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300-MS-056

Centre Emetteur : 300 Gestion des ressources humaines Page 1 sur 2

Diffusion Annexe(s) Validation


N° Lieu N° Intitulé SME AQ (si CE ou MS)
1 Assurance Qualité A1 Session d'accueil personnel Gl ou intérimaire Nom / Date / Signature Nom / Date / Signature
A2 Session d’accueil spécifique
A3 Fiche de qualification au poste

[Signature] [Signature]
[Hand written text] [Hand written text]

Révision MOP
Annexe(s) Type Si majeure n°
Date
Ind d’application Description de la modification Motif de la modification N° TW Majeure / MOP
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8
Mineure impactés
Remplacement des modes opératoires :
300-MS-001
300-MS-002
300-MS-003
1 27/10/14 A A A A A
520-MS-027
300-MS-030

Changement de logo GAMBRO vers BAXTER


1 01/04/16 A A A A A

Mise à jour template,procédures et processus


[Hand formation. [Hand written [Hand written [Hand written
2 Mise à jour annexe A3 et suppression A A B X X
written text] text text text
annexe A4.

300-MS-017-A4-C
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Révison MOP
Annexe(s) Type Si majeure n°
Date
Ind d’application Description de la modification Motif de la modification N° TW Majeure / MOP
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8
Mineure impactés

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TABLE DES MATIERES

1 BUT ........................................................................................................................................ 3
2 CHAMP D'APPLICATION ....................................................................................................... 3
3 REFERENCES ....................................................................................................................... 3
4 ENREGISTREMENTS ............................................................................................................ 3
5 CONTENU .............................................................................................................................. 4
5.1 Accueil du personnel ............................................................................................................. 4
5.2 Création ou modification de la définition d’emploi .................................................................. 5
5.3 Qualification .......................................................................................................................... 5
5.3.1 Définition ......................................................................................................................... 5
5.3.2 Recrutement externe ...................................................................................................... 6
5.3.3 Mobilité interne ............................................................................................................... 6
5.3.4 Responsabilités............................................................................................................... 7
5.4 Formation .............................................................................................................................. 7
5.4.1 Gestion du Plan de Formation......................................................................................... 7
5.4.2 Recueil de besoins de formation ..................................................................................... 9
5.4.3 Réalisation d’une formation ............................................................................................. 9
6 HISTORIQUE ....................................................................................................................... 11

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1 BUT

Ce mode opératoire décrit les processus suivants :


 Accueil d’un nouvel arrivant
 Création et modification d’une définition de poste
 Identification et suivi des parcours d’intégration et d’accompagnement
 Elaboration du plan de formation et suivi de la formation professionnelle continue
 Réalisation de la formation

Il vise à définir les étapes à suivre afin de réaliser l’accueil d’un personnel embauché ainsi que le processus
d’intégration et de formation afin de garantir le bon niveau de compétences au sein de Gambro Industries.

2 CHAMP D'APPLICATION
Il concerne tout le personnel Gambro Industries ainsi que le personnel intérimaire.

3 REFERENCES
 ISO 13485
 QSR21 CFR Part 820
 GQR-01 Management Responsibility
 GQR-03 Training
 BPF
 300-MS-038 Gestion de la Formation

4 ENREGISTREMENTS

 300-MS-056-A1 Session d’accueil du personnel Gambro Industries ou Intérimaire


 300-MS-056-A2 Session d’accueil spécifique
 300-MS-056-A3 Fiche de qualification au poste

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5 CONTENU

5.1 Accueil du personnel

Le processus d’accueil du personnel décrit la méthode à suivre afin de réaliser l’accueil du personnel
embauché à Gambro Industries (Gl) en CDI, CDD, stagiaires ou en tant que personnel intérimaire.
Il concerne de fait tout le personnel Gambro Industries ou le personnel employé par une entreprise de
travail temporaire, y compris les stagiaires de plus de 2 mois. Les contrats en alternance et les contrats
aidés sont assimilés à des CDD en matière d’accueil.

La session d’accueil constitue l’entretien au cours duquel l’ensemble des informations nécessaires au
nouvel arrivant sont exposées.

