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Version 4

20/05/2008

CREPS DE REIMS
MANUEL QUALITE
2008

CREPS DE REIMS
Etablissement public national du Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la
Vie Associative
Route de Bezannes – BP 107 – 51054 REIMS CEDEX
Tél : 03 26 86 70 10 Fax : 03 26 06 01 98
www.creps-reims.jeunesse-sports.fr Courriel : cr051@jeunesse-sport.gouv.fr
SOMMAIRE
Préambule : ............................................................................................................. p 3

Objet du Manuel Qualité


Diffusion du Manuel Qualité

CHAPITRE 1 : NOTRE ENGAGEMENT QUALITE ................................................. p 4

CHAPITRE 2 : LE CREPS DE REIMS ..................................................................... p 7

CHAPITRE 3 : DOMAINE D’APPLICATION............................................................ p 10

CHAPITRE 4 : LE SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE (SMQ) p 10

4.1 Cartographie des processus .............................................................................. p 10


4.2 Les acteurs du SMQ ........................................................................................... p 12
4.3 Les instances d’organisation et de décision........................................................ p 15
4.4 Les ressources ................................................................................................... p 16

CHAPITRE 5 : OUTILS D’AMELIORATION CONTINUE ........................................ p 16

5.1 Ecoute clients .................................................................................................... p 16


5.2 Surveillance et mesure des processus ............................................................... p 17
5.3 Contrôle des prestations ..................................................................................... p 17
5.4 Traitement des dysfonctionnements ................................................................... p 19
5.5 Audits internes .................................................................................................... p 18
5.6 Maîtrise des achats............................................................................................. p 18
5.7 Revue de direction .............................................................................................. p 18
5.8 Planification et suivi des actions d’amélioration .................................................. p 19

ANNEXE 1 : Document Prospective et politique de l’établissement


ANNEXE 2 : Plaquette de présentation
ANNEXE 3 : Organigramme
ANNEXE 4 : Cartographie
ANNEXE 5 : Fiche processus (spécimen)
ANNEXE 6 : Tableau de bord des indicateurs
ANNEXE 7 : Système documentaire
ANNEXE 8 : Liste des procédures et documents Qualité
ANNEXE 9 : Références normatives et tableau de correspondance
avec la norme ISO 9001 : 2000

« Copie maîtrisée »

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PREAMBULE

OBJET DU MANUEL QUALITE

Le présent MANUEL QUALITE décrit le « Système de Management de la Qualité » du


CREPS. Il poursuit trois objectifs principaux :

- Présenter le contexte et les enjeux qui président à la Démarche Qualité ;


- Enoncer la politique Qualité et formaliser les modes d’organisation et d’exécution
des prestations ;
- Décrire les outils mis en œuvre pour maîtriser la qualité dans une perspective
d’amélioration continue.

DIFFUSION DU MANUEL QUALITE

Ce manuel est la propriété du CREPS de Reims : il ne peut être ni reproduit, ni


communiqué à l’extérieur sans l’autorisation du directeur.

Seul, l’exemplaire original et les copies gérées sont en cours de validité.

La mention « copie maîtrisée » sur la deuxième page du Manuel Qualité signifie qu’il s’agit
de la version en vigueur et que l’établissement s’engage à communiquer le nouvel
exemplaire en cas de modification.

Outre sa diffusion interne à tous les agents, le Manuel Qualité est porté à la connaissance
des partenaires institutionnels majeurs (Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports
et de la Vie Associative, Conseil Régional, DRDJS, Mouvement sportif et associatif, …). Il
fait l’objet d’une présentation formelle en Conseil d’Administration du CREPS. Ce
document est mis en ligne sur le site Internet (www.creps-reims.jeunesse-sports.fr)

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CHAPITRE 1 : NOTRE ENGAGEMENT QUALITE

LETTRE D’ENGAGEMENT DU DIRECTEUR

Le CREPS de REIMS est un établissement national à caractère administratif, relevant de


la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative.
Régi par le décret du 14 mars 1986, le CREPS agit en qualité d’opérateur public au plan
régional et national dans les domaines d’attribution relatifs au sport de haut niveau, à la
formation initiale et continue et à l’accueil du mouvement sportif et associatif.

Le document prospective et politique de l’établissement (cf ANNEXE 1) énonce, sur la


base d’un diagnostic, la stratégie et les principaux objectifs que l’établissement s’assigne
dans une perspective pluriannuelle (à 3 ans) correspondant à la certification
(2006,2007,2008)

Les notes d’orientation et les différents rapports d’activités (2 à 3 par an) présentés en
Conseil d’Administration en indiquent l’état d’avancement.

Impulsée par le Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports, la Démarche Qualité


constitue, pour l’établissement, une opportunité lui permettant d’appréhender une
dynamique d’adaptation et d’amélioration de son positionnement.

L’établissement est soumis à une problématique qui peut se résumer ainsi :

• L’entrée dans un « marché » de services et de prestations régi par des


principes de concurrence :
Bien que le CREPS agisse dans la mise en œuvre de politiques publiques sur
l’incitation même de son administration, il doit faire face à une concurrence
croissante ; cette situation est plus évidente dans le secteur Accueil où se sont
développés des équipements gérés par des collectivités ou associations. Ceci est
vrai également dans le domaine de la formation avec la structuration et la
professionnalisation d’organismes issus ou proches de notre champ d’intervention ;

• Le renforcement des exigences de l’usager et des partenaires (prestataires,


donneurs d’ordre, ….) :
Il convient de prendre conscience que le « client » se détache de notions
philosophiques quant à l’organisme qu’il fréquente. Il adopte une attitude
pragmatique qui vise à mesurer la qualité du service qui lui est rendu. Cette
tendance est accrue par le contexte économique.
Le CREPS est attentif à ces évolutions en personnalisant ses relations sans réduire
le niveau des prestations ;

• L’adaptation à un environnement institutionnel et économique (réforme de


l’Etat, LOLF, modifications des rapports public-privé – externalisation -, impact des
réglementations, évolution des compétences et des métiers, autonomie accrue des
opérateurs de l’Etat, …) :
Il convient là aussi d’appréhender de manière lucide ces mutations afin d’adapter
nos organisations et nos métiers.

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La présentation (cf chapitre 2) fait ressortir le positionnement privilégié dont bénéficie le
CREPS de Reims dans l’accomplissement de ses 2 missions prioritaires (Haut Niveau et
Formation). Cette situation ne doit pas être considérée comme acquise. L’ouverture à
la concurrence exige pour le CREPS d’être capable de faire preuve de son efficience
(meilleur rapport « qualité/prix »), ceci en maintenant son exigence de service public
(garanties d’accessibilité/continuité). Concilier une mission de service public avec des
impératifs économiques constitue donc un défi qui nécessite une certaine clairvoyance, de
l’anticipation et une optimisation de toutes les ressources disponibles.

Partie prenante de la stratégie de l’établissement, la Démarche Qualité répond à un


engagement volontaire et réfléchi. Elle constitue un enjeu pour son attractivité et son
développement.

Abordée de manière globale, la Démarche Qualité se fixe comme objectif l’obtention de la


norme ISO 9001 pour le périmètre de l’ensemble des activités de l’établissement ; elle est
engagée de manière participative comme un outil de management centré sur
l’amélioration continue de la qualité des prestations et donc de la satisfaction de l’usager.

Les objectifs «qualité » assignés à cette démarche sont les suivants :

1/ assurer la maîtrise de l’organisation des prestations et en accroître la compétitivité ;


améliorer la transversalité (décloisonnement) et la lisibilité du fonctionnement des
différents services ; réduire les dysfonctionnements ; mettre à jour les inter-actions et
donner du sens à l’action.

2/ prendre en compte l’usager à tous les stades de réalisation de l’action et dans tous
les domaines qui caractérisent la prestation qui lui est rendue (technique, pédagogique,
logistique, économique, relationnelle, …) ; mieux comprendre ses besoins et ses attentes
améliorer le niveau de fidélisation et renforcer l’image de l’établissement.

3/ développer une « culture » de la mesure et de l’évaluation facteurs d’amélioration


continue de la qualité, de pilotage de l’action (aide à la décision), de développement de la
prospective.

4/ accroître l’efficience économique des actions par :


• Une optimisation des ressources et des moyens ;
• Des modes d’organisation plus efficaces ;

et réduire les coûts liés à la non-qualité.

5/ développer le niveau de participation et de responsabilisation des agents dans la


conception, la réalisation et l’évaluation des prestations ; contribuer à l’élévation des
compétences et la promotion sociale et professionnelle.

Pour atteindre ces objectifs, le Directeur du CREPS s’engage à mobiliser tous les moyens
nécessaires à une mise en œuvre et un suivi dans les meilleures conditions par :

- la désignation d’un animateur Qualité, M. Philippe MAGNASCO, CEPJ, pour


apporter le soutien méthodologique et technique à la construction de cette
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démarche. Il a vocation à intervenir ou à être sollicité par les différentes instances
créées dans ce cadre (équipe de direction, équipe qualité, comité de pilotage, …). Il
est par ailleurs garant de la maîtrise du système documentaire ;
- La mise en place d’un réseau interne d’acteurs Qualité (responsables processus,
auditeurs internes, relais Qualité, …) ;
- La mobilisation des instances de concertation et de décision autour de ces objectifs

Un dispositif de suivi de la démarche est mis en place au travers de ces instances. Ce


dispositif prend appui sur les différents outils de recueil de données énoncés dans le
présent manuel qualité.

Reims, le 14 mai 2008

Gérard BAUDRY
Directeur du CREPS

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CHAPITRE 2 : LE CREPS DE REIMS
Au-delà de la fiche signalétique (cf plaquette de présentation ANNEXE 2), il s’agit pour
l’établissement d’énoncer ses lignes de force et de présenter à travers le constat de son
activité son positionnement et ses atouts.

Crée en 1941, le CREPS de Reims fait partie du réseau des 28 établissements relevant
de la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative.
Il occupe le site actuel depuis 1981. Il bénéficie depuis cette date, d’installations qui ont
été conçues pour cette destination.

Le CREPS agit en qualité d’opérateur de l’Etat dans des domaines d’attribution fixés par
le décret du 14 mars 1986 et qui sont les suivants :

- Préparer les sportifs de Haut Niveau ;


- Former aux métiers du sport et de l’animation ;
- Développer du conseil et de l’expertise ;
- Participer à la promotion des activités sportives et de jeunesse ;
- Accueillir le mouvement associatif et sportif.

Etablissement public national à caractère administratif, doté de la personnalité morale


et de l’autonomie financière, le CREPS est administré par un Conseil d’Administration
composé de membres de droit et de membres élus représentant 4 collèges
(administrations de l’Etat, collectivités territoriales, mouvement associatif et sportif,
représentants du personnel).

Ses membres sont nommés par le Ministère pour une durée de 3 ans renouvelable. Les
travaux du Conseil d’Administration sont présidés par Monsieur Jacques HEYDECKER,
ancien Président du Conseil Economique et Social Régional. Siègent également au
Conseil d’Administration, le Préfet du département en qualité de commissaire du
gouvernement ainsi que le Contrôleur financier.
Le Conseil d’Administration a vocation à délibérer sur les orientations générales, le
règlement intérieur, les objectifs et le programme d’activités, le budget, le compte financier
et l’affectation des résultats.

