CURSO PRACTICO DE

CONTABILIDAD BASICA
CONTABILIDAD AUXILIAR, TEORICO PRÁCTICO

LIC. ALEXIS SANTANA 2017

Lic. Alexis Santana Página 14

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE
REGISTROS.

Un sistema es la combinación del personal, los registros y los procedimientos relacionados entre
sí que funciona a través de un orden lógico para lograr un objetivo común. Este sistema deberá
garantizar la relevancia y fiabilidad de la información que elabora y transmite, empleando métodos
precisos de medición, organización y distribución de la información, usando para ello un lenguaje
técnico específico. Él proceso de transformación de datos en información útil para la toma de
decisiones.

Debemos resaltar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función de las
operaciones de su forma y libros que lo integran. El proceso de registro, puede ser ejecutado por
varios métodos, desde el uso de libros manuales como sistemas electrónicos.

COMPONENTES DE UN SISTEMA CONTABLE:

OrganigramaUn organigrama indica el nivel de jerarquías, el puesto de trabajo que involucra las
responsabilidades de los principales cargos de más relevancia en la organización; asimismo, se
define un diagrama de las diferentes jerarquías de la empresa, que indica claramente la
interrelación y flujo de autoridad.

Figura 3.0 Organigrama

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2. Manual de funciones: es un manual donde se describen todas las actividades a desarrollarse en
cada uno de los cargos definidos en los diferentes departamentos en el organigrama de la empresa.
También aquí se define la actividad comercial a la que se va a dedicar la empresa.

3. Diseño de formularios: consiste en elaborar de manera coordinación todos los formularios que
utiliza una empresa para anotar sus operaciones y así facilitar el control y el registro de las mismas. Estos
pueden ser: facturas, cheques, entradas de almacén, etc.

4. Instructivos para uso de formularios: es describir la forma como debe llenarse el contenido de
cada formulario para facilitar su aplicación.

5. Elaboración de catálogo de cuentas: consiste en confeccionar una lista de los nombres y números
de cuentas que integran el sistema. Esto debe hacerse de manera ordenada, atendiendo a la importancia
y prioridad de cada cuenta con relación a la empresa.

6. Procedimientos de control interno: consiste en describir de manera ordenada la forma de cómo la

empresa va a desarrollar cada una de sus actividades, atendiendo a sus políticas generales. Los controles
internos se diseñan para proteger los activos, comprobar la exactitud de la información contable,
estimular la lealtad a las políticas de la empresa. Una adecuada estructura de control interno es
responsabilidad de la gerencia, y debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de
que se conseguirán los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de
control.

El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en

capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. Incluye procesos y controles para su
mejor desenvolvimiento.

7. Diseño de los libros de registros: es diseñar los formatos concernientes a los libros que la
empresa va a utilizar para registrar sus operaciones.

Las empresas tienen libros separados para cada parte del sistema de contabilidad. Aunque
tedioso y lento, sistemas de contabilidad manual ofrece algunos beneficios. Los libros son fáciles
de revisar y los contadores pueden realizar cambios sencillos, las cuentas individuales se
reconcilian fácilmente porque la información está en un orden sistemático a través de cada libro
mayor.

Los libros de registros se clasifican en:

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1. Libros legalizados
a. Diario General
b. Mayor General
c. Libro de Inventario

2. Libros no legalizados

a. Mayores Auxiliar
b. Diarios Auxiliares O Especializados

A. Diarios General.

Es un libros obligatorios, exigidos por el código de comercio vigente en República Dominicanas,

donde deben registrarse de manera resumida las transacciones que realiza una empresa,
describiéndose a su vez, debajo de cada registro el detalle del mismo.

Este libro debe poseer las siguientes características:

Foliado: cada página debe estar numerada

Rubricado: la primera y la última página deben estar sellada por un juzgado de paz, donde fue
legalizados.

Fecha: se escribe la fecha en el momento en que ocurrió la transacción

Detalle o nombre de la cuenta: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos
registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía
comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco
solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos.

Referencia: se coloca el número de comprobante fiscal, cheque o factura para dar valides a la
transacción, también se detalla y se coloca como anexo

Debito: Él debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta
recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice:
“cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.

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Crédito: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta
entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga.

F.2.1 EJEMPLO LIBRO DIARIO

SOLUEMPSA S.R.L
LIBRO DIARIO
DEL 01/01/20XX AL 31/12/20XX
VALORES RD$

Fecha Nombre De La Cuenta Ref. Auxiliar Debito Crédito

B. Mayor General.

Es el libros donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en el

Diarios General. Deben ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el catálogo de
cuentas. La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas
generales (controles) a través de los débitos y créditos para la elaboración de los estados
financieros.