La session d’accueil du personnel Gambro Industries et intérimaire (hors implant intérim) est réalisée
par le Service RH en utilisant le document de session d’accueil correspondant (300-MS-056-A1).

La session d’accueil du personnel intérimaire (implant intérim) est réalisée par l’agence de travail
temporaire à partir du document (300-MS-056-A1).

A l’occasion de la session d’accueil, l’intervenant fait lire, compléter et signer l’engagement de


confidentialité.

La session d’accueil spécifique est réalisée par le responsable du secteur d’accueil du nouvel arrivant
(300-MS-056-A2).

L’ensemble des documents complétés et signés est retourné au Service RH afin d’être archivé dans le
dossier personnel du salarié pour le personnel Gambro Industries et de l’intérimaire (hors implant
intérim) ou à l’agence de travail temporaire (implant intérim) pour archivage dans le dossier de
l’intérimaire.

Remarque :
Les contenus et supports utilisés pour évoquer les thèmes mentionnés dans les documents sont
conservés soit au Service RH (livret d’accueil et supports de présentation), soit dans les différents
secteurs.

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5.2 Création ou modification de la définition d’emploi

Ce processus précise la méthodologie pour toute création ou modification d’une définition d’emploi.

Il concerne le personnel de Gambro Industries Usine et Centre de distribution (en CDI uniquement) pour tous les
emplois avec un coefficient supérieur ou égal à 740. La définition d’emploi est créée ou modifiée lors de
l’embauche, la mutation ou le changement d’emploi par le manager en lien avec les Responsables Ressources
Humaines du secteur.

Le responsable hiérarchique/fonctionnel rédige conjointement la définition d’emploi avec le RRH qui s’assure de
disposer d’une version à jour.

La définition d’emploi est ensuite remise au salarié pour prise de connaissance et signature.

Les informations indispensables qui doivent figurer sont les suivantes :


- Intitulé du poste
- Finalité de l’emploi
- Prérequis à savoir le niveau de formation nécessaire à la tenue de l’emploi
- Principales missions
- Signatures (salarié, responsable hiérarchique /fonctionnel, responsable RH)

Les documents sont disponibles et archivés au sein de la Direction des Ressources Humaines :
Les originaux signés des définitions d’emploi en vigueur sont archivés dans un classeur.
Les définitions d’emploi obsolètes sont archivées dans une boite indépendante avec la mention « Annulée »
portée en rouge sur le document.

Remarque :
Le changement de responsable hiérarchique/fonctionnel ou de Responsable RH n’entraîne pas de modification de
la définition d’emploi.
Certaines définitions d’emploi pourront être rédigées en anglais.

5.3 Qualification
5.3.1 Définition

La qualification est l'identification pour chaque personne (CDI et CDD hors contrats d’alternance et aidés) du
savoir et des compétences nécessaires pour tenir un emploi identifié dans le cadre d’un recrutement externe ou
d’une mobilité interne.

La personne accordant la qualification est le responsable hiérarchique ou le responsable de service ou par


délégation, le DRH pour les personnes rapportant à un manager étranger.

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La qualification s’appuie sur 5 points :


- la formation initiale
- l’expérience
- les sessions d’accueil
- le plan d’intégration ou d’accompagnement
- la formation

5.3.2 Recrutement externe

Dans le cadre d’un recrutement externe, le processus de qualification débute dès l’intégration par la réalisation
des différentes sessions d’accueil et la mise en place d’un plan de formation selon la procédure « Gestion de la
formation » (300-MS-038).

Pour le personnel hors carrières ouvrières, la personne est reconnue comme qualifiée pour l’emploi qu'elle occupe
par sa confirmation dans son emploi (embauche définitive à l’issue de sa période d’essai ou immédiate en
l’absence de période d’essai) et la signature de la fiche de qualification au poste (300-MS-056-A3).

Si l’embauche en CDI fait suite à une période d’intérim ou de CDD, la qualification acquise pendant cette période
reste valable sans nécessité de refaire la formation ou les enregistrements et de refaire signer la fiche de
qualification.

La fiche de qualification au poste une fois complétée et signée, est retournée au Service des Ressources
Humaines.
Pour le personnel de Production (carrières ouvrières), la qualification est acquise via la signature des modes
opératoires du poste et ne nécessite pas la signature de la fiche de qualification.

