OC-IT-01

CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS

APLICA PARA TODO EL PERSONAL DEL O.C

1.- CONTENIDO.

CLAVES PARA IDENTIFICAR DOCUMENTOS DE CALIDAD

Manual de la calidad, procedimientos, instructivos, “formatos” y otros documentos
• Código El código es la clave alfanumérica que consta de tres partes, separadas por guiones
cortos (-)
OC-IT-01

A
B
C
• A Indica la gerencia encargada de la elaboración, emisión, control y vigilancia del documento, la cual
puede ser
Clave Gerencia, Departamento o Área

OC Organismo de Certificación

• B Indica el tipo de documento

Clave Tipo de Documento

MC Manual de la calidad
PR Procedimientos
IT Instructivos de trabajo
FO Formatos

.
• C Indica el número consecutivo que le corresponde, de acuerdo a la cantidad y tipo de documentos
(procedimientos, instructivos, formatos, etc.) que se han elaborado.Por ejemplo, se han elaborado los
siguientes instructivos
OC-IT-01,
OC-IT-02,

El siguiente instructivo que se elabore tendría como número consecutivo el "03" y la clave del
instructivo sería
OC-IT-03
• Fecha: La fecha es la que se considera para que inicie la implantación del documento.
• Edición. Se establece el cero (0) para el documento en su edición original. Cada vez que se realice un
cambio o modificación al documento, esta revisión debe incrementarse en una unidad.
• Revisión. Se establece el cero (0) para el Formato en su edición original. Cada vez que se realice un
cambio o modificación al formato, esta revisión debe incrementarse en una unidad.
• Página Se establece el número de páginas del total de páginas (1 de 3, 2 de 3, etc.) de que consta el
documento y se numera página por página.
• Título Se redacta un enunciado corto que describa la actividad que se va a documentar.
 • En algún caso no caso previsto en que se requiera la presencia de un documento impreso obsoleto se
debe incluir la leyenda: DOCUMENTO OBSOLETO. -
• La clave de un documento o formato es única de modo que si se elimina emigra al grupo de cancelados
quedando la clave inutilizada para otro formato diferente. Si el documento o formato se vuelve a utilizar
se reactiva su estado vigente conservando la clave y anotando en la bitácora de cambios
• Los formatos para registro se administran por el coordinador de calidad
Y deben encontrarse en editable para ser utilizados por el personal que tienen
necesidad de usarlos llenando registros a mano o en medios electrónicos según sea el caso.

PORTADA: La portada de los documentos de calidad, misma que identifican una copia controlada de un
documento no controlado consiste en hoja membretada de Vexillum, nombre del documento, personal al que
aplica el documento nombres y puestos de las personas que elaboró y autorizó, leyenda de COPIA
ELECTRÓNICAMENTE CONTROLADA.

CUERPO DEL DOCUMENTO. - Todo el documento se imprime en hojas membretadas.

MODIFICACIONES DE DISEÑO. - Si la modificación es solamente de forma, cambio de diseño de hoja

membretada, estilo de letra, logotipo, aclaración, líneas demarcadoras, revisión general y homogenización de la
presentación del sistema de calidad, se podrá hacer por el coordinador de calidad y si no se modifica el texto o
contenido del documento no se emitirá nueva edición o revisión ni se modifica la fecha respectiva y no habrá
anotaciones en la bitácora de cambios.

2.- BITÁCORA DE CAMBIOS.

Edición Fecha Comentarios

00 04/02/2010 Revisión original.

Se cambió imagen de portada y documento.
01 06/06/2011
Se hicieron cambios en la redacción para simplificarlo.
Se cambió imagen de portada y documento debido al cambio
04/10/2012 de logotipo de la empresa.
02 Se hicieron cambios en la redacción apegado a la realidad.
Se revisó redacción para cubrir puntos de requisitos de
acuerdo a la norma que aplica a Organismos de Certificación
definida en el manual de la calidad sin afectar la esencia del
03 31/12/2013
instructivo.
 Se revisó en documento habiéndose efectuado cambio en la
sección de copias controladas y documentos obsoletos al entrar
04 15/06/16 la modalidad electrónica. Se agregaron las especificaciones de
portada y cuerpo del documento y modificación de diseño.

Se cambió la imagen corporativa y se revisó la redacción en

05 12/05/17
general.