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1. OBJETIVO

Optimizar y controlar los recursos de la empresa, a través del Modelo de Generación y Gestión del Gasto (3G), gestionando
así los gastos de una manera más eficiente, para aportar rentabilidad y solidez a la empresa.

2. FLUJOGRAMA

Nelson Vanegas Luis Roberto Fernández

Leslie Ortez Gerente Financiero Director Administrativo
Elaboración Revisión técnica Revisión y aprobación Sello
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3. DESARROLLO
No. Nombre de la actividad Descripción de la actividad Responsable
Solicitar al Contador General el detalle final y cierre de como quedaron Gerente Financiero
Solicitar cuentas contables
3.1 afectados todos los centros de costos con sus respectivas cuentas
de toda la empresa
contables del año anterior.
Analizar todas las cuentas contables de la empresa y determinar Gerente Financiero
Determinar cuentas aquellas que son controlables y las no controlables. Luego clasificarlas
3.2
controlables y no controlables como tal para realizar análisis Pareto. A partir de la separación se
debe realizar los análisis solo de las cuentas controlables.
Posterior se realiza análisis Pareto o ABC a cada uno de los centros Gerente Financiero
de costos y cuentas contables, determinando así el impacto monetario
mensual durante el año ejecutado, tomando como apoyo y base el
Realizar análisis Pareto ABC
3.3 formato ABC de gastos. Se categorizan de mayor a menor, con
(Transversal)
porcentaje acumulado de 0-80=A, 80-95=B, 95 en adelante C.
Obteniendo dicha categoría se intervendrán con prioridad las cuentas
A que son las que impactan el 80% del gasto.
Realizar un análisis de todas las cuentas por centros de costos para Gerente Financiero
determinar si su comportamiento en el tiempo es creciente o
Elaborar análisis decreciente e identificar picos y valles para detectar las áreas de
3.4 comportamiento mensual oportunidad.
(Horizontal) De acuerdo al comportamiento se puede determinar si la cuenta
contable presenta ineficiencias en su uso, lo cual indica áreas de
oportunidad a abordar.
Identificar y analizar las áreas de oportunidad, que corresponde a la Gerente Financiero
Identificar áreas de
3.5 detección de las cuentas contables de la organización que más
oportunidad
requieren atención de intervención
Capacitar a todos los dueños y responsables de los centros de costos, Gerente Financiero
Realizar Capacitación anual
3.6 sobre el objetivo, alcance y metodología del proceso de Control de
3G Gastos en comité
gastos.
Asignar la responsabilidad de controlar y supervisar el gasto de Gerente Financiero
Realizar asignación de
3.7 cuentas contables a los Gerentes y/o Jefes de Centros de Costos a
cuentas contables
través del Comité 3G y como compromisos en ACTA COPAC.
Solicitar al área contable el auxiliar anual de la cuenta asignada o Administrador de Cuenta
Solicitar y/o consultar el generar desde SAP en el Query de Contabilidad la categoría “Reporte
3.8
auxiliar de cuenta contable de compras con cuentas (PLEXUS)”, descargarlo a Excel para luego
Categorizar.
Ordenar y categorizar la o las cuentas contables asignadas a su Administrador de Cuenta
Categorizar gastos cargados responsabilidad de una manera lógica, clara y coherente. La
3.9
en cuenta contable categorización es como un desglose de sub-cuentas que permitirán
detectar que ha afectado e impactado el gasto en esa cuenta.
3.1 Desarrollar análisis Pareto Realizar análisis Pareto o ABC de la categorización asignadas a su Administrador de Cuenta
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responsabilidad, determinando así el impacto monetario mensual

durante el año ejecutado, tomando como apoyo y base el formato ABC
de gastos. Se categorizan de mayor a menor, con porcentaje
0 ABC de cuenta contable
acumulado de 0-80=A, 80-95=B, 95 en adelante C. Obteniendo dicha
categoría se intervendrán con prioridad las A que son las que impactan
el 80% del gasto.
Realizar un análisis de la cuenta para determinar su comportamiento Administrador de Cuenta
en el tiempo, si es creciente o decreciente e identificar picos y valles
Hacer análisis de para detectar las áreas de oportunidad. También se puede realizar a
3.11 comportamiento y análisis través de gráficas, tablas, etc.
adicionales De acuerdo al comportamiento se puede determinar si la cuenta
contable presenta ineficiencias en su uso, lo cual indica áreas de
oportunidad a abordar.
Establecer y definir las mejores estrategias y tácticas para controlar o Administrador de Cuenta
Definir Estrategias y tácticas
3.1 disminuir el gasto de la cuenta asignada, de acuerdo con las
junto con expectativa
2 condiciones reales de la empresa, a través del formato de control,
razonable
proporcionado por el Gerente Financiero.
Si es aprobado ir al paso 3.16 que corresponde a elaborar cronograma Gerente Financiero
3.1
Aprobado de actividades para desarrollar tácticas, si no es aprobado ir al paso
3
3.14 que corresponde al ajuste de estrategias y tácticas.
Realizar ajustes a Ajustar estrategias y tácticas de acuerdo a observaciones y Administrador de Cuenta
3.1
estrategias, tácticas y retroalimentación por parte del Gerente Financiero para ser
4
expectativa razonable presentadas nuevamente a revisión y aprobación en Comité 3G
Si es aprobado ir al paso 3.16 que corresponde a elaborar cronograma Gerente Financiero
3.1
Aprobado de actividades para desarrollar tácticas, si no es aprobado ir al paso
5
3.14 que corresponde al ajuste de estrategias y tácticas.
Determinar y establecer actividades para el desarrollo de tácticas, Administrador de Cuenta
mediante un cronograma lógico y coherente que permita el
Elaborar cronograma de
3.1 cumplimiento real de fechas y resultados, a través del formato de
actividades para desarrollar
6 control, proporcionado por el Gerente Financiero. El periodo de
las tácticas
ejecución de actividades debe estar comprendido a corto plazo de 1 a
2 meses.
Una vez teniendo las estrategias, tácticas y tiempos establecidos, se Administrador de Cuenta
debe desarrollar el periodo base de la cuenta y la forma de medición a
3.1 Desarrollar período base e través de un indicador, mediante el formato de control, proporcionado
7 indicador de medición por el Gerente Financiero. La temporalidad de medición será semanal,
salvo casos especiales se llevará mensual con un registro acumulado
semanal.
3.1 Aprobado Si es aprobado ir al paso 3.21 que corresponde a ejecutar las Gerente Financiero
8 actividades planteadas en el cronograma, si no es aprobado ir al paso

