A5.manual de Usuario Sistema Piura

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS – FILIAL PIURA
MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE

INFORMACIÓN ACADÉMICA
FILIAL PIURA
2018
1
ÍNDICE
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 4
DATOS DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS – FILIAL PIURA 5
1. UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................. 5
1.1. Razón social de la empresa ...................................................................................... 5
1.2. Ubicación geográfica ................................................................................................ 5
1.3. Responsable .............................................................................................................. 5
1.4. Requerimientos mínimos para la Instalación de SISTEMA DE Registro de
información Académica ........................................................................................................ 5
1.5. Seguridad del Sistema de Registro de Información Académica.............................. 6
Uso aceptable de los equipos....................................................................................... 6
Usos específicamente prohibidos de los equipos ....................................................... 7
1.6. Tipos de Usuarios del Sistema de Registro de Información Académica ................ 7
1.7. Módulo del Sistema de Registro de Información Académica ................................. 7
2. Funcionalidades del sistema ............................................................................................ 8
2.1. Administración de Módulos ..................................................................................... 8
2.1.1. Módulo de admisión......................................................................................... 9
Actualizar datos del alumno....................................................................................... 11
Traslado de alumno .................................................................................................... 12
Reingreso de alumno .................................................................................................. 14
Generar Reportes ....................................................................................................... 15
2.1.2. Módulo de Registro Académico. .................................................................... 18
Grupos matriculados .................................................................................................. 20
Generar carga académica. .......................................................................................... 20
Impresión de boleta de notas .................................................................................... 24
Historial académico .................................................................................................... 27
Agregar nuevo docente .............................................................................................. 28
Agregar unidades didácticas. ..................................................................................... 31
Editar una Unidad Didáctica ....................................................................................... 32
2.1.3. Módulo de Imagen institucional. ................................................................... 33
Generar carné por grupo ............................................................................................ 33
Generar carné individual ............................................................................................ 35
Agregar o cambiar foto............................................................................................... 35
2.1.4. Módulo de Caja. .............................................................................................. 37
Generar Nueva Boleta ................................................................................................ 38
Generar Factura .......................................................................................................... 43
2
Generar Nota de Crédito de Boleta Electrónica ........................................................ 46

Generar Nota de Crédito de Factura Electrónica....................................................... 49
Generar Reportes Y Consolidados de Ingresos .......................................................... 49
Reporte de pagos Individual. ..................................................................................... 50
2.1.5. Módulo para Dirección Administrativa ......................................................... 52
Consulta de deudas .................................................................................................... 52
Reportes de pagos Diarios .......................................................................................... 53
Generar Boucher de pago........................................................................................... 54
Crear grupos................................................................................................................ 55
Generar cuotas ........................................................................................................... 56
Asignar Grupos ........................................................................................................... 57
Quitar grupos .............................................................................................................. 58
Generar Deuda Por Grupo .......................................................................................... 59
Imprimir Boucher de Pago.......................................................................................... 61
Generar Deuda Individual: ......................................................................................... 61
Eliminar deuda: ........................................................................................................... 64
Verificación de Deudas: .............................................................................................. 65
Finalizar semestre ....................................................................................................... 67
Proyección de grupos ................................................................................................. 68
2.1.6. Módulo para Control en Vigilancia ................................................................ 69
2.1.7. Módulo para Consejería ................................................................................. 72
Crear Justificación. ...................................................................................................... 73
Crear Permiso. ............................................................................................................ 76
Crear Reporte de Consejería. ..................................................................................... 78
2.1.8. Módulo para Alumnos .................................................................................... 80
Para consultar documentos ....................................................................................... 81
Para consultar Pagos .................................................................................................. 81
Para consultar Cursos y Notas .................................................................................... 82
2.1.9. Módulo para Docentes ................................................................................... 82
Identificación del docente .......................................................................................... 82
Ingreso de Notas ......................................................................................................... 83
2.1.10. Módulo para Dirección ................................................................................... 83
3
PRESENTACIÓN
El proyecto Informático Sistema de Registro de Información Académica del Instituto Alas
Peruanas de Piura, es un Instrumento técnico – normativo, elaborado con la finalidad de
crear, administrar la base de datos y Sistemas de Información para la mejora de las tareas de
gestión realizadas en las diferentes oficinas administrativas y en coordinación con la
Coordinación de Logística y Soporte Técnico para agilizar los procesos respectivos.
Este manual permitirá utilizar todas las funcionalidades básicas del sistema. El sistema cuenta
con las siguientes funcionalidades:
 Administración del sistema

 Administración de cuentas de Usuario
 Registro de nuevas categoría e ítems
 Control de ingreso del alumno a través de los pagos realizados
 Inscripción de alumnos
 Administración de matriculas
 Generar voucher de pago del alumno
 Pagos realizados en caja del instituto
 Control de deudas del alumno
 Control de registro de evaluaciones
 Elaboración de documento de identificación del alumno
 Justificación de inasistencias y permisos del alumno
 Reportes diversos por cada área.
 Consulta de notas, pagos de los alumnos por la web
 Ingreso de notas por parte del docente a través de la web
4
DATOS DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS

PERUANAS – FILIAL PIURA
1. UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
1.1. Razón social de la empresa
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS – FILIAL

PIURA
1.2. Ubicación geográfica
Av. Sullana N° 621- Piura

1.3. Responsable
La responsabilidad de la toma de decisiones para nuevos proyectos, además

de suministrar información solicitada para el diseño del nuevo software que va
a ser parte de la solución en INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO
ALAS PERUANAS – FILIAL PIURA, recae en la Dirección Ejecutiva, con el
asesoramiento del Coordinador de Logística y Soporte Técnico.
Así mismo, las personas que laboran en cada área administrativa son los
responsables del manejo e ingreso de información.
1.4. Requerimientos mínimos para la Instalación de SISTEMA DE Registro de
información Académica
De Hardware para cliente - Usuario
 Procesador: Dual Core de 1.6 Ghz

