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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

RESUMEN EJECUTIVO

La evolución de los sistemas de información impulsada por los nuevos requerimientos


de la administración moderna han llevado a que en la actualidad, resulte prácticamente
impensable llevar adelante cualquier actividad empresarial sin la ayuda directa o indirecta de
un computador. El avance de la tecnología y las comunicaciones permite establecer negocios
en un mercado global. En un entorno de estas características, contar con información precisa
en el momento oportuno, tiene un valor capital para la empresa.

Diversas herramientas soportadas en la tecnología se han desarrollado para producir


información, la que se utiliza en la toma de decisiones y es presentada a los diversos grupos
de interés que rodean a una actividad económica. Un paquete contable es un software de
aplicación de uso específico que permite el ingreso de datos de comprobantes con la finalidad
de emitir varios informes que serán analizados por usuarios internos y externos de la empresa
(proveedores, organismos recaudadores, inversores, bancos, accionistas).

Cada empresa debe elegir el software que más se adecue a su realidad. Una de las tareas
más difíciles es determinar si un paquete de software cumple con los requerimientos de la
misma. Un software puede ser adecuado para una empresa debido a sus características
particulares y no serlo para otra. La evaluación se basa en un conjunto de requisitos que la
empresa que implementará el software considera deseables dadas su situación actual y sus
perspectivas en un futuro cercano. Sin embargo, la elección muchas veces es más subjetiva
que objetiva y factores como el costo o la publicidad tienen un impacto mayor que otros menos
evidentes pero relevantes.

Para evitar una decisión errónea en el proceso de selección de un paquete contable se hace
necesario evaluar las funcionalidades del mismo y establecer una ponderación propia de las
mismas de acuerdo a las prioridades del interesado.

Las funcionalidades de un software en este estudio están referidas a: 1) Software amigable, 2)


Agilidad en el ingreso de datos, 3) Validación de datos, 4) Parametrización, 5 ) Flexibilidad, 6)
Respaldo y recuperación de datos, 7) Asientos y comprobantes, 8) Multiplicidad, 9)
Automatización, 10) Seguridad y Auditoría, 11) Importación – Exportación, 12) Integración,
13) Situaciones de borde, 14) Emisión de informes, 15) Soporte técnico, 16) Relación costo –
beneficio, 17) Documentación, 18) Fiabilidad, 19) Corrección de errores, 20) Robustez, 21)

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Eficiencia, 22) Portabilidad, 23) Hardware y Software requeridos y 24) Instalación y


desinstalación.

Como lo comprobará este trabajo, usuarios y proveedores ponderan estas funcionalidades en


función de diversos aspectos de su propia realidad tales como: la formación y la información
previa con que cuentan sobre los productos y sus prestaciones, las exigencias regulatorias en
materia de información contable, las demandas y expectativas que se plantean sobre la
herramienta, las características de su negocio, el nivel de gestión con que se manejan y el
grado de dependencia de la gestión con la información contable, el ambiente tecnológico y su
entorno, entre otros.

El mercado uruguayo cuenta con una amplia oferta de paquetes contables que responde en
parte a un pujante sector desarrollador de reconocida trayectoria en el país. De los
relevamientos efectuados nos ha surgido una muestra de 20 productos, en su gran mayoría
nacionales, que corresponden a las siguientes marcas: 1) Memory Conty, 2) ContaWin, 3)
Alexis, 4) Salvador 2000, 5) Sigma, 6) Result, 7) P-SIG XXI, 8) GCI, 9) Paulya, 10) BitWin, 11)
Akros, 12) Nodum, 13) RT-Conta, 14) GIA, 15) SIGE, 16) Plataforma, 17) Brújula, 18) Quipus,
19) Opus y 20) Tango.

De acuerdo al resultado de las encuestas efectuadas, a juicio de los proveedores las


funcionalidades: “software amigable”, “agilidad en el ingreso de datos”, “validación de datos”,
“parametrización”, “flexibilidad”, “asientos y comprobantes”, “multiplicidad”, “automatización”,
“integración”, “situaciones de borde”, “soporte técnico”, “relación costo - beneficio”, “robustez”,
“eficiencia”, “portabilidad”, “hardware y software requeridos” e “instalación y desinstalación”
son cumplidas adecuadamente por la mayoría de los productos.

En un segundo nivel se encuentran las funcionalidades de “respaldo y recuperación de datos”,


“importación - exportación” y “emisión de informes”. Por último las funcionalidades con menor
porcentaje asignado por los proveedores fueron “seguridad y auditoría” y “documentación”.

Con respecto a los usuarios, se realizó un trabajo de campo que consistió en entrevistar a
cerca de un centenar de empresas radicadas en Montevideo (64%) y en el interior del país
(36%). Las empresas seleccionadas corresponden a distintas ramas de actividad tales como:
comercio, servicios, industria y banca. Las mismas presentan diferentes rangos de acuerdo a
su volumen de actividad (pequeñas, medianas y grandes) y características. Consideramos que
la muestra encuestada logró un buen nivel de representatividad del mercado de usuarios dada
sus características, tipo de actividad y diversidad de paquetes identificados allí.

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La encuesta a los usuarios se llevó a cabo a través de un cuestionario elaborado teniendo en


cuenta las múltiples funcionalidades que se consideran en el momento de decidir la compra de
un paquete contable, así como los motivos que llevaron a tomar dicha decisión y los
inconvenientes que pudieron surgir a consecuencia de la misma.

A juicio de los usuarios las funcionalidades: “agilidad en el ingreso de datos”, “respaldo y


recuperación de datos”, “emisión de informes”, “flexibilidad”, “parametrización” y “software
amigable” resultaron las más relevantes y mejor calificadas.

En segundo orden de importancia se ubicaron las funcionalidades “multiplicidad”, “soporte


técnico”, “fiabilidad”, “corrección de errores”, “automatización”, “integración” y “relación costo –
beneficio”.

Por otra parte, las funcionalidades “portabilidad”, “documentación”, “importación – exportación”,


“hardware y software requeridos” e “instalación y desinstalación” resultaron las menos
calificadas por los usuarios.

Analizadas gráficamente las respuestas de ambos sectores, se observa que la opinión de los
proveedores en general tiende a ser más elevada en calificación que la de los usuarios.
Muchas veces los proveedores sienten que cubren ciertas funcionalidades en el desarrollo que
los usuarios no consideran importante o que a veces subestiman por falta de interés o
conocimiento. Otro aspecto que corresponde señalar es que proveedores y usuarios que
conforman y comparten un mercado de desarrollo tecnológico, tienen roles e intereses
diferentes que se exponen ineludiblemente en la relación cliente/proveedor.

Conclusiones

El trabajo realizado permitió arribar a las siguientes conclusiones referidas por área como se
describen a continuación:

1) Proceso de Selección:

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 Existe una gran variedad de oferta de paquetes contables en el mercado uruguayo lo cual
significa una mayor oportunidad de elección para los usuarios. Montevideo es quien mejor
se beneficia del mercado desarrollador ya que se maneja con una oferta mucho más
variada que en el interior del país, en donde se identificaron la presencia de no más de
cinco productos.

 Las empresas valoran la importancia de contar con un paquete contable pero tienden a
desestimar la evaluación e identificación del producto adecuado para su realidad, por lo
que no se informan lo suficiente ni toman en cuenta todas las necesidades al momento de
adquirirlo.

2) Perfil del usuario

 El costo del producto es un factor determinante para los usuarios en el momento de decidir
la adquisición de un software en particular.

 Es notorio el perfil que han marcado los encuestados en la valoración de las


funcionalidades de un paquete contable. Aspectos que involucran la calidad y consistencia
de la información, controles y seguridad informática fueron desplazados en importancia por
los referidos a agilidad, practicidad y beneficios de tarea.

 Otro aspecto relevante manifestado por los usuarios a través de sus calificaciones, es su
poca inclinación a producir más información que la que originalmente emite el paquete
contable utilizado. Las funcionalidades que posibilitan interfaces con otras bases de
información no son explotadas ni valoradas en el grado esperado por los usuarios que en
definitiva son responsables de producir la mayor parte de la información de gestión.

3) Infraestructura tecnológica

 Montevideo se muestra más seguro de enfrentar problemas relacionados a fallos de


sistema y capacidad de hardware y software. Sus respuestas dan señales de menor
criticidad que las manifestadas por los usuarios del interior del país. Entendemos que el
ambiente tecnológico más maduro y desarrollado con el que cuentan, les brinda mayor
seguridad y confianza para enfrentar las posibles contingencias.
 El interior del país está más preocupado por evitar problemas operativos con el software o
cualquier otro problema que los lleve a generar recurrencia a proveedores de soporte
técnico en un mercado con oferta limitada. Les resulta especialmente relevante aspectos

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tales como respaldo y recuperación de datos, parametrización, agilidad en el ingreso de


datos, fiabilidad, emisión de informes y software amigable.

4) Aspectos del mercado del software

 Se observó que muchas empresas no conocen la oferta completa de paquetes contables


que ofrece el mercado y se basan solamente en dos o tres paquetes conocidos, ya sea por
publicidad o por consejo de otros usuarios.

 El sector proveedor en el Uruguay no parece manejarse con una estrategia beneficiosa


para el usuario ya que no actúa en forma integrada, no centraliza la oferta ni orienta al
consumidor. Esta debilidad del sector impide que los usuarios puedan desarrollar su
capacidad de evaluación y selección de los productos.

 Se podría contribuir a una mejor y mayor difusión de los paquetes contables en el Uruguay
a través de un portal único para este tipo de productos que centralizara la oferta y dotara
de mayor dinamismo a la relación entre usuarios y proveedores.

6) La contribución del profesional contable en la mejora de la gestión

 El profesional contable puede contribuir en gran forma a producir mejoras en el desarrollo


de los paquetes contables a través de la difusión de su opinión profesional. Puede
además, asumir un papel proactivo en el desarrollo del usuario tipo de estos productos,
asesorándolo y capacitándolo de tal forma que este adquiera una comprensión más cabal
de la importancia de su rol en el procesamiento de la información contable.

 El profesional contable debería influir más en su entorno sobre la importancia de los


controles y la calidad de la información contable. El procesamiento de dicha información en
forma automatizada puede resultar eficiente en términos de tiempos de tarea, pero en
muchos casos esto se hace predominantemente con este enfoque y no se prioriza su
calidad y consistencia. Algunos resultados de la encuesta avalan la presencia de un bajo
grado de interés por parte del usuario tipo por estos temas. Entendemos que ante esta
situación, el profesional contable debe asumir un rol activo a los efectos de corregir la
misma.

7) Acciones a desarrollar en la empresa

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 Como conclusión final de esta investigación, proponemos que las empresas que están
pensando en invertir en un paquete contable desarrollen un procedimiento apropiado de
selección. Este procedimiento debería incluir la opinión de todas las áreas de la empresa
involucradas en el proceso contable y de gestión. El procedimiento debería considerar la
totalidad de la oferta del mercado, la observación y consideración de las funcionalidades
claves de un paquete contable identificadas y analizadas en este estudio. Asimismo,
realizar un análisis de la relación costo - beneficio de la inversión, lo que brindará
elementos de peso para la toma de la decisión final, ya que este análisis es capaz de
dimensionar el grado de contribución al negocio de la inversión a realizar. El profesional
contable debería asumir el liderazgo del proyecto conjuntamente con la Gerencia General
y los responsables de tecnología y sistemas de la empresa.

* * * * *

En vista de los resultados obtenidos en la investigación concluimos que no es recomendable


definir una matriz única de funcionalidades relevantes para guía de todos los usuarios. En
consecuencia, el camino más eficiente para llegar a una decisión sería el de autodiagnóstico.
Este procedimiento puede ser realizado a través de una metodología o herramienta que ayude
al usuario a tipificar a su empresa bajo parámetros adecuados e identificar qué paquetes
contables existentes en el mercado cumplen con los requerimientos que necesita.

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INTRODUCCIÓN

Las innovaciones en materia informática han transformado la vida de empresas y


organizaciones. La búsqueda de más y mejor información como eje central de este fenómeno
propició la innovación tecnológica más profunda que se conoce desde la aparición de
unidades económicas organizadas como empresa. Fruto de este proceso se desarrollaron
soluciones informáticas para el procesamiento y control de todo tipo de operaciones. Una de
las soluciones más difundidas que se encuentra disponible en el mercado es el paquete
contable, tema medular del presente trabajo.

En la primera época de la informática, los sistemas contables informatizados se limitaban a


reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenían controles e informes similares,
es decir, repetían el mismo procedimiento pero con el computador. Se recogía la misma
información, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se
mantenía básicamente la misma organización departamental.

El siguiente paso en la evolución tecnológica se corresponde con el desarrollo de la


computación personal descentralizada. A partir de 1980, la tecnología de la información
progresó hasta el punto en el que cada individuo podía tener un ordenador dando lugar a una
estructura de redes.

El entorno de trabajo era todavía poco amigable y las aplicaciones poco flexibles pero, aún así,
supuso un avance espectacular, la posibilidad de obtener los estados contables a partir de los
datos del diario en forma automatizada. Actualmente los desarrolladores han avanzado
produciendo una amplia gama de paquetes contables con costos accesibles y adecuados a las
necesidades y requerimientos de los usuarios.

Más allá de las consideraciones específicas que merece cada paquete en particular, debemos
enfocarnos también en la importancia que puede tener el hecho de familiarizarnos más
profundamente con este tipo de software hasta lograr identificar los elementos que debemos
evaluar para su adecuada selección, de tal manera que se ajuste a las necesidades de la
empresa. Será ésta además una herramienta imprescindible para la gestión de los
profesionales contables.

Por tales motivos nos proponemos investigar:

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a) si los usuarios de paquetes contables manejan criterios más allá de los comerciales para
seleccionar los mismos,
b) si manejan criterios, cuáles consideran más relevantes y,
c) si existen diferencias de criterios entre usuarios por zona geográfica (Montevideo – Interior
del país)

En definitiva este trabajo pretende, no sólo realizar un análisis descriptivo de la realidad actual
del mercado desarrollador y de las empresas y usuarios, sino que también tratará de
incorporar elementos de juicio para que el lector cuente con un marco de referencia más
amplio que lo ayude a tomar una decisión criteriosa en esta materia. Conocer la forma en que
se manejan las empresas uruguayas durante el proceso de selección y uso de paquetes
contables proporcionará al lector una base para sustentar una posición individual al respecto,
con la posibilidad de que ésta resulte aún mejorada.

Con respecto a la estructura del presente trabajo monográfico, el mismo consta de cinco
capítulos.

El capítulo uno, tendrá como objetivo exponer un marco teórico mediante el cual el lector
tomará contacto con todos aquellos conceptos referidos a la contabilidad, los sistemas de
información y los paquetes contables que lo preparará adecuadamente para la interpretación
del resto del informe.

El capítulo dos estará destinado a describir las funcionalidades del software que a nuestro
criterio son indispensables tener en cuenta a la hora de su evaluación y selección. Esta parte
del informe de característica predominantemente técnica y descriptiva, se impone con cierto
rigor para que, a partir de estas definiciones, el lector logre un buen grado de comprensión de
los resultados y conclusiones posteriormente expuestos. Consecuentemente, se expondrán
una serie de recomendaciones y aspectos claves para llevar adelante un proceso de selección
exitoso.

Posteriormente, en el capítulo tres, se expondrá una descripción de un conjunto de paquetes


contables (20) disponibles en el mercado uruguayo a partir de información obtenida mediante
los relevamientos y entrevistas con el sector desarrollador y proveedores, así como materiales
informativos suministrados por los mismos, sitios web y demostraciones en vivo de los
productos.

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En el cuarto capítulo se expondrán los resultados obtenidos en la encuesta realizada a


empresas usuarias de los distintos productos, diferenciando Montevideo del interior del país. El
objetivo de este capítulo es obtener información sobre los criterios utilizados a la hora de
evaluar y seleccionar paquetes contables vinculando las características de la empresa con las
funcionalidades del paquete definidas en el capítulo dos.

Sobre la base de todo lo expuesto, en el capítulo cinco, se detallarán las conclusiones a las
que se arribó luego de finalizado el trabajo de campo.

CAPÍTULO I - CONTABILIDAD Y PAQUETES CONTABLES

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El presente capítulo tiene como objetivo tomar contacto con todos aquellos conceptos
referidos a la contabilidad, los sistemas de información y los paquetes contables, con el
objetivo de proporcionar al lector un panorama comprensible del tema.

1.1) Contabilidad

“La contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente (con fines de


lucro o sin él) que suministra información sobre la composición y evolución de su patrimonio,
los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias. Esta información
debería ser útil para la toma de decisiones (por los administradores y por terceros) y para
facilitar el control sobre los recursos y las obligaciones del ente”.1

La teneduría de libros es la parte mecánica del procesamiento contable, que incluye: la


captación de datos, su anotación en asientos y cuentas, su acumulación, su clasificación, su
agrupamiento, la producción de algunos informes contables elementales (por ejemplo
balancete de saldos).

Esta actividad se basa normalmente en el empleo del método de la partida doble, según el
cual cada variación patrimonial se registra en no menos de dos cuentas y de modo que haya
igualdad entre los importes totales de las anotaciones en el debe (los débitos) y en el haber
(los créditos) de las cuentas empleadas.

Claro está que la contabilidad no se limita a las cuestiones mecánicas de procesamiento de


datos. Incluye, por ejemplo, la toma de decisiones sobre cuestiones como las siguientes:

 qué unidad (monetaria) de medida debe emplearse;


 qué activos y pasivos deben contabilizarse como tales;
 qué criterios deben emplearse para la medición contable de los activos y pasivos;
 cómo medir el resultado (ganancia o pérdida) de un período, lo que conlleva a la definición
del capital a mantener;
 qué estados contable preparar y difundir;
 cuáles deberían ser el contenido y la forma de tales estados.2

Los estados contables son informes preparados para suministrarlos a terceros. Su emisor es
normalmente una persona jurídica.

1
Contabilidad Superior. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1978.
2
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 1.
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Para definir el contenido y la forma de los estados contables deberían considerarse las normas
contables vigentes conjuntamente con el punto de vista de los proveedores de recursos del
ente (accionistas, otros acreedores, etc.), pues la información que ellos necesitan satisface, en
general, las necesidades de los otros interesados en tales estados. Se considera que esta
información debería referirse, como mínimo, a estos aspectos:

a) la situación patrimonial a la fecha de los estados contables, descripta de modo que pueda
ponderarse la solvencia de su emisor;

b) la evolución del patrimonio del ente durante el período cubierto por los estados contables,
incluyendo un resumen de las causas del resultado asignable a dicho período;

c) la evolución de la situación financiera del ente por el mismo período, expuesta de un modo
que permita conocer el resultado de las actividades de inversión y financiación llevadas a
cabo;

d) otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros
pagos que los inversores y acreedores recibirán en concepto de dividendos o intereses o
por la venta de sus acciones o inversiones;

e) explicaciones e interpretaciones de la gerencia que ayuden a la mejor comprensión de la


información provista.3

1.2) Sistemas de Información

Podemos definir un sistema de información como el conjunto de elementos o funciones


interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente distribuye a sus usuarios.
La contabilidad forma parte del sistema de información que maneja toda la empresa, es decir
que el sistema de información contable puede entenderse como un subsistema del sistema de
información de la misma.

3
Contabilidad Superior. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1978.
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En la actualidad, la gran mayoría de las empresas utilizan sistemas computarizados para


efectuar el procesamiento de la información contable. De esta manera podemos decir que
estos sistemas forman parte del sistema de información contable de la empresa,
considerándolos como un subsistema del mismo.

EMPRESA

SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO

Elección de Definición de Asignación


Unidad de ... Criterios de ... de Tareas a
Medida Valuación Personas

Figura 1.1: El sistema de información contable

Hay quienes suelen confundir el sistema de información contable de la empresa con estos
sistemas contables computarizados sin considerar que existen otras tareas necesarias para
alcanzar el objetivo de la contabilidad, las cuales no es posible informatizar. Podemos citar a
modo de ejemplo las siguientes: definición de criterios de valuación, selección de unidad de
medida, asignación de tareas a personas, elaboración de manuales de procedimientos
contables, etc.
Por lo expuesto, debe quedar claro que si bien ambos son sistemas en sí mismos, no deben
ser utilizados como sinónimos. En el mejor de los casos, el sistema contable incluirá
programas para la realización de algunas tareas contables, pero tales programas no
constituyen, en sí, un sistema contable, pues los objetivos que se alcanzan con su empleo no
son todos los que busca la contabilidad.

Tampoco sería adecuada la expresión sistema de teneduría de libros para referirse a


programas, pues éstos nunca podrían reemplazar al ser humano en la ejecución de algunas
tareas inherentes al procesamiento contable, como la imputación de comprobantes, la
detección de ciertas omisiones, etc.4

4
Sistemas de Información Gerencial. Raymond Meteod Jr., México – Año 2000. Capítulo 12.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 12
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Los sistemas de información deben responder a los objetivos de la organización. Para ser
eficientes los sistemas de información deben no sólo identificar y capturar la información
necesaria, contable y no contable, sino que deben procesarla y distribuirla en cierto tiempo y
forma a efectos que sea útil para controlar las actividades de la organización.

La información en general y la contable en particular debe cumplir con las siguientes


cualidades:

 Confiabilidad: debe existir razonable seguridad acerca del origen y veracidad de los datos.
La información es confiable cuando se encuentra libre de errores importantes y cuando los
usuarios pueden confiar en la misma para representar verazmente lo que pretende o lo
que puede esperarse razonablemente que represente.
 Relevancia: especialmente cuando afecta la toma de decisiones económicas.
 Oportuna: la información se debe obtener cuando se tenga necesidad de la misma.
 Exactitud: los datos deben ser correctos.
 Apropiada: la información disponible debe ser la necesaria.
 Accesibilidad: debe ser fácilmente obtenible por quienes la necesitan.
 Utilidad: la información debe servir para satisfacer razonablemente las necesidades de los
usuarios de los estados contables.
 Claridad: la información debe preparase utilizando un lenguaje preciso, fácil de
comprender por los usuarios que tengan un razonable conocimiento y estén dispuestos a
estudiar la información con diligencia.
 Comparabilidad: los usuarios deben ser capaces de comparar los estados contables de
una empresa a través del tiempo, así como también, de diferentes empresas.
 Sistematicidad: la información debe prepararse conforme con el conjunto de normas de
valuación y exposición elegidas, ordenadamente relacionadas entre sí, y claramente
definidas para los usuarios.5

1.3) Paquetes Contables

La evolución de los sistemas de información en los últimos años nos muestra que, en
el momento actual, es prácticamente impensable llevar adelante cualquier actividad
empresarial sin la ayuda directa o indirecta de un computador.

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El avance de la tecnología y las comunicaciones permite establecer negocios en un mercado


global. En un entorno de este tipo, el tener la información precisa en el momento oportuno,
tiene un valor capital para la empresa.

Es necesario empezar a visualizar la información de la empresa como algo más que datos
orientados a cumplir requisitos legales y fiscales, esta información es la clave para poder
competir eficientemente en este nuevo medio.

Esto ha llevado a quienes desarrollan los paquetes contables, a buscar la forma de satisfacer
de una manera más completa las necesidades de la empresa, por lo que han creado el
software contable que brinda los mismos beneficios que ofrecen los sistemas de contabilidad
manual, pero en forma más eficiente y con menos posibilidad de errores.

Un paquete contable es un software de aplicación de uso específico que permite el ingreso de


datos de comprobantes con la finalidad de emitir varios informes que serán analizados por
usuarios internos y externos de la empresa (proveedores, organismos recaudadores,
inversores, bancos, accionistas). Asimismo, puede recibir datos de otros módulos de un
sistema integrado.

Este tipo de software permite no sólo la elaboración automática de toda la información


contable de la empresa, sino también la automatización de una serie de tareas auxiliares
afines a la contabilidad y permite un completo análisis de esta información. Las computadoras,
son capaces de realizar algunas tareas de procesamiento contable de datos con rapidez,
debido a las características físicas de estas máquinas; y seguridad, cuando el software
utilizado ha sido convenientemente diseñado.6

Son susceptibles de informatización tareas como las resumidas a continuación:

Tareas Comentario

5
Contabilidad Superior. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1978.
6
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998.Capítulo 1. Página 5 y siguientes.

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1. Captación de datos a ser registrados. Para que esta captación sea posible, los
datos deben ser susceptibles de lectura
directa por el paquete contable. Ejemplos:
a) de dato susceptible de lectura directa:
una venta cuya factura se prepara con
un software integrado con el de
teneduría de libros;
b) de dato no susceptible de lectura directa:
una distribución de ganancias resuelta
por una asamblea de accionista.

2. Registración de asientos. Normalmente, estas registraciones implican


anotaciones en bases de datos cuyo
contenido permite en cualquier momento
"rearmar” los asientos, identificar los
movimientos que afectan a las diversas
cuentas y calcular sus saldos. Por esto, las
aplicaciones contables computarizadas no
requieren anotaciones directas en
mayores.
3. Comparaciones lógicas y cálculos Ejemplo de control computadorizable: que
matemáticos para la realización de en cualquier asiento de diario el importe
controles, para la preparación de nuevos total de débitos sea igual al importe total de
asientos o para la preparación de informes. créditos (requiere dos sumas y una
comparación lógica).
Ejemplo de cálculo para la preparación de
nuevos asientos: el de los intereses sobre
pasivos bancarios correspondiente a un
mes dado.
Ejemplos de cálculos para la preparación
de informes: la determinación de los saldos
de cada una de las cuentas del mayor
general y de los mayores auxiliares.
4. Clasificación de datos para su consulta o Ejemplo: el software puede agrupar saldos
para su inclusión en informes. y totalizarlos para su consulta por pantalla
o para su inclusión en informes contables
impresos.
5. Armado de respuestas a consultas Los tipos de consultas de posible
aisladas y de informes periódicos. formulación y los informes de emisión
periódica deben estar previstos por el
software. El computador no puede
responder cualquier pregunta sino sólo las
que es capaz de entender y resolver.
6. Presentación por pantalla de las
respuestas a consultas y de los informes
periódicos.
7. Impresión de dichas respuestas e
informes.
Tareas Comentario

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8. Grabación de dichas respuestas e Ejemplo: el software podría prever la


informes en archivos electrónicos, para su grabación de un borrador de los estados
posterior lectura, modificación, contables básicos, de modo que éste
combinación con otro archivo, inserción en pueda ser posteriormente retocado y
un documento, utilización por otro software completado con un software de
o impresión. procesamiento de textos.
9. Grabación de datos contables para su Ejemplo: algunos datos contables podrían
posterior empleo en otra tarea. grabarse en un archivo que pueda ser leído
por un software para la preparación de las
declaraciones juradas del impuesto a la
renta.
10. Impresión de los listados necesarios
para el cumplimiento de las normas legales
sobre registros contables.

Figura 1.2: Tareas contables susceptibles de informatización

1.3.1) Tipos de aplicaciones contables

Las aplicaciones contables utilizadas tienen algunos de estos orígenes:

a) software a medida, diseñado por o para el usuario (internamente en el primer caso;


recurriendo a servicios de terceros en el segundo);
b) software estándar.

Aunque los últimos no son productos a medida, son generalmente modificables para su
adaptación a necesidades de los compradores. Lo expuesto no quiere decir que todo producto
de venta masiva tenga condiciones para satisfacer las necesidades de todos sus compradores
potenciales.

Por otra parte, algunos productos sólo pueden ser corridos en computadores individuales
mientras que otros también pueden utilizarse en redes.

1.3.2) Interfaces entre aplicaciones

La información contable es imprescindible para la gestión diaria y también para


algunas actividades requeridas por disposiciones legales, como la preparación de
liquidaciones de impuestos basados en ingresos, patrimonios o resultados.

Por lo tanto, las salidas del proceso contable actúan como entradas de otros procesos. Esto
puede dar lugar a la utilización de aplicaciones integradas, lo que, además de ahorrar tiempo,

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evita los errores que pueden producirse al transcribir datos o al ingresarlos


independientemente a otra aplicación, como ser duplicación de información o inconsistencias.
Cuando las aplicaciones no están integradas en un único producto, existe la posibilidad de
vincularlas, utilizando programas o interfaces que:

a) lean la información almacenada en los archivos de una aplicación;


b) obtengan los datos necesarios para otra (u otras);
c) ingresen los datos en la otra (u otras).

En los hechos, algunos desarrolladores de software contable venden aplicaciones individuales


que incluyen conexiones entre sí. Estas aplicaciones en informática se llaman “interfaces”, son
programas que vinculan un paquete con otros.

Por otra parte, con algunas aplicaciones pueden obtenerse salidas con formatos reconocidos
por los principales software de procesamiento de textos, hojas de cálculo o bases de datos.
Esto es muy útil porque facilita procesamientos posteriores de los datos que integran esas
salidas. Ejemplos:

 un estado contable con forma de documento de procesamiento de texto puede ser


modificado para mejorar su presentación;
 un estado contable en formato de hoja de cálculo puede ser utilizado para la determinación
de ratios de análisis de estados contables.

Como desventaja podemos mencionar la posibilidad de que la información pueda ser alterada
al pasar datos de un programa a otro, así como también, modificada intencionalmente (o no) al
cambiar el formato para mejorar su presentación. Esto afecta principalmente al área de Control
Interno de la organización la que debe estar alerta ante la eventualidad de estas situaciones.

CAPÍTULO II - EVALUACIÓN DE PAQUETES CONTABLES

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Cada empresa deberá elegir el software que más se adecue a su realidad. Una de las
tareas más difíciles es determinar si un cierto paquete de software cumple con los
requerimientos de la misma. Un software puede ser adecuado para una empresa debido a sus
características particulares y no serlo para otra. La evaluación se basa en un conjunto de
requisitos que la empresa que implementará el software considera deseables dadas su
situación actual y sus perspectivas en un futuro cercano. La elección muchas veces es más
subjetiva que objetiva y factores como el costo o la publicidad tiene un impacto mayor que
otros menos evidentes, pero relevantes como la seguridad.

2.1) Aspectos a tener en cuenta en el proceso de selección

Los paquetes contables estándar, más que aquellos programas de aplicación que se
escriben específicamente para una instalación (a medida), se han vuelto cada vez más
accesibles, y en efecto, deben considerarse con mucha atención. Pueden ahorrarse muchas
horas de programación, si ya existe un paquete apropiado para todo el sistema o parte de él y
que su uso implique un mínimo de adaptaciones.

El comprador se verá enfrentado a proveedores quienes pondrán el mayor interés de su parte.


