Nossa aliada de todos os dias, a tecnologia, proporciona

conforto, economia, praticidade, precisão e, em muitas situações,

segurança. E isso vale tanto para a execução de tarefas quanto
para a proteção do patrimônio e das pessoas. É munida de todas
essas qualidades que a portaria virtual surge como uma opção
eficiente para o processo de portaria. É uma solução que vem
sendo adotada por condomínios, empresas e demais instituições
públicas e privadas que dependem de um controle de portaria
eficiente, que possa ser realizado com economia e sem perda de
qualidade. Nesse guia prático explicamos de forma clara como
funciona a Portaria Virtual.
Como exatamente
funciona?
A portaria virtual é composta por um conjunto
de câmeras de vídeo, sensores e interfones com
tecnologia IP instalados nos locais em que se precisa
controlar o acesso de pessoas e de veículos. Essa
solução também pode ser integrada a outros recursos
de segurança (tais como sistemas de alarmes e
sensores perimetrais) e é dimensionada de acordo
com a necessidade do contratante. É possível,
inclusive, aproveitar equipamentos já existentes
no local, sendo seu funcionamento básico bastante
simples. Acompanhe nossa descrição passo a passo,
tomando como exemplo de cenário o controle da
portaria de um edifício residencial.
Veja:

Um visitante, um entregador ou um prestador de serviço

chega à portaria do edifício e aciona normalmente o
interfone.

Em vez do interfone tocar na guarita do porteiro físico

ou diretamente no apartamento do morador, ele será
atendido por um atendente remoto conectado por um
link de Internet. Esse atendente se encontra em uma
central remota que permanece conectada durante as
24 horas do dia, 365 dias do ano, contando com uma
série de mecanismos de contingências quando existe
falta de energia ou de Internet (gerador, nobreaks,
links duplicados e etc...)

Ao fazer o atendimento, o monitor cumpre procedimen-

tos rigorosos para identificação dos visitantes, obtida
através das informações passadas, apresentação de
documentos e verificação das imagens pelas câmeras.
Como se fosse um porteiro físico, o monitor repassa
as informações que obteve para quem estiver no apar-
tamento, cabendo a essa pessoa autorizar ou não o
acesso do anunciado.
Havendo a autorização, o monitor liberar o portão
a partir da central remota, permitindo que o
visitante entre no condomínio. Ao mesmo tempo, o
monitoramento por vídeo pode controlar o acesso
às garagens.

Como todos os procedimentos são registrados por

um software e os vídeos e áudios permanecem
gravados, o acesso de pessoas e de veículos é
controlado de maneira extremamente segura,
permitindo inclusive a recuperação de dados, se
necessário.

Vale ressaltar que procedimentos idênticos são

seguidos em edifícios comerciais ou em quaisquer
outros locais que exijam esse tipo de controle de
portaria.
Como funciona o recebimento
de encomendas ou cartas?
Dentre as normas, determina-se o procedimento de recepção
de encomendas ou cartas na portaria. Isso geralmente é
feito pelo zelador (que se encarregará de levar as entregas
aos apartamentos, garantindo que não haverá risco de a
segurança ser burlada). Obviamente esse recebimento
ficará restrito ao horário comercial, dependendo da carga
horária do zelador. Fora do horário comercial, caso não
exista ninguém presente no local ou o morador esteja
viajando, a mercadoria não poderá ser entregue.