Le CREPS est dirigé par un directeur nommé par le Ministre de la Santé, de la Jeunesse,
des Sports et de la Vie Associative. Il exerce les prérogatives fixées par le décret déjà cité.
Il est assisté d’un directeur adjoint (en responsabilité du département des formations), d’un
intendant (exerçant également les fonctions d’agent comptable) ainsi que d’un
responsable de département chargé du sport de Haut Niveau (cf organigramme
ANNEXE 3).

Des délégations de signature sont renouvelées annuellement en faveur du directeur


adjoint et des chefs de service.

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Le CREPS de Reims dispose de nombreux atouts liés à trois facteurs principaux :

Un positionnement privilégié dans son environnement institutionnel :

* En matière de Haut Niveau :

Dans cette mission considérée comme priorité ministérielle, le CREPS concentre la totalité
des structures de la région. Il constitue de ce fait un pôle d’excellence unique en
regroupant en un même lieu toutes les conditions requises dans ce domaine. La qualité
des préparations sportives lui confère des réussites dans le parcours de sportifs, tels que
Eunice BARBER, Paul-Henri MATHIEU, les frères JEANNET, …

Aujourd’hui, le CREPS accueille 2 Pôles France (BOWLING – ESCRIME) et 7 Pôles


Espoir (ATHLETISME – AVIRON – BASKET - FOOTBALL - HANDBALL – JUDO ––
SHORT TRACK) ainsi que 6 structures d’entraînement locales ou régionales. Le nombre
des sportifs en filière a connu une augmentation sensible ces dernières années en raison
de l’arrivée de deux nouveaux Pôles Espoir (Football – Short Track) depuis la rentrée
2007. Le partenariat local s’oriente vers le Haut niveau avec 3 centres régionaux (tennis,
escrime et athlétisme), 2 centres de formation (Stade de Reims, St Jacques Basket) et un
centre club (Tennis Géo André).

Le public de sportifs internes (120) est l’un des plus importants relevé au niveau national
parmi les établissements. Cette priorité oriente la vie de l’établissement, s’agissant d’un
public de mineurs qui requiert un dispositif d’encadrement et de suivi relativement
contraignant.

Ces dernières années, l’accent a été mis sur la qualité de la détection et du suivi des
jeunes sur les plans scolaire, sportif et médical. Un effort important a été accompli en
matière d’encadrement éducatif, la coordination de tous ces intervenants constituant un
gage de cohérence de l’action entreprise autour du sportif.

* En matière de formation :

Le CREPS est l’unique opérateur public dans le domaine du sport et de l’animation et


bénéficie d’une convention avec le Conseil Régional. Il gère la majorité de l’offre de
formation aux métiers du sport. Ces dernières années, le CREPS a su faire évoluer cette
offre et l’adapter à la fois aux problématiques territoriales et au nouveau dispositif de
qualification mis en œuvre par le Ministère. C’est ainsi qu’une dynamique « Brevet
Professionnel » est engagée (« Loisirs Tous Publics » – « Activités Physiques pour Tous »
– « Activités Equestres » – « Activités Gymniques de la Forme et de la Force », …).
L’ingénierie est amorcée pour préparer des « diplômes d’Etat » (« Tennis » et
« Animation »).
Les brevets d’état (formations communes et spécifiques) sont par ailleurs inscrits dans les
compétences de l’établissement (natation, tennis, judo, football).

L’adéquation à l’emploi est mesurée au travers d’une cible supérieure à 60 %. Enfin,


l’établissement développe des actions s’orientant vers l’insertion sociale et professionnelle
grâce au Parcours Animation Sport. Ce dernier point permet d’inscrire l’établissement
dans des problématiques de cohésion sociale et urbaine.

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Dans cet esprit et depuis 3 ans, le CREPS est ouvert l’été en vue de permettre à des
jeunes défavorisés d’accéder à des loisirs de qualité dans le cadre de l’Opération
Solidar’été.

* Des compétences et une logistique performante :

Dans ses différentes compétences, l’établissement dispose d’équipes mobilisées et


soucieuses d’une qualité de service. Une ouverture est faite en direction d’agents sous
« contrats aidés » conférant à l’établissement une fonction d’accompagnement et de
tutorat pour des publics en recherche d’emploi.

La qualité d’accueil est une caractéristique de l’établissement : les personnels oeuvrant


dans les domaines de l’accueil, restauration, hébergement, maintenance et entretien sont
attachés à la qualité de la prestation et sensibles aux retours d’information des usagers.
La création en 2003 d’un service Accueil regroupant toutes ces composantes est un gage
de cohérence et traduit une volonté forte de prise en compte globale de l’usager dans ses
différents moments de vie et d’activité au CREPS. La qualité de la restauration constitue
un point d’excellence et un élément de renommée au plan national.

A ce titre, il est à noter que depuis plusieurs années et à la satisfaction des présidents de
jury successifs, le CREPS reçoit les sessions nationales du professorat de sport et de
l’agrégation d’EPS.

Ces deux exemples démontrent des capacités de mobilisation et d’adaptation reconnues


par les ministères concernés.

Au plan des infrastructures, le CREPS connaît une situation optimale de par


l’homogénéité et la qualité de ses installations. On notera parmi les points forts l’état des
installations et leur fonctionnalité permettant leur usage en toute sécurité et sans perte
de temps. A court terme, l’aménagement du site sera quasiment achevé avec la
réalisation d’un complexe dojo escrime venant après celle d’un terrain synthétique éclairé.

Il est également à noter que la totalité des hébergements sera rénovée pour atteindre,
dans le délai de 2 ans, une qualité hôtellerie « niveau 2 ». Au titre de la période
2003/2006, les efforts d’investissement auront dépassé 11 millions d’euros dont près de
9 millions engagés par l’Etat. Cette implication du Ministère traduit l’importance qu’il
accorde à cet établissement.

Une attractivité croissante :

Adossé à une agglomération de 220 000 habitants, le CREPS bénéficie d’un


environnement urbain de services et d’animation de proximité. Etant par ailleurs localisé à
la frange de la Montagne de Reims (Parc Naturel Régional), il offre des débouchés
possibles vers des activités de pleine nature. Il est desservi par un réseau autoroutier de
premier plan (A4 – A26).

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Enfin, la mise en œuvre depuis juin 2007 de la ligne TGV Grand Est constitue un
dernier atout de taille en raison de la proximité de la gare de Bezannes (interconnexion) et
de Reims (gare centrale). Reims est placé à 45 minutes de Paris et le CREPS
l’établissement le plus proche de Paris (hors Ile de France). Compte tenu de la saturation
que connaît la Région Parisienne dans ce secteur d’activités, des retombées importantes
sont constatées (sollicitations des fédérations, d’organismes nationaux, …).

CHAPITRE 3 : DOMAINES D’APPLICATION

Les activités concernées par le présent manuel qualité et qui font l’objet de la certification
suivant la norme ISO 9001 2000 sont :

 Préparation des sportifs de Haut Niveau (suivi scolaire, médical, sportif,


encadrement éducatif). Cette activité vise les modes d’organisation des
sportifs en filière (PF, PE) et hors filière (structures d’entraînement
régionales et locales).

 Formation professionnelle aux métiers du sport et de l’animation. Insertion


sociale et professionnelle des jeunes par le sport.

L’audit de certification ne porte que sur le site CREPS pour la totalité des
formations dont il a la responsabilité (y compris les SAF : DR 051, DD 08, DD
010, DD 052). Ces dernières formations étant considérées comme un
processus externalisé, mais dont l’établissement a à s’assurer de la maîtrise
du système qualité.

 Accueil et promotion des activités sportives de jeunesse et d’éducation


populaire au travers de stages, manifestations organisées par des
associations ou collectivités.
Mise à disposition de ressources techniques, pédagogiques et logistiques
pour la réalisation de ces activités (restauration, hébergement, installations
pédagogiques et sportives).

CHAPITRE 4 : LE SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE (SMQ)

Le SMQ est fondé sur une approche processus qui vise à placer le « client » au centre de
nos préoccupations.

4.1 Cartographie : (cf ANNEXE 4) :

En référence à la norme ISO 9001, l’analyse des 3 missions ou blocs d’activités (Haut
Niveau, Formation, Accueil) a donné lieu à une cartographie de 25 processus se
répartissant ainsi :

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Processus de management :

o Prospective (PRO) Traduisent la politique


et la stratégie de
o Politique budgétaire (PBU)
l’établissement
o Gestion des ressources humaines (GRH)

Processus de réalisation :

• FORMATION : Se réfèrent aux


missions spécifiques et
o Planification des formations (CPF)
aux métiers.
o Inscription, suivi administratif, sélection des Traduisent les
formations (ISF) conditions de
o Formation et évaluation des acquis (FEA) réalisation des
o Accès aux outils pédagogiques (AOP) prestations (de la
conception à
l’évaluation)

• HAUT NIVEAU :
o Organisation des structures de sport
de Haut Niveau (COH)
o Inscription, suivi administratif,
recrutement des permanents sportifs (IRP)
o Suivi scolaire et tutorat (SST)
o Suivi du sportif (SUS)
o Vie quotidienne (VIQ)
o Suivi médical (SUM)
o Suivi du Projet du Jeune (SPJ)

• ACCUEIL :
o Gestion et réservation des infrastructures
et ressources matérielles (GRI)
o Accueil des usagers, hébergement (ACU)

Processus » support » :
o Suivi financier (SUF) Mobilisent les
o Maintenance et entretien des moyens et
infrastructures et ressources matérielles (MIM) ressources
o Communication externe, Information et nécessaires à la
réalisation des
Orientation (CIO) prestations
o Communication interne
et réseau informatique (CIR)
o Gestion des documents (GDD)
o Achats et sous-traitance (AST)
o Amélioration continue de la qualité (ACQ)
o Prévention Hygiène et Sécurité (PHS)
o Restauration (RES)

Chaque processus est décrit par une fiche normalisée (intégrée dans notre système
documentaire).

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Ces fiches présentent pour chaque processus : (cf fiche processus - ANNEXE 5 -
exemple donné à titre indicatif)
- le pilote du processus ;
- les processus amont et aval ;
- les fonctions concernées (« qui fait ? ») ;
- les bénéficiaires internes et externes (« pour qui ? ») et leurs attentes
(« qu’attendent-ils de nous ? ») ;
- les moyens et méthodes utilisés (« comment ? ») ;
- les fournisseurs/prestataires/partenaires (« avec qui ? de qui dépendons-nous ? »)
et les critères de Qualité attendus (« qu’attendons nous d’eux précisément ? ») ;
- les moyens de surveillance et de mesure du processus (« comment prouver que
nous sommes efficaces ou que nos bénéficiaires sont satisfaits ? »).

Le pilotage des processus est assuré par des chefs de service, membres de direction (ou
leurs collaborateurs exerçant par délégation la responsabilité effective de l’action visée).

4.2 Les acteurs de notre SMQ :

L’animation du SMQ est impulsée par le Directeur et les membres de direction.


Elle prend appui sur une organisation et un réseau composé d’agents issus des différents
services et représentatifs des différentes catégories de personnels (personnel TOS,
personnels administratifs, personnels pédagogiques, éducatifs ou de surveillance).

• l’Animateur Qualité :
L’Animateur Qualité est une personne « Ressources ». Il a un rôle de suivi et de
conseil méthodologique et technique auprès de l’ensemble des acteurs internes. Il
est garant de la cohérence et de la conformité globale du Système Management
Qualité. Il rend compte de sa mission au Directeur.