Este libro debe poseer las siguientes características:

Nombre de la cuenta: Es donde se escribe en que Diario fue registrada la transacción

Fecha: la fecha al momento en que se registró la transacción

Referencia: se coloca el número de comprobante fiscal, cheque o factura para dar valides a la
transacción, también se detalla y se coloca como anexo

Debito: Es donde se anotan las cifras o cantidad debitada, de acuerdo a la transacción registrada
en el diario.
Crédito: Es donde se anotan las cifras o cantidad acreditada, de acuerdo a la transacción
registrada en el diario.

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Balance: Es donde se anotan la cantidad deducida del débito y crédito de acuerdo a la transacción
registrada en el diario.

F.2.2 EJEMPLO LIBRO DIARIO

SOLUEMPSA S.R.L
LIBRO MAYOR
DEL 01/01/20XX AL 31/12/20XX VALORES
RD$

Nombre de la cuenta

Fecha Detalle Debito Crédito Balance

C. Mayores Auxiliares.

Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas
controles, tales como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc. Este libro debe poseer las
características del mayor general.

Balance de Una Cuentas.

El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los créditos.
Colocando dicho balance del lado donde su importe sea mayor. Si los débitos de una cuenta con
superiores a los créditos, el balance se coloca del lado de los débitos (lado izquierdo) en cambio,
si los créditos de una cuenta son superiores al débito, el balance se coloca de lado crédito.

D. Libro de inventarios.

Es el libro donde se registran los movimientos de la mercancía que una empresa comercializa. Al
final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de la mercancía,
así como el contenido de los estados financieros de manera resumida. Este libro debe cumplir con
las mismas características legales señaladas en el diario general.

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E. Diarios Auxiliares O Especializados.

La contabilidad manual a diseñados diarios especiales los cuales deben satisfacer las necesidades
de la empresa. Para manejar el registro de solo un tipo de transacción comercial, una empresa
necesita diferentes diarios especiales así como también un diario general. En casi todas las
empresas la gran mayoría de las transacciones se clasifican en cuatro tipos. Estos cuatro tipos de
transacciones y los cuatro diarios especiales son:

El siguiente es un resumen de los cuatro diarios más comúnmente utilizados:

1. Diario de compras: para registrar las compras a crédito.

2. Diario de ventas: para registrar todas las ventas a crédito.
3. Diario de cobros: para registra el efectivo recibido en caja general.
4. Diario Desembolsos: para registra la cuenta bancaria que tenga la empres

8. Formatos de Estados Financieros: consiste en esquemas pre elaborados concernientes a la

forma de presentación de los Estados Financieros.

Organización del Departamento de contabilidad.

Para organizar el departamento de contabilidad hay que hacer lo siguiente:

a. Dotarlo del mobiliario y equipos necesarios

b. Asignarle el personal necesario para la realización del trabajo
c. Distribuir el trabajo de tal manera que una persona no realice varias labores a la vez, en vista
de que viola las normas de control interno.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO.

Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del campo de
la información financiera, es la planeación e instalación de sus sistemas de contabilidad. Para
lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las expectativas de la entidad económica,
el especialista estudia su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán
de ocurrir y a su vez proyecta o selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las
operaciones que se han de producir.

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La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que
esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además
de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtener mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos. A este sistema se le puede confeccionar la misma
documentación que el sistema manual, pero los registros de las operaciones financieras se
realizan en computadora, aunque se deben, utilizar algunos libros para anotar algunas
operaciones importantes.

Las operaciones manual hecha por la empresa, es la única vía de instalación de las operaciones
contables y deben permanecer por lo menos un año después de instalar el sistema de preferencia
en la empresa. Para tener una accesoria en caso de emergencia. (Auditoria).

La contabilidad Computarizada.

Es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la

computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el
punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás
hechos contables que se suceden dentro de la organización.

Ventajas De La contabilidad Computarizada:

Rapidez: Un sistema computarizado puede proporcionar información con más rapidez que uno
manual porque la computadora realiza en forma instantánea las operaciones que se le indiquen
ofreciendo los datos pertinentes según el sistema contable que esté conformado, mientras que un
sistema manual de contabilidad consume mucho tiempo al no poder procesarse la información con
la exactitud y rapidez correspondiente.

La información a procesar es mayor: El volumen de información que se necesita para poder

llevar con éxito las operaciones tanto mercantiles como económicas financieras son muy grandes,
no siendo posible en un mundo globalizado estar poder subsistir ante el empuje de las grandes
transnacionales de la información.

