GDO-G01 Guía Organización de Archivos de Gestión PDF

GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTIÓN
BOGOTÁ, AGOSTO DE 2013
SIG-F05 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)

GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
22 DE AGOSTO DE
CÓDIGO: GDO-G01 VERSIÓN: 1 FECHA:
2013
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 3
1. ALCANCE ................................................................................................................................... 3
2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA ................................................................. 4
3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................... 4
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 4
5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION........................ 7
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2013
INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Salud y Protección la Protección Social, acogiendo las normas establecidas por el
Archivo General de la Nación para la organización de los archivos, Ley 594 de 2000, y Acuerdo 042
del 2002.
Se pretende iniciar el paso a paso en la Organización de los Archivos en la Institución la cual se han
producido y tramitado las comunicaciones oficiales en las diferentes dependencias.
La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes aéreas y

al Archivo Central y Gestión de Documentos.
Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura
buena organización del archivo y la recuperación óptima de los documentos y de la información.
Los principales objetivos de la transferencia de documentos son:
- La liberación y uso eficiente del espacio destinado a archivo de Gestión y Central
- La implicación y responsabilidad en el sistema de gestión documental de las personas

responsables del archivo del Archivo Central y servicios.
- El uso eficiente del espacio de depósito del archivo del Servicio de Archivo y Gestión de
Documentos.
- La mejora en la eficacia de la gestión de los documentos.
- La mejora en las condiciones de conservación de los documentos.
- El control y verificación de la identificación y clasificación de los documentos.
1. ALCANCE
Esta Guía pretende brindar a los funcionarios del Ministerio de Salud y Protección Social, que tienen
bajo su responsabilidad la organización de los archivos de Gestión y Central los pasos a seguir para
un buen manejo, uso y conservación de los archivos.
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2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA
Procedimiento GDO-P05 Consulta y préstamo de documentos.

Procedimiento GDO-P06 Transferencia de Documentos y Disposición Final.
Formato GDO-F01 Formato Único de Inventario Documental
Formato GDO-F02 Formato Tabla de Retención Documental
Formato GDO-F03 Formato Rotulo carpeta archivo
Formato GDO-F04 Formato Rotulo caja archivo
3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Ley 594 de 2000
 Acuerdo 42 de 2002
 Decretos 2578 y 2609 de 2012
 Ley 80 de 1989.
4. DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión,
conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
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Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos

que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos
de gestión.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,

instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser
destruidos por el Jefe del Área cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la
dependencia
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o

materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo
documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto
que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una
noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
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Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y

detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de
los documentos en sus diferentes fases.
Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos
definidos en la clasificación
Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo Organización =
Clasificación + Ordenación + Descripción.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la

repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también
responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y
se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales
que varían de acuerdo con el trámite de
Cada asunto.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
PRIMER PASO
La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta;

no deje esta responsabilidad en un solo servidor Público.
Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro

horas, en las cuales participen todos los servidores
públicos, incluido el Coordinador de Grupo.
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SEGUNDO PASO
Invite a cada uno de los servidores públicos para que revise todos y cada uno de los documentos
que posea en su puesto de Trabajo.
Cada funcionario Hará una selección de toda la documentación que posee.
TERCER PASO
En cada puesto de trabajo debe revisarse la documentación que va a

conservarse,
Extraer los documentos que no son necesarios, tales

como fotocopias, documentos en blanco, manuscritos
(borradores), revistas, libros, periódicos, directorios
telefónicos, folletos, agendas, afiches, documentos
personales, entre otros.
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CUARTO PASO
Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la

suya, ya que ésta se considera como documentación de apoyo la cual no se transfiere al archivo
central (por ejemplo, normas), ubíquela, donde pueda consultarla, si la necesita, separándola de la
documentación a transferirse.
QUINTO PASO
La Tabla de Retención Documental TRD formato GDO-F02, se están actualizando de acuerdo a sus
funciones, empiece a seleccionar y agrupar por temas la documentación que posea en cada una de
las áreas (por ejemplo, historias laborales, procesos disciplinarios, entre otros etc.).
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dependencia Productora:
Cod. Resolución:
CODIGO SERIES DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS/ OBSERVACIONES
SERIE SUBSERIE Subseries - * Tipos Documentales AG AC CT S D/M E
CONVENCIONES Ciudad y fecha de aprobación:

AG ARCHIVO DE GESTIÓN Firma Firma
AC ARCHIVO CENTRAL
S SELECCIONAR, DEPURAR
C.T. CONSERVAR EN SU TOTALIDAD
MICROFILMAR, DIGITALIZAR. ETC SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
M SECRETARIO GENERAL
COORDINADORA GRUPO ADMINISTRACION DOCUMENTAL
E ELIMINAR, DESCARTAR, DESTRUCCIÓN
SEXTO PASO
Clasificación Documental:
Empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto, por ejemplo,
planes, nóminas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etcétera e identifique
cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.
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Clasificación de la documentación recibida:
Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales

recibidas: Internas y Externas.
Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas Comunicaciones recibidas por fax.