A pesar de ello se debe estar atento para evaluar el software comercial, junto con los futuros
usuarios y no dejarse influir por la propaganda meramente comercial.

Se debe evaluar el software comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa y


examinar la documentación que lo acompañe. Una mera descripción del vendedor no es
suficiente. Normalmente el vendedor asegura que el software funciona y ha sido probado en
sus instalaciones, pero eso no garantiza que esté libre de errores en un momento dado o que
no falle cuando se lleven a cabo acciones incorrectas por parte de los usuarios. Es obvio que
no existe garantía si el software comercial se utiliza con un equipo de cómputos defectuoso.

La necesidad de copias múltiples del software (para el uso de varias estaciones de trabajo)
implica negociar con el vendedor una licencia de uso múltiple, de tal forma que los derechos
del autor no se infrinjan al crear copias ilegales. Con frecuencia esto implica la compra de un
paquete de software al precio regular y la compra de copias adicionales a un precio reducido.
Hay distintos tipos de licenciamiento de software para ambientes multiusuario. En la
negociación se puede establecer que el uso del software estará restringido a determinados
equipos, esto significa que se podrá utilizar exclusivamente en esos equipos. Otro tipo de
licenciamiento es aquel mediante el cual se autoriza el uso a un número determinado de
usuarios concurrentes, esto significa que en determinado momento podrá haber un máximo de

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“x” cantidad de usuarios utilizando el software simultáneamente, independientemente del


equipo en el que se encuentren. Esto implica que el software estará instalado en todos los
equipos en donde el mismo se utilizará, pero se controlará que el acceso concurrente de
usuarios al software no exceda el máximo autorizado. Para realizar este control existen
múltiples formas, una de las más conocidas es el uso de una ficha llamada “hardkey” que se
coloca en el puerto de impresora de cada equipo que vaya a utilizar el software. Ningún
usuario podrá usar el producto si no está colocada la ”hardkey” en el equipo. Otra de las más
conocidas es el uso de un servidor de protección (protection server) que es un servicio que se
ejecuta en uno de los equipos y es capaz de administrar, otorgando y liberando permisos a los
equipos que pretenden utilizar el producto. Este servicio informará al usuario en caso de que
éste pretenda utilizar el software y ya esté cubierto el número de sesiones abiertas en ese
momento. Este tipo de licenciamiento es el más utilizado hoy en día.

2.2) El proceso de decisión

Parte de la decisión de incorporar un software contable consiste en determinar si


conviene emplear un producto estándar o uno a medida.

Seguidamente, presentaremos una lista de pasos que, a nuestro entender, deberían llevarse a
cabo al adquirir un software contable:

2.2.1) Relevar y listar las necesidades a satisfacer


2.2.2) Determinar las cualidades que debería tener el producto a incorporar,
distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable
2.2.3) Evaluar los productos estándar y a medida disponibles en el mercado
2.2.4) Calcular los costos demandados por cada alternativa
2.2.5) Decidir

2.2.1) Relevar y listar las necesidades a satisfacer

Lo más importante respecto de un paquete contable es la medida en que dicha


herramienta permite obtener la información que la empresa necesita para la toma de
decisiones, el control patrimonial y el cumplimiento de disposiciones legales.

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Con fines prácticos, y como parte del diseño del sistema contable, en cada caso conviene listar
los datos aislados y los informes contables que se consideren imprescindibles; o que, sin ser
imprescindibles, agreguen valor.

Enumeraremos algunas cuestiones que son esenciales a la hora de preparar una lista de
datos e informes imprescindibles.

1. Decisiones y actividades de control que se basan, aunque sea parcialmente, en la


información contable.
2. Periodicidad, contenido y forma de la información contable requerida por tales decisiones y
actividades.
3. Necesidad de obtener información en más de una moneda.
4. Necesidad de practicar ajustes contables por inflación.
5. Necesidad de manejar mediciones no monetarias (como unidades en los casos de bienes
fungibles).
6. Número de segmentos (zonas geográficas, actividades, negocios) para los que se requiere
información individual.
7. Tipo de información requerida para cada segmento, si hubiere más de uno.
8. Número de centros de costos (en su caso, por cada segmento).
9. Necesidad de comparar informaciones reales y presupuestadas.
10. Necesidad de combinar informaciones reales y presupuestadas.
11. Necesidad de consolidar estados contables.
12. Normas contables profesionales y legales que deben aplicarse en relación con:
a) la medición contable de activos y pasivos;
b) el contenido y la forma de:
 los estados contables;
 la información adicional que deba presentarse ante organismos estatales, bolsas
de comercio, mercados de valores u otros entes;
 otras salidas de las aplicaciones.
c) cuentas de empleo obligatorio.
13. Necesidad de conciliar las cifras de los estados contables con las que habrían resultado
de aplicar las normas contables profesionales vigentes en otro(s) país(es) o las normas
contables internacionales.
14. Necesidad de discriminar los componentes financieros implícitos contenidos en los
precios de los bienes y servicios adquiridos o vendidos.
15. Existencia de activos y pasivos en moneda extranjera.
16. Realización de actividades de producción de bienes.

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17. Existencia de bienes fungibles cuya medición contable deba basarse en costos históricos.
En tal caso, método contable a emplear para asignar costos a salidas (PPP, FIFO, LIFO).
18. Existencia de bienes fungibles cuya medición contable deba basarse en valores
corrientes de entrada (como los costos de reposición).
19. Existencia de bienes fungibles cuya medición contable deba basarse en valores
corrientes de salida (como los valores netos de realización).
20. Existencia de bienes sujetos a depreciación (como los bienes de uso). En tal caso,
características de los métodos de depreciación a aplicar.
21. Periodicidad requerida para el cálculo de otros devengamientos (como los de intereses y
seguros) o posibilidad de omitir su cálculo por ser la cuestión no significativa.
22. Aplicación del método del impuesto diferido.
23. Características que debería reunir el plan de cuentas.
24. Grado de informatización preexistente (de las tareas contables).
25. Grado de informatización deseado (para las mismas tareas).

Consideramos muy importante el relevamiento de necesidades que precede a la incorporación


de un paquete contable, el cual debería incluir consultas a los miembros de la organización
que prepararán, utilizarán o auditarán la información que dicha aplicación pueda proveer. El
relevamiento es más ordenado si se utilizan cuestionarios o listas de chequeos, pero
obtenerlos no es fácil.

Puede ser prudente la contratación de consultores para que efectúen el relevamiento referido,
evalúen los productos disponibles en el mercado y presenten sus conclusiones a la gerencia,
que es la que debe decidir. Esto es especialmente conveniente en las empresas que no
cuentan con un departamento de sistemas.

Además, en Internet es posible obtener información sobre software contable en páginas Web
elaboradas por productores. Como el número de páginas es millonario, la investigación debe
hacerse con un mínimo de orden, a cuyo efecto, puede recurrirse a las máquinas de búsqueda
y meta búsqueda disponibles en la red. También puede usarse Internet para bajar programas
de demostración o para prueba.

2.2.2) Determinar las cualidades que debería tener el producto a incorporar,


distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable

Ideal sería el producto que:

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 satisfaga todas las necesidades del usuario;


 brinde la mayor seguridad; y
 tenga el menor costo.

Ese producto no existe y los usuarios lo saben, de modo que se contentan con aplicaciones
que satisfagan una parte importante de sus requerimientos (por ejemplo el 70%).
No obstante, la definición de un producto ideal permite establecer un punto de referencia para
evaluar los productos reales.

Junto con las características ideales de un producto hay que definir las aceptables.
Consideraremos como tales a aquellas cuya no consecución motivaría el rechazo del
producto.

Por ejemplo, al considerar la cantidad de asientos que maneja un producto de contabilidad


general, podría establecerse que:

 es preferible que esa cantidad sea ilimitada; pero


 es aceptable que puedan contabilizarse no menos de 10.000 asientos por ejercicio; de
modo que:
 es inaceptable un producto que no pueda manejar más de 9.999 asientos por ejercicio.

La calificación de las características de un producto exige sensatez y cuidado. Definir como


aceptable lo que no lo es puede provocar problemas operativos. Y considerar inaceptable a lo
que en realidad es admisible podría ocasionar el rechazo de todos los productos existentes en
el mercado.

2.2.3) Evaluar los productos estándar y a medida disponibles en el mercado

La evaluación de productos estándar implica:

 obtener información general sobre los que hayan sido (o parezcan haber sido) diseñados
para satisfacer las necesidades del usuario.
 evaluarlos (probar sus funcionalidades)
 para cada producto que no alcance a cumplir todos los requerimientos:
− listar las tareas que no realiza;

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− investigar si en el mercado hay productos complementarios disponibles que las


realicen y de ser así, evaluarlos;
− determinar si es factible y práctico el desarrollo o la compra de aplicaciones
complementarias diseñadas a medida.

Si no se hubiese decidido ya la compra de un producto estándar:

 obtener y evaluar la información disponible sobre proveedores de paquetes contables a


medida;
 requerir una o más propuestas, basadas en las prestaciones del producto ideal, sin
perjuicio de escuchar alternativas propuestas por los posibles proveedores y de evaluarlas
para determinar si son aceptables;
 evaluar la factibilidad de desarrollar el producto necesario sin intervención de terceros.

2.2.4) Calcular los costos demandados por cada alternativa

Al evaluar los costos implicados por la decisión de adquirir o desarrollar una aplicación
contable deben considerarse los relacionados con:

 la adquisición o desarrollo del producto;


 su adaptación a necesidades específicas del usuario, si fuere necesaria y posible, su
puesta en marcha;
 la resolución de problemas que requieran consultas al proveedor;
 la posible adquisición de actualizaciones del producto;
 el cambio total o parcial del hardware a utilizar, si fuere necesario.

El costo de un producto comprado es la suma del precio facturado por el proveedor, de los
impuestos no recuperables y del costo de entrega. A veces, dicho precio incluye alguna
actividad de capacitación y soporte técnico.

Respecto a la atención de consultas por parte del proveedor, debería tenerse en cuenta el
período de gratuidad.

También debería considerarse si la adquisición del producto otorga alguna ventaja a la hora de
adquirir sus actualizaciones.

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Finalmente, no debe olvidarse el costo adicional futuro que pueda demandar la realización de
las tareas que el software bajo evaluación no ejecute, factor que puede ser decisivo para
eliminar productos en una lista de alternativas de compras bajo consideración.

2.2.5) Decidir

Luego de realizar todos los pasos anteriores, lo último que resta es la decisión por un
paquete estándar o uno a medida. Esta va a surgir luego de descartar las opciones que no se
adecuen a las necesidades de la empresa.

2.3) Funcionalidades

Para la evaluación de los productos nos centraremos en una serie de características


que a nuestro criterio son indispensables para que el usuario obtenga un producto de alta
calidad. Esta serie de características no pretende ser taxativa, sí ser suficiente como para
brindar al usuario un amplio espectro sobre el funcionamiento de los productos.

Cuadro resumen
1) Software amigable:
disponibilidad de menús de ayuda
interfaces sencillas
buena recuperación ante errores
2) Agilidad en el ingreso de datos
3) Validación de datos:
control del tipo y longitud del campo
control de exactitud contable
control de imputaciones existentes
control de identificación
controles de rangos
control de verificación de secuencia
4) Parametrización:

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plan de cuentas personalizado


varias tasa de IVA y otros impuestos
5) Flexibilidad:
posibilidad de realizar cambios al código del programa ante nuevas
situaciones
6) Respaldo y recuperación de datos
7) Asientos y comprobantes:
asientos en línea
formato clásico
asientos tipo
8) Multiplicidad:
multiempresa
multimoneda
multiusuario
múltiples ejercicios económicos
9) Automatización:
asientos de cierre y apertura
asientos de diferencia de cambio
asientos de pérdidas y ganancias
10) Seguridad y Auditoría:
11) Importación – Exportación:
enlaces con otros programas
12) Integración:
ingreso único de datos y procesamiento de los mismos
13) Situaciones de borde:
estimación de la cantidad de cuentas, registros y asientos por
período
14) Emisión de informes
15) Soporte técnico:
formas posibles de contratar el soporte
velocidad de respuesta del servicio
servicio de la empresa o tercerizado
capacitación brindada
16) Relación costo - beneficio:
valor del software
valor de la implementación
mantenimiento y soporte
requisitos adicionales de hardware
17) Documentación:
manual de usuario
18) Fiabilidad:

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tolerancia ante errores


19) Corrección de errores
20) Robustez:
comportamiento razonable
21) Eficiencia:
economía en el uso de recursos computacionales
22) Portabilidad:
ejecución en distintos ambientes tanto de HW como de SW
23) Hardware y Software requeridos
24) Instalación y desinstalación:
sencillez
reinstalación en situaciones de fuerza mayor
programa de desinstalación

Figura 2.1: Resumen de funcionalidades.

2.3.1) Software amigable

Un sistema de software es amigable si un usuario humano lo encuentra fácil de utilizar.


Esta definición refleja la naturaleza subjetiva de la amigabilidad: una aplicación utilizada por
usuarios no experimentados califica como amigable por varias propiedades distintas a las de
una aplicación utilizada por programadores expertos. Por ejemplo, los primeros apreciarían el
uso de menús o íconos mientras los segundos se sentirían más cómodos ingresando
comandos o teclas abreviadas (por ejemplo: Ctrl + C para copiar).

La interfaz de usuario es un componente importante de la amigabilidad. Un sistema con una


interfaz de ventana y un mouse es más amigable para un usuario no experimentado, mientras
que un usuario más avanzado podría preferir utilizar un conjunto de comandos. Sin embargo,
la amigabilidad es más que la interfaz de usuario, por ejemplo, un sistema embebido no tiene
interfaz humana, ya que sólo interactúa con hardware y quizás con otros sistemas. En este
caso la amigabilidad está dada por la facilidad con que el sistema puede configurarse y
adaptarse al ambiente de hardware.7

Un sistema que produce respuestas erróneas no es amigable sin importar lo “linda” que sea la
interfaz de usuario, del mismo modo que un sistema que produce respuestas más lentas de lo
que requiere el usuario no es amigable, aunque estas respuestas sean correctas y
desplegadas en colores.

7
Fundamentals of Software Engineering. C. Ghezzi, M. Jazayeri, D. Mandrioli – Año 1991. Capítulo 1.

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Un sistema de contabilidad deberá contar con archivos de ayuda, que sean una herramienta
poderosa para el usuario al cual le pueden surgir dudas frecuentes sobre el manejo del
programa y para un mejor aprovechamiento de las herramientas del paquete contable, es
necesario que cuente con una amplia ayuda, si es posible además la disponibilidad accesoria
de ayuda on line.
Hoy día algunos programas han ido más allá de esta premisa e incluyen animaciones similares
a las de la ayuda interactiva de Microsoft Office de forma de contar más que con archivos de
ayuda con un asistente, que no sólo se pueda leer la ayuda ante dudas sino que
interactivamente realice sugerencias al usuario para un manejo más fluido del programa. Este
tipo de ayuda hace además más amigable el uso del programa.

2.3.2) Agilidad en el ingreso de datos

Muchos programas cuentan con herramientas que le permiten el ingreso de la


información en forma más ágil y segura. Algunas de ellas son: asientos automáticos, teclas de
función para ingresar conceptos u otros datos. También es posible ahorrar tiempo mediante el
uso de ayudas, como por ejemplo, desplegar mediante una tecla de función o una combinación
de teclas el plan de cuentas si no se recuerda el código de una cuenta.

2.3.3) Validación de datos

Los datos que se ingresan al sistema deben validarse, para evitar o al menos detectar,
los errores, voluntarios o involuntarios, que pudieran cometer los usuarios.
Una primera validación de datos se realiza en el mismo momento en que se ingresan los datos
al sistema. En caso de no ser válidos los datos que se pretenden ingresar, es necesario contar
con adecuados mecanismos de rechazo. Por ejemplo, impedirle al usuario que avance hasta
corregir el error o desplegar un mensaje y dejar el asiento marcado para su posterior
corrección.
Para realizar esta tarea muchos controles de aplicación dependen de comprobaciones de
edición computarizadas. Estas se refieren a comprobaciones de formato, existencia,
razonabilidad y otras comprobaciones sobre los datos que se incorporan en cada aplicación
durante su desarrollo. Cuando estas comprobaciones están diseñadas apropiadamente,
pueden ayudar a proveer control sobre los datos ingresados al sistema.

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Veremos algunos controles con los que un sistema de calidad satisfactorio debería contar, los
cuales deberían ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar un programa para determinar
si éste se maneja correctamente en este aspecto.

El control del tipo o composición verifica que los datos que se ingresan correspondan al tipo
de campo definido. El programa deberá cuidar que en cada campo de ingreso de asientos se
ingresen lógicamente o sea que en un campo numérico no se ingresen otros caracteres no
numéricos. Este control no detecta si en un campo numérico ingresamos un número erróneo o
si en un campo fecha las mismas no se ingresan correctamente.

El control de la longitud correcta del campo verifica que el dato que se ingresa cuente con
la longitud de campo correcta de acuerdo con la definición de datos del sistema.

El control de exactitud contable no permite que se ingresen asientos que no cuadren o


balanceen. Otro aspecto a tener presente es evitar que el precio de venta sea menor al precio
de compra de los artículos (si el usuario no desea que así sea), prever que no se elimine una
cuenta que contiene datos, realizar pruebas aritméticas mediante el cruce de totales.

El control de imputaciones existentes exige al sistema darnos aviso en el caso que se


realicen operaciones que existan y que no concuerden, como por ejemplo el ingreso de una
venta y que el código de IVA que se ingresó sea de un IVA de compras.
Los controles de identificación validan datos puntuales o discretos comparando los datos de
las transacciones con archivos maestros o tablas constantes. Por ejemplo: un plan de cuentas
puede definir que los códigos 100 al 199 corresponden a Activo corriente y asignarle a la
cuenta Caja el código 100. Si se están ingresando datos de la caja registradora sólo se deberá
debitar o acreditar el código 100, en otro caso el asiento será incorrecto.
Un control de valores puntuales no permite que se realice un asiento o un movimiento a una
cuenta inexistente. Si por error se intentara ingresar una factura a la cuenta de un cliente que
no existe, el sistema impediría cerrar el asiento, por lo que al usuario se le presentan dos
alternativas: si se equivocó al digitar podrá ingresar otro número de cuenta, en caso contrario
podrá crear una nueva cuenta y realizar el asiento.
Otras ayudas, como por ejemplo desplegar el nombre de la cuenta luego de digitar el código,
permiten que el usuario sea quien se encargue de verificar la corrección de los datos
ingresados.

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Los controles de rangos o verificación de límite o racionalidad admiten varios valores


posibles dentro de un determinado rango. Este tipo de control detecta solamente aquellas
transacciones que no están comprendidas entre el límite mínimo y máximo del rango.
Si por ejemplo el ejercicio económico comenzara el 1/1/2003 y finalizara el 31/12/2003 el
sistema debiera impedir que se ingresaran movimientos que no estuvieran comprendidos en
ese rango de fecha.
En caso que el límite de crédito de un cliente sea $ 20.000, el sistema no debiera permitir que
se registre una factura por una cifra mayor.

El control de verificación de secuencia consiste en comparar la secuencia de los archivos


que se ordenan por un determinado campo en forma ascendente o descendente. Por ejemplo
un archivo de Facturas que se ordene por Número de Factura, el programa compara la
secuencia de un registro en función del anterior, para detectar interrupciones en la
correlatividad numérica de los comprobantes. En caso que se detecte la ruptura de la
correlatividad numérica, será necesario analizar si corresponde a la anulación de una
operación, en cuyo caso habrá que verificar que todas las copias se hayan anulado.

Los controles que se realizan con el ingreso de datos tienen ciertas limitaciones. Por ejemplo,
si se estuviera manejando una cuenta que existe, pero que corresponde a otro cliente, el
sistema sería incapaz de detectar el error sólo con un control de identificación de datos
puntuales. En los controles de límite o de rango si la cifra de una factura es incorrecta, pero
está comprendida dentro del rango del límite de crédito del cliente, no se detecta el error.
Es por esta razón que existen controles que se realizan con posterioridad al ingreso de datos
tales como muestreos al azar, análisis de movimiento de las cuentas, entre otros
procedimientos de auditoría, que permiten detectar asientos anormales, errores o fraudes.8

2.3.4) Parametrización

Esta característica del programa es de mucha importancia porque nos va a indicar que
tan adaptable es el programa a la realidad de las diferentes empresas, potenciales clientes del
software, ya que representa la posibilidad del programa de introducirle valores a los
parámetros para adaptarlo a las necesidades de la empresa. La adaptación se logra mediante
la posibilidad de definir parámetros tales como tasas de IVA, monedas, bonificaciones, tasas
de interés. Un ejemplo sencillo es el plan de cuentas, la posibilidad de que el usuario ingrese
las cuentas, con el fin de lograr un plan de cuentas que se adecue a sus necesidades. Pero
esto es un ejemplo sencillo, hoy día prácticamente todos los programas nos brindan esta

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posibilidad. Podemos encontrar una parametrización más compleja a otros niveles como los
operativos (manejo de stock, manejo de comprobantes, etc.) ya que cada empresa va a tener
diferentes necesidades. Un paquete contable es débil en este aspecto, para empresas de una
dimensión importante a veces se hace difícil trabajar con un paquete estándar, ésta es una de
las razones posibles por la que se recurre a sistemas integrados de gestión o a la utilización
de software a medida.

La posibilidad de parametrización de un programa muchas veces es medular para la toma de


decisiones (o debería serlo) a la hora de adquirir un software, sobre todo si se trata de
empresas de magnitud considerable o de ramos de actividad muy específicos, que hacen difícil
una gestión satisfactoria con un paquete poco parametrizable.

La magnitud de la empresa va a estar por lo tanto relacionada con la elección del producto, por
esto el mercado mayoritario de los paquetes contables está dirigido a pequeñas y medianas
empresas, ya que las grandes empresas (también dependiendo de su ramo de actividad,
cantidad de sucursales, etc.), van a preferir un Sistema Integrado de Gestión o incluso
programas hechos a medida.9

Lo importante es que no se adquiera una aplicación que incluya rigideces incompatibles con
las necesidades del usuario, como las siguientes:
a) los importes se informan siempre con la misma cantidad de decimales (sea: cero o dos),
no pudiendo ser expresados en múltiplos (sea: en miles);
b) la codificación de las cuentas a emplear sólo puede basarse en reglas preestablecidas que
no son modificables;
c) la diagramación de los informes importantes (cabezales, márgenes, líneas por pulgada,
líneas por página, etc.) es rígida y además inadecuada.

El usuario no debe aceptar que el diseñador del software decida por él en las cuestiones
significativas.10

2.3.5) Flexibilidad

La flexibilidad es la posibilidad de realizar cambios al código del programa ante nuevas


situaciones o de adaptarlo a las necesidades del usuario. Un sistema de software debe incluir

8
Evaluación de Paquetes Contables. Cra. Beatriz Pereyra.
9
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay, Karina Cavana y Virginia Porrás.
10
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 3.
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la capacidad de cumplir con los requerimientos cambiantes y las diferentes necesidades del
usuario, a fin de seguir funcionando, en caso de aparición de nuevos impuestos, cambios en
las políticas de la empresa, nuevos requerimientos de los usuarios, entre otros. El software
flexible es en general más valioso que un programa que es totalmente inflexible. Sin embargo,
no es deseable la flexibilidad excesiva, ya que eso requiere que el analista o el usuario definan
muchos detalles en el sistema que podrían incluirse en el diseño como una característica
estándar.
Las áreas donde se desea flexibilidad son el almacenamiento, los reportes y sus opciones, la
definición de parámetros y la captura de datos. Además, la flexibilidad del software varía de
acuerdo con los tipos de hardware con los que se trabajará. Esto implica que, ante avances
tecnológicos del hardware, los mismos no deberían repercutir en el funcionamiento del
software.11

2.3.6) Respaldo y recuperación de datos

El respaldo es la obtención de una copia de los datos, de tal modo que a partir de
dicha copia es posible restaurar el sistema al momento de haber realizado el respaldo. Por lo
tanto, los respaldos deben hacerse con regularidad, con la frecuencia preestablecida y de la
manera adecuada, a efectos de hacerlos correctamente. Este respaldo se podrá realizar en el
propio disco duro del PC como también en otros medios magnéticos (CD-ROM, cinta, ZIP
Drive, DVD, Pen Drive, etc.).

Suele ocurrir que la realización de respaldos es una tarea relegada a un plano secundario,
cuando en realidad la continuidad de la operativa de la empresa depende de los mismos. Los
respaldos son tan importantes como lo es el correcto ingreso de datos.

Hay varias herramientas posibles para respaldo de datos. Algunas son muy simples y otras
son muy sofisticadas. En algunas aplicaciones se dispone de programas propios, guiados por
menú, para llevar a cabo estas tareas. En otras, se deben utilizar los comandos del sistema
operativo o programas utilitarios para respaldos. También hay combinaciones de ambas
situaciones: desde el programa de aplicación se invocan los comandos del sistema operativo u
otro programa.

Se le dará prioridad a la herramienta de cada aplicación, pues están especialmente


desarrolladas para respaldar de manera adecuada esos datos, la decisión podrá ser utilizar un
software especial para respaldo, pero la decisión final la deberá tomar el personal experto.

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Realizar el respaldo en el disco duro es el mecanismo menos recomendado de los


mencionados porque ante accidentes que pudieran dañar el ordenador como ser un incendio
o algunos mucho más sencillos como la presencia de un virus, perderíamos los datos y
también el respaldo por estar en la misma unidad, por esto se recomienda utilizar medios
magnéticos externos para efectuar el respaldo que les pasaremos a detallar a continuación.

Uno de mecanismos es el respaldo en disquete, hoy en día ha caído en desuso debido a su


escasa capacidad y corta vida útil.

En el caso del CD-ROM estas desventajas se subsanan por poseer una vida útil superior, y
una amplia capacidad (500 veces superior a la capacidad de un disquete). A esto se agrega
que las grabadoras de CD han bajado de costo sensiblemente. Últimamente el CD-ROM está
siendo reemplazado por el DVD que tiene 8 veces más capacidad. Asimismo las grabadoras
de DVD tienen un costo levemente superior al de las grabadoras de CD-ROM., avizorándose
que su uso va a ser más generalizado en los próximos tiempos.

Otro mecanismo es el uso de Zips, que tienen una capacidad de 100 o 250 MB, dependiendo
de la unidad de ZIP Drive y del ZIP. Este medio requiere la adquisición de una unidad de ZIP
Drive, cuya apariencia es muy similar a la de una disquetera.

Los respaldos en cintas están muy difundidos en el medio por razones de confianza y duración
de las mismas, también se requiere la adquisición de una unidad de cintas. Este mecanismo
es el más utilizado en empresas de mediano y gran porte.

La finalidad de los respaldos es ser una medida de precaución y seguridad frente a posibles
daños en la información almacenada en el disco duro de la computadora o servidor de la red.
También va a ser importante que estos respaldos ocupen el menor espacio posible, por lo cual
el software contable debería incluir la posibilidad de comprimir estos archivos. Además, para
evitar el uso de los respaldos por parte de usuarios no autorizados debería incluir la posibilidad
de proteger el respaldo mediante el uso de contraseñas, encriptación de datos y también sería
positivo que incluyera un mecanismo de rescate de datos ante posibles olvidos o extravíos de
la contraseña.12

11
Análisis y Diseño de Sistema de Información. James A. Senn. Capítulo 17.
12
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 32
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El sistema además de permitir que se respalden los datos debe permitir la restauración de los
mismos. Esto se logra a través de la recuperación de los datos. La recuperación es la tarea
que se lleva a cabo cuando es necesario volver al estado de la aplicación al momento del
último respaldo. A partir de los datos de la última copia realizada, se hace una copia en sentido
inverso, recuperando la aplicación.

La recuperación es una tarea eventual. Sólo se hace si se han perdido datos, en magnitud tal
que justifique utilizar el respaldo. Puede hacerse en forma parcial o completa. En la situación
óptima, la recuperación nunca tiene que hacerse.13

2.3.7) Asientos y comprobantes

El ingreso de asientos y comprobantes es el punto crítico de todo sistema. Es la tarea


que insume más tiempo y la más propensa a errores por parte del digitador. Teniendo presente
esto un programa de contabilidad debe permitir que la entrada de datos sea lo más ágil,
sencilla y segura posible. Esto se consigue buscando que el usuario deba digitar la menor
cantidad posible de datos, tratando de minimizar así el tiempo que insume la tarea, y la
posibilidad de error.

Se logra minimizar errores por ejemplo con la posibilidad de que, mediante códigos ingresados
por el digitador, se proceda al cálculo automático de impuestos (IVA, COFIS) y su posterior
imputación a la cuenta correspondiente. Así evitamos la posibilidad de errores de cálculo en el
impuesto; agregando agilidad al ingreso de datos.
También agrega agilidad la definición de teclas abreviadas para el ingreso del concepto del
comprobante, y que al realizar una sucesión de asientos se incremente cuantitativamente el
número del comprobante.14

En este aspecto, en su mayoría los programas han llegado casi al máximo de sus
posibilidades, brindándole al usuario la posibilidad de elegir la forma de los asientos (en línea,
formato clásico, asientos tipo), logrando un ingreso de datos ágil y sencillo:

 Asientos en línea: el registro de comprobantes se ingresa en una línea en la planilla de


asientos, entendiendo que en la mayoría de los casos los comprobantes no tienen más de
tres cuentas: una al debe, otra al haber, y el IVA (puede haber una cuarta cuenta COFIS).

13
Respaldo y recuperación de datos. Ing. Simón Tenzer y A/S Nelson Pequeño.
14
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 33
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Si el comprobante o asiento tuviera más de tres imputaciones se pasaría en más de una


línea.

 Asientos en formato clásico: el registro de comprobantes se ingresa de la misma


manera que se registraría en un libro manual, uno por línea. Existen paquetes contables
que dan la opción de ingresar los datos en formato clásico o en línea, mientras que otros
permiten el ingreso sólo mediante la segunda.

 Asientos tipo: con esta herramienta es posible tener ingresados como lotes determinados
asientos tipo que la empresa deba registrar con frecuencia, para poder integrarlos en
cualquier momento en cualquier mes, sin necesidad de digitarlos nuevamente.

