témoins dans


les INSTALLATIONS DES FOURNISSEURS. Dans tous les cas, néanmoins, le CLIENT
sera en droit d’être présent aux inspections, périodiques ou finales, avec un plan détaillé et
une notification raisonnable de toutes les inspections. Il incombera au MAÎTRE D’ŒUVRE
de mettre à disposition du CLIENT un plan et un calendrier détaillés.

Les inspections par des TIERS, le cas échéant, requerront l’EXAMEN du CLIENT.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE définira le périmètre et déterminera la catégorie de l'inspection et


des conditions d'essai, et décrira en détail ces conditions dans les Réquisitions et
Spécifications de MATERIELS.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE identifiera clairement les éléments qui ne feront pas l’objet d’essais
en la présence de témoins dans les INSTALLATIONS DES FOURNISSEURS, ou pour
lesquels il pourra être renoncé aux inspections, pour EXAMEN par le CLIENT. Ces points
seront clairement identifiés dans les Niveaux d'inspection décrits en détail dans les
Réquisitions de MATERIELS.

Le Coordinateur des inspections, en association avec les ingénieurs de la discipline


concernée, identifieront clairement les obligations d'inspection par étape des équipements
fabriqués. Ces aspects seront clairement identifiés au stade de la demande d’information et le
FOURNISSEUR en sera informé.

De la même manière, les essais de performance à réaliser avec témoins pour un équipement
seront clairement mentionnés lors de la phase de demande d’information.

2.9.3.2. PLAN D’INSPECTION

Le MAÎTRE D’ŒUVRE préparera un Plan d’inspection initial identifiant des ressources en


main d’œuvre à partir des zones pertinentes, aux fins de conduite d’inspections d’étape
ponctuelle, d’inspections finales et d’essai dans les INSTALLATIONS DES
FOURNISSEURS, comme nécessaire. Ce Plan sera mis à jour au fur et à mesure que des
sites de fabrication seront connus. Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra au CLIENT, pour

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examen, le Plan d'inspection initial, dans le cadre du Plan d'exécution des
approvisionnements. Le MAÎTRE D’ŒUVRE mettra à jour et soumettra à nouveau le Plan
d'inspection mensuel, pour EXAMEN par le CLIENT.

Le Plan d’inspection prévoira une main d’œuvre conforme aux exigences du CLIENT en
termes de contrôle de qualité, telles que stipulées dans la présente ANNEXE, l’ANNEXE
B.10 – Obligations en matière de qualité, les Spécifications du CONTRAT, les codes et les
normes sectorielles pertinentes.

2.9.3.3. ACTIVITÉS

À réception d’un exemplaire du Bon de commande, le Coordinateur des inspections


attribuera une mission d’inspection et fera suivre à l'inspecteur ainsi nommé les documents
suivants :

• une copie du Bon de commande, comportant toutes modifications, le cas échéant ;

• des exemplaires, sur support électronique, de toute correspondance relative à des


MODIFICATIONS apportées à la conception/aux Spécifications ;

• des copies des Spécifications auxquelles il est fait référence, comme nécessaire à la
conduite des inspections.

Les pièces seront transmises et une copie en sera versée au dossier aux fins d’archivage.

2.9.3.4. INSPECTIONS PAR DES TIERS

Le CLIENT sera en droit de faire procéder à des inspections par des TIERS. Dans le cas où il
serait fait appel par le CLIENT à un Inspecteur TIERS, ces inspections n’exonéreront pas le
MAÎTRE D’ŒUVRE de son obligation de se conformer à ses propres obligations en matière
de contrôle de qualité.

Ces Inspections de TIERS seront en plus de toutes inspections effectuées par le MAÎTRE
D’ŒUVRE ou son Agence d’inspection.

