CENTRO UNIVERSITÁRIO DE JOÃO PESSOA

Disciplina: Gestão de Projetos

Período: 2019.1

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (TAP)

Equipe:
Adenilza Simplício Pereira Amorim– 1610013966 – adenilzasimplicio.pereira@gmail.com
Bruna Larissa Regis Silva –1610015195- larissaregisbruna@gmail.com
Dayse Francelino Dutra – 1610015586 – dayse.fran@hotmail.com
Jamille Silva Almeida – 1610014133 – jamillesilva87@hotmail.com
Layla Thais Chaves de Araújo – 1610014348 – layla20091998@hotmail.com
Maria Isabel Cunha de Lima – 1610014022 – isabelcunhal98@gmail.com

Professora: MSc. Ana Camila Rodrigues de Oliveira

João Pessoa
06/2019
 SUMÁRIO

1. TÍTULO DO PROJETO .................................................................................................... 3

2. DESCRIÇÃO RESUMIDA DO PROJETO ....................................................................... 3
3. JUSTIFICATIVA .............................................................................................................. 2
4. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 2
5. GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS.................................................... 3
6. GERENCIAMENTO DO ESCOPO .................................................................................. 6
6.1 Premissas e Restrições ............................................................................................... 6
6.2 Exclusões .................................................................................................................. 6
6.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ......................................................................... 6
7. GERENCIAMENTO DO TEMPO .................................................................................... 6
8. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ........................................................................... 8
9. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ....................................................... 9
10. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES .............................................................. 11
11. GERENCIAMENTO DOS RISCOS ............................................................................... 12
12. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ...................................................................... 13
13. DESIGNAÇÃO DO GERENTE DO PROJETO ............................................................. 14
14. CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................... 15
1. TÍTULO DO PROJETO
Implementação de um sistema de gestão integrada.

2. DESCRIÇÃO RESUMIDA DO PROJETO

Implementação de um sistema de informação, com treinamentos de todos os

setores da empresa para o melhor desenvolvimento do mesmo, aperfeiçoando
assim, o desempenho da organização como um todo.

3. JUSTIFICATIVA

Este projeto está sendo elaborado para correta implantação de um novo sistema
de informação, onde teremos muitos benefícios para a empresa, como agilidade
nos processos, produtividade dos setores e economia de recursos. Podendo assim
ter um correto gerenciamento da organização, apresentando relatórios fidedignos
e coerentes.
O sistema de informação irá funcionar como uma base onde se irá armazenar os
dados e depois eles serão distribuídos para os setores responsáveis, auxiliando
assim em um melhor e mais correto fluxo de informações para que ocorra o
processo decisório.
Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 4) “Um sistema de informação pode ser
definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando
juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com
a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o
processo decisório em organizações. ”

4. OBJETIVOS

Entregar um sistema que consiga englobar todos os processos dentro da

organização.

5. GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

 Quadro 1: Análise de Stakeholders

Papel no Nível de Necessidades /

ID Stakeholder Impacto Importância Responsabilidade
Projeto envolvimento Expectativas
Que as informações
Como parte
de todos os setores
interessada, é da Total resposabilidade, em
Patrocinar o estejam mais
1 Sócios Alto Lidera sua compentencia o termo de gerenciamento
projeto acessiveis em
gerenciamento de em todos os aspectos.
relatórios gerencias
todo os custos
ou finaceiros
Expectativas que o
sistema favoreça
Não tem resposabilidade
Fornecedores Não tem custo com um controle daquilo
2 Beneficiado Médio Dá apoio nenhuma, porém será
(diversos) o projeto que os fornecedores
beneficiado.
devem receber e
dentro das datas.
A expectativa é que
as informaçoes das
Fiscaliza a
Não tem custo com declaraçoes sejam Não tem responsabilidade,
3 Estado atuação da Alto Neutro
o projeto enviadas em dias e porém é beneficiado.
empresa
no formato
permitido.