2.3.8) Multiplicidad

Esta característica es fundamental en el momento de elegir un programa. Este


concepto se refiere a que el programa acepte en determinados ítems múltiples variantes
posibles; los ítems fundamentales son:

Multiempresa: esta característica es fundamental cuando estamos hablando de un estudio


contable que maneja varias empresas, a un estudio no le serviría de nada un software que
permita el ingreso de sólo una empresa o quizás de un número muy limitado de empresas, por
lo cual cuanto más flexible sea esta característica en el software será más apto para su
utilización por parte de estudios contables.
Sin embargo, esta característica sería secundaria cuando trabajamos con el software en una
empresa porque sólo ingresaremos una contabilidad. Siendo quizás necesario en el caso de
reestructuras importantes de la contabilidad que incluya el uso de nuevos planes de cuentas,
así como otros cambios de trascendencia en los cuales va a ser mucho más sencillo abrir en el
sistema una nueva empresa e ingresar estos cambios y comenzar a procesar la contabilidad
de la empresa en esta nueva empresa creada a partir de que se realicen los cambios
(generalmente comienza con un nuevo ejercicio económico). Porque si siguiéramos
ingresando la contabilidad en la misma empresa poniendo como ejemplo cambios
fundamentales en el plan de cuentas, nos afectaría nuestra operativa hacia atrás, o sea
nuestros ejercicios anteriores. Por lo cual ante estas contingencias también es importante para

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 34


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

la empresa verificar que el software admita el ingreso de la contabilidad de varias empresas y


es imprescindible si estamos hablando de un estudio contable.

Multimoneda: un sistema multimoneda permite ingresar información en distintas monedas, y


luego, independientemente de la moneda origen de cada comprobante, re-expresar los
informes contables en cualquier otra moneda o unidad de medida. Para ello debe permitir el
ingreso de sus correspondientes cotizaciones, tanto con respecto al peso uruguayo como el
ingreso de arbitrajes respecto a otras monedas, pudiendo indicar con que precisión redondear
los cálculos realizados en cada moneda.
Las tablas de cotizaciones pueden ser compartidas por todas las empresas del sistema a los
efectos de no tener que digitar estos valores para cada una. También es posible que haya
distintos juegos de cotizaciones utilizados por grupos de empresas, o que cada empresa
defina en forma independiente los valores de las cotizaciones o arbitrajes de sus monedas.
Este ítem va a ser muy importante, casi fundamental para algunas empresas que manejan
prácticamente toda su operativa en moneda extranjera, y mucho menos trascendente para
empresas con su operativa muy marcada en moneda nacional. En algunos casos los
proveedores de software al ingresar los parámetros generales de la empresa presentan la
opción de ingresar los asientos en moneda extranjera, y variará el formulario de ingreso de
asientos de acuerdo a los parámetros elegidos. También se da el caso que se utilicen varias
monedas a la vez; por lo tanto la parametrización debe reflejar esta realidad.
Como se ha mencionado en mayor o menor medida todos los proveedores de software han
contemplado este ítem, variará quizás la cantidad máxima de monedas que se puede ingresar
al sistema, o el tratamiento de los arbitrajes, etc. pero la idea medular todos la contemplan.15

Multiusuario: son las aplicaciones que pueden correrse desde una red, de modo que distintas
personas puedan acceder a los mismos archivos simultáneamente. Esto es una ventaja, pero
implica también problemas adicionales de seguridad de los datos, lo que hace casi
imprescindible la utilización de contraseñas para:

a) acceder a la aplicación;
b) consultar determinadas informaciones;
c) agregar, modificar o eliminar datos.

Las aplicaciones monousuario se manejan desde un único computador, que contiene tanto los
programas como los archivos de datos. Esto no significa que deba olvidarse la cuestión de la

15
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 35


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

seguridad de los datos, pues esa única máquina podría ser manejada por más de una
persona.
El proveedor de software va a tener que contemplar la posibilidad de que su producto admita
trabajar en red con múltiples usuarios. Por supuesto no en todas las empresas es necesario
que el sistema contable esté en red y que lo trabajen varios usuarios por lo cual el proveedor
incluye el costo de adquisición de la licencia de uso según el número de usuarios que
pensemos contratar. Evidentemente cuanto más alto sea el número de usuarios que
pensemos adquirir mayor será el costo del producto en términos relativos. Se debe tener en
cuenta que, en general, es más económico adquirir una licencia para diez usuarios que diez
productos por separado. Por esto para lograr una eficiente relación costo - beneficio a la hora
de adquirir el producto debemos analizar críticamente cuántos usuarios van a usar el producto,
cuántas personas van a tener acceso al sistema contable y en base a esto en cuántos
ordenadores se tendría que instalar el sistema contable.
Existen programas que si bien no permiten el ingreso de datos y emisión de informes de dos o
más usuarios en el mismo mes en la misma empresa simultáneamente, el sistema ofrece la
posibilidad de trabajar provisoriamente con un lote auxiliar de asientos para ingresar allí los
datos sin interferir con el trabajo del otro usuario. Los asientos son integrados cuando se libera
la tabla, ofreciendo de esta manera una solución para la realización de la tarea.16

Múltiples ejercicios económicos: este concepto implica que el software admita trabajar
varios ejercicios económicos, tanto en el caso de empresas como de estudios contables, ya
que la vida de las empresas si bien es limitada no se conoce a priori este límite, lo cual hace
muy importante este punto cuando seleccionamos un software.
En general todos los productos son multiejercicio, pero no todos permiten mantener varios
ejercicios económicos accesibles. Esto es de utilidad no sólo para la gestión de la empresa
sino para las tareas de auditoría, que permiten rastrear datos en un horizonte temporal más
amplio, realizar muestreos estadísticos, etc. que aportan información valiosa.

2.3.9) Automatización

Como ya expresamos en el ítem de asientos y comprobantes es importante lograr que


la tarea de ingresar los asientos sea ágil y sencilla para el usuario, quien muchas veces no
cuenta con una sólida formación en materia contable.
Por otro lado hay una serie de asientos contables que se efectúan todos los ejercicios, éstos
son los asientos de cierre y apertura del ejercicio, diferencias de cambio y asientos de pérdidas
y ganancias. La tarea de realizar estos asientos de forma manual suele ser bastante engorrosa

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 36


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

sobre todo si se trata de una empresa con un gran número de sub-cuentas, por lo cual un buen
sistema de contabilidad debe contar con estos asientos predefinidos, de modo que mediante
una sencilla operación el usuario los pueda realizar de forma automática.
Además de los asientos mencionados hay algunos programas que permiten realizar de forma
automática asientos de revaluación y amortización, ajuste por inflación, etc.
La clave no es el hecho que cuente con la posibilidad de efectuar estos asientos, ya que casi
todos los productos cuentan con esta herramienta, sino que lo medular sería verificar que el
software realice los cálculos correctamente y el asiento que efectúe sea totalmente correcto,
algo que debería ser obvio no lo es tan así, ya que se han verificado importantes errores en
estos asientos, por parte de software reconocidos en el mercado. Especialmente en el asiento
de Diferencia de Cambio es donde se ha comprobado que existe un margen de error mayor.17
2.3.10) Seguridad y Auditoría

Existen, en los tiempos que corren, dos elementos que incrementan la importancia de
brindar una adecuada seguridad a la información corporativa por parte de las empresas: la
importancia creciente de la información para la empresa y el aumento de los riesgos a que la
misma se ve expuesta.

Debido al amplio desarrollo de las tecnologías informáticas, actualmente están surgiendo


nuevas conductas antisociales y delictivas. Éste además está ofreciendo la posibilidad de
cometer delitos tradicionales en formas no tradicionales.

La mayoría de los usuarios de las computadoras desconocen la magnitud del problema con el
que se enfrentan, tienen una tendencia a confiar en los sistemas más de lo que debieran, al
extremo de que con frecuencia creen en los resultados producidos por un sistema de
información basado en una computadora sin el escepticismo suficiente. Por lo tanto, la
necesidad de asegurarse de incluir los controles adecuados en el sistema es un paso esencial
en la selección del software. Si bien no siempre es imprescindible invertir en dinero ni en
personal para aumentar la seguridad (por ejemplo para efectuar respaldos de la información),
generalmente cuando esta inversión se torna necesaria, la misma no se realiza en el grado
suficiente para prevenir, principalmente, el daño, alteración y/o pérdida de la información.18

La seguridad tiene tres objetivos principales:

16
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 3.
17
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.
18
Seguridad de los sistemas contables informatizados en las Pymes. Cecilia Peña y Virginia Semperena.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 37
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 Confidencialidad: prevención de divulgación no autorizada de los datos


 Integridad: prevención de modificaciones no autorizadas de los datos
 Disponibilidad: prevención de interrupciones no autorizadas de los recursos informáticos

Para alcanzar estos objetivos la empresa debe contar con procedimientos de seguridad de la
información adecuados, formalmente definidos y ampliamente divulgados.
Para una mejor exposición del tema trataremos el mismo en los siguientes aspectos:

2.3.10.1) Seguridad de la aplicación


2.3.10.2) Seguridad del sistema operativo
2.3.10.3) Seguridad de la base de datos
2.3.10.4) Uso de bitácora de transacciones
2.3.10.5) Seguridad para evitar copias ilegales del programa

2.3.10.1) Seguridad de la aplicación

Algunos de los mecanismos básicos de seguridad aplicables al software son:

 Autenticación
Es la verificación de la identificación del usuario. Es posible autenticarse, básicamente, de tres
maneras: por lo que uno sabe (contraseñas), por lo que uno tiene (tarjeta magnética), por lo
que uno es (huellas digitales). La utilización de más de un método a la vez aumenta la
seguridad de que la autenticación sea correcta. Las técnicas más utilizadas actualmente son
los security tokens (o ID cards) y el reconocimiento biométrico.

En los security tokens la autenticación es realizada a través de una contraseña que cuenta con
dos componentes, uno fijo (un PIN de usuarios) y otro variable. El componente variable es
generado por el security token (que no es otra cosa que una pequeña tarjeta con un display),
el cual genera una nueva contraseña cada sesenta segundos. En resumen, a cada usuario se
le asigna un PIN y se le entrega un security token. Luego, cada vez que intente ingresar al
sistema deberá digitar su PIN y la contraseña generada por su token.

Las técnicas biométricas presentan procesos de verificación de la identidad basados en


características físicas (cara, huellas digitales) o de comportamiento (registro vocal, firma a
mano alzada).

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 38


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

La definición de usuarios y sus restricciones en el acceso colaboran con el cumplimiento de las


normas básicas de control interno en la empresa, tales como la separación de funciones y la
oposición de intereses.

El principio de separación de funciones indica que el registro y control de las operaciones


deben estar separados de quienes realizan las transacciones. De acuerdo con este principio
por ejemplo, quien vende o cobra, no puede realizar los asientos contables.

El principio de oposición de intereses indica que frente a una operación es necesario deslindar
responsabilidades. Por ejemplo, quien entrega la mercadería o paga una cuenta debe estar
interesado en reclamar la firma de quien recibe la mercadería o el dinero, a fin de poder limitar
su responsabilidad frente a un eventual faltante.19

 Autorización
Es el proceso de determinar qué, cómo y cuándo, un usuario autenticado puede utilizar los
recursos de la empresa.
Las autorizaciones pueden hacerse efectivas por medio de una firma en un formulario o por
medio del ingreso de una contraseña específica en el sistema, sí es importante que quede
registrada para ser controlada posteriormente.
Es posible otorgar autorizaciones transitorias o modificar las anteriormente otorgadas a medida
que las necesidades de ese usuario varíen.

 Mantenimiento de la integridad
Mantener la información íntegra se refiere a los procedimientos establecidos para evitar o
controlar que los archivos permanezcan sin sufrir cambios no autorizados y que la información
enviada desde un punto llegue a destino inalterada.
Dentro de las técnicas más utilizadas para mantener la integridad de los datos, se encuentran
el uso de antivirus, la encriptación y las funciones "hash”.

La encriptación es la transformación de datos legibles en datos no legibles, y viceversa, por


medio de funciones matemáticas (algoritmos). Su objetivo es prevenir que, ante la posibilidad
de que una persona no autorizada acceda a los mismos, no sea capaz de entender su
significado.
El encriptado de datos puede dificultar su alteración no autorizada por parte de alguna persona
que disponga de:

19
Evaluación de Paquetes Contables. Cra. Beatriz Pereyra.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 39


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

a) un programa independiente que pueda leer o alterar las bases de datos preparadas por la
aplicación contable, como sucede cuando ellas utilizan alguno de los formatos estándar
más conocidos; o
b) un utilitario que permita operar directamente sobre el disco y cambiar bytes en forma
individual.

Claro está que el encriptado resultará inútil si el violador informático conoce o puede descubrir
los algoritmos sobre los cuales se basa, pero, al menos, le complicará la tarea.
Mediante las funciones “hash” se puede controlar que la información no haya sido alterada, por
error o intencionalmente, durante una transmisión o durante el período que permaneció
almacenada. Simplemente se debe calcular el resultado de la función “hash” en el momento
cero, y compararla con el resultado de aplicar la misma función en otro momento, para
asegurarse que la información se mantiene íntegra.

2.3.10.2) Seguridad del sistema operativo

Es necesario considerar el grado de seguridad en el software de base, es decir, el


Sistema Operativo. Si el grado de seguridad en este nivel no es el adecuado, se podrá acceder
a los datos procesados por el programa, por más que éste posea un excelente nivel de
seguridad.

2.3.10.3) Seguridad de la base de datos

También consideramos relevante la seguridad que brinda la base de datos utilizada


por el programa. La seguridad brindada por el programa dependerá también de las
características de seguridad que presente dicha base de datos, ya que si la misma no posee
las herramientas de seguridad necesarias para limitar el acceso a los datos se podrá acceder
a ellos mediante otras aplicaciones, por ejemplo un manejador de base de datos. Un paquete
contable que almacene los datos en archivos con extensión “mdb” se podrán visualizar con
Access, un software que viene incluido en MS Office Profesional.

2.3.10.4) Uso de bitácora de transacciones

Es deseable que cada vez que un usuario ingresa o modifica datos, se grabe un
campo de auditoría en un registro identificándolo, siendo posible de esta forma conocer

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 40


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

posteriormente quién realizó modificaciones en cada línea de asientos. Para ello es


imprescindible asegurarse de que dichos registros no puedan ser modificados ni suprimidos.

Las pistas de auditoría están diseñadas para permitir el rastreo de cualquier registro de
entrada o proceso llevado a cabo en un sistema. Los detalles de cada transacción se registran
en un archivo de transacciones. El estudio de transacciones puede proporcionar información
de cómo se modificó el archivo. El almacenamiento de estos detalles es automático e invisible
para el usuario; también se debe almacenar la información relativa al usuario, de forma que
sea claro saber quién llevó a cabo la transacción. Si el sistema tiene un reloj interno, también
se marca cada transacción con la hora exacta para saber cuándo ocurrió. Si surge la
necesidad de revisar un registro particular en un archivo, es relativamente fácil determinar
quién hizo la transacción, cuándo ocurrió, cuáles datos contenía la transacción y cómo se
modificaron la base de datos o el registro del archivo maestro.
En los casos de aplicaciones integradas que corren en redes, es casi imprescindible el
establecimiento de autorizaciones individuales para cada consulta de datos y para cada tipo de
modificación, pues de otro modo, se haría difícil evitar que cualquier persona consulte o
modifique datos sin autorización de la gerencia. Para esto:

a) debería existir una tabla que indique, para cada potencial usuario: su contraseña; a que
aplicaciones puede acceder; qué actividades de consulta o modificación de datos está
autorizado a realizar;
b) el sistema de control interno del ente debería prever: quién tendrá la responsabilidad de
manejar dicha tabla; quién puede autorizar modificaciones a ella; qué constancias escritas
deben dejarse de cada modificación.21

2.3.10.5) Seguridad para evitar copias ilegales del programa

Otro aspecto a tener en cuenta es la seguridad del programa generada por el


proveedor de software, la cual consiste básicamente en el modo seleccionado por el proveedor
informático para evitar posibles copias ilegales de su software (piratería informática). Los
métodos utilizados afectan en mayor o menor medida al usuario legal del software llegando
incluso en algunos casos a restarle agilidad a su trabajo.

Es de vital importancia este punto ya que pocas veces se analiza a la hora de adquirir un
software que métodos utiliza el proveedor para evitar la piratería y si esto puede afectar el

21
Seguridad Informática. Leonardo Sena Mayans, Julio 2000.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 41
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

manejo fluido del programa por parte del usuario. Esto es de importancia para el usuario sólo
en caso de que interfiera con el manejo del programa.

Los mecanismos utilizados por los proveedores informáticos para evitar o minimizar la piratería
van desde la implantación de códigos mediante los cuales el usuario o el instalador deberá
comunicarse con el proveedor informático cada vez que el programa se instale en algún
equipo hasta el método de la ficha que es un hardware conectado a las salidas LPT de los
ordenadores.22

2.3.11) Importación – Exportación

Es la posibilidad de exportar datos hacia planillas de cálculo, bases de datos,


procesadores de texto y a otros programas de contabilidad. Cuando hablamos de importar nos
referimos tanto a importar datos de otros paquetes de contabilidad, como a importar en el caso
de paquetes contables, asientos de software de gestión.

Exportar: va a ser muy importante que el programa contenga la posibilidad de exportar datos
hacia los utilitarios mencionados por ejemplo para realizar informes. Muchas veces la empresa
necesita una mejor presentación de los informes o que sean más personalizados. Es
importante que la exportación de datos se realice con una presentación de los mismos lo más
adecuada posible para que este comando realmente sea de utilidad para el usuario.
También va a ser muy importante que el programa contenga la posibilidad de exportar los
datos a otros paquetes contables, para el caso de que ante eventualidades se decida cambiar
de software y no perdamos los datos. Obviamente esto no siempre le conviene a la empresa
proveedora del software por lo cual muchos de estos no incluyen esta posibilidad, cobrando un
adicional extra por realizar este servicio.

Importar: nos referimos a que el programa contenga la posibilidad tanto de importar datos de
otros programas de contabilidad, así como de otras versiones del mismo programa tanto
versiones posteriores como anteriores. Esto muchas veces no es posible por lo que
comentábamos en el caso de exportación, no siempre el proveedor de software va a incluir
estas posibilidades, sobre todo por un tema comercial. También se hace necesario la
posibilidad de enlace con otros programas, de gestión operativa y de recursos humanos, de
forma de facilitar la tarea del contable con el pasaje automático de datos de estos programas a
la contabilidad.23

22
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.
23
Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 42
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

2.3.12) Integración

Es de esperar que las tareas contables efectuadas por un producto estén ampliamente
integradas, de modo que (en general) no sea necesario ingresar los mismos datos más de una
vez o preparar resúmenes de ellos en forma manual.
Por ejemplo, si para contabilizar las compras y llevar la contabilidad general se utiliza el mismo
producto, no sería razonable que el operador tuviese que preparar manualmente un asiento
resumen de las compras de un período. Lo que debería esperarse es que la propia aplicación,
a partir de los asientos individuales de compras:

a) los incorpore uno por uno a la contabilidad general; o


b) prepare mensualmente un asiento de compras y:
1) lo ingrese automáticamente en la contabilidad general; o
2) invite al operador del computador a hacerlo utilizando el teclado o el ratón (interface).

Algo parecido debería ocurrir si se hubiesen adquirido dos aplicaciones desarrolladas por el
mismo productor.

En cambio, cuando para las diversas tareas se adquieren software contable de distintos
orígenes, tal grado de integración automática no es de esperar, pero debería averiguarse si
existen mecanismos que faciliten la conexión entre las diversas aplicaciones.

Por ejemplo, aunque la contabilidad de compras no esté integrada con la general, sería bueno
que la primera grabe los asientos de compras en un archivo, de modo que:

 puedan ser ingresados a la contabilidad general en forma manual; o, lo que es mejor:


 pueda desarrollarse algún programa sencillo (interface) que los lea y los ingrese en la
contabilidad general, para lo cual es preciso conocer las estructuras de los archivos de
asientos de contabilidad, por lo que, a menos que esta información esté disponible para el

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 43


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

usuario, esta tarea la realiza el proveedor. En caso de ser realizado por el usuario se debe
tener cuidado de no violar los derechos de autor.24

2.3.13) Situaciones de borde

El software a adquirir ha sido desarrollado para manejar una determinada cantidad de


registros, cuentas, asientos, por lo que al evaluar un paquete contable se deben considerar
esas situaciones de borde a fin de evitar inconvenientes en el futuro. Es necesario estimar la
cantidad de registros, cuentas, asientos que se manejarán por período a los efectos de
determinar si son adecuadas las situaciones de borde que maneja el producto para esa
empresa en particular.
El paquete contable requerirá de un determinado sistema operativo, memoria RAM, y otros
requisitos que habrá que considerar a fin de lograr una buena performance.25

2.3.14) Emisión de informes

Un punto muy importante es el de los informes contables que el software permite


realizar al usuario. Estos informes son fundamentales tanto para el análisis de la información
procesada, así como una herramienta muy importante para la gestión, dependiendo de la
empresa muchas veces estas posibilidades no se utilizan en la totalidad de su potencial.

Es necesario disponer de una amplia gama de posibilidades para generar informes que
permitan un mejor aprovechamiento del sistema y una mayor agilidad para ejecutar los
procesos, debido a que los usuarios se evitan el esfuerzo de generar informes con planillas
electrónicas u otros productos para realizar sus tareas.

En las empresas, es necesario que además de los informes tradicionales (Libros Diarios,
Balances de Cuatro y Ocho columnas, Libros Auxiliares y Mayores), los sistemas dispongan de
alternativas para que los usuarios puedan generar en forma ágil, segura y autónoma informes
a la medida, que respondan a sus necesidades puntuales.

Estos informes tradicionales son de vital importancia ya que por ejemplo, el Libro Diario se
deberá presentar ante el Registro Nacional de Comercio como registro de operaciones diarias

24
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 3.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 44


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

de la empresa y actualmente se permite presentar el mismo emitido por el programa contable,


previamente encuadernado.

Al diseñar o adquirir un sistema contable computarizado deben considerarse aquellas normas


contables que refieran tanto a la forma como al contenido de los informes emitidos por el
mismo.

La ley 16.060 dispuso que la reglamentación pueda autorizar el empleo de medios técnicos
disponibles en reemplazo o complemento de los libros obligatorios de comercio, que son,
según el Art. 55 del Código de Comercio, el Libro Diario, el Inventario y el Copiador de Cartas.
El Decreto 540/91 autoriza a reemplazar los libros diarios e inventarios por hojas móviles pre o
post numeradas correlativamente por la reglamentación respectiva del Registro Nacional de
Comercio.
Para que el Libro Diario emitido por un paquete contable cumpla con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente, el sistema debe ser capaz de ordenar los
asientos cronológicamente y debe permitir validar todos los datos de los asientos antes de
emitir el mismo. Algunos sistemas permiten además foliar las páginas de los informes. Para
que el Libro Inventarios cumpla también con estos requisitos, debe tener un plan de cuentas
flexible permitiendo un nivel de detalle adecuado para ser posible la composición del mismo
por Estados de Situación con el detalle correspondiente.
También existen otros informes contables como ser el Estado de Situación Patrimonial, el
Estado de Resultados y demás anexos contables del Decreto 103/91 requeridos para su
presentación ante las entidades bancarias así como también ante la Auditoría Interna de la
Nación.
Para cumplir con el decreto 103/91 además el sistema debe posibilitar la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas.

Existe además una gran variedad de informes a emitirse para la gestión operativa de la
empresa.

Es un elemento importante a considerar para la adquisición del software que éste sea lo más
amplio posible en este tema, va a depender también el tipo de empresa que estamos
manejando para evaluar la importancia de este punto. En pequeñas empresas bastaría con
una serie de informes básicos siendo innecesarios los demás. Cuanto mayor sea el tamaño
de la empresa y la importancia que le da a su gestión, se necesitará un mayor espectro de
informes que deberá contener el programa, y que vamos a tener que contemplar a la hora de

25
Evaluación de Paquetes Contables. Cra. Beatriz Pereyra.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 45
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

elegir el software. Para resolver este punto deberíamos realizar una serie de preguntas
fundamentales como tamaño de la empresa, tipo de empresa, operativa bancaria fluida,
gestión operativa fluida, importante número de clientes y proveedores.
La posibilidad de exponer la información mediante diferentes tipos de gráficos es una opción a
valorar, aunque no es imprescindible se entiende como deseable.

Es importante que los sistemas permitan que los comprobantes e informes impresos tengan la
posibilidad de configurar diferentes impresoras. En caso de enviarlos a un archivo, las salidas
en general son compatibles con los formatos más comunes, de modo que el usuario pueda
analizarlos con otras herramientas informáticas de uso común y/o intercambiar información con
otros usuarios, por ejemplo organismos recaudadores, bancos, estudios contables, etc.

Estos son algunos de los factores que se deben analizar en cuanto a informes. Es importante
reconocer que es lo que vamos a necesitar del programa antes de adquirirlo. En el caso de los
informes, la importancia radica en conocer las necesidades de información contable y
operativa e identificar si el software a estudio contempla estas necesidades.

2.3.15) Soporte Técnico

Al comprar el software comercial, siempre es importante evaluar los servicios que


proporciona el proveedor. No basta con saber que la calidad del producto adquirido es la
adecuada. El software también necesita mantenimiento y antes de adquirirlo deberíamos tomar
en cuenta al menos una serie de elementos que nos ayuden a determinar un nivel satisfactorio
del proveedor:

Formas posibles de contratar este soporte: El servicio técnico admite diferentes


variaciones, el alcance de las mismas es ampliamente variado y depende en todos los casos
de la negociación arribada con el proveedor. En general los proveedores ofrecen distintos tipos
de mantenimiento del producto, en función del costo y sus prestaciones. Por ejemplo si el
servicio técnico esta incluido en el pago del producto por algún plazo determinado, las
diferentes coberturas que podemos contratar en base a la forma de pago (mensual, anual, por
visita, etc.), si el servicio técnico que vayamos a contratar incluye o no las actualizaciones del
programa, personalización para funciones de la empresa, si existe algún apoyo técnico extra
para el usuario (por ejemplo la posibilidad de descargar las actualizaciones desde Internet, sin
necesidad de acudir a un técnico de la empresa), si el servicio se va a prestar vía telefónica,
mail, o en forma personal.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

También se podría optar por no contratar un mantenimiento, pero cuando necesite soporte la
empresa debería pagar un monto muy elevado. La decisión depende de la empresa.

Velocidad de respuesta del servicio: con esto nos referimos a aspectos como si el servicio
técnico cuenta con un tiempo máximo en el cual debe acudir el técnico de la empresa, durante
qué horas estarán disponibles los servicios de soporte del software y cuáles son las
previsiones para recibir soporte de emergencia en caso necesario después de las horas
hábiles.

Servicio de la empresa o tercerizado: deberíamos saber a la hora de contratar un servicio si


lo brinda la misma empresa o si se contratan técnicos que trabajan para la empresa
proveedora, pero no como dependientes de ésta. Siempre va a ser mejor que el servicio
técnico dependa directamente de la empresa porque vamos a tener una mayor garantía
respecto a la uniformidad del servicio prestado y le va a dar una mayor seguridad al usuario
ante posibles conflictos entre los técnicos y la empresa.

Capacitación brindada: el soporte del proveedor también debería incluir la capacitación que
se proporciona al adquirir un sistema. Puede ser gratuita o mediante una cuota, dependiendo
del proveedor. La capacitación se puede realizar en las instalaciones del usuario o en otro
lugar.
En el campo del software contable el técnico designado no solamente va a tener que contar
con una formación en el área informática, sino que va a tener que contar con conocimientos
contables suficientes para asistir a la empresa correctamente sobre el funcionamiento del
software. Así que va a ser importante que la empresa proveedora capacite a sus técnicos no
solamente en el área de informática y sobre conocimiento del software en cuestión sino
también que lo capacite en el área contable. Asegurar una capacitación adecuada va a ser
más fácil si el servicio no se encuentra tercerizado.26

2.3.16) Relación costo – beneficio

Una vez analizadas las ventajas que ofrece el producto, es necesario evaluar la
relación costo – beneficio, comparando las ventajas con los costos totales que se incurrirán
durante el ciclo de vida del paquete. El costo de un producto comprado es la suma del precio
facturado por el proveedor, de los impuestos no susceptibles de recupero y del costo de
entrega (generalmente intranscendente). A veces, dicho precio incluye alguna actividad de

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Aproximación a la situación actual del software de gestión contable en el Uruguay. Karina Cavana y Virginia Porrás.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

capacitación, que estrictamente debería segregarse y asignarse al costo de ésta, cosa que no
suele hacerse debido a la poca significación de los importes en juego y a la dificultad de
medirlos objetivamente.

Los costos y los beneficios pueden ser tanto de naturaleza tangible como intangible. Ambos
deben tomarse en cuenta en la evaluación.

Costos tangibles: son aquellos que se pueden proyectar con precisión. Estos incluyen el valor
del software, valor de la implementación, mantenimiento y soporte, requerimientos adicionales
del hardware.

Costos intangibles: son difíciles de estimar y pueden no conocerse. Entre ellos tenemos el
costo de perder una ubicación competitiva, perder puntos por no ser el primero en innovar, o
ser líder en un sector; demeritar la imagen de la empresa debido al descuido continuo de los
clientes y la toma de decisiones ineficaz por falta de información o por su extemporaneidad.

Beneficios tangibles: son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la empresa a
través del uso del software. Por ejemplo: incremento en la velocidad de proceso, contar con
cierta información que de otra manera sería inaccesible; la obtención de información con
mayor puntualidad que en el pasado; aprovechar el mayor poder de cálculo de las
computadoras y reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea
específica. Aunque la medición no siempre es fácil, los beneficios tangibles pueden estimarse
en términos de dinero, recursos o tiempo ahorrados.

Beneficios intangibles: son aquellos difíciles de cuantificar pero que no por ello dejan de ser
importantes. Estos incluyen: la mejora del proceso de toma de decisiones, el incremento de
precisión, el llegar a ser más competitivo en los servicios al cliente, el mejoramiento de la
imagen del negocio y el incremento de la satisfacción de los empleados al eliminar tareas de
naturaleza tediosa. Estos beneficios son extremadamente importantes y pueden tener
implicaciones de relevancia para el negocio, en su relación con personas tanto ajenas como
propias de la empresa.