2.9.3.5. ORGANISATION ET COMMUNICATION

Le Coordinateur des inspections jouera le rôle de point central de toutes les activités
d'inspection et coordonnera les fonctions suivantes :

• la formulation de plans d’inspection sur base des programmes de fabrication des


FOURNISSEURS, et l'adoption de lignes directrices régissant le nombre et la durée des
visites ;

• la participation à des réunions avec des FOURNISSEURS préalables à l’attribution, afin


de clarifier les obligations en matière d’inspection ;

• l'initiation de la participation des inspecteurs locaux du MAÎTRE D’ŒUVRE aux


réunions de Pré-inspection, en fonction des Niveaux d’inspection des FOURNISSEURS,
afin de déterminer les besoins en inspection et d’étudier les plans de qualité du
FOURNISSEUR, pour définir des points précis d’« observation », de « témoin » et de
« gel » ;

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• la collecte et la distribution de Rapports d’inspection et le contrôle du caractère
satisfaisant des contenus ; une copie des Rapports d’inspection sera émise en temps
opportun et parviendra au CLIENT dans un délai de deux semaines suivant la date de
l'inspection ;

• l'attribution de missions aux divers Inspecteurs locaux. Un registre sera tenu des
Rapports d'inspection, dans lequel figureront, au moins, les dates de la visite la plus
récente et de la visite suivante, par Bon de commande et équipement ;

• l'examen des performances des Inspecteurs locaux, en étudiant et critiquant les rapports
établis par eux, et en prenant les mesures adéquates, en fonction des besoins ;

• la réception et la distribution, comme nécessaire, de tous Rapports d’inspection, et


l’indication des informations pertinentes dans le registre des Rapports d'inspection. Des
rapports d’examen et la description des mesures spécifiques requises ;

• la tenue de dossiers, par numéro de Bon de commande et/ou FOURNISSEUR, contenant


une copie de tous les éléments liés à l'inspection, y compris ceux, le cas échéant, de
l'autorité de certification ; la mise en œuvre d’un contrôle rigoureux de tous les
Certificats de test de Matériel, et de toutes les Lettres de conformité, etc., en conservant
une copie dans le Dossier de Bon de commande, ainsi que dans un journal de
certification distinct ;

• la gestion de tous les écarts et défauts de conformité avec les services techniques
concernés, et l’obtention préalable de l’accord écrit du CLIENT avant notification de
l’acceptation d'une dérogation aux normes spécifiées ;

• l’émission d’un exemplaire du Plan de qualité du FOURNISSEUR comportant des points


de « témoin » et de « gel », ainsi qu’une notification adéquate au CLIENT, pour l’inviter
à assister aux essais, le cas échéant.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra au CLIENT une liste ou un formulaire pour les


équipements concernés, indiquant les inspections à réaliser, identifiant tous les points de
« gel » et comportant également le calendrier reflétant les inspections.

2.9.4. COMMANDES EN SOUS-TRAITANCE

Des copies de toutes commandes en sous-traitance concernées seront étudiées par le


Coordinateur des inspections, afin de déterminer si elles sont conformes aux obligations en
matière d’inspection.

Aux fins d’inspection, les commandes en sous-traitance seront traitées de la même manière
que celles concernant des FOURNISSEURS principaux, et à ce titre seront effectuées à la
source de fabrication.

2.9.5. RAPPORTS D’INSPECTION, REJETS ET RENONCIATIONS

Les Inspecteurs locaux/Ingénieurs notifieront l’acceptation ou le rejet depuis les


INSTALLATIONS des FOURNISSEURS et communiqueront, dans un délai de quarante
huit (48) heures, un Rapport d’inspection, qui sera adressé au Coordinateur des inspections,
avec copie au CLIENT.

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L’Inspecteur est tenu de rejeter tout équipement ou MATERIEL considéré être d’une qualité
ou fabrication inacceptable, ou qui n’est pas pleinement conforme aux conditions du Bon de
commande.

Un avis d’inspection/de rejet sera délivré au FOURNISSEUR sur les lieux ; le motif du rejet
sera clairement indiqué.

