PROYECTO FORMATIVO

INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO REAL DE MARES

SECRETARIA ACADEMICA

Yenny Cecilia Meneses Peñaloza

Ficha No.1734185
Junio 28 de 2019.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnología en Gestión Administrativa.
 Tabla de Contenidos

Capítulo 1 Introducción ......................................................................................................3

Título 1 Planteamiento de las necesidades......................................................................4
Título 2 Justificación.......................................................................................................6
Capítulo 2 Obetivos
Título 1 Objetivo General................................................................................................6
Título 2 Objetivos Específicos.........................................................................................6
Capítulo 3 Planeamiento gestión Administrativa o mejora continua..................................7
Título 2 Historia...........................................................................................................8
Título 3 Valores Corporativos....................................................................................10
Capítulo 4 Alcance............................................................................................................13
Título 5 Beneficiarios
Título 6 Impacto social
Título 7 Económico
Título 8 Ambiental y Económico
Capítulo 5 Recomendaciones y sugerencias………………………………………………14
Capítulo 6 Conclusiones…………………………………………………………………..14

List of References................................................................................................................6
 Capítulo 1
Introducción

Título 1 Planteamiento de las necesidades

El trabajo al interior de las escuelas debe centrarse en la búsqueda permanente de

alternativas que generen la obtención de mejores resultados en los alumnos, para ello
resultan fundamentales los procesos de enseñanza y de aprendizaje. Pero también la
labor administrativa aporta un componente de gran relevancia a estos procesos. También
influye una gran diversidad de factores, entre los que destacan las formas de
organización, administración y las relaciones que se establecen con los miembros de la
comunidad escolar.

Considerar estos factores implica reflexionar acerca de la pertinencia que tienen las
prácticas que se vive cotidianamente lo que supone una necesaria transformación de las formas
de ver, entender y hacer las cosas dentro de una institución educativa.

Desde la secretaria Académica se visualizan una serie de dificultades que comprometen la

razón de ser de una institución Educativa, columna vertebral que es el área académica, la cual se
establece desde el inicio de una admisión y matrícula hasta las calificaciones y resultados que
todo estudiante debe tener.

Al analizar las necesidades de este cargo, se tuvo en cuenta cuatro dimensiones que
encierran este puesto de trabajo. En la dimensión académica, se observa que los procesos de
matrículas se hacen largos y pesados por la cantidad de documentación que se exige, de igual
manera se observa que los tiempos para tener las notas en la plataforma y el nivel de eficiencia
de estos datos no se dá en el tiempo estipulado.

En la dimensión atención a la comunidad se muestra la falta de cultura de parte de

muchos padres de familia y docentes, lo cual no permite una comunicación asertiva. Esta
situación hace que muchos procesos se atrasen y daña el clima laboral.
En la dimensión organizativa se observan deficiencias en los perfiles para algunos cargos
y la carencia de capacitación en las normas de calidad, de manera directa afecta el buen ejercicio
del trabajo de esta dependencia de secretaría académica porque es un centro de acopio de dirige a
su vez otras dependencias. En la dimensión administrativa se reconocen los riesgos físicos que
presenta la dependencia, la falta de buena iluminación, el espacio reducido que no permite la
movilidad, la falta de ventilación y de un ambiente climático favorable.

Título 2 Justificación

Dada la importancia de la dependencia de secretaria académica, se considera de mucha

relevancia estudiar los factores que influyen en el buen desempeño y en las limitaciones que se

tienen en esta dependencia. Al analizar las funciones de dicho cargo se observa que desde el

trabajo administrativo se debe cumplir un horario laboral de 8 horas diaria, las cuales deben

realizarse en un ambiente favorable, con recursos completos o por lo menos necesarios para el

buen aprovechamiento del tiempo laboral.