Se deben tener en cuenta tanto los beneficios tangibles como los intangibles, ya que la
presentación de ambos permitirá a la dirección de la empresa contar con un sólido soporte
para sustentar su decisión sobre el sistema propuesto.27

27
Análisis y Diseño de Sistemas. Kendall y Kendall. Capítulo 12.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 48


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

2.3.17) Documentación

La documentación es el proceso de reunir, organizar, almacenar y mantener en papel


(u otro medio relativamente permanente) un expediente completo de la razón por la que se
desarrollan las aplicaciones, para quién, qué funciones realizan y cómo. La misma debería
incluir como mínimo: definición de los objetivos del sistema, análisis del impacto en la empresa
y sus beneficios, análisis del impacto en los recursos humanos, documentación de todos los
programas que integran el sistema, documentación de datos, archivos y bases de datos,
medidas de seguridad física y lógica. Además de éstos, es importante contar con manuales de
usuarios que expliquen el funcionamiento y las características del software, facilitando su uso.
Algunos manuales incluyen además una lista con los problemas más frecuentes y sus
soluciones para evitar consultas por temas menores. En general la documentación del sistema
que se le proporciona al usuario (manuales) es diferente de la que mantiene el desarrollador.

La documentación es una necesidad, puesto que:

 Mejora la comunicación: en la medida que existe una correcta y completa documentación,


se evitan malas interpretaciones y se facilita la comunicación entre el técnico informático y
los usuarios.
 Enseñanza o capacitación: a partir de la documentación es posible entrenar a los usuarios,
a los ejecutivos de la empresa o a personal técnico.
 Referencia histórica: permite ante necesidades de recuperación, de modificación o nuevo
desarrollo del sistema, construir a partir de ella.

2.3.18) Fiabilidad

No hay duda de que la fiabilidad de un programa de computadora es un elemento


importante de su calidad general. Si un programa falla frecuentemente en su funcionamiento,
no importa si el resto de los factores de calidad son aceptables.

La fiabilidad del software, a diferencia de otros factores de calidad, puede ser medida o
estimada mediante datos históricos o de desarrollo. Esta se define en términos estadísticos
como “la probabilidad de operación libre de fallos de un programa de computadora en un
entorno determinado y durante un tiempo específico”.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 49


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Siempre que se discute de fiabilidad, surge una pregunta fundamental: ¿Qué se entiende por
el término fallo? En el contexto de cualquier discusión sobre la calidad y la fiabilidad del
software, el fallo es cualquier no concordancia con los requerimientos del software.28

Se debe considerar que ésta es una funcionalidad que el usuario no siempre está en
condiciones de valorar.

2.3.19) Corrección de errores

Es raro que una aplicación esté libre de errores (bugs), pues:

 es muy difícil que durante su desarrollo y prueba puedan preverse todas las circunstancias
bajo las cuales podrían ejecutarse todos los pasos de todos los programas;
 es factible que en algún momento la memoria del computador contenga datos que,
actuando conjuntamente, provoquen comportamientos imprevistos de algunos de los
programas componentes de la aplicación.

Dada esta realidad, deberían tenerse en cuenta:

 la experiencia recogida en el empleo de otras aplicaciones elaboradas por el mismo


desarrollador;
 la disposición de éste para estudiar los errores informados, analizar sus causas, buscarles
solución, diseñar versiones corregidas del producto y ponerlas (sin cargo) a disposición de
sus clientes.29

2.3.20) Robustez

Un programa es robusto si se comporta en forma razonable, aún en circunstancias que


no fueron anticipadas en la especificación de requerimientos; por ejemplo cuando encuentra
datos de entrada incorrectos o algún mal funcionamiento del hardware como rotura de disco.
Un programa que genere un error no recuperable en tiempo de ejecución tan pronto como el
usuario ingrese inadvertidamente un comando incorrecto no será robusto.

2.3.21) Eficiencia

28
Análisis y Diseño de Sistemas de Información. James Senn. Año 1992. Capítulo 9.
29
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 3.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 50
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Un sistema de software es eficiente si utiliza los recursos computacionales en forma


económica. La performance de un sistema es importante porque afecta su usabilidad. Por
ejemplo, si es muy lento reduce la productividad de los usuarios. Si utiliza demasiada memoria
puede afectar al resto de las aplicaciones que se están ejecutando o ejecutarse demasiado
lentamente, mientras el sistema operativo intenta balancear el uso de la memoria por parte de
las distintas aplicaciones. Detrás de estos problemas están los límites cambiantes de la
eficiencia según cambia la tecnología, ya que la visión de “demasiado caro” cambia
constantemente según los avances tecnológicos, actualmente una computadora cuesta
bastante menos que hace unos años y son bastante más poderosas.

2.3.22) Portabilidad

El software es portable si puede ser ejecutado en distintos ambientes, refiriéndose este


último tanto a plataformas de hardware como a ambientes de software como puede ser
determinado sistema operativo. Si bien se ha transformado en un tema importante debido a la
proliferación de procesadores y sistemas operativos distintos, puede ser importante incluso en
una misma familia de procesadores debido a las variaciones de capacidad de memoria e
instrucciones adicionales, por lo que una forma de lograr portabilidad es asumir una
configuración mínima y utilizar un subconjunto de las facilidades provistas que se garantiza
estarán disponibles en todos los modelos de la arquitectura, como instrucciones de máquina y
facilidades del sistema operativo. También es necesario utilizar técnicas que permitan al
software determinar las capacidades del hardware y adaptarse a éstas.

En general la portabilidad se refiere a la habilidad de un sistema de ser ejecutado en


plataformas de hardware distintas, y a medida que la razón de dinero gastado en software
versus hardware crece, la portabilidad gana importancia.30

2.3.23) Hardware y Software requeridos

La aplicación que se diseñe o adquiera sólo servirá si puede correr en alguna


computadora disponible. Por ello, deben tenerse en cuenta los requerimientos mínimos de
hardware y software, que normalmente se refieren a los siguientes elementos:
Elementos Ejemplo de requerimiento
Procesador Pentium
Velocidad de reloj 2 GB

30
Fundamentals of Software Engineering. C. Ghezzi, M. Jazayeri, D. Mandrioli – Año 1991. Capítulo 1.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 51


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Memoria RAM 128 MB, recomendado 256 MB


Monitor VGA o superior, 15” o más
Unidad para la ejecución de aplicación Disco rígido con no menos de 24 MB libres
Unidad para la instalación de la aplicación Lectora de disquetes de 3,5 pulgadas o
unidad de CD–ROM
Sistema operativo Windows 98, 2000, XP
Impresora Chorro de tinta o láser

Figura 2.2: Ejemplo de requerimientos de hardware y sistema operativo.

Dado el permanente abaratamiento de los equipos y el uso relativamente prolongado que


puede dárseles, estos requerimientos no deberían tomarse como restricciones. Si una
aplicación satisface plenamente las necesidades de un ente pero requiere el cambio de su
hardware, debería efectuárselo. Quedarse con una aplicación modesta por el mero hecho de
que pueda ejecutársela en un equipo preexistente es una decisión que puede lamentarse en el
mediano plazo.

Lo expuesto anteriormente está vinculado con lo que se mencionó en el ítem de situaciones de


borde.

2.3.24) Instalación y desinstalación

Existen diversas maneras de recibir los archivos necesarios para instalar una
aplicación, por ejemplo CD, disquete, dirección de sitio Web, etc.
Cualquiera sea la forma en que el proveedor los suministre debería brindar al comprador toda
la información necesaria para una instalación exitosa y, en lo posible, sencilla.

Por otra parte, para evitar la violación de los derechos intelectuales del desarrollador del
software, algunas instalaciones dejan rastros de ellas en los disquetes originales y también
incorporan a la versión instalada en el disco duro claves que impiden que ella pueda ser
corrida en otra máquina. En estos casos, la aplicación debe contener una rutina que devuelva
la posibilidad de efectuar otra instalación original (imprescindible, por ejemplo, si se cambia la
PC).
Por esta razón, antes de instalar una aplicación debería averiguarse si ella incluye un
programa de desinstalación que limpie el disco y el registro de cualquier archivo o dato
innecesario. De no existir tal programa, conviene recurrir a una aplicación estándar de

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 52


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

desinstalaciones o, por lo menos, a algún programa que registre las novedades ocasionadas
por la instalación.31

CAPÍTULO III - PAQUETES CONTABLES EN EL MERCADO

31
Contabilidad Computadorizada. Fowler Newton, Buenos Aires – Año 1998. Capítulo 3.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 53


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En este capítulo plantearemos una breve reseña de un conjunto de paquetes


contables presentes en el mercado uruguayo. Los datos aquí expuestos son el resultado de un
relevamiento realizado mediante entrevistas con los proveedores, llamados telefónicos,
información obtenida en materiales promocionales suministrados por los mismos, páginas web
y demostraciones en vivo de los productos. Mediante estos procedimientos combinados
logramos relevar las funcionalidades de todos los paquetes contables bajo estudio. Para cada
producto evaluado se eligieron las siguientes funcionalidades a consultar al proveedor:
software amigable, agilidad en el ingreso de datos, asientos y comprobantes, automatización,
emisión de informes, parametrización, multiplicidad, seguridad y auditoría, respaldo y
recuperación de datos, integración, importación – exportación, relación costo – beneficio,
soporte técnico y hardware y software requeridos.

Otros trabajos monográficos han tenido por objetivo evaluar las funcionalidades a través de
pruebas de operación con el paquete contable. En este caso sólo se exponen y analizan las
funcionalidades tal cual fueron indicadas por el proveedor.

Se entrevistaron a los proveedores de los siguientes productos:

3.1) Memory Conty


3.2) ContaWin Contabilidad Central
3.3) Alexis
3.4) Salvador 2000
3.5) Sigma
3.6) Result
3.7) P-SIG XXI
3.8) GCI
3.9) Paulya
3.10) BitWin Sistema de Gestión Administrativa
3.11) Akros Contable
3.12) Nodum
3.13) RT-Conta
3.14) GIA
3.15) SIGE
3.16) Plataforma
3.17) Brújula Gestión Comercial
3.18) Quipus
3.19) Opus

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 54


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

3.20) Tango

A continuación se exponen los productos indicando el nombre del software, la empresa


desarrolladora y el año de surgimiento de la misma.

3.1) Memory Conty (Memory Computación-1986)

Es un software enfocado a la elaboración de toda la información contable de las


pequeñas y medianas empresas.

El programa es amigable. Posee ayuda mediante un asistente técnico virtual, que brinda
sugerencias al usuario.

El ingreso de los comprobantes y asientos se hace una única vez al sistema en forma ágil y
sencilla intentando reducir al máximo el tiempo de ingreso y la probabilidad de error. Este
ingreso se puede hacer de dos maneras: formato clásico o rápido (en línea). Además el
sistema permite definir teclas abreviadas por el usuario, así como también, carpetas auxiliares
para ingresar lotes de asientos o definir asientos tipo.

Se calculan y generan en forma automática los asientos de resultados, cierre y apertura, y


diferencia de cambio.

Los informes que brinda el sistema son: Estado de Situación, Estado de Resultados, Cuadro
de Bienes de Uso e Intangibles, Cuadro de Evolución del Patrimonio, Informe de Compilación,
Notas y Cuadros de detalle del activo y del pasivo. También permite emitir sub-diarios
definibles por el usuario, diarios analíticos, mayores y estadísticas que ofrecen información y
gráficos de gestión configurables.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, permitiendo
configurar los mismos de modo que respeten los lineamientos establecidos por el Decreto
103/91.
La parametrización que ofrece este producto permite la definición de diferentes monedas con
las que trabaja la empresa, impuestos, comprobantes, planes de cuentas, etc.

Procesa información de múltiples empresas en forma independiente. También permite ingresar


y re-expresar los importes en varias monedas y trabajar con múltiples ejercicios económicos.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 55


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Está diseñado para trabajar en una red de computadoras pero no es posible que más de un
usuario esté ingresando asientos en el mismo mes de una misma empresa. Para subsanar
este inconveniente se tiene la opción de ingresarlos en lote y luego éstos serán integrados
automáticamente una vez que queden liberados los asientos del mes.

El sistema permite definir perfiles de usuarios, encripta los datos y registra pistas de auditoría.

Permite respaldar todos los datos de una empresa, así como recuperar la información desde
las copias de seguridad.

En cuanto a la integración con otros sistemas, es posible tomar en forma automática asientos
generados por otros sistemas, ya sean de Memory Computación u otros desarrollados en
forma específica para la empresa por terceros, siempre que se adapten a su interface estándar
de importación de datos.
Tiene conexión con Microsoft Office, organiza los datos de la empresa y los informes en
procesador de texto, planilla electrónica y bases de datos.

Los precios varían según la cantidad de usuarios y van desde los U$S 630 para un usuario
hasta los U$S 2.205 para veinte usuarios (los precios no incluyen IVA).

El soporte técnico está mayoritariamente tercerizado, y además se cuenta con técnicos propios
que brindan el servicio en forma paralela.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95/98/2000/XP/NT 4.0 o 5.0


 Pentium Intel Celeron 233 MHZ, o Pentium 66 MHZ
 32 MB de memoria RAM

3.2) ContaWin Contabilidad Central (Wais S.R.L.-1989)

Es un sistema sencillo y capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier empresa


para llevar contabilidad analítica y resumida.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El ingreso de comprobantes y asientos puede realizarse por el método de “Ingreso de


Asientos” (formato clásico) o por la interfaz de “Ingreso de Comprobantes” (en línea) que
optimiza los tiempos y reduce los errores de digitación.

Cuenta con una serie de asientos que el sistema puede realizar automáticamente y ellos son:
planillas auxiliares (de función similar a los asientos tipo), diferencia de cambio, resultados,
cierre y apertura.

ContaWin dispone de un archivo de ayuda y de un asistente técnico virtual.

Cuenta con una interface de análisis denominada Supervista que permite ver en una sola
pantalla y en forma simultánea el Balance, el Mayor y el Asiento y desde allí modificar un
asiento actualizándose automáticamente el Mayor y el Balance.

Permite la emisión de: Diarios (analítico y de resumen), Auxiliares, Mayores (analítico y de


resumen), Análisis de Vencimientos, Balances y Balancetes, Estado de Situación y de
Resultados, Cuadro de Bienes de Uso, Estado de Evolución del Patrimonio y Estado de Origen
y Aplicación de Fondos. Dentro de los informes tradicionales no se incluyen los Balances de
cuatro y ocho columnas.
Con relación a las normas legales y profesionales, el sistema no cumple con los requisitos de
exposición establecidos para la emisión del Libro Diario, ya que si el usuario no corrige o
realiza una validación de los asientos, el sistema de todas maneras permite la emisión del
Libro Diario. Sí cumple con los requisitos de exposición respecto al Libro Inventarios. No es
posible cumplir con el decreto 103/91 en cuanto a la estructura de los Estados Contables, ya
que no permite la emisión de las Notas a los mismos en un formato estándar.

La parametrización que ofrece este producto permite que el plan de cuentas y los impuestos
sean definidos por el usuario.

Es un software abierto, al que se le puede realizar cambios en su programación interna.

Es multiempresa, multimoneda, multiusuario y multiejercicio.

En cuanto a la seguridad se podrán definir perfiles de usuarios, cuyas tablas de datos se


encuentran encriptadas. El programa no registra pistas de auditoría.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Los respaldos de la información se hacen en formato de archivo ZIP, no pudiendo seleccionar


otra opción. El mismo se hace por empresa, pero no tiene la opción en el sistema de recuperar
los datos desde el respaldo, lo que hace suponer que esto deberá realizarse a nivel del
sistema operativo.

La opción de importar datos de otros programas de contabilidad debe realizarse con apoyo
técnico. Es posible sí, la importación de asientos desde los programas de facturación y
recursos humanos de ContaWin. Todos estos sistemas generan automáticamente un asiento
en la contabilidad.
Pero sí puede generar automáticamente gráficos y exportar información a Bases de Datos,
Planillas Electrónicas y Procesadores de Texto.

La adquisición del software se realiza mediante la modalidad de arrendamiento que se


caracteriza por un sistema de claves que el cliente debe renovar mensualmente. Esta
modalidad permite obtenerlo sin inversiones importantes, contando siempre con la última
versión. El costo de la renovación mensual de la clave es de $ 390 + IVA. Dicho costo incluye
el soporte técnico.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95 o superior


 Procesador Pentium o similar
 32 MB de memoria RAM

3.3) Alexis (Saico S.R.L.-1984)

Es un sistema de contabilidad general, compuesto por un módulo básico que provee


las funciones estrictamente contables y módulos adicionales (por ejemplo Análisis y Control de
Ejecución Presupuestal) que suministran información analítica.

Se instala y se usa en forma sencilla. Funciona en ambientes Windows, NT y Novell. Resulta


amigable para el usuario y de fácil manejo, disponiendo de ayuda en línea.

Sólo permite el ingreso de asientos en lote los cuales deberán ser confirmados para su
incorporación a las bases de datos del sistema. También dispone de una modalidad de ingreso
de asientos predefinidos.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Un punto a tener en cuenta es que los asientos no se pueden confirmar si no balancean y si


sus datos no están debidamente validados.

Genera automáticamente asientos de diferencia de cambio, resultados y cierre y apertura de


libros.

Los informes predeterminados que brinda el sistema son los básicos (Diarios, Mayores y
Estados Contables). Además, permite generar Estados Contables con los requerimientos
propios del usuario, mediante la opción “Generador de Estados Contables”, como por ejemplo
el Balance Tradicional de cuatro y ocho columnas.
El sistema cumple con los requisitos legales de exposición establecidos para la emisión del
Libro Diario y del Libro Inventarios. Sin embargo, no prevé la elaboración de todos los
componentes de los Estados Contables según el Decreto 103/91, ya que no es posible emitir
ninguno de los Anexos obligatorios ni tiene prevista la elaboración de las Notas a los Estados
Contables en un formato estándar.

La parametrización que brinda el sistema permite definir cotizaciones de diferentes monedas,


no contando con la opción de definir diferentes impuestos. El plan de cuentas también es
adaptable a las necesidades de la empresa.

Es multiusuario, multimoneda y multiempresa.

El control de acceso se logra mediante la identificación de usuarios y contraseñas. El software


no registra pistas de auditoría.

Sólo se pueden realizar copias del programa con fines de respaldo. Asimismo, permite la
recuperación de los datos desde dicha copia.

Es posible importar asientos desde otras aplicaciones, como por ejemplo, Alexis DOS y
Memory. Recibe automáticamente las transferencias de asientos desde otras aplicaciones
desarrolladas por el proveedor y se pueden exportar datos hacia otras aplicaciones como
Word y planillas Excel.

El precio (sin IVA) por derechos de uso de Alexis Básico es de 14.956 pesos uruguayos.

El costo de las licencias adicionales para agregar usuarios de Alexis en una red, es de 2.493
pesos uruguayos por usuario.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 59


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Cuenta con un servicio de asesoramiento permanente que incluye la actualización de


versiones y asistencia técnica o por correo electrónico. El costo (sin IVA) del servicio de
asesoramiento monousuario es de $ 1.246 trimestrales y el multiusuario es de $ 1.895
trimestrales.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95 o superior


 Procesador Pentium 100 MHZ
 16 MB de memoria RAM

3.4) Salvador 2000 (América Software)

Es un programa contable de bajo porte para pequeñas y medianas empresas,


contadores y estudios contables.

Funciona bajo el sistema operativo DOS, esto hace que su interface no sea muy amigable para
el usuario al momento de operar con el mismo.

Los asientos y comprobantes se ingresan en línea pero ésta no se logra visualizar en su


totalidad en la pantalla, por lo cual en la parte inferior de la misma se puede ver en forma de
resumen todos los datos que se están ingresando. El programa cuenta con una serie de
asientos predefinidos y automáticos: resultados, cierre y apertura, diferencia de cambio y
ajuste a moneda extranjera.

Con relación a los informes, el programa permite emitir: Diarios (Auxiliar y Analítico), Mayores
(Analítico y de Resumen), Estado de Situación Patrimonial, Estado de Resultados, Balance
Completo, Balance cuatro columnas, Balancete de Saldos, Estado de Origen y Aplicación de
Fondos, Estados de Cuentas y Centros de Costos.
El sistema no cumple con los requisitos de exposición establecidos para la emisión del Libro
Diario según las normas legales y profesionales de nuestro país, ya que si bien es capaz de
ordenar los asientos cronológicamente, deja espacios en blanco y lista asientos sin terminar.
Sí cumple con los requisitos respecto al Libro Inventarios. No es posible cumplir con el decreto
103/91 en cuanto a estructura de los Estados Contables, ya que no prevé la elaboración de
todos los Anexos obligatorios (sólo es posible elaborar el EOAF), ni la elaboración de las Notas
a los Estados Contables en un formato estándar.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Es un programa parametrizable, ya que prevé cuatro modelos estándares distintos de planes


de cuenta y el uso de varias tablas de datos (por ejemplo de monedas, tasas de impuestos,
índices, etc.).

Es multiempresa, multimoneda, multiejercicio y multiplataforma.

El acceso al sistema está protegido mediante claves, con las que se tiene acceso a todo el
programa. Si las contraseñas son olvidadas es posible borrar el archivo de usuarios y volver a
crearlo. Los datos no se encuentran encriptados. No posee registro de pistas de auditoría.

El programa prevé el respaldo y la recuperación de la información en disquete.

El sistema es compatible con Contabilidad Central para DOS y para Windows de Memory
Computación. Hay que tener recaudos cuando se transfiere información de un programa a otro
para no perder información vital en el traspaso, por ejemplo en la descripción del detalle del
asiento de Salvador caben muchos más espacios que en el detalle de Memory.

A su vez puede importar y exportar datos de planillas electrónicas, pero luego hay que realizar
modificaciones en el formato de los informes para que sean presentados en forma clara al
usuario final.

El precio del software es de U$S 20. Con la compra del programa se incluye una visita técnica
para supervisar la instalación del mismo. El soporte técnico se proporciona vía telefónica o vía
e-mail, no contando con visitas técnicas a las empresas luego de la instalación, ni con
mantenimiento.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Sistema operativo DOS 5.0 o superior


 AT 386 o superior
 4 MB de memoria RAM

3.5) Sigma (Zetasoftware)

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Gestiona la contabilidad central de las empresas, estudios contables, contadores y


demás profesionales del área. Está diseñado con el generador de aplicaciones GeneXus y
generado en el lenguaje de programación Microsoft Visual FoxPro.

Es un software flexible y fácil de operar. Dispone de un sencillo sistema de ayuda.

El ingreso de asientos puede hacerse en cuatro formatos diferentes: Rápido (en línea),
Estándar y por Comprobantes (se generan en forma automática de acuerdo a la definición
configurada en una tabla). Existe también una opción de asientos por Rubro mediante la cual
se podrá emitir un mayor del rubro, listar los asientos de dicho rubro o bien exportarlos a
Microsoft Excel.

Se generan en forma automática los asientos de diferencia de cambio, resultados, cierre y


apertura de ejercicio.

Dentro de los informes que permite emitir podemos citar los Libros Diarios y Mayores por
Rubro, Balances y Balancetes (Estado de Situación, Estado de Resultados, Balance Completo,
Balance cuatro y ocho columnas, Números y Saldos).
El sistema cumple con los requisitos legales de exposición establecidos para la emisión del
Libro Diario e Inventarios. Sin embargo, no prevé la elaboración de todos los componentes de
los Estados Contables según el Decreto 103/91, ya que no es posible emitir ninguno de los
Anexos obligatorios ni tiene prevista la elaboración de las Notas a los Estados Contables en un
formato estándar.

Es un programa parametrizable, ya que permite la definición de diferentes monedas,


impuestos y planes de cuentas.

Es multiusuario, multiempresa y multimoneda.


Se cuenta con un sistema de contraseñas de acceso y con un registro de pistas de auditoría.
Los datos no están encriptados.

Tanto el respaldo como la recuperación de los datos deben manejarse a nivel de Sistema
Operativo y/o con otras aplicaciones.

Permite la integración con otros sistemas desarrollados por el proveedor así como también la
importación y exportación de asientos desde y hacia otros sistemas.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 62


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Los precios (sin impuestos) del software son los siguientes: para un PC en estudios contables
U$S 280 (licencia extendida U$S 380), para un PC en empresas U$S 380 (licencia extendida
U$S 480).

El usuario tiene soporte técnico sin costo los primeros 90 días, vía telefónica, Messenger o e-
mail. Luego accederá al soporte y a las nuevas versiones del producto por un costo del 20%
del precio de la licencia adquirida por año.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98 o superior


 Procesador 200 MHZ
 64 MB de memoria

3.6) Result (Desingware-1995)

Es un paquete de software administrativo contable, que permite manejar y controlar la


gestión. Está desarrollado en lenguaje de programación Case GeneXus.

Su manejo es fácil y práctico. El ingreso de datos se hace directamente en las tablas de datos
y existe una opción de “Ingreso Rápido” donde se puede acceder a ingresar asientos
repetitivos más velozmente.

Genera en forma automática asientos de ajuste por redondeo, diferencia de cambio,


resultados, cierre y apertura de ejercicio.

Las consultas y listados que se emiten son: Mayor (de Análisis y Conjunto), Diarios,
Balancetes, Resúmenes Mensuales y Gráficas por Cuentas.
Debido a que el sistema no valida los asientos y no controla si estos cuadran hasta que se
intente cerrar el ejercicio, el mismo no cumplirá con los requisitos de exposición establecidos
para el Libro Diario, si se desea emitirlo en un período intermedio y existen asientos con
errores, cumpliendo sí con los requisitos para el Libro Inventarios.
En cuanto a las exigencias de estructura de los Estados Contables establecidas por el Decreto
103/91, el sistema no permite emitir ninguno de los informes requeridos por este decreto.

Su diseño paramétrico permite definir impuestos por empresa, planes de cuentas en diferentes
niveles de agrupamiento, fuentes de asientos y listas de análisis.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El sistema es multiusuario, multiempresa, multimoneda y multiejercicio.

En cuanto a la seguridad, posee claves de acceso al sistema y a las secciones críticas,


configurables por el usuario. El programa no registra pistas de auditoría.

Se prevé la creación de una copia de seguridad en disquete y su posterior recuperación.

Exporta datos para Memory y permite la exportación del Plan de Cuentas a Planillas Excel o
formato Word. Además tiene total integración con BRICKS, el Sistema Integrado de Gestión de
la empresa.

El precio del software es $ 9.480 (no incluye el IVA), con garantía por noventa días.

Se ofrece servicio de mantenimiento, soporte y atención al cliente que incluye nuevas


versiones. Su costo mensual es de $ 600, reajustable semestralmente por IPC. En caso de no
optar por dicho servicio, las nuevas versiones tendrán un costo equivalente a U$S 50 si se
instalan en casa del cliente y de U$S 40 si se instalan en las oficinas de la empresa.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95/98/Me/2000/XP


 Procesador Intel o Celeron 800 MHZ o superior
 128 MB de memoria RAM

3.7) P-SIG XXI (AT&G Informática-1979)

P-SIG XXI cuenta con una interfaz gráfica que vuelve su operación y acceso a los
datos más fácil. Posee menús y consultas modificables por el usuario, teclas de ayuda y
ayudas en línea.

Cuenta con una serie de módulos que cubren las áreas principales de la empresa, de los
cuales comentaremos el módulo Contabilidad Central.

Es capaz de soportar un gran volumen de transacciones, lo que garantiza un funcionamiento


adecuado tanto en empresas pequeñas como en instalaciones donde se procesan grandes
volúmenes de información.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 64


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Cuenta con cierres de ejercicio automáticos que son realizados por el sistema cuando se pasa
a procesar información del siguiente ejercicio. P-SIG XXI permite seguir trabajando sobre
datos de un ejercicio aún después del cierre y apertura del ejercicio siguiente, corrigiendo
automáticamente los asientos de cierre y apertura en función de modificaciones en los
movimientos anteriores. Hay que tener en cuenta que esta funcionalidad es peligrosa desde el
punto de vista de la seguridad y del control interno. También se generan en forma automática
los asientos de diferencia de cambio.

Entre los informes que brinda podemos detallar los siguientes: Balancetes de saldos, Estado
de Situación Patrimonial y Estado de Resultados, Diario general y auxiliares, Mayores de
rubros, Consultas de saldos con gráficas y, en forma opcional, diarios múltiples para la
registración de asientos, entre otros.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, establecidos por el
Decreto 103/91.

Su diseño paramétrico permite definir diferentes planes de cuentas.

Es multiempresa, multimoneda, multiplataforma (DOS, NOVELL, UNIX) y puede correr en


modalidad monousuario o multiusuario.

El esquema de seguridad le permite definir perfiles de usuarios. El acceso por usuario se


permite a través de códigos y contraseñas. Además registra pistas de auditoría.

La integración con otros sistemas permite la importación y exportación de datos desde otros
sistemas externos a P-SIG XXI, así como exportar datos a planillas electrónicas u otras
aplicaciones como procesadores de texto y Microsoft Access.

Los precios varían desde U$S 530 para un usuario hasta U$S 1.855 para veinte usuarios.

Cuenta con un departamento de Soporte Técnico cuyo costo dependerá del servicio
contratado por el cliente.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 Microsoft Windows 95/98/2000/NT o superior


 Pentium o superior
 96 MB de memoria RAM

3.8) GCI (INSIS-1984)

Es un sistema integrado por una serie de módulos, de los cuales comentaremos el


módulo Contabilidad y Finanzas.

Está desarrollado con la herramienta GeneXus y puede manejar diferentes bases de datos.
Actualmente está disponible en SQL Server, Oracle, Informix y DB2.

Ofrece una interfaz de usuario común y homogénea. Todos los usuarios trabajan con los
mismos datos. Cada dato se ingresa al sistema una única vez y actualiza todas las áreas de la
empresa implicadas.

El ingreso y validación de asientos es en forma interactiva. La contabilización se puede hacer


en forma inmediata o por lotes. Se puede entrar en forma automática asientos generados por
otros módulos (facturación, sueldos y jornales, etc.), así como generar asientos automáticos de
diferencia de cambio, cancelación de documentos pendientes, cierre y apertura de ejercicio.

Cuenta con un amplio conjunto de reportes estándar. Además permite al usuario definir sus
propias estructuras de informes y conectarse con planillas electrónicas u otras herramientas de
oficina para realizar análisis más complejos.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, permitiendo
configurar los mismos de modo que respeten los lineamientos establecidos por el Decreto
103/91.

Ha sido diseñado de manera que sea adaptable a las necesidades del negocio mediante la
definición de un conjunto de parámetros (múltiples planes de cuentas y empresas).

Es multiempresa, multimoneda, multiusuario y multiplataforma.

El sistema brinda la posibilidad de definir distintos perfiles de usuarios, indicando para cada
uno que tareas puede hacer. Registra pistas de auditoría.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El precio del software es U$S 1.000 por usuario concurrente (usuarios trabajando con el
sistema al mismo tiempo) y corresponde a toda la funcionalidad del sistema.