Radicación. Concepto. Distribución. Concepto. Organización de expediente.
SEPTIMO PASO
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, conformación y

apertura de expedientes, determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series
documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Ordene folios por carpeta del más antiguo
al más reciente como se indica…
 Realice los legajos o archivos por carpeta.

 Utilice ganchos de plástico
El gancho va dentro la Carpeta desde la Base con su extensión de largo de las patas hacia abajo
que atraviesa los documentos para el agarre al final.
Características
Los ganchos plásticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexión, de dos piezas, una de
base y otra de amarre o sujeción, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.
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OCTAVO PASO
Depuración Documental
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos
documentos que no son de archivo como por
ejemplo: Documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitación o felicitaciones,
recortes de prensa.
La documentación deberá estar libre de material
metálico como: ganchos de cosedora, clips, folders
AZ, entre otros.
Carpetas de Tapas Independientes:
Las Carpetas que maneja la Institución para la

organización de los archivos de Gestión y
Central.
Organizados los archivos por temas y/o asuntos,

separarlos y llevarlos a carpetas.
Organice los archivos de gestión y/o

expedientes por la Serie, Sub serie, prepárelos
en orden cronológico y construya la carpeta
perforando e instalando gancho de plástico.
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NOVENO PASO
Se procede posteriormente a la Identificación de la unidad de Conservación bajo los siguientes

Parámetros:
Identificación de carpeta
Elaboración del Rotulo de Carpeta:
Cada carpeta o expediente dentro de Cada serie

deberá identificarse Individualmente de acuerdo
con cada asunto específico, precedido del
respectivo código de la dependencia, de la serie
documental y subserie según el caso. Para la
organización de archivos final, se diligencian los
campos como fechas iníciales y finales, numero
de carpetas que le corresponde en la caja y
numero de caja que le corresponde a la orden.
Utilizando el formato GDO-F03
Diligenciar los campos del rotulo de Carpeta y adherirlo en el costado frontal superior derecho a un
(1) centímetro por ambos lados, como se indica.
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22 DE AGOSTO DE
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DECIMO PASO
Foliación:
La foliación se realizara en el momento en

que se prepare la documentación para ser
transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los tramites.
La foliación es el acto de enumerar los folios

solo por su cara recta, cuya numeración. La
foliación deberá ser en forma consecutiva y
continúa o acumulativa aplica solamente a
esta.
La foliación deberá ser en forma consecutiva y

continúa de una carpeta a otra, el número de
folios que corresponde se coloca en la margen
superior derecha. Como se indica.
Cuando se está organizando un expediente o

contrato máximo 200 a 250 folios.
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PASO ONCE
Clasifique las carpetas de acuerdo con un sistema de

ordenación que facilite su consulta en los archivos de gestión.
Verifique las series y subseries teniendo en cuenta los tiempos
de retención establecidos en la TRD, que próximamente serán
transferidos al Archivo Central.
PASO DOCE
Cada Dependencia deberá tener en cuenta la
ubicación (geográfica, alfabética, numérica
cronológica) y las carpetas para consulta de
documentos bien sea de usuarios internos
como Externos. La oportunidad y
consecución de la documentación producida,
tiendo en cuenta la TRD, por SERIE ó
SUBSERIE. Para que los documentos sean
consultados en los Archivos de Gestión.
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PASO TRECE
Para diligenciar el rotulo de caja formato GDH-F04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de
Retención Documental, ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se
recolectan en cajas referencia X-200 y el rotulo se coloca y se pega en la tapa frontal de la misma,
asignando el numero caja, fecha de transferencia día/mes/año, código de la dependencia u oficina,
nombre de la dependencia productora del documento, relación de carpetas en esta caja, numero de
orden, identificación de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06.
PASO CATORCE
Organizadas las carpetas por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas cajas identificadas con sus
rótulos y con la CLASIFICACION, ORDENACION Y DEPURACION y teniendo en cuenta los tiempos
de retención, el siguiente paso será las TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, al Archivo Central,
según cronograma establecido cada año por el Comité de Administración Documental, para ello
deberá Diligenciar el formato de inventario documental de forma tal que se facilite la recuperación de
la información y así, los documentos puedan ser entregados y verificados por la persona encargada
del archivo central. Consta de la descripción de cada carpeta que corresponden a cada caja por
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serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y además con el visto bueno de los
responsables que realizan.
GDO-F01 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID)
PASO QUINCE
FELICITACIONES, HEMOS REALIZADO LA

