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APOYO PARA EL
CUENTAS” RESPONSABLE DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN
El presente instructivo ha sido elaborado como un documento de apoyo y orientación para las personas naturales
o jurídicas, de derecho público o privado beneficiarias de recursos públicos a través de proyectos adjudicados en
Fondos Concursables del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, respecto de la forma correcta de rendir
cuentas sobre el uso de estos recursos.
I. DEFINICIONES GENERALES
1. ¿Qué es la rendición de cuentas? Es el acto por el cual el responsable del proyecto entrega al CNCA un
informe de los recursos adjudicados; con el detalle y la documentación auténtica de los gastos que ha
efectuado en virtud del cumplimiento de los objetivos planteados en su proyecto, como también aquellos
que incumben a los Aportes Propios y de Terceros (si corresponde).
A mayor abundamiento, no se aceptarán gastos realizados con fecha posterior a la ejecución del proyecto
seleccionado, ni gastos asociados a la preparación de un proyecto para ser presentado a los concursos.
3. ¿Por qué se presenta la Rendición de Cuentas? Porque es una exigencia y obligación legal para todas
aquellas personas naturales y jurídicas que reciben recursos fiscales cuya regulación se encuentra
establecida en la Resolución N° 30 del 2015 de la Contraloría General de la República.
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4. ¿Para qué se presenta la rendición de Cuentas? La rendición de cuentas se presenta a fin de dar
cumplimiento a las disposiciones legales y administrativas vigentes que regulan las transferencias de los
recursos fiscales. El CNCA la debe exigir y proceder a su revisión para determinar la correcta inversión de
los fondos otorgados de acuerdo con los objetivos previstos en el proyecto.
6. Quiénes presentan Rendiciones de Cuentas? Todas las personas naturales y jurídicas de derecho público
o privado que han recibido recursos financieros desde el CNCA, para la ejecución de un proyecto de
fondos concursables o asignación directa, o bien aportes mediante otras transferencias o subvenciones.
7. ¿Quiénes revisan mi Rendición de Cuentas? En cada Dirección Regional o Nivel Central del CNCA, existe
personal calificado, para realizar esta tarea.
9. ¿En cuántas cuotas se accede a los recursos? Los recursos serán entregados en una o más cuotas
dependiendo de las bases del concurso o bien lo que se disponga en el convenio.
10. ¿Qué debo hacer para acceder a la siguiente cuota? De acuerdo a lo indicado en la Resolución CGR N°
30, del 2015, se podrá obtener la siguiente cuota, habiendo rendido la primera o cualquiera otra cuota
entregada con anterioridad, así como también, no tener pendiente de rendición otras transferencias
otorgadas por el Servicio. Además para el caso de transferencias a privados éstos deberán hacer entrega
de una garantía consistente en Vale Vista, Póliza de Seguro, Depósito a Plazo o de cualquier otra forma
que asegure el pago de la parte no rendida de la respectiva cuota, debiéndose fijar un plazo para dicha
rendición o para la ejecución de esa caución.
11. ¿Qué se rinde? Todos los recursos comprendidos en el convenio y que fueron considerados por usted en
su proyecto, esto es, los aportes propios y/o aportes de terceros y los que desde el Estado le fueron
entregados a través de Fondos Concursables que contribuyen a financiar su proyecto.
12. ¿En qué fecha debo presentar mis informes de rendición? Las fechas se encuentran estipuladas en el
convenio suscrito, tanto para el Informe de Avance como para el Informe Final. Sólo en casos
excepcionales y debidamente justificados, la Secretaría Ejecutiva o Dirección Regional podrá autorizar su
entrega posterior, en atención a una solicitud de prórroga realizada mediante carta por el beneficiario con
antelación al vencimiento del plazo convenido.