Cuenta con un área de soporte que funciona básicamente a través del teléfono o Internet. Ésta
es la encargada de distribuir las actualizaciones y nuevas versiones. El precio del mismo es de
2% mensual aproximadamente del valor del software.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95 o superior


 Pentium 400 MHZ
 64 MB de memoria RAM

3.9) Paulya (BCN Informática-1989)

Es un sistema integrado que incluye diversos módulos, de los cuales comentaremos el


de Contabilidad Central.

Para su desarrollo se utilizó GeneXus y Microsoft Visual FoxPro como lenguaje de


programación.

Los datos se ingresan al sistema en forma ágil y sencilla.

Es posible definir y generar asientos automáticos (diferencia de cambio, resultados, cierre y


apertura de ejercicio), asientos por comprobante, asientos de ajuste a moneda extranjera,
importar y exportar asientos.

Los informes contables que emite el sistema son: Libros Auxiliares (Ventas y Compras Crédito,
Ingresos y Egresos de Caja), Libros Diarios (Analítico, por día, por mes, detalle de
operaciones), Mayores por Cuentas y Balances (Balance completo de cuatro columnas,
Estado de Situación Patrimonial, Estado de Resultados, Números y Saldos).
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión de los
Estados Contables básicos. No es posible cumplir con el decreto 103/91 en cuanto a
estructura de los Estados Contables, ya que no prevé la elaboración de todos los Anexos
obligatorios, ni la emisión de las Notas a los mismos en un formato estándar.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a la parametrización, se pueden definir los rubros contables a utilizar por la


empresa, permitiendo además la definición de diferentes impuestos.

Es multiempresa, multiusuario, multiejercicio y multimoneda.

El sistema cuenta con protección de acceso al sistema general a través de la definición de


usuarios y contraseñas y posee además auditoría de usuarios.

En cuanto a la integración con otros sistemas, además de la integración del módulo de


Contabilidad con los demás módulos del sistema, permite exportar informes a planillas Excel.

Es posible respaldar todos los datos de una empresa, así como su posterior recuperación.

El costo del producto es de aproximadamente U$S 685 + IVA para un usuario (paquete
estándar).

El servicio de apoyo consiste en consultas telefónicas, vía mail o visitas, y su costo anual es de
U$S 245 + IVA.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95 o superior


 Procesador Pentium
 64 MB de memoria RAM

3.10) BitWin Sistema de Gestión Administrativa (Bit Sistemas-1977)

Es un software integrado de gestión cuyos módulos funcionan interrelacionados entre


sí operando como un sistema global. Comentaremos el módulo de Contabilidad.

El sistema está concebido para el trabajo permanente en tiempo real, ingresando las
transacciones necesarias cuando estas se producen. Permite definir modelos de asientos,
donde se indica que datos digitar y cuáles asumir automáticamente, logrando un ingreso ágil y
seguro de la información minimizando las posibilidades de errores.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El sistema contable Bit trabaja simultáneamente y en tiempo real en tres monedas: la moneda
origen de la transacción, la moneda nacional y una moneda constante que permite el análisis
de la información corregida por inflación, generando así automáticamente el asiento de
reexpresión monetaria.

Los informes que emite el sistema son: Diario de operaciones, Mayor Analítico, Balances y
Balancetes.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, establecidos por el
Decreto 103/91.

Es un sistema estándar que se parametriza en forma personalizada por cada empresa. El plan
de cuentas es definido por la misma, teniendo un control de coherencia de los niveles del
mismo.

BitWin funciona en ambientes multiusuario con usuarios tanto locales como remotos. También
es multiempresa, multimoneda y multiplataforma.

El sistema posee controles de seguridad definiendo perfiles de usuarios y contraseñas y


mantiene un registro de auditoría.

Está integrado con el resto de los módulos, de los cuales recibe datos en forma automática,
generando asientos analíticos o resumidos de dicha información. A través de interfaces
adecuadas es posible además integrarlo con información proveniente de otras fuentes.
Asimismo, permite la exportación de información a una planilla Excel.

El costo de BitWin al ser parametrizable va a depender de la complejidad que requiera el


usuario pero promedialmente estaría en el entorno de U$S 3.000, pudiendo llegar hasta U$S
150.000. El sistema estándar en Windows se encuentra en el entorno de U$S 2.000 y va
acompañado del licenciamiento según la cantidad de puestos de trabajo que tengan los
usuarios.

Brinda apoyo telefónico y electrónico permanente que incluye modificaciones y actualización


de los programas a su última versión, auditoría mensual de la operación de los sistemas, entre
otros.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98 o superior


 Pentium IV
 64 MB de memoria RAM

3.11) Akros Contable (Akros Soluciones Informáticas)

Es un sistema de Gestión Administrativo – Financiero – Contable.

Para el ingreso de datos posee un Manejador de esquemas contables, que permite predefinir
las diferentes operativas de la empresa, de modo que cualquier empleado pueda ser un
generador de asientos contables con solo ingresar aquella información que conoce o tiene.

La definición de estos esquemas, queda en gobierno de un usuario calificado del cliente


(normalmente el responsable de la contabilidad), quien los puede modificar, crear nuevos o
inhabilitar los existentes. También indicará este usuario calificado, quién ingresará cada
esquema, otorgando un alto grado de seguridad a la imputación contable de la operativa.

Brinda una gran variedad de informes tradicionales (Estado de Situación Patrimonial, Estado
de Resultados, entre otros) y hay determinados reportes financieros donde el usuario puede
definir las características principales según sus necesidades. También es posible llevar los
Libros Contables (Diario e Inventario) atendiendo a las necesidades de la empresa y
cumpliendo con los requisitos de exposición establecidos por la normativa vigente. Además es
posible la emisión de los Anexos obligatorios y las Notas establecidos por el Decreto 103/91.

El sistema es parametrizable, ya que maneja múltiples monedas, con arbitraje y/o cotización
automática. Además brinda gran flexibilidad en la definición del plan de cuentas.

Permite manejar múltiples empresas en una misma instalación y múltiples usuarios. Es


también multimoneda y admite el trabajo con múltiples ejercicios económicos.

En cuanto al acceso al sistema se pueden definir los usuarios y contraseñas que se deseen.
Con respecto a las bases de datos utilizadas, el sistema ha sido desarrollado en GeneXus, y
puede ser utilizado con las bases de datos SQL Server, Oracle, DB2 e Informix. La seguridad
de los datos dependerá de la seguridad que brinde la base de datos utilizada, considerando
además que los mismos no se encuentran encriptados. El sistema registra pistas de auditoría.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a la integración con otros sistemas, el sistema cuenta con una bandeja de entrada
para contabilizar asientos desde otros sistemas. Asimismo tiene comunicación con Planillas
Excel.

Periódicamente, se envía a todos los clientes una actualización, con nuevas prestaciones. Las
versiones son acompañadas o precedidas por una notificación de novedades, donde se
especifican los cambios realizados y como activarlos.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98 o superior


 Pentium II o superior
 64 MB de memoria
3.12) NODUM (NODUM-1984)

Es un Sistema Integrado de gestión, compuesto por diversos módulos. Utiliza ODBC


para admitir el trabajo contra distintos motores de Base de Datos (Informix, DB2, SQL Server,
Oracle). Esto proporciona interoperabilidad entre diferentes plataformas.

Comentaremos el módulo Gestión Administrativa y Contable y dentro de éste el sub - módulo


Contabilidad Central.

El ingreso de datos al sistema se realiza por única vez, lo que facilita su manejo para el
usuario final. La contabilización es automática a partir de las transacciones del sistema.

Genera automáticamente asientos de: cierre y apertura de ejercicio, diferencia de cambio,


ajuste por inflación, contando con la posibilidad de crear estructuras de asiento tipo.

Los informes estándar disponibles son: Mayores de cuentas, Balances en varios formatos,
Diarios y Sub - diarios configurables según cada necesidad. El sistema no cumple con los
requisitos de exposición establecidos para la emisión del Libro Diario y tampoco es posible
cumplir con el decreto 103/91.

En cuanto a la parametrización, permite la definición de tantas estructuras de planes de


cuentas como se desee.

Es multiempresa, multiejercicio, multimoneda y maneja unidades contables.


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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a la importación y exportación de datos, el sistema permite la transferencia


automática a planillas de cálculo para la construcción de cuadros personalizados.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95/98/2000/NT o superior


 Pentium o superior
 96 MB de memoria RAM

3.13) RT-Conta (Radd Team Uruguay-1994)

Es un paquete de software administrativo - contable de operativa sencilla. Dispone de


ayuda en línea mediante listas de selección y líneas de mensaje contextuales.

El ingreso de datos se puede realizar a través de un formulario de asientos, una planilla de


ingreso de asientos tipo (para operaciones cotidianas y repetitivas) o un formulario de
compras.

Al disponer de la posibilidad de copia rápida de los contenidos del mismo campo del registro
anterior, se agiliza el ingreso de los datos. Además, los datos son validados con mensajes
aclaratorios, lo que reduce las posibilidades de error.

Calcula y asienta automáticamente las diferencias de cambio.

Los informes tipo que posibilita emitir el sistema son: consulta y listados de movimientos por
cuenta de mayor y por centro de costos, listados de vencimientos de cuentas, Balance, Anexos
y Notas según el Decreto 103/91. En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el
sistema cumple con los requisitos de exposición establecidos por la normativa vigente. Si el
usuario necesita algún otro informe, el programa cuenta con herramientas para crearlo según
criterios propios.

La parametrización que ofrece este producto permite la definición de diferentes planes de


cuentas, la presentación de balances en doble formato y la definición de cuentas auxiliares y
centros de costos, entre otros puntos.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Es multiempresa, multimoneda y multiusuario. Además es multiplataforma, ya que es operativo


en la mayoría de las plataformas de hardware y con la mayoría de los sistemas operativos
existentes (Windows, Redes NT, Novell, Unix, Linux, etc.).

Se pueden definir distintos perfiles de usuarios y sus contraseñas e incluso es posible auditar
los movimientos de cada operador.

El equipo de programación del usuario puede conocer las estructuras de los archivos del
programa y trabajar sobre ellos, agregando otras aplicaciones sin necesidad de contratar los
servicios del proveedor.
En cuanto a la integración con otros sistemas, permite la actualización automática desde el
resto de los productos desarrollados por el proveedor y el acceso directo desde Excel.

El costo del paquete va desde U$S 600 en adelante, dependiendo de la versión a adquirir.

La empresa brinda servicio de soporte técnico por un costo aproximado de U$S 50 mensuales.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98 o superior


 Pentium II o superior
 64 MB de memoria RAM

3.14) GIA (Datalogic-1987)

Es un software integrado de gestión administrativa para medianas y grandes empresas.

El sistema está desarrollado en GeneXus y puede ser instalado en diversas plataformas de


base de datos tales como Microsoft SQL Server, Oracle, Informix e IBM DB2, al tiempo que
para la pequeña empresa, también puede ser instalado sobre MS-Access.

Está dividido en módulos que son adaptables a cada empresa, y cuya implantación puede ser
gradual. Comentaremos el módulo Contabilidad Central.

Para agilizar el ingreso de datos se pueden definir asientos automáticos tales como diferencia
de cambio, cancelación de documentos, cierre y apertura de libros.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El estilo de ayuda en línea de los sistemas actuales, se amplía con capítulos donde se
encontrarán notas técnicas, normas y material general de gran interés.

Se incluyen los informes y listados más utilizados en la gestión contable (Diarios, Mayores,
Balancetes y Balances). También permite la emisión de informes de Conversión a Moneda
Extranjera, Cuentas a Cobrar y a Pagar, Inventario y Análisis de documentos.
La preparación de informes con el apoyo de planillas electrónicas es un complemento
fundamental para el sistema.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, permitiendo
configurar los mismos de modo que respeten los lineamientos establecidos por el Decreto
103/91.

La variedad de parámetros y definiciones modificables por el usuario, tales como planes de


cuentas, cuentas auxiliares, monedas, impuestos y documentos, permiten obtener del sistema
diferentes modelos contables.

Es multiempresa, multimoneda y multiusuario, permitiendo el registro de asientos


simultáneamente en hasta cuatro empresas.

El sistema cuenta con protección de acceso al sistema general a través del uso de usuarios y
contraseñas y registra pistas de auditoría.
Permite la eliminación lógica de los asientos, así como la consulta histórica de asientos
eliminados y la recuperación de los mismos, pero hay que considerar que esto no es adecuado
desde el punto de vista del control interno.

Este módulo está integrado con los restantes, permitiendo el pasaje de asientos en forma
automática a la Contabilidad.

El precio del sistema varía según las necesidades del cliente, por ejemplo un paquete del GIA
que incluye contabilidad, facturación, stock, compras, pago a proveedores, conciliación
bancaria, costos, activo fijo, producción, instalado sobre MSDE, para un PC, costaría entre
U$S 2.500 y U$S 5.000. Lo mismo pero instalado sobre SQL Server, Oracle, costaría entre
U$S 5.000 y U$S 10.000.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El soporte técnico mensual se calcula alrededor de un 3% sobre el valor de las licencias


cotizadas.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95/98/2000/NT o superior


 Pentium o superior
 96 MB de memoria RAM
3.15) SIGE (Concepto S.R.L.-1990)

Es un sistema integral de gestión empresarial que provee las herramientas para


automatizar la gestión de la empresa. Comentaremos el Sistema Contable, incluido en el
módulo Finanzas.
Está desarrollado con GeneXus y generado en el lenguaje de programación Visual FoxPro.

Cuenta con interface Windows, lo que lo hace amigable y de fácil uso, optimizando el manejo
de grandes volúmenes de datos.

Los asientos se pueden registrar en el sistema y diferir su contabilización. Maneja lotes


definibles por el usuario para simplificar la operativa.

Genera automáticamente asientos de cierre y apertura, diferencia de cambio, resultados,


aplicación y distribución de gastos por centro de costos.

Los informes que brinda el sistema son: Balances, Balancetes, Mayores Analíticos,
Movimientos, entre otros, logrando la vinculación de los mismos con Microsoft Excel.
En cuanto a la emisión del Libro Diario e Inventarios, el sistema cumple con los requisitos de
exposición establecidos por la normativa vigente. Asimismo, posibilita la emisión tanto de los
Estados Contables básicos, como de los Anexos obligatorios y las Notas, establecidos por el
Decreto 103/91.

El plan de cuentas se define en forma flexible, es multinivel y utiliza rubros y auxiliares para un
manejo detallado de los mismos en múltiples monedas, por lo que es multimoneda.

Es multiempresa, soportando un esquema de trabajo multi-sucursal, el concepto de “sucursal”


no está acotado a un lugar físico, sino que puede ser también un equipo portátil (notebook)
operando como receptor de pedidos o cobranzas en el mismo cliente.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 75


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a la seguridad, se pueden definir perfiles de usuarios y sus contraseñas. Además


registra pistas de auditoría y utiliza bases de datos SQL Server logrando así mayor protección
de la información.

Los respaldos se realizan a nivel de la aplicación o del utilitario de la base de datos. La


periodicidad de los mismos va a depender de la infraestructura del cliente.
Se integra fácilmente con herramientas de oficina (Excel, Access, etc.), así como también con
el resto de los módulos de SIGE.

El costo aproximado del módulo de Contabilidad es de U$S 2.500.

Cuenta con soporte técnico que consiste en atención telefónica, reuniones periódicas con los
clientes, mantenimiento y capacitación de usuarios en la etapa de instalación.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98/NT/2000.


 Pentium IV, Celeron 2.8
 256 MB de memoria RAM

3.16) Plataforma (Intec Software S.R.L.-1998)

Es un sistema administrativo integrado que abarca todos los aspectos de la operativa


de la empresa, automatizando el trabajo rutinario diario. De los módulos integrantes del mismo
comentaremos el de Contabilidad General.

Está desarrollado con herramientas CASE y utiliza cualquiera de los motores de base de datos
del mercado (Microsoft SQL Server, Informix, Oracle).

La empresa responsable del desarrollo del software trata de estar actualizada con las nuevas
tecnologías, lo que le permite obtener beneficios en cuanto a robustez y amigabilidad del
producto, múltiples variantes de parametrización entre otros aspectos.

Está orientado al trabajo en tiempo real. Cada usuario del sistema efectúa su tarea una sola
vez, brindando agilidad. Dispone de ayudas en línea para el ingreso de datos codificados en

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 76


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

tablas. Esto permite el acceso para consulta y selección en línea de la opción requerida por el
usuario.

Permite el armado de asientos tipo para facilitar la carga posterior de los asientos mensuales
repetitivos e ingresar asientos en forma provisoria, con la posibilidad de ejecutar su posterior
reversión automática.

Cuenta con cierre anual automático, con generación de asientos de cierre y apertura de
ejercicio y pasaje de resultado del ejercicio a resultados acumulados.

Los informes que brinda el sistema se clasifican en: Gerenciales (Balance comparativo,
Evolución de saldos, Estado de Origen y Aplicación de Fondos) y Operativos (Balance de
sumas y saldos, Diario General, Mayores, Sub-diarios, Apertura analítica de cuentas).
El sistema cumple con los requisitos de exposición establecidos por la normativa vigente para
la emisión del Libro Diario e Inventarios. También se emiten los Estados Contables básicos,
los Anexos obligatorios y las Notas, establecidos por el Decreto 103/91.

El plan de cuentas es definible por el usuario y posee una amplia y abierta configuración
impositiva, siendo por lo tanto parametrizable.

Es multimoneda, multiusuario, multiempresa y multiejercicio.

El sistema requiere la identificación de cada usuario, con su clave asociada. Además cuenta
con pistas de auditoría.

En cuanto a la integración con otros sistemas, permite la actualización automática desde los
demás módulos del sistema y la importación de asientos generados en Excel.

Brinda servicio de soporte y atención al cliente que incluye el mantenimiento de versiones,


entre otros.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98/NT/ 2000, Novell.


 Procesador Pentium
 64 MB de memoria RAM

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

3.17) Brújula Gestión Comercial (Urusys)

Es un software integrado de gestión compuesto por una serie de módulos, de los


cuales comentaremos el de Contabilidad Central.
El sistema está diseñado en GeneXus y generado con el lenguaje Visual Basic. Se instala y
usa en forma sencilla.
Resulta amigable para el usuario y de fácil manejo, permitiendo una rápida familiarización con
el mismo.

El ingreso de asientos se efectúa directamente en las bases de datos del sistema y no posee
la opción de implementar el ingreso en lote. No es posible salir del registro de un asiento hasta
que el mismo no cierre, esto evita la emisión de informes incorrectos y hace que la información
sea más íntegra.

Genera automáticamente asientos de diferencia de cambio, resultados y cierre y apertura de


libros.

Posee informes predeterminados que son los básicos (Mayores, Diarios, Balances, etc.) y los
únicos posibles de obtener, ya que no se pueden modificar ni crear otros nuevos.
El sistema cumple con los requisitos legales de exposición establecidos para la emisión del
Libro Diario e Inventarios. Sin embargo, no prevé la elaboración de todos los componentes de
los Estados Contables según el Decreto 103/91, ya que no es posible emitir ninguno de los
Anexos obligatorios ni tiene prevista la elaboración de las Notas a los Estados Contables en un
formato estándar.

La parametrización de los valores utilizados por el sistema es posible realizarla para el plan de
cuentas, las cotizaciones, impuestos y centros de costos que el usuario requiera.

Es multiusuario, multiempresa, multimoneda y multiejercicio.

El control de acceso al sistema es mediante la identificación de usuarios y contraseñas. El


programa no registra pistas de auditoría. Los datos no se encuentran encriptados.

Es posible crear una copia de seguridad pero no existe la opción de recuperar los datos desde
el propio sistema, por lo que la recuperación debe hacerse a nivel de Sistema Operativo o con
otra aplicación.

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a la integración con otros sistemas, existe el sistema integrado de gestión comercial
Brújula del cual Brújula – Contabilidad forma parte. De esta manera es posible su integración
directa con el resto de los módulos integrantes de este sistema.

Brinda la posibilidad de exportar la información a formato Excel y texto, así como también la
generación de gráficas que pueden ser exportadas a documentos Word.

El precio del software es U$S 280.

El soporte técnico se proporciona vía telefónica, vía e-mail, y cuenta con visitas técnicas a las
empresas. Su costo mínimo es $ 1000 por mes, el que varía según el servicio.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP


 Procesador Pentium II
 128 MB de memoria RAM

3.18) Quipus (Númina Informática Personalizada-1996)

Es un sistema de gestión contable creado para facilitar las tareas afines a la


contabilidad de las pequeñas y medianas empresas.

Es de fácil instalación y configuración, ya que se trata de una aplicación compilada en 32 bits


que está desarrollada en Clarion 6 y utiliza bases de datos propietarias (Top Speed).

Dispone de ayuda en línea que guía al usuario en las acciones a realizar. El ingreso de
asientos puede efectuarse en dos modalidades: clásico y borrador (sin control de balanceo),
en una o varias monedas a la vez y además permite el manejo de asientos predefinidos.
También cuenta con la posibilidad del ingreso inteligente de asientos (se adelanta a los pasos
que el usuario va a dar, minimizando errores).

Genera automáticamente asientos de: diferencia de cambio, resultados, cierre y apertura de


ejercicio.

Los informes predeterminados que brinda el sistema son: Diarios (Analíticos); Mayores (Mayor
Auxiliar, Libro Mayor, Mayor de Verificación, Mayor Utilitario); Balances y Balancetes (Balance

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Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

de Saldos, Números y Saldos, Débitos y Créditos, Estado de Situación Patrimonial, Estado de


Resultados, Balance Completo).
Todos los informes permiten vista previa, impresión y emisión a Excel (sin intervención del
usuario), además de la posibilidad de informes interactivos que permiten ir desde el mismo
hacia el asiento que lo generó, modificarlo, y al volver, automáticamente regenerará el informe.
Los Balances y Balancetes se presentan en formatos adecuados para realizar la presentación
legal requerida.

Es parametrizable, tanto su plan de cuentas como los capítulos contables se pueden definir
según las necesidades del usuario.

Es multiejercicio, multiusuario, multiempresa y multimoneda real.

Cuenta con mecanismos de seguridad por usuario (perfiles de usuarios y contraseñas) y por
empresa, de modo que ningún otro usuario pueda ver la información de empresas ajenas.
Asimismo el sistema permite el registro de pistas de auditoría. Los datos se escriben
encriptados y el tipo de encriptación es propio, no siendo posible acceder a la clave, la que
debe ser solicitada al proveedor.

La información puede ser almacenada en diferentes medios como ser: disco duro, ZIP, CD,
etc., permitiendo su posterior recuperación.

El costo del producto es de $ 8.000 + impuestos. Este incluye la puesta en marcha, que consta
de 30 días de servicio técnico. Luego de transcurrido ese tiempo el usuario puede tomar el
servicio de mantenimiento. El costo de este último es de $ 2.000 + impuestos por año y tiene
las siguientes características: atención de consultas telefónicas, vía e-mail o MSN; visitas a
domicilio sin límite y nuevas versiones.

Los requisitos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98 o superior


 Pentium II o superior
 128 MB de memoria RAM

3.19) Opus (Opus Software-1984)

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 80


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Es un software modular orientado a la gestión integral de empresas, tanto a nivel


contable y financiero como a nivel de stock, recursos humanos, importaciones, etc.
Está desarrollado principalmente en lenguaje “C”, utilizando también, según las diferentes
aplicaciones, los lenguajes Java, Delphi y Visual Basic.

Es de fácil manejo, con planillas claras y menús orientados a todos los usuarios, tanto para
aquellos que cuentan con un excelente manejo de las tecnologías informáticas, como para
aquellos que no la tienen.

Permite la automatización de asientos tipo, IVA, moneda extranjera y vencimientos. También


realiza automáticamente el cálculo de diferencia de cambio.

Los informes que emite el sistema son: Diarios (General y Auxiliares), Mayores (Mensual,
Deudores, Acreedores y General), Balances (cuatro, seis y doce columnas), Estado de
Situación y de Resultados, Cuadro de Mando Integral, entre otros. Los Balances se pueden
emitir en moneda nacional, extranjera o bimoneda. Los Balances y Balancetes se presentan en
formatos adecuados para realizar la presentación legal requerida.
Además permite generar informes personalizados, gráficas comparativas y brinda la
posibilidad de diálogo con los productos estándar del mercado como por ejemplo planillas
electrónicas.

En cuanto a la parametrización, se pueden definir los rubros del plan de cuentas (numérico o
alfanumérico) a utilizar por la empresa, permitiendo además la definición de diferentes
impuestos. Es un sistema abierto que permite desarrollos a medida.

Es multiusuario, multiempresa, multitarea, multiejercicio, multiplataforma y multimoneda con


cálculo y verificación del resultado por conversión.

En cuanto a la seguridad, se pueden definir perfiles de usuarios y sus contraseñas, claves


específicas de control para autorizaciones, cambios de datos de las tablas de la base,
condicionantes, etc. Además registra pistas de auditoría.

Cuenta con exportación automática a Excel y puede integrarse con herramientas de


datawarehousing.

El precio de cada licencia es de U$S 700 aproximadamente.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 81


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Brinda servicio permanente de soporte telefónico para evacuar consultas con respecto al
funcionamiento del sistema.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Sistema Operativo Linux, Microsoft Windows 98 o superior


 Pentium III o superior
 256 MB de memoria RAM

3.20) Tango (Axsoft Argentina S.A.)

Es un software integrado que resuelve la operativa general de pequeñas y medianas


empresas. Se compone por módulos que pueden trabajar en forma individual o totalmente
integrada. Comentaremos el módulo Contabilidad.

Para su instalación el sistema cuenta con un asistente que guiará al usuario paso a paso
evitando cualquier inconveniente en esta etapa.

La interfaz amigable del sistema y el orden lógico en el que se encuentran los menús facilita su
uso. Para agilizar el ingreso al mismo, se pueden generar accesos directos a todos los
procesos que se utilizan habitualmente.

El ingreso de asientos puede ser en forma manual o automática, permitiendo su ingreso y


modificación en períodos cerrados. También ofrece la posibilidad de utilizar un borrador de
trabajo que admite asientos desbalanceados y la definición de asientos tipo.

Los informes que emite el sistema son: Diarios, Mayores y Balances (ajustados, históricos,
comparativos, consolidados). Además emite los informes que componen cada uno de los
estados básicos, las notas, anexos y papeles de trabajo, tanto los establecidos según las
Normas Contables como también cualquier otro configurado por el usuario.

Es parametrizable, su plan de cuentas es definible en forma gráfica contando con hasta seis
niveles de jerarquía.

El sistema permite el manejo de dos ejercicios simultáneos, es bimonetario, multiusuario y


multiempresa.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 82


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a seguridad permite definir una cantidad ilimitada de usuarios, con acceso
diferencial a los procesos de información, asignando diferentes roles por empresa.
El servidor de accesos controla permanentemente los permisos y se puede realizar el
monitoreo de las aplicaciones que están corriendo en la red.

Está integrado en forma automática con los restantes módulos del sistema y con otros
sistemas desarrollados por el proveedor, así como también con Microsoft Office, lo que permite
simplificar tareas. Es posible obtener información de otras bases de datos como Access, Excel,
Oracle y SQL (Structure Query Language).

Cuenta con un departamento de servicios donde se pueden realizar consultas acerca de


instalación, configuración y procesos habituales del producto en forma telefónica, vía fax,
personalizadas en las oficinas, o por correo electrónico.

Los requerimientos mínimos de Software y Hardware son:

 Microsoft Windows 98/2000/NT/XP


 Pentium III 500
 256 MB de RAM

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 83


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

CUADRO RESUMEN
Memory Contawin Alexis Salvador Sigma Result P-SIG GCI Paulya BitWin
Producto
Funcionalidad
Software amigable 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3
Agilidad en el ingreso 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Validación 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Parametrización 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3
Flexibilidad 3 3 3 1 3 3 3 3 3 3
Respaldo y recuperación 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3
Asientos y comprobantes 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3
Multiplicidad 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3
Automatización 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Seguridad y Auditoría 3 2 2 1 2 2 3 3 3 3
Importación - Exportación 2 2 3 2 3 3 3 3 3 3
Integración 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Situaciones de borde 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Emisión de informes 3 2 2 2 2 2 3 3 2 3
Soporte técnico 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3
Relación costo - beneficio 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Documentación 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Fiabilidad * * * * * * * * * *
Corrección de errores * * * * * * * * * *
Robustez 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Eficiencia 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Portabilidad 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
HW y SW requeridos 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Instalación y desinstalación 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3
92% 92% 94% 83% 94% 95% 98% 98% 97% 98%

3 El programa cumple con la funcionalidad en forma adecuada


2 El programa no cumple con la funcionalidad en forma adecuada
1 El programa no cumple con la funcionalidad
* No se obtuvo información

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Producto Akros Nodum RT-Conta GIA SIGE Plataforma Brújula Quipus Opus Tango % Total
Producto
Funcionalidad
Funcionalidad
Software amigable 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 98%
Agilidad en el ingreso 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 98%
Validación 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Parametrización 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 98%
Flexibilidad 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 97%
Respaldo y recuperación 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 95%
Asientos y comprobantes 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 98%
Multiplicidad 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 97%
Automatización * 3 2 3 3 3 3 3 3 3 98%
Seguridad y Auditoría 2 2 3 3 3 3 2 3 3 3 85%
Importación - Exportación 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 95%
Integración 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Situaciones de borde 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Emisión de informes 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 87%
Soporte técnico 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 97%
Relación costo - beneficio * * 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Documentación 2 2 3 2 2 2 2 2 2 2 68%
Fiabilidad * * * * * * * * * * 0%
Corrección de errores * * * * * * * * * * 0%
Robustez 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Eficiencia 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Portabilidad 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
HW y SW requeridos 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100%
Instalación y desinstalación 3 3 3 3 3 * 3 3 3 3 98%
95% 95% 98% 98% 98% 98% 94% 98% 98% 98%

3 El programa cumple con la funcionalidad en forma adecuada


2 El programa no cumple con la funcionalidad en forma adecuada
1 El programa no cumple con la funcionalidad
* No se obtuvo información

Figura 3.1: Cuadro resumen de funcionalidades según opinión de proveedores.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 85


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El cuadro anteriormente expuesto fue realizado a partir de la información proporcionada por los
proveedores, a la que luego le asignamos un puntaje teniendo en cuenta el grado de
cumplimiento de las distintas funcionalidades analizadas en el marco teórico. De esta manera si
el proveedor indica que el programa cumple con la funcionalidad en forma adecuada le
asignamos el puntaje 3, si el programa no cumple con la funcionalidad en forma adecuada le
asignamos el puntaje 2, por último si el programa no cumple con la funcionalidad se le asignó el
puntaje 1. En caso de no haber sido posible la obtención de la información se indicó con un
asterisco.

