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Les outils pour gérer

et évaluer la formation

Identifier
Exprimer

Sélectionner

Destiné aux managers


et aux services
des Ressources Humaines

évaluer

réalisé avec le soutien de


pour quoi faire ? comment ça marche ?

La Formation constitue un investissement 4 grandes étapes, clés de la réussite des actions


pour l’entreprise ! de formation que vous mettez en œuvre :
Pour vous, manager, disposer des bons outils pour mieux appréhender
et gérer les Ressources Humaines, particulièrement le volet Formation, 1 Identifier et s’accorder sur les objectifs avant l’action de
contribue à l’organisation de sessions de formation en adéquation avec formation. Cette étape s’effectue entre le manager et son colla-
les besoins réels de votre entreprise. borateur.

Ce Kit se veut être un guide concret. Son objectif est de vous apporter 2 Exprimer les besoins de formation : le manager s’entend avec
des outils que vous vous approprierez dans le cadre de la mise en le service RH, et ils élaborent ensemble le cahier des charges
œuvre de la formation pour vous permettre : destiné aux organismes de formation.
- d’identifier clairement les besoins en compétences
- de mesurer de façon fiable les effets des actions de formation.
3 Sélectionner les organismes de formation qui interviendront
Les conseillers AGEFOS PME restent bien entendu à votre écoute dans le cadre de l’action de formation et apprécier leur expertise.
pour vous accompagner dans la mise en œuvre de la formation.
4 évaluer l’action de formation « à chaud » : analyse de l’atteinte
des objectifs et mesure des bénéfices de l’action de formation
pour votre entreprise.
N’hésitez pas à les contacter :
www.agefos-pme-lr.com
Organisme 2 fiches outils pour vous accompagner
de formation dans votre démarche :
1. L’avant formation
S’accorder sur des objectifs avant la formation
2. L’après formation
Analyser l’atteinte des objectifs après la réalisation de l’action de
Service formation.
formation
Ces deux fiches outils s’articulent autour des 4 grandes étapes clés.

Manager Stagiaires

2 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 3
ETAPE 1 - fiche outil
L’Avant formation
S’ACCORDER SUR DES OBJECTIFS
Identifier un besoin et clarifier ses objectifs.
À compléter par le manager et son collaborateur
lors de l’identification des besoins de formation ou ponctuellement Identifier
Ce document sera transmis au service Formation
ETAPE 1
Nom/Prénom Intitulé du poste

Resp. hiérarchique Date de l’entretien

Thème de la formation
Identifier et s’accorder sur des objectifs
avant la formation
❏ Action d’adaptation au poste de travail ❏ Action de développement personnel
Vous avez identifié un besoin en compétences pour l’un
Objectifs (*) Indicateur(s) de mesure Échéance de vos collaborateurs ?
/résultat(s) attendu(s)
La fiche outil « L’outil 1 du manager » vous permet de
clarifier les objectifs de l’action de formation lors d’un
entretien avec votre collaborateur.
Cette fiche peut être ajoutée à l’entretien d’évaluation
annuel et transmis au service formation pour établir le
plan de formation de votre entreprise.
Une fois l’action de formation réalisée, vous pourrez
Moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs
organiser un entretien avec votre collaborateur pour
mesurer les objectifs atteints. Cet entretien aura lieu
« à froid », c’est-à-dire plusieurs semaines après l’issue
de la formation. Ce délai sera déterminé en fonction du
domaine de formation puisque les bénéfices d’une action
« bureautique » s’évalueront plus rapidement qu’une
action « conduite de projet » par exemple.

Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité


(chef de service, chef d’équipe) Contenu
Cette fiche outil comporte trois parties à compléter :
- les objectifs
- les indicateurs
- les moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs.
Cette formalisation vous aidera à identifier les besoins
réels en formation.

* Les objectifs peuvent être de plusieurs natures : qualitatifs, quantitatifs, comportementaux ou managériaux
Exemples : Objectif quantitatif : « Être capable de prospecter de nouveaux clients » Indicateur : Nombre de nouveaux clients/an
Objectif qualitatif : « Améliorer le traitement des dossiers » Indicateur : Taux de réclamation des clients
Objectif comportemental : « être capable de prendre la parole en public » Indicateur : Taux de satisfaction des participants
Objectif managérial : « être capable de fixer des objectifs » Indicateur : Taux de production d’une équipe

4 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 5
ETAPE 2 - fiche outil
L’Avant formation
cahier des charges
Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation

I. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE
ETAPE 2
Exprimer
II. LE PROJET
Le contexte 
Quelle est l’origine du projet ? Pourquoi la formation est l’outil d’action choisie ?
Exprimer les besoins en formation
et rédiger le cahier des charges
La rédaction du cahier des charges est une étape
essentielle après l’identification des besoins. Il vous aide
à identifier vos attentes vis-à-vis de l’organisme de
Les résultats économiques ou sociaux à atteindre  formation aussi bien au niveau de la prestation pédago-
Quels sont les objectifs finaux à courts termes, moyens termes, longs termes ?
Quels bénéfices directs ou indirects pour l’entreprise ? Précisez les indicateurs de mesure.
gique attendue qu’au niveau du suivi du stagiaire.
C’est un contrat de réussite entre l’entreprise, l’organisme
de formation et le participant !