Como idealizadores Acompanhamento

É de inteira
Atuação do projeto, tem total de todas as etapas
Equipe de responsabilidade o
4 direta no Alto Lidera importancia no seu do proejtos.
projeto desenvolvimento do
projeto gerenciamento do Melhorando ao
projeto.
custo para um longo do processo.
 resultado positivo.
Aderir a ideia do
Obterá informações
projeto para se ter Apto para fornecer as
fidedignas do
um maior informações de acordo
5 Funcionários Beneficiado Alto Dá apoio sistema para
gerenciamento de com o seu setor
auxiliar na tomada
informações em corretamente.
de decisão
cada setor.
Implantar o
Fornecer o Fornecer o software software com
Treinamento,
Fornecedor do sistema de de acordo com a sucesso para usar
6 Severo Lidera acompanhamento e
software gestão necessidade da como modelo de
atualização do sistema
integrada empresa referência para
outras empresas
6. GERENCIAMENTO DO ESCOPO

Aquisição de um novo sistema de informação, melhorando o desempenho

operacional da empresa. Visto que hoje cada setor tem um sistema diferente, não é
possível emitir um único relatório com as informações desejadas, ou até mesmo
uma informação de um fornecedor ou funcionário direto da gerência, pois só os
departamentos que trabalham diretamente com essas informações tem acesso.

ENTRADA FERRAMENTAS SAÍDA

• DECLARAÇÃO DO • AULAS ENSINANDO • CERTIFICAÇÃO
ESCOPO DO PREOJETO COMO USAR O SISTEMA • IMPORTAÇÃO DE
• ESTRUTURA E • PROVAS OU DADOS
ANALISES DO PROJETO AVALIAÇÕES DE CADA
• PLANO DE MODULO ESTUDADO
GERENCIAMENTO DO • REUNIOES PARA
ESCOPO DO PROJETO DEBATER ALGUNS
• RELATÓRIO DE PONTOS DAS AULAS
DESEMPENHO (CADA SETOR)
• INFORMAÇÕES SOBRE
O DESEMPENHO DA
EQUIPE ENVOLVIDA

6.1 Premissas e Restrições

Premissas:

 Durante o desenvolvimento do projeto o setor de TI está estritamente emprenhado

na implantação do novo sistema de informação.
 O sistema só começara a funcionar depois de teste em laboratório montado dentro
da empresa.
 A implantação deve ser por etapas em cada setor começando pela contabilidade.

Restrição:

 Nenhum funcionário está autorizado a fazer hora extra.

 O local de treinamento deverá ter refrigeração adequada para comportar a
quantidade de computares e equipamentos.
 O Projeto deve ser tratado em sigilo dentro da empresa.
6.2 Exclusões

Não faz parte do escopo do projeto:

 Custo adicional por parte da empresa contratada para implantação

 Contratação de novos funcionários
 Interferir nas rotinas de produção da empresa

6.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

7. GERENCIAMENTO DO TEMPO

É importante gerenciar bem o tempo de realização das atividades para que tudo seja
realizado em seu tempo e que todo o projeto prossiga da melhor maneira possível e
que a entrega seja feita no tempo estabelecido.
A tabela a seguir mostra todas as tarefas a serem realizadas ao longo da realização
do projeto e o tempo foi calculado em semanas.
 8. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
.
Quadro 2: Plano da Qualidade

ID Produto ou Requisito Critério de Aceitação Método de

Serviço Verificação
(entregas)
1 Capacidade de Evitar que as falhas
liderança, agilidade, inerentes aos processos
flexibilidade, pró- aconteçam. Deve ter
atividade, uma boa experiência
dinamismo, foco no em gerenciamento e ter
resultado, carisma, concluído projetos com Através da
capacidade de sucesso, nem muito análise detalhada
motivar a equipe, atrasados ou muito das informações,
Escolha do grande controle antes do tempo quando e por
gerente do projeto emocional, saber planejado, ou seja, é quanto o projeto
trabalhar sob stress, um profissional que será concluído.
possuir visão global, deve buscar na
capacidade de experiência a
tomada de decisão, perfeição, sempre
relacionamento aprendendo com os
interpessoal, erros e buscando a
negociação e melhoria contínua de
experiência. suas habilidades.
2 Através da
revisão das
entregas para
garantir que o
Habilidades técnicas
projeto foi
de alta qualidade,
Prezar a terminado de
sensibilidade
interdependência, com forma
Escolha da equipe política, forte
participação ativa e satisfatória, e se
responsável orientação à solução
coletiva nas atividades finalizado antes
de problemas e alta
de projetos. do término, e
capacidade de
determinar e
automotivação.
documentar o
nível e a
extensão do
término.