 Memoria Ram: 1 GB.
 Disco Duro: 120 GB.
 Puertos USB 2.0
 Monitor de 18.5”
 Teclado
 Mouse
 Lector de Código de barras
 Impresoras
 Tarjeta de Red 10/100
De Hardware para Servidor
 Procesador: Core I3 de 3.10 Ghz

 Memoria Ram: 4 GB.
 Disco Duro: 1 TB.
 Puertos USB 2.0
 Monitor de 18.5”
 Teclado
5
 Mouse
 Tarjeta de Red 10/100
De Software Cliente - Usuario
 Sistema Operativo: Windows 7

 Java V7
 Ms Office 2013
De Software Servidor
 Sistema Operativo: Windows 7

 Java V7
 Ms Office 2013
 Xampp 1.8.3
1.5. Seguridad del Sistema de Registro de Información Académica
La seguridad informática es una disciplina que se encarga de proteger la

integridad y la privacidad de la información almacenada en un sistema
informático. De todas formas, no existe ninguna técnica que permita asegurar
la inviolabilidad de un sistema. Por ello se requiere mucho profesionalismo al
asumir una gran responsabilidad como ésta, no es sólo el o los jefes quienes
asuman toda las consecuencias sino, que en cada área hay una persona
responsable y tiene que dar cuenta de su uso y manejo del sistema DE
REGISTRO DE INFORMACIÓN ACADÉMICA.
Está completamente prohibido que personas ajenas al área utilicen la

computadora y por ende el módulo del sistema informático, para evitar
cualquier inconveniente y/o sabotaje de la información.
Uso aceptable de los equipos
Los equipos deberán utilizarse para fines institucionales y como herramienta

de apoyo a las competencias profesionales o académicas de los usuarios
autorizados.
Los usuarios mantendrán el debido cuidado en el uso de los equipos y

facilitarán al personal de soporte técnico el acceso a sus equipos para labores
de reparación, instalación o mantenimiento.
Evitarán comportamientos de riesgo para impedir el acceso y difusión de

malware en los equipos, en particular, no ejecutar archivos adjuntos a correos.
Tendrán activado las salvapantallas con contraseña tras un periodo de

inactividad.
6
Usos específicamente prohibidos de los equipos
Están terminantemente prohibidos, salvo autorización expresa, los siguientes

comportamientos:
 Instalar o utilizar programas sin autorización o que vulneren el correcto

funcionamiento del equipo.
 Utilizar cualquier tipo de software dañino.
 Utilizar programas que, por su naturaleza, hagan un uso abusivo de la red
(Winamp, Windows Media Player, redes social y/o de ocio)
 Reproducir, modificar, transformar, ceder, comunicar o usar fuera del
ámbito del INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS
PERUANAS – FILIAL PIURA los programas y aplicaciones informáticas
instaladas en los equipos.
 Usar, reproducir, ceder, transformar o comunicar públicamente cualquier
otro tipo de información sin la debida autorización de la Dirección Ejecutiva
del INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS- FILIAL
PIURA.
1.6. Tipos de Usuarios del Sistema de Registro de Información Académica
 1. Administrador general del sistema

 2. Oficina de caja
 3. Consejería
 4. Admisión
 5. Imagen institucional
 6. Registro académico.
 7. Dirección.
 8. Oficina de contabilidad.
 9. Control de ingreso al instituto y pagos del alumno
 10. Ingreso para alumnos por la web
 11. Ingreso de docentes por la web
1.7. Módulo del Sistema de Registro de Información Académica
 Admisión
 Registro académico
 Imagen institucional
 Caja
 Coordinación administrativa (bP)
 Vigilancia (control de ingreso)
 Consejería
 Alumnos
 Docentes
 Dirección.
Nota: Los módulos de alumnos y docentes son externos que se hacen a través de
web
7
2. Funcionalidades del sistema

Para acceder a este sistema es necesaria la autentificación de un usuario a
través de la siguiente interfaz:
 Introducir el nombre de usuario (login).

 Introducir la contraseña (password).
Luego hacer clic en el botón “Aceptar” para autentificar el usuario y la clave de acceso.
Si la autentificación es válida, el usuario ingresará a la siguiente ventana donde tendrá
que seleccionar el periodo activo.
Después de seleccionar el periodo activo se muestra la ventana con el menú principal,

el cual muestra en su parte superior las funcionalidades del sistema disponibles de
acuerdo al usuario seleccionado
Y en su parte inferior muestra información de la cuenta de usuario, comisión y evento:
2.1. Administración de Módulos
Para acceder a esta funcionalidad debe hacerlo desde el menú correspondiente de

acuerdo con su tipo de usuario
8
2.1.1. Módulo de admisión.

Para cada oficina donde se tiene instalado el módulo del sistema SADIA
para poder ingresar, primero tiene que identificarse con un nombre de
usuario y una clave de acceso, pulsa clic en aceptar y si los datos son
correctos puede acceder al sistema Sadia.
Luego ir al menú Proceso donde inicia el registro del alumno,

generándole su código y su ficha de inscripción respectiva, ingresando al
siguiente menú.
Se visualiza la siguiente ventana para realizar cualquiera de estas

acciones: Nueva inscripción, reingreso de alumno, traslado, actualizar
datos.
Al pulsar clic en Nueva Inscripción se muestra el siguiente mensaje,

pulsamos clic en aceptar
Luego tenemos que buscar si ya existe una inscripción anterior.

