2.manual Excel Básico-Intermedio PDF

Manual de Excel Básico Intermedio
MANUAL
DE
EXCEL
BASICO
INTERMEDIO
1

Contenido
Unidad 1 .............................................................................................................................................. 4
Introducción a Excel ............................................................................................................................ 4
Iniciando Microsoft Excel ............................................................................................................... 4
Formulas y Funciones (Básicas y Avanzadas) ...................................................................................... 6
La ficha Fórmulas ................................................................................................................................ 6
Precedencia de los operadores ....................................................................................................... 6
Crear una fórmula que realice sumas ............................................................................................. 7
Crear una fórmula que realice restas .............................................................................................. 7
Crear una fórmula que realice multiplicaciones ............................................................................. 7
Crear una fórmula que realice divisiones ........................................................................................ 8
Posibles mensajes de errores al usar fórmulas ............................................................................... 8
Estilos de referencia ............................................................................................................................ 8
Relativas .......................................................................................................................................... 8
Absolutas ......................................................................................................................................... 9
Mixtas .............................................................................................................................................. 9
Resumir datos utilizando funciones ................................................................................................ 9
Partes de una función ..................................................................................................................... 9
Funciones básicas ............................................................................................................................ 9
Funciones Avanzadas .................................................................................................................... 11
El formato condicional .................................................................................................................. 13
La validación de datos ................................................................................................................... 13
Validación de datos de tipo lista ................................................................................................... 14
Filtros ............................................................................................................................................. 16
Creación de un filtro automático personalizado ........................................................................... 17
Subtotales e informes ................................................................................................................... 18
Tabla de datos ............................................................................................................................... 19
Unidad 2 ............................................................................................................................................ 20
Vincular y seguridad en hojas y libros de trabajo ............................................................................. 20
Enlazar hojas de trabajo. ............................................................................................................... 20
Crear referencias externas ............................................................................................................ 20
Crear fórmulas de referencias externas ........................................................................................ 20
Seguridad en la Hojas y libros ....................................................................................................... 24
2

Protección de hoja ........................................................................................................................ 24
Gráficas .............................................................................................................................................. 26
Que son las gráficas ....................................................................................................................... 26
Tipos de gráficos más comunes .................................................................................................... 27
Herramientas de gráficos .............................................................................................................. 29
Tablas Dinamicas ............................................................................................................................... 30
Cuándo usar una tabla dinámica ................................................................................................... 30
Preparar los datos para una tabla dinámica ................................................................................. 31
Partes de una tabla dinamica ........................................................................................................ 31
Crear una tabla dinamica .............................................................................................................. 32

Objetivo General:
Al finalizar el curso el participante aprenderá a personalizar el entorno de trabajo, navegar, aplicar
formato, utilizar formulas, funciones así como elaborar gráficas y tablas dinámicas de la información
plasmada en una hoja de cálculo, permitiéndole desarrollar sus actividades con mayor facilidad y
optimizando tiempos.
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Unidad 1
Introducción a Excel
Iniciando Microsoft Excel
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa (Figura izquierda). Otra forma de acceder al programa es escribir la
palabra Excel en el cuadro de búsqueda y presionar Enter. (Figura Derecha)
Al iniciar Excel aparece la siguiente pantalla y dar clic en la opción Libro en blanco
que aparece resaltada, se inicia Excel apareciendo una hoja de cálculo en blanco.
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Una vez que se accede al programa aparece la siguiente pantalla la cual contiene
Botones
los siguientes elementos: Minimizar
Barra de herramientas de acceso rápido Barra de Título Maximizar
Cerrar
Fichas
Barra de Formulas Cinta de Opciones
Columnas
Celda Activa Cuadro de Nombres
Barra de Desplazamiento Vertical
Filas
Barra de Desplazamiento Horizontal
Etiquetas Barra de Estado
Vistas
La cinta de opciones está compuesta por las siguientes opciones:
Botones o comandos
Grupos
Cuando abrimos la aplicación de Excel el nombre de archivo predeterminado

