Portafolio Documentos Organizacionales Gtc-185

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL
PORTAFOLIO DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES GTC-185
Aprendiz:
JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL
TUNJA
2016
Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular
3319717887. Correo jprincon64@misena.edu.co . Tunja, Boyacá.
PORTAFOLIO DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES GTC-185
Aprendiz:
PRESENTADO A:
Instructora: GLADYS ROJAS BARINAS

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL
TUNJA
2016
INTRODUCCIÓN
En el presente informe pretendo dar a conocer mis evidencias realizadas en la

competencia de producción de documentos. Como lo fue la elaboración de
cartas, memorandos, constancias, certificados, circulares, hojas de vida y por
ultimo informes.
También se expondrá la definición de cada una de ellas según la norma GTC
185.
GLOSARIO
ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras,

obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales
de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personales naturales, igualmente, en las relaciones entre
las organizaciones y sus empleados.
CERTIFICADO: documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CIRCULAR. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido
o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como
externamente.
CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad.
ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la
comunicación.
MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una
persona natural o jurídica.
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones
para tratar asuntos internos.
OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.
PORTADA: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.
1 CARTAS COMERCIALES
1.1 DEFINICIÓN
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y

enviado a un receptor (destinatario). La expedición de cartas u oficios está a
cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo
o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o
A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de
página, las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificación descripción o aclaración dentro del texto.
1.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
- Regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicación recibida.
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
- Impugnar o corregir una situación.
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- Solicitar o remitir información, documento u objetos.
- Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
- Felicitar, invitar o convocar y hacer llamados de atención, entre otros.
1.3 ESTILO DE CARTAS
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación se tienen tres

estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semíbloque.
1.3.1 Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
1.3.2 Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se
escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
1.3.3 Semíbloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo
tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA: estos dos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra .
1.3.4 Estilo Sangría

Es aquella carta que cuenta con ciertas márgenes, a los que se denomina
sangría.
1.4 Ejemplos
Tunja, 6 de mayo de 2016
Doctor
Dagoberto Juan Berdugo Hernández
Subdirector del Centro de Gestión Administrativa y
Fortalecimiento Empresarial
Servicio Nacional de Aprendizaje Sena
Carrera 9 15-84
Tunja, Boyacá
Asunto: Préstamo Bus Visita Archivo
Estimado doctor Berdugo:
Los aprendices del Tecnólogo en Gestión Documental, con ficha 958400 de la jornada
de la tarde, con el ánimo de obtener conocimiento en los procesos de gestión documental,
atentamente solicitamos a usted, autorizar a quien corresponda sea asignado el préstamo
del bus, para realizar visita al Archivo General de la Nación en la ciudad de Bogotá.
De acuerdo a lo anterior me permito comunicarle que el mismo, se utilizará para el

desplazamiento de treinta aprendices, el próximo 25 de mayo de 2016, se ha programado
una hora de salida a las 5:30 de la mañana y hora de regreso aproximadamente a las
18:00 horas; de igual manera la Coordinadora de Ficha Instructora María Eugenia
Castellanos hará el acompañamiento corresponden. Es de aclarar que los aprendices ya
cancelaron la póliza de seguro y que la alimentación será sufragada por cada uno de
ellos.
Agradezco su amable atención, y en espera de su aprobación, estaré atenta en mi

número celular 3202824350 ó en mi correo electrónico gladys1@misena.edu.co, para las
instrucciones que usted estime conveniente.
Atentamente,
Johana Rincón
Vocera Ficha 958400
Anexo: Un (treinta folios)
Copia: Instructora María Eugenia Castellanos, Coordinadora de ficha; doctora Martha

Gilma Becerra Becerra, Coordinadora Académica.
Transcriptora: Johana R..
Correo electrónico. Jprincon64@misena.edu.co , celular: 3107721509

TGD-003
Tunja, 20 de noviembre del 2015
Doctora
María Fernanda Yepes Mendoza
Gerente
Empresa Spring Cute
Carrera 15 # 19-42
Tunja-Boyacá
Asunto: Invitación inauguración
Cordial saludo doctora María Fernanda:
Tenemos el placer de comunicarle que el próximo 1 de diciembre del presente año,

abriremos al público nuestra nueva tienda en el Centro Comercial La Primavera, local
110 de Tunja.
En nuestro nuevo punto te ofrecemos la mejor ropa para dama y lencería con
excelente calidad y un buen precio.
Esperamos contar con usted entre nuestras más distinguidas clientas, la queremos
invitar a que se acerque y conozca nuestras instalaciones.
Cordialmente.
Johanna patricia rincón duran