Digitamos el nombre, clic en buscar, si visualiza información se procede
9
a actualizar los datos, caso contrario se pulsa clic en No Tiene Historial

(para una nueva inscripción).
En la siguiente imagen tenemos para hacer la ficha de inscripción del

alumno.
Después de haber ingresado los datos del alumno se procede a imprimir

la ficha. Se tiene en cuenta que existe un formato pre impreso
10
Actualizar datos del alumno
Para actualizar los datos del alumno, se hace una búsqueda, se

selecciona y se hace clic en actualizar datos
11
Se muestra esta ventana y se realiza la actualización respectiva, se

guarda y se procede a imprimir la nueva ficha.
Después de haber realizado la actualización de datos se procede a

imprimir la nueva ficha de datos haciendo el procedimiento anterior de
impresión.
Traslado de alumno
Para hacer una ficha de traslado de alumno que viene a nuestra
institución se hace el siguiente procedimiento.
Se pulsa clic en traslado y se muestra el mensaje
12
Se busca el alumno para verificar si tiene homónimo o ya haya tenido

alguna inscripción anterior. Si no tiene historial se le genera su nueva
ficha.
Se acepta y se ingresan los datos del nuevo alumno
Luego se procede a la impresión de la ficha. Igual que en el proceso de

inscripción.
13
Reingreso de alumno
Para generar una ficha de reingreso el alumno debe tener la condición
de retirado, se busca y se sigue la secuencia
Luego se actualizan los datos al nuevo periodo académico, número de

celular, dirección, etc. En este caso debe mostrarse una etiqueta de
Reingreso al lado derecho de la ventana.
14
Finalmente se imprime la nueva ficha de reingreso. Pulsa clic en

imprimir, siguiendo el procedimiento anterior de impresión.
Generar Reportes
Los reportes son documentos que muestra información consolidada, de
alumnos matriculados.
Se pulsa clic en el menú: Reportes, Admisión, Reportes por Grupo, como
se muestra en la imagen
Se muestra ventana donde debemos seleccionar el periodo académico,

carrera, ciclo, turno, sección. En la parte inferior tenemos las opciones
de Lista Simple, Registro Auxiliar, Datos de seguimiento, documentos
anexados por selección, documentos anexados por periodo.
Lista simple: debe seleccionar una de estas opciones, por ejemplo Si,
detallar matriculados.
15
Este es reporte que debe visualizar
Registro auxiliar:
16
Datos de Seguimiento:
El reporte es enviado a Ms Excel.
Documentos anexados por selección:
17
Muestra la lista de documentos que el alumno presentó al instituto en el

momento que hizo su inscripción y su primera matrícula y los que tiene
pendientes de alcanzar.
Imprimir reportes:
Se pulsa clic en icono de la impresora se selecciona el tipo de impresora
y se sigue el mismo procedimiento para impresión de documentos.
2.1.2. Módulo de Registro Académico.
En el área de Registro Académico, se lleva el control de alumnos
matriculados por: periodo académico, especialidad, ciclo, turno, sección,
registro de unidades didácticas con sus evaluaciones respectivas. Así
mismo se puede generar las listas para el llenado de registro de
evaluación, reportes de alumnos, generación de la carga académica,
agregar nuevas unidades didácticas, nuevos profesores, generar los
cuadros de mérito, padrón de alumnos, impresión de boletas de notas.
Para ingresar al módulo académico primero tiene que identificarse.
 Introducir el nombre de usuario (login).

 Introducir la contraseña (password).
Luego hacer clic en el botón “Aceptar” para autentificar el usuario en el
área y evento seleccionado.
18
Si la autentificación es válida, el usuario ingresará a la siguiente ventana

donde tendrá que seleccionar el periodo activo.
Después de seleccionar el periodo activo se muestra la ventana con el

menú principal, el cual muestra en su parte superior las funcionalidades
del sistema disponibles de acuerdo con el usuario seleccionado
19
Grupos matriculados
En la imagen visualizamos los grupos existentes para el periodo
respectivo, teniendo en cuenta la especialidad, ciclo académico, turno,
sección, vacantes, reservados, alumnos matriculados, retirados, etc.
Generar carga académica.

Consiste en asignar los cursos que lleva cada grupo, teniendo en cuenta
la especialidad, ciclo, turno, sección, etc.
Ingresamos al menú académico, grupos y carga académica.
Seleccionamos el periodo activo, la carrera o especialidad, ciclo, turno.
Sección.
20
Pulsamos clic en agregar y se muestra la ventana donde seleccionamos

el curso teniendo en cuenta que solo se va a visualizar la lista de cursos
de la carrera, ciclo y pulsamos clic en aceptar
Después de haber agregado la carga académica se debe visualizar así.
21
Ahora se procede a asignar a cada curso el nombre del profesor

responsable. Se selecciona el curso y en la parte de panel de docente. Se
pulsa clic en la fila en blanco, se pulsa clic en cambiar
Se muestra la imagen y en la parte inferior (ingrese el nombre del titular

a buscar), se digita el nombre del docente y presionar enter, se muestra
una lista y se selecciona el nombre del profesor y clic Seleccionar.
Luego para asignar los alumnos que le corresponde a un curso asignado

al profesor, se selecciona el nombre del profesor en el lado derecho
inferior se pulsa clic en asignar alumnos.
22
Mostrándose esta imagen se pulsa clic en seleccionar todos si es que

hubiere llevado a todo el grupo caso contrario se hace de manera
personalizada activando el check en cada uno de los alumnos de su
grupo y para finalizar se pulsa clic en Aceptar.
Teniendo ya asignado el grupo de alumnos se procede a pasar las notas

de los registros de evaluación por cada profesor.
Culminado este procedimiento se pulsa clic en guardar notas.
23
En caso de que un grupo de alumnos lo hayan llevado 2 profesores, se

tiene que agregar una división subsección (2) y asignarle otro docente.
Debe quedar asignado de esta manera, y a la nueva subsección se le

asigna el grupo de alumnos que le corresponde, se sigue el
procedimiento anterior de carga académica.
Impresión de boleta de notas