(Libro1) permanecerá en la barra de título hasta que usted lo guarde con el nombre
de su preferencia. Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta de filas,
columnas y celdas. Las columnas de la hoja de cálculo van de arriba hacia abajo y
se identifican con letras; las filas van de izquierda a derecha y se identifican con
números. La información se introduce dentro de una celda. Cada cuadro en la
cuadrícula es una celda y se identifica por la intersección de una columna y una fila.
Así, la primera celda en una hoja de cálculo abierta es A1. La celda activa está
enmarcada por una línea negra gruesa. Cuando teclea información, ésta se
introduce en la celda enmarcada.
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Formulas y Funciones (Básicas y Avanzadas)

Las formulas son operaciones que usan operandos y operadores para realizar una
operación. Los resultados dependerán de los operandos, a su vez, estos operandos
pueden también ser resultados de otras fórmulas.
Operandos: Se le llama así a un número constante en todas sus variantes (positivo,

negativo, decimal, entero), a un dato (texto, palabra o letra), referencia de celda (A3,
B7, A55, etc.) hasta el resultado de una formula.
Operadores: Excel incluye al menos 4 grupos de operadores los cuales se

clasifican en operadores matemáticos (+.-,*, ^), operadores de texto (&), operadores
de fecha (+,-) y operadores lógicos (<, >, >=, <=, =, <>).
Para este curso aprenderemos a trabajar formulas, con operadores matemáticos
para empezar a dominar el tema de las formulas. A continuación se detallan los
operadores utilizados para una fórmula matemática.
OPERADORES MATEMÁTICOS
PRECEDENCIA NOMBRE OPERADOR
1 Agrupación ()
2 Potencia ^
3 División /
3 Multiplicación *
4 Resta -
4 Suma +

La ficha Fórmulas
Las fórmulas hacen de Excel una herramienta muy poderosa. En esta lección, usted
aprenderá a escribir fórmulas simples y a utilizar muchas de las funciones de Excel
que contienen fórmulas integradas que le permiten realizar muchos tipos de cálculos
haciendo clic en un comando en la ficha Fórmulas.
Precedencia de los operadores
Cuál sería el resultado de tener la siguiente formula: 4+3*8/2-12
a) 5 b) -16 c) 4
De acuerdo a la tabla anterior, los operadores tienen una precedencia, esto es,
como se resuelve en Excel una operación matemática, esto es, una formula.
1. En primer lugar, Verifica si existe dentro de la formula una agrupación, esto son
los paréntesis, si existe algo dentro de paréntesis, va y resuelve hasta terminar lo
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que haya dentro, si no existe nada entre paréntesis va y busca la siguiente

precedencia.
2. Verifica si hay alguna potencia (^) que resolver, si no existe, pasa a la siguiente
precedencia.
3. Verifica si existe una multiplicación (*) o división (/) y las resuelve o si no existe
va y busca la siguiente precedencia para resolverla.
4. Verifica si existe alguna suma dentro de la formula y la resuelve, ya sea suma (+)
o resta (-) cualquiera de las dos tiene la misma precedencia.
La suma y la resta son operaciones que se resuelven hasta lo último. Para romper
dichas precedencias se pueden utilizar los símbolos de agrupación, los paréntesis.

Crear una fórmula que realice sumas
Para comenzar a crear una fórmula, seleccione la celda en la que desea que
aparezca. Para permitirle a Excel distinguir las fórmulas de los datos, todas las
fórmulas comienzan con el signo igual (=).
Ejemplo sin usar referencias de celdas =3+3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =A1+A2 Entre
Crear una fórmula que realice restas
Para crear una fórmula que realice restas se emplean los mismos métodos que
utilizó para crear una fórmula que realice sumas. Cuando cree una fórmula de
resta, escriba = seguido del número positivo y luego escriba un signo de menos
para indicar la resta.
Ejemplo sin usar referencias de celdas =5-3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =B1-A2 Entre
Crear una fórmula que realice multiplicaciones
La fórmula para multiplicar 33 por 6 es =33*6. Si una fórmula contiene dos o más
operadores, las operaciones no necesariamente se realizan en el orden en que se
lee la fórmula. El orden lo determinan las reglas matemáticas, pero usted puede
anular las prioridades estándar de los operadores utilizando paréntesis. Las
operaciones dentro de los paréntesis se realizan antes de las que están fuera de
ellos.
Ejemplo usando referencias de celdas =B1*A2 Entre
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Crear una fórmula que realice divisiones
La barra diagonal es el operador matemático para la división. Cuando un cálculo