Tabla 1. Análisis Dofa (sec acad)
Debilidades
 Deficiencias administrativas
 Perfiles administrativos mal
ubicados.
 Falta de capacitación en las
normas de calidad.
 Infraestructura reducida, con
poca ventilación e iluminación.
 Temperaturas altas, carecen de
aire acondiconado.
 El proceso de matrícula es
tedioso por el exceso de
documentación.
 Los plazos son cortos para los
ajustes académicos e impresión
de boletines.
 Falta de escucha activa de las
sugerencias que hace tanto la
comunidad, como los
funcionarios.
Fortaleza
 Experiencia y capacidad del
recurso humano.
 Se cuenta con recursos
Financieros del estado.
 Fácil acceso con otras
dependencias.
 Cualidades del servicio que se
considera de un buen nivel.
 El horario de inicio de labores es
temprano.
 Los directivos docentes y
docentes apoyan el trabajo y
escuchan las sugerencias dadas
desde esta dependencia.
 La integración que se ha logrado
de los padres de familia con la
institución a través de las
capacitaciones dadas para el
manejo de la plataforma Integral.
Oportunidad
 Accesibilidad a la plataforma y
uso de los medios de
comunicación.
 La demanda de matrículas es
alta en la comunidad.
 La institución no cuenta con
sedes anexas, es única sede.
 Existen otras dependencias que
apoyan el trabajo de secretaria
académica, como es la oficina del
SIMAT (Sistema de matrículas
nacionales)
 Interacción con toda la
comunidad educativa.
 Aprendizaje cooperativo.
 Fortaleza de las habilidades
administrativas.
Amenaza
 Las directrices que emiten los
directivos no son claras y
tampoco se dan de forma
oportuna.
 Los procesos organizacionales
requieren una revisión y ajuste.
 Se debe estipular con claridad los
horarios de entrega de
documentación, para no generar
conflictos con la comunidad.
 Inmobiliario no apto para el
desarrollo del trabajo.
 No se cuenta con la asistencia y
participación de esta secretaria
en reuniones de consejo
académico.
 Aunque se dan procesos de
autoevaluación, no se traza un
plan de mejoramiento acorde.
 Capítulo 2

Objetivos

Título 1 Objetivo General

Indagar acerca de las necesidades reales y sentidas dentro del departamento de secretaria

académica, con el fin de crear un plan de mejoramiento a mediano plazo que responda a dichas

necesidades, para desarrollarlo entre el año 2020-2021

Título 2 Objetivos específicos

1.Realizar diagnóstico general por medio de la matriz FODA

2. Identificar las diferentes necesidades en la dependencia.
3. Desarrollar planes de acción acorde a las necesidades
4. Socializar con las otras dependencias los resultados de dicho estudio.
5. Gestionar los recursos y las acciones para implementar los cambios.

Capítulo 3

Planeamiento gestión Administrativa o mejora continua

Teniendo en cuenta la matriz de necesidades(FODA), se formuló el siguiente plan de
mejoramiento, que se basa en cuatro dimensiones que maneja el departamento de secretaria
académica.

Tabla 2. formular programas de mejoramiento organizacional (sec. académica)

DIMENSIONES SITUACIONES ASPECTOS A MEJORAR

DETECTADAS

ACADÉMICA El proceso de matrícula es Se propone implementar

tedioso por el exceso de
documentación.
Los plazos son cortos para
los ajustes académicos en la
plataforma e impresión de
boletines.
ATENCIÓN A LA Falta de escucha activa de
COMUNIDAD las sugerencias que hace
tanto la comunidad, como
los funcionarios.
estrategia para clasificar la
documentación necesaria
para las admisiones de los
estudiantes y realizar un
cronograma donde se
estipulen con tiempo, a los
docentes y administrativos
las fechas de la elaboración
de boletines.
Se pretende mejorar la
comunicación con los
padres de familia, docentes
y estudiantes para una mejor
comprensión de las ideas,
reclamos y sugerencias.
 ORGANIZATIVA Deficiencias administrativas Se requiere gestionar a la
Perfiles administrativos mal secretaria de educación un
ubicados. programa de apoyo que
Falta de capacitación en las incentive a los funcionarios,
normas de calidad. y los capacite en sus
funciones y normas de
calidad.
ADMINISTRATIVA Infraestructura reducida, con Se solicita a infraestructura
poca ventilación e del municipio de
iluminación. Barrancabermeja, suplir las
Temperaturas altas, carecen necesidades que presenta el
de aire acondiconado. sitio de trabajo, previendo
los riesgos a los que se ve
afectada este puesto de
trabajo.