Se puede hacer por grupo o individual según sea el caso siguiendo la
siguiente secuencia.
Por grupo: se va al menú académico, grupo, boleta de notas.
24
Se selecciona el periodo académico, carrera profesional, ciclo, turno,

sección. De inmediato el sistema filtra y muestra la relación de alumnos.
Se seleccionan a los alumnos en el chek y se pulsa clic en imprimir

boletas.
Individual: en caso de que un alumno necesite una nueva boleta o se

necesite cambiar y/o actualizar una nota de curso sea de cualquier ciclo,
se procede a buscarlo por: académico, matriculas, alumnos
matriculados.
25
En esta ventana se procede a buscar al alumno: se digita el nombre y se

pulsa clic en refrescar.
Se selecciona teniendo en cuenta el ciclo y periodo académico, se va

opciones y clic en formulario de notas.
Se muestra la lista de cursos llevados en el periodo seleccionado, se

realiza la modificación correspondiente, como también puede ser una
nota de recuperación, luego se pulsa clic en guardar notas y se procede
a imprimir si es el caso.
NL= Nota de logro
NR= Nota de recuperación
NF= Nota Final
Convalida en el caso de que haya llevado el curso en periodos anteriores
o en otra institución.
DPI= Desaprobado por Limite de inasistencia.
26
Historial académico
Primero se debe seleccionar una fila y se pulsa clic en historial
académico, Se visualiza todos los ciclos cursados en el instituto Alas
Peruanas como se muestra la siguiente imagen.
Se selecciona una fila y se pulsa clic en Resumen académico, luego clic

en mostrar activas para evitar que se muestren ciclo donde los haya
repetidos.
27
Se visualiza el siguiente resumen
Este resumen también se considera como Récord Académico.

Agregar nuevo docente
Se va al menú Académico, Panel de Docentes, aquí se visualiza la lista de
los docentes existentes.
Se selecciona al docente y se puede hacer un mantenimiento de la
información como: visualizar datos, editar datos, imprimir su ficha de
datos, cambian foto.
28
Si se va agregar un nuevo docente, se pulsa clic en el botón Nuevo

Docente, muestra un mensaje, pulsar clic en aceptar
Se digita el nombre y clic en buscar si tiene historial o inscripción

anterior, se debe seleccionar la fila para actualizar sus datos, caso
contrario pulsar clic en no tiene historial (se ingresa un nuevo profesor).
29
Se procede a llenar el formulario respectivo como lo indica la imagen
Luego se procede a imprimir la ficha de inscripción
30
Agregar unidades didácticas.

Pulse clic en académico, cursos de carrera, tradicional y/o Unidad
didáctica.
Se muestra esta ventana y debe seleccionar nueva Unidad Didáctica
Ingrese los datos solicitados correctamente y pulse clic en guardar.
31
Editar una Unidad Didáctica

Se hace el siguiente procedimiento.
Primero debe seleccionar la unidad a corregir ingresando a esta
ventana.
Se pulsa clic en Editar Unidad, se muestra esta ventana, se hace la

actualización y/o corrección de los datos y luego clic en Guardar.
32
2.1.3. Módulo de Imagen institucional.

Trabajo que será realizado en el área de Imagen Institucional y consiste
en la elaboración del carné de identificación del alumno.
En este módulo primero de deben subir las fotos que han sido tomadas
con anticipación, siguiendo la secuencia de pasos que corresponden a
este procedimiento.
Primero se va al menú Procesos, Admisión, Generar carné.
Generar carné por grupo

Se selecciona el periodo académico, especialidad o carrera, ciclo, turno,
sección y clic en buscar. Se debe mostrar de la siguiente manera.
33
Luego se selecciona en forma ordena pulsando clic en agregar a bandeja

y observamos que se van pasando a la ventana de la parte inferior y en
grupos de 6 para proceder a imprimir, mostrándose de esta manera.
Luego pulsamos clic en vista de impresión

Se muestra la ventana y listo para imprimir
Seleccione el tipo de impresora y aceptar, previo haberse cargado el

papel.
34
Generar carné individual

Se digita el nombre del alumno y clic en buscar y proceda a realizar los
procedimientos anteriores.
Agregar o cambiar foto

Se busca al alumno, se selecciona y observamos que no muestra foto,
pulsamos clic en cambiar foto.
35
Pulsamos clic en Seleccionar Foto, se muestra la siguiente ventana donde

debemos buscar la carpeta donde se tiene almacenada las fotos, se selecciona
y clic en abrir
36
Se muestra esta ventana ya con la foto seleccionada y pulsamos clic en

guardar
2.1.4. Módulo de Caja.

El área de caja, es donde se lleva a cabo la cobranza por todos los servicios que
el Instituto Alas Peruanas ofrece, generando: Factura, Boleta de Venta, Nota
de Crédito de Factura, Nota de Crédito de Boleta y Nota de Débito; según sea
el caso.
Para ingresar al módulo respectivo primero tiene que identificarse.
Nombre del Usuario
Contraseña. Clic en aceptar
Si son correctos los datos ingresados procede a ingresar.
37
Estando en esta ventana debe pulsar clic en el menú Procesos, Documentos de

pago, Generar Documento, seleccionar: Factura, Boleta, Nota de crédito
Boleta, Nota de crédito Factura, Nota de Débito según corresponda.
Generar Nueva Boleta

Para generar una boleta de pago se va a pulsar clic en Boleta y se muestra en
pantalla. En el casillero de color amarillo se pulsa f3 y se muestra otra ventana
para buscar el nombre del alumno o cliente.
Cuando se presiona f3 se visualiza el siguiente mensaje y pulsar clic en Si,