• les relais Qualité :


Ils jouent un rôle de veille et de proposition. Ils sont chargés du suivi des JAQ. Ils
sont également amenés à relayer la communication entre les agents, l’Animateur
Qualité et la Direction.

• Les auditeurs internes :


Ils sont chargés d’auditer les processus décrits dans le Manuel Qualité et d’en
vérifier la conformité et l’efficacité.

• Les responsables de processus :


Ils sont responsables de la définition, de la conduite et de l’évaluation des
processus dont ils ont la charge. Ils veillent à la cohérence liée à l’inter action avec
les processus amont et aval. Ils prennent toute initiative pour en améliorer
l’efficacité.

• Le Secrétariat de la Démarche Qualité (Secrétariat de Direction) :


Il est chargé de l’actualisation du système documentaire et de sa diffusion après
visa de l’Animateur Qualité et validation du Directeur. Il est responsable de la mise
à jour des points documentaires. Il tient à jour les échéanciers et les outils de
management (plans d’action et suivi des indicateurs).

Le document PROC-ACQ-03 définit le rôle des différents acteurs du SMQ.

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LES ACTEURS DU S.M.Q
Animateur PHILIPPE MAGNASCO - Philippe.magnasco@jeunesse-
Qualité CEPJ - Formations sports.gouv.fr
GERARD BAUDRY
Directeur du CREPS DE REIMS Gerard.baudry@jeunesse-sports.gouv.fr
MICHEL BERNARD – Directeur adjoint - Chef Michel.bernard@jeunesse-sports.gouv.fr
du département des Formations
GERARD DAKNOU – Intendant/Agent Gerard.daknou@jeunesse-sports.gouv.fr
comptable
PATRICE VADIN – Chef du département Haut Patrice-vadin@jeunesse-sports.gouv.fr
Niveau
PASCALE GIOANNI – secrétaire de Direction Cr051@jeunesse-sports.gouv.fr
CLAUDINE DE PAUW – Intendance Claudine.depauw@jeunesse-
Responsable des Achats sports.gouv.fr
Responsables LAURENT BREMONT – chef de cuisine Laurent.bremont@jeunesse-
de Responsable restauration sports.gouv.fr
processus ANGELIQUE HUCHETTE – Responsable du Angelique.huchettecr51@laposte.net
Service Accueil et de la communication
CORINNE BEAUDIERE – Corinne.beaudiere@jeunesse-
Responsable Prévention/Sécurité sports.gouv.fr
KETTY KONIUSHOK – CPE –Responsable du
suivi scolaire du HN
LIONEL TUYSUZIAN Lionel.tuysuzian@jeunesse-sports.gouv.fr
Responsable Vie Quotidienne du HN
MARIE ANGE AUBRIOT – Responsable du Marie-ange.aubriot@jeunesse-
suivi médical du HN sports.gouv.fr
CATHERINE RIGAUT Catherine.rigaut@jeunesse-sports.gouv.fr
Responsable du suivi administratif du HN
DIDIER PERESSIN
Agent MAINTENANCE
CLAUDINE LEGER
Agent de service ACCUEIL
MARC BETEILLE Marc.beteille@jeunesse-sports.gouv.fr
CEPJ - FORMATIONS
FRANCINE CLAUDE
Responsable ENTRETIEN HEBERGEMENT
CLAUDINE DE PAUW Claudine.depauw@jeunesse-
Relais Qualité
Secrétariat INTENDANCE sports.gouv.fr
MARIE ANGE AUBRIOT Marie-ange.aubriot@jeunesse-
Infirmière SERVICE MEDICAL sports.gouv.fr
CHRISTINE DADI Christine.dadicr51@laposte.net
Secrétariat
DEPARTEMENT DES FORMATIONS
LIONEL TUYSUZIAN Lionel.tuysuzian@jeunesse-sports.gouv.fr
Responsable Vie Quotidienne
Haut Niveau
LYDIE BERROT – Agent -HEBERGEMENT
FRANCINE CARNELUTTO Cr051@jeunesse-sports.gouv.fr
Secrétariat de Direction
JACQUELINE LELONG Jacqueline.lelong@jeunesse-
Service Intendance sports.gouv.fr
DIDIER PERESSIN 06 80 45 53 19
Auditeurs Agent Maintenance
internes CHRISTINE USALUPPI
Agent Restauration
THIERRY WATTERLOT Thierry.watterlot@jeunesse-sports.gouv.fr
responsable de formation
STEPHANE HEYD Stéphane.heyd@jeunesse-sports.gouv.fr
Responsable de formation

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4.3 Les instances de concertation et de décision :

La multiplicité des acteurs et la diversité des informations nécessitent la mise en œuvre de


dispositifs de coordination permettant la cohérence de l’organisation.
FREQUENCE
INSTANCES COMPOSITION ROLES
REUNIONS
CONSEIL Administrateurs - Vote le budget et le compte
D’ADMINISTRATION Membres nommés et élus financier Deux fois/an
(CA) - Approuve le règlement
intérieur
- Valide les orientations

COMITE DE Membres de direction : - Coordonne l’action des Deux fois/mois


DIRECTION - Directeur différents services
- Directeur Adjoint - Arrête des positions et des
- Intendant décisions sur les différents
- Responsable du points à l’ordre du jour
Département HN - Favorise la circulation de
- Secrétaire de direction l’information auprès de tous les
personnels
COMMISION Représentants de - Instance de concertation Deux fois/an
TECHNIQUE l’administration et personnels administration/personnels minimum
PARITAIRE élus - Traite des questions relatives
D’ETABLISSEMENT aux actions et à l’organisation
(CTPE) de l’établissement

COMITE HYGIENE ET Représentants de - Permet un dialogue Deux fois/an


SECURITE (CHS) l’administration et personnels administration/personnels
élus - Traite de toute question
relative à l’hygiène et à la
sécurité
REUNION DU Equipe des formateurs et - Traite de toute question de 4 fois par an
DEPARTEMENT personnels administratifs, formation minimum
FORMATION présidée par le Responsable - Assure une fonction
du Département Formation évaluation - prospective

REUNION DU Equipe du département haut -Traite de toute question Chaque jeudi


DEPARTEMENT HAUT niveau (y compris équipe relative au sport de haut-niveau après-midi
NIVEAU médicale), présidée par le - Assure une fonction de
Responsable du Département régulation et de concertation
Haut Niveau
REUNION DU SERVICE Equipe Accueil/Restauration - Traite de toute question de Chaque mardi
ACCUEIL et maintenance/entretien, l’Accueil/Maintenance matin
présidée par le Directeur et - Assure une fonction
l’Intendant d’information et d’ajustement
REUNION SUIVI Directeur, Intendant, - Etablit le bilan et la Une fois par
TRAVAUX ET Responsable des équipes programmation des travaux mois(couplée
SECURITE maintenance + ACMO des semaines à venir ainsi que mardi matin +
Chargé du patrimoine la répartition des tâches tableau de
suivi)
Les réunions de ces instances donnent lieu à un compte-rendu.
Les délibérations du Conseil d’Administrations font l’objet d’un procès-verbal.

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4.4 Les ressources

L’atteinte des objectifs qualité exige la mobilisation des ressources adaptées (décrites
dans les processus management et support : GRH, Politique Budgétaire, Maintenance,
Achats et sous-traitance, Communication interne, Informatique,…).

L’agencement et la disponibilité de ces ressources est une condition de réussite de la


prestation ; cette gestion mobilise les moyens apportés par les services Intendance et
Accueil (personnel, logistique, financier, matériel,…).

Compte tenu de l’impact de la qualité des ressources sur la réalisation de la prestation,


l’établissement développe une politique de prospective et de veille en vue de moderniser
les outils et conditions de travail.

L’optimisation des ressources constitue un enjeu qui conduit à une stratégie d’évaluation
des compétences et de formation de tous les agents. Sur la base des fiches de poste, des
entretiens annuels déterminent et mettent en perspective les besoins et les marges de
progression dans le cadre collectif des organisations (cf. manuel d’organisation). De ce
fait, la « Formation tout au long de la vie » constitue une priorité interne et un fort levier
d’amélioration de la qualité.

CHAPITRE 5 : OUTILS D’AMELIORATION CONTINUE


Prenant appui sur le processus « prospective », la lettre d’engagement décline les 5
objectifs qualité à mettre en œuvre.

Les différents outils énoncés ci-après ont été mis en place afin de s’inscrire dans la
dynamique d’amélioration continue exigée par la norme ISO 9001 : 2000.
Ils sont destinés à développer des actions correctives (suite à des dysfonctionnements
constatés) ou préventives (éviter des dysfonctionnements).

5.1 Ecoute clients

L’écoute clients est réalisée au moyen de trois outils principaux :

• La mise à disposition des usagers et personnels, du Journal d’Amélioration


de la Qualité, permettant de noter tout disfonctionnement dans les services.
Ce JAQ est mis à disposition des personnels et des usagers à l’Accueil.
• Les enquêtes de satisfaction conduites dans les 3 missions évoquées : les
données fournies font l’objet d’une exploitation à l’occasion des revues de
direction ; des actions préventives et correctives nécessaires sont alors
décidées.
• Les comités représentatifs des différentes catégories d’usagers (stagiaires,
sportifs de HN,…) sont réunis par les responsables des services concernés.
Un groupe de travail associant les partenaires des mouvements sportif et de
jeunesse a été constitué en vue de prendre son avis sur les modes
d’organisation, d’accueil et de séjour au CREPS. Ce groupe formule des
propositions examinées par la Direction.

Pour chaque action engagée (cas des formations) ou de manière trimestrielle ou annuelle,
une majorité de processus (16 sur 25) est soumise à enquête de satisfaction.

15
5.2 Surveillance et mesure des processus

Les outils de surveillance et de mesure des processus sont précisés dans chaque fiche
processus ; ils donnent lieu à la définition d’indicateurs de performance et/ou de
satisfaction. Des indicateurs réalistes et mesurables ont été fixés en arrêtant pour chacun
une cible. Ces indicateurs renseignent sur l’efficacité et le niveau d’atteinte du résultat. La
pose d’indicateurs constitue un engagement qui suppose une gestion rigoureuse. 48
indicateurs ont été repérés dont 1/3 d’entre eux fondés sur des enquêtes de satisfaction,
enquêtes prenant en compte la globalité des populations (usagers et partenaires). Le
tableau ci-après rend compte de cette répartition.

Indicateurs Indicateurs Nombre Nombre


Population enquêtée
internes externes enquêtes indicateurs
Administrateurs
Management 11 1 2 12
Personnels
Organisateurs, publics
Accueil 0 2 2 2
accueillis
Stagiaires
Formation 2 5 3 7
Réalisation Vacataires
Sportifs, enseignants,
HN 8 4 4 12 intervenants médicaux,
coordonnateurs de pôles
Usagers, partenaires et
Support 11 4 4 15
fournisseurs

TOTAUX 32 16 15 48

Afin d’améliorer la lisibilité d’ensemble, un tableau de suivi des indicateurs est tenu à jour
(cf. ANNEXE 6 – Tableau de bord des indicateurs) ; les résultats sont suivis par les pilotes
de processus et analysés en revue de direction.