Tabla 3. Plan de Mejoramiento Continuo (sec. académica)

DIMENSIÓN OBJETIVO METAS ESTRATEGIA

PARA EL LOGRO
DE LOS
OBJETIVOS
ACADÉMICA Definir en consejo Para el año 2020 se El 100% se
académico y realizarán ajustes a sistematizarán los
administrativo una los requisitos para las documentos para
estrategia para seleccionar matriculas. matricular.
la documentación básica
para la matricula. Y a su
vez planear las fechas para
cerrar cada periodo
académico.
ATENCIÓN A LA Realizar talleres de Para el año 2020 se El 80% de la
COMUNIDAD formación a la comunidad tendrá un sistema de comunidad
en la cultura del buen trato comunicación más conocerá de manera
y la comunicación fluido y serio con la clara los horarios y
asertiva. comunidad educativa. la forma correcta de
dirigirse a la oficina
académica.
ORGANIZATIVA Por medio de la Se implementaran Se realizarán dos
autoevaluación revisar las capacitaciones cada 6 capacitaciones al
funciones reales que debe meses por parte de la año para fortalecer
cumplir el cargo de secretaria de el oficio
secretaria académica y educación para el año administrativo y
capacitar al personal 2020-2022, con el fin académico.
administrativo. de revisar y fortalecer
el perfil de cada
cargo.
ADMINISTRATIVA Revisar las gestiones que
se deben realizar para
mejorar los riesgos de
infraestructura.
Brindar el Adquirir los
mantenimiento y los recursos logísticos y
ajustes de recursos en la remodelación de
la infraestructura la oficina en un
adoptada para 70%
secretaria académica
para el primer periodo
del año 2020

Título 1 Historia

La Institución Educativa “Colegio Real de Mares”, inició sus servicios al principio de la

década de los 60, cuando la comunidad vio la necesidad de crear un centro docente; con las
maestras EMMA GUZMÁN y CARMEN GÓMEZ se realizaron matrículas y las primeras
clases.

En 1963, un pedazo de la finca de José Domingo Reyes se convirtió en el primer lote del
plantel, en donde, con la ayuda de la Acción Comunal, se construyeron siete salones, dándole
nombre de Concentración el Castillo. Años después, con Alianza para el Progreso, se
construyeron cinco aulas y la concentración se dividió en dos: Concentración el Castillo para los
niños y Concentración Jacqueline para las niñas.

En 1976, para diferenciarlo del recién construido Colegio Mixto Municipal el Castillo, el
plantel queda denominado como Concentración Escolar el Castillo.
En 1996, se fusiona el preescolar “Compañeritos” y se da inicio a la Básica Secundaria con el
sexto grado, aumentando cada grado año por año hasta completar la secundaria en el 2000, año
en que se erige el plantel como institución educativa.

el 2002, se completa la Media Académica, se realiza la primera promoción de

bachilleres, en la jornada de la tarde; se integra a nuestra comunidad el preescolar de la
Guardería el Castillo y para evitar confusiones fue necesario cambiar la razón social del plantel
como “Colegio Real de Mares”. Opción escogida por la comunidad gracias a la gestión de las
docentes Narcisa Padilla Mier y Raquel Meza. Durante el 2003 se empezó a utilizar el Aula Gali
en la cual se implementa la educación en Tecnología en la Básica Primaria. En el 2005 se efectúa
la primera promoción de bachilleres en la jornada de la mañana.
 Desde su fundación hasta la fecha han sido directores o rector(a): HIPÓLITO SINUCO,
Hna. JUDITH OSPINA de la comunidad religiosa de las hermanas Lauras; FAUSTINO
CHÁVEZ; CLÍMACO CAMACHO; EDUARDO ANGARITA; YOLANDA CASTELLANOS;
FULVIA DÍAZ DE SÁNCHEZ; CECILIA FAJARDO DE SUÁREZ; JOSÉ DANIEL WETTER;
EMELY MARÍA LÓPEZ GARCÍA; RAOMITH ROBLES; MARTHA GUTIÉRREZ, JAIME
RAFAEL RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ y la actual rectora, Esp. ROCÍO SEPÚLVEDA PATIÑO.