incluye varios valores, utilice paréntesis para indicar qué parte del cálculo es la
que debe realizarse primero.
Ejemplo sin usar referencias de celdas =10/3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =B5/A4 Entre

Posibles mensajes de errores al usar fórmulas
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Dependiendo
del error, mostrará un mensaje u otro. A continuación se presentan algunos de los
posibles errores que pueden presentarse a utilizar una fórmula:
Error Motivo
#¡DIV/0 Estas intentando dividir por cero.
#N/A. La celda no contiene ningún dato.
# ¿NOMBRE? El nombre usado en la fórmula no
es conocido.
#¡NULO! La intersección de dos rangos no
tiene ninguna celda.
#¡NUM! El argumento de la función
matemática es incorrecto.
#¡REF! Se ha suprimido una celda o un
rango de celdas cuyas referencias
están incluidas en una fórmula.
#¡VALOR! En una fórmula matemática hay
una celda de tipo texto o el
operador es incorrecto.
Estilos de referencia
Relativas
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas,
como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de dónde vayamos a
copiar la fórmula,
Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda
B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la
actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de
referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
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Absolutas
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo
$ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda o presionar F4 para
colocar directamente los signos, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda
a otra, nunca variará la referencia.

Mixtas
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la
fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o
=A$2.
Resumir datos utilizando funciones
Este es uno de los temas más importantes de la hoja de cálculo junto con el de las
formulas, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja
de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para
evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar
la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Partes de una función
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor
o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Funciones básicas
Excel provee de funciones básicas que se pueden utilizar desde la Ficha
InicioGrupo Modificar Botón Autosuma
Para utilizarlas, se requiere colocar el cursor de celda en la celda donde se desea
insertar la fórmula para luego seleccionar cualquiera de las funciones básicas que
provee este botón.
Una vez seleccionada la función deseada, se procederá a insertar el rango de datos
del cual se desea calcular.
NOMBRE FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Suma(B2:D6) Suma o Autosuma: Calcula la suma de
todos los números que se encuentran en
un rango de datos.
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Promedio(B2:B6) Promedio: Calcula el promedio entre los
números que se encuentran en un rango
de datos.
Contar(B2:D6) Cuenta el número de datos que existen
dentro de un rango seleccionado.
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Funciones Avanzadas
En este tema utilizará comandos de la ficha Fórmulas, que se muestra en la figura siguiente,
para crear fórmulas que resuman condicionalmente los datos, para buscar datos, para
aplicar lógica condicional y para formatear y modificar el texto. Utilice esta ilustración como
referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiariza con otros comandos de la
ficha Fórmulas y los emplea para crear fórmulas.
Otra forma de acceder a las funciones es mediante el botón Fx situado a la izquierda

de la barra de fórmulas, al presionar esta opción se abrirá una caja de diálogo en la
cual podrá realizar una búsqueda de la función que necesita insertar.
A continuación se enlistan las funciones que trabajaremos en este tema:
Función Descripción
La función SUMAR.SI calcula el total de sólo
aquellas celdas que cumplen con un
determinado criterio o condición. La sintaxis
de la función SUMAR.SI es SUMAR.SI
(Rango,Criterio, Rango_suma). En una fórmula,
los valores que una función emplea para
realizar operaciones o cálculos se denominan
SUMAR.SI argumentos. Así, los argumentos para la
función SUMAR.SI son rango, criterio y rango
de suma. Al emplearse juntos crean una
fórmula condicional en la que se suman las
celdas que cumplen con el criterio previamente
definido. Las celdas dentro del rango de criterio
que no cumplen con dicho criterio, no se
incluyen en el total
La función CONTAR.SI cuenta el número de
celdas en un determinado rango que cumplen
con una condición específica. La sintaxis para la
CONTAR.SI función CONTAR.SI es CONTAR.SI(Rango,
Criterio). El rango es el rango de celdas que se
van a contar. La condición puede ser un
número, una expresión o un texto.
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CONSULTAV (BUSCARV) La V en BUSCARV significa vertical. Esta fórmula se utiliza cuando
los valores de comparación se encuentran en una columna
situada a la izquierda de los datos que desea buscar. La función