5.3 Contrôle des prestations

A la fin de chaque semestre, l’animateur de processus fait le bilan permettant d’identifier


les points forts et les difficultés rencontrées.
Cette opération doit permettre au responsable de processus de prendre le recul
nécessaire et d’apprécier la qualité globale de fonctionnement du processus dont il a la
maîtrise.
Cette approche est effectuée sous l’angle :
- de la cohérence (liens avec les autres processus amont et aval) ;
- de la pertinence des critères définissant les attentes des usagers et prestataires,
des moyens mis en œuvre, des indicateurs de mesure du résultat ;
- de l’efficacité du système de mesure et de correction mis en place (indicateurs) et
de son impact sur l’amélioration continue de la prestation ;
- le chef de service concerné (département des Formations – département du Haut
Niveau – Service Accueil – Service Intendance) est amené à prendre en compte
sur la base de ces différents bilans les éléments qui affectent le fonctionnement de
son service.

5.4 Traitement des dysfonctionnements

Ainsi que mentionné dans le point 5.1, le JAQ permet de prendre en compte les
réclamations ou plaintes des usagers. Ce recueil est également utilisé à l’occasion des
16
réunions (hebdomadaires ou mensuelles) des différents services (Haut niveau,
Formations, Accueil). Une analyse des dysfonctionnements est assurée par les Relais
Qualité qui orientent le traitement vers la personne concernée.

Une synthèse systématique des dysfonctionnements est faite à l’occasion de la réunion de


direction.

5.5 Audits internes

Afin d’évaluer l’application et l’efficacité du Système de Management de la Qualité, son


adéquation avec la politique qualité et sa conformité aux exigences de la norme ISO 9001,
des audits qualité internes sont réalisés.
La procédure PRO ACQ 1 décrit les règles à respecter pour mener les audits internes. Les
audits sont déclenchés tous les ans selon un planning établi et validé. L’audit est conduit
par des personnes qualifiées ayant reçu une formation spécifique, et indépendantes du
secteur audité.

Les rapports d’audits mettent en évidence les points forts, les points à améliorer, les
écarts constatés et l’évaluation de l’efficacité du processus.

5.6 Maîtrise des achats de fournitures et prestations

Les achats de fournitures de matériels et services ont une incidence directe sur la qualité
des prestations. Une attention particulière est portée sur l’achat de services qui ne
peuvent être réalisés par l’établissement et relèvent d’une externalisation dans le cadre de
la politique de l’Etat ou de l’établissement. Il s’agira d’apprécier le rapport d’efficience du
service rendu ainsi que les gains de qualité obtenus par une entreprise privée.

Les modalités de commandes et de suivi des achats sont précisées dans la fiche
processus « achats, sous-traitance et suivi financier»

5.7 Revue de direction

Les revues de direction permettent de vérifier la pertinence et l’efficacité de notre système


de management de la qualité et de notre politique qualité.

Les personnes présentes aux revues de direction concernent outre les membres de
direction et l’Animateur Qualité, tous les responsables de processus. Cependant, d’autres
personnes peuvent être conviées en fonction des sujets abordés.

Elles ont lieu au minimum tous les six mois et elles sont préparées par l’Animateur Qualité
en lien avec la direction et les pilotes de processus.

Les données d’entrée présentées et analysées lors de ces réunions sont les suivantes :

 Le compte-rendu de la revue de direction précédente,


 Les résultats de l’écoute client : retours d’information des clients
(réclamations, enquêtes de satisfaction, comités consultatifs d’usagers),
 Le résultat de la surveillance/mesure des processus (exploitation des
indicateurs),
 L’état d’avancement des actions correctives et préventives (fonctionnement
des journaux d’amélioration de la qualité),
 Les résultats des audits internes et externes,

17
 Le bilan de l’évaluation des fournisseurs et partenaires,

L’analyse des différents éléments présentés, ci-dessus, permet de statuer sur les actions
à entreprendre pour améliorer le système de management de la qualité, les processus de
réalisation des prestations et pour adapter les ressources nécessaires à l’obtention et la
pérennisation de ces améliorations.

La Revue de direction est également l’occasion de redéfinir les objectifs qualité de


l’établissement. L’animateur qualité rédige un compte rendu de la réunion. Le directeur en
assure la validation et la diffusion auprès de l’ensemble des personnels. Les décisions
prises sont planifiées et enregistrées sur les plans d’actions des différents processus ainsi
que sur un plan d’actions général.

5.8 La planification et le suivi des actions d’amélioration

Chaque processus fait l’objet d’un plan d’actions spécifique permettant de planifier les
actions à conduire en vue de l’amélioration du processus. Ce plan d’actions est suivi par le
pilote du processus.

Les actions d’amélioration décidées à l’issue de l’étude des outils qualité présentés
précédemment sont enregistrées :
 Sur ces mêmes outils (JAQ, audits internes)
 Dans le plan d’actions général (enquêtes de satisfaction, indicateurs)

Ce plan d’action constitue un outil de pilotage « privilégié » pour le Directeur et les


membres de direction. Il constitue un véritable tableau de bord indiquant par processus les
actions d’amélioration, leurs niveaux de priorité et de suivi de leur efficacité.

L’efficacité des actions correctives et préventives est mesurée par la direction. Elle est
effectuée a posteriori une fois la situation stabilisée. Lorsqu’une action est jugée
inefficace, elle entraîne une étude des causes et la définition éventuelle d’une nouvelle
action.

18
Annexe 1
Prospective et politique de l’établissement
DOC.PRO.01
Version 3 – 13/02/06

PROSPECTIVE ET POLITIQUE DE L’ETABLISSEMENT

Le CREPS de Reims est un établissement public à caractère national qui dispose


d’une autonomie juridique et financière. L’établissement est régi par le décret du 14 mars
1986 qui fixe l’organisation administrative et financière des centres d’éducation populaire
et de sport.
Il relève de la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports.
Au titre du décret cité et des dispositions récentes liées à la Stratégie Ministérielle de
Réforme, le CREPS a pour attribution les missions suivantes :

 Préparer les sportifs de Haut-Niveau


 Former aux métiers du sport et de l’animation
 Développer du conseil et de l’expertise
 Participer à la promotion des activités sportives et de jeunesse
 Accueillir le mouvement associatif et sportif.

En fonction de leur nature, ces missions sont développées au niveau régional ou national
et engagent de ce fait des partenariats avec les collectivités territoriales et l’administration
de l’Etat ainsi qu’avec le mouvement associatif et sportif.

Vu le contexte institutionnel et économique, et pour répondre à l’incitation faite par le


Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports, l’établissement juge opportun
l’implication dans une démarche qualité étendue à l’ensemble des prestations
dispensées. L’engagement dans un tel dispositif repose sur la volonté d’améliorer la
satisfaction de l’usager et des partenaires, et d’inscrire cet objectif durablement dans le
projet de l’établissement ; l’accès à la norme ISO 9001 étant annoncé à l’horizon fin
2005.

Le présent document a pour but de constituer un cadre de référence de la politique


conduite par l’établissement tant pour les agents que pour ses partenaires. Il vise à
fédérer les énergies et donner un sens à l’action.

Compte tenu des enjeux et des mutations auxquels l’établissement a à faire face, ce
document met l’accent sur une approche stratégique et concrète de son devenir à 3
ans ; il s’attache à énoncer des ambitions et des lignes de force et ne comporte donc pas
de vocation exhaustive quant aux objectifs énoncés.

I - DIAGNOSTIC
 Insertion de l’établissement dans son environnement : l’établissement est reconnu,
bien identifié et bénéficie d’une bonne visibilité quant à son positionnement
institutionnel. Le contexte relationnel y est très favorable (services Etat, Région,
Ville, mouvement associatif, …)
 Qualité du site et de ses infrastructures de par leur état, leur fonctionnalité et leur
accessibilité (programme important de rénovation et d’extension - CPER -
attractivité renforcée à moyen terme par la mise en service du TGV grand-est et la
proximité de la Gare de BEZANNES).

 Culture d’établissement marquée par la qualité de l’accueil ainsi que par des
savoir-faire établis et une implication des personnels.

 Statut d’établissement public garant de principes de pluralité et de continuité dans


l’exercice des missions au bénéfice de l’ensemble des usagers.

 Bien qu’adossé à une agglomération de 230 000 habitants, le tissu régional


apparaît fragile en raison de l’étendue du territoire et de sa faible homogénéité.

II - CONSTAT
 Ouverture des prestations à la concurrence (à des degrés variables, l’ensemble
des missions est concerné par un contexte accru de concurrence).

 Réforme de l’Etat : l’établissement ne peut faire l’impasse d’une évolution de ses


missions et des structures de l’Etat (stratégie de réforme de l’Etat et mise en place
de la LOLF).

 Renforcement de l’exigence de l’usager : le service rendu est de plus en plus


mesuré et évalué par l’usager au regard de son coût et du marché dans lequel il se
situe.

 L’externalisation des fonctions logistiques a pour effet de :

 modifier les structures économiques et sociales traditionnelles,


 Introduire une mixité public-privé,
 Nécessiter une expertise économique et un management d’un type nouveau,
 Accentuer l’autonomie et la responsabilité des établissements.

III - STRATEGIE
 Anticiper les évolutions et moderniser l’établissement (son patrimoine, ses
structures, ses compétences) pour l’adapter et le placer en situation d’appréhender
le contexte décrit dans les meilleures conditions.

 Cette stratégie vise :

 Le recentrage sur les missions « cœur de métier » se traduisant par


l’accroissement du niveau de qualification des services offerts.
 La conduite du développement économique fondée sur l’analyse
prospective et la maîtrise d’outils de gestion.
 L’amélioration continue de la qualité : l’établissement doit substituer
progressivement une obligation de résultats à une obligation de moyens.

1
IV - ORIENTATIONS PRIORITAIRES

 Inscrire la politique de l’établissement dans la double perspective de répondre aux


priorités ministérielles et aux préoccupations territoriales, telles qu’exprimées par
les collectivités décentralisées. Dans son domaine d’attribution, il appartient à
l’établissement de croiser les deux niveaux d’exigence.
 Développer une politique de qualité et d’amélioration continue du service rendu
 Mieux appréhender les réalités économiques afin d’optimiser les ressources et les
moyens.
 Concilier en permanence exigence du service public et impératifs
économiques.

V - OBJECTIFS PLURI-ANNUELS
L’énoncé ci-après comporte de manière limitative des objectifs tenants à l’Administration
générale et aux différentes missions. Ces objectifs sont mesurés par les indicateurs
élaborés à cet effet et regroupés dans un tableau de bord spécifique à l’établissement.

5.1. Administration Générale et gestion


5.1.1. Poursuivre un développement budgétaire ambitieux et réaliste visant à :
 Renforcer le niveau d’autonomie.
 Accroître les marges de manœuvre destinées à la modernisation de « l’outil
de travail » : politique de rénovation des locaux, acquisition de matériel
technique et sportif, parc informatique…Il s’agira de maîtriser les dépenses,
en particulier les dépenses de fonctionnement et de personnel, et de
conforter la part des ressources propres.
 Renforcer les méthodes de suivi budgétaire et de contrôle de gestion
permettant de :

- sécuriser et d’optimiser la gestion,


- disposer d’outils d’analyse de gestion,
- effectuer un véritable pilotage par les résultats et l’activité,
- responsabiliser les responsables d’activité en s’inspirant des principes
de la LOLF, la présentation du Budget prévisionnel et du compte de
résultat devra être complétée par une présentation par mission et par
action.