3 Desenvolvimento Habilidades em Prezar pelo bom Será realizada

e análise do gestão de projetos, andamento do projeto uma análise das
projeto ter tido experiências e o real cumprimento informações
 anteriores com a de suas etapas. passadas e
gestão dos projetos. estudos sobre
experiências
anteriores.
4 Deve ser implantado Devem-se analisar os Através dos
depois que todas as desejos e necessidades trabalhos
Implantação de
atualizações da empresa onde o realizados com a
dados no sistema
estiverem sido sistema será implantação do
realizadas. implantado. sistema.
5 Deve ser feito um teste
que verifique o nível
Testes e O sistema deve ser de facilidade de uso Através de
validação dos colocado em pratica por parte dos usuários relatórios do
dados no novo depois de um teste e que revelem sistema e testes
sistema de usabilidade. possíveis erros na de desempenho.
estrutura do sistema e
dos dados implantados.
6 O sistema precisa
conter todos os dados
referentes ao plano de
O sistema só será Avaliação feita
Implantação do contas para que o setor
implantado após sua pelo gerente do
projeto no setor contábil consiga
aprovação pelo setor de
de contabilidade elaborar seus
gerente do projeto contabilidade.
demonstrativos e suas
obrigações acessórias
em tempo hábil.

9. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

Para o êxito do projeto é indispensável que o gerenciamento dos recursos humanos seja
feito com a capacidade técnica de cada profissional envolvido e com a motivação correta
para que todos trabalhem para o sucesso do projeto. Essa é a tarefa proposta para cada
coordenador dos diversos setores visando o andamento do projeto para que flua sem
nenhum gargalo, pois é a responsabilidade deles coordenar, acompanhar e gerenciar suas
equipes verificando se todas as tarefas colocadas no fluxograma estão saindo conforme
aquilo que foi projetado.

Para o bom andamento do projeto escolhemos os coordenadores de cada setor para

gerenciar sua equipe, pois eles detêm o conhecimento técnico do setor que atuam e
conhecem a sua equipe fazendo assim com que o trabalho seja mais fácil, ficando assim
 como usuário chave do setor. A princípio não contrataremos mais pessoas para ajudar no
projeto, pois todos os colaboradores estão com grandes expectativas já que este novo
sistema facilitará consideravelmente o desempenho nas tarefas diárias e evitando o tempo
perdido como é no sistema atual.

Quadro 3: Recursos Humanos

Nome Cargo Dept. Fone Celular E-Mail Papel no projeto

Bruna Gerente de (83)9 (83)9 Projetogerente.bruna

G. Geral Coordenar o projeto
Larissa projetos 99810032 88434432 @gmail.com

Cadastrar informações e
Coordenad auxiliar na portabilidade
Maria ora (83)9 (83)9 Projetorh.mariaeduard referente ao seu setor.
Rh
Eduarda 88270564 88816013 a@gmail.com Disseminar treinamentos
aos colaboradores do
setor
Cadastrar informações e
auxiliar na portabilidade
Maria coordenad Contabili (83)9 (83)9 Projetocontabilidade. referente ao seu setor.
Isabel ora dade 88656421 99453275 maria@gmail.com disseminar treinamentos
aos colaboradores do
setor
Cadastrar informações e
auxiliar na portabilidade
Coordenad Financeir (83)9 (83)9 Projetofinanceiro.jami referente ao seu setor.
Jamily
ora o 76459876 98674523 ly@gmail.com disseminar treinamentos
aos colaboradores do
setor
Cadastrar informações e
auxiliar na portabilidade
coordenad Comerci (83)9 (83)9 Projetocomercial.days referente ao seu setor.
Dayse
ora al 98452345 89345690 e@gmail.com disseminar treinamentos
aos colaboradores do
setor
Cadastrar informações e
auxiliar na portabilidade
Coordenad (83)9 (83)9 Projetocompras.layla referente ao seu setor.
Layla Compras
ora 90315784 89674523 @gmail.com disseminar treinamentos
aos colaboradores do
setor
 10. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