Buscar.
38
Digitamos el nombre del alumno o cliente presionamos enter y se visualiza de

esta manera. Pulsamos doble clic en la fila que contiene el nombre del alumno
Luego en esta nueva ventana se visualizan los datos del alumno: código del
cliente, número de DNI, nombre o razón social, la dirección y ciclo.
Observamos en la parte inferior de la ventana de Deudas Registradas, aquí

podemos pulsar doble clic y el concepto pasa a la lista superior.
39
En caso del alumno no tener deudas pulsar clic en la primera línea y preionar
f3. Mediante una nueva ventana se busca el ítem (matricula, pensiones, etc.) a
pagar.
Digitamos el ítems y se muestra un conjunto de conceptos, se selecciona uno

por uno en caso de que sea más de un concepto a pagar, pulsando doble clic
Ahora debemos ingresar el monto a cobrar y pulsamos clic en Aceptar.
Se debe mostrar: el ítem, cantidad, precio, igv (solo para factura), monto,
facturar como…, como se visualiza en la imagen.
40
Pulsamos clic en Guardar (f9)
Verificar el lugar donde se ha realizado el pago: en el Banco o en caja del

Instituto, clic en la fila correspondiente y hacer clic en el botón seleccionar.
Ahora debemos confirmar donde se ha realizado el pago. Si es efectivo (caja),

en Banco, Sin efectivo. Mostrándose la siguiente imagen. Pulsamos clic en
guardar para confirmar los cambios.
41
Imprimir Boleta: en la misma ventana donde se genera la boleta hacer clic en

Imprimir (f12) luego de inmediato nos genera una vista previa de nuestra
boleta generada con los datos del pagante y el monto a pagar.
Pulsamos clic en el ícono de impresora, mostrándose la siguiente ventana,

verificamos el nombre de la impresora y que se tenga cargado el papel y
finalmente pulsamos clic en Aceptar.
Después de guardar el pago del alumno, en caso de que sea una matrícula se
muestra esta ventana, pulsamos clic en Si, Matricular
42
Se debe matricular al alumno al periodo, ciclo, carrera, turno, etc. Como se

muestra en la imagen, confirmamos su condición (Matrícula Ordinaria, etc.) y
clic en matricular.
Generar Factura
Es el mismo procedimiento que se realiza para generar una Boleta, solamente
que al momento de ir menú Procesos, documentos de pago, generar
documentos de pago, Factura.
Las facturas solo se emiten a empresas e instituciones, personas jurídicas que

tengan número de RUC.
Primero le asignamos el cliente correspondiente
Presionamos F3 y se muestra una ventana para buscar la lista de servicios,

luego pulsamos doble clic en el nombre del servicio.
43
Digitamos el monto a cobrar sin incluir el IGV y pulsamos clic en Aceptar
En esta ventana se activa el check del IGV y automáticamente se calcula el

subtotal, igv, y total a pagar.
44
Pulsamos clic en Guardar (f9)
Verificar el lugar donde se ha realizado el pago: en el Banco o en caja del

Instituto, clic en seleccionar.
Ahora debemos confirmar donde se ha realizado el pago. Si es efectivo, en

Banco, Sin efectivo. Mostrándose la siguiente imagen. Pulsamos clic en guardar
para reafirmar los cambios.
Imprimir Boleta: se sigue la misma secuencia para imprimir Boleta de Venta.
45
Generar Nota de Crédito de Boleta Electrónica

Se crea cuando se ha generado un problema con alguna Boleta y tiene que
devolverse el importe del dinero al alumno o cliente.
Se sigue el mismo procedimiento de Boleta hasta llegar a esta ventana. En el

casillero amarillo pulsar clic y presionar f3, para buscar el nombre cliente del
que ya se emitió la boleta.
Se muestra la siguiente imagen para ir a la ventana de búsqueda, presionamos

Si, Buscar.
Luego en la barra de búsqueda digitamos el nombre del alumno y sebe mostrar

así, pulsamos doble clic el nombre que se encuentra seleccionado.
46
Se debe ingresar el ítem (matricula, pensión, etc.) según corresponda que

anteriormente ya ha sido ingresada, se debe mostrar de la siguiente manera.
En la parte superior derecha Doc. Afectado, se debe seleccionar a un elemento

del menú dando a conocer el motivo de la emisión de la Nota de crédito.
Pulsa clic en guardar para que se muestre la siguiente ventana, para confirmar
se pulsa clic en Si, Guardar.
47
Seleccionamos el lugar de donde va a cobrar el cliente.
Luego confirmamos lugar si es en caja se selecciona efectivo. Si es fuera del

instituto se selecciona Banco y nuevamente guardamos.
Para confirmar los cambios realizados se pulsa clic en aceptar
48
Terminado la elaboración de la nota de crédito de Boleta se procede a su

impresión, pulsado clic en imprimir
Luego se sigue el mismo procedimiento de impresión de los demás

documentos.
Generar Nota de Crédito de Factura Electrónica

Se sigue el mismo procedimiento para generar una nota de crédito de Boleta
Electrónica.
Generar Reportes Y Consolidados de Ingresos

Para hacer el cierre de caja se debe verificar el ingreso diario que se ha tenido,
tanto por Caja, por Banco, ingreso por Boletas, por Facturas, etc. Estos
reportes pueden ser diarios y/u otro día.
49
Se muestra la imagen y podemos seleccionar de qué día se quiere sacar el

reporte ej. Hoy(), Ayer, etc. Y luego se pulsa clic en Consolidado diario.
Mostrándose la siguiente ventana detallada de los ingresos realizados el día

previamente seleccionado.
Reporte de pagos Individual.

Aquí se hace un seguimiento de todos los pagos realizados por el alumno.
50
Digitamos el nombre del alumno, presionamos enter, seleccionamos el

nombre del alumno, y pulsamos clic en Reporte por Pagante.
Se muestra la siguiente imagen detallando los pagos realizados
51
2.1.5. Módulo para Dirección Administrativa
En el área de Coordinación Administrativa, se visualiza todos los procesos que

se realizan en el área de caja, asimismo, puede generar sus reportes de
ingresos diarios, también va a generar los Boucher de pago para los alumnos.
Para ingresar al módulo respectivo primero tiene que identificarse.

