SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA ACTIVIDAD No. 1

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.

POR:
ADRIANA MARIA FUNIELES IBARRA

A: CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

SENA, JUNIO 24 DEL 2019

 ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que
significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia
del hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las
bases de lo que hoy son los archivos.

En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones

más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega.
Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los antecesores de nuestro
archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas tanto de
carácter político-administrativo como de carácter notarial.

En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir

derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus
monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de
documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los
archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación.

Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en

consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna
crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se
produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se
puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos
documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero.
Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy
constituyen el Archivo General de Indias.

A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos
comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la
formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de
archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios,
diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y
multiplicación de la producción documental.

A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los

archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia
de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos
que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy
particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental
importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad.

La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y

difundir/servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas
llevadas a cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.

• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.

• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o

destrucción.

• Clasificacion de fondos. • Descripción para facilitar el acceso a los documentos

utilizando aquellos instrumentos necesarios.

• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

Tradicionalmente los archivos se han clasificado, según el valor de la información

que contienen los documentos, como archivos administrativos y archivos históricos

Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuntemente o

que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de
gestión
• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o
fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco

frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su
conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

Categorización de los Archivos Públicos

-Archivo General de la Nación: promover la conservación y consulta de

documentación Nal. y ponerlo al servicio de la comunidad.

-Archivo General del Departamento: Fondos documentales producidos por los

órganos del orden departamental y aquellos que reciba en custodia.

-Archivo General del Municipio: documentos producidos por órganos del orden
municipal y aquellos que se reciban en custodia.

-Archivo General del Distrito: Protección de los recursos documentales de la

ciudad(Bogotá) .

Ley 594 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Titulo III

Archivo integrado por los fondos documentales que provienen de organismos del
orden Nal., Departamental, Distrital, Metropolitano, Municipal, Local, Que se creen
por Ley, y que se crearan cuando la Ley los desarrolle, que se recibe en custodia.

La creación de los archivos

contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

-Archivos de la Rama Ejecutiva

-Archivos de la Rama Legislativa

-Archivos de la Rama Judicial

-Archivos de los Organismos de Control

-Archivos de los Organismos Autónomos

-Archivos de Entidades del Orden Nacional

-Archivos de Entidades del Orden Departamental

-Archivos de Entidades del Orden Distrital

-Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

-Archivos de Entidades del Orden Municipal

-Archivos de Entidades de Orden Local

-Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley

-Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle

Art.8 Archivos desde el punto de vista Territorial:

Art.7 Archivos desde Jurisdicción y Competencia:

Categorización de los Archivos Públicos

-Archivo General de la Nación: promover la conservación y consulta de

documentación Nal. y ponerlo al servicio de la comunidad.

-Archivo General del Departamento: Fondos documentales producidos por los

órganos del orden departamental y aquellos que reciba en custodia.

-Archivo General del Municipio: documentos producidos por órganos del orden
municipal y aquellos que se reciban en custodia.
-Archivo General del Distrito: Protección de los recursos documentales de la ciudad
(Bogotá).

En la actualidad, Las redes, el internet, En el uso de estas nuevas tecnologías

también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que
las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus
usuarios.

El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar

información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el
archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión,
comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para
petición de información. Entre el archivero y los proveedores.

Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con

la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y
comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias
y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos
ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es,
principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que
disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero
también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil
para encontrar información concreta sobre un archivo.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, en la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y
archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad
de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que
viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos
de su compañía.
 BIBLIOGRAFIA

 Ley 594 del 2000 Ley general de archivos, Categorización de los archivos
públicos. https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf.
 Mundo archivístico, Administrar documentos en pro de un fácil acceso
https://mundoarchivistico.wordpress.com/tag/importancia-de-la-clasificacion-y-
ordenacion/.
 http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-archivos.html
 Cortes. Clasificación de los archivos según su uso y Organización. Agosto 27
del 2014.