BUSCARV busca un valor en la primera columna de una matriz de

tabla en la hoja de cálculo y devuelve, en la misma fila, un valor de
otra columna de dicha matriz de tabla.
BUSCARH busca un valor en la fila superior de una tabla o una
Matriz y luego devuelve un valor en la misma columna de una fila
que usted especifique en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando

los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
CONSULTAH (BUSCARH) superior de una tabla de datos y desee buscar dentro de un número
especificado de filas.
FUNCIÓN SI El resultado de una fórmula condicional se determina por el estado
de una condición específica, o la respuesta a una pregunta lógica.
Una fórmula SI devuelve un valor si una condición especificada es
verdadera, y otro valor si la condición es falsa. La función Si
requiere la siguiente sintaxis: SI(prueba_lógica,
valor si verdadero, valor si falso).

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El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel
aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores,

para valores que cumplan una determinada condición, para
resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

condicional.
Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña
Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas

dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas
que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de

iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite

crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en
la imagen.
La validación de datos
Uno de los problemas más recurrentes en los informes de Excel, es que los usuarios
no ingresan la información de forma correcta, las listas han sido creadas para que
los usuarios sólo puedan ingresar la información permitida por el creador del
libro, o en su defecto, sólo tengan la posibilidad de escoger opciones desde un
menú desplegable.
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta

característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda;
pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
Seleccionamos la celda que queremos validar.

Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.

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Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen
donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de
validación indicamos la
condición para que el dato sea
correcto.
Dentro de Permitir podemos

encontrar Cualquier valor,
Número entero, Decimal, Lista,
Fecha, Hora, Longitud de texto
y Personalizada. Por ejemplo
si elegimos Número entero,
Excel sólo permitirá números
enteros en esa celda, si el
usuario intenta escribir un
número decimal, se producirá
un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción

Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para
que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro
que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por;
(punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre

al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son
considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos

se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
Validación de datos de tipo lista
Para crear una lista debemos seleccionar un rango de datos e insertar un nombre
en el cuadro de nombres, ubicado en la parte superior-izquierda de nuestra hoja (en
la imagen se ingresó el nombre Alumnos, luego de seleccionar el rango de
nombres).
Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones
desplegables. Para esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opción
validación de datos, ubicada en el menú Datos.

Al seleccionar esta opción se desplegará una ventana con opciones:
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Configuración: Seleccionamos la opción Lista, desde el menú Permitir. Y en el

origen ingresamos el nombre de nuestra lista, ejemplo: =Alumnos
De esta forma la celda seleccionada presentará una lista desplegable de opciones
para que el usuario pueda escoger sólo valores de la lista permitida.
Mensaje de entrada: en este lugar ingresamos la información que deseamos
que el usuario vea antes de seleccionar o ingresar un dato (es sólo informativo, y
permitirá guiar al usuario).
Mensaje de error: desde esta opción podemos configurar el tipo de restricción y
mensaje de error que deseamos.
Grave: el usuario no podrá ingresar información que no se encuentre en la lista.
Advertencia e Información: el usuario será advertido de que la información que está
ingresando no es correcta, sin embargo, la podrá ingresar de todas formas.

