GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA

EDUCATIVA
ACTIVIDAD No. 2.3
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO TIC

AUTOR
ANGELINO ARIZA CASTRO

DOCENTE
GLADYS PATRICIA TORRES MURILLO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER – UDES

CENTRO DE EDUCACIÓN VIRTUAL – CVUDES
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA – MGTE
YOPAL

24 de noviembre de 2018

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor

24/11/2018 I Acta de Iniciación de un proyecto Angelino Ariza Castro

1. Descripción del Proyecto

Los padres de familia de las diversas instituciones educativas no cuentan con una
orientación por parte de las instituciones en manejo del tema del internet y las redes
sociales y en la sociedad en la que vivimos actualmente no se puede quedar atrasado en
este conocimiento, por medio de esta implementación se busca capacitarlos en el manejo
de estos temas, dado que sus hijos cuentan con herramientas tecnológicas a la mano y
demasiada información que no es manejada con propiedad y responsabilidad por los
jóvenes y está causando problemas tanto en las aulas de clase como en las relaciones en
el hogar.
La investigación y posterior implementación del centro virtual, busca ayudar a
resolver los diversos inconvenientes que presentan los padres de familia frente a este
problema, buscando dentro del mismo, una oportunidad para la actualización y
aprendizaje del tema.
Las redes sociales son un medio de comunicación ahora muy utilizado por muchas
personas en general por los jóvenes encontrando un motivo más para utilizar la internet,
este es un factor en el que los jóvenes encuentran más llamativo el conocer personas
que no han visto en su vida buscando tal vez beneficios o algún interés por estar
"conectado" en las redes sociales, casi siempre de alguna u otra manera esto termina
convirtiéndose en un vicio del cual empezaran a depender solo para hablar con personas
y socializar. Por lo tanto el presente proyecto ha querido encontrar el por qué es tan
interesante para los estudiantes mantenerse conectado a una red social, limitándose la
interacción física con sus congéneres, al punto de permanecer inmóviles en largas horas
de uso del internet.
En la actualidad los padres de familia prestan una escasa atención a los jóvenes
lo cual da vía libre para acceder, sin ningún control ni vigilancia, a determinadas páginas
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 inadecuadas para su nivel de madurez y a redes sociales llenas de información de que
hacen que los jóvenes se centren en ellas perdiendo totalmente su interés por otras
actividades tanto escolares como familiares.

El internet es una actividad en muchos casos desconocida para los padres y otros
los cuales la conocen no muestran el interés necesario para controlar las actividades de
los jóvenes en esta, lo cual dificulta el manejo y control de este tema en las instituciones
educativas.
Por ello la importancia de implementar un centro virtual desde la institución
educativa donde se pueda orientar a los padres de familia sobre la forma adecuada del
manejo del internet y del uso que se debe dar a las redes sociales, además de las
normas que se deben tener en cuenta en el hogar y con algunos dispositivos que los
jóvenes tienen a su disposición sin ningún control.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general
Objetivos específicos
Entregables
Objetivos
institucionales que
apoya el proyecto
Capacitar a los padres de familia del Colegio Centro Social del municipio
de Yopal, Casanare por medio del centro virtual, en relación al uso que
les dan sus hijos al internet.
- Identificar las problemáticas presentes en la comunidad por el mal uso
de redes, aplicaciones e internet en general.
- Realizar socialización y sensibilización con la comunidad educativa.
- Diseñar un centro de información virtual.
- Capacitar a la comunidad educativa en el uso del centro virtual de
comunicación.
- implementar el centro virtual de comunicación de la I.E. Centro Social.
-Acta de inicio
-Estudio de campo
-Encuestas a comunidad educativa
-Actas de reuniones.
-Cronograma del proyecto
-Contenidos temáticos
-Manuales de usuarios
-Secuencia de navegación
-Acta final
La Institución Educativa Centro Social, desde su componente tecnológico
pretende brindar un servicio de la más alta calidad a la comunidad,
desarrollando diferentes estrategias para que sus educandos alcancen las
diferentes competencias (pedagógicas y comportamentales) por esta

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 razón, se ha visto la necesidad de vincular a toda la comunidad educativa
dentro del proceso de formación, analizando diferentes situaciones que
pueden afectar el rendimiento académico y social de los estudiantes como
lo es actualmente el mal uso que se le da al internet. La capacitación y
sensibilización de la comunidad educativa frente al tema, permitirá unificar
esfuerzos y criterios para mitigar y prevenir cualquier situación de riesgo
de los jóvenes y actuar de forma oportuna, por lo tanto, la
implementación de un centro virtual de comunicación institucional,
canalizará la información de forma oportuna, en tiempo real permitiendo
que se reconozcan los casos de riesgo, para activar los planes de
contingencia y abordarlos de forma asertiva.

