IMPORTANCIA TABLAS DE RETENCION EN COLOMBIA

ENSAYO

JULIO DE 2019
SERVICO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA
ADRIANA MARIA CAYCEDO VILLALBA
 1

PROCESOS DOCUMENTALES Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y
organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones
que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy
importante para la gestión institucional. Sin embargo, el manejo documental ha presentado
una problemática histórica de planeamiento conceptual y metodológico desde sus inicios,
lo cual ha desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la información.
“El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificación, valoración y
selección de imponentes masas documentales”, lo anterior dio paso al nacimiento de la
Gestión Documental comenzando con el reconocimiento de la archivística como una técnica
tras la segunda guerra mundial, desde entonces diferentes propuestas y modelos
internacionales como el norteamericano conllevaron a desarrollar estándares y políticas con
miras a normalizar el concepto archivístico. En Colombia el Archivo General de la Nación
es el ente rector de la política archivística, promotor de las adecuadas prácticas en cuanto
administración de documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos,
busca plantear lineamientos de normalización de los procesos archivísticos que sensibilicen
y eduquen a la sociedad de la información en la toma de decisiones dentro de sus procesos
documentales como el de analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos
y técnicas de tratamiento, almacenamiento recuperación y difusión de la información,
soportando de esta forma la preservación del conocimiento particularmente como
patrimonio documental de la nación.
Las empresas en la actualidad producen un gran volumen de documentos, como resultado
de las decisiones y manejos administrativos que se llevan en estas; cuando éstos no son
debidamente organizados, su administración es bastante complicada y compleja
produciendo cuantiosas pérdidas de información que se refleja en la toma de decisiones.
Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a elaborar
programas de Gestión Documental.
El concepto de Gestión Documental dentro del entorno organizacional debe ser tomado
como una actividad gerencial enfocada y dispuesta a la valoración de procesos
documentales con el objeto de regular las fases y principios administrativos buscando la
reducción de factores como lo son: la economía, accesibilidad a los documentos, facilidad
de manejo de los documentos, precisión en la información, relevancia de la información y
puntualidad en la recuperación de la información generando así ventajas competitivas
dentro del entorno empresarial.
 2

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

La expedición por parte del Archivo General de la Nación de la ley 594 en el año 2000,
estableció la necesidad a las administraciones estatales, las entidades públicas y privadas
que cumplan funciones públicas, para emprender acciones encaminadas elaborar y
presentar las Tablas de Retención documental, situación que ha ocasionado innumerables
dificultades, debido al poco conocimiento que se tiene sobre dicha temática. La
organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades para el
establecimiento de un sistema de gestión documental de archivos para la entidad, puesto
que es a partir de el en donde se empiezan a erradicar los problemas que aquejan hoy en
día a las entidades del estado. Las tablas de retención documental -TRD- son un listado de
series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en el archivo de gestión y central y se establece su disposición final, bien sea
para conservarla totalmente, seleccionarlas o eliminarlas. ¿Para qué sirven las tablas de
Retención Documental?

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
 Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención
Documental son fundamentales porque:
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 3

 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

 Permiten identificar los documentos que sirven
de apoyo a la gestión administrativa y los que por su carácter pueden eliminarse
en el archivo de gestión.

¿Por qué necesito implementar una Tabla de Retención Documental?

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir
con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones
públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención
documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los
derivados de la implementación de un gestor documental: Técnicas de gestión de
documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras de compartir
archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados estándares de privacidad.

BIBLIOGRAFÍA

- Constitución Política de Colombia año 1991

- Mini manual Tablas de Retención Documental y Transferencias
- Documentales Archivo General de la Nación. Ley 594 del 2000, Ley General de
Archivos Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental del
Archivo General de la Nación.