5.1.2. Accroître les capacités en installations sportives et rénover le patrimoine en


rapport avec les axes de développement de l’établissement :
- veiller à maintenir un parc d’équipements d’un niveau homogène, de
nature complémentaire (fonctions polyvalentes et spécifiques) offrant
les fonctionnalités et les souplesses de gestion nécessaires.
- développer un savoir-faire dans le contrôle qualité en matière de
maintenance et d’entretien.

5.1.3. Valoriser l’action des agents par une meilleure information des objectifs et des
résultats :
- les associer étroitement aux instances de concertation en place,

2
- améliorer et adapter les compétences par une politique active de la
« Formation tout au long de la vie ».
- favoriser la prise de responsabilité interne.

5.1.4. Maintenir un mode management centré sur :


- la compréhension des enjeux et des objectifs,
- la clarification des rôles et des compétences,
- le principe de subsidiarité et de délégation fait aux services et aux
équipes (cf organigramme),
- le bon fonctionnement des structures de décision, de coordination et
de concertation,
- la circulation de l’information interne.

5.1.5. Développer une politique de communication et de pratique des TIC permettant :


- d’étendre le champ d’intervention de l’établissement et de repérer des
potentialités de publics nouveaux,
- de participer à l’image de marque de l’établissement et à son
rayonnement,
- de moderniser les pratiques et d’anticiper les mutations
technologiques.

5.2. HAUT NIVEAU


5.2.1. Maintenir et stabiliser un niveau d’implantation optimum des pôles (filière HN) en
établissant une synergie avec les structures à caractère régional et local ; l’objectif
à consolider étant de 200 (effectif total) dont 120 internes.

5.2.2. Dans la perspective de la nouvelle olympiade : anticiper d’autres implantations


rendues possibles par une extension des équipements et par une meilleure
accessibilité.

5.2.3. Satisfaire aux cahiers des charges et renforcer l’exigence de qualité dans la
sélection, le suivi et la coordination des intervenants autour du sportif.
5.2.4. Optimiser les conditions de réussite du projet sportif et scolaire dans une
perspective d’épanouissement individuel et de formation citoyenne.

5.2.5. Veiller à la sécurité quotidienne des mineurs et à leur accompagnement


éducatif.

5.3. FORMATION
5.3.1. Redéployer une offre de formation prenant en compte les nouveaux dispositifs de
qualifications (BP) et les besoins territoriaux émergeants.

5.3.2. Conforter les formations spécifiques répondant à des disciplines fortement


structurées et porteuses d’emploi.

5.3.3. Développer et expérimenter des dispositifs d’insertion sociale et


professionnelle prenant appui sur les pratiques et les valeurs du sport.

3
5.3.4. Améliorer la mutualisation des ressources et des compétences au sein du SPF et
renforcer les coopérations et complémentarités entre les services déconcentrés et
le CREPS.

5.3.5. Développer des partenariats permettant une ouverture sur des champs
d’intervention et des publics nouveaux (Université – CNFPT), accentuer la conduite
partenariale de projet avec le secteur associatif.

5.3.6. Développer des outils de planification, de suivi et d’évaluation au plan technique,


administratif et financier.

5.4. ACCUEIL - DEVELOPPEMENT


5.4.1. Centrer l’occupation principale autour des publics prioritaires (athlètes et stagiaires)
à résidence permanente.

5.4.2. Appréhender la fonction « accueil » comme exigence préalable à la réalisation de


l’ensemble des missions.

5.4.3. Affirmer la notion de « chaîne de qualité » dans la prise en compte de toutes les
phases de séjour de l’Usager.

5.4.4. Optimiser l’utilisation des installations et tendre vers leur plein emploi. Renforcer
les méthodes de prévision et de planification.

5.4.5. Veiller aux conditions d’hygiène et de sécurité : en faire à terme un élément


d’attractivité.

5.4.6. Développer des initiatives promotionnelles de l’établissement, concevoir des offres


d’animation spécifiques (stages vacances, colloques……) et développer une
politique durable de partenariat avec les instances fédérales, associatives et
collectivités locales.

4
Annexe 2

Plaquette de présentation de CREPS

5
6
Annexe 3
Organigramme

7
DIRECTEUR
AGENT COMPTABLE Gérard BAUDRY DIRECTEUR ADJOINT
Gérard DAKNOU Michel BERNARD
Responsable du
Département Formation

INTENDANT HAUT NIVEAU


Gérard DAKNOU ANIMATEUR
Patrice VADIN
SECRETARIAT DE QUALITE Chef de département
PH. MAGNASCO
DIRECTION
COMPTABILITE Administration
SECRETARIAT SECRETARIAT
SERVICE générale C. RIGAUT C. DADI
FINANCIER P. GIOANNI S. DUBRULLE
M.F. TROUILLE F. CARNELUTTO ACCUEIL
M.J. PARGNY (Secrétariat Démarche qualité) Coordonnatrice
SUIVI
A. HUCHETTE
SCOLAIRE
K. KONIUSHOK DEVELOPPEMENT
CPE INFORMATIQUE ET
GESTION
MULTIMEDIA
Budgétaire, HEBERGEMENT
A. ZELLER
matérielle et achats GESTION F. CLAUDE
C. DE PAUW PERSONNEL L. BERROT RESPONSABLE
C. BEAUDIERE
VIE QUOTIDIENNE
MC. SARRE L. TUYSUZIAN DEPARTEMENT
FORMATION
FACTURATION ACMO PREVENTION
A.. ZELLER
RECOUVREMENT C. BEAUDIERE SECURITE
M. BETEILLE
J. LELONG L. TUYSUZIAN Surveillants PH. MAGNASCO
Ali BOUNOUA S. HEYD
M. GIBOYAU A .DENIS
RESTAURATION L.CASTANER T.WATTERLOT
PATRIMOINE
L. BREMONT F.MADACI C.RIPERT
MAINTENANCE
PH. SURELLE P. ZEHR D. CODOGNI J.XIBERRAS C.KLEIN
C. USALUPPI T. KRITTER A.DUVAL
JM. BUAT S. WISSENBACH
B.MAHIEU P. BODART
A. BAULE RESERVATION RECEPTION
J. CAPLIEZ Suivi Maintenance
PROGRAMMATION C . LEGER CDI
N. LAKBACHI Travaux Entretien
M. RIBERY S. FONTANA Animateur Informatique L.MARTINET
PH. MORINT Expertise
C. LEGER E. KOWALSKI C. GENCE
A.CHRETIEN Maintenance G. CHABOT
M. HUET
F.JUMEAU Informatique D. PERESSIN Accompagnement
R.MOUTSOUREAVA C. FIABANE C. BARBOSA VOSS
M.RAHIM L. PENIN B. LEVEAUX
M.BENZIN W. CORABOEUF
G. DERVIN P. GILGENMANN
S.TALAROVA
MAGASIN
W. CORNEILLE SERVICE MEDICAL
D. PEYROUSERE Médecin coordinateur
B. BRAZIER
Infirmière
ORGANIGRAMME
M.A. AUBRIOT 2007/2008
Annexe 4

Cartographie des processus


CREPS de Reims
Besoins
et attentes 14/05/2008
bénéficiaires
Hygiène et sécurité
Retours
Gestion des
Restauration informations
ATTENTES DU BENEFICIAIRE

Ressources Humaines
bénéficiaires
Maintenance et entretien
Communication interne Gestion des

SATISFACTION DU BENEFICIAIRE
Politique budgétaire des infrastructures et
ressources matérielles. et réseau informatique documents

Inscription, suivi Accueil des usagers,

Communication externe, information et orientation


Conception et
administratif et hébergement,
planification des
formations sélections
Formation, évaluation des acquis

comptabilité générale et analytique


Gestion et
réservations Accès aux outils pédagogiques
d’installations en

Suivi financier
Prospective

interne et externe
Suivi scolaire & tutorat
Suivi du
projet du jeune
Suivi sportif
Organisation des
structures sport
Haut-niveau Inscription, suivi Vie quotidienne
administratif et
recrutement
Suivi médical

Achats et Sous-traitance

FOURNISSEURS / PARTENAIRES
Formation Accueil
Processus de réalisation Processus supports Processus de management
Haut niveau Outils Qualité
Commun aux 3 missions
Annexe 5

Exemple de fiche processus


Processus GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 16/04/2007
GRH
PRESTATAIRES AMONT EQUIPES CONCERNEES BENEFICIAIRES
1/ DPA
2/ DEF 3 Membres de l’équipe de Direction
Service du Personnel L’ensemble du personnel de l’établissement
3/ Rectorat
4/ Trésorerie générale Correspondant « formations »
5/ DRDJS Responsable : Directeur

Attentes des bénéficiaires


Finalité
Prestations amont
- Suivi et participation à leur évolution de carrière,
Ce processus a pour finalité d’adapter et d’optimiser la conseils individualisés
1&3/ Affectation de personnels, gestion des gestion des ressources humaines en fonction des besoins
effectifs, gestion des carrières, expertise en matière liés à l’organisation du travail ; d’améliore le niveau de - Paiement des traitements exact et dans les temps
de ressources humaines compétences des agents, de les motiver et de les
responsabiliser. - Ecoute (accompagnement social)
2&3/ Formation continue des personnels
- Reconnaissance du statut, de la qualité et de la
4/ Paiement des traitements, conseils quantité de travail fourni
Moyens et méthodes
5/ Coordination, financement et construction du - Mise à disposition de conditions et outils de travail
PRF - DNO adaptés
- Instructions MJS et Rectorat
Critères de qualité attendus - PNF - PRF - Définition des rôles claire et stable (champ de
1&3/ Pourvoi effectif et efficace (profil de poste) - Réunion d’accueil des nouveaux compétences : autonomie et responsabilités, etc.)
des postes budgétaires, écoute des avis du - Entretien annuel avec les titulaires Etat
Chef d’établissement sur les évolutions de - Comptes-rendus des réunions de Direction - Ecoute, prise en compte des idées, participation
carrière, sur les transformations de poste, sur les (hebdomadaire, achats de matériels, etc.) des acteurs à la prise de décisions les concernant
compétences externalisables, aide juridique, - Réunions de service directement
disponibilité - Organigramme, composition des équipes

2/ Adéquation des formations proposées aux


besoins des établissements (écoute des remontées),
disponibilité du PNF en début d’année, ouverture
du PNF aux différentes fonctions présentes dans
-
-
SPECIMEN
Dossier des personnels
Système documentaire
- Compréhension des orientations et enjeux de la
Direction (projet d’établissement)

- Accueil efficace des nouveaux, intégration rapide

l’établissement Indicateurs de satisfaction des bénéf.