Nombre del Usuario
Contraseña. Clic en aceptar
Si son correctos los datos ingresados procede a ingresar.
Consulta de deudas
Puede consultar todos los pagos realizados por el alumno durante su

permanencia en el instituto.
Se muestra un reporte como se muestra en la imagen
52
Reportes de pagos Diarios
Puede consultar los pagos que se han realizado en el día, ya sean aquellos que
se han pagado en el banco o en caja del instituto.
53
Generar Boucher de pago
En el área de Coordinación Administrativa se generan los Boucher de pago

para matrículas y pensiones de los alumnos. Para generar puede ser de manera
individual y grupal.
Estando en esta ventana debe pulsar clic en el menú Proceso, Deudas, generar
deuda, individual y/o grupal.
Debemos ingresar a esta ventana para seleccionar el periodo correspondiente,

luego en el lado izquierdo se visualiza los grupos de alumnos, por ejemplo
grupo de verano o grupo A, Grupo Regular, etc. Se selecciona el grupo y se
procede con el siguiente paso.
54
Crear grupos
En caso de que no haya grupos creado se procede a generarlo pulsando clic en
Cronogramas. Se muestra la siguiente imagen
En Titulo se digita por ejemplo GRUPO A
En Descripción inicia en el mes de febrero, luego se selecciona la fecha de

inicio, clic en guardar.
Se procede a confirmar para guardar cambios
Finalmente clic en Aceptar.
55
Generar cuotas
Después de haber generado el o los grupos de alumnos, se generan las cuotas
los cuales serán asignados a cada grupo, desde la matrícula y las pensiones.
Se pulsa clic en cuotas y se muestra esta imagen, donde en Descripción se

digita Matricula o Pensión 01, etc. Se asigna la fecha de vencimiento clic en
Guardar.
Se pulsa clic en Si, Guardar, para aceptar los cambios.
Clic en Aceptar para confirmar que se guardaron correctamente los cambios
56
Después de tener los grupos, matrículas y pensiones creadas como se muestra

en la imagen se procede a asignar los grupos.
Asignar Grupos
Los grupos son las secciones de alumnos teniendo en cuenta: la carrera, el
ciclo, sección, turno.
Se pulsa clic en asignar grupo, se muestra una ventana con todos los grupos
matriculados se selecciona el grupo o todos los grupos al mismo tiempo y se
pulsa clic en seleccionar y se asignó el /los grupos seleccionados.
57
Ahora se debe visualizar la siguiente ventana ya con los grupos asignados.
Quitar grupos
Quizá un sección de alumnos que no pertenezca a este grupo se puede quitar
siguiendo la secuencia.
Debe seleccionar el grupo(s), pulsar clic en Quitar Grupo, se muestra un

mensaje de confirmación Desea quitar el grupo del Cronograma, si es
verdadero pulsa clic en Si, Eliminar caso no eliminar clic en No, como se
muestra en la imagen.
58
Generar Deuda Por Grupo

Para generar la deuda de los alumnos (matricula, número de pensión para el
semestre activo) se sebe ingresar a esta ventana
Seleccionar en el lado izquierdo el grupo, matricula o pensión y en lado

derecho la fila que corresponde al grupo a emitir la deuda, luego se pulsa clic
en Boucher, y se muestra la siguiente ventana.
Ahora se procede a pulsar clic en agregar columna
Se muestra la siguiente ventana
59
Digitamos el texto matricula o pensión, dependiendo de la deuda que se va a

generar y se muestra la ventana, seleccionamos y pulsamos doble clic y se
agrega la columna.
Observamos que se agregó la columna luego se pulsa clic en guardar y se

confirma nuevamente pulsando clic en Si, Guardar.
Confirmamos pulsando clic en aceptar.
60
Luego observamos la primera columna que dice Boucher y ya se asignado un

número y queda listo para proceder a imprimir.
Imprimir Boucher de Pago

Se selecciona uno por uno previo guardar y luego se pulsa clic en imprimir,
mostrándose la siguiente ventana
Generar Deuda Individual:

Nueva deuda: seleccionamos el botón de nuevo para generar una deuda al
alumno destinado. Como siguiente paso es escribir el código, nombre o
apellidos del alumno que se le generara una deuda.
61
El sistema se encarga de buscar y encontrar al pagante como podemos

apreciar en la imagen.
Al seleccionar al pagante nos muestra el siguiente formulario de

mantenimiento individual de deudas y procedemos al ingreso de datos: que
cuota debe, que monto tiene y por último cuando vence dicha cuota. Como
siguiente paso se debe guardar y de inmediato se genera su deuda.
62
Editar deuda: buscamos al pagante por medio de su código, apellidos o

nombres. Nos filtra deudas que aún no están canceladas
Seleccionamos la fila y presionamos el botón editar nos muestra el siguiente

formulario con todos los campos y cuadros de texto a editar según
corresponda. Realizados los cambios procedemos a guardar la información.
63
Eliminar deuda:
Para eliminar una deuda es simple y sencillo seleccionamos la fila y
presionamos el botón eliminar, nos muestra una ventana si se desea confirmar
la eliminación de la deuda.
Nueva prórroga: seleccionamos la fila que es en sí una deuda y por

consiguiente se le genera un plazo de pago (prórroga).
64
El formulario muestra campos del pagante y el cuadro donde se ingresara la

nueva fecha como límite para cancelar dicha cuota. Hecho todo el
procedimiento guardamos cambios y se habrá generado su prórroga.
Verificación de Deudas:
Este módulo nos brinda todas las deudas de alumnos que no hayan cumplido
con el pago. Además de tener el panel de administración como es crear, editar,
e
l
i
m
i
n
a
r
u
n
a
d
e
uda, etc.
Para verificar la deuda por alumno se debe digitar el nombre y pulsar clic en
Buscar F5.
65
El modulo cuenta con una sección de opciones de todas las deudas tanto
activas como inactivas.
Opción activa: representa todas las deudas que no han sido canceladas por
eso el sistema la muestra para darle algún tipo de proceso como eliminarla o
editarla.
Opción inactiva: representa aquellas deudas ya canceladas el sistema las