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Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna.
Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro
Tipos de filtros
1. Autofiltro: incluye filtrar por selección, para criterios simples.
2. Filtro avanzado: permite establecer criterios complejos.
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la información.
Para poder filtrar la información debemos tener una tabla de datos, con los títulos definidos,
luego seleccionamos la opción Filtro, ubicada en el menú Datos.
Automáticamente, aparecerá un triángulo invertido al lado de cada título, utilizando este

botón podremos ordenar y filtrar la información que deseemos relacionada a cada
columna en particular.
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Creación de un filtro automático personalizado
Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello debemos
seleccionar la opción de filtro personalizado, dentro del menú de cada filtro creado, cómo se
presenta en la imagen a continuación:

El filtro personalizado nos presentará una serie de opciones que podemos combinar mediante
Y/O.

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Subtotales e informes
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales

generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas
que designa para que funcionen como hojas de datos).
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar
y ocultar las filas de detalle de cada subtotal Excel calcula los subtotales con una función de
resumen, como por ejemplo: Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de
un tipo de cálculo a la vez.

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las
filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general
mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las
filas de subtotales.

Se debe considerar que Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando
se modifiquen los datos de detalle.

Para crear subtotales, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de
Excel el cual contenga datos
numéricos.

2. Colóquese en cualquier celda
de la tabla de datos y, vaya a la
ficha Datos, y en el grupo
Esquema, presione el botón
Subtotal.

3. En la ventana
Subtotales, marque las
opciones necesarias para crear
un subtotal a su gusto.

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Tabla de datos
Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en una
sola operación, así como una manera de ver y comparar los resultados de todas las
variaciones distintas en la hoja de cálculo.
Puede crear tablas de datos de una o dos variables, dependiendo del número de variantes
que desee probar.
Tablas de datos de una variable. Utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de
qué manera afectan distintos tipos de interés al pago mensual de una hipoteca. En
el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12;B4;-B5), que
hace referencia a la celda de entrada B3.
Tabla de datos de dos variables Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo
afectan los distintos tipos de interés y plazos del préstamo al pago de una hipoteca. En el
siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12;B4;-B5), que
utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

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Unidad 2
Vincular y seguridad en hojas y libros de trabajo
Enlazar hojas de trabajo.
Crear referencias externas
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para
combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
 El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

 El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma
hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc...
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas,
es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la
que está la fórmula.
Crear fórmulas de referencias externas
Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:
 Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).
 Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la
fórmula.
 Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto
de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar
las celdas necesarias.
 Terminar la fórmula y pulsar Intro.
Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si

cambiamos el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar
como... las referencias también se cambiarían.
Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas
fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar
vínculos... Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer
modificaciones sobre los vínculos.
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Actualizar valores: actualiza la lista con los vínculos.

Cambiar origen: podemos modificar el origen del vínculo seleccionado. Abrir origen: abre el libro
del vínculo seleccionado.
Romper vínculo: quita los vínculos de las fórmulas externas. Comprobar estado: comprueba el
estado del origen.
Pregunta inicial: podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que
tenemos enlaces externos.

Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos
de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relación entre
varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo.

Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una compañía
que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el
presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros fuentes serían los
libros de los departamentos con sus prepuestos.

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Si pulsamos sobre la pestaña

Datos y pulsando el botón
Consolidar... nos aparece el
cuadro de diálogo Consolidar,
como vemos en la imagen donde
podemos escoger la Función a
utilizar:

‐En Referencia: vamos
seleccionando las celdas de uno
de los libros fuentes,

‐ Pulsamos sobre Agregar para
añadir las celd as seleccionadas a
la lista de todas las referencias,

‐ Repetimos los do s últimos
pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes,

‐ Finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula.

Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se
incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese
cambio quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado.

Ejemplo:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a consolidar, estos
datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en
hojas diferentes, ya que dicha información se podría organizar por ejemplo: por día, por semana,
por mes, etc., en cada hoja.

2. Puede crear o copiar el mismo formato
con los datos en común que llevará el
consolidado con respecto a las hojas de
datos, en este caso de cada mes y,
colóquese en la primer celda (superior
izquierda) del rango que se consolidará.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Consolidar.