Il ne pourra être renoncé à une inspection finale par le CLIENT et/ou un TIERS. Si le
CLIENT décide qu’une inspection par lui et/ou un tiers n’aura pas lieu au point de
fabrication, le FOURNISSEUR sera informé en conséquence, et il pourra procéder à la
préparation de l’expédition conformément aux procédures spécifiées dans les documents de
bon de commande. Une inspection par le CLIENT et/ou un TIERS, ou les représentants de
l’un ou l’autre, sera alors reportée jusqu’au moment où elle sera considérée comme
opportune par le CLIENT et/ou le TIERS. D’ordinaire, elle aura lieu sur le SITE ou à
l’emplacement des systèmes.

Si le MAÎTRE D’ŒUVRE recommande qu’il soit renoncé à une inspection d’étape convenue
(c’est-à-dire, à un point « témoin » ou « gel » identifié lors d’une réunion de pré-inspection),
et si le CLIENT accepte cette recommandation, le MAÎTRE D’ŒUVRE en avisera le
FOURNISSEUR sans délai. Toute renonciation de ce type doit être confirmée par écrit au
FOURNISSEUR avant que celui-ci ne poursuive la fabrication.

Lorsqu’il est renoncé à une inspection d’étape dans ces conditions, ou en cas de report d’une
inspection finale, toutes données requises, y compris les rapports relatifs aux propriétés
chimiques et physiques, seront transmises au Coordinateur des inspections.

Toutes MARCHANDISES nécessitant une inspection expédiées sans examen du MAÎTRE


D’ŒUVRE avant inspection ou avant que le FOURNISSEUR ait été formellement informé
du report de l'inspection par le MAÎTRE D’ŒUVRE et/ou le CLIENT, seront
automatiquement considérées comme rejetées.

Lorsqu’un Rapport de non-conformité est établi, l'Inspecteur local contacte sans délai le
Coordinateur des inspections pour qu’un plan d’action puisse être élaboré immédiatement. Il
est de la responsabilité du FOURNISSEUR d’identifier la cause de tout défaut de conformité
mentionné dans le Rapport de non-conformité, et de consigner par écrit les mesures
correctrices prévues. Les détails relatifs aux dérogations approuvées par le CLIENT feront
partie des dossiers d’inspection pour les MATERIELS et l’équipement pertinents.

Les défauts de conformité techniques/en matière d’ingénierie nécessiteront un EXAMEN par


le CLIENT pour règlement.

Une fois que le FOURNISSEUR a remédié au défaut de conformité à la satisfaction de


l'Inspecteur, un Rapport de clôture de non-conformité sera préparé et émis par l'Inspecteur.

L’inspection de tout équipement ou MATERIELS par le MAÎTRE D’ŒUVRE ne sera pas


reportée sans examen préalable du CLIENT. Les FOURNISSEURS recevront notification
par écrit de toute modification des obligations d’inspection, et ces modifications seront,
d’ordinaire, convenues uniquement après consultation du RAP, du MAÎTRE D’ŒUVRE et
du CLIENT.

Au terme de l’inspection d’un élément ou d’un groupe d’éléments donné, l’Inspecteur


autorisera l’expédition des MARCHANDISES en délivrant un Rapport d'autorisation après
inspection, avant d'établir en outre un Rapport final d'inspection.

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Toutes questions se rapportant à des inspections, rapports d’inspection, avis d’autorisation,
etc. seront transmises au Coordinateur des inspections, et une copie en sera transmise au
CLIENT.

2.9.5.1. CERTIFICATS DE TEST

Le MAÎTRE D’ŒUVRE inclura sa Procédure de test dans le Plan d'exécution des


approvisionnements. Celle-ci doit inclure une description du Système de contrôle des
données FOURNISSEUR du MAÎTRE D’ŒUVRE.

Tous les FOURNISSEURS recevront instruction d'envoyer tous les Certificats de test
directement au Système de contrôle des données FOURNISSEUR du MAÎTRE D’ŒUVRE.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE sera responsable de la réception, de la diffusion et de la


conservation de ces certificats. Le CLIENT figurera en copie pour diffusion.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE disposera d’un système de dépôt de tous les Certificats de test et
documents liés, afin de fournir au CLIENT un dossier complet, comportant la totalité des
données de test à l’achèvement du PROJET, pour conservation à long terme.