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

El uso de plataformas virtuales en el contexto educativo va avanzado cada día, esto

tiene varios fundamentos: las distancias tan amplias que hay entre los estudiantes y los
centros educativos, y los costos de compra de equipamiento (tabletas, celulares
inteligentes, computadores, impresoras) y de acceso (internet). La población objetivo de
este proyecto cuenta con múltiples formas de acceder al internet, a partir del mes de
marzo de 2016, la I.E cuenta con 20 MB de acceso a Internet para uso institucional, más
poder de navegación que permite desarrollar la mayor parte de la procesos
institucionales de forma virtual; en el censo tecnológico estudiantil de los estudiantes de
la media se observa el incremento de las TIC en el hogar, como se ve en la siguiente
tabla:

Equipo 2016 2017 2018

Computador 53% 75% 85%
Tablet 40% 68% 74%
Celular inteligente 70% 80% 92%

En el año 2016, ya un 70% de la población tenía un dispositivo móvil que puede ser
conectado a Internet, con lo cual el riesgo de incurrir en alguna de las problemáticas
evidenciadas por el mal uso de Internet no es nuevo en la I.E. e inclusive quienes no
tienen servicio de datos o dispositivos con acceso a internet ya cuentan con acceso a
redes sociales. Como oportunidad de negocio a mediano plazo: se pretende capacitar a
la comunidad educativa en general sobre el uso adecuado del internet y riesgos
informáticos, para que sean multiplicadores de información y se prevengan nuevos casos
que puedan afectar a la misma comunidad, con lo se reducen costos en atención,
reparación y demás situaciones por afectación que se puedan generar. De igual forma,
se pretende vincular a instituciones públicas y privadas en procesos de sensibilización,

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 capacitación y prevención, con lo cual se pueden canalizar recursos con los cuales no
cuenta la institución educativa para el abordaje de esta problemática. Finalmente, a largo
plazo, se pretende que la I.E. sea líder en el manejo de situaciones generadas por uso
indebido del internet, de tal forma que puede realizar procesos de capacitación y
prevención en otras entidades tanto públicas como privadas, siendo motor de cambio
social y de crecimiento al generar una cultura de buen uso del internet y de
aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

4. Cronograma

4.1. Hitos1

HITOS ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

H1 ACTA DE INICIO Permite tener la identificación y proceso de desarrollo
del proyecto
H2 SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE Versión completa y detalla de todos los recursos
REQUERIMIENTOS necesarios para llevar a cabo el desarrollo del proyecto
H3 DIAGNÓSTICO Estudio del medio, situaciones presentes y
herramientas de manejo disponibles en el momento
H4 CRONSTRUCCIÓN DE PLATAFORMA Se estructura y desarrolla el centro virtual de
comunicación para tener el elemento tangible
H5 FORMACIÓN DE USUARIOS Proceso de capacitación de toda la comunidad
educativa
H6 IMPLEMENTACIÓN Puesta en funcionamiento de la plataforma
garantizando su funcionalidad y accesibilidad
H7 ACTA DE CIERRE Finalización del proyecto y evidencia de primeros
resultados

4.2. Criterios de aceptación

REQUERIMIENTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Reconocimiento de Permite registrar e identificar a los usuarios que tendrán
usuarios acceso a la plataforma, estudiantes, padres de familia,
docentes y personal administrativo.
Componente Lista de chequeo de recurso, características de equipos y
Hardware herramientas tecnológicas.
Componente Lista de chequeo de requerimiento del sistema, programas,
Software requerimientos de conectividad, características de
transmisión de datos (velocidad, tipo de conectividad)
requerida para la construcción de la plataforma tecnológica.
Unidad didáctica Se encuentran los componentes establecidos en la guía de
técnico en sistemas para el componente de Software, este

1
Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.
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 contendrá guías de acceso, aplicaciones para dispositivos
inteligentes, características básicas para el funcionamiento,
Unidades de Medidas Informáticas, Instalación y
Desinstalación de sistemas Operativos, deberá contener un
sistema de base de datos y transmisión de información.
Elementos de Al finalizar el proyecto se realizara una evaluación para medir
Evaluación el nivel de impacto generado con la implementación del
centro virtual de comunicación, nivel de uso, apropiación,
pertinencia, seguimiento y respuesta.