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4. En la ventana Consolidar especifique la
función que desea utilizar y agregue las
referencias de los rangos que intervendrán en
el consolidado, así mismo si lo requiere puede
marcar algunas opciones adicionales como
Crear vínculos con los datos de origen la cual, a manera de auto esquema, muestra los datos de
origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se
agregan y se acomodan en forma
alfabética, por lo que al analizar la
procedencia de los datos en el
consolidado, si es que se utilizó la opción
Crear vínculos con los datos de origen es
posible que no se encuentren en el mismo
orden.

5. Aparecerá el resultado con los datos ya consolidados, según la función utilizada.

NOTA El consolidado podrá crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes
funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o creándolo en una nueva
ubicación.

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Seguridad en la Hojas y libros

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten

controlar quiénes pueden acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger
todo un archivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los
datos. Esto garantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos
elementos de una hoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien,
muevan o eliminan datos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La
protección de datos es especialmente importante cuando varios usuarios comparten y
modifican los archivos.
En Excel la información puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen
cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y
permite también especificar que celdas serán las que si permitan modificaciones a su
contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creación u modificación de hojas,
así como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente:

Protección de hoja
1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubíquese en una de ellas.
2. Vaya a la ficha
Revisar y, en el grupo
Cambios, haga clic
en Proteger hoja.
3. En la ventana
mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas
para que la protección sólo se realice a las celdas
bloqueadas, si lo desea puede establecer una
contraseña para que sólo quien la conozca pueda
desproteger la hoja y marque solo las casillas
necesarias según lo que desee permitir que sea
modificable en las celdas bloqueadas y presione
Aceptar.
NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de

las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje
siguiente:
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Protección de libro
1. Abra el libro que desee proteger.
2. Vaya a la ficha Revisar y en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro, y en

Restringir edición, seleccione la opción Proteger estructura y ventanas.
4. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección

deseada y, presione Aceptar.
NOTA Cuando intente realizar alguna modificación y está no esté permitida, Excel
mostrará el mensaje siguiente:

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Gráficas
Que son las gráficas
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita

su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos
en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la
interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie
de datos clasificados por filas y columnas.
Crear un gráfico
Hay varias formas de crear un gráfico, veremos dos formas básicas para crearlos.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en
las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Creando una gráfica como hoja de gráfico

Excel proporciona una herramienta que permite visualizar los datos en formas
gráficas aprovechándose de los datos de una hoja de cálculo como valores para las
gráficas.
26

Insertar gráfica como gráfico incrustado

Para insertar el gráfico en la misma hoja de cálculo donde están los datos, debe de
seleccionar los datos a graficar para luego elegir el tipo de gráficos que se encuentra de
la siguiente forma:
Después de elegir el tipo de gráfico, este aparecerá en la hoja de cálculo donde se

encuentran los datos.
Tipos de gráficos más comunes
Gráficos de Columna: Son útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o
para ilustrar comparaciones entre elementos.
SUELDO (PESOS MX)
$10,000.00
$9,000.00
$8,000.00
$7,000.00
$6,000.00
$5,000.00
$4,000.00
$3,000.00
$2,000.00
$1,000.00
$0.00
27

Gráficos de línea: Pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos

frente a una escala común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias en
datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se
distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se
distribuyen uniformemente en el eje vertical.
SUELDO (PESOS MX)
$10,000.00
$9,000.00
$8,000.00
$7,000.00
$6,000.00
$5,000.00
$4,000.00
$3,000.00
$2,000.00
$1,000.00
$0.00
Gráficos Circular: Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de

una serie de datos en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos
de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.
SUELDO (PESOS MX)
Administrativo
10% Gerente Gerente
15%
Administrativo
Jefe de Área Administrativo
7% Administrativo
15%
Administrativo
Administrativo
6% Administrativo
Jefe de Área
12% Administrativo
Administrativo
Jefe de Área
10% Jefe de Área
12%
Administrativo
5% Jefe de Área
Administrativo Jefe de Área
8%
Administrativo
28

Herramientas de gráficos
Una vez insertado un gráfico, aparecerá en la cinta de opciones, la herramienta
contextual que se ve en la siguiente imagen.
Excel muestra dos pestañas (Diseño y Formato) que se añaden al crear cualquier
tipo de gráfico y donde podremos configurar las gráficas a nuestro gusto, cambiando
el diseño que más se acomode a nuestras necesidades.