5.3.3 Mobilité interne

Dans le cadre d’une mobilité interne, une réflexion est menée sur le profil nécessaire et les compétences
attendues pour occuper le poste en lien avec la définition d’emploi ou les modes opératoires.

Selon l'écart entre les compétences actuelles et celles requises pour la tenue du nouvel emploi, un parcours
d’accompagnement pourra être défini et sera enregistré dans les outils internes de gestion de la formation.

Pour le personnel hors carrières ouvrières, la qualification est acquise à l’issue de ce parcours d’accompagnement
éventuel et la signature de la fiche de qualification au poste (300-MS-056-A3). Ce document est établi
conjointement par le manager et le Service RH.

La fiche de qualification au poste une fois complétée et signée, est retournée au Service des Ressources
Humaines.

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Pour le personnel de production (carrières ouvrières), la qualification est acquise via la signature des modes
opératoires du poste et ne nécessite pas la signature de la fiche de qualification.

5.3.4 Responsabilités

5.3.4.1 Des responsables de service


Le responsable hiérarchique a la responsabilité de conduire la réflexion sur les compétences de son
personnel nécessaires dans leur emploi.

Si un écart était identifié, il a la charge d'initier des actions de formation interne ou d'y remédier via le plan de
formation annuel.

Il a la responsabilité de la qualification de son personnel, formalisée par la fiche de qualification au poste (si
applicable).

Il a pour mission d'alerter le service des Ressources Humaines pour chaque mobilité interne de ses
collaborateurs.

Il a la responsabilité de la réalisation des sessions d’accueil spécifiques, ainsi que de la formation à l'emploi et
des signatures des modes opératoires.

Il a la responsabilité de la documentation des compétences maîtrisées dans son service et s’assure de la


nécessité de revalider les formations, si besoin.

5.3.4.2 Du Service Ressources Humaines


Le service des Ressources Humaines a la responsabilité :
- Des sessions d’accueil générales pour le personnel Gl et intérimaire (hors implant intérim).
- De s’assurer que les sessions d’accueil pour le personnel intérimaire (implant intérim) soient réalisées par
la société de travail temporaire et archivées dans les dossiers.
- De veiller à récolter les sessions d’accueil spécifiques faites par le responsable de service.
- D’archiver les éléments pour le personnel dans les dossiers du personnel.

Il a la responsabilité du contrôle de cohérence entre le personnel intégré à Gambro Industries et la formation


qu’il reçoit afin de garantir un niveau de qualification suffisant.

Il est responsable de l’obtention de la fiche de qualification au poste et de son archivage dans les dossiers du
personnel.

5.4 Formation

5.4.1 Gestion du Plan de Formation

La gestion administrative de la formation est confiée à un prestataire extérieur dans le but de mieux
répondre aux besoins opérationnels et d’améliorer l’efficacité de la gestion du plan de formation.

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Les objectifs de ce partenariat sont les suivants :


- Inscrire la qualité de l’offre de formation dans un processus d’amélioration continue.
- Accompagner les managers et l’équipe RH sur la gestion qualitative du plan et les projets de
formation d’envergure.
- Faciliter l’organisation de la formation avec l’appui d’un prestataire engagé.

Une procédure, sous forme de logigrammes de gestion, a été mise en place entre Gl et le prestataire assurant
l’externalisation de la formation et couvre les domaines suivants :
- Construction du plan prévisionnel de formation
- Construction d’une base de référence des Organismes de Formation via la Centrale de Formation
- Mise en œuvre d'une formation INTER
- Mise en œuvre d’une formation INTRA
- Mise en œuvre d’une formation hors plan prévisionnel hors habilitation
- Suivi des habilitations et formations réglementaires
- Mise en œuvre d’une formation habilitation hors plan prévisionnel
- Suivi contrôle qualité des formations
- Modalités d’intervention de la Centrale de Formation
- Suivi des versements volontaires

5.4.2 Recueil de besoins de formation

Le processus de recueil des besoins de formation pour le personnel cadre et non cadre sera effectué via l’outil
collaboratif mis en place par le prestataire assurant l’externalisation de la formation.