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comprobante de ingreso por los recursos percibidos y un informe mensual y final de su inversión, en
atención a ello, más lo que se disponga en el respectivo convenio, corresponderá exigir a las
Municipalidades y otros Servicios Públicos la entrega tanto de Informes de actividades, como de Informes
mensuales de gastos, con copia de los documentos que respaldan el informe, autorizados en el caso de
las Municipalidades por el Secretario Municipal. Los documentos originales de la transferencia serán
examinados por la Contraloría General en la sede de la Municipalidad y/o Servicio Público.
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II. FORMALIDADES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS O DE GASTOS
El expediente de rendición de cuentas estará compuesto en general por los documentos establecidos en el
párrafo 4° de la Resolución CGR N° 30, de 2015 y en particular por: la caratula, la planilla con el detalle de los
gastos y la documentación original que lo respalda, debiendo cumplirse con las siguientes formalidades:
1. Carátula (Anexo N° 1)
Formulario tipo donde se individualiza tanto al servicio otorgante como al beneficiario receptor, así como
también, se indica el resumen de la rendición y el responsable firma.
En la Planilla de Rendición se deberán agrupar los gastos individualmente por ítem y dentro de ellos por
concepto, ejemplo: Ítem Operaciones: honorarios del traductor, transporte, pasajes aéreos, alimentación,
etc., según el presupuesto aprobado en el Formulario Único de Postulación (FUP) o Readecuación
Presupuestaria o Reitemización autorizada en la Dirección Regional o Nivel Central del CNCA, según
corresponda.
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La Readecuación Presupuestaria es la modificación y adaptación del presupuesto original postulado por el ejecutor del proyecto en atención a que el Consejo
de la Cultura asignó menos recursos que los presupuestados inicialmente. Se presenta al momento de la firma del convenio de ejecución.
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Solo en casos calificados por la Contraloría General de la República, el Responsable del proyecto podrá
solicitar, por razones fundadas, no presentar el documento auténtico.
Ahora bien, en caso de extravío del documento original el responsable del proyecto podrá solicitar
autorización mediante carta a la Dirección Regional o Secretaría Ejecutiva del Consejo Nacional de la Cultura
y las Artes, según corresponda, para rendir cuenta con una copia del documento tributario debidamente
autorizado ante notario. La autoridad ponderará, evaluará y decidirá caso a caso, sobre la aprobación de las
razones aducidas, pudiendo ser aceptada o rechazada, en cuyo último caso, el gasto no podrá atribuirse al
monto adjudicado en el Fondo Concursable.
11. Emisión del Comprobante o “Recibo de Pago” generado en transacciones pagadas através de Medios
Electrónicos. (Resolución ex. SII N°5 del 22 de enero de 2015.)
De acuerdo con lo dispuesto por el S.I.I. a contar del 01 de febrero de 2015, respecto de los contribuyentes-
comercio que hayan optado por emitir boletas de ventas y servicios en formato papel, el comprobante o
recibo de pago generado en transacciones pagadas a través de medios electrónicos, mediante el uso de
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Resolución N°30, Articulo N°13, Sólo se aceptarán como parte de la rendición de cuentas, los desembolsos efectuados con posterioridad a
la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia.
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“tarjetas de crédito” o “tarjetas de débito”, otorgado en la forma y condiciones que se establecen en la
resolución SII N° 5, de 22 de enero de 2015, tendrá el valor de boleta de ventas y servicios. Por tanto, los
mencionados contribuyentes no deberán emitir boleta en las operaciones que se paguen del modo antes
indicado.
En atención a que las disposiciones de esta resolución son aplicables sólo respecto de las operaciones
pagadas a través de medios electrónicos en terminales transaccionales POS, los contribuyentes-comercio
deberán emitir normalmente la boleta de ventas y servicios en las operaciones cuyo pago se realice en
dinero efectivo o materialice a través de un medio de pago que no sea una tarjeta “de crédito” o “de
débito”.
En aquellos casos en que se pague parte del precio de la venta o servicio a través de un medio electrónico y
el saldo en dinero efectivo o utilizando un medio de pago distinto de las tarjetas “de crédito” o “de débito”,
el contribuyente-comercio deberá emitir la boleta de ventas y servicios correspondiente por la parte del
saldo del precio que se haya solucionado del modo indicado.