La institución posee sede única donde funciona desde el preescolar hasta el grado
undécimo (11º), desde el 2001 hasta el 2011 estuvo adscrita al Centro Auxiliar de Servicios
Docentes (C.A.S.D) “José Prudencio Padilla”, en la cual los estudiantes de la Media accedían a
la modalidad técnica en las diferentes especialidades que allí se ofrecen. En el 2006 y 2007 se
implementó el programa especial continuado CAFAM para jóvenes en edad extraescolar y
adultos, el cual funcionó los sábados.

La Comunidad Educativa pensando siempre en ofrecer calidad educativa y para

responder al reto de la Barrancabermeja del Siglo XXI, en el año 2011, inicia el proceso de
articulación de la Media con el SERVICIO NACIONAL DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE
(SENA) en las modalidades de TÉCNICO EN SISTEMAS y TÉCNICO EN ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVO. En este 2015 saldrá la cuarta promoción de estudiantes con doble título, por un
lado BACHILLERES ACADÉMICOS y por el otro TÉCNICOS en una de estas dos
modalidades.
Las características socio-económicas de las familias de nuestros estudiantes corresponden a los
estratos 1 y 2 y desplazados en general.

La Institución Educativa ”Colegio Real de Mares”, cuenta actualmente con estudiantes

de educación formal; docentes cualificados, entre ellos docentes del aula especializada “Gali”;
directivos, (el rector y coordinadores); psicorientadora, personal administrativo, secretarias,
bibliotecaria y personal de servicios generales. Todos estos años de historia llevan consigo
momentos gloriosos llenos de grandes alegrías y satisfacciones como son: la época que se puede
decir “de oro” (1960-1.995) en la cual la Institución fue reconocida como la más grande escuela
de primaria de la ciudad con grandes fortalezas como su estabilidad administrativa y financiera y
su alto nivel académico, deportivo y cultural.
 Pero también se han vivido situaciones difíciles como fue el período comprendido entre
los años 2002-2005 el cual se caracterizó por una fuerte crisis administrativa y financiera que
generó inestabilidad, dañó el clima laboral, afectó la excelente imagen que se tenía y dejó a la
institución sumida en la pobreza y llena de deudas. A partir del 2005 con el cambio de
administración se inicia el proceso de saneamiento financiero y recuperación de la buena imagen
institucional a través del trabajo en equipo de toda la comunidad educativa y con el gran objetivo
de posicionar este naciente colegio entre los mejores de Barrancabermeja.

Hoy la lucha sigue, el trabajo no para porque la gran meta es crecer cada día más
apoyados en un elemento base que es la gran calidad humana, el amor y sentido de pertenencia;
motor de todos los que pertenecemos a esta gloriosa INSTITUCIÓN.

DATOS DE IDENTIFICACION
• Dirección: Carrera 52 N° 28 46 B. Castillo

• Municipio: Barrancabermeja

• Nombre del Rector: Rocío Sepúlveda Patiño

• CREACIÓN COMO INSTITUCIÓN EDUCATIVA: RESOLUCIÓN 0875 DEL 9 DE

JUNIO DEL 2000

• RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN: 14259 del 5 de diciembre de 2002

• NIT: 829 000 791-5

• DANE: 168081000351

INSIGNIAS
ESCUDO BANDERA
AREAS DE LA EMPRESA Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

*ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La comunidad educativa real marista, está constituida por:
- El rector, designado por la Secretaría de Educación.
- Los(as) coordinadores(as), asignados por la Secretaría de Educación.
- El Comité de Calidad (asignado por rectoría)
- Los(as) docentes, asignados por la secretaría de educación.
- Los(as) estudiantes, legalmente matriculados.
- Los(as) acudientes o padres de familias, representantes legales de los(as) estudiantes
matriculados, organizados por la asociación de padres y el Consejo de Padres.
- El personal administrativo, constituido por la secretaria pagadora, la secretaria académica y
las auxiliares.
- El personal de bienestar estudiantil: como el Psicorientadoras(a), la bibliotecaria,
almacenista, cafetería.
- El personal de servicio, como: celadores, aseadores(as), mantenimiento.
- Exalumnos, organizados en la asociación de exalumnos
 Organización de asociaciones (padres de familia, ex - estudiantes, otros)