4.3. Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

El diseño, la planeación y ejecución del proyecto permitirá poner a disposición de la

comunidad del Centro Social, una herramienta que mejorara los procesos de
comunicación, registro de información, seguimiento y manejo de situaciones que
permitan mitigar y prevenir situaciones de riesgo generadas por el mal uso del internet
por parte de los estudiantes.

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 4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

No. de
activida
Descripción Descripción
d o de Entregables/ Fecha de Fecha de Responsabl
de la del avance y
paquete productos inicio término e
actividad porcentaje
de
trabajo
1.1 Análisis de Entregar el 10/11/201 10/12/201 Análisis de
necesidad análisis 8 8 necesidad DOCENTE
educativa establecido a educativa ANGELIN
tiempo de la O ARIZA
necesidad CASTRO
educativa
1.1.1 Requerimient Producto del 10/02/201 25/02/201 Requerimient
o de la requerimient 9 9 o de la DOCENTE
comunidad de o de la comunidad de ANGELIN
padres de comunidad padres de O ARIZA
familia de padres de familia CASTRO
familia

1.1.2 Reuniones y Actas de 03/03/201 20/03/201 Reuniones y DOCENTE

Administració reuniones y 9 9 Administració ANGELIN
n. administració n. O ARIZA
n del CASTRO
proyecto
1.2 Diseño de la Diseño total 25/03/201 25/04/201 Diseño de la DOCENTE
plataforma de la 9 9 plataforma ANGELIN
virtual plataforma virtual O ARIZA
virtual CASTRO
1.2.1 Materiales del Entrega del 28/04/201 15/05/201 Materiales del DOCENTE
programa material de 9 9 programa ANGELIN
de programación de O ARIZA
capacitaci de capacitaci CASTRO
ón capacitación ón

1.2.2 Prueba con los Actas, 20/05/201 10/05/201 Prueba con los DOCENTE
padres de evidencias de 9 9 padres de ANGELIN
familia y la prueba de familia y O ARIZA
comunidad la plataforma comunidad CASTRO
Educativa, la virtual Educativa, la
plataforma plataforma
virtual virtual

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 1.2.3 Apoyo Producto del 14/05/201 05/06/201 Apoyo DOCENTE
Tecnológico apoyo 9 9 Tecnológico ANGELIN
(Slideshare) tecnológico (Slideshare) O ARIZA
CASTRO

1.3 Desarrollar el Cronograma 10/07/201 25/07/201 Desarrollar elDOCENTE

cronograma ya 9 9 cronograma ANGELIN
desarrollado O ARIZA
CASTRO
1.3.1 Entrenamiento Evidencia del 28/07/201 10/07/201 Entrenamiento DOCENTE
de entrenamient 9 9 de ANGELIN
la comunidad o de la la comunidad O ARIZA
Educativa comunidad Educativa CASTRO
educativa
1.3.2 Administració Evidencia y 15/07/201 25/07/201 Administració DOCENTE
n de la acta de 9 9 n de la ANGELIN
plataforma administració plataforma O ARIZA
n de la CASTRO
plataforma.
1.3.3 Actualizacion Evidencia de 30/07/201 15/08/201 Actualizacion DOCENTE
es a las 9 9 es a ANGELIN
los actualizacion Los O ARIZA
documentos es de los documentos CASTRO
del proyecto. documentos del proyecto.
del proyecto
1.4 Planificación Documento 20/08/201 05/09/201 Planificación DOCENTE
y de 9 9 y ANGELIN
Adquisiciones planificación Adquisiciones O ARIZA
de CASTRO
adquisiciones
1.4.1 .Encuesta Documento y 10/09/201 25/09/201 .Encuesta DOCENTE
valorativa de evidencia de 9 9 valorativa de ANGELIN
la plataforma la encuesta la plataforma O ARIZA
CASTRO
1.4.2 .Perfil de losConexión 30/09/201 30/10/201 .Perfil de los DOCENTE
Usuarios con los 9 9 Usuarios ANGELIN
perfiles de O ARIZA
usuarios CASTRO
1.4.3 Procedimiento Entregable 02/11/201 10/11/201 Procedimiento DOCENTE
de del 9 9 de ANGELIN
operacione documento operacione O ARIZA
s de s CASTRO
procedimient
o de
operaciones.