Tratándose de documentos tributarios electrónico, tales como facturas, boletas u otros, el responsable del
proyecto deberá solicitar al proveedor que al momento de su emisión incorpore en la columna detalle, de
tales documentos, lo siguiente: “Proyecto financiado por el CNCA, convenio aprobado por resolución N°
______ de fecha ______”
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Invoice: corresponde los documentos tributarios en el extranjero, es igual a una Factura
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Utilizar la Planilla de Rendición de Gastos en Moneda Extranjera entregada por el Consejo de la Cultura.
Valorizar el gasto en la moneda extrajera y realizar la conversión a pesos chilenos. En cuanto al valor del
tipo de cambio, se ha determinado que el aplicable será el correspondiente al momento de la operación
de cambio, es decir esa conversión de moneda extranjera a peso chileno será el día en que se realizó el
gasto, según la paridad publicada por el Banco Central de Chile en su página web: www.bcentral.cl
Dichos documentos de respaldo deberá indicar, a lo menos, la individualización y domicilio del prestador
de servicio y/o vendedor de los bienes adquiridos, según corresponde, y la naturaleza, objeto, fecha y
monto de la operación.
Traducción al español.
Cuando se adquiera o compre divisa en una Casa de Cambio o a través de un Banco, se respaldará la
compra de dicha divisa con la Boleta o Documento Bancario respectivo.
Si al efectuar la rendición con los tipos de cambio mencionados, existiere un mayor costo en los gastos
asociados al proyecto, este debe ser asumido por el Responsable del proyecto. Sin embargo, la diferencia
puede solventarse con los recursos del ítem de imprevistos (si el presupuesto autorizado los contempla y
las bases del concurso lo han permitido). En caso contrario, es decir, si el costo de los gastos asociados al
proyecto son menores que los adjudicados, los recursos sobrantes deberán ser reintegrados al Consejo de
la Cultura o reitemizados en los mismos términos establecidos en el convenio de ejecución del proyecto.
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III. SOBRE LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDA LOS GASTOS
A continuación se presenta una descripción de los tipos de gastos relacionado con la ejecución de un
proyecto y la documentación necesaria para su respaldo en la rendición de cuentas.
El responsable y/o ejecutor deberá considerar aquellos gastos permitidos en la Línea a la que postuló según
las Bases del Concurso.
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Son aquellos gastos necesarios para la producción y realización del proyecto,
tratándose, en general, de gastos en servicios personales de terceros que no
conforman el equipo de trabajo del proyecto, arriendos, pasajes, compra de
2. GASTOS DE OPERACIÓN
bienes que no subsisten después de la ejecución del proyecto, etc.
En este ítem se incluyen la asignación del responsable y la contratación de
trabajadores de artes y espectáculos, entre otros. Se indica, en general,
cuáles son y cómo deben rendirse.
ITEM PRESUPUESTARIO DOCUMENTO REQUERIDO - RENDICIÓN DE CUENTAS
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permanentemente trabajen en el negocio o empresa.
La rendición de dicho sueldo deberá imputarse dentro del ítem de Gastos de
Operación. El SII por medio de Circular N° 42, de 1990, estableció las
siguientes instrucciones: Las empresas unipersonales, las sociedades de
personas y sociedades en comandita por acciones (respecto de los socios
gestores), podrán rebajar como gasto para los fines de la determinación de la
renta líquida de primera categoría, las remuneraciones que se asigne el
empresario individual y aquellas pagadas a los socios de las sociedades antes
referidas por concepto de “sueldo empresarial o patronal”, siempre y
cuando cumplan con los requisitos copulativos contemplados en el artículo
31 N° 6 del D.L. N° 824, de 1974, o Ley de la Renta.
Artista chileno:
Presentar copia de los siguientes documentos:
a) Artista Chileno:
Contrato de trabajo firmado por el trabajador y empleador.
Liquidación de remuneraciones firmada por el trabajador.