 Organización del gobierno escolar (actas)

 Consejo directivo
 Consejo académico
 Consejo de padres
 Consejo de estudiantes
 Personero(a) de los(as) estudiantes
 Comités de trabajo
 Personal directivo
 Comité de calidad
 Personal administrativo
 Personal de bienestar
 Personal de servicios
 La regulación y función de cada estamento de la Comunidad Educativa y del Gobierno
Escolar estará regida por el Pacto de Convivencia y el Manual de Funciones, (ver anexos,
manuales).
 MANUAL DE FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTOS

 PACTO DE CONVIVENCIA

 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

MISION
Somos la Institución Educativa Real de Mares, de carácter oficial. Ofrecemos servicio
educativo desde los niveles Preescolar, Básica y Media Vocacional; donde nos educamos para la
vida como seres humanos íntegros; siendo el respeto, la responsabilidad, la creatividad y la
innovación, valores propios de una actitud Progresista Social.

VISION
Fundamentados en una cultura Progresista Social, al año 2.020 seremos una institución
certificada: de excelente calidad académica y humana, con amplia cobertura e infraestructura
moderna; reconocida en la región por sus programas académicos y de investigación, a través de
convenios interinstitucionales.

Título 2 Valores corporativos y Principios

RESPETO por sí mismo, por los demás, por la naturaleza; para una sana convivencia
RESPONSABILIDAD frente al compromiso personal y social
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN con talento humano para el progreso social.

Principios
*EL RESPETO *LA CONFIANZA
*LA COMUNICACIÓN ASERTIVA *EL DESARROLLO INTEGRAL
*LA CONFIANZA
 Capítulo 4

Alcance

Título 1 Beneficiario: Estudiantes, padres de familia, docentes, personal administrativo.

Docentes directivos, directivos.

Título 2 Impacto social, económico, ambiental y tecnológico.

En el aspecto social se toman referencias, porque el estudiante se forma y se desarrolla

en un contexto social, presente en la escuela y fuera de ésta; para que se convierta en un agente
de cambio en procura de un desarrollo racional y sostenible de la comunidad.

Es así como el estudiante construye sus conocimientos, asimila e interioriza los

conceptos y reorganiza sus presaberes, partiendo de la experiencia de éstos con la vida y con las
ciencias; accede a niveles intelectuales superiores con un concepto de desarrollo progresivo y
secuencial y con estructuras jerárquicamente diferenciadas; desarrollándose su capacidad crítica.
Para ello, se requiere de un maestro orientador de procesos, guía, facilitador y creativo; que lleve
al estudiante a buscar alternativas de solución y a transformar éstas en proyectos. Con este fin, se
ha diseñado un currículo abierto, flexible, contextualizado, integrador; operativizado a través de
la estrategia metodológica de la “Integración” y de una evaluación integral.

El Modelo Pedagógico Progresista social, con un enfoque constructivista y triádico, está

fundamentado en las teorías cognitivas de David Ausubel (Aprendizaje constructivo
significativo), Jean Piaget (Estructuras mentales cognitivas), Jurgen Habermas (La acción
comunicativa), Liev Vigotski (Aprendizaje socializado), Emmanuel Mounier (personalismo),
Paulo Freire (Pedagogía liberadora) y Waldemar de Gregori (Enfoque Triádico).

La Institución, busca abrir espacios de formación del tipo de hombre que la sociedad
reclama de acuerdo con las necesidades e intereses, teniendo en cuenta el contexto histórico-
social–cultural-ambiental.