Tous les Certificats de test doivent être vérifiés et contresignés par l’Inspecteur local, ainsi
que, le cas échéant, par un Inspecteur TIERS du CLIENT avant soumission. Lorsque les
Certificats de test contiennent des données qui nécessitent un examen de la conception
technique, par exemple dans le cas d'un équipement rotatif, celui-ci sera effectué par
l'ingénieur principal compétent.

Dans le cas de MATERIEL et d’équipement ne nécessitant pas d'inspection, ainsi qu'indiqué


dans la « Catégorie d'inspection » de la Réquisition de MATERIELS, les Certificats de test
seront examinés par le Coordinateur des inspections, ainsi que, lorsque nécessaire, par
l’ingénieur émetteur.

2.9.5.2. FORMULAIRES DE RAPPORT STANDARD

Le MAÎTRE D’ŒUVRE peut utiliser, pour toutes les activités d’inspection, ses Formulaires
standards, qui seront soumis au CLIENT pour examen.

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra au CLIENT des rapports écrits relatifs aux inspections
effectuées, avec un niveau de détail suffisant pour que le CLIENT soit en mesure de
contrôler l'efficacité de l'inspection. Ceux-ci incluront notamment les éléments suivants :

• Les progrès réalisés par rapport au calendrier fixé ;

• les problèmes nouveaux ou existants, y compris l’émission d’avis de non-conformité.

Le détail des inspections de contrôle de qualité effectuées lors de visites d’inspection, faisant
référence aux normes adéquates et au statut du plan de qualité. Les résultats des activités
d’inspection seront indiqués par les mentions « acceptable » ou « non acceptable ».
Lorsqu’un problème est identifié, les mesures correctrices proposées par le MAÎTRE
D’ŒUVRE et leur délai de mise en œuvre seront consignés, s’ils sont connus à cette date.
Des rapports seront soumis après chaque visite, sauf lorsque plusieurs visites sont effectuées
au cours d’une même semaine. Dans ce cas, un rapport hebdomadaire sera considéré comme
acceptable.

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2.9.6. STATUT DES INSPECTIONS

Toutes informations se rapportant aux progrès réalisés seront transmises au Coordinateur des
expéditions, pour ajout au Rapport de situation de MATERIELS, afin de refléter le statut de
chaque Bon de commande par rapport aux diverses activités d’Inspection/de test dans les
INSTALLATIONS DU FOURNISSEUR.

2.10. GESTION DU FRET

La gestion du fret sera décrite dans l’ANNEXE B.5.1 – Transport et logistique des
MATERIELS et de l’équipement.