GERENTE
Anexos: uno (catalogo)

Transcriptor: Johana Rincón
Calle 19 #16-28 centro comercial la primavera local 110 tel.: 038- 7446494- 3203164562
johannaaltamoda@gmail.com
INSTITUTO DE TRANSITO DE BOYACÁ
Doctora
MARÍA FERNANDA LÓPEZ DUARTE
Coordinadora del Archivo
Instituto de Transito de Boyacá ITBOY
Carrera 2ª E Avenida los Muiscas
Tunja, Boyacá
Asunto: Solicitud de Empleo
Apreciada doctora María Fernanda:
En atención a la convocatoria ofertada en la página web, Sena empleo para la

vacante del Tecnólogo de Administración Documental. Me permito solicitarles
una entrevista.
Por lo anterior, me permito adjuntar mi hoja de vida, con mi experiencia laboral

en esta área de la gestión documental, ya que soy una persona responsable y
comprometida y orgullosa de mi vocación como archivista; trabajar con su
empresa podría aprender y enriquecerme en conocimientos, y sobre todo
aportar mis ideas para así contribuir con el mejoramiento continuo de su
entidad, Espero llenar todas sus expectativas.
Agradezco la atención prestada y estaré pendiente a su respuesta.
Atentamente,
JOHANA PATRICIA RINCON DURAN

Tecnóloga en Gestión Documental
Anexos: 1 Docs. (2 folios)


2. MEMORANDOS
2.1 DEFINICIÓN
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
2.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- Informar sobre un hecho en forma breve.
- Expresar necesidades.
- Hacer requerimientos, regular o aclarar una situación.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Dar respuesta a una comunicación recibida.
- Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
- Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
- Impugnar o corregir una situación.
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
- Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados

de atención, entre otros.
2.3 ESTILOS DE MEMORANDOS
2.3.1 Estilo Extremo: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las
líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.
2.3.2 Estilo Bloque. Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas
se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel
2.4 ALTERNATIVAS
2.4.1 ALTERNATIVA 1
2.4.2 ALTERNATIVA 2
2.4.3 ALTERNATIVA 3
2.3 EJEMPLOS
MEMORANDO
PARA: Aprendices, ficha 958400 Tecnólogo Gestión Documental
DE: Johana Rincón, vocera ficha
ASUNTO: Modificación de horario
Comunico a ustedes que a partir del 1 de junio se modificará el horario de

formación el cual será de 8:00 AM a 4:30 PM en la entidad ITBOY con un
receso de una hora para su almuerzo, recuerden que es importante llevar
sus implementos de protección personal.
Atentamente.
JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN

Vocera
Ficha 958400
Transcriptor: Johana R.

ALTA MODA
MEMORANDO
AJAM-001
PARA: Señora Tatiana Farías, Vendedora
DE: Johana Rincón, Administradora
ASUNTO: Felicitaciones al trabajador del mes
Comunico con mucho agrado que usted fue la empleada del mes que finalizo
a tiempo su trabajo y la venta de ropa que se le había otorgado.
Quiero desde aquí desearle muchos éxitos en las siguientes ventas y espero
poder seguir felicitándola por su buena labor en la empresa Johanna alta
moda como en el mes pasado.
Atentamente.

Administradora

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL
3 CIRCULARES
3.1 DEFINICIÓN
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
3.2 CLASES DE CIRCULARES
3.2.1 Circular externa

La circular externa se dirige en forma personalizada, aunque su contenido sea
el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta
la NTC3393.
3.2.2 Circular interna

Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer
internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
3.3 ESTILOS DE CIRCULARES
3.3.1 Estilo Extremo:

Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel.
3.3.2 Estilo Bloque:
Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel.
CIRCULAR 001
PARA FICHA 58400
ASUNTO Celebración unión amor y paz
Cordial saludo padres de familia, el día 15 de junio de 2016 los aprendices del
tecnólogo de gestión documental realizaran una salida recreativa pedagógica
al parque de los deseos, ubicado en la ciudad de Duitama, esta se programara
en las horas de la mañana a las 6:00 am con el fin de adquirir conocimiento,
es necesario aclarar que irán acompañados con el instructor de ficha, por
cuestión de seguridad se les sugiere no llevar elementos de tecnológicos de
alto costo, no se responderá por la pérdida de estos.
El costo de esta salida es de 100.000 que incluye hospedaje, transporte y guía

turística. El máximo plazo para confirmar y cancelar esta, el próximo 30 de
mayo.es necesario que los aprendices lleven sus papeles y seguro EPS.
Atentamente,