A comunicação tem um papel vital no sucesso de um projeto, uma vez que ela é um
elemento de construção de grupos e uma via de conexão entre as pessoas e os processos
que serão desenvolvidos ao longo da implementação do novo sistema na empresa. Onde
ocorrerá reuniões relacionadas ao acompanhamento do fluxograma, que serão discutidas o
andamento do projeto e aceitação por parte dos multiplicadores das informações dentro da
organização, melhorando assim o desempenho do tempo e dos envolvidos no mesmo.

Quadro 4: Plano de Comunicações

I Tipo de Descrição Frequência Formato Responsáv Receptores da

D Comunicação el pelo Comunicação
Envio
1 Formal. Kick-Off do projeto: Único Reunião Gerente de Diretores/
Alienação das partes Presencial Projeto. Coordenadores
interessadas na Equipe de
implementação com projeto.
assinatura para início
das atividades.
2 Formal. Reunião de Mensal Reunião Gerente Multiplicadores
Acompanhamento Presencial. de projeto.
do fluxograma,
reportando os status
da implantação do
fluxograma no
sistema.
3 Formal. Reunião com os Semanal Reunião Equipe de Coordenadores/
coordenadores e Presencial. Projeto. Multiplicadores.
multiplicadores de
cada setor para
discutir a
portabilidade das
informações dos
setores para novo
Sistema.
4 Informal. Treinar os setores Diário Treinamen Equipe de Setores
de forma adequada to Projeto. impactados com
cada setor no seu Presencial implantação do
módulo de uso. novo sistema.
5 Formal. Reunião de Havendo Formaliza NTI Gerente de
Correção na base de necessidad ção via e- (Núcleo de
 dados, com e mail/ tecnologia Projeto.
documento de Documento da
requerimento de físico. informaçã
revisão na base de o)
dados, devido a erro
na fase de teste do
sistema.
6 Formal. Realizar reunião de No final Reunião Gerente Diretores/
encerramento de da Presencial de Projeto. Coordenadores
implementação com implement Equipe de
o objetivo de captar ação com projeto.
todas as aprovações 10 dias
referente aos úteis após.
escopos do projeto.
Formalizando com
formulário de
encerramento e ATA
de reunião.

11. GERENCIAMENTO DOS RISCOS

O gerenciamento dos riscos é uma parte estratégica em uma empresa, pois através
dele que é possível tratar e minimizar as incertezas que possam afetar de forma
negativa e maximizar os eventos positivos no andamento do projeto. Segundo o
Guia PMBOK® Sexta Edição p. 395, para um gerenciamento de risco eficiente, é
necessário haver “Planejamento, Identificação, Análise Qualitativa, Análise
Quantitativa, Planejamento de Respostas e Monitoramento”. Feito isto, o gestor irá
avaliar estrategicamente a possível ocorrência de um risco e buscar reduzir o
impacto no projeto.

Quadro 5: Plano de Resposta ao Risco

Descrição do Evento que Resposta ao risco e

ID Probabilidade Impacto Importância Categoria Responsável
objeto dispara o risco descrição

A não Busca pela Iniciar com fáceis e

integração Risco pequenas partes,
rapidez da
1 completa 4 5 20 Coorpor atrelando o Gestor do Projeto
conclusão do
de todos ativo desenvolvimento
projeto.
os setores do projeto com o
 simultâne desempenho do
a. pessoal.

Alteração
de Percepção da
processos Risco necessidade Aceitar se for
2 na 3 4 12 Tecnoló de mudança efetivamente Gerente da T.I.
implemen gico. em alguma relevante.
tação dos ferramenta.
dados.