mantiene como historial.
66
Opción Todas: representa deudas tanto activas como inactivas.
Finalizar semestre
Al finalizar el semestre se debe dar por Culminado, con la finalidad de hacer
una proyección para el semestre inmediato superior y periodo siguiente.
Para ello debemos ir a: Académico, Matriculas – Grupo, y el lado izquierdo

seleccionar Opciones, clic e Culminar.
Hay que tener en cuenta que debe seleccionar los grupos que hayan
terminado, caso contrario lo puede seleccionar con la tecla Ctrl + clic.
67
Después de haber culminado los grupos se muestra la siguiente ventana con la

columna culminada y la cantidad de alumnos por grupo.
Proyección de grupos
Consiste en pasar a todos los grupos al siguiente semestre y periodo para
poder generar su deuda del siguiente periodo (matricula y las 5 pensiones).
Para ello debemos iniciar el sistema con el periodo activo vigente en el cual ya
empieza todo nuevo. Ejemplo: inicia el periodo 2018 – I y ha culminado el
2017-II, como se muestra en la imagen.
Se selecciona los grupos a proyectar tomando en cuenta el periodo terminado

y verificar que se muestre el nuevo periodo, luego clic en Iniciar proyección,
clic en Si, Proyectar.
68
Se muestra el mensaje de que el proceso se realizó con éxito. Pulsamos clic en

Aceptar.
Ahora queda listo los grupos para asignarse la nueva deuda.
2.1.6. Módulo para Control en Vigilancia

El módulo es usado en puerta principal del Instituto (Vigilancia), para hacer el
control de ingreso diario de los alumnos en ambos turnos.
Asimismo se lleva el control total de deudas del alumno, dependiendo de ello

se visualiza una ventana con la foto del alumno y la deuda que tiene y en
consecuencia se le permite el acceso al alumno.
Para aperturar el sistema primero se debe de identificar con un nombre de

usuario y una clave de acceso.
69
Luego se muestra la siguiente ventana.
Podemos observar que hay 3 secciones una es la barra de búsqueda (código,

nombres, apellidos), sección detalle de datos, detalle de pagos y foto personal.
Se puede llevar el control por medio de dos maneras:
1. Por medio de código de barras: el proceso es simple primero se debe pedir

el carnet al alumno que contiene un código de barras, para pasarlo por el
lector de código de barras, dependiendo del resultado se puede dar acceso
al alumno. El mencionado proceso es rápido.
2. Filtrar datos buscando por su código o apellidos y nombres.
Como podemos observar nos brinda información como: código del alumno,
apellidos y nombres, carrera, ciclo, turno y sección. La sección más
importante que no tiene deudas y esta de color verde.
70
El sistema nos identifica con color rojo al deudor como este caso su historial
tiene deudas, lo cual nos permite llevar el un mejor control de los pagos
realizados por el alumno.
71
2.1.7. Módulo para Consejería

El módulo permite registrar los permisos y justificaciones de los alumnos que
por algún motivo no asisten a clase.
Igual como en los otros módulos se tiene que identificar con un nombre de
usuario y una clave de acceso.
Luego seleccionamos el periodo académico activo
Luego ingresamos al menú consejería, crear documentos, crear justificación o

permiso
72
Crear Justificación.
Se pulsa clic en Crear Justificación y se muestra la ventana y la barra de filtrado
se digita los apellidos del alumno, presionamos enter, luego pulsamos doble
clic en el nombre.
Ahora llenamos los datos de la justificación: seleccionamos la (s) fechas de

inasistencia, el motivo, resolución.
73
Después de ingresar los datos se muestra una ventana así.
Se procede a guardar la justificación pulsando clic en Guardar, luego clic en Si,

Guardar
Nos confirma que se ha guardado con éxito. Pulsamos clic en aceptar
74
Ahora imprimimos el permiso. Pulsamos clic en Imprimir y se muestra la

siguiente ventana.
Pulsamos clic en el icono de impresora y se muestra esta imagen donde

seleccionamos el tipo de impresora y clic en Aceptar, previo se debe haber
cargado papel en la impresora.
75
Crear Permiso.
El permiso se emite cuando el alumno ha llegado a clase y por diferente motivo
tiene que retirarse del instituto, para ello debe llevar un documento emitido
por el departamento de consejería para que en vigilancia le permitan la salida.
En la barra de filtrado digitamos los apellidos y nombres del alumno, luego se

visualiza en la parte de lista y allí pulsamos doble clic.
Aquí ya tenemos lista la ventana para digitar la fecha, el motivo y resolución.
76
Se ha ingresado un ejemplo del llenado de un permiso de salida del alumno. Se

guarda pulsando clic en el botón Guardar
Mensaje de confirmación que se está guardando el permiso, pulsamos clic en

Si, guardar.
Para confirmar que ya se grabó pulsamos clic en Aceptar
77
Se procede a imprimir el documento, pulsando clic en imprimir visualizando la

siguiente imagen
Pulsamos clic en el icono de impresora y se muestra esta imagen donde

seleccionamos el tipo de impresora y clic en Aceptar, previo se debe haber
cargado papel en la impresora.
Crear Reporte de Consejería.