Pago de las Cotizaciones Previsionales y de Salud emitida por la
entidad receptora de los pagos, ya sea manual o electrónica.
Boleta de Honorarios por el valor bruto de la remuneración
percibida, en caso que el contrato establezca esta modalidad de
CONTRATACIÓN DE pago, sin deducción alguna por concepto de cotizaciones
ARTISTAS previsionales (artículo 145-L del Código del Trabajo)
(Ley N° 19.889) b) Artista Extranjero:
Copia legalizada de la visa de trabajo o permiso de trabajo para
turistas.
Contrato de trabajo firmado por el trabajador extranjero y el
empleador (responsable del proyecto).
Formulario N°50 del SII declarado y pagado el impuesto
correspondiente, cuyo porcentaje se indique en el formulario.
Fotocopia del documento de identidad del extranjero.
Recibo de Pago firmado por el extranjero y el ejecutor del
proyecto o transferencia bancaria a nombre del extranjero
prestador del servicio.
Se requerirá autorización Notarial expresa del padre o madre; a falta de ellos
CONTRATO A MENORES del abuelo o abuela paterno o materno; a falta de éstos, de los guardadores,
DE 18 Y MAYORES DE15 personas o instituciones que hayan tomado a su cargo al menor, o a falta de
AÑOS todos los anteriores, del inspector del trabajo respectivo. Queda prohibido el
trabajo de menores de 18 años en cabarets y otros establecimientos de la
misma naturaleza que presenten espectáculos vivos, como también en los
que expendan bebidas alcohólicas que se consuman al interior de ese
establecimiento.
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MATERIALES E INSUMOS Se rinden con Boleta y/o factura en original y emitida a nombre del
responsable del Proyecto.
GASTOS POR Los gastos por alimentación y alojamiento, deberán estar contemplados en
ALIMENTACIÓN Y los ítems respectivos del presupuesto y se redirán con facturas o boletas,
ALOJAMIENTO adjuntando la individualización de las personas en quienes se incurrió.
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Los gastos por concepto de arriendo se respaldarán con un contrato simple
de arriendo y su pago con el comprobante de transferencia bancaria a
ARRIENDOS nombre del Arrendador o por un recibo simple de arriendo, el cual debe
(espacios, muebles y expresar el período que comprende su monto y la fecha. Ambos documentos
deberán estar firmados por ambas partes (arrendador y arrendatario).
equipos)
Conjuntamente con el contrato se adjuntará fotocopia del documento de
identidad del arrendador.
Es preciso señalar que los arriendos de espacios para habitación, en general,
deberán estar pactados de manera mensual.
Si el contrato se realizó con una persona, institución o empresa, cuyo giro sea
el arrendamiento de propiedades o espacios, o muebles o equipos, debe
rendirse con el documento tributario correspondiente emitido por la
persona, institución o empresa.
Se rinden con boleta y/o factura a nombre del responsable del proyecto.
SERVICIOS BÁSICOS Estos documentos deben dar cuenta del periodo usado.
Se entenderá como servicios básicos aquellos que van en directa relación con
la ejecución del proyecto y que estén detalladamente mencionados en el
Formulario Único de Postulación o en la readecuación presupuestaria, se
autorizan: agua, luz, gas, teléfono (fijo o celular). El pago de gastos comunes,
autorizado en el presupuesto, se respaldará con el respectivo comprobante
de pago donde se individualice el período comprometido, el lugar y la
persona que paga.
a) Manutención
Corresponden a los gastos en alimentación, alojamiento y
transporte menor. Incluirá gastos en farmacia (medicamentos) y
lavandería, sólo si las bases del concurso lo contemplan. El respaldo
de estos gastos se hará con boletas o facturas extendidas a nombre
GASTOS POR BECAS Y/O del responsable del proyecto.
PASANTÍAS EN CHILE O EN
EL EXTRAJERO4 b) Seguros
El respaldo de estos gastos se hará con boleta, factura o
comprobante de pago original emitido por la Cía. Aseguradora más
una copia de la póliza de seguro.