Para el cálculo de los porcentajes se tomó en cuenta la suma de puntajes por característica y
por producto. En el caso de la característica se relacionó con el total posible de obtener si todos
los productos cumplieran en forma adecuada con dicha característica y en el caso de los
productos con el total posible de obtener si cada producto cumpliera en forma adecuada con
todas las características.
En caso de no contar con información sobre alguna/s característica/s, las mismas no se
tomaron en cuenta en el puntaje total para no distorsionar los datos.

De la información expuesta en el cuadro podemos observar que las funcionalidades como ser
software amigable, agilidad en el ingreso de datos, validación de datos, parametrización,
flexibilidad, asientos y comprobantes, multiplicidad, automatización, integración, situaciones de
borde, soporte técnico, relación costo – beneficio, robustez, eficiencia, portabilidad, hardware y
software requeridos, instalación y desinstalación, son cumplidas adecuadamente por la mayoría
de los productos analizados.

En un segundo nivel se encuentran las funcionalidades de respaldo y recuperación de datos,


importación – exportación y emisión de informes.
En cuanto a respaldo y recuperación de datos, el porcentaje es menor ya que algunos sistemas
pueden realizar respaldos solamente en algún tipo de formato o porque los mismos deben
realizarse a nivel del sistema operativo o con otras aplicaciones.
La funcionalidad importación – exportación se incluye en este nivel debido a que algunos
productos si bien permiten exportar e importar datos lo hacen con otros formatos, lo que
implicaría efectuar modificaciones para que la información pueda ser presentada en forma clara
al usuario o, en otros casos, se precisa apoyo técnico para efectuar la misma.
Con un porcentaje menor se encuentra la emisión de informes debido a que algunos programas
no cumplen con los requisitos legales de exposición de los libros Diario e Inventario, ni con los
requisitos del decreto 103/91 respecto a la emisión de los Anexos obligatorios y de las Notas a
los Estados Contables.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 86
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Por último las funcionalidades con menor porcentaje son seguridad y auditoría y
documentación.
La funcionalidad seguridad y auditoría no es muy tomada en cuenta por los proveedores. A
pesar de que todos los productos tienen seguridad en el acceso mediante la definición de
usuarios y contraseñas, sólo algunos de ellos registran pistas de auditoría y encriptan los datos.
La documentación que brindan los proveedores se refiere básicamente a manuales de usuario,
encontrándose un sólo proveedor que brinda también la documentación referente a los datos de
programación del sistema.

En cuanto a corrección de errores y fiabilidad no fue posible obtener información, por lo tanto,
no podemos extraer conclusiones.

Por otra parte del porcentaje obtenido por cada producto podemos observar que los que reúnen
mayor cantidad de funcionalidades en forma adecuada son: P-SIG, GCI, BitWin, RT-Conta,
GIA, SIGE, Plataforma, Quipus, Opus y Tango con un 98%. Los que reúnen menor cantidad de
funcionalidades en forma adecuada son Memory y ContaWin con un 92% y Salvador con un
83%.

Cabe destacar que los porcentajes anteriores fueron elaborados a partir de información
proporcionada por los proveedores de los diversos productos, no siendo nuestra intención emitir
un juicio de valor acerca de los mismos.

CAPÍTULO IV - TRABAJO DE CAMPO

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 87


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

4.1) Introducción

El trabajo de campo consistió en la realización de una encuesta dirigida a empresas de


plaza usuarias de paquetes contables, diferenciando Montevideo del interior del país. Para ello
se relevó información del sector desarrollador y proveedores acerca de las empresas usuarias
de paquetes contables. Una vez identificado el mercado de usuarios, procedimos a
contactarnos con casi la totalidad de ellos a los efectos de invitarlos a participar de la encuesta.
Pasado un plazo prudencial para la recepción de las respuestas, realizamos varias rondas de
contactos a los efectos de obtener una muestra razonable para procesar los datos. Finalmente
se logró la participación de casi un centenar de empresas usuarias.

Las empresas seleccionadas abarcan distintas ramas de actividad tales como: comercio,
servicios, industria y banca. Las mismas presentan diferentes rangos en cuanto a su volumen
de actividad (pequeñas, medianas y grandes) y características. Consideramos que la muestra
encuestada logró un buen nivel de representatividad del mercado de usuarios dada sus
características, tipo de actividad y diversidad de paquetes identificados allí.

La encuesta se llevó a cabo a través de un cuestionario elaborado teniendo en cuenta las


múltiples funcionalidades que se consideran en el momento de decidir la compra de un paquete
contable, así como los motivos que llevaron a tomar dicha decisión y los inconvenientes que
pudieron surgir a consecuencia de la misma. Dicho cuestionario se expone en el Anexo.

Las respuestas se obtuvieron mediante entrevistas personales con los usuarios, entrevistas
telefónicas, consultas vía e-mail y fax, dado que muchas de ellas lo prefirieron de esta manera
por razones principalmente de tiempo y practicidad.

La encuesta buscó obtener información sobre las funcionalidades consideradas más


importantes y más valoradas a la hora de seleccionar un paquete contable, así como aquellas
cuyo no cumplimiento implicaría el rechazo del usuario. También se solicitó información acerca
de cómo se realizó el proceso de selección del software, si este proceso de selección venía
precedido de una decisión de cambio de software y los motivos del cambio. Los usuarios
debían expresar además, si se presentaron problemas durante la implementación del mismo y
su grado de conformidad con el producto adquirido, entre otros aspectos. Con esta información
se pretende llegar a determinar cuales son los lineamientos generales presentes en las
empresas que conducen a optar por un software en particular. Además se relevaron datos
propios de las empresas encuestadas (número de empleados, número de PC, actividad, etc.)

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 88


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

que permitieran luego agruparlas según ciertos criterios a los efectos de extraer conclusiones
por segmentos y establecer algunas comparaciones.

Una de las segmentaciones básicas realizadas fue la separación de las empresas que operan
en Montevideo de aquellas que operan en el interior del país. Se agruparon por separado
además las empresas de pequeño y gran tamaño, las empresas que utilizan software a medida
y las empresas que utilizan software estándar, entre otros temas.

4.2) Aspectos generales

Se lograron entrevistar a 99 empresas, de las cuales 63 correspondieron a Montevideo


y 36 al interior del país (Artigas, Colonia, Salto, Soriano y Tacuarembó). Con estos grupos se
pretende comparar el método de selección de los paquetes contables de cada sector, dado el
nivel de información y asesoramiento al que acceden y la posibilidad de contactarse con los
proveedores para conocer los distintos productos existentes en el mercado. Al respecto se
puede destacar que de los paquetes estándar estudiados, 17 correspondían a proveedores de
Montevideo, uno a proveedores del interior del país (Colonia) y dos a proveedores del exterior
(Argentina).

A continuación se exponen dos cuadros que indican la composición de la muestra según el tipo
de actividad de las empresas entrevistadas y el tamaño de las mismas, discriminando
Montevideo e interior del país. Con relación al tamaño de las empresas, inicialmente
planteamos a través del cuestionario obtener este rango en función del volumen de
transacciones de la misma conjuntamente con el número de empleados. En razón de la baja
respuesta acerca del volumen de transacciones definimos finalmente el rango en función del
número de empleados.

Sector Montevideo Interior


Servicios 46 % 53 %
Comercio 38 % 33 %
Industria 14 % 14 %
Banca 2% -
Total 100 % 100 %
Figura 4.1: Composición de la muestra según tipo de actividad.

Categoría Rango Montevideo Interior


Pequeña Hasta 10 empleados 48% 33%
Mediana De 11 a 50 empleados 38% 39%
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 89
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Grande Más de 50 empleados 14% 28%


Total 100% 100%
Figura 4.2: Composición de la muestra según tamaño de empresa.

Con esta muestra se buscó obtener información sobre variados tipos de empresas, ya sea en
cuanto a tamaño y en cuanto a tipo de actividad, para lograr obtener una mejor representación
del mercado uruguayo.

Como vemos en los cuadros, tanto en Montevideo como en el interior del país obtuvimos
mayores respuestas de empresas del rubro servicios, ya que en la actividad comercial se
observan muchas empresas que prescinden del uso de dichos paquetes contables porque la
contabilidad es llevada en forma externa por un estudio contable, el cual es incluido en el rubro
servicios. Esta tendencia se aprecia con mayor intensidad en el interior del país. Todas las
empresas del rubro comercio, utilizan otro tipo de software no referido específicamente al
proceso contable, por ejemplo sistemas de facturación.

4.3) Análisis de la información

Para realizar el análisis de la información, discriminaremos entre empresas usuarias de


Montevideo y empresas usuarias del interior del país.

Lo que transcribimos a continuación es un resumen de las opiniones expresadas por nuestros


entrevistados, las cuales intentamos reflejar objetivamente.

4.3.1) Participación de los distintos paquetes en la muestra

Dada la muestra seleccionada de empresas usuarias de paquetes contables, los


productos con mayor participación en la misma fueron:

Software Montevideo Interior


Memory 31 % 55 %
ContaWin 3% -
Alexis 2% -
Salvador 2% 3%

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 90


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Sigma - -
Result 14 % -
P-SIG 16 % -
GCI 6% -
Paulya - -
BitWin 3% -
Akros - -
Nodum 2% -
RT-Conta 2% -
GIA 3% -
SIGE 3% -
Plataforma - -
Brújula - -
Quipus 3% -
Opus 3% 3%
Tango 2% -
Otros 3% 14 %
A medida 2% 25 %
TOTAL 100 % 100 %
Figura 4.3: Participación de los productos en la muestra.

Como podemos observar en este cuadro, existe una amplia gama de paquetes contables.
Montevideo es quien mejor se beneficia de esta oferta ya que se maneja con una oferta mucho
más variada que el interior del país, en donde se identificaron la presencia de no más de cinco
productos.

Analizando la información expuesta, podemos deducir que, de los productos estándar


existentes en el mercado, el más utilizado es Memory (31% en Montevideo y 55% en el interior
del país).
De las entrevistas con los usuarios podemos deducir que, si bien no es el producto más
completo, es el más conocido y difundido, lo que inspira confianza en el proveedor. La mayoría
de los usuarios de paquetes contables conocen el funcionamiento del mismo, por lo que las
empresas consideran que no es necesario capacitar al personal, evitando realizar esta tarea
que insume costos y tiempo. Pocos usuarios conocen otros productos y esto se da
especialmente en el interior del país. En estos casos la selección se da fundamentalmente por
recomendaciones tanto de profesionales como de otros usuarios.

Se pudo notar que los clientes, a pesar de estar conformes con el producto, admitieron algunas
carencias como por ejemplo la poca respuesta obtenida frente a nuevas necesidades y la falta
de agilidad y respaldo suficiente cuando se presentan inconvenientes o fallas. Los clientes
manifestaron que algunas de ellas aún no han sido solucionadas y que las mismas no fueron
informadas en el momento de la compra. Además consideran que el soporte técnico no es el
adecuado y que el mismo es muy costoso. Otro aspecto manifestado como debilidad, es que

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 91


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

cuando se produce una pérdida involuntaria de datos ingresados, no es posible recuperarlos


posteriormente.

En Montevideo, luego de Memory le siguen en grado de participación P-SIG (16%), Result


(14%) y GIA (6%). A diferencia de Memory, del que se tiene la mayor visión estándar como
producto, tanto P-SIG como GIA son sistemas integrados, lo que permite una gestión más
eficiente, con ahorro de tiempo y se evitan las posibilidades de errores que pueden producirse
al transcribir datos o al ingresarlos independientemente a otra aplicación, como ser la
duplicación de información o las inconsistencias. Este tipo de software es más utilizado por
empresas de mediano y gran porte. P-SIG es un sistema que permite un alto grado de
parametrización lo que hace posible su adaptación a diferentes tipos de empresas, esto
sumado a que su costo es razonable, lleva a que muchas empresas lo prefieran. Por otra parte,
pudimos observar que Result tiene buena respuesta en el mercado debido a su facilidad de
uso, amigabilidad y por contar con un soporte técnico eficiente a costos accesibles.

Por su parte, el interior del país se constituye el mayor mercado para el software a medida (25%
de las empresas), según la muestra analizada, y los usuarios lo justifican diciendo que de esta
manera obtienen una solución que se adapta mejor a las necesidades específicas de la
empresa, es modificable ante nuevas necesidades y cuentan con el soporte técnico a su
alcance y en algunos casos dentro de la empresa. A nuestro entender, esto trae cierta
dependencia con el desarrollador del producto. Este tipo de software, al ser exclusivo para cada
empresa, demanda más tiempo de desarrollo, prueba e implementación, además de requerir la
capacitación de los usuarios. Asimismo, parece ser que las empresas que optan por esta
alternativa están dispuestas a pagar estos costos en función de los beneficios que obtienen a
cambio relacionados al asesoramiento y soporte.

Respecto a este tipo de software observamos una notoria diferencia con lo que sucede en
Montevideo (2%), esto se debe a varios factores como los expresados anteriormente
relacionados a la abundante oferta de productos y soporte existentes en el mercado. Además
en Montevideo existe mayor información sobre productos que, con pequeñas adaptaciones, se
adecuan a las necesidades de cada empresa en particular.

El tercer lugar de la preferencia de los usuarios del interior del país lo ocupa un conjunto de
soluciones de origen poco conocido, declaradas por los encuestados como software estándar,
cuyo análisis caso a caso no fue incluido en este trabajo.

4.3.2) Funcionalidades en Montevideo e Interior del país


Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 92
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

A continuación se exponen una serie de gráficos que describen las respuestas de los
usuarios acerca de las funcionalidades de los paquetes contables y su grado de importancia
comparando Montevideo con el interior del país.

Para una correcta interpretación de los datos, debemos señalar que el primer dato que se
expone corresponde a valores absolutos (cantidad de usuarios) y el segundo a porcentajes,
posibilitando con ambos datos una interpretación más amplia acerca del resultado. A modo de
ejemplo, en el gráfico de Software amigable Montevideo, 25 usuarios (primer dato) consideran
algo importante la funcionalidad, cifra que representa el 40% de los usuarios (segundo dato).

SOFTWARE SOFTWARE AMIGABLE


AMIGABLE
MONTEVIDE INTERIOR DEL PAÍS
O

0;
0; 0% 9; 25%
0% 25;
40%
38;
60% 27; 75%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy Muy importante
importante
Gráfico 4.1: Software amigable.

Hoy en día la mayoría de los productos han logrado cumplir con esta funcionalidad en forma
adecuada. Esto puede darse debido a la importancia que los usuarios le asignan, ya que como
podemos visualizar en ambas gráficas, el 60% en el caso de Montevideo y el 75% en el caso
del interior del país la consideran muy importante. Por otra parte nadie considera no importante
esta funcionalidad. Entendemos que esta tendencia es más marcada en el interior del país
debido a que existe una menor posibilidad de obtener capacitación, en tanto en Montevideo
existe un adecuado nivel de predisposición y madurez para superar este aspecto y el mercado
se muestra un poco menos pendiente de esta característica.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 93


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

AGILIDAD EN EL INGRESO DE AGILIDAD EN EL INGRESO DE


DATOS DATOS
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

11;
0; 0% 17% 0; 0% 8; 22%

52; 28; 78%


83%
No importante Algo importante No importante Algo importante
Muy importante Muy importante

Gráfico 4.2: Agilidad en el ingreso de datos.

Las empresas deben procesar una gran cantidad de datos en el menor tiempo posible y con
una baja probabilidad de errores. Para ello, la mayoría de las veces, se cuenta con escaso
personal, lo que hace necesario contar con un software que cumpla con esta funcionalidad en
forma adecuada. En Montevideo se le asigna un mayor grado de importancia a esta
funcionalidad, lo que podría ser el reflejo de una mayor expectativa en torno a la eficiencia del
proceso contable, asociada en muchos casos, a las necesidades y presiones internas y
externas relacionadas al reporte de la información. Asimismo, cabe destacar que ningún
usuario encuestado, tanto en Montevideo como en el interior del país, considera que no es
importante esta funcionalidad.

VALIDACIÓN DE DATOS
VALIDACIÓN DE DATOS
INTERIOR DEL PAÍS
MONTEVIDEO

1; 3%
5; 8%
12; 33%
17; 27% 23; 64%
41; 65%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.3: Validación de datos.

Las respuestas obtenidas sobre esta funcionalidad revelaron un menor nivel de importancia que
el atribuido a otros factores. Se observa un alto porcentaje (35% y 36% acumulado) de

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 94


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

respuestas en “algo importante” y “no importante”. Como primera aproximación a una


interpretación de la respuesta, se podría decir que el usuario se identifica más con aspectos
operativos del proceso que con aquellos relacionados a su consistencia y calidad. Esta
conclusión debería considerarse contextualizada en esta fase del proceso, ya que podría
suceder que exista un mejor grado de conciencia sobre los controles y la calidad de la
información que se atienda en otra fase posterior del proceso contable.

PARAMETRIZACIÓN PARAMETRIZACIÓN
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

14;
2; 3%
22% 0; 0%
7; 19%

47;
29; 81%
75%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.4: Parametrización.

Esta funcionalidad obtuvo altos porcentajes de importancia debido fundamentalmente a que


cada empresa es diferente, lo que obliga, a que tratándose de paquetes estándar, necesiten
asignar parámetros que se ajusten a las necesidades de cada empresa en particular. En el
interior del país se le da una mayor importancia a dicha funcionalidad, postura que se
manifiesta coherente a su preferencia y alta valoración a las soluciones a medida.

FLEXIBILIDAD FLEXIBILIDAD
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

0; 0% 0; 0%
12; 19% 12; 33%

24; 67%
51; 81%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.5: Flexibilidad.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 95


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Podemos notar, que en Montevideo esta funcionalidad tiene notoriamente mayor porcentaje de
importancia que en el interior del país. Esta postura es reflejo de un entorno de negocios con
mayor exposición al cambio que el resto del país, lo que los hace más conscientes de la
necesidad de adaptar el software ante nuevas situaciones, como pueden ser la aparición de
nuevos impuestos, cambios en las políticas de la empresa, nuevos requerimientos de los
usuarios, entre otros.

RESPALDO Y RECUPERACIÓN RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE


DE DATOS DATOS
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

0; 0% 11; 17% 0; 0% 6; 17%

52; 83% 30; 83%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.6: Respaldo y recuperación de datos.

Este es un caso de una funcionalidad calificada unánimemente con algún grado de importancia
tanto en Montevideo como en el interior del país; sin embargo no es tan relevante. Hay que
destacar que esta funcionalidad no siempre es imprescindible porque, aunque el software de
aplicación no cuente con ella, los datos pueden respaldarse desde el sistema operativo. A
pesar de ello, notamos que en ambos casos existe un alto grado de interés de parte de los
usuarios en que el software cuente con un adecuado sistema de respaldo y recuperación de
datos y no parece visualizar otros caminos para cumplir con este requerimiento. Esta situación
resulta especialmente relevante para aquellos usuarios poco especializados en tecnologías de
información y que tal vez tampoco tengan el asesoramiento adecuado que los ayude a
minimizar su preocupación por el tema.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 96


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

ASIENTOS Y COMPROBANTES ASIENTOS Y COMPROBANTES


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

9; 14% 1; 3%
29; 46% 16; 44%

19; 53%
25; 40%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.7: Asientos y comprobantes.

Los porcentajes de importancia asignados a esta funcionalidad son bajos con respecto a las
demás funcionalidades y son similares en Montevideo y en el interior del país. Al parecer, los
usuarios no la tienen en cuenta a la hora de adquirir el software, ya que la mayoría de los
productos ofrecen la posibilidad de ingresar asientos en formato clásico, en línea y asientos tipo
por lo que esto no es determinante para realizar la elección del producto.

MULTIPLICIDAD MULTIPLICIDAD
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

3; 5% 2; 6%
17; 27%
10; 28%

43; 68% 24; 66%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.8: Multiplicidad.

No se detecta una diferencia marcada entre los porcentajes de importancia asignados a esta
funcionalidad en Montevideo y en el interior del país. Si bien los mismos no son muy elevados,
podemos destacar que es una funcionalidad importante para el caso de Estudios Contables o
para empresas que utilicen varias monedas y/o usuarios, mientras que no es tan determinante
para empresas que están en otros sectores de actividad. Si bien la multiplicidad tiene relevancia
en determinados sectores, en el promedio general manifestó porcentajes moderados y
especialmente, si se la compara con otras funcionalidades claves.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 97
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

AUTOMATIZACIÓN AUTOMATIZACIÓN
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

1; 2% 2; 6%
20; 32%
11; 31%

42; 66% 23; 63%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.9: Automatización.

Tampoco se detecta una gran diferencia entre el porcentaje de importancia asignado a esta
funcionalidad en Montevideo y en el interior del país. Los usuarios le asignan un porcentaje
moderado de importancia. Si bien esta funcionalidad facilita el ingreso de datos no resulta
indispensable en la mayor parte del proceso contable, ya que adquiere su mayor relevancia en
ocasión de cierre y apertura de nuevos períodos. Además, la mayoría de los productos de plaza
cuentan con esta posibilidad.

SEGURIDAD Y AUDITORÍA SEGURIDAD Y AUDITORÍA


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

3; 5% 1; 3%
15; 42%
34; 54% 26; 41% 20; 55%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.10: Seguridad y auditoría.

Los porcentajes de importancia asignados a esta funcionalidad son notoriamente bajos si


tenemos en cuenta el grado de importancia que la opinión profesional de la especialidad le
asigna. Esto revela que las empresas, tanto en Montevideo como en el interior del país, no son
plenamente conscientes de los riesgos a los que la información se ve expuesta y desconocen la
magnitud del problema. Otro aspecto que puede estar influyendo en esta postura respecto a la

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 98


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

seguridad de la información, es que en general se desconoce la presencia de delitos vinculados


con la información en el mercado uruguayo, en una magnitud tal que genere señales de alerta y
preocupación a los usuarios.

IMPORTACIÓN - EXPORTACIÓN IMPORTACIÓN - EXPORTACIÓN


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

10; 16%
8; 22%
24; 38%
16; 45%

29; 46% 12; 33%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.11: Importación – Exportación.

En este caso los porcentajes de importancia asignado están más distribuidos por calificación.
Observamos en las gráficas que una parte relativamente grande de usuarios no considera
importante esta funcionalidad. Esto puede relacionarse a que muchos usuarios desconocen la
utilidad de este tipo de herramientas y por ende no pueden apreciar sus ventajas. En otros
casos, la información original producida por el paquete contable puede ser la necesaria y
suficiente y no existe la necesidad de generar nuevos informes o de combinarla con otras
fuentes de información.

INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

2; 3% 0; 0%
23; 37% 11; 31%

38; 60%
25; 69%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.12: Integración.

Esta característica, tanto en Montevideo como en el interior del país, es considerada


relativamente importante por los usuarios. Esta funcionalidad busca que los datos se ingresen
al sistema una sola vez, evitando errores y logrando mayor agilidad. En este caso, el sector
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 99
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Comercio fue el que más valoró la funcionalidad con más del 80% de calificación “muy
importante”, constituyéndose en el sector que más beneficios reconoce al grado de integración
de datos de un paquete contable.

SITUACIONES DE BORDE SITUACIONES DE BORDE


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

8; 13% 6; 18%
27;
43% 16; 44%

28; 14; 38%


44%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.13: Situaciones de borde.

En este caso es muy bajo el porcentaje de respuestas asignado a esta funcionalidad.


Advertimos en este caso que a los usuarios les fue muy difícil entender a cabalidad lo que
significa este concepto. Debemos tener en cuenta además, que dado el tamaño de la mayoría
de las empresas en el mercado uruguayo, no se maneja un volumen de transacciones o
registros suficientes que excedan la capacidad normal de un paquete contable de tal manera
que se generen situaciones de borde. Esta condición se da en todas las empresas de la
muestra encuestada.

EMISIÓN DE INFORMES EMISIÓN DE INFORMES


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

1; 2% 0; 0%
12; 19% 8; 22%

50; 79% 28; 78%

No importante Algo importante No importante Algo importante

Muy importante Muy importante

Gráfico 4.14: Emisión de informes.

En ambos casos, Montevideo e interior del país, la emisión de informes es altamente valorada
al momento de adquirir un paquete contable dadas las necesidades de información oportuna y
confiable que tiene una empresa. Asimismo, notamos que una gran cantidad de empresas no

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 100


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

utilizan esta funcionalidad en la totalidad de su potencial y se limitan a los informes más


estandarizados que produce el paquete contable. En tal sentido, se comprende la limitada
visión que se tiene sobre el valor de la funcionalidad Importación - Exportación que les
permitiría elaborar más información contable y de gestión que agregue valor a la dirección
empresarial.

SOPORTE TÉCNICO SOPORTE TÉCNICO


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

4; 6% 15; 3; 8%
24% 8; 22%

44; 25; 70%


70%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.15: Soporte técnico.

Esta funcionalidad representa un aspecto altamente sensible en la evaluación de un paquete


contable, sin embargo, los resultados de la encuesta en este punto no reflejan en apariencia la
criticidad del soporte técnico en las empresas. Esta situación, se explica en mayor medida
porque quienes han respondido con calificaciones de “no importante” corresponden
básicamente a las siguientes características: a) empresas pequeñas o estudios contables que
están conformes con las prestaciones tradicionales del software y no tienen mayores
expectativas al respecto, y b) empresas grandes, de estructura corporativa, que cuentan con
capacidad de desarrollo tecnológico propio que se sienten capaces de producir soluciones a
eventuales carencias del paquete. Explicada esta parte del resultado de la encuesta,
observamos en el resto (70% de los usuarios) una alta ponderación de la funcionalidad, la que
es considerada determinante en la decisión de adquirir un paquete.

RELACIÓN COSTO - BENEFICIO RELACIÓN COSTO - BENEFICIO


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

2; 3% 1; 3%
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 101
20; 32% 13; 36%

41; 65% 22; 61%

No importante Algo importante


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Gráfico 4.16: Relación costo – beneficio.

Aproximadamente dos tercios de los usuarios se inclinaron por definir como “muy importante”
esta funcionalidad, mientras que el resto la definió en mayor medida como “algo importante”.
Cabe destacar en este punto, que el concepto de relación costo – beneficio pudo no ser
analizado en profundidad por una parte de los encuestados, quienes en algunos casos se
limitaron al concepto de precio al no contar con la posibilidad o el interés de considerar el
impacto de las prestaciones del software en la globalidad del negocio. En tal sentido, analizada
la encuesta por tamaño de empresa, observamos que las empresas consideradas grandes
fueron las que mayor importancia le dieron a este punto, siendo responsables del 90% de la
ponderación “muy importante” en la gráfica del interior del país y de más del 50% de dicha
ponderación en la gráfica de Montevideo.

DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

21; 8; 13% 6; 17%


33% 14; 39%

34; 16; 44%


54%
No importante Algo importante No importante Algo importante
Muy importante Muy importante

Gráfico 4.17: Documentación.

Las empresas en su mayoría no consideraron muy importante este tema. Cabe destacar que
esta característica tiene mayor alcance conceptual del considerado por los encuestados, en el
entendido de que la documentación se refiere a contar con un expediente completo de la
solución informática, en donde consten todos los aspectos de impacto tecnológico y de negocio
que implican su implementación y funcionamiento. La mayoría de los encuestados han limitado
sus expectativas a contar con un manual de usuario y a algunos aspectos relacionados a la
garantía del producto. Asimismo, más de un tercio de los encuestados valora en alto grado el

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 102


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

concepto y corresponden a empresas grandes en el interior (70%), mientras que en Montevideo


la opinión favorable se distribuye más equitativamente entre empresas pequeñas y medianas
(50%) y grandes (50%). En conclusión, este concepto entre quienes más lo valoraron, tiende a
tener mayor amplitud y alcance en Montevideo, que muestra una participación más equilibrada
que en el interior del país, en donde la mayor respuesta proviene del sector de empresas
grandes.

FIABILIDAD FIABILIDAD
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

0; 0%
4; 6% 8; 22%
21; 33%
38; 61% 28; 78%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.18: Fiabilidad.

En este aspecto podemos apreciar que en el interior del país se presenta un porcentaje de
importancia más elevado que en Montevideo. Uno de los factores que incide claramente en esta
postura, es la mayor dificultad que tienen para acceder al soporte técnico en forma rápida y
eficiente, de manera que buscan contar con un software que no falle frecuentemente.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 103


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

CORRECCIÓN DE ERRORES CORRECCIÓN DE ERRORES


MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

1; 2%
21; 33% 0; 0%
12; 33%

41; 65%
24; 67%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.19: Corrección de errores.

Los porcentajes de importancia son similares para Montevideo e interior del país. Más de dos
tercios de los encuestados entienden que la capacidad del software para corregir errores es un
aspecto “muy importante”. Los usuarios buscan obtener un software que no presente errores en
su funcionamiento, pero en caso de que estos ocurran, se pretende que el proveedor los corrija
en forma apropiada y sin que el costo de los mismos se traslade al usuario.

ROBUSTEZ ROBUSTEZ
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

4; 6% 0; 0%
23; 12; 32%
36; 37%
57% 24; 68%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.20: Robustez.

Esta funcionalidad es tenida en cuenta con mayor intensidad en el interior del país que en
Montevideo, y como tendencia presenta un comportamiento similar a otras funcionalidades
relacionadas a la ocurrencia de fallos de operación y la necesidad de soporte técnico
(Corrección de errores, Fiabilidad). Estos resultados, analizados integralmente dan cuenta de la
mayor preocupación que tienen los usuarios del interior del país por contar con soluciones que
operen con la menor probabilidad de fallos y errores que generen una demanda de soporte o
asesoramiento externo.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 104


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

EFICIENCIA EFICIENCIA
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

7; 11% 0; 0%
28; 13; 36%
44%
28; 23; 64%
45%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.21: Eficiencia.

Como podemos apreciar en los gráficos, los resultados presentan una estructura distinta. En
Montevideo la percepción sobre el tema de la eficiencia de los paquetes contables está
distribuida entre quienes la valoran en alto grado (44%) y quienes le asignan un valor moderado
(45%), mientras que un 11% opina que este factor no es importante a la hora de la selección de
paquetes contables. Esta posición de los encuestados en Montevideo podría explicarse por la
mayor infraestructura y potencia de hardware con que cuenta el mercado capitalino con relación
al resto del país, aspecto que tiende a relativizar y neutralizar los riesgos de eficiencia del
paquete, entendido éste como la interrelación del software con los recursos computacionales de
la empresa.