Le public 
Quelles sont les caractéristiques du public à former ?

Progression attendue au poste de travail


Quels sont les résultats attendus à l’issue de la formation et du suivi ? Précisez les indicateurs de mesure.

Le calendrier
Quelles sont les contraintes en termes d’organisation des sessions ?

ETAPE 2 - suite page 8

6 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 7
ETAPE 2 - fiche outil ETAPE 2 - fiche outil
L’Avant formation L’Avant formation
cahier des charges - suite cahier des charges - suite/fin
Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation

III. LA FORMATION IV. FACTURATION


Les objectifs de la formation Coût de la formation :
À l’issue de la formation, le stagiaire doit être capable de…

L’intervenant Conditions d’annulation :


Quel profil souhaité ? Quel type d’animation (jeux de rôles, groupes de travail…) ?

Accepte paiement par subrogation AGEFOS PME ?


Organisation des sessions de formation
Quels sont les éléments logistiques essentiels au bon déroulement de l’action de formation ?

Analyse des besoins des participants avant la formation  V. DOCUMENTS A FOURNIR


Quels sont les moyens mis en œuvre par l’organisme de formation pour tester le niveau des participants ?
…pour la sélection de l’organisme :
- Proposition répondant à l’offre avec programme et devis
- Curriculum Vitae de l’intervenant (avec références)
- Références de l’organisme

Modalités d’évaluation par l’organisme de formation 


Quel est le ressenti du stagiaire à l’issue de la formation ?
…avant le stage : (précisez le nombre de jours)
- Bon de commande
- Convention de formation
- Programme détaillé
- Convocation
- Résultats de l’analyse des besoins des participants

Conditions de suivi du participant après l’action de formation


Quel est le mode de suivi du participant mis en place par l’organisme de formation ? …après le stage:
- Facture détaillée avec le n° de convention de stage
- Feuilles d’émargement (matin et après-midi) ou attestation de présence avec nombre d’heures réalisées à l’issue du stage
- Fiche d’évaluation complétée par le stagiaire à l’issue du stage
- Synthèse du déroulement du stage (si action collective)
- Synthèse du suivi du stagiaire

ETAPE 2 - suite page 9

8 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 9
ETAPE 3 - fiche outil
L’Avant formation
1. sélection des organismes de formation

Nom de l’intervenant

ETAPE 3
Notation des critères : 0 insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant

aspect critères notation commentaires


Notoriété Régionale/Nationale

Certification/Normes

Clients (nombre-secteurs-partenariats)

Qualité des projets réalisés / Références


Sélectionner l’organisme de formation
c ommer c i al

Domaine d'activité
et apprécier son expertise
Capacité à offrir du “sur-mesure” Deux outils vous aideront dans la sélection et
l’appréciation de l’organisme de formation à qui sera
Sélectionner
Tarifs (frais de déplacement du formateur inclus)
confié le(s) action(s) de formations identifiées :
Subrogation Agefos pme

Respect du calendrier Contenu


Réactivité 1. Sélection d’un organisme de formation
Cette fiche outil a pour objectif de vous aider à
Facilité de contact
sélectionner l’organisme qui pourra intervenir dans
Partenariat avec Agefos pme le cadre du projet identifié.

Adéquation avec les besoins du client

Compétences du formateur
pédagog i q u e

Références du formateur (expérience)

Méthodes pédagogiques proposées

Questionnaire pré-stage

Matériel pédagogique utilisé

Support pédagogique pendant le stage

Suivi du stagiaire après le stage


(“service après-vente”)
logistique

Proximité géographique

Qualité des locaux et de l'équipement

Accessibilité des locaux

T O TA L

ETAPE 3 - suite page 12

10 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 11
ETAPE 3 - fiche outil
L’Avant formation
2. appréciation d’un organisme de formation
Document du service Formation destiné à apprécier
la proposition d’un organisme de formation