Podemos visualizar el record de inasistencias justificadas y permisos emitidos
durante su permanencia en el instituto.
78
Para ingresar debemos pulsar clic en Consejería, Documentos emitidos
Luego digitamos el nombre del alumno en la barra de filtrado y presionamos

enter, se muestra una imagen como ésta.
79
2.1.8. Módulo para Alumnos

El módulo permite a los alumnos consultar a través de la Web sus cursos, notas
de sus evaluaciones y pagos realizados en el semestre activo.
Para poder acceder a consultas debe ingresar a la dirección web
www.erp.iappiura.edu.pe.
Luego, identificarse con su código de alumno y una clave de acceso como se
muestra en esta imagen
Luego en la siguiente imagen., encontramos el menú de Mis Cursos y

Económico
80
Para consultar información
Qué documentos consulta el alumno:
 Asistencias de las unidades didácticas

 Evaluaciones
 Pagos realizados y pendientes
Para ver la información más detallada pulsamos clic en el icono
Para consultar Pagos
El alumno puede consultar pagos de:
 Matrícula
 Pensiones Pagadas
 Pensiones Pendientes.
81
Para consultar Cursos y Notas
El alumno puede consultar:
 Las unidades didácticas del semestre activo

 Notas de evaluación
 Asistencia
2.1.9. Módulo para Docentes
El módulo para los docentes, les permite ingresar las notas de las evaluaciones
de los alumnos, los que podrán ser consultados por la web.
Para poder acceder a consultas debe ingresar a la dirección web
www.erp.iappiura.edu.pe.
Identificación del docente
Para ingresar primero tiene que acceder a la dirección web antes mencionada
e identificarse con un nombre de usuario y password de seguridad.
82
Ingreso de Notas
El docente tiene que seleccionar el periodo activo, grupo a su cargo, sección,

tueno, ciclo y luego procede a ingresar las notas respectivas de los alumnos.
Una vez ingresadas las notas de los alumnos, el docente ya no podrá hacer
rectificación o cambio alguno, para realizar este cambio tiene que comunicarlo
al área de Registro Académico y es aquí donde se llevará a cabo el proceso.
Después de ingresar sus evaluaciones pulsa clic en guardar.
Observación: los módulos de Alumnos y Docentes son externos y solo pueden

consultarse a través de la Web como se explica en la parte superior.
2.1.10. Módulo para Dirección
La Dirección del Instituto tiene acceso a todo el Sistema SADIA, pero a modo
de solo lectura en la cual puede ver toda la información que se maneja en las
83
diferentes áreas, en el caso de que se requiera hacer la actualización de un

dato se comunica con el área respectiva y se procede a su actualización.
El módulo de Dirección, primero tiene que identificarse con un Usuario y una

contraseña.
Como se muestra en esta imagen, tiene acceso a todos los menús del sistema
84

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INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS – FILIAL PIURA

MANUAL DE USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE

Generar Nota de Crédito de Boleta Electrónica ........................................................ 46

 Administración del sistema

DATOS DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO ALAS PERUANAS – FILIAL

Av. Sullana N° 621- Piura

La responsabilidad de la toma de decisiones para nuevos proyectos, además

De Hardware para cliente - Usuario

 Procesador: Dual Core de 1.6 Ghz

De Hardware para Servidor

 Procesador: Core I3 de 3.10 Ghz

De Software Cliente - Usuario

 Sistema Operativo: Windows 7

 Sistema Operativo: Windows 7

1.5. Seguridad del Sistema de Registro de Información Académica

La seguridad informática es una disciplina que se encarga de proteger la

Está completamente prohibido que personas ajenas al área utilicen la

Los equipos deberán utilizarse para fines institucionales y como herramienta

Los usuarios mantendrán el debido cuidado en el uso de los equipos y

Evitarán comportamientos de riesgo para impedir el acceso y difusión de

Tendrán activado las salvapantallas con contraseña tras un periodo de

Usos específicamente prohibidos de los equipos

Están terminantemente prohibidos, salvo autorización expresa, los siguientes

 Instalar o utilizar programas sin autorización o que vulneren el correcto

 1. Administrador general del sistema

1.7. Módulo del Sistema de Registro de Información Académica

2. Funcionalidades del sistema

 Introducir el nombre de usuario (login).

Después de seleccionar el periodo activo se muestra la ventana con el menú principal,

Y en su parte inferior muestra información de la cuenta de usuario, comisión y evento:

2.1. Administración de Módulos

Para acceder a esta funcionalidad debe hacerlo desde el menú correspondiente de

2.1.1. Módulo de admisión.

Luego ir al menú Proceso donde inicia el registro del alumno,

Se visualiza la siguiente ventana para realizar cualquiera de estas

Al pulsar clic en Nueva Inscripción se muestra el siguiente mensaje,

Luego tenemos que buscar si ya existe una inscripción anterior.

a actualizar los datos, caso contrario se pulsa clic en No Tiene Historial

En la siguiente imagen tenemos para hacer la ficha de inscripción del

Después de haber ingresado los datos del alumno se procede a imprimir

Actualizar datos del alumno

Para actualizar los datos del alumno, se hace una búsqueda, se

Se muestra esta ventana y se realiza la actualización respectiva, se

Después de haber realizado la actualización de datos se procede a

Se pulsa clic en traslado y se muestra el mensaje

Se busca el alumno para verificar si tiene homónimo o ya haya tenido

Se acepta y se ingresan los datos del nuevo alumno

Luego se procede a la impresión de la ficha. Igual que en el proceso de

Luego se actualizan los datos al nuevo periodo académico, número de

Finalmente se imprime la nueva ficha de reingreso. Pulsa clic en

Se muestra ventana donde debemos seleccionar el periodo académico,

Este es reporte que debe visualizar

Documentos anexados por selección:

Muestra la lista de documentos que el alumno presentó al instituto en el

Para ingresar al módulo académico primero tiene que identificarse.

 Introducir el nombre de usuario (login).

Si la autentificación es válida, el usuario ingresará a la siguiente ventana

Después de seleccionar el periodo activo se muestra la ventana con el

Generar carga académica.

Pulsamos clic en agregar y se muestra la ventana donde seleccionamos

Después de haber agregado la carga académica se debe visualizar así.

Ahora se procede a asignar a cada curso el nombre del profesor