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 4.5. Recursos

Recursos Descripción Proveedor

El equipo de proyecto está conformado por:
Líder o promotor del proyecto: quien elabora la propuesta
de elaboración de la propuesta pedagógica.
Directivos Docentes IE Centro Social: Serán quienes en
Equipo del
primera instancia aprueben el proyecto.
proyecto
Docentes: Son los encargados de presentar la propuesta de
elementos que contendrá la plataforma.
Padres de familia y estudiantes: son los usuarios finales del
centro virtual de comunicación.
2 Computadores de mesa, 02 computadores portátiles, 1
Equipamiento,
impresora, Video Beam, televisor Inteligente Institución
Hardware
Educativa Centro Social.
Office 2013, Windows 7, Adobe Reader, Antivirus, Editor de
video, editor de fotografías, editor de sonidos.
Software
Se contara con el software suministrado por la plataforma
Educajunto.
Formación En docencia virtual, uso de plataforma Educajunto
Formación para el rol de administrador, docente y estudiante, Institución
Centro Social, líder del proyecto.
Conectividad a Internet con una velocidad mínima de 2 MB por
Otros
segundo durante un periodo de cinco meses en la Institución.

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos

Cliente. Contar con un espacio virtual que permita acceder a información y
Comunidad educativa de la poner en conocimiento situaciones de riesgo por mal uso del internet
institución educativa Centro Social dentro y fuera de la institución educativa, permitiendo de esta
de Yopal manera activar los protocolos de atención y de toma de medidas para
minimizar las afectaciones.
Patrocinador Aprobación del proyecto por parte del consejo académico de la IE
Institución educativa Centro Social Centro Social, en el proceso de Innovación Asignación de recursos
exigidos para el proyecto (ver numeral 4.5 recursos) Informe
periódico de avance Socialización del proyecto Puesta en marcha y
difusión a la comunidad educativa; evaluación periódica, aprobación
del acta final del proyecto.

Otros Presentación de contenidos temáticos para la unidad temática,

Docentes y directivos docentes software, asistencia a reuniones de estructuración de contenidos,
informe periódico de avances, revisión de los contenidos puestos en
plataforma, realización de pruebas en laboratorio sobre seguridad y
confiabilidad del producto.

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 Líder del proyecto Socialización del proyecto a los interesados del proyecto;
administrador de los recursos asignados al proyecto; auditor de las
tareas realizadas; responsable del cumplimiento de las tareas a
realizar.

6. Organizaciones funcionales y su participación.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo
del desarrollo del proyecto

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo

Patrocinador2 Institución Educativa Centro Social
Líder funcional3 Ingeniera Nidia Peña , docente de informática I.E.
Usuarios Finales4 Comunidad educativa Centro Social Yopal
Coordinador o
director del proyecto5 Especialista Angelino Ariza Castro

7. Asunciones o supuestos.

 Lograr fortalecer los procesos de comunicación y de gestión de la información en

la comunidad educativa.
 Establecer espacios virtuales de interacción en forma general y sin restricciones
para ningún miembro de la comunidad educativa.
 Lograr que la comunidad estudiantil y padres de familia, cuenten con un medio de
comunicación seguro, discreto y efectivo para manifestar cualquier problemática.
 Promover el uso de las TIC como elemento innovador en el proceso de Enseñanza
y aprendizaje no solo académica sino también del ser.
 Iniciar el proceso de Educación en el manejo asertivo de las herramientas virtuales
de comunicación.
 Fortalecer las competencias de los docentes y directivos docentes en el manejo de
herramientas TIC.