4/ Paiement effectif et exact, réactivité, conseils Indicateurs de performance interne - Taux de satisfaction des besoins
pertinents exprimés en formation et tutorat
- Taux d’absentéisme (identifiés et validés)
Cible : - 3 % Cible : 80 %
5/ Adéquation des formations proposées aux - Taux de demande de mutation (motif autre
besoins de l’établissement (écoute des remontées), - Niveau d’efficacité des formations
que personnel) effectuées
réactivité dans l’attribution de moyens, transparence Cible : moins de 20 %
des procédures Cible : 80 %
Annexe 6

Tableau de bord des indicateurs


CREPS DE REIMS maj 29 05 2008
DEMARCHE QUALITE

Tableau de bord des indicateurs


Supp RESULTATS RESULTATS RESULTATS RESULTATS
N° ort REVUE DE REVUE DE REVUE DE REVUE DE
Responsa du DIRECTION DIRECTION DIRECTION DIRECTION
PROCES Source 15/05/2007 04/12/2007 06/05/2008
ble du Fréque recu CIBLES 15/12/2006
INDICATEURS des
suivi de nce eil FIXEES
SUS données
l’indicateur des
donn
ées
PROCESSUS
MANAGEMENT
PROSPECTIVE - Niveau 1 serveur Directeur annuel Tabl Diffusion Consultable Consultable Serveur Serveur
(PRO) d’accessibilité de le eau Serveur sur serveur sur serveur commun commun
l’information sur réca commun commun commun
les orientations et p. Manuel (version 2)
la politique de Qualité
l’établissement au
bénéfice des
agents,
administrateurs et
partenaires –(I.
interne)

- % de satisfaction 2 Enquête Directeur Annuel Tabl 80 % Pas d’enquête 100 % (13 Mêmes 100 %(11
des le eau (indicateur réalisée depuis retours sur 26 résultats que
administrateurs réca de
ère
la 1 revue de enquêtes) ceux de la retours)
relatif à leur pitula satisfaction) direction revue de mai
information sur les tif (Administra- 2007
orientations de teurs)
l’établissement (I.
externe)
Tabl.
- niveau de 3 Tableau Directeur Annuel réca tx ren. loffre Taux renouv. Changement
renouvellement le p. de form. 48 % de l’intitulé de
de l’offre de Tabl. 2003/ 6 (au l’indicateur
formation (I. min. 1/3)
interne) Tableau Directeur annuel Tabl. 78 770
sur réca heures Résultats
Depuis avril serveur p. atteints
2008 (2006/2007)
- Volume horaire
des formations
en centre 4 Tableau Directeur Annuel Tabl tux minimum Taux : 100 % Cible : 85 % et
le réc 90 % N/N-1 non plus 90 % 100 %
PF : 6 pts x 2 Taux de 100 %
= 12 + 2 pôles
- niveau de PE : 4 pts x 5 supplémentaire
stabilité des = 20 s
structures HN CRC : 2 pts x
7 = 14
(hors pôle TOTAL = 46
expérimental) – pts
(I. interne)

- taux annuel
d’occupation
5 Tableau Directeur annuel Minimum 65 Taux : 73.50 % Taux : 72.52 %
hébergement le % (sur base 66.09 %
(accueil)- nb de jours (pour 2007)
(I. interne) d’ouverture/a
n)
- Niveau de 6 - situation Le Annuel Doc - Niv 56 % (2006) Dito 59.87 %
ressources propres - comptes Directeur le comp ressources
(I .interne) financiers table propres : 50
s % min.

- Maîtrise des 7 - situation Le Annuel Docu - Maîtrise 26.70 % (2006) Dito 22.63 %
dépenses, charges - comptes Directeur le ment des
en personnel (I. financiers s dépenses,
interne) comp charges en
t. personnel :
entre 25 et
28 % max

- Un juste niveau 8 - situation Le Annuel Docu - Fonds de 51.6 jours dito 92 j


de fonds de - comptes Directeur le ment roulement : (2006)
roulement (I. financiers s entre 52 et
interne) comp 75 jours
t.
GESTION -Taux absentéisme 9 Dossiers Le Annuel Tabl. - taux max. 3.60 % 2% 2%
DES (I. interne) personnel Directeur le absentéisme
RESSOUCES s :-3%
HUMAINES
(GRH) - Taux de 10 Dossiers Le Annuel Tabl. demande 11.60 % 13 % 17 %
demande de personnel Directeur le mutation
mutation autres s moins de 20
que personnel (I. %
interne)

- % satisfaction 11 questionn Le Annuel Tabl. satisfaction 72 % 66.87 % 66.87 %


des besoins aire Directeur le de besoins
(formations et évaluation en
tutorat) – I. formation et
tutorat : 80 %
interne
1
12 entretien Le Annuel Tabl. - efficacité 100 % 80 % 80 %
- Niveau efficacité annuel Directeur le des
des formations formations
effectuées – I. effectuées :
interne 80 %

PROCESSUS
DE
REALISATIO
N
FORMATION

CONCEPTION - Situation 13 questionn Le 3 mois Ques 60% en 91 % pour les Résultats 68 % Résultats
ET d’emploi des aire post- Responsa après tion activité. 5 formations identiques à identiques à
PLANIFICATI stagiaires après formation ble du la fin naire (natation, ceux de déc. ceux de déc
ON DES la formation au départeme de la tennis, football, 2006 2007
FORMATION nt forma- post- judo et métiers
S(CPF)
CREPS (60 % Formation tion form de la forme) -
des stagiaires s concer a-
exercent une née tion
activité
professionnelle
en CD d’au
moins 6 mois) I. 14 questionn Le idem idem 90 % de 87 % (année Résultats 89 % Résultats
interne aire post Responsa réponses scolaire identiques à identiques à
formation ble du favorables 2005/2006) ceux de déc. ceux de déc
départeme à la sur 5 2006 2007 (89 %)
-% de satisfaction
nt question : formations
en adéquation
Formation la formation (natation,
emploi/formation (I.
s suivie au tennis, football,
externe)
CREPS judo et métiers
est-elle utile de la forme)
pour l’emploi
que vous
occupez ?
(Indicateur
externe)
INSCRIPTION -Nb de stagiaires 15 Tableau Le A - -100% des 100 % atteint Résultats 100 % Résultats
, SUIVI ayant garanti leur de bord de Responsa l’issue Tabl stagiaires (année identiques à identiques à
ADMINISTRA plan de la prise en ble du de eau ayant garanti 2006/2007) ceux de déc. ceux de déc
TIF, financement charge départeme chaqu réca leur plan de 2006 2007
SELECTIONS auprès de l’ets. (I. nt de e pitula financement
DES interne) formations formati tif
FORMATION on
S (ISF)
- % de satisfaction 16 Enquête idem idem Tabl - 90 % de 80 % de 94 % Résultats
concernant de prise satisfaction satisfaction (85 identiques à
l’accompagnement satisfactio en concernant % de réponse) ceux de déc

2
et le suivi n char l’accompagn 2007
administratif (I. ge ement et le
externe) finan suivi ad.
ct
stage
/form
FORMATION % de stagiaires 17 Tableaux Le Annuel Tabl 80 % des 83.97 % Taux identique 84.76 % Résultats
ET réussissant leur du taux de Responsa le de stagiaires (année à celui de la identiques à
EVALUATION certification et réussite ble du bord ayant réussi 2005/2006) revue de ceux de déc
DES ACQUIS examens finaux (I. départeme relatif certifications direction de 2007
(FEA) externe) nt aux pour obtent. décembre
Formation tx de d’un diplôme 2006
s réuss profess.

% de stagiaires 18 Projet Responsa fin de Doc 80 % des 85.84 % Taux identique 79.21 % Résultats
ayant réussi leurs personnel ble du chq synth stagiaires à celui de la identiques à
objectifs initiaux de départeme forma- èse répondant revue de ceux de déc
formulés dans le formation nt tion des avoir atteint direction de 2007
projet personnel Formation enq leurs décembre
de formation (I. s sat. objectifs 2006
externe)
ACCES AUX % de satisfaction 19 Enquêtes Le A Tabl 80 % de 61.36 % 27 % de 27 % de
OUTILS des stagiaires Responsa l’issue réca réponses réponses réponses
PEDAGOGIQ concernant l’accès ble de pit positives positives positives
UES (AOP) au CDI et aux document chaqu
outils ation multi e
pédagogiques (I média forma-
externe) tion

HAUT
NIVEAU
ORGANISATI -Maintien ou 20 Enquêtes Le Annuel Tabl Renouvellem Enquête à Signal vert : 6 Résultats en Signal vert : 7
ON DES accession au Responsa le eau ent de reformuler Signal orange : février 2008 Signal orange :
STRUCTURE signal vert pour ble du réca labellisation 1 1 (handball)
S DE SPORT tous les Pôles (I. départeme pitula de pole (bowling) Signal
DE HAUT nt du HN tif
NIVEAU
interne) rouge :
(COH) 1 (short track)
- %de satisfaction 21 questionn idem Annuel 80% questionnaire à 83.3 % Résultats en
concernant les aire le idem satisfaction reformuler (6 réponses avril 2008
signataires des sur 16) 69.5 %
conventions (I.
externe)
INSCRIPTION -Nb de dossiers 22 Liste des La Annuel Liste 95% des 97.73% Résultat 96, 85 % : Résultats
, SUIVI complets le jour de sportifs Secrétaire le sporti dossiers identique à résultats de identiques à
ADMINISTRA la rentrée (I. du fs complets ceux de dec décembre ceux de déc.
TIF, interne) départeme reten 2006 2007 2007
RECRUTEME nt du HN us

3
NT DES
PERMANENT - % d’abandons en 23 Tableau Idem Annuel idem Max - 5% 3.03 % Résultat 1.57 %
S SPORTIFS cours d’année (I. le (taux identique
(IRP) interne) abandon)

SUIVI % de satisfaction 24 Enquêtes Le Annuel Tabl 80 % de 81.4 % 82 % 71 % En attente


SCOLAIRE concernant le Conseiller le eau satisfaction Résultats
ET tutorat (I. externe) Principal réca identiques à
TUTORAT d’Educatio pitula ceux de déc
n tif 2006
(SST)
taux de réussite 25 Tableau idem Annuel idem taux Brevet : Secondes : Indicateur à En attente de
scolaire des le supérieur au - CREPS : 95 - Creps : 62 % reformuler reformulation
permanents taux % (janvier 2008)
sportifs (I. interne) académique - Ets : 79 %
Bacs S :
- CREPS : 70
%
- Ets : 60%
Bacs ES :
- CREPS :
67%
- Ets : 70 %
Bac STI :
- CREPS : 0
- Ets : 84 %

4
% de satisfaction 26 enquêtes Le Annuel Tabl 80 % de En attente 81.60 % En attente Un seul
des Responsa le eau satisfaction (avril 2008) questionnaire
coordonnateurs ble du réca est gardé, celui
(I. externe) départeme pitula en direction
nt du HN tif des
entraîneurs
(cf ind 21
COH)
- % de sanctions 27 Tableau Le Annuel Tabl -moins de 25 Prochaine 22 % 22 % Résultats
par rapport au Responsa le eau % sanctions revue de identiques à
nombre d’internes ble de réca (à partir du direction ceux de déc 07
er er
(à compter du 1 l’organisati pitula 1 avertiss.)
avertissement oral) on de la tif
–( I. interne) vie
quotidien.