É importante criar um processo que facilite esse processo

de recebimento. Em alguns casos são criados pequenos
depósitos em que o zelador e os moradores detém a
chave, permitindo que o zelador receba as mercadorias e
as disponibilize nesses locais. Esse processo precisa ser
analisado com cuidado na instalação de portaria virtual,
cabendo em algumas situações um certo investimento em
infraestrutura para facilitar as rotinas.
Quais sistemas de controle
de acesso funcionam?
A portaria virtual utiliza diversos sistemas de controle de
acesso dependendo da necessidade de cada condomínio.
Para veículos, geralmente os moradores possuem um
controle remoto que aciona o motor de abertura dos
portões e também identifica o veículo na central de
monitoramento remota que através das câmeras faz o
acompanhamento de entrada. Em relação a fornecedores de serviços eventuais, são
estabelecidas normas rigorosas para controle de acesso,
Na entrada de pedestres, os moradores e empregados permitindo inclusive com registro biométrico e registro
domésticos podem ser identificados através de biometria, fotográfico. A liberação só será permitida após a devida
reconhecimento facial ou tags com senha. Desta forma, confirmação por parte do morador e o registro dos dados
a liberação do primeiro portão é feita através de um do prestador.
desses sistemas, sendo o segundo de responsabilidade
da central de monitoramento. Em alguns condomínios, Como se vê, torna-se fundamental em todos os acessos
os empregados domésticos não possuem acesso direto, aos condomínios existirem portões duplos intertravados,
devendo seguir os mesmos procedimentos de um permitindo que em todas as situações, a central de
fornecedor de serviço eventual. monitoramento da portaria virtual possa fazer a devida
verificação da situação.
Qual o custo-benefício?
A relação entre custo e benefício oferecida por uma
portaria virtual é uma das grandes vantagens do sistema.
Afinal, o controle de pessoas e de veículos ao local é feito
com absoluta eficiência, com um custo inferior do que
aquele exigido pelas portarias tradicionais, que mantêm
os porteiros físicos.

É preciso considerar que, para que uma portaria regular

seja mantida 24 horas por dia, levando em conta as
cargas máximas de trabalho que a legislação trabalhista
permite, torna-se necessário contratar, pelo menos,
quatro profissionais. E isso representa um custo bastante
elevado. Diante desse cenário, muitos condomínios optam
por contratar porteiros para cobrir apenas determinados
períodos do dia, deixando a portaria desguarnecida em
outros horários. Nesse caso, abre-se brecha para riscos
relacionados à segurança.

Assim, por um custo aproximadamente 50% mais baixo

quando comparado ao estabelecido na contratação
de porteiros físicos, a portaria virtual proporciona
economia ao mesmo tempo em que melhor controle no
monitoramento!
Qual o impacto
nos recursos humanos?
Todo síndico costuma saber o quanto as demandas
trabalhistas são desgastantes. Isso sem contar que
também têm conhecimento sobre o custo elevado que
elas podem representar para um condomínio. Pois como a
presença de uma portaria virtual dispensa a contratação
de porteiros, consequentemente reduz também possíveis
problemas trabalhistas.

Além disso, é claro, não é mais preciso ter todo aquele

trabalho com a seleção, a contratação, treinamento,
demissão de porteiros e infraestrutura de apoio. Desta
forma, custos indiretos relacionados a gestão dessa mão-
de-obra podem também ser reduzidos melhorando ainda
mais a eficiência do sistema de portaria virtual.

E como não haverá a presença do porteiro, o zelador

passa a ser uma figura ainda mais importante para o
condomínio, sentindo-se valorizado. Sua capacitação
também será alavancada, a começar pela qualificação
que receberá para atuar de acordo com os processos
estabelecidos pela portaria virtual.
E sobre a segurança?
A portaria virtual não é um simples controle de acesso.
Trata-se de uma solução completa de segurança,
que permite a vigilância contínua das áreas servidas
por esse tipo de tecnologia. Nesse contexto, é
preciso considerar que as pessoas responsáveis
pelo monitoramento remoto estão completamente
protegidas de qualquer ação externa (diferentemente
dos porteiros que estão permanentemente vulneráveis
ao ataque de bandidos). Assim, como os monitores
acompanham permanentemente a movimentação
por meio das câmeras, esses profissionais podem
acionar as autoridades imediatamente em caso
de necessidade. Se ao sistema de portaria virtual
estiverem incorporados outros serviços de segurança,
também é possível acionar as equipes da prestadora,
para que sejam tomadas as devidas providências.
Considerando que todos os procedimentos são
registrados pelo sistema e que tais imagens permanecem
gravadas por um determinado período, a movimentação
na portaria e na garagem do edifício pode ser verificada
posteriormente, caso se faça necessário. Passa a ser
possível, inclusive, gerar relatórios contendo todos os
acessos de pessoas cadastradas no sistema (sejam
elas moradoras, prestadoras de serviço ou visitantes).
Da mesma forma, pode-se emitir extratos sobre quem
autorizou a entrada, até com registro de gravação do
áudio de tal autorização e das imagens geradas no
momento do acesso, permitindo que se tenha absoluta
identificação dos procedimentos.
Mas, e em dias de festa?
Um problema bastante comum enfrentado
por condomínios diz respeito ao controle de
visitantes em dias de festas. Com a utilização de
uma portaria virtual, o morador envia um e-mail
previamente para a central contendo uma lista
com os nomes dos convidados. A partir daí o
acesso será controlado, nome a nome. No caso
de a lista de convidados ser muito extensa, é
possível manter no local uma pessoa treinada
para acompanhar o acesso dos convidados, o
que será feito em sincronia com a central de
atendimento para garantir a máxima segurança
do sistema.
E como funciona a
implantação de uma
portaria virtual?
Quando se pretende implantar uma portaria
virtual, o primeiro passo é fazer uma análise das
vulnerabilidades que o Condomínio está exposto.
A partir desse estudo, é necessário fazer um
investimento inicial em câmeras, portões, sistema
de controle de acesso e alarmes, visando aprimorar o
sistema de segurança do local e permitir a viabilidade
da operação de portaria virtual. A instalação de um
gerador é bastante recomendável, principalmente em
locais com queda de energia frequente.