ETAPE 3
Nom de l’intervenant
Notation des critères : 0 Insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant

aspect critères notation commentaires


Convention de formation

Convocation au stage

Questionnaire pré-stage

Transmission du programme au préalable


2. Appréciation de l’expertise d’un organisme
de formation
adm i n i s t ra t i f

Questionnaire pré-stage Il vous permet d’apprécier la qualité de la proposition et


Feuille d'émargement (Matin et après-midi) le respect des règles administratives qui conduiront Sélectionner
l’entreprise à renouveler la collaboration.
Fiche d'évaluation de l'organisme

Attestation de stage

Suivi du stagiaire après le stage

Respect du calendrier

Réactivité

Facilité de contact

Adéquation avec le programme


Homogénéité des stagiaires
(si interentreprises)
pédagog i q u e

Rythme du stage

Qualité de l'animation

Compétences techniques de l'intervenant

Accessibilité des méthodes pédagogiques

Documentation remise à l'issue du stage

Objectifs atteints à l'issue du stage

Qualité de l'accueil
logistique

Qualité des locaux de la formation

Qualité du matériel pédagogique

Qualité de la restauration

T O TA L

12 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 13
ETAPE 4 - fiche outil
L’Après formation
ANALYSE DE L’ATTEINTE DES OBJECTIFS
évaluer le transfert des acquis en situation de travail
À compléter par le manager et son collaborateur de 1 à 3 mois
après la réalisation de la formation

Nom/Prénom Intitulé du poste


ETAPE 4
Resp. hiérarchique Date de l’entretien
Intitulé de l’action de formation
Date de réalisation de l’action de formation

évaluer, analyser et mesurer les impacts


Rappel de l’objectif Indicateur(s) de mesure/résultat(s) attendu(s) * A B C D E NP
La fiche outil 2 du manager intitulée « analyse de
l’atteinte des objectifs apres la réalisation de l’action de
formation » vous aide à comparer les objectifs initiaux
formalisés, les objectifs atteints et de mesurer le retour
sur investissement de l’action de formation.
Ce document peut être transmis au service Ressources
Humaines pour évaluer l’intérêt de la formation ainsi que
votre implication dans la démarche. évaluer
Les motifs n’ont pas été atteints en raison de :
❏ Action de formation non adaptée
❏ Missions modifiées
❏ Pas de moyen pour utiliser les acquis de la formation
❏ Autres
Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité

* Echelle A Les objectifs C Les objectifs E Les objectifs


d’appréciation sont atteints ou dépassés sont partiellement atteints sont nettement insuffisants
B Les objectifs D Les résultats NP Les objectifs
sont proches de l’atteinte sont insuffisants ne sont plus pertinents

Il s’agit ici de rappeler les échéances et indicateurs qui avaient été fixés au collaborateur avant le stage.
La mesure de l’atteinte de ces objectifs s’effectue à partir d’une échelle d’appréciation de A à E.
Dans la zone commentaire, chacun apportera ses précisions sur l’appréciation obtenue.

ETAPE 4 - suite page 16

14 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 15
ETAPE 4 - fiche outil
L’Après formation
FICHE D’éVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION
Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire

Votre avis sur le stage auquel vous venez de participer nous intéresse.
Il nous aidera à maintenir la qualité des actions de formation.
Merci de répondre aux questions en entourant votre appréciation.
--- -- - + ++ +++
ETAPE 4
Nom/Prénom Service
Intitulé du poste
Organisme de formation
Nom de l’intervenant Contenu
Cette dernière étape vous aide à évaluer 3 niveaux de
Date et lieu de la formation
l’action de formation :
Lieu de la formation
1. Évaluation d’une action de formation à chaud
Elle vous permet d’évaluer la qualité de la formation du
1. Quels étaient vos objectifs professionnels motivant votre participation à ce stage ? point de vue du stagiaire. Ce document sera utilisé pour
❏ Adaptation au poste de travail ❏ Evolution des méthodes de travail apprécier l’organisme de formation.
❏ Remise à niveau ❏ Préparation à de nouvelles fonctions

2. Le stage était-il en adéquation avec vos objectifs ?


évaluer
--- -- - + ++ +++
Si non, précisez



3. Le contenu du stage était-il conforme au programme annoncé ?


--- -- - + ++ +++
Si non, précisez



4. Le niveau des autres participants vous a-t-il semblé homogène ?


--- -- - + ++ +++
Si non, précisez



ETAPE 4 - suite page 18

16 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 17
ETAPE 4 - fiche outil ETAPE 4 - fiche outil
L’Après formation L’Après formation
FICHE D’éVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION - SUITE FICHE D’éVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION - SUITE et fin
Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire

