Elaborado por:

Leidy Laura Serna

Ensayo:
Importancia de
los archivos
Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos
Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
engrandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
y el personal encargado de su manejo.
Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar
testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general Por
tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener
un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.
La importancia de los archivos en la sociedad
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación.
Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar
su valor y su significado.
Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.
Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la
constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,
promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la
calidad de vida.
La necesidad de reconocimiento de los archivos
El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades
administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las
sociedades.
El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable
y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria
individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para
preparar el futuro.
La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de
la humanidad.
La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados:
papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.
El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y
continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los
documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso.
La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables públicos,
propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros
profesionales del campo de la información – en la gestión de los archivos.
El compromiso conjunto de trabajo en los archivos
Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.
Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en
el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus
archivos.
Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos,
incluyendo profesionales debidamente cualificados.
Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren su
autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.
Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las
relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de
los usuarios.
Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de
los ciudadanos.
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto
con instalaciones de recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos
de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros
documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que
podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de
su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y
seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la
administración más flexible.

CONCLUSIONES
El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo
momento.
El archivo debe ser funcional y técnico: de fácil manejo y consulta.
El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos
para conseguir este conocimiento.
Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el
conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio
histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y
Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la
gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición
de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.