29

TABLAS DINAMICAS

Un informe de tabla dinámica es una herramienta interactiva que combina y compara datos. Puede
girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen y mostrar los detalles
de las áreas de interés. Utilice una tabla dinámica cuando desee analizar totales relacionados,
especialmente cuando tiene una larga lista de cifras que hay que sumar y desea comparar varios
hechos sobre cada cifra. Como las tablas dinámicas son interactivas, puede experimentar libremente
con el diseño de los datos para concentrarse en detalles específicos o calcular distintos resúmenes,
como recuentos o promedios.
CUÁNDO USAR UNA TABLA DINÁMICA
Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para los usos siguientes:
 Obtener perspectiva sobre grandes cantidades de datos en varias formas
 Calcular subtotales y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y crear
cálculos y fórmulas personalizadas
 Expandir y colapsar niveles de datos para concentrarse en los resultados y explorar en profundidad
los detalles desde los datos de resumen para las áreas de más interés
 Desplazar campos de datos a columnas o filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen
 Filtrar, ordenar, agrupar y aplicar formato condicional al subconjunto de datos más útil e interesante
para permitirle concentrarse en la información que desea
 Presentar informes concisos, atractivos y anotados
Utilice una tabla dinámica cuando desee analizar

totales relacionados, especialmente cuando tiene
una larga lista de cifras para sumar, y los datos
agregados o subtotales le pueden ayudar a ver los
datos desde distintas perspectivas y comparar cifras
de datos similares.
En el ejemplo siguiente se muestra un libro con

ventas trimestrales por estado. Los datos no están
en ningún orden determinado:
Ventas de artículos por estado
Ventas de California
30

En el ejemplo siguiente se muestra cómo los mismos datos se pueden resumir mejor en una tabla
dinámica:
Resumen en la tabla dinámica de las ventas trimestrales por estado
Resumen de California
En una tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de
tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Ubicación
se convierte en el campo Ubicación y cada registro (una colección de información sobre un campo)
de California se resumen en un único elemento de tabla dinámica para California.
Un valor de campo, como Suma de ventas, contiene los valores que se van a resumir. En el informe
anterior, el resumen del tercer trimestre de California contiene la suma del valor Ventas de cada fila
del libro para el que la columna Ubicación contiene California y la columna Trimestre contiene 3T.
PREPARAR LOS DATOS PARA UNA TABLA DINÁMICA
Cuando se usa un libro como base para una tabla dinámica, los datos deberían estar en un formato
de lista o de tabla con nombres de columna descriptivos en la primera fila. Cada celda de las filas
posteriores contiene los datos apropiados a su nombre de columna. No debería haber filas o
columnas en blanco dentro de los datos de interés. Excel utiliza los nombres de columna como
nombres de campo en las tablas dinámicas. Si se utiliza el creador de tablas dinámicas, puede
arrastrar estos campos en las áreas de filtro de fila, columna o informe de la tabla dinámica.
PARTES DE UNA TABLA DINAMICA

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a
través de los cuales podrás restringir la información que vez en pantalla. Estos filtros son
adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla
dinámica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán
totalizados para cada columna y fila.
31


CREAR UNA TABLA DINAMICA
Podemos insertar una tabla dinámica desde la ficha insertar o directamente desde la ficha opciones,
teniendo seleccionada una Tabla.
1. En una hoja de cálculo seleccione del grupo Tablas de la ficha Insertar
haga clic Tabla dinámica

2. Aparece el cuadro de diálogo de creación de
tablas dinámicas. Desde aquí podremos
indicar el lugar donde se encuentran los datos
que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

NOTA: Podríamos crear una conexión con otra
aplicación para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.
3. En el caso de seleccionar la opción Selecciona
una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo los encabezados.
4. Al concluir el paso anterior aparece un asistente en el que construiremos la Tabla dinámica.