Comunicar
previamente como
Falha no será o trabalho a
treinamen Risco de Equipe partir da
3 to dos 30 Stakehol relutante a implantação,
5 6 Gerente do RH
funcionári ders mudança do executar um
os. sistema. trabalho de
conscientização
sobre as vantagens
do projeto.
Interrupçã
o no Equipamento
Risco
funciona s obsoletos, a Providenciar back-
4 2 8 16 tecnológ Gerente da T.I.
mento dos falta de back- up.
ico.
equipame up.
ntos.

12. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

O gerenciamento das aquisições é a relação do projeto com departamentos internos ou

externos, em relação aos fornecedores, de compra ou serviços escolhidos durante os
processos de decisão de aquisições. A compra da nuvem foi a principal aquisição realizada
pois trata da segurança do armazenamento das informações que serão implementadas no
sistema. Como também, o uso de um serviço de qualidade no treinamento dos
funcionários.
 Quadro 5: Plano de Aquisições

ID Descrição Categoria Comentários

1 Compra de nuvem Produto A compra da nuvem foi
baseada em um critério
eliminatório entre algumas
empresas de Sistemas de
Informação, onde a escolha
foi feita através de custo-
benefício que nos fornecesse
uma quantidade maior de
espaço, usabilidade,
confiabilidade e preço
acessível.
2 Compra de equipamentos Produto A escolha dos equipamentos
que serão utilizados para
instalação do sistema foi
composto por cotação
eletrônica.
3 Prestação de Serviço para Serviço O treinamento dos
treinamento funcionários foi feito por
profissionais responsáveis
pela instauração do sistema.
4 Despesas com a equipe de Serviço Gastos efetuados pela
implementação do sistema equipe, sendo eles:
hospedagem e estadia,
alimentação e transporte.
Levando em conta custos
reduzidos e qualidade.

13. DESIGNAÇÃO DO GERENTE DO PROJETO

O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e

ferramentas às atividades de um projeto, bem como o alinhamento das necessidades
e expectativas dos envolvidos. Para gerir tudo isso, é designado um Gerente de
Projetos. O gerente do projeto Bruna Larissa Regis Silva é a responsável pelo
andamento e pelo cumprimento dos objetivos do projeto, bem como seu
planejamento, controle e execução. Para que esse projeto de implementação de um
 sistema venha funcionar de forma que agrade a todos os envolvidos o gerente de
projetos terá algumas designações:

 Explicar e vender a importância de um novo sistema de informação para a

organização
 Explica o objetivo da implementação do sistema para os Stakeholders
 Falar da importância das espacialidades no projeto
 Apresentar o escopo
 Apresentar e discutir com a equipe p escopo
 Explicar suas participações frente ao escopo do projeto
 Identifica as primeiras interfaces do trabalho
 Identificar os próximos passos.

14. CONSIDERAÇÕES FINAIS

É evidente a importância que o gerenciamento de projetos traz para as

organizações. O aumento no discernimento em gerenciamento de projetos, o
crescimento no índice de sucesso, a diminuição dos custos e dos prazos e uma
maior capacidade no gerenciamento dos riscos, são vantagens de extrema
importância para a empresa.
A responsabilidade de implementar upgrades nos processos de uma organização é
praticamente inviável devido à ausência de dados para a verificação e o Plano de
Gerenciamento de Projetos é um documento convencional que estabelece esses
dados ausentes, apresentando assim a situação do projeto e também de progresso.
O apoio do gerente do projeto e o comprometimento de todos os níveis hierárquicos
da empresa são o que permitem seu crescimento e a permuta de cultura que a
implantação de um PMO exige da empresa é essencial para seu sucesso.
Além de tudo isso, independente do que foi implantado ou do arcabouço a ser
seguido, é imprescindível que a organização procure evoluir suas táticas para
atender a necessidade de seus clientes de forma eficiente e uma abordagem formal
é primordial para tornar seus benefícios contínuos e constantes.