Vocera

CIRCULAR 001
PARA Ficha 958400
ASUNTO Celebración unión amor y paz
Cordial saludo padres de familia, el día 15 de junio de 2016 los aprendices del
tecnólogo de gestión documental realizaran una salida recreativa pedagógica
al parque de los deseos, ubicado en la ciudad de Duitama, esta se programara
en las horas de la mañana a las 6:00 am con el fin de adquirir conocimiento,
es necesario aclarar que irán acompañados con el instructor de ficha, por
cuestión de seguridad se les sugiere no llevar elementos de tecnológicos de
alto costo, no se responderá por la pérdida de estos.
El costo de esta salida es de 100.000 que incluye hospedaje, transporte y guía

turística. El máximo plazo para confirmar y cancelar esta, el próximo 30 de
mayo.es necesario que los aprendices lleven sus papeles y seguro EPS.
Atentamente,

Vocera

4 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
4.2 CERTIFICADOS
4.2.1 DEFINICIÓN
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que

se asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de
un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
4.2.2 UTILIZACIÓN DEL CERTIFICADO
- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Clases de trabajos.
- Jornada laboral.
4.3 CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere

solemnidad, puede ser personal.
4.3.1 UTILIZACIÓN DE LA CONSTANCIA
- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Salarios u honorarios.
- Clases de trabajos.
- Jornada laboral.
- Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre

otros.
EL GERENTE GENERAL
HACE CONSTAR:
La señora Angie Marcela Rincón, identificada con cedula de ciudadanía

número 1,049.637.637, laboro para esta empresa desde 13 de enero de 2005
hasta la fecha, ocupando el primer puesto como vendedora, el tiempo que ha
permaneció en la entidad, ha demostrado tener interés, habilidad y capacidad
para desenvolverse y efectuar todas las labores asignadas, como también
podemos dar fe de que siempre ha sido puntual, honrada y buena compañera.
Atentamente.
Johana Patricia Rincón Duran

Gerente General

EL GERENTE GENERAL
HACE CONSTAR:
La señora Angie Marcela Rincón, identificada con cedula de ciudadanía

número 1,049.637.637, laboro para esta empresa desde 13 de enero de 2005
hasta la fecha, ocupando el primer puesto como vendedora, el tiempo que ha
permaneció en la entidad, ha demostrado tener interés, habilidad y capacidad
para desenvolverse y efectuar todas las labores asignadas, como también
podemos dar fe de que siempre ha sido puntual, honrada y buena compañera.
Atentamente.

Gerente General

EL SUBDIRECTOR GENERAL
CERTIFICA:
Que la señora blanca Gonzales Pedroza, identificada con célula de

ciudadanía número 43.743.013 de Tunja (Boyacá) desempeño de una manera
responsable y honesta en las tareas asignadas, laboro en esta empresa desde
06 de julio de 2010 al 08 de agosto del 2015 con un contrato a largo plazo.
La presente se expide a solicitud de la interesada.
Atentamente,

Sub Director General

EL SUBDIRECTOR GENERAL
CERTIFICA:
Que la señora blanca Gonzales Pedroza, identificada con célula de

ciudadanía número 43.743.013 de Tunja (Boyacá) desempeño de una manera
responsable y honesta en las tareas asignadas, laboro en esta empresa desde
06 de julio de 2010 al 08 de agosto del 2015 con un contrato a largo plazo.
La presente se expide a solicitud de la interesada.
Atentamente,

Sub Director General

5 HOJA DE VIDA
5.1 DEFINICIÓN
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las

experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la
organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente. Este
documento se genera dentro de la organización a la cual esta se encuentra
vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización
y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen
durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
5.2 UTILIZACIÓN
La hoja de vida era utilizada como medio de presentación principal. Inclusive

hoy en día las personas que buscan trabajo le dan un papel protagónico a la
hoja de vida.
HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
NOMBRE: JOHANNA PATRICIA RINCÓN DURÁN
IDENTIFICACIÓN: C.C 105607246, Soracá

FECHA DE NACIMIENTO: Boyacá, Tunja, 15 de marzo de 1993
ESTADO CIVIL: Soltera
DOMICILIO: carrera 16 # 6 - 42, barrio libertador, Tunja
TELÉFONO: 3219717887
ESTUDIOS
SECUNDARIOS: Institución Educativa Libertador Simón

Bolívar, Tunja Boyacá, 2010.
,
OTROS: Tecnólogo En Gestión Documental.