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRAL-
AC, siguiendo los pasos anteriores, así mismo estamos en
capacidad de identificar los documentos que cumplieron su
ciclo según la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIÓN AG, se
realizó el inventario documental logrando pasar la
documentación de un archivo a otro, estableciendo los
responsables en cada uno de los archivos en que estos se
encuentren.
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22 DE AGOSTO DE
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La Norma nos obliga a la Integralidad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información

de los documentos de archivo y serán responsables los funcionarios de la Organización,
conservación y custodia, así como la prestación de los servicios Archivísticos.
RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD
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22 DE AGOSTO DE
2013
TIPS PARA TENER

EN CUENTA
“ALERTA”
Higiene y Seguridad:
Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la Integridad física y mental
del personal, preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente físico
donde son ejecutados.
MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTION Y ARCHIVOS CENTRAL
Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir
los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de Transferencia.
Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y
el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante
líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algún alimento en las horas de descanso.
Cada institución deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios
que custodian, manejan y administran los archivos de su entidad:
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2013
Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental:
Batas
Tapabocas desechables
Gorros desechables
Guantes desechables (de látex o de nitrilo)
Gafas Transparentes
Jabón desinfectante
Gel Antibacterial
Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender
cualquier tipo de trabajo con el material documental. Además cada funcionario deberá tener en
cuenta y practicar las siguientes medidas de auto cuidado:
Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado
con microorganismos (hongos y bacterias).
Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos SOLO mientras se ejecutan las
labores.
Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con hipoclorito disuelto en agua
antes de aplicar el jabón, cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente.
Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya
que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex.
Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes
protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran
concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender
trabajos de organización archivística.
Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos
con el resto del cuerpo.
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22 DE AGOSTO DE
2013
Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico. Las actividades deberán
hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince
minutos de descanso.
En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a
realizar otras actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón
antibacterial. Se puede emplear un gel antibacterial que se encuentre en el mercado.
MANIPULACION DE CAJAS RECUERDE:
 Observe e Inspeccione la Carga antes de Manipularla.

 Levante las Cargas Utilizando la Musculatura de las Piernas y no Con la Espalda.
“Aquí la seguridad no es una opción, es un habito”
21

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BOGOTÁ, AGOSTO DE 2013

SIG-F05 VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)

2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA ................................................................. 4

3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................... 4

5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION........................ 7

La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes aéreas y

Los principales objetivos de la transferencia de documentos son:

- La liberación y uso eficiente del espacio destinado a archivo de Gestión y Central

- La implicación y responsabilidad en el sistema de gestión documental de las personas

- La mejora en la eficacia de la gestión de los documentos.

- La mejora en las condiciones de conservación de los documentos.

- El control y verificación de la identificación y clasificación de los documentos.

2. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA

Procedimiento GDO-P05 Consulta y préstamo de documentos.

3. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la

5. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta;

Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro

Cada funcionario Hará una selección de toda la documentación que posee.

En cada puesto de trabajo debe revisarse la documentación que va a

Extraer los documentos que no son necesarios, tales

Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CODIGO SERIES DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CONVENCIONES Ciudad y fecha de aprobación:

Clasificación de la documentación recibida:

Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales

Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas Comunicaciones recibidas por fax.

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, conformación y

 Realice los legajos o archivos por carpeta.

Carpetas de Tapas Independientes:

Las Carpetas que maneja la Institución para la

Organizados los archivos por temas y/o asuntos,

Organice los archivos de gestión y/o

Se procede posteriormente a la Identificación de la unidad de Conservación bajo los siguientes

Elaboración del Rotulo de Carpeta:

Cada carpeta o expediente dentro de Cada serie

La foliación se realizara en el momento en

La foliación es el acto de enumerar los folios

La foliación deberá ser en forma consecutiva y

Cuando se está organizando un expediente o

Clasifique las carpetas de acuerdo con un sistema de

GDO-F01 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID)

FELICITACIONES, HEMOS REALIZADO LA

La Norma nos obliga a la Integralidad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información

RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD

TIPS PARA TENER

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTION Y ARCHIVOS CENTRAL

Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental:

MANIPULACION DE CAJAS RECUERDE:

 Observe e Inspeccione la Carga antes de Manipularla.

“Aquí la seguridad no es una opción, es un habito”