5. Le rythme du stage était-il satisfaisant ? 10. L’organisation matérielle du stage


--- -- - + ++ +++ (accueil, locaux et salle, hébergement et repas) était-elle satisfaisante ? --- -- - + ++ +++
Si non, précisez
Si non, précisez



6. L’intervenant possédait-il les qualités d’animation adaptées ?


--- -- - + ++ +++
Si non, précisez 11. Le stage a-t-il répondu à vos objectifs professionnels ?
--- -- - + ++ +++
Si non, précisez



7. L’intervenant avait-il les compétences techniques essentielles pour le stage?


--- -- - + ++ +++
Si non, précisez
12. Pensez-vous pouvoir immédiatement mettre en pratique les acquis du stage ?
--- -- - + ++ +++
Si non, précisez







8. Les méthodes pédagogiques utilisées ont-elles facilité
l’acquisition du contenu du stage ? --- -- - + ++ +++
Si non, précisez
Signature du stagiaire




Date
9. Le support de cours remis à l’issue du stage est-il fonctionnel ?
--- -- - + ++ +++
Si non, précisez



ETAPE 2 - suite page 19 ETAPE 4 - suite page 20

18 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT’PME 19


ETAPE 4 - fiche outil
L’Après formation
Mesurer le bénéfice d’une action de formation
pour l’entreprise
Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après

ETAPE 4
l’action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l’entreprise

Nom/Prénom de l’encadrant
Nom et prénom du collaborateur stagiaire
Service
Intitulé du poste
Organisme de formation
2. Analyse de l’atteinte des objectifs après la
Date et lieu de la formation réalisation de l’action
Intitulé de la formation Elle va vous permettre de vérifier le transfert des acquis
de la formation au poste de travail.
1. Quel est l’enjeu de ce stage pour l’entreprise ?
Voir votre fiche outil 2 du manager « analyse de
l’atteinte des objectifs après la réalisation de l’action de
formation ».

3. Mesurer le bénéfice d’une action de forma- évaluer
2. Quel était l’objectif du stage pour le collaborateur ?
tion pour l’entreprise
À l’issue du stage, le collaborateur doit être capable de Ce document vous permettra de vérifier que les compé-
tences acquises par le collaborateur ont eu un effet sur
l’entreprise au niveau économique ou social. Dans le cas
contraire, l’entreprise devra comprendre le motif du

manque d’impact de l’action de formation.

3. À quelles fins le collaborateur a-t-il suivi cette formation ?


❏ Adaptation au poste de travail (pour nouvel entrant) ❏ Evolution des méthodes de travail
❏ Remise à niveau ❏ Préparation à de nouvelles fonctions

4. Comment avez-vous recueilli le besoin en formation ?


❏ Entretien Annuel d’Évaluation ❏ Outil du manager
❏ Réunion de service ❏ Autres (précisez)

5. Comment a été déterminé le niveau de compétences de votre collaborateur avant le stage?


(questionnaire, entretien, résultat d’activité…)

6. Le collaborateur utilise-t-il les acquis du stage dans le cadre de ses missions ?


❏ Oui ❏ Partiellement
❏ Non

ETAPE 4 - suite page 22

20 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 21
ETAPE 4 - fiche outil
L’Après formation
Mesurer le bénéfice d’une action de formation
pour l’entreprise - suite et fin
Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après
l’action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l’entreprise

7. Avez-vous constaté des écarts entre les compétences attendues et les compétences acquises ?
NOTES
❏ Oui
❏ Non

8. Si oui, comment expliquez-vous ces écarts ?





9. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d’atteindre les objectifs fixés ?
❏ Oui ❏ Partiellement
❏ Non

10. Si non ou partiellement, pourquoi ?
❏ Manque de matériels (informatique, outil, machines…) ❏ Manque d’implication du salarié

❏ Manque de collaboration ❏ Changement de fonction
❏ Manque de temps ❏ Autres (précisez)

11. Quels moyens, quels indicateurs avez-vous mis en place pour vérifier que votre collaborateur
a acquis de nouvelles compétences pour atteindre ses objectifs ?



12. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d’atteindre les objectifs fixés ?
❏ Oui

❏ Non

13. Si oui, d’autres collaborateurs associés au projet ont-ils également suivi cette formation ?
❏ Oui (combien)
❏ Non
14. L’action de formation suivie par votre collaborateur a-t-elle eu un impact sur l’activité de l’entreprise ?
❏ Oui
❏ Non
Précisez


Signature du stagiaire


Date

22 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 23
AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON
Quartier d’Entreprises de Tournezy
Bâtiment A4 - Plan Louis Jouvet - CS 10015
34078 MONTPELLIER Cedex 3

www.agefos-pme-lr.com
Février 2010

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