- % de récidives 28 Tableau Idem Annuel Idem moins 25 % Prochaine Zéro (du 01/09/ Zéro Identiques à
(I. interne) le de récidives revue de 2006 au ceux de déc 07
direction 01/05/2007)

- % de satisfaction 29 Tableau Idem Annuel Idem 80% 85 % 85 % 77 % Identiques à


des internes le satisfaction ceux de déc 07
(I. externe) 77 %

-% d’arrêts 30 tableau L’Infirmièr semes Tabl Inférieur à 6 Sup à 6 % 6.03 % 4.40 % 6.27 %
d’entraînement (I. e trielle . %
interne) – (nb de réca
jours) p

-% de satisfaction 31 enquêtes L’Infirmièr Idem Idem 75% de 76.9 % 83.62 % Enquête à 78.94 %
sur les conditions e satisfaction refaire
d’organisation du (fin janvier
suivi médical 2008)
(intervenants
médicaux et
paramédicaux – I.
interne)

ACCUEIL
GESTION ET - % de 32 enquêtes Le Chaqu Tabl 80 % de 96 % 93 % Questionnaire
RESERVATIO satisfaction des Responsa e eau satisfaction en refonte
N DES responsables de ble du trimest réca
INFRASTRUC groupes (I ; service re pitula
TURES ET Accueil tif
RESSOURCE
externe)
S
MATERIELLE
S (GRI)
5
% de satisfaction 33 enquêtes Le Chaqu Tabl 80 % de 87 % 95 % 83 %
des usagers (I. Responsa e eau satisfaction
externe) ble du trimest réca
service re pitula
Accueil tif
AUTRES
PROCESSUS
DE
REALISATIO
N
COMMUNICA - Nb de visites et 34 Compteur Chargée 1 fois Tabl - 600 visites 71 882 visites Cible revue à 56 503 visites
TION téléchargements du site de par an eau par an de mars 2006 110 000 visites
EXTERNE sur le site (I. communic (mai) réca à mai 2007
INFORMATIO interne) ation pitula
N ET tif
ORIENTATIO
N (CIO) - % de satisfaction 35 questionn idem idem idem - 70 % de résultats avant Questionnaire
sur la base d’un aire satisfaction audit de en refonte
échantillon maintien
d’usagers et
partenaires (I.
externe)
SUIVI - Production d’une 36 Tableau L’Agent Le 10 Tabl -Situation Résultat atteint Résultat atteint Résultat atteint Résultat atteint
FINANCIER situation mensuelle Comptabl du eau mensuelle
(SUF) (dépenses – e mois réca en
recettes) – (I. qui suit pitula recettes/dép
interne) tif enses

PROCESSUS
« SUPPORT »
MAINTENAN - Délai de 37 Cahier L’Intendan Trimes Ech. - Délai de Résultat Résultat Dito J+2
CE ET traitement des des t trielle Maint traitement atteint ; délai atteint : J+2
ENTRETIEN demandes de réparation des de traitement
DES maintenance s demandes : J+2
INFRASTRUC (usagers) – (I. J+1 max
TURES ET interne)
RESSOURCE
S - Respect de 38 DOC MIM Idem Trimes Eché - Respect de ? J+5 Dito J+5
MATERIELLE l’échéancier des 02 trielle ancie l’échéancier
S (MIM) travaux (I. interne) r des travaux :
maint J+5 max
- % de satisfaction
en ce qui concerne 39 enquêtes idem idem idem - 80 % de 87 % à reformuler Enquête
l’entretien satisfaction (fin janvier supprimée
(usagers) – I. 2008)
externe

6
COMMUNICA - écart entre délais 40 Echéancie Secrétaire Hebdo Tabl Délai 90 % 90 % 93 % (de juillet 100 % (de
TION demande/retour r de madair eau tolérance : à octobre novembre à
INTERNE (I. interne) Direction e réca J+5 2007) avril 2008)
(CIR) pitula Cible : 90 %
tif (2 éch non
tenues sur
20)
-% de satisfaction 41 questionn Secrétaire Annuel idem 80 % de Disponible à la 81.50 % (sur 81.50 % questionnaire
des bénéficiaires aire de satisfaction revue de 46 % de retour annulé
(I. interne) Direction direction de de
mai 2007 questionnaires)
GESTION - nb d’écarts 42 Tableau Le Annuel Tab. Zéro écart zéro 1 écart 1 écart 1 écart
DES documentaires Directeur le comp
DOCUMENTS relevés lors des + AQ te
(GDD) audits internes (I. rend
interne) us
des
rapp
d’aud
its
ACHATS ET - Taux évaluation 43 -Fiches La Annuel Tabl. 90 % % sera connu 90 % (aliment.) Dito 89.64 %
SOUS des fournisseurs (I. incidents responsab le réca satisfaction pour prochaine 88 %
TRAITANCE externe) fournisseu le des pitula Revue de (prestations de (moyenne
(AST) r -- - Achats tif Direction service) globale)
Fiches
évaluation

- Délais à 44 Carnet idem Annuel idem Respect Cible atteinte 90 % 90 %


respecter entre bon le délais entre 90 %
demande/comman command demande/co
de à 5 jours (I. es mmande 90
internes) %

RESTAURATI Taux de 45 questionn Le chef de Annuel 80 % Processus en En attente 92.57 %


ON satisfaction des aire cuisine le cours (2007)
usagers (I. d’élaboration
externe)

46 Idem Annuel Note=ou sup Idem En attente 50/100


Rapport le 80/100
hygiénoscopie

Rapport du 47 idem Annuel - zéro non idem En attente zéro


Contrôle annuel le conformité
des services majeune
vétérinaires (I. - les non non atteint
interne) conformités

7
mineures
traitées dans
l’année

HYGIENE ET Validation du 48 Compte Responsa annuel Validation En cours En cours (doit


SECURITE document unique rendu ble ACMO par Directeur être finalisé fin
(I. interne) oct 2008).

8
Annexe 7

Système documentaire
Notre système documentaire
Le système documentaire qualité du CREPS est hiérarchisé de la manière suivante :

Manuel
Qualité

Manuel
d’organisation

Procédures

Documents opérationnels

Enregistrements

1- Manuel Qualité
Il fixe le cadre politique et stratégique de la démarche. Le SMQ du CREPS est décrit dans
le présent manuel qualité qui sert à la fois de « vitrine qualité » de l’organisme et de guide
interne pour mettre en œuvre le système. Il est établi conformément aux exigences de la
norme ISO 9001.

Ce manuel qualité fait référence aux procédures du SMQ qui s’appliquent à l’ensemble de
l’établissement.

2- Manuel d’organisation :
Le processus GRH tient lieu de manuel d’organisation. Il a pour objectif de préciser les
responsabilités et les rôles de chacun : organigramme, fiches de fonctions, évaluation des
compétences et besoins en formation…

3- Procédures :
Certaines situations nécessitent la formalisation et la rédaction de procédures décrivant
leurs règles de fonctionnement : qui fait quoi ? comment ? (la forme du logigramme a été
employée afin de normaliser leur présentation).

4- Documents opérationnels :
Il s’agit de l’ensemble des documents relatifs au fonctionnement du SMQ et à la maîtrise
de l’activité.
La procédure PRO GDD 01 décrit comment sont gérés les documents, c’est à dire précise
les modalités de rédaction, identification, validation et diffusion des procédures et
documents opérationnels.

5- Enregistrements :
Les enregistrements permettent de démontrer la conformité de la prestation, le
fonctionnement du SMQ et l’établissement de la traçabilité. Ils sont gérés conformément à
la procédure PRO GDD 02.
Annexe 8

Liste des procédures et documents

1
DOC-GDD-02
Version 4
27/04/2006
Mis à jour : 28/05/2008
Liste des procédures et documents Qualité

PROCESSUS MANAGEMENT :

Processus « Prospective » : PRO 11/03/2008


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-PRO-01 Prospective et politique 3 13/02/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
de l’établissement
DOC-PRO-02 Enquête de satisfaction 2 21/03/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
(administrateurs)
DOC-PRO-03 Organisation – cycle 1 25/04/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
annuel

Processus « Politique Budgétaire » : PBU 16/04/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
NEANT

Processus « Gestion des Ressources Humaines » : GRH 16/04/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-GRH-01 Demande de congés 2 16/11/2005 G. BAUDRY G. BAUDRY
PRO-GRH-02 Procédure de gestion des 2 11/05/2007 G. BAUDRY G. BAUDRY
demandes de formation
dans le cadre de la FPC
DOC-GRH-01 Fiche de poste 2 06/12/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
DOC-GRH-02 Fiche d’entretien 2 08/12/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
individuel
DOC-GRH-03 Demande de congés 2 16/11/2005 G. BAUDRY G. BAUDRY
DOC-GRH-04 Demande de formation 1 20/03/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
DOC-GRH-05 Formation continue des 1 03/04/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY
personnels : fiche
évaluation de stage
DOC-GRH-06 Demande de congés (en 1 16/01/2008 G. BAUDRY G. BAUDRY
heures)

PROCESSUS DE REALISATION :

 FORMATION :

Processus « Conception et Planification des Formations » : CPF 28/02/2007


Référence Titre Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-CPF-01 Conception des 2 24/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
formations
PRO-CPF-02 Chronologie de 3 24/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
l’organisation d’une
formation
PRO-CPF-03 Suivi financier d’une 3 24/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
action de formation
PRO-CPF-04 Suivi financier d’une 3 03/04/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
action de formation par
un service associé à la
formation

2
PRO-CPF-05 Guide méthodologique à 3 26/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
l’usage des services
associés à la formation
DOC-CPF-01 Fiche fonction de 2 28/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
responsable de
formation
DOC-CPF-04 Charte de la qualité 1 21/06/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
pédagogique
DOC-CPF-05 Budget prévisionnel 3 20/03/2008 M. BERNARD G. BAUDRY
(CREPS) Mis à jour
23/11/06
DOC-CPF-06 Budget prévisionnel 1 30/06/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
(SAF)
DOC-CPF-07 Guide pour élaborer le 2 30/11/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
budget prévisionnel
DOC-CPF-08 Dossier initial de 2 27/02/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
l’action de formation
DOC-CPF-09 Enquête de satisfaction 3 23/02/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
des stagiaires en
formation
DOC-CPF-10 Tableau prévisionnel des 1 30/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
intervenants (SAF)
DOC-CPF-11 Tableau prévisionnel des 2 17/11/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
intervenants (CREPS)
DOC-CPF-12 Convention de 1 30/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
fonctionnement relative
à un prestataire
partenaire
DOC-CPF-13 Convention de 3 10/04/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
fonctionnement relative
à la gestion des actions
de formation dans le
cadre du SPF

Processus « Inscription Suivi Administratif et Sélections des Formations » : ISF


28/02/2007
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-ISF-01 Inscription 2 06/04/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
administrative en
formation
PRO-ISF-02 Remboursement des frais 2 06/04/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
de déplacement
PRO-ISF-03 Suivi de la prise en 1 24/05/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
charge financière des
stagiaires
DOC-ISF-01 Fiche de renseignements 1 21/12/2004 M. BERNARD G. BAUDRY
DOC-ISF-02 Tableau des vacations 6 20/03/2008 M. BERNARD G. BAUDRY
mensualisées (SAF)
DOC-ISF-03 Contrat de formation 3 06/11/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
professionnelle
DOC-ISF-04 Convention alternance 3 02/01/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
DOC-ISF-05 Remboursement des frais 2 10/11/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
de déplacement aux
intervenants en
formation
DOC-ISF-06 Tableau de bord relatif à 2 22/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
la prise en charge
financière des stagiaires
en formation

3
DOC-ISF-07 Demande de dossier 3 15/11/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
d’inscription
DOC-ISF-08 Attestation de présence 2 20/08/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
dans la structure Accueil
DOC-ISF-09 Tableau des vacations 2 26/03/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
mensualisées (CREPS)
DOC-ISF-10 Tableau des intervenants 2 26/03/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
non rémunérés
DOC-ISF-11 Réservation véhicule de 1 20/08/2007 M.BERNARD G. BAUDRY
service du département
formation
DOC-ISF-12 Tableau d’indemnisation 1 27/11/2007 M.BERNARD G. BAUDRY
relatif aux évaluateurs