32


NOTA: Observe que se agregan dos fichas más las cuales son Opciones y Diseño con las que se puede
editar la Tabla dinámica.
Vamos a generar un resumen haciendo uso de un ejemplo de una tabla parecida a la siguiente:

NOTA: La lista de campos de la tabla
dinámica nos sirve para ir organizando el
resumen, podemos ir colocando los
campos en las filas, las columnas o valores
dependiendo de lo que queremos
obtener. El área del filtro de informe
permite filtrar la tabla en forma general,
se pueden agregar más de un campo en
cada área.
5. Ejemplo, vamos a generar un resumen
que nos presenten el monto total de cada
lugar, para ello colocaremos los campos
de la siguiente manera:
 En las etiquetas de filas colocaremos el campo Lugar
 En el cuadro Valores colocaremos el campo Monto

33


En el resumen se muestra los totales de venta de cada municipio de forma global.
Imaginemos que queremos obtener, ahora, las
ventas por municipio pero solo las que fueron a
crédito, para ese caso vamos a considerar el
campo Tipo de venta, que es donde está el dato
si la venta fue a crédito o al contado. Vamos a
dejar los campos del resumen anterior y solo
vamos a colocar el campo Tipo de venta en el
sector Filtro de informe.
En la imagen observamos que en la parte
superior de la tabla dinámica se agregó en la
parte del filtro con el campo Tipo de venta, allí
debemos seleccionar la opción CREDITO en el
filtro. El resultado que nos muestra solo contempla las ventas a crédito, el monto es inferior al
resultado obtenido en el resumen anterior.
Ahora vamos necesitamos saber la fecha exacta en la que se realizó cada venta a crédito, para ello
colocaremos en las etiquetas de columnas el campo Fecha.
El resultado de este resumen se vería de la siguiente forma:

34


Observe que el resumen muestra las ventas a crédito de
cada municipio por fecha. Es importante mencionar aquí
que también se puede realizar filtros en los campos que
hemos agregado en la tabla dinámica, esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla
están acompañados, en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable. Ejemplo, podemos solo
mostrar las ventas de Paraíso.
En el resumen anterior se nos muestran todas la fechas
que tenemos registradas en la base de datos, lo cual nos
genera muchas columnas, en ocasiones es necesario utilizar opciones que nos permitan agrupar los
campos y en base en ellos mostrar, por ejemplo, las fechas agrupadas por meses o años.
35

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Manual de Excel Básico Intermedio

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

La cinta de opciones está compuesta por las siguientes opciones:

Cuando abrimos la aplicación de Excel el nombre de archivo predeterminado

Formulas y Funciones (Básicas y Avanzadas)

Operandos: Se le llama así a un número constante en todas sus variantes (positivo,

Operadores: Excel incluye al menos 4 grupos de operadores los cuales se

que haya dentro, si no existe nada entre paréntesis va y busca la siguiente

Ejemplo sin usar referencias de celdas =3+3 Entre

Ejemplo sin usar referencias de celdas =5-3 Entre

La barra diagonal es el operador matemático para la división. Cuando un cálculo

Ejemplo sin usar referencias de celdas =10/3 Entre

Otra forma de acceder a las funciones es mediante el botón Fx situado a la izquierda

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores,

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta

Para aplicar una validación a una celda.

Seleccionamos la celda que queremos validar.

Dentro de Permitir podemos

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos

Configuración: Seleccionamos la opción Lista, desde el menú Permitir. Y en el

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

Automáticamente, aparecerá un triángulo invertido al lado de cada título, utilizando este

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales

 El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si

Si pulsamos sobre la pestaña

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de

1. Abra el libro que desee proteger.

2. Vaya a la ficha Revisar y en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro, y en

4. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita

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