Le recensement des besoins de formation et l'élaboration du plan de formation annuel sont intégrés au
processus d’entretien de mi année. A l’occasion de cet entretien, le responsable hiérarchique a la
responsabilité conjointement avec le collaborateur d’identifier les actions de développement pour l’année N+1.
Les besoins de formation pour l’année N+1 sont enregistrés par le manager dans l’outil collaboratif mis en place
par le prestataire.

L’ensemble des demandes consolidées détermineront le plan de formation prévisionnel qui pourra faire l’objet
d’arbitrage par le responsable de service ainsi que les membres des ressources humaines. Par ailleurs, les
demandes issues des parcours d’intégration ou d’accompagnement alimenteront le plan de formation tout au long
de l’année en fonction des mouvements de personnel au sein de la structure (changement de poste, évolution,
intégration...).

5.4.3 Réalisation d’une formation

5.4.3.1 Formation interne


Les formations internes se déroulent entre collaborateurs Gl au sein de nos locaux.

Les intervenants internes complètent et font signer à l’ensemble des participants une fiche de présence qui pourra
être .celle de la procédure Gestion de la formation 300-MS-038 (document 300-MS-038-A2).

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L’ensemble des signataires constitue la liste des participants à l’action de formation.

Si une évaluation de la formation est nécessaire, un test de connaissance peut être réalisé.

A l'issue des formations, le formateur interne transmet au service RH la fiche de présence, le support de formation
et les tests de connaissance, si applicable.

Le service Ressources Humaines transmettra, une à deux fois par an, au prestataire assurant la gestion
administrative de la formation un fichier récapitulatif des participants aux formations internes identifiées afin d’en
assurer un archivage et un suivi dans l'outil dédié.

5.4.3.2 Formation externe

Les formations externes sont dispensées par des intervenants extérieurs.

Les modalités de mise en œuvre et de suivi de ces formations externes sont décrites dans la procédure mise en
place entre Gl et le prestataire assurant l’externalisation de la formation.
Le prestataire prendra en charge, sous la supervision de l’équipe RH, les actions administratives et financières
suivantes :
- Avant la formation :
o Validation du déclenchement de la formation auprès de l’équipe RH
o Pré-sélection de l’offre de formation selon la demande
o Planification et inscription du stagiaire après validation du N+1
o Etablissement de la convention de formation
o Envoi de la convocation, copie au N+1

- Après la formation :
o Contrôle de la feuille d’émargement
o Gestion des évaluations (« à chaud » et « à froid »)

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6 HISTORIQUE
Révision Description Effective Approved by

1.0 Version initiale - remplacement des 2014-10-27 Thierry PALKOVICS


modes opératoires 300-MS-001, 300-MS-
002, 300-MS-003, 520-MS-027 et 300-
MS-030

2.0 Mise à jour template, procédures et [Hand Els DETURCK


2018-06-07
processus de formation. written
Mise à jour annexe A3 et suppression [Hand written textt]
annexe A4. textt]

FONCTION NOM DATE SIGNATURE

Rédacteur Responsable Ressources Géraldine VERNE [Hand written textt] [Signature]


Humaines

Vérificateur Directeur Ressources Cyril COEUDEVEZ [Hand written textt] [Signature]


Humaines

Approbateur Directeur Assurance Qualité Els DE TURCK [Hand written textt] [Signature]

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Fiche de qualification au poste: Prénom NOM
Poste occupé : ...............................................................................................................................................

Depuis le : .....................................................................................................................................................

Contexte :

 Recrutement externe

Période d’essai :

Non

Oui - date de fin : …………………………………

 Mobilité interne

Missions confiées : cf. définition d’emploi correspondante (si applicable)

Je soussigné ....................................................................................................................................................
(Prénom, Nom du Responsable, Fonction)

atteste que ......................................................................................................................................................


(Prénom, Nom du titulaire)

est qualifié(e) pour l’emploi de .........................................................................................................................

à l’issue du parcours d’intégration / d'accompagnement / des formations internes et/ou externes / au regard des
compétences validées.

Titulaire Responsable hiérarchique


Nom Prénom

Date

Signature

Document à retourner au Service RH à l’issue du parcours d'accompagnement (joindre les annexes utilisées
si besoin).

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