Processus « Formations et Evaluation des Acquis » : FEA 20/03/2008


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-FEA-01 Bilan global de 1 24/05/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
formation
DOC-FEA-02 Bilan de formation 1 24/05/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
(intervenants)
DOC-FEA-03 Fiche d’évaluation de 1 06/06/2005 M. BERNARD G. BAUDRY
l’intervention
DOC-FEA-04 Enquête à trois mois 2 30/03/2007 M. BERNARD G. BAUDRY
après la Formation
professionnelle

Processus « Accès aux Outils Pédagogiques » : AOP 16/02/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-AOP-01 Utilisation des 2 30/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY
ressources
documentaires du CDI

 HAUT NIVEAU :

Processus « Organisation des Structures sport Haut-niveau » : COH 30/03/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-COH-01 Enquête de satisfaction 3 14/03/2008 P. VADIN G. BAUDRY
des coordonnateurs de
structures
DOC-COH-03 Convention relative au 3 30/03/2007 P. VADIN G. BAUDRY
fonctionnement des pôles
DOC-COH-04 Utilisation des 1 22/03/2006 P. VADIN G. BAUDRY
installations sportives du
HN
DOC-COH-05 Rôle et responsabilité du 2 30/03/2007 P. VADIN G. BAUDRY
coordonnateur de Centre
DOC-COH-06 Rôle et responsabilité du 2 30/03/2007 P. VADIN G. BAUDRY
coordonnateur de Pôle
DOC-COH-07 Statut des sportifs 3 06/10/2007 P. VADIN G. BAUDRY
associés
DOC-COH-10 Chronologie de 2 23/03/2007 P. VADIN G. BAUDRY
préparation rentrée des
sportifs
DOC-COH-11 Enquête de satisfaction 1 30/03/2007 P. VADIN G. BAUDRY
Présidents de Club

4
Processus « Inscription, Suivi Administratif et Recrutement Pôles Ht-niv » : IRP
28/05/2008
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-IRP-01 Inscription des 1 20/09/2005 C. RIGAUT G. BAUDRY
permanents sportifs
DOC-IRP-01 Dossier de pré- 2 16/03/2007 C. RIGAUT G. BAUDRY
inscription
DOC-IRP-02 Liste des sportifs 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY
DOC-IRP-03 Renseignements 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY
scolaires
DOC-IRP-04 Renseignements sportifs 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY
DOC-IRP-05 Tableau récapitulatif par 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY
structures

Processus « Suivi Scolaire et Tutorat » : SST 10/05/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-SST-01 Enquête de satisfaction 1 02/12/2005 G. BAUDRY
destinée aux enseignants
(tutorat)
DOC-SST-02 Déplacements scolaires 3 10/03/2006 G. BAUDRY
des sportifs du creps
DOC-SST-03 Enquête de satisfaction 1 06/04/2007 G. BAUDRY
des parents

Processus « Suivi du Sportif » : SUS 30/03/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-SUS-01 Enquête de satisfaction 1 22/12/2005 P. VADIN G. BAUDRY
(coordonnateurs de
structures pôles et
centres)
DOC-SUS-03 Demande de réservation 3 05/11/2007 P. VADIN G. BAUDRY
de minibus

Processus « Vie Quotidienne » : VIQ 10/05/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-VIQ-01 Evaluation des effectifs 1 27/10/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
de WE des permanents
sportifs
PRO-VIQ-02 Autorisation de sortie 2 29/03/2006 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
des permanents sportifs
PRO-VIQ-03 Déplacement des sportifs 2 29/03/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
PRO-VIQ-04 Hospitalisation d’un 1 27/10/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
mineur interne en soirée
ou en WE
DOC-VIQ-01 Fiche WE 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
DOC-VIQ-02 Etat des lieux d’entrée 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
DOC-VIQ-03 Constat de dégradations 2 07/12/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
DOC-VIQ-04 Déplacement de sportifs 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
DOC-VIQ-05 Enquête de satisfaction 2 11/04/2007 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
des internes
DOC-VIQ-06 Autorisation de sortie 1 30/03/2006 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
DOC-VIQ-07 Pointage des internes 1 30/03/2006 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY
dans les hébergements

5
Processus « Suivi Médical » : SUM 31/05/2007
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-SUM-01 Gestion des problèmes 2 14/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
de santé des permanents
sportifs hors CREPS
PRO-SUM-02 Transport des mineurs à 2 14/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
l’extérieur pour raison
de santé
PRO-SUM-03 Gestion des tests 3 31/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
d’entrée
DOC-SUM-01 Enquête de satisfaction 1 02/12/2005 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
destinée aux vacataires
du suivi médical
DOC-SUM-02 Dossier médical 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
DOC-SUM-03 Autorisation de sortie 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
DOC-SUM-04 Autorisation parentale 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
DOC-SUM-05 Suivi médical des pôles 1 14/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
DOC-SUM-06 Enquête de satisfaction 1 08/02/2008 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY
destinée aux internes

Processus « Suivi du Projet du Jeune » : SPJ 20/04/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
Néant

 ACCUEIL :
Processus « Gestion et Réservation des Installations » : GRI 12/05/2007
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-GRI-01 Réservation des 1 25/04/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
installations
PRO-GRI-02 Suivi d’un dossier 1 31/01/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
d’accueil
DOC-GRI-01 Demande d’accueil 2 19/05/2008 A. HUCHETTE G. BAUDRY
DOC-GRI-02 Demande de salle ou 1 23/01/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
d’installation en interne
DOC-GRI-03 Lettre Contrat 3 27/11/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
DOC-GRI-04 Fiche de réservation 1 11/04/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
annuelle de salles et
installations
DOC-GRI-05 Demande de prestation 2 13/04/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
cuisine
DOC-GRI-06 Tableau prévisionnel 1 16/11/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
hébergement
restauration stagiaires
DOC-GRI-08 Réservation matériel 1 09/05/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
audiovisuel
DOC-GRI-09 Bordereau de pré- 1 21/05/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
facturation

Processus « Accueil des Usagers, hébergement et restauration » : ACU 12/05/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-ACU-01 Enquête de satisfaction 1 30/06/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY
des usagers
DOC-ACU-02 Fiche de séjour 1 05/04/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
DOC-ACU-03 Enquête de satisfaction 2 04/10/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
pour les responsables de
groupe

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AUTRES PROCESSUS DE REALISATION :

Processus « Communication Externe, Information et Orientation » : CIO-23/01/2008


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-CIO-01 Réalisation d’une action 2 15/02/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
de communication
DOC-CIO-01 Echéancier actions 1 27/04/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY
principales de
communication
DOC-CIO-02 Enquête de satisfaction 1 23/04/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY
de communication
externe

Processus « Suivi Financier » : SUF 04/02/2008


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-SUF-01 Recouvrement des 1 21/03/2006 G. DAKNOU G. BAUDRY
recettes des formations
PRO-SUF-02 Recouvrement des 3 03/04/2006 G. DAKNOU G. BAUDRY
recettes des actions
d’Accueil
DOC-SUF-01 Demande contremarques 3 31/05/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY
pour repas
DOC-SUF-02 Fiche de renseignements 1 06/06/2005 G. DAKNOU G. BAUDRY

PROCESSUS SUPPORT :

Processus « Restauration » : RES 31/05/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
NEANT

Processus « Hygiène et Sécurité » : HYS 21/03/2008


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
DOC-HYS-01 Contrôle extincteur 1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY
DOC-HYS-02 Procedure evaluation 1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY
d’exercice incendie
DOC-HYS-03 Déclenchement alarme 1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY
incendie

Processus « Maintenance et Entretien des Infrastructures et Ressources Matérielles » : MIM


27/02/2007
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-MIM-01 Travaux en gestion 2 11/04/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY
directe
DOC-MIM-01 Tableau de bord de suivi 2 27/02/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY
des travaux
DOC-MIM-02 Travaux externalisés 2 27/02/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY
DOC-MIM-05 Cahier de réparations 2 22/01/2008 G. DAKNOU G. BAUDRY

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Processus « Communication Interne et Réseau Informatique » : CIR 28/05/2008
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-CIR-01 Enregistrement du 2 26/01/2006 P. GIOANNI G. BAUDRY
courrier « Arrivée »
PRO-CIR-02 Gestion du réseau 1 02/05/06 P. MAGNASCO G. BAUDRY
informatique
DOC-CIR-01 Schéma de la procédure 1 01/2/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
de sauvegarde des
données du serveur
informatique
DOC-CIR-02 Demande d’accès au 2 29/01/2008 P. MAGNASCO G. BAUDRY
serveur informatique

Processus « Gestion Documentaire » : GDD 16/04/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteurs Approbateur
PRO-GDD-01 Maîtrise documentaire 6 07/05/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
PRO-GDD-02 Maîtrise des 4 27/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
enregistrements Mis à jour le
28/05/2008
PRO-GDD-03 Gestion de la 3 04/05/2007 JP. SYLLA G. BAUDRY
règlementation
PRO-GDD-04 Modification et création 1 11/04/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
de documents
DOC-GDD-01 Liste des codes des 4 07/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
processus Mis à jour le
02/05/2007
DOC-GDD-02 Liste des procédures et 4 27/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
documents Qualité Mis à jour le
28/05/2008
DOC-GDD-03 Liste de diffusion du 3 28/04/2006 JP SYLLA G. BAUDRY
manuel qualité à Mis à jour
l’extérieur 18/06/2007
DOC-GDD-04 Fiche modif. ou création 1 16/04/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
de document

Processus « Achats et Sous-traitance » : AST 09/05/2007


Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-AST-01 Achat de denrées 2 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY
alimentaires
PRO-AST-02 Achats autres que 3 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY
denrées alimentaires
DOC-AST-01 Formulaire achat 5 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY
DOC-AST-02 Fiche incident 1 28/10/2005 G.DAKNOU G. BAUDRY
fournisseur
DOC-AST-03 Fiche évaluation 3 25/04/2006 G.DAKNOU G. BAUDRY
fournisseur denrées
alimentaires
DOC-AST-04 Fiche évaluation 4 25/04/2006 G. DAKNOU G. BAUDRY
prestataires de service
DOC-AST-05 Liste des principaux 2 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY
fournisseurs

8
Processus « Amélioration Continue de la Qualité » : ACQ
Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur
PRO-ACQ-01 Réal. des audits internes 4 15/02/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
PRO-ACQ-02 Gestion des JAQ 1 20/03/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
PRO-ACQ-03 Suivi des actions 3 04/12/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
correctives
DOC-ACQ-01 Description et utilisation 3 08/02/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
du JAQ
DOC-ACQ-02 Calendrier des audits 4 27/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
internes Mis à jour le
14/02/2007
DOC-ACQ-03 Rendez-vous d’audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY
DOC-ACQ-04 Questionnaire d’audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY
DOC-ACQ-05 Rapport audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY
DOC-ACQ-06 Calendrier du SMQ 2 19/03/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY
DOC-ACQ-07 Fiche de fonction des 2 10/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
relais qualité
DOC-ACQ-08 Rôle des différents 1 07/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY
acteurs du SMQ
DOC-ACQ-09 Fiche de liaison des 3 18/01/2008 P. MAGNASCO G. BAUDRY
actions correctives et
préventives
DOC-ACQ-10 Enquête de satisfaction 1 26/03/2008 P. MAGNASCO G. BAUDRY
interne