O valor desse investimento inicial irá variar de acordo

com o que já existe no local, mas geralmente com
a economia gerada pela redução mensal do valor
da portaria virtual, o pay-back do investimento é
de aproximadamente 6 meses. Caso seja necessário
demitir funcionários próprios o tempo de retorno, pode
aumentar, em virtude do valor de verbas rescisórias.
Quais os cuidados
que devo ter na
contratação?
Ao se contratar um serviço de portaria virtual é
importante ter em mente alguns aspectos:

a-) Questione sobre o link de Internet utilizado e

as contingências existentes. O sistema funciona
por Internet e, portanto, se deve trabalhar com um
link confiável, sem muita oscilação e com respostas
rápidas no caso de problemas. É muito difícil ter
esse tipo de serviço nas operadoras com concessão
pública dos serviços (NET, Vivo, e etc..), sendo portanto
recomendável a contratação de links dedicados com
alto nível de confiabilidade.
b-) Visite a empresa, verifique a estrutura existente
de atendimento, tempo no mercado e quantos
clientes são atendidos. Solicite certidões e atestados
de idoneidade financeira.

c-) Questione sobre o número máximo de locais

que o mesmo operador atende. Recomendamos que
cada operador atenda no máximo simultaneamente
5 locais. Acreditamos que acima disso a qualidade
de atendimento cai bastante bem como o nível de
segurança no local.

d-) Verifique se existe uma empresa de terceirização

que forneça apoio no caso de problemas com o
sistema. É importante que exista uma estrutura de
contingência com envio rápido de apoio de mão-de-
obra caso o sistema para de funcionar.

e-) Se possível, invista em um gerador. A queda de

energia é comum nas grandes cidades e merece uma
atenção especial.
Esse tipo de produto
é recomendado em
quais situações?
A portaria virtual é especialmente recomendada
quando se verifica certo nível de ociosidade na
operação de portaria. Ou seja, quando o fluxo de
entrada de pessoas, veículos e prestadores de serviço
é relativamente baixo permitindo que esse recurso
seja compartilhado com outros locais com a mesma
característica.
Geralmente, o número de apartamentos ou salas
de um edifício, bem como o número de habitantes
do local são bons indicadores para se avaliar a
viabilidade de implantação de uma portaria virtual.
Consideramos até 20 apartamentos um número
adequado na qual a operação de portaria virtual
funciona sem maiores problemas. Acima desse
número cabe uma avaliação mais detalhada para
ver se o fluxo de portaria comporta a operação
remota.

Desta forma, quando o fluxo de trabalho na portaria

é muito elevado não é recomendada a instalação de
uma portaria virtual, pois não existe tanta ociosidade.
Desta forma, quando se compartilha o recurso, o
resultado pode ser muito ruim com perda de qualidade
e redução do nível de segurança no local.