Tipos y beneficios de una adecuada gestión documental

Al momento de evaluar las características que debe tener un programa de gestión

documental, no se nos deben pasar por alto los tipos de sistemas a los que
podemos recurrir y los beneficios que nos aportará cada uno.
Cuando hemos decidido que nuestra empresa o negocio necesita imperiosamente
un programa eficiente de gestión documental, es de suma utilidad que sepamos
cómo se clasifican dichos programas, sobre todo, para tomar una decisión
correcta respecto a ellos.

En primer lugar se pueden destacar tres grandes grupos:

1-Gestores de nombres y ubicaciones de ficheros grabados: son

similares a un índice, por lo que se utilizan para almacenamientos sencillos
2-Bases de datos documentales: son muy útiles para la organización y
almacenamiento, puesto que sirven para introducir ficheros
3-ECM (Enterprise content management): son programas de gestión de
contenido empresarial. Se utilizan en grandes empresas porque están diseñados
para almacenar grandes volúmenes de datos.
Pero en esta entrega nos centraremos en la utilidad de los programas de gestión
documental. Estos programas tienen la virtud de centralizar la información
en una base de datos. Esta base de datos conforma un archivo fundamental
para la seguridad y el control de la información. En segundo lugar, el hecho de
contar con este archivo, facilita la ejecución de copias de seguridad. La
seguridad de la información es vital por muchas razones, y cuantos más datos
sensibles manejemos, más daño podemos sufrir en caso de pérdida. Asimismo, un
buen sistema de gestión documental, nos permitirá un adecuado control de
acceso a los documentos para el cumplimiento de la LOPD.
Pero no podemos olvidarnos de un cuarto beneficio que nos puede aportar un
adecuado sistema de gestión documental: un sistema de búsqueda
rápida. ¿De qué nos sirve archivar escrupulosamente la información, si luego no
somos capaces de localizarla y recuperarla?
Los expertos informáticos coinciden en que si un programa de gestión documental
no otorga al usuario estos cuatro importantes beneficios, no merece llamarse ni
valorarse como sistema o aplicación de gestión documental.

Por lo tanto, una base de datos específica de gestión documental nos permitirá
aumentar considerablemente la operatividad y la seguridad en relación a la que
nos ofrece un explorador de Windows estándar.

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el
resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de
sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los
cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta
justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos
documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en
definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro
de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de
un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.
 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio
más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de
la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las
unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas
archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a
través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.
El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un
esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de
un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de
los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a
permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los
documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la
elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico
y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un
archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los
documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución
organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el
caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un
funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.
En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa,
es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un
cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes
son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las
clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las
más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras
agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico.
Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar
a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye
toda posibilidad de pertenencia a otro.
Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de
clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus
clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio funcional
encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta atomización en la
toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.
Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes
apartados:
 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia
asesoría.
 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites
que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar
lógicamente por clientes.
La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien es
cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de dirección
de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta acción
archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas informáticos, la introducción de
nuevos procedimientos de organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para
adoptar una nueva cultura administrativa.
Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son
las siguientes:
 Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la
documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservación, inventario).
 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de
oficina.
 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de
la propia asesoría.
 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su
consulta.
 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un
sistema único y uniforme.
 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio
organizativo o la incorporación de nuevo personal.
 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme ha
de superar una serie de limitaciones:
 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva
como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de
la asesoría.
 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades
que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de
negocio.
 Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema
de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
 Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos
administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a
partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa
un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes
o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica),
según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la
división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por
materias):
 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente
cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más
reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de
 contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una
persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio
de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como
es el caso del personal contratado de una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten
identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a
una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o
salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más
vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función
de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos
o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas
alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada tipo
de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que mejor
se adapte al objeto de la ordenación.
La instalación física
La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la
organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio determinado.
Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y consiste en la ubicación
física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en las estanterías para ofrecer
mayor protección a los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.
Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de cada
expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes de introducir
un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que lugar ocupa
físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que hace referencia a la caja que
lo contiene y a su orden dentro de ella.
La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:
 El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la estructura del
cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior
crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una
signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los
códigos del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el
sistema empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias
se reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura
que representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige
reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan
agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever
con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la
incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto
implica reordenar el depósito de archivo.
 Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más
indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el
uno en adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de
 los documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las
cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se
logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de
instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el
aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se
eliminan documentos, la solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos
ingresos utilizando las signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la
documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por
numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por
ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de cuentas. Por otra parte, este
sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario,
las búsquedas documentales resultan infructuosas.
 Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración
basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va
a servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a
clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de
ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le
prestan.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la
documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la
documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se
puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al
guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar,
siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor
fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel
puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos
o ficheros electrónicos.
2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Archivo de los documentos informáticos
 Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta
correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación
del asunto.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor:
unidad H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de
trabajo:
– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el código de
expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de las dos
últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de cuentas anual del
Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número de expediente 243/00, estarán
 ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
 Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las
áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
 Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la
cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la
carpeta específica que le corresponda en el disco duro.
 Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán
un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo
 Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a
área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls.
en plantillas de Excel (.xlt).
Descripción de los documentos: el inventario
La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo archivístico y
coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar información. Los
archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para distintas finalidades; la
función básica del inventario en cuanto instrumento de descripción consiste en garantizar un
acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos archivados.
El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de un
expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir,
identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el
propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la
necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener
respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en
curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”,
“¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo ha de reflejar
el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al que hace referencia– y su
localización física en el archivo.
Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la
que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una
información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base de
datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la
información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.
 Inventario: campos de la base de datos

– Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como un
sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen como
misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación automática
por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, búsquedas a partir de un
término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.