PORTABILIDAD PORTABILIDAD
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

12;
20; 19% 3; 8%
32% 13; 36%

20; 56%
31;
49%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.22: Portabilidad.

Esta funcionalidad, definida como la capacidad del software para operar en distintas
plataformas de hardware, no resultó particularmente importante para los usuarios. En términos
generales, solamente un tercio de los encuestados definió como “muy importante” el factor,

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 105


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

mientras que más del 50% le asignó una importancia moderada y el resto (19% en Montevideo
y 8% en el interior) lo consideró como “no importante”. Este nivel de percepción de los
encuestados acompaña en alguna medida el nivel de respuesta favorable que han dado los
desarrolladores de paquetes al tema de portabilidad. Asimismo, algo más de un tercio de los
usuarios consideran muy importante el punto y lo tendrían presente como prioridad a la hora de
seleccionar un paquete contable. Analizando la nómina de encuestados en Montevideo,
encontramos que quienes han definido el punto como “muy importante” pertenecen a empresas
de gran tamaño, usuarias en su mayoría de soluciones integradas estándares que deben
atender un gran volumen de operaciones. Igual situación se observa en el interior del país con
la diferencia de que las empresas en cuestión son usuarias de soluciones no integradas.
Además, en las empresas grandes coexisten una diversidad de equipamiento, sistemas
operativos y software, lo que lleva a enfrentarse a la portabilidad. Las empresas pequeñas y
medianas posiblemente no consideren en el corto plazo la adquisición de nuevo hardware o la
renovación del equipamiento, de ahí que no les resulta tan importante la portabilidad de un
sistema operativo a otro.

HARDWARE Y SOFTWARE HARDWARE Y SOFTWARE


REQUERIDOS REQUERIDOS
MONTEVIDEO INTERIOR DEL PAÍS

10;
22; 1; 3%
16%
13; 36%
35%

22; 61%
31;
49%
No importante Algo importante No importante Algo importante
Muy importante Muy importante

Gráfico 4.23: Hardware y Software requeridos.

Los resultados en este punto muestran un equilibrio en los porcentajes de respuestas que han
valorado en alto grado los requerimientos de hardware y software de los paquetes contables.
Sin embargo, existe una diferencia visible en las respuestas que indican importancia moderada
o ninguna importancia al punto evaluado. Para la mitad de las empresas de Montevideo, estos
requerimientos tienen algo de importancia y para un 16% ninguna importancia. Es posible
interpretar que la fortaleza del mercado en Montevideo en cuanto a potencia y modernidad de
las instalaciones de hardware y del ambiente tecnológico en general, estén dando mayor
tranquilidad a los usuarios sobre este punto que al resto del país. Para las empresas del interior
del país, no fue posible desinteresarse de este aspecto en cuanto no ven una seguridad
absoluta de que sus instalaciones tecnológicas soporten adecuadamente la solución contable.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 106


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Asimismo, el constante abaratamiento de los equipos que experimenta el mercado puede


resultar un atenuante para quienes consideran este requerimiento como una posible restricción.

INSTALACIÓN Y INSTALACIÓN
DESINSTALACIÓN Y
DESINSTALACIÓ
MONTEVIDEO N
INTERIOR DEL
PAÍS
12;
19% 2;
26;
6%
41%
15;
42% 19;
25; 52%
40%
No importante Algo importante No importante Algo importante
Muy importante Muy
importante
Gráfico 4.24: Instalación y desinstalación.

Como podemos notar los porcentajes de importancia asignados también son bajos y
equilibrados tanto en Montevideo como en el interior del país (41% y 42% respectivamente).
Cuando se adquiere un programa generalmente la instalación la realiza el proveedor, por lo que
los usuarios no toman en cuenta esta funcionalidad pero sí consideramos que deberían
interesarse más respecto a si se cuenta con un programa de desinstalación. Montevideo una
vez más presenta un porcentaje considerable de “no importante” al calificar el punto, y esto
puede interpretarse como una percepción de mayor capacidad para solucionar el problema si
este se presentara, ya que cuenta con mayores posibilidades de acceso a asistencia técnica y
soporte, aspecto ya indicado en puntos anteriores.

4.3.3) Apreciaciones sobre las funcionalidades más destacadas

De las gráficas y comentarios expuestos, surgen que las funcionalidades más


destacadas por su calificación como “muy importante” por la mayoría de los usuarios y que a su
vez nadie las consideró como “no importante” son:

Montevideo % Interior del país %


Agilidad en el ingreso de datos 83 Respaldo y recuperación de datos 83
Respaldo y recuperación de datos 83 Parametrización 81
Flexibilidad 81 Agilidad en el ingreso de datos 78
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 107
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Fiabilidad 78
Emisión de informes 78
Software amigable 75
Figura 4.4: Funcionalidades con mayor porcentaje de respuestas “muy importante”.

Por otro lado, las funcionalidades que obtuvieron la mayor cantidad de respuestas “no
importante” fueron:

Montevideo % Interior del país %


Situaciones de borde 43 Importación - exportación 22
Portabilidad 19 Situaciones de borde 18
Instalación y desinstalación 19 Documentación 17
Figura 4.5: Funcionalidades con mayor porcentaje de respuestas “no importante”.

4.3.4) Análisis global de calificaciones por tamaño de empresa

Analizadas globalmente las calificaciones totales (Montevideo e interior del país)


agrupadas en empresas Pequeñas por un lado y Medianas y Grandes por otro, tal como se
observa en los gráficos siguientes, las primeras asignaron un mayor porcentaje de respuestas
“no importante” que las últimas (10% y 5% respectivamente). Esta misma tendencia se da
proporcionalmente a la inversa en las calificaciones de “muy importante” (56% y 61%
respectivamente), mientras que se igualan en la calificación media (34%). Este resultado
agregado de las calificaciones “no importante” acompaña la tendencia que presentan algunas
de las funcionalidades en forma separada (Montevideo superior al interior del país). A modo de
ejemplo se pueden consultar los gráficos de Montevideo (con la mayor cantidad de empresas
pequeñas de la muestra) e interior del país de las siguientes funcionalidades: situaciones de
borde, hardware y software requeridos, instalación y desinstalación, asientos y comprobantes y
portabilidad. En cada una de ellas Montevideo presenta resultados sensiblemente superiores al
interior del país en cuanto a respuestas “no importante”, aspecto que pautó el resultado general
agregado.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 108


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

CALIFICACIÓN GENERAL CALIFICACIÓN GENERAL EMPRESAS


EMPRESAS PEQUEÑAS MEDIANAS Y GRANDES

100; 10% 65; 5%

469; 34%
562; 56% 342; 34%
832; 61%

No importante Algo importante No importante Algo importante


Muy importante Muy importante

Gráfico 4.25: Calificación general de funcionalidades por tamaño de empresa.

4.3.5) Resumen comparativo de funcionalidades

Las siguientes gráficas muestran los puntajes totales obtenidos por cada funcionalidad
expresados en porcentajes y en valores absolutos (en la tabla inferior). Dichos puntajes se
obtuvieron de la siguiente forma:

 se le asignó un puntaje de tres a la funcionalidad considerada muy importante


 se le asignó un puntaje de dos a la funcionalidad considerada algo importante
 se le asignó un puntaje de uno a la funcionalidad considerada no importante

Luego se calcularon los puntajes totales acumulados obtenidos por cada funcionalidad y se
hallaron los porcentajes con relación al puntaje máximo posible (Montevideo: 189; Interior del
país: 108). El máximo puntaje posible se refiere al que se hubiese obtenido si todos los usuarios
calificaran cada funcionalidad como muy importante (calificación 3).

Para mejor interpretación de las gráficas se ha resaltado la tipografía de las funcionalidades


que obtuvieron mayor puntaje.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 109


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

4.3.5.1) Montevideo

Comparativo de funcionalidades Montevideo


100 94
89 90
87 86 84 88
84 84 84 84
81 82 80 80
79
75
73
70 70 70 70
68

53
Porcentajes

0
A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W
Valor absoluto 164 178 153 162 169 170 138 159 158 149 133 155 100 167 159 159 133 151 159 152 141 128 132 133

Funcionalidades

A - Software amigable I - Automatización P - Documentación


B - Agilidad en el ingreso de datos J - Seguridad y auditoría Q - Fiabilidad
C - Validación de datos K - Importación – Exportación R - Corrección de errores
D - Parametrización L - Integración S - Robustez
E - Flexibilidad M - Situaciones de borde T - Eficiencia
F - Respaldo y recuperación de datosN - Emisión de informes U - Portabilidad
G - Asientos y comprobantes Ñ - Soporte técnico V - HW y SW requeridos
H - Multiplicidad O - Relación costo – beneficio W - Instalación y desinstalación
Gráfico 4.26: Comparativo de funcionalidades Montevideo.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 110


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

4.3.5.2) Interior del País

Comparativo de funcionalidades Interior del País

100
94 94
92 93 87 89 87 90 93 93
89
86 84 87 86 88
81 84
74 74 76 78 79
71
Porcentajes

0
A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W

Valor absoluto 99 100 94 101 96 102 87 94 93 91 80 97 77 100 94 93 80 100 96 91 95 82 84 85

Funcionalidades

A - Software amigable I - Automatización P - Documentación


B - Agilidad en el ingreso de datos J - Seguridad y auditoría Q - Fiabilidad
C - Validación de datos K - Importación – Exportación R - Corrección de errores
D - Parametrización L - Integración S - Robustez
E - Flexibilidad M - Situaciones de borde T - Eficiencia
F - Respaldo y recuperación de datosN - Emisión de informes U - Portabilidad
G - Asientos y comprobantes Ñ - Soporte técnico V - HW y SW requeridos
H - Multiplicidad O - Relación costo – beneficio W - Instalación y desinstalación
Gráfico 4.27: Comparativo de funcionalidades Interior del país.

4.3.5.3) Montevideo e Interior del País

A continuación se expone la información de los gráficos expuestos anteriormente en


forma consolidada a los efectos de obtener un resultado global de los factores evaluados.

Tal como lo expresan los resultados consolidados de Montevideo e interior del país, las
funcionalidades: “agilidad en el ingreso de datos”, “respaldo y recuperación de datos”, “emisión
de informes”, “flexibilidad”, “parametrización” y “software amigable” resultaron las mejores
calificadas.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 111


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En un segundo orden de importancia se ubicaron las funcionalidades “multiplicidad”, “soporte


técnico”, “fiabilidad”, “corrección de errores”, “automatización”, “integración” y “relación costo –
beneficio”.

Por otra parte, las funcionalidades “portabilidad”, “documentación”, “importación – exportación”,


“hardware y software requeridos” e “instalación y desinstalación” resultaron las menos
calificadas por los usuarios.

Comparativo de funcionalidades Montevideo e Interior del País

100
94 91 92 94 88 87 93
89 86 87 88 87 88 88
84 84 81
78 76
74 73 73 75
62
Porcentajes

A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W
Valor absoluto 263 278 256 271 273 280 233 260 258 248 220 259 184 275 260 258 217 260 262 249 242 216 222 225

Funcionalidades

A - Software amigable I - Automatización P - Documentación


B - Agilidad en el ingreso de datos J - Seguridad y auditoría Q - Fiabilidad
C - Validación de datos K - Importación – Exportación R - Corrección de errores
D - Parametrización L - Integración S - Robustez
E - Flexibilidad M - Situaciones de bordes T - Eficiencia
F - Respaldo y recuperación de datosN - Emisión de informes U - Portabilidad
G - Asientos y comprobantes Ñ - Soporte técnico V - HW y SW requeridos
H - Multiplicidad O - Relación costo – beneficio W - Instalación y desinstalación

Gráfico 4.28: Comparativo de funcionalidades Montevideo e Interior del País.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 112


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

4.3.6) Funcionalidades determinantes para la selección del paquete contable

A continuación se presentan las funcionalidades que el usuario considera que fueron


determinantes en el momento de la selección del paquete contable y que de no poseerlas
hubiera implicado el rechazo de la opción.

Los porcentajes de las siguientes gráficas fueron obtenidos según el número de usuarios que
consideraron determinante la funcionalidad en relación al total de usuarios que respondieron a
esta sección de la encuesta. Para mejor interpretación de los resultados se muestra en una
tabla (en la parte inferior) la cantidad de usuarios que conforman dichos porcentajes. Es
necesario aclarar que la suma de los porcentajes no totaliza 100%, debido a que la mayoría de
los usuarios consideró determinante más de una funcionalidad y sus respuestas múltiples
fueron igualmente ponderadas.

4.3.6.1) Montevideo

CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES


MONTEVIDEO

41 41

32

27
Porcentajes

22

17

11
10 11
10
6 6 6
5 5 5 3
3 3
2
0 0 0 2

So Agi Val Pa Fle Re Asi Mu Au Se Im Int Sit E So Re Do Fia Co Ro Efi Po H Ins


ftw lid ida ra xibi sp ent ltipl to gur por egr ua mi por laci cu bili rre bu cie rta W tal
are ad ció me lid ald os icid ma ida tac aci cio sió te ón me da cci ste nci bili y aci
Valor absoluto 17 11 7 6 20 4 3 6 2 3 3 4 2 14 26 26 0 4 1 7 2 0 0 1

Gráfico 4.29: Características más importantes Montevideo.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 113


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Como podemos apreciar en el gráfico, las funcionalidades más destacadas en Montevideo han
resultado las siguientes:

 soporte técnico: 41% de los usuarios lo consideran determinante a la hora de adquirir un


paquete contable.
 relación costo – beneficio: 41% de los usuarios la consideran determinante a la hora de
adquirir un paquete contable.
 flexibilidad: 32% de los usuarios la consideran determinante a la hora de adquirir un
paquete contable.

En cuanto a las funcionalidades menos destacadas, se observan:

 documentación (0%)
 portabilidad (0%)
 hardware y software requeridos (0%)

Las más destacadas

Analizando la consistencia de los resultados obtenidos encontramos que la funcionalidad


“soporte técnico” fue especialmente requerida por el sector de Industria y Comercio.
Considerando el menor nivel de respuestas obtenido en esta sección de la encuesta, el 53% de
las empresas de este sector optó por esta funcionalidad como una de las más relevantes. Esta
respuesta se muestra razonable si analizamos las características de las operaciones típicas de
las empresas del sector, ya que la actividad de producción, comercialización, administración de
bienes de cambio y costos entre otras, demandan un mayor nivel de preocupación por el
correcto funcionamiento del paquete contable.

Con respecto a “relación costo - beneficio” encontramos que fueron las empresas medianas y
grandes las que más apreciaron este punto. El resultado es también razonable a nuestro juicio
ya que es más viable que este tipo de análisis se haga en aquellas empresas que cuentan con
cierta estructura y volumen de negocio, con capacidad gerencial para medir el impacto de una
solución contable en su empresa. Por otra parte, las pequeñas empresas tienden a tener una
visión más estandarizada sobre un paquete contable y se comportan más bien como tomadores
de precio, hecho que se diferencia notoriamente de un análisis de la relación costo – beneficio.

El tercer lugar de importancia en el gráfico lo ocupó la “flexibilidad” del software como condición
determinante para una opción de compra. En esta funcionalidad sin embargo, se observaron

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 114


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

resultados más equilibrados tanto por tipo de actividad de la empresa como por su tamaño.
Este resultado manifiesta que las situaciones de cambio son inherentes a cualquier tipo y
volumen de actividad económica. Las empresas en general necesitan responder eficientemente
a las diferentes situaciones de cambio que se presentan, ajustando sus estructuras y
herramientas de trabajo, y esperan que los paquetes contables también respondan a estas
situaciones.

Las menos destacadas

Los aspectos relacionados a “documentación”, “portabilidad” y “hardware y software requeridos”


no registraron respuestas favorables en la encuesta como factor relevante para una decisión de
adquisición de un paquete contable.

Existe poco interés de los usuarios en obtener los derechos de la documentación del sistema.
Las expectativas en este sentido se limitan a contar con el manual de usuario, pero tal como se
ha explicado, el mismo no es representativo del concepto. Es altamente probable que las
condiciones comerciales para el acceso a la documentación del sistema, no resulten atractivas
para los consumidores. Además, poseerlas no garantiza en el corto plazo una ventaja
apreciable para el usuario, ya que deberá desarrollar las habilidades técnicas necesarias para
explotar el recurso en su beneficio. Este aspecto, sometido a un análisis de costo - beneficio no
parece dar respuestas atractivas a las empresas quienes han optado por desestimar
definitivamente esta funcionalidad.

Las condiciones de “portabilidad” de los paquetes contables no resultaron una preocupación


para los encuestados en una probable adquisición. En especial las empresas grandes tienden a
analizar este aspecto dada la diversidad de plataformas que poseen, mientras que en el caso
de las empresas pequeñas que no migran demasiado de plataformas ni renuevan hardware con
demasiada frecuencia, no ven importante al punto. Por otro lado, los desarrolladores de
software se han preocupado por este tema, tratando de que sus productos cumplan con los
requerimientos de portabilidad más frecuentes en el mercado, aspecto que contribuye a la baja
preocupación existente sobre el tema.

Los requerimientos de “hardware y software” de un paquete contable no significan un obstáculo


para los encuestados a la hora de decidir una adquisición. Si observamos la relación de precio
que existe actualmente entre un software contable y el hardware requerido, nos damos cuenta
de que ajustar un requerimiento de hardware es cada vez menos costoso. En cuanto al grado

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 115


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

de innovación que presentan unos y otros, es visiblemente favorable el avance tecnológico del
hardware y esta ventaja corre a favor del cumplimiento de esta funcionalidad.

4.3.6.2) Interior del País

CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES


INTERIOR DEL PAÍS

47

31
Porcentajes

22 22
19 19

14 14
11
8 8
6 6
3 3 3 0
0 0 0 0 0 0 0

So Agi Val Pa Fle Re Asi Mu Au Se Im Int Sit E So Re Do Fia Co Ro Efi Po H Ins


ftw lid ida ra xibi sp ent ltipl to gur por egr ua mi por laci cu bili rre bu cie rta W tal
are ad ció me lid ald os icid ma ida tac aci cio sió te ón me da cci ste nci bili y aci
Valor absoluto 11 17 1 2 7 4 1 3 1 5 0 0 0 7 8 8 0 3 0 5 2 0 0 0

Gráfico 4.30: Características más importantes Interior del país.

Como podemos apreciar en el gráfico, las funcionalidades más destacadas en el interior del
país han resultado las siguientes:

 agilidad en el ingreso de datos: 47% de los usuarios la consideran determinante a la hora


de adquirir un paquete contable.
 software amigable: 31% de los usuarios lo consideran determinante a la hora de adquirir un
paquete contable.
 soporte técnico: 22% de los usuarios lo consideran determinante a la hora de adquirir un
paquete contable.
 relación costo – beneficio: 22% de los usuarios la consideran determinante a la hora de
adquirir un paquete contable.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 116
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

En cuanto a las funcionalidades menos destacadas, se observan:

 importación - exportación (0%)


 integración (0%)
 documentación (0%)
 corrección de errores (0%)
 portabilidad (0%)
 hardware y software requeridos (0%)
 instalación y desinstalación (0%)

Las más destacadas

Las funcionalidades “agilidad en el ingreso de datos” y “software amigable” fueron


especialmente valoradas por los usuarios del interior del país. Esto habla de un perfil de usuario
que se orienta por un sentido práctico y busca minimizar los tiempos de tarea. En especial en el
caso de los estudios contables responsables de llevar los registros contables de empresas que
tercerizan este servicio, estos aspectos les resultan relevantes.

En tercer lugar de las preferencias de los usuarios se ubicó el “soporte técnico”, condición
altamente sensible para algunas empresas del interior del país. Esta preocupación generalizada
en los usuarios, tal como se comentara anteriormente, ha derivado en dos caminos de acción:
por un lado quienes para neutralizar el problema optaron por el desarrollo propio o a medida, y
por otro, quienes los han adquirido en plaza luego de asegurar un buen grado de accesibilidad
al soporte y que a su vez, dado el tipo de uso que darán al paquete, no estiman demasiadas
fallas de operación.

La “relación costo – beneficio” de un paquete contable fue fundamentalmente apreciada por las
empresas grandes. Tal como fuera explicado anteriormente, son estas empresas las que tienen
un perfil adecuado para evaluar la inversión en un paquete contable y relacionarla con el grado
de contribución al negocio que pueden brindar. Queda claro que este análisis es diferente a la
evaluación corriente que puede realizar un comprador sobre precio y condiciones de
financiación.

Las menos destacadas

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 117


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Para los usuarios del interior del país las funcionalidades “importación - exportación” e
“integración” no resultaron de importancia. Estas respuestas manifiestan un bajo grado de
interés en la generación de valor agregado en materia de información contable y de gestión.
Las razones de esta postura si bien pueden ser múltiples, podrían basarse fundamentalmente
en la falta de exigencia por parte del usuario de la información contable y financiera. Tal como
sucede en toda relación de mercado, la falta de intereses de ambas partes origina una baja
performance en materia de gestión que se evidencia en la poca información de gestión que
demanda.
La funcionalidad “integración” no fue considerada determinante a la hora de adquirir el software
debido a que los usuarios no cuentan con la posibilidad y/o necesidad de llevarla a cabo, sobre
todo en el caso de los estudios contables.

La “documentación” de un paquete contable para las empresas del interior del país produjo
resultados iguales a las empresas de Montevideo. En ambos casos, los encuestados no
manifiestan interés en este tema por las razones ya expuestas.

La posibilidad de “corrección de errores” del sistema por parte del desarrollador de un paquete
contable no resultó un aspecto de preocupación para los encuestados. Cabe señalar aquí, que
un error de ejecución u operación no suele ser una situación aceptada por un usuario, quien
tiene el derecho de solicitar su reparación inmediata a su proveedor. La ocurrencia de estos
casos, produce un daño de imagen al proveedor y a su producto que el mismo debe subsanar,
y en general, el consumidor es resarcido por el daño. Dada la alta oferta existente en el
mercado, y que éste es pequeño, las ventajas parecen estar del lado del usuario. Por esta
razón no ve con preocupación el tema, ya que, o adquiere un producto libre de fallas
frecuentes, o las mismas si ocurren son reparadas.

Los aspectos relacionados a “portabilidad”, “hardware y software requeridos”, “instalación y


desinstalación” también resultaron con baja calificación. Si observamos estos puntos nos
damos cuenta de que los usuarios en el interior del país no incluyen en el centro de su análisis
a los aspectos tecnológicos o de compatibilidad de plataformas. La estructura más simplificada
con que opera este mercado tiende a desestimar la consideración de estas funcionalidades en
tanto priorizan otros aspectos.

4.4) Análisis de la información obtenida a través de preguntas abiertas

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 118


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

A continuación se expondrán algunos comentarios acerca de las respuestas a las


preguntas abiertas planteadas en el cuestionario que se presenta en el Anexo. Las mismas
fueron estructuradas de la siguiente manera:

 Anteriormente, ¿qué sistema contable usaba? ¿Por qué lo cambió? ¿El cambio trajo
beneficios inmediatos? En caso afirmativo ¿cuáles? ¿Se ha visto simplificada su labor
gracias al nuevo sistema? ¿Se vio afectada la cantidad de personal debido al mismo?

De la información obtenida pudimos notar que algunos usuarios, sobre todo en el interior del
país, pasaron de llevar la contabilidad en forma manual a hacerlo mediante sistemas
computarizados, indicando los beneficios inherentes a este tipo de sistemas como ser agilidad,
simplificación de tareas, reducción de tiempo y errores, obtención de mayor y mejor información
y mejor aprovechamiento del personal y/o redistribución del mismo, redundando en una mejora
de la gestión empresarial. Según nuestra opinión hoy en día en términos de eficiencia, es
impensable llevar la contabilidad de una empresa en forma manual, dadas las necesidades de
contar con información en forma rápida y confiable para que la misma pueda ser de utilidad
para la empresa.

Otro aspecto a destacar es que los usuarios que cambiaron de programa, no lo hicieron con
miras de reducción de personal sino por razones de sencillez, agilidad, actualización (por
ejemplo: pasaje de un sistema en DOS a uno en Windows), soporte técnico más eficiente y
menos costoso, así como la posibilidad de obtener mayor y mejor información para la toma de
decisiones. Cabe destacar, que si bien el porcentaje de importancia del criterio emisión de
informes obtenido en la encuesta no fue el más elevado, la mayoría de los usuarios expresaron
que esta fue una de las razones fundamentales del cambio de sistema. A nuestro modo de ver,
esto se corresponde con la nueva tendencia en cuanto al trabajo de los profesionales del área
contable, de enfocarse a la utilización de la información para mejorar el asesoramiento en la
gestión de la empresa, involucrándose en la misma y entregando más valor agregado.

 ¿Cómo fue el proceso de selección del software? ¿Estaban informados sobre otros
programas existentes?
Se observó que el proceso de selección del software en las grandes empresas es más
complejo que en las pequeñas y medianas. En las primeras se consulta a una mayor cantidad
de proveedores, se realizan demostraciones previas de los diferentes productos, se busca
asesoramiento de expertos en el tema y se estudian con mayor detenimiento las propuestas,
llegando a la selección del producto que más se adecue a las necesidades reales, sin ser tan
determinante el costo del mismo. En el caso de las pequeñas y medianas empresas la
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 119
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

selección se da fundamentalmente por recomendación o por conocimiento previo del


proveedor.

 ¿Fue necesaria la consulta a otros clientes del proveedor para obtener referencias del
mismo?

De la comparación entre Montevideo e interior del país podemos ver que en este último fueron
realizadas mayor cantidad de consultas a clientes en el momento de la elección. Esto, a nuestro
entender, se debe a que los métodos de selección en el interior del país son más informales
prevaleciendo un sistema de asesoramiento informal a nivel de usuarios y grupos de interés.

 En el proceso de implementación, ¿se respetaron los tiempos preestablecidos? ¿Se


presentaron problemas durante el mismo?

Con respecto a los problemas surgidos durante el proceso de implementación, los mismos se
presentaron en mayor medida en el interior del país. Consideramos que esto se debe a que hay
una mayor proporción de paquetes a medida, los cuales llevan un proceso de implementación
más largo y complejo. Esto también es confirmado por las respuestas obtenidas con respecto a
sí se respetaron los tiempos preestablecidos, pregunta que obtuvo mayor cantidad de
respuestas negativas en el caso del interior del país.

Dentro de los problemas surgidos durante la implementación de los sistemas se informaron


acerca de ajustes a los requerimientos de la empresa, en especial por errores de interpretación
tanto por parte del proveedor como del usuario, inconsistencias que provocaron la caída del
sistema, resistencia al cambio de un programa a otro por parte de los usuarios, atrasos en los
tiempos preestablecidos, problemas de funcionamiento que fueron subsanados por pruebas de
ensayo – error, necesidad de capacitar al personal, entre otros.

 Respecto al proveedor del software ¿se consideró importante su permanencia en el


tiempo, sus proyecciones futuras y su posición financiera?

Se puede destacar que fue considerada importante la permanencia en el tiempo del proveedor,
sus proyecciones futuras y su posición financiera por un porcentaje muy elevado de usuarios.
Esto se debe a que los usuarios buscan un proveedor confiable que responda ante eventuales
inconvenientes y con cierta proyección de presencia en el mercado.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 120


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 ¿Hubo una demostración previa del producto? ¿Fue de utilidad?

En la mayoría de los casos hubo una demostración previa del producto, observándose que en
todos ellos, ésta fue de utilidad. Compartimos la idea de la importancia de acceder a una
demostración del producto, ya que la misma brinda la posibilidad de conocer con mayor detalle
el funcionamiento del programa, sus interfaces, reducir errores de interpretación y poder
percibir que tan adaptable a las necesidades de la empresa puede llegar a ser.

 ¿El proveedor explicó bien las limitaciones del software previo al momento de la
adquisición?

En este caso observamos que no todos los proveedores explicaron bien las limitaciones del
software. Esta brecha de interpretación y expectativas entre proveedores y usuarios de
software parece no subsanada aún, por lo cual consideramos que las empresas deberían
indagar con mayor profundidad sobre el tema antes de tomar la decisión acerca del paquete
contable a adquirir.

 ¿Están conformes con el sistema contable utilizado?

A pesar de todos los problemas planteados, la mayoría de los usuarios manifestaron estar
relativamente conformes con el producto adquirido.

4.5) Resumen de funcionalidades según usuarios de los diferentes paquetes contables

A continuación expondremos en un cuadro resumen las respuestas de los usuarios


sobre las funcionalidades de los diferentes paquetes contables, para luego compararlo con el
cuadro de proveedores expuesto al final del capítulo III.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 121


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

CUADRO RESUMEN DE USUARIOS

Producto Memory Contawin Alexis Salvador Result P-SIG GCI BitWin Nodum RT-Conta GIA SIGE Quipus Opus Tango % Total
Producto
Funcionalidad
Funcionalidad
Software amigable 3 3 2 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 2 82%
Agilidad en el ingreso 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 86%
Validación 3 2 1 2 3 2 3 3 3 3 3 3 2 3 2 75%
Parametrización 3 3 3 2 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 84%
Flexibilidad 3 3 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 2 82%
Respaldo y recuperación 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3 3 84%
Asientos y comprobantes 2 3 2 2 3 2 3 2 2 3 2 2 2 2 3 69%
Multiplicidad 3 3 3 2 3 3 3 3 2 2 3 3 3 3 3 82%
Automatización 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 3 2 82%
Seguridad y Auditoría 2 3 2 2 3 2 3 3 3 2 3 3 2 3 3 76%
Importación - Exportación 2 2 2 3 2 2 3 3 2 3 3 2 3 2 3 73%
Integración 3 2 2 2 3 2 2 3 3 3 3 3 3 3 2 76%
Situaciones de borde 2 3 2 2 2 1 2 3 2 2 2 1 1 1 1 53%
Emisión de informes 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 88%
Soporte técnico 3 3 2 1 3 3 3 3 2 2 3 3 2 3 1 73%
Relación costo - beneficio 3 3 3 3 3 3 3 2 3 2 3 3 3 3 2 82%
Documentación 2 3 2 3 3 2 2 2 2 2 3 2 2 3 2 69%
Fiabilidad 3 2 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 2 2 80%
Corrección de errores 3 3 1 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 82%
Robustez 2 2 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3 2 78%
Eficiencia 3 3 3 2 2 2 3 3 2 3 3 2 2 3 2 75%
Portabilidad 2 2 1 3 2 2 3 3 2 3 3 2 2 3 1 67%
HW y SW requeridos 2 2 3 3 2 2 3 2 2 3 3 2 2 3 1 69%
Instalación y desinstalación 2 2 1 2 3 2 3 2 2 2 3 3 2 2 1 63%

3 Muy importante
2 Algo importante
1 No importante
Figura 4.6: Cuadro resumen de funcionalidades según opinión de usuarios.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 122


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

El cuadro fue elaborado a partir de la información proporcionada por los usuarios, a la que
luego le asignamos el puntaje promedio teniendo en cuenta el grado de importancia otorgado a
las distintas funcionalidades analizadas en el marco teórico.