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3.19 que corresponde al ajuste de cronograma, periodo base e

indicador.
Realizar ajuste a Ajustar cronograma, PB e indicador de acuerdo a observaciones y Administrador de Cuenta
3.1
cronograma, periodo base retroalimentación por parte del Gerente Financiero para ser
9
(PB) e indicador presentado nuevamente a revisión y aprobación en Comité 3G
Si es aprobado ir al paso 3.21 que corresponde a ejecutar las Gerente Financiero
3.2 actividades planteadas en el cronograma, si no es aprobado ir al paso
Aprobado
0 3.19 que corresponde al ajuste de cronograma, periodo base e
indicador.
3.2 Ejecutar actividades Ejecutar las actividades planteadas en el cronograma de forma Administrador de Cuenta
1 planteadas coherente, cumpliendo así con los tiempos y fechas establecidos.
Soportar mediante evidencias el desarrollo y cumplimiento de cada Administrador de Cuenta
una de las actividades ejecutadas, a través de formatos,
procedimientos, herramientas, políticas, fotos, etc. Presentar el
Recopilar evidencias y indicador actualizado a la semana donde se muestre el avance,
3.2
actualizar indicador incluyendo explicación y planes de acción (de ser necesario ajustes)
2
semanalmente. en la presentación del Comité 3G.
Se debe velar que el desarrollo de las actividades este generando un
efecto positivo al gasto, caso contrario se deben realizar replanteos
para lograr los objetivos.
Revisar desarrollo de Revisar los avances, desarrollo y cumplimientos de los compromisos y Gerente Financiero y
3.2
actividades semanal en actividades de cada uno de los Administradores de cuentas contables Director Administrativo
3
comité 3G durante el comité 3G
Si cumple ir al paso 3.29 que corresponde a continuar ejecución de Gerente Financiero y
3.2 Cumple actividades y
actividades planteadas para desarrollo de tácticas, si no cumple ir al Director Administrativo
4 resultados del indicador
paso 3.25 que corresponde a generar compromisos en comité 3G.
Generar compromisos semanales a aquellos administradores que Gerente Financiero
3.2 Generar compromisos en
presenten retrasos en actividades de las cuentas asignadas y que
5 comité 3G
deberán ser presentados en comité 3G
3.2 Dar cumplimiento a Cumplir con los compromisos asignados por el Gerente Financiero Administrador de Cuenta
6 compromisos adquiridos durante el tiempo estipulado en el Comité 3G.
Presentar avance y/o Presentar los avances y/o resultados de aquellos compromisos que se Administrador de Cuenta
3.2
resultados de los generaron en el comité 3G, soportándolos con evidencias en tiempo
7
compromisos oportuno.
Si cumple ir al paso 3.29 que corresponde a continuar ejecución de Gerente Financiero
3.2 Cumple compromisos y
actividades planteadas para desarrollo de tácticas, si no cumple ir al
8 resultados
paso 3.25 que corresponde a generar compromisos en comité 3G.
Continuar ejecución de Continuar semanalmente la ejecución de todas aquellas actividades Administrador de Cuenta
3.2
actividades planteadas para planteadas en el cronograma de forma coherente para el desarrollo de
9
desarrollo de tácticas tácticas y ser presentadas en Comité 3G.
3.3 Hacer seguimiento y Dar seguimiento y trazabilidad de cumplimiento de cada una de las Gerente Financiero

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cuentas contables, mediante el Formato de avance 3G y los formatos

control del gasto, los cuales los resultados deberán ser presentados
trazabilidad de cumplimiento
0 en comité 3G. Es responsabilidad del Gerente Financiero el
mediante indicador
cumplimiento al Plan y los objetivos y cualquier desviación debe ser
intervenida para su solución junto con el administrador de la cuenta.
Presentar control, avances y Realizar presentación del control, avance y resultados semanales Gerente Financiero
3.3
resultados semanal en obtenidos en los comités 3G, tanto de oficina como de planta en el
1
Steercom Steercom.
3.3
Fin
2

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código Nombre del documento

Formato ABC de Gastos
Formato Acta Comité 3G (COPAC)
Formato Control del Gasto
Formato Avance 3G
Formato de Presentación del Comité 3G
Formato de Presentación del SteerCom

5. ANEXOS

ANEXO 1. Formato ABC de Gastos

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ANEXO 2. Formato Acta Comité 3G (COPAC)

ANEXO 3. Formato Control del Gasto

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Pestaña 1. Estrategias y Tácticas

Pestaña 2. Control

Pestaña 3. Cronograma

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Pestaña 4. PB

Pestaña 5. Indicador

ANEXO 4. Formato Avance 3G

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ANEXO 5. Formato Presentación del Comité 3G

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ANEXO 6. Formato Presentación del SteerCom

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6. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Responsable del cambio Descripción

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