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto
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 

8. Restricciones

 Falta de interés por parte de la comunidad educativa en informar posibles

situaciones de riesgo frente al mal uso del internet y de las distintas tecnologías
de la información y la comunicación.
 Dificultad para trabajar con la comunidad en general dentro de la jornada
académica regular, así como en espacios extracurriculares para el desarrollo de
actividades de diagnóstico.
 Falta de asignación de recursos y seguimiento por parte de los padres de familia
frente a la denuncia de cualquier posible situación de riesgo.

9. Presupuesto

ITEM COSTO

SUBCONTRATOS $ 300.000
CAPACITACIÓN $ 500.000
PASAJES Y VIÁTICOS $ 70.000
EQUIPOS $ 2.400.000
INFRAESTRUCTURA $ 150.000
SOFTWARE $ 500.000
PROPIEDAD INTELECTUAL $ 0
GASTOS GENERALES E IMPREVISTOS $ 60.000
TOTAL $ 3.980.000

10. Análisis de riesgos

Área de Debilidad Oportunidad Fortaleza Amenaza Propósito
gestión
Poco conocimiento Facilidad de Facilidad de La mayoría del Capacitar a
Directiva
en informática uso adquirir adquirir personal de la docentes y
de las capacitaciones capacitaciones institución no directivos en el
herramientas TIC por medio del por medio del cuenta con el buen uso y
en docentes, MEN, MEN, conocimiento manejo de las
directivos y Gobernación y Gobernación y necesario herramientas
administrativos. Secretaria de Secretaria de El uso TIC.
educación en educación en el adecuado de
Falta de políticas el uso de las uso de las las
institucionales en herramientas herramientas herramientas
la implementación tecnológicas y tecnológicas y TIC.
del uso de las TIC. de de
comunicación. comunicación.
Académica Poco conocimiento Capacitar a Los estudiantes Incapacidad Capacitar a
en manejo de docente y y los docentes económica de docente y
herramientas de directivos en muestran un parte de la directivos en el
tecnología e el manejo gran interés en institución manejo
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 informática por adecuad de querer adquirí para garantizar adecuad de las
partes de los las TIC. Crear los fluido TIC.
docentes y hábitos de conocimientos eléctrico,
estudiantes. lectura crítica para el manejo cuando este
Algunos en y uso de falle.
estudiantes y Estudiantes y herramientas. La baja
docentes no docentes de escolaridad de
cuentan con estas la básica los padres de
tecnologías en sus Secundaria. familia en
hogares. materia de
La apatía por la tecnología
lectura por parte educativa.
de los docentes y
estudiantes.
Administrativa Ausencia de Disponibilidad Hay docentes Información en Despertar en el
ambientes del material que en la sistemas estudiante
adecuados para el humano a actualidad están manuales no interés por la
aprendizaje capacitarse en especializándose automatizados, lectura a través
significativo. los temas en pedagogía y en donde se de programa
relacionados docencia dificulta su de
al uso de la virtual. divulgación. computadora.
TIC para el
cumplimiento
de sus metas.
Comunitaria Analfabetismo Crear la Los docentes La institución Articular las
tano en escuela de con no cuenta con metodologías
informática como familia para disponibilidad iniciativa necesaria para
lectoescritura y capacitar a para ayudar a motivadora que la
apropiación de los padres de capacitar a para atraer al comunidad
mismos por parte familia. padres de padre y madre educativa logre
de los padres de familia en de familia en la
familia lectoescritura y materia de implementación
herramientas capacitación. de los objetivos
Tecnológicas. propuestos
(generar
hábitos y
comprensión
lectora en
estudiantes.

11. Requisitos para la aprobación del proyecto

La comunidad educativa en general de la institución educativa Centro Social deberá

asistir a las capacitaciones con un cumplimiento no menor al 80% de las actividades
programadas.
Participar activamente en el proceso de construcción del centro virtual de comunicación
institución para la prevención y mitigación de riesgos por mal uso del internet.
Cumplir con el cronograma propuesto de acuerdo a los parámetros del sitio web.
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 El líder del proyecto deberá realizar un seguimiento constante de las actividades,
guiando los procesos y evaluándolos constantemente.

Ing. Nidia Peña Esp. Angelino Ariza Castro

Líder funcional Coordinador del proyecto

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