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Decreto Supremo de Educación N°664, 29 de diciembre del 2008.
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SEGUROS(Becas y Pasantías Comprobante emitido por la entidad aseguradora (si lo requiere) a nombre
en el Extranjero) del responsable que postuló a la beca o pasantía.
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Consiste en la adquisición de bienes que resulten indispensables para
desarrollar las actividades previstas en el proyecto y que subsisten
3. INVERSION
después de terminada su ejecución. Se incurren en ella siempre y
cuando el proyecto contemple este ítem.
b) En dinero (pecuniarios)
En caso de que los aportes propios consistan en dinero
efectivo, deberá efectuar la rendición, entregando copia de
toda la documentación que acredite el gasto, es decir, con
Boleta, Factura, Contrato u otro instrumento que, según la
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naturaleza del aporte, sirva para acreditarlo.
Aportes de Terceros
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III. MODIFICACIONES AL PROYECTO
En la carta de solicitud indicará -con claridad y fundamento- las razones que ameritan las modificaciones
al presupuesto, señalando los ítems que aumentarán y los que disminuirán los recursos autorizados para
gastos, de tal manera que, en la plantilla de reitemización se exprese el presupuesto original y el nuevo
reitemizado con todos los montos, hasta el total del presupuesto autorizado en el proyecto.
No será necesario solicitar autorización, a la Dirección Regional para reitimizar recursos que están al
interior de ítem presupuestario, siempre y cuando éste no cambie el monto total original.
Solo en casos fundados y por causas o hechos no imputables al responsable del proyecto y siempre que
estas circunstancias se encuentren debidamente acreditadas y justificadas, se podrá solicitar por escrito,
a la Dirección Regional o Nivel Central del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, prórroga de la
fecha de realización del proyecto indicada en el Formulario de Postulación. La autoridad resolverá
discrecionalmente la autorización o rechazo de la solicitud, la que será comunicada mediante carta o en
forma personal.
Si la solicitud es acogida, el ejecutor responsable del proyecto deberá renovar la Letra en Garantía por
los recursos asignados al proyecto, en los mismos términos señalados en el convenio de ejecución de
proyecto. Solo entregada la nueva garantía, podrá ejecutar el proyecto en los plazos nuevamente
convenidos.
Una prórroga efectuada sin autorización de la Dirección Regional o Nivel Central, faculta a la misma para
aplicar las sanciones estipuladas en el convenio de ejecución de proyecto.
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ANEXO N° 1 CARATULA DE PRESENTACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS
I.- IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO O ENTIDAD QUE TRANSFIRIÓ LOS RECURSOS DIA / MES / AÑO
a) Nombre del servicio o entidad otorgante: CONSEJO NACIONAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES
Objetivo de la Transferencia
(descripción de la actividad)
c ) Monto transferido 0
Nota: Esta es la caratula de la rendición de cuentas al cual se debe acompañar el formularo detalle y los antecedentes auténticos (facturas, boletas,
contratos, liquidaciones, etc.) que respaldan los gastos e inversión.
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ANEXO N° 2 MODELO PLANILLA DE RENDICIÓN FINANCIERA
TIPO DE MONTO
ITEM GASTOS COFINANCIAMIENTO EURO $ 500.000
MONEDA ASIGNADO
Nº
VALOR
SUB ÍTEM SEGÚN Nº BOLETA / MONTO
DETALLES DEL GASTO BANCO 1a Rendición 2a Rendición MONTO $
PROYECTO FACTURA GASTADO
CENTRAL
1 PASAJES 25252 $ 225.000 $ - $ 225.000
2 ALOJAMIENTO 25253 € 49,00 € 759,10 $ 37.196 $ - $ 37.196
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NOTA: Junto con esta planilla de rendición se debe adjuntar las boletas o facturas originales que acreditan los gastos, agrupados por el sub-ítem de
acuerdo a su proyecto y en el mismo orden que fueron registrados en dicha plantilla. Las boletas NO deben estar enmendadas. Las facturas deben ser
emitidas a nombre del responsable y contener respaldo de cancelación por el emisor, adjuntar con ellas el Original y el Cuadruplicado en caso de
facturas Manuales y en caso de facturas electrónicas sólo la copia CEDIBLE.