Pratención Contra Errores: El uso de la computadora reduce mucho el número de errores porque
hace los cálculos con más exactitud que un ser humano. También los sistemas de contabilidad
computarizados tienen muchas características que protegen incluso contra errores contables.
Pases automáticos al mayor de cuentas: Los pases al mayor se realizan en forma automática
con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor no sólo consume bastante
tiempo sino que puede traer muchas dificultades si se realiza manualmente. El uso de la

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computadora asegura que cada asiento se pase con exactitud. Esto evita errores como el doble
pase, el pase a una cuenta equivocada. etc.

Preparación automática de informes: En un sistema de contabilidad computarizado los informes

se pueden producir automáticamente, diarios, mayores, estados financieros e informes especiales
que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Impresión automática de informes: Puede proporcionar muchos documentos que se usan en un

negocio, facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y
estados de ingreso de los empleados, entre otros.

Desventajas De La contabilidad Computarizada:

a) Disminución en la confiabilidad de la información contable

b) Complicado Proceso de Auditoria
c) Costos Elevados de Software y Hardware
d) Recurso Humano indispensable para el análisis de la información

Componentes de un Sistema Computarizado:

Hardware. Es el equipo electrónico, que abarca computadoras, unidades de disco, monitores,

impresoras y la red que la conecta. Muchos sistemas contables modernos requieren una red, es
decir, el sistema de conexiones electrónicas que permite compartir información entre
computadoras. Con una red adecuada, un auditor, el cual puede tener acceso a los datos de un
cliente y hacer el resultado de la auditoría más rápida.

Software. Es un conjunto de programas que permite realizar el trabajo necesario con la

computadora. El software de contabilidad acepta, edita (modifica) y almacena los datos de
transacciones, además de generar informes que los directivos usan para administrar a la empresa.
Muchos paquetes de software funcionan con independencia de otras actividades del sistema de
cómputo. Por ejemplo, una compañía que sólo esté computarizada parcialmente puede usar
software para contabilizar la nómina, ventas y cuentas por cobrar. Otras partes del sistema
contable no estarían computarizadas.

Preparación y Capacitación del Personal. Instalar los equipos, los dispositivos y el software
requiere de una preparación constante de los recursos humanos, incluyendo la capacitación del
personal existente y posiblemente, la contratación de personal nuevo. No espere hasta que el
software esté instalado para iniciar la capacitación del personal que utilizará el software. La
eliminación gradual de los sistemas antiguos podría funcionar mejor y con más celeridad si el
personal adquiere confianza en el sistema computarizado nuevo antes de concluir la instalación
del mismo.

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A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software)
durante la computarización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará
los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el
sistema. Las sesiones de orientación iniciales y periódicas les ayudarán a utilizar el sistema en
forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el
sistema nuevo. La capacitación se puede clasificar en las siguientes categorías amplias:
capacitación general en computación, como el uso de procesadores de palabras, el uso del
teclado, las hojas de cálculo; capacitación en el sistema contable específico; e informes,
interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial.

Determinación de las Necesidades de Software.

La selección y compra del software que usted utilizará para computarizar su sistema contable es
la decisión más importante en el proceso de computarización. Usted necesita considerar
cuidadosamente las características y la capacidad del software en relación con las necesidades
de computarización de su organización. Necesita evaluar los módulos del software contable y
determinar cuáles deberá instalar y utilizar.

Los programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están generalmente
diseñados para un solo usuario, como el administrador o el contador. Los programas más
complejos están diseñados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de
cada departamento.

Los programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red local de gran
magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red amplia. El número de empleados
que trabajan en una organización no es un factor importante cuando se selecciona el software.

Propósito y naturaleza de la información contable.

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad

económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera
de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para
lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales
e informes impresos.

Estructura de un Sistema de Información Contable

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema que utilicé, se deben
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se

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deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a
quienes estén interesados, la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático

de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo
tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar
en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una
posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe
o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Los empleados responsables de comprar mercancías
necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por departamento.

Usuarios de la información contable.

Se consideran usuarios de la información contable a aquellos sujetos económicos cuyos intereses

pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad que emite
información. La siguiente grafica muestra los usuarios de la información contable:

• Directivos
Usuario Responsables • Cuadros intermedios Necesitan una
Internos de la gestión con capacidad de decisión información constante
• Inversores (accionistas)
Relacionados • Prestamistas
contractualmente • Empleados
con la empresa • Proveedores
Usuarios • Clientes Tienen derecho a
externos • Inversores potenciales información periódica
No relacionados • Acreedores potenciales
contractualmente • Administración pública
con la empresa • Empresas competidoras
• Sindicatos
• Público en general

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