Capítulo 5
Recomendaciones y sugerencias
  La inclusión de los padres de familia en el proceso de aprendizaje de los estudiantes
dentro de la escuela y en su propio hogar. El respeto por los administrativos.
 Un compromiso para mejorar en la comunicación asertiva con todas las
dependencias.
 Realización de una autoevaluación consiente y eficaz incluyendo a todos los
involucrados en el proceso académico.
 Organización de los tiempos para la actualización de la base de datos y que se
mantenga la información eficazmente.
 La toma decisiones y acuerdos de forma compartida por todos los agentes
involucrados en beneficio de la educación que se imparta en la escuela.
 La optimización de los recursos tanto humanos como financieros en beneficio de
todas las dependencias.
 Capacitaciones acordes al perfil y necesidad de cada dependencia administrativa.
 Una infraestructura que garantice un ambiente saludable y de seguridad para los
estudiantes, además contar con equipos de cómputo para el uso de las nuevas
tecnologías.

Capítulo 6
Conclusiones

Tener en cuenta las funciones reglamentadas desde el manual de funciones de la empresa

nos alivia un poco la carga de realizar trabajos extras que roban el tiempo necesario para las
acciones propias que si se deben cumplir. La dependencia de secretaría académica requiere el
esfuerzo y la unión de varios frentes de la institución, lo académico es la columna vertebral, por
lo tanto se debe tener más en cuenta las dificultades con las que se trabaja, las amenazas que
están presentes, con el fin de corregir y dar pronta solución.

Si es descuidado este cargo o se desplaza su responsabilidad, por las carencias de

recursos, por la falta de organización y seriedad en os tiempos, surgen conflictos y desavenencias
que limitan el trabajo y el desarrollo de los tiempos escolares. Desde esta dependencia se puede
concluir que tanto docentes, directivos, estudiantes y padres de familia reciben la información
sustentada del rendimiento académico de los estudiantes y el ejercicio como educando
que tiene que hacer el docente para evaluar y calificar a sus estudiantes.
 1

Lista de referencias

DELORS, Jacques. En Informe para la UNESCO “La educación encierra un tesoro.

Educación para el siglo XXI. 2002.

GARDNER, Howard. Inteligencias múltiples. La teoría en la práctica. Barcelona:

Ediciones Paidós, 1995

GÓMEZ VÁZQUEZ, María Rosalba; HIGUITA RIVERA, Carlos Arturo. “Lo que el
educador debe conocer”, legislación para la evaluación y el concurso docente. Editorial
Nuevo Horizonte, Medellín marzo de 2004.

GREGORI, W. D, Cibernética Social I, Perspectiva, S. Paulo, 1988.

HABERMAS, Jurgen. Futuro de la naturaleza humana. Barcelona. 2000.

INSTITUTO INTERNACIONAL DE TEOLOGÍA A DISTANCIA,” Diseño Curricular”,

2005.

MEN, Decreto 0230, Normas en materia de Currículo, Evaluación y Promoción de los

educandos y Evaluación Institucional. 11 de febrero de 2002.

MEN, Decreto 1290, Normas en materia de Currículo, Evaluación y Promoción de los

educandos y Evaluación Institucional. 2009.

MEN. Decreto 1850, organización de la jornada escolar y la jornada laboral en la

educación. 13 de agosto de 2002.

MEN. Decreto 1860, reglamentación de la educación formal.

MEN. Dirección de la calidad. Programa de Asesoría y acompañamiento para el apoyo y

desarrollo de Planes de Mejoramiento de las Instituciones Educativas oficiales. Santa fe
de Bogotá DC 2006.
 2

MEN. Ley 115, Ley General de la Educación; 8 de febrero de 1994. Santa fe de Bogotá
CD.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Plan anticorrupción y de atención al
ciudadano. 2015

MOUNIER, Emmanuel. Manifiesto personalista. Londres- 1998.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL, Proyecto Educativo
Institucional, propuesta para la articulación de los PEI a la política departamental.
Bucaramanga, 1999.

VIGOTSKI, El desarrollo de los procesos psicológicos superiores,

Barcelona; Critica, 1979, p. 138.

Apéndice

Fotos
 3

Vita

Acá se incluye una breve biografía del autor de la tesis.