Los pagos que se hagan en moneda extranjera deben rendirse en pesos chilenos y en la fecha del día en que se realizó el gasto (publicados en la
página del Banco Central web: http://bcentral.cl) o adjuntar el documentos de compra de la divisa que fue utilizado para el tipo de cambio.
Los gastos por alimentación y alojamiento se respaldarán con Boleta y/o Facturas, indicando el número de personas beneficiadas.
Los pasajes aéreos se respaldan con la Factura correspondiente y debidamente cancelada o el Ticket electrónico o pasajes, los cuales deben
señalar en forma clara el monto del pasaje, persona que viaja, tramo y fecha del viaje.
Bus Interprovincial o Tren deberán presentar el respectivo Boleto o Pasaje que acredite el traslado.
Los viajes dentro de la ciudad deberán presentar una Planilla de Locomoción que indique el trayecto, nombre, fecha y firma de quién hizo el viaje,
con la firma del o la responsable del proyecto.
Los traslados en taxi deberán adjuntar la boleta que arroja el taxímetro, mientras que los realizados en radio taxi deberán adjunta el recibo que
entrega dicha empresa.
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ANEXO N° 3 MODELO PLANILLA DE RENDICIÓN LOCOMOCIÓN
GASTO DE LOCOMOCION
NOMBRE Quien realiza el Gasto de Locomoción
RUT
TOTAL $ 720
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ANEXO N° 4 MODELO PLANILLA DE RENDICIÓN FINANCIERA (COFINANCIAMIENTO)
TIPO DE MONTO
ITEM GASTOS COFINANCIAMIENTO EURO $ 500.000
MONEDA ASIGNADO
Nº
VALOR
SUB ÍTEM SEGÚN Nº BOLETA / MONTO Aporte Aporte de
DETALLES DEL GASTO BANCO MONTO $
PROYECTO FACTURA GASTADO Propio Terceros
CENTRAL
1 PASAJES 25252 $ 50.00 $ -
2 ALOJAMIENTO 25253 $ 150.000
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NOTA: Junto con esta planilla de rendición se debe adjuntar las boletas o facturas originales que acreditan los gastos, agrupados por el sub-ítem de
acuerdo a su proyecto y en el mismo orden que fueron registrados en dicha plantilla. Las boletas NO deben estar enmendadas. Las facturas deben ser
emitidas a nombre del responsable y contener respaldo de cancelación por el emisor, adjuntar con ellas el Original y el Cuadruplicado en caso de
facturas Manuales y en caso de facturas electrónicas sólo la copia CEDIBLE.
Los pagos que se hagan en moneda extranjera deben rendirse en pesos chilenos y en la fecha del día en que se realizó el gasto (publicados en la
página del Banco Central web: http://bcentral.cl) o adjuntar el documentos de compra de la divisa que fue utilizado para el tipo de cambio.
Los gastos por alimentación y alojamiento se respaldarán con Boleta y/o Facturas, indicando el número de personas beneficiadas.
Los pasajes aéreos se respaldan con la Factura correspondiente y debidamente cancelada o el Ticket electrónico o pasajes, los cuales deben
señalar en forma clara el monto del pasaje, persona que viaja, tramo y fecha del viaje.
Bus Interprovincial o Tren deberán presentar el respectivo Boleto o Pasaje que acredite el traslado.
Los viajes dentro de la ciudad deberán presentar una Planilla de Locomoción que indique el trayecto, nombre, fecha y firma de quién hizo el viaje,
con la firma del o la responsable del proyecto.
Los traslados en taxi deberán adjuntar la boleta que arroja el taxímetro, mientras que los realizados en radio taxi deberán adjunta el recibo que
entrega dicha empresa.
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