3. CONDITIONS APPLICABLES AU RECOURS A DES SOUS-TRAITANTS

Le MAÎTRE D’ŒUVRE soumettra sa Procédure d’appel d’offres, reflétant les conditions ci-
après, au CLIENT pour examen conformément au Plan d’exécution des approvisionnements.
3.1 La liste de SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS établie par le MAÎTRE
D’ŒUVRE, et telle qu’approuvée par le CLIENT, est incluse en ANNEXE A.3 – Liste
de SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS du MAÎTRE D’ŒUVRE. Le MAÎTRE
D’ŒUVRE s’abstiendra de changer ou de modifier la liste de SOUS-TRAITANTS
approuvée par le CLIENT sans l’accord formel de celui-ci. Ceci inclut la suppression,
le remplacement ou l’ajout d’un SOUS-TRAITANT. Lorsque le MAÎTRE D’ŒUVRE
demande un remplacement ou un ajout à la liste approuvée des SOUS-TRAITANTS, il
se conformera aux obligations définies dans la section 3.2 ci-après.
3.2 Après signature du CONTRAT, le MAÎTRE D’ŒUVRE peut proposer des SOUS-
TRAITANTS supplémentaires, sous réserve d’EXAMEN et d’APPROBATION par le
CLIENT. Le MAÎTRE D’ŒUVRE pré-qualifiera les SOUS-TRAITANTS proposés,
conformément aux dispositions de l’ANNEXE B.5.2 – Obligations applicables aux
SOUS-TRAITANTS et FOURNISSEURS. Le MAÎTRE D’ŒUVRE fournira au
CLIENT, pour examen et approbation, toutes les informations de pré-qualification
relatives à un SOUS-TRAITANT proposé, comme nécessaire pour permettre au
CLIENT de déterminer leur conformité aux spécifications et autres obligations du
présent CONTRAT. Le CLIENT acceptera uniquement des SOUS-TRAITANTS en
conformité parfaite avec les spécifications et autres obligations du présent CONTRAT.
Le MAÎTRE D’ŒUVRE ne mènera aucune activité d’appel d’offres tant que le
CLIENT n’aura pas étudié les informations de pré-qualifications du ou des SOUS-
TRAITANT(S), ainsi que toutes les informations supplémentaires demandées par lui, et
confirmé au MAÎTRE D’ŒUVRE que le SOUS-TRAITANT recommandé remplit les
conditions requises pour effectuer les TRAVAUX.
3.3 Le MAÎTRE D’ŒUVRE enverra une invitation à soumissionner écrite adéquate et, par
la suite, établira un contrat en bonne et due forme pour recruter un SOUS-TRAITANT
nécessaire à la réalisation de TRAVAUX relevant de la responsabilité du MAÎTRE
D’ŒUVRE. Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera à ce que les Invitations à soumissionner
et les contrats de SOUS-TRAITANT ultérieurs prévoient l’obligation, pour le SOUS-
TRAITANT, de se conformer à l’ensemble des obligations contractuelles et
responsabilités techniques assumées par le MAÎTRE D’ŒUVRE envers le CLIENT en
vertu du présent CONTRAT.
3.4 Le MAÎTRE D’ŒUVRE fournira, pour chaque contrat de Sous-traitant, une attestation
écrite certifiant que le SOUS-TRAITANT a convenu de se conformer aux procédures
requises par l’ANNEXE B.6 – Réalisation de la construction, l’ANNEXE B.8 –

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Obligations de contrôle du PROJET, ANNEXE B.9 – Obligations HSE et ANNEXE
B.10 – Obligations de qualité du PROJET.
3.5 Le MAÎTRE D’ŒUVRE administrera les contrats de tous les Sous-traitants,
conformément aux conditions du CONTRAT, pour la réalisation effective des
TRAVAUX, et accomplira notamment les tâches suivantes :

• il obtiendra l’approbation des listes de SOUS-TRAITANTS par le CLIENT ;


• le CLIENT aura accès aux documents d’appel d’offres concernant les SOUS-
TRAITANTS avant la publication de ceux-ci, en fonction des besoins ;
• le CLIENT aura accès à l’analyse technique des offres sans prix du/des SOUS-
TRAITANT(S) ;
• l'émission de Rapports de situation concernant les activités de recrutement de
SOUS-TRAITANT, conformément aux formats approuvés par le CLIENT, avec
la fréquence exigée par celui-ci, comme suit :
 Le MAÎTRE D’ŒUVRE établira des rapports de situation mensuels
portant sur l'ensemble des activités de recrutement de SOUS-
TRAITANT ;
 le format proposé de chaque rapport sera soumis sans délai pour
EXAMEN par le CLIENT. Le format inclura des cases pour les dates
prévues, projetées et effectives des activités de recrutement de SOUS-
TRAITANT pour chacun des contrats de Sous-traitant prévu ;
 Le MAÎTRE D’ŒUVRE veillera au respect du calendrier de toutes les
activités de recrutement de SOUS-TRAITANT ;
 Des dates limites de communication de rapports de situation seront
fixées par le CLIENT, et le MAÎTRE D’ŒUVRE s’attachera à inclure
dans ces rapports les informations disponibles les plus récentes.

4. PIECE JOINTE 001 – LISTE D’EQUIPEMENTS FOURNIS PAR LE CLIENT

SANS OBJET

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