Tunja, Servicio Nacional de Aprendizaje,
Centro de Gestión Administrativa y
Fortaleciendo Empresarial, 6 de julio 2015
hasta la fecha
REFERENCIAS PERSONALES
María Eugenia castellanos chaparro, Instructora Ejecución de procesos de

gestión documental SENA CEGAFE, Tunja, teléfono 3124500380
Atentamente,

Aprendiz
HOJA DE VIDA
NOMBRE: JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN

FECHA DE NACIMIENTO: 15 de marzo de 1993
DIRECCIÓN: carrera 16 # 6 - 42, barrio libertador
CIUDAD: Tunja
TELÉFONO CELULAR: 3219717887
E-MAIL: jprincon64@misena.edu.co
PERFIL PROFESIONAL:
Bachiller Académico(a) Institución Educativa Libertador Simón Bolívar. Tunja 2010,

Técnico en Especialidad en Producción Artística y Artesanal, Servicio Nacional de
Aprendizaje Sena. Tunja, 2010, Tecnólogo Gestión Documental. Servicio Nacional
de Aprendizaje Sena. Tunja, 2017; me considero una persona con liderazgo,
responsable, honesta, con facilidad para trabajar en equipo y buenas relaciones
interpersonales.
Jprincon64@misena.edu.co Tunja, 3219717887

EDUCACIÓN:
Bachiller Académico(a) Institución Educativa Libertador Simón Bolívar Tunja,

2010.
Técnico en Hotelería y Turismo. . Centro de Formación Técnico Laboral de Tunja,
2012.
Tecnólogo Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje Sena. Tunja,
2017.
REFERENCIAS PERSONALES
MARIA EUGENIA CASTELLANOS CHAPARRO. Instructora SENA. Celular:

3212150411
Johana Patricia Rincón Durán

Aprendiz Tecnólogo en Gestión Documental
Jprincon64@misena.edu.co Tunja, 3219717887

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

En el presente informe pretendo dar a conocer mis evidencias realizadas en la

ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras,

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y

1.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA

- Regular o aclarar una situación.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Dar respuesta a una comunicación recibida.

- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

- Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

- Impugnar o corregir una situación.

- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

- Solicitar o remitir información, documento u objetos.

- Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.

- Felicitar, invitar o convocar y hacer llamados de atención, entre otros.

1.3 ESTILO DE CARTAS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación se tienen tres

1.3.4 Estilo Sangría

Tunja, 6 de mayo de 2016

Asunto: Préstamo Bus Visita Archivo

Estimado doctor Berdugo:

De acuerdo a lo anterior me permito comunicarle que el mismo, se utilizará para el

Agradezco su amable atención, y en espera de su aprobación, estaré atenta en mi

Anexo: Un (treinta folios)

Copia: Instructora María Eugenia Castellanos, Coordinadora de ficha; doctora Martha

Transcriptora: Johana R..

Correo electrónico. Jprincon64@misena.edu.co , celular: 3107721509

Asunto: Invitación inauguración

Cordial saludo doctora María Fernanda:

Tenemos el placer de comunicarle que el próximo 1 de diciembre del presente año,

Johanna patricia rincón duran

Anexos: uno (catalogo)

Tunja, 15 de mayo de 2016

Asunto: Solicitud de Empleo

Apreciada doctora María Fernanda:

En atención a la convocatoria ofertada en la página web, Sena empleo para la

Por lo anterior, me permito adjuntar mi hoja de vida, con mi experiencia laboral

Agradezco la atención prestada y estaré pendiente a su respuesta.

JOHANA PATRICIA RINCON DURAN

Anexos: 1 Docs. (2 folios)

Correo electrónico. Jprincon64@misena.edu.co , celular: 3107721509

2.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

- Informar sobre un hecho en forma breve.

- Hacer requerimientos, regular o aclarar una situación.

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

- Dar respuesta a una comunicación recibida.

- Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.

- Conocer detalles sobre un aspecto determinado.

- Impugnar o corregir una situación.

- Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

- Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

- Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados

2.3 ESTILOS DE MEMORANDOS

Tunja, 20 de mayo de 2016

PARA: Aprendices, ficha 958400 Tecnólogo Gestión Documental

DE: Johana Rincón, vocera ficha

ASUNTO: Modificación de horario

Comunico a ustedes que a partir del 1 de junio se modificará el horario de

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN

Correo electrónico. Jprincon64@misena.edu.co , celular: 3319717887