En la última columna del cuadro se exponen los porcentajes obtenidos por cada funcionalidad
tomando en cuenta el puntaje asignado por los usuarios en base al puntaje máximo posible de
obtener.

Los programas de los cuales no se encontraron usuarios en el mercado no fueron


contemplados en el cuadro.

4.6) Análisis comparativo entre proveedores y usuarios

A continuación se expone un gráfico comparativo de las opiniones brindadas por los


usuarios y por los proveedores acerca de las diferentes funcionalidades analizados en el
presente trabajo. Los datos para elaborar este gráfico surgen de los cuadros resumen
expuestos al final del capítulo III y en el apartado 4.5.

Para que sea posible realizar dicha comparación, se asimilaron las siguientes interpretaciones
a las respuestas:

 El programa cumple con la funcionalidad en forma adecuada equivale a muy importante


 El programa no cumple con la funcionalidad en forma adecuada equivale a algo importante
 El programa no cumple con la funcionalidad equivale a no importante

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 123


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

COMPARATIVO DE PORCENTAJES ASIGNADOS A LAS


FUNCIONALIDADES

120%

100%

80%

60%

40%

20%

0%

n
M oba n

Em on gr ión
o r ía
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Se Au tip tes

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Im gur tom icid

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Fl zac

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en mig

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g

ta
-E udi
os re ibil

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As ald

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In HD
Si
p
es

el
R
R

st
Porcentaje usuarios Porcentaje proveedores

Gráfico 4.31: Comparativo de funcionalidades entre proveedores y usuarios.

Este gráfico nos muestra la importancia que asignan por un lado los usuarios y por otro los
proveedores, a las diferentes funcionalidades analizadas. Podemos notar claramente las
diferencias entre las respuestas brindadas, destacando que la opinión de los proveedores
tiende a ser más elevada en calificación que la de los usuarios. A nuestro modo de ver, en
base a relevamientos efectuados, estas diferencias pueden deberse a que los proveedores
cubren ciertas funcionalidades que los usuarios no consideran tan importantes o que los
usuarios subestiman, ya sea por falta de interés o por falta de conocimiento. Otro aspecto que
debemos señalar es que proveedores y usuarios que conforman y comparten un mercado de
desarrollo tecnológico, tienen roles e intereses diferentes. Los proveedores son los
especialistas que desarrollan el producto y luego deben comercializar con la carga subjetiva
que implica esto último. Los usuarios por otra parte, marcaron un perfil más racional y
conservador con una visión más práctica y funcional propia del rol.

Las brechas más notorias se dieron en las siguientes funcionalidades:

 situaciones de borde (proveedores 47 puntos porcentuales por encima de los usuarios)

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 124


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 instalación y desinstalación (proveedores 36 puntos porcentuales por encima de los


usuarios)
 portabilidad (proveedores 33 puntos porcentuales por encima de los usuarios)
 hardware y software requeridos (proveedores 31 puntos porcentuales por encima de los
usuarios)

Las funcionalidades en que convergieron usuarios y proveedores fueron:

 documentación
 emisión de informes

Análisis de las diferencias y convergencias

Respecto a la funcionalidad “situaciones de borde”, las diferencias pueden ser el resultado del
desconocimiento del significado de dicha funcionalidad por parte de los usuarios o de la
creencia de que nunca se van a dar dichas situaciones, por lo cual no le dan tanta importancia.
En cambio proveedores y desarrolladores, como especialistas en la materia, tienen muy
presente esta funcionalidad al desarrollar un paquete. Son conscientes de que no pueden
lanzar al mercado un programa que no cuente con una cantidad suficiente de registros,
cuentas y asientos que cubran las necesidades de procesamiento contable de los usuarios.

Los usuarios consideran menos importante que los proveedores la “instalación y


desinstalación” porque en general cuando se compra un programa, la instalación es realizada
por el proveedor y no se tiene en cuenta la posibilidad de una desinstalación posterior. Al
parecer los usuarios siguen la tendencia general presentada a lo largo de esta investigación,
de poco interés en involucrarse en los temas que exceden el rol específico del procesamiento
contable. A esto se agrega que los proveedores tratan de brindar al comprador toda la
información necesaria para una instalación exitosa y sencilla.

En relación con la “portabilidad” la brecha entre proveedores y usuarios puede deberse a que
los usuarios no prevén la adquisición de nuevo hardware o la renovación del equipamiento
informático en el corto plazo, por lo que un problema de portabilidad no se les presentará con
frecuencia. Los desarrolladores sin embargo, le otorgan mayor importancia a esta
funcionalidad porque son más concientes de que la razón de dinero gastado en software
versus hardware crece a gran escala.
Con respecto a “hardware y software requeridos”, punto que se relaciona con el anterior,
también presenta diferencias entre la valoración otorgada por los proveedores y la de los

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 125


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

usuarios. Estas diferencias pueden sustentarse en que los proveedores evalúan esta
funcionalidad básica para que la misma no sea motivo de mal funcionamiento o rechazo del
paquete contable por parte de los usuarios. Cabe mencionar, que los requerimientos de
hardware y software son expresamente declarados en los productos para que el consumidor
los tenga presente antes de decidir la inversión. Asimismo, dado el abaratamiento del costo de
los elementos de hardware, estos requerimientos ya no son considerados importantes para los
usuarios.

Por último cabe analizar dos puntos de convergencia que se presentaron en el gráfico de
resultados. Uno de ellos fue la opinión sobre “emisión de informes” dada por proveedores y
usuarios. Observamos aquí que mientras los usuarios calificaron en alto grado en función del
rango de la calificación general que presentaron, los proveedores obtuvieron un resultado
menor a su rango general de calificación, ocasionando una convergencia en este punto que
neutralizó la brecha que presenta el gráfico en general. Analizando las respuestas, ambas
partes parecen dar una señal preocupante sobre el producto, ya que mientras los primeros
valoran en alto grado el punto “emisión de informes”, los propios proveedores calificaron con
menor satisfacción a su tendencia en este punto, acusando cierta debilidad del producto.

En cuanto a “documentación” la convergencia no resulta sorprendente dado el análisis ya


efectuado de este punto. Ambos parecen carecer de interés en brindar/adquirir la
“documentación” del paquete contable. En general los usuarios se conforman con obtener los
manuales de usuario, y no consideran necesario otro tipo de documentación más técnica
acerca del paquete. Por otro lado, los proveedores prefieren retener para sí la misma a efectos
de obtener una relación más dilatada con sus clientes a través de los servicios de post venta.

CAPÍTULO V - CONCLUSIONES

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 126


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Luego de haber finalizado el relevamiento de la información, teniendo presente el


marco conceptual y el resultado de la encuesta, podemos arribar a las conclusiones que
detallamos a continuación. Para una mejor comprensión de las mismas se han definido los
siguientes ejes temáticos:

1) Proceso de Selección
2) Perfil del usuario
3) Infraestructura tecnológica
4) Aspectos del mercado del software
5) La contribución del profesional contable en la mejora de la gestión
6) Acciones a desarrollar en la empresa

1) Proceso de Selección

 Como hemos visto en el desarrollo de nuestro trabajo, existe una gran variedad de oferta
de paquetes contables en el mercado uruguayo lo cual significa una mayor gama de
oportunidades de elección para los usuarios y por ende mayores posibilidades de
encontrar una solución adecuada a sus necesidades. En este sentido, Montevideo es
quien mejor se beneficia de esta oferta ya que se maneja con una oferta mucho más
variada que en el interior del país, en donde se identificaron la presencia de no más de
cinco productos. Asimismo, la amplia oferta existente vuelve más compleja la tarea de
selección, por lo tanto es imprescindible concientizar a las empresas acerca de la
importancia de realizar un correcto y exhaustivo proceso de evaluación y selección, el que
deberá abarcar todos los niveles de la empresa.

 Las empresas valoran la importancia de contar con un paquete contable pero tienden a
desestimar la evaluación e identificación del producto adecuado para su realidad, por lo
que no se informan lo suficiente ni toman en cuenta todas las necesidades al momento de
adquirirlo. En algunos casos esto se debe a que invierten poco tiempo en el proceso, en
otros a que no se encuentran capacitados para realizarlo o no poseen los recursos
suficientes para buscar asesoramiento. Todo esto determina que luego surjan problemas
que en algunos casos pueden ser solucionables y en otros no, además de implicar la
realización de grandes desembolsos de dinero que podrían haberse evitado si se hubiera
realizado un correcto proceso de evaluación y selección.

2) Perfil del usuario

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 127


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 El costo del producto es un factor determinante para los usuarios en el momento de decidir
la adquisición de un software en particular. A nuestro entender los usuarios se fijan
demasiado en el desembolso inicial sin tener en cuenta los costos futuros que pueden
presentarse a causa de una elección apresurada como ser, costos de ampliación del
software, problemas surgidos a causa de no adecuarse a las necesidades, falta de
soporte, entre otros. Existe una preocupación importante por el servicio de soporte técnico,
lo que consideramos correcto tener presente.

 Es notorio el perfil que han marcado los encuestados en la valoración de las


funcionalidades de un paquete contable. Aspectos que involucran la calidad y consistencia
de la información, controles y seguridad informática fueron desplazados en importancia por
los referidos a agilidad, practicidad y beneficios de tarea. Esto manifiesta una brecha
importante hacia una visión común sobre las características y prestaciones que debería
reunir un paquete contable. Una de las razones que puede influir en este perfil es el grado
de instrucción en materia contable y de gestión que posee el usuario tipo. Generalmente
los profesionales contables delegan la tarea de procesamiento contable en auxiliares con
formación contable básica o media, retomando el proceso en una fase posterior con las
tareas de control, análisis de consistencia y emisión de reportes. En tal sentido, se observa
la necesidad de una mayor transferencia de conocimiento y experiencia de los
profesionales contables hacia sus equipos de trabajo, de tal manera que estos se
desarrollen y puedan brindar más valor agregado en la tarea.

 Un aspecto relevante manifestado por los usuarios a través de sus calificaciones, es su


poca inclinación a producir más información que la que originalmente emite el paquete
contable utilizado. Las funcionalidades que posibilitan interfaces con otras bases de
información no son explotadas ni valoradas en el grado esperado por los usuarios que en
definitiva son responsables de producir la mayor parte de la información de gestión.

3) Infraestructura tecnológica

 Los usuarios de Montevideo se muestran más seguros de enfrentar problemas


relacionados a fallos de sistema y capacidad de hardware y software. Sus respuestas dan
señales de menor criticidad que las manifestadas por los usuarios del interior del país.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 128


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Entendemos que el ambiente tecnológico más maduro y desarrollado con el que cuentan,
les brinda mayor seguridad y confianza para enfrentar las posibles contingencias referidas.

 Por otra parte, los usuarios del interior del país están más preocupados por evitar
problemas operativos con el software o cualquier otro problema que los lleve a generar
recurrencia a proveedores de soporte técnico en un mercado con oferta limitada. Les
resulta especialmente relevante aspectos tales como respaldo y recuperación de datos,
parametrización, agilidad en el ingreso de datos, fiabilidad, emisión de informes y software
amigable. Resulta comprensible esta preferencia ya que el grado de madurez del
ambiente tecnológico en el interior del país es sensiblemente inferior al de Montevideo,
aspecto que lleva a los usuarios a tomar las opciones que impliquen la mayor seguridad y
autonomía operativa.

4) Aspectos del mercado del software

 Se observó que muchas empresas no conocen la oferta completa de paquetes contables


que ofrece el mercado y se basan solamente en dos o tres paquetes conocidos, ya sea por
publicidad o por consejo de otros usuarios, sin hacer un análisis acerca de que tan
adecuado es el paquete para esa empresa en particular. Dado que hoy en día tener
información oportuna y confiable es indispensable para realizar un buen manejo del
negocio y así poder ser eficiente en la gestión de la empresa, es necesario mantenerse
actualizado sobre los nuevos avances tecnológicos.

 El sector proveedor en el Uruguay no parece manejarse con una estrategia beneficiosa


para el usuario ya que no actúa en forma integrada, no centraliza la oferta ni orienta al
consumidor. Esta debilidad del sector impide que los usuarios puedan desarrollar su
capacidad de evaluación y selección de los productos. Existe además una brecha
apreciable entre la publicidad de los proveedores y las expectativas del usuario, aspecto
que requiere acciones concretas en términos de políticas comerciales y capacitación al
sector a los efectos de producir una convergencia en la visión del producto y que éstos se
orienten plenamente a las necesidades de los usuarios. Temas tales como normativa
contable, información de gestión, procesos, administración financiera, gerenciamiento,
entre otros, deberían difundirse en el sector a través de cursos, seminarios, foros y
debates multidisciplinarios con el objetivo de desarrollar una masa crítica que produzca
una mejora importante en el producto.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 129


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 Una iniciativa que podría contribuir a una mejor y mayor difusión de los paquetes contables
en el Uruguay sería construir un portal único para este tipo de productos. Este proyecto
podría centralizar la oferta y dotar de mayor dinamismo al mercado desarrollador, ya que
incentivaría un mayor relacionamiento con los grupos de interés sobre el producto
(usuarios, profesionales contables, empresarios, etc.). Tal como lo hacen otros
desarrolladores de software, el portal puede tener espacios interactivos para consultas,
asesoramiento, contacto con proveedores y demostraciones del producto.

5) La contribución del profesional contable en la mejora de la gestión

 Entendemos que el profesional contable en la actual coyuntura del mercado uruguayo


puede contribuir en gran forma a producir mejoras en el desarrollo de los paquetes
contables a través de la difusión de su opinión profesional. Puede además, asumir un
papel proactivo en el desarrollo del usuario tipo de estos productos, asesorándolo y
capacitándolo de tal forma que este adquiera una comprensión más cabal de la
importancia de su rol en el procesamiento de la información contable. Su participación
activa en las actividades del sector desarrollador puede influir en la visión de éstos acerca
del producto e introducir mejoras que resulten en mejores prestaciones al usuario final de
la información contable. Los usuarios de paquetes contables deberían participar
periódicamente en reuniones o situaciones de trabajo en donde se considera y utiliza la
información contable que procesan. Estas actividades les ayudará a visualizar la utilidad
de esta información procesada y estarán en mejores condiciones de sugerir mejoras y
agregar valor a la información de gestión, experiencia que los ayudará a sentirse parte del
negocio.

 El profesional contable debería influir más en su entorno sobre la importancia de los


controles y la calidad de la información contable. El procesamiento de dicha información en
forma automatizada puede resultar eficiente en términos de tiempos de tarea, pero en
muchos casos esto se hace predominantemente con este enfoque y no se prioriza su
calidad y consistencia. Algunos resultados de la encuesta avalan la presencia de un bajo
grado de interés por parte del usuario tipo por estos temas. Entendemos que ante esta
situación, el profesional contable debe asumir un rol activo a los efectos de corregir la
misma.

6) Acciones a desarrollar en la empresa

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 130


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 Como conclusión final de esta investigación, proponemos que las empresas que están
pensando en invertir en un paquete contable desarrollen un procedimiento apropiado de
selección. Este procedimiento debería incluir la opinión de todas las áreas de la empresa
involucradas en el proceso contable y de gestión. El procedimiento debería considerar la
totalidad de la oferta del mercado, la observación y consideración de las funcionalidades
claves de un paquete contable identificadas y analizadas en este estudio. Asimismo,
realizar un análisis de la relación costo - beneficio de la inversión, lo que brindará
elementos de peso para la toma de la decisión final, ya que este análisis es capaz de
dimensionar el grado de contribución al negocio de la inversión a realizar. El profesional
contable debería asumir el liderazgo del proyecto conjuntamente con la Gerencia General
y los responsables de tecnología y sistemas de la empresa.

* * * * *

Finalizado el trabajo de investigación y analizados sus resultados podemos concluir


objetivamente que:

a) los usuarios manejan criterios relacionados a las funcionalidades de los paquetes


contables, los que son evaluados y ponderados de distinta forma de acuerdo a su grado
de conocimiento acerca del tema y a su realidad,
b) las funcionalidades más relevantes para los usuarios, es decir aquellas que resultarían
determinantes en el momento de seleccionar un paquete contable para los usuarios de
Montevideo son: 1) “soporte técnico”, 2) “relación costo – beneficio”, 3) “flexibilidad” y 4)
“software amigable”. Para los usuarios del interior del país: 1) “agilidad en el ingreso de
datos”, 2) “software amigable”, 3) “soporte técnico” y 4) “relación costo – beneficio”.
c) Tal como describimos en el punto b) existen diferencias en la valoración de las
funcionalidades por parte de los usuarios agrupados por zona geográfica.

En vista de los resultados obtenidos no es recomendable definir una matriz única de


funcionalidades relevantes para guía de todos los usuarios. Aspectos tales como el giro y
volumen del negocio, el ambiente tecnológico interno y externo y el grado de profesionalidad
con que se maneja la gerencia, influyen en la visión sobre los requerimientos de un paquete
contable. En consecuencia, el camino más eficiente sería el de autodiagnóstico. Esta práctica
es muy difundida en países desarrollados, donde los interesados pueden acceder a través de
Internet a herramientas de autodiagnóstico sobre la base de cuestionarios on-line, cuyos
resultados personalizan al usuario y lo tipifican a los efectos de identificar la solución
adecuada. Estas herramientas interactivas, pueden recomendar al usuario, una vez realizado

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 131


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

el autodiagnóstico, qué paquetes contables existentes en el mercado cumplen con los


requerimientos que su empresa necesita. No obstante, y sin perjuicio del aporte de esta
herramienta, ésta no sustituye el análisis personalizado que deberá realizar el decisor
humano.

ANEXO
Cuestionario de Evaluación de Paquetes Contables

La información y las opiniones brindadas por Ud. en este cuestionario constituyen un


importante aporte para un trabajo monográfico de la Facultad de Ciencias Económicas y de
Administración para obtener el título de Contador Público.
Le aseguramos absoluta reserva en el manejo de la información del presente cuestionario, ya
que este será de uso exclusivo para dicho trabajo.

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 132


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Su atención y sinceridad al contestarlo redundará en beneficio de todos los estudiantes.


Muchas gracias.

DATOS DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa:

Actividad:

¿Realiza exportaciones y/o importaciones? Sí No

En caso afirmativo indique con que monedas trabaja:

Número de empleados:

Cantidad aproximada de transacciones anuales:

Cargo del entrevistado:

Sistema Contable utilizado y versión:

¿El paquete es estándar? Sí No

¿En cuántos P.C. tienen instalado el sistema?

¿Están en red? Sí No

1) Anteriormente, ¿qué sistema contable usaba? ¿Por qué lo cambió?

2) ¿El cambio trajo beneficios inmediatos? Sí No

En caso afirmativo, ¿cuáles?

3) ¿Se ha visto simplificada su labor gracias al nuevo sistema? Sí No

En caso afirmativo, ¿cómo?

4) ¿Se vio afectada la cantidad de personal debido al mismo? Sí No

5) ¿Cómo fue el proceso de selección del software?

6) ¿Estaban informados sobre otros programas existentes? ¿Cuáles?

8) Dadas las siguientes características deseables en un sistema contable, ¿cuáles consideró


más importantes en el momento de adquirir el software?
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 133
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

Solicitamos a Ud. que indique con una cruz su grado de importancia en cada uno de los ítem
marcados en negrita. Las características se han desglosado para permitir una mejor
comprensión.

CARACTERÍSTICAS No Algo Muy


importante importante importante
a) Software amigable:
disponibilidad de menús de ayuda
interfaces sencillas
buena recuperación ante errores
b) Agilidad en el ingreso de datos
c) Validación de datos:
control del tipo y longitud del campo
control de exactitud contable
control de imputaciones existentes
control de identificación
controles de rangos
control de verificación de secuencia
d) Parametrización:
plan de cuentas personalizado
varias tasa de IVA y otros impuestos
e) Flexibilidad:
posibilidad de realizar cambios al código del
programa ante nuevas situaciones
f) Respaldo y recuperación de datos
g) Asientos y comprobantes:
asientos en línea
Formato clásico
asientos tipo
CARACTERÍSTICAS No Algo Muy
importante importante importante
h) Multiplicidad:
multiempresa
multimoneda
multiusuario
múltiples ejercicios económicos
i) Automatización:
asientos de cierre y apertura
asientos de diferencia de cambio
asientos de pérdidas y ganancias
j) Seguridad y Auditoría
k) Importación – Exportación:

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 134


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

enlaces con otros programas


l) Integración:
Ingreso único de datos y procesamiento
de los mismos
m) Situaciones de borde:
estimación de la cantidad de cuentas, registros
y asientos por período
n) Emisión de informes
ñ) Soporte técnico:
formas posibles de contratar el soporte
velocidad de respuesta del servicio
Servicio de la empresa o tercerizado
capacitación brindada
o) Relación costo - beneficio:
valor del software
valor de la implementación
mantenimiento y soporte
requisitos adicionales de hardware
p) Documentación:
Manual de usuario
q) Fiabilidad:
tolerancia ante errores
r) Corrección de errores
s) Robustez:
comportamiento razonable
t) Eficiencia:
economía en el uso de recursos computacionales
CARACTERÍSTICAS No Algo Muy
importante importante importante
u) Portabilidad:
ejecución en distintos ambientes tanto
de HW como de SW
v) Hardware y Software requeridos
w) Instalación y desinstalación:
sencillez
reinstalación en situaciones de fuerza mayor
programa de desinstalación

8) ¿Cuáles de las características considera que fueron determinantes en el momento de la


elección, y que de no poseerlas hubiere implicado el rechazo de la opción?

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 135


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

9) Respecto al proveedor del software, ¿se consideró importante su permanencia en el tiempo,


sus proyecciones futuras y su posición financiera?

10) ¿Fue necesaria la consulta a otros clientes del proveedor para obtener referencias del
mismo?

11) ¿Hubo una demostración previa del producto? Sí No

12) ¿Fue de utilidad? Sí No

13) ¿El proveedor explicó bien las limitaciones del software previo al momento de la
adquisición?

Sí No

14) En el proceso de implementación, ¿se respetaron los tiempos preestablecidos?

Sí No

15) ¿Se presentaron problemas durante el mismo?

Sí No

16) ¿Cuáles?

17) ¿Están conformes con el sistema contable utilizado?

Sí No

18) Evaluación final

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 136


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

BIBLIOGRAFÍA

 James A. Senn (1992): Análisis y Diseño de Sistema de Información.


 Kendall y Kendall (1991): Análisis y Diseño de Sistemas.
 Roger S. Pressman: Ingeniería del software: un enfoque práctico.
 Folwer Newton – Buenos Aires (1998): Contabilidad Computadorizada.
 Folwer Newton – Buenos Aires (1978): Contabilidad Superior.
 Raymond Meteod Jr. – México (2000): Sistema de Información Gerencial.
 Ing. Simón Tenzer y A/S Nelson Pequeño (Julio 2000): “Respaldo y Recuperación de
datos”.
 Leonardo Sena Mayans (Julio 2000): “Seguridad Informática”.
 Cra. Beatriz Pereyra (2002): “Evaluación de Paquetes Contables”.
 C. Ghezzi, M. Jazayeri, D. Mandrioli - (1991): Fundamentals of Software Engineering.
 http:// www.memory.com.uy. Memory Computación.
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 137
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

 http:// www.contawin.net. Wais S.R.L.


 http:// www.saico.com.uy. SAICO S.R.L.
 http:// www.americasoftware.com.uy. América Software.
 http:// www.zetasoftware.com.uy. Zetasoftware.
 http:// www.desingware.com.uy. Desingware.
 http:// www.atg.com.uy. AT&G Informática.
 http:// www.insis.com.uy. INSIS.
 http:// www.bcn.com.uy. BCN Informática.
 http:// www.bit-sistemas.com. Bit Sistemas.
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 http:// www.raddteam.com. Radd Team Uruguay.
 http:// www.gia.com.uy. Datalogic.
 http:// www.concepto.com.uy. Concepto S.R.L.
 http:// www.intecsoft.com.ar. Intec Software S.R.L.
 http:// www.urusys.com. Urusys.
 http:// www.numina.com.uy. Númina Informática Personalizada.
 http:// www.opus.com.uy. Opus
 http:// www.tango.com.ar. Axsoft Argentina S.A.
 http:// www.cuti.org.uy. Cámara Uruguaya de Tecnologías de la Información.

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... 1

INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 7

CAPÍTULO I - CONTABILIDAD Y PAQUETES CONTABLES.................................................. 10

1.1 Contabilidad .............................................................................................................. 10


1.2 Sistemas de Información .......................................................................................... 11
1.3 Paquetes Contables ................................................................................................. 14
1.3.1 Tipos de aplicaciones contables......................................................................... 16
1.3.2 Interfaces entre aplicaciones .............................................................................. 16

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 138


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

CAPÍTULO II - EVALUACIÓN DE PAQUETES CONTABLES.................................................. 18

2.1 Aspectos a tener en cuenta en el proceso de selección .......................................... 18


2.2 El proceso de decisión.............................................................................................. 19
2.2.1 Relevar y listar las necesidades a satisfacer ..................................................... 20
2.2.2 Determinar las cualidades que debería tener el producto a incorporar,
distinguiendo entre lo ideal y lo aceptable.......................................................... 22
2.2.3 Evaluar los productos estándar y a medida disponibles en el mercado ............ 23
2.2.4 Calcular los costos demandados por cada alternativa....................................... 23
2.2.5 Decidir................................................................................................................. 24
2.3 Funcionalidades........................................................................................................ 24
2.3.1 Software amigable .............................................................................................. 26
2.3.2 Agilidad en el ingreso de datos .......................................................................... 27
2.3.3 Validación de datos ............................................................................................ 28
2.3.4 Parametrización.................................................................................................. 30
2.3.5 Flexibilidad .......................................................................................................... 31
2.3.6 Respaldo y recuperación de datos ..................................................................... 31
2.3.7 Asientos y comprobantes ................................................................................... 33
2.3.8 Multiplicidad ........................................................................................................ 35
2.3.9 Automatización ................................................................................................... 37
2.3.10 Seguridad y Auditoría ....................................................................................... 38
2.3.10.1 Seguridad de la aplicación ......................................................................... 39
2.3.10.2 Seguridad del sistema operativo ................................................................ 41
2.3.10.3 Seguridad de la base de datos................................................................... 41
2.3.10.4 Uso de bitácora de transacciones .............................................................. 41
2.3.10.5 Seguridad para evitar copias ilegales del programa .................................. 42
2.3.11 Importación – Exportación ................................................................................ 43
2.3.12 Integración ....................................................................................................... 44
2.3.13 Situaciones de borde ........................................................................................ 45
2.3.14 Emisión de informes ......................................................................................... 45
2.3.15 Soporte Técnico................................................................................................ 47
2.3.16 Relación costo – beneficio................................................................................ 48
2.3.17 Documentación................................................................................................. 50
2.3.18 Fiabilidad........................................................................................................... 50
2.3.19 Corrección de errores ....................................................................................... 51
2.3.20 Robustez........................................................................................................... 51
2.3.21 Eficiencia........................................................................................................... 52

Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 139


Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

2.3.22 Portabilidad ....................................................................................................... 52


2.3.23 Hardware y Software requeridos ...................................................................... 52
2.3.24 Instalación y desinstalación .............................................................................. 53

CAPÍTULO III - PAQUETES CONTABLES EN EL MERCADO ................................................ 55

3.1 Memory Conty........................................................................................................... 56


3.2 ContaWin Contabilidad Central ................................................................................ 58
3.3 Alexis ........................................................................................................................ 59
3.4 Salvador 2000........................................................................................................... 61
3.5 Sigma........................................................................................................................ 63
3.6 Result........................................................................................................................ 64
3.7 P-SIG XXI ................................................................................................................. 66
3.8 GCI............................................................................................................................ 67
3.9 Paulya ....................................................................................................................... 68
3.10 BitWin Sistema de Gestión Administrativa ............................................................. 70
3.11 Akros Contable ....................................................................................................... 71
3.12 Nodum .................................................................................................................... 73
3.13 RT-Conta ................................................................................................................ 74
3.14 GIA .......................................................................................................................... 75
3.15 SIGE ....................................................................................................................... 77
3.16 Plataforma............................................................................................................... 78
3.17 Brújula Gestión Comercial ...................................................................................... 79
3.18 Quipus..................................................................................................................... 81
3.19 Opus ....................................................................................................................... 82
3.20 Tango...................................................................................................................... 84

CAPÍTULO IV – TRABAJO DE CAMPO.................................................................................... 90

4.1 Introducción .............................................................................................................. 90


4.2 Aspectos generales .................................................................................................. 91
4.3 Análisis de la información ......................................................................................... 92
4.3.1 Participación de los distintos paquetes en la muestra ....................................... 92
4.3.2 Funcionalidades en Montevideo e Interior del País ........................................... 95
4.3.3 Apreciaciones sobre las funcionalidades más destacadas.............................. 109
4.3.4 Análisis global de calificaciones por tamaño de empresa ............................... 110
4.3.5 Resumen comparativo de funcionalidades ...................................................... 111
4.3.5.1 Montevideo .................................................................................................. 112
Elianna Cassinelli – Verónica Silva – Claudia Sosa 140
Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

4.3.5.2 Interior del País............................................................................................ 113


4.3.5.3 Montevideo e Interior del País..................................................................... 113
4.3.6 Funcionalidades determinantes para la selección del paquete contable ......... 115
4.3.6.1 Montevideo ................................................................................................... 115
4.3.6.2 Interior del País ............................................................................................ 118
4.4 Análisis de la información obtenida a través de preguntas abiertas ....................... 121
4.5 Resumen de funcionalidades según usuarios de los diferentes paquetes
contables .................................................................................................................. 123
4.6 Análisis comparativo entre proveedores y usuarios................................................. 125

CAPÍTULO V – CONCLUSIONES............................................................................................ 129

ANEXO ...................................................................................................................................... 135

Bibliografía ............................................................................................................................... 140

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