HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

El Proceso de mejora continua es un concepto originado a partir de mediados del siglo XX

que pretende introducir mejoras en los productos, servicios y procesos.
Postula una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso
y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o
comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de
cada paso llevado a cabo. Algunos de los elementos más importantes que se utilizan para
lograr la mejora continua son las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la
satisfacción en los miembros o clientes.
El proceso de mejora continua es la forma más efectiva de mejora de la calidad y la
eficiencia en las organizaciones. El éxito de cualquier método que actualmente utilizan las
organizaciones para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente
(ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad
alimentaria (ISO 22000), depende del compromiso hacia la mejora de todos los niveles,
especialmente de la alta dirección, y permite desarrollar políticas, establecer objetivos y
procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.

REQUISITOS DE LA MEJORA CONTINUA

Para su adecuado desarrollo, la mejora continua requiere que se cumplan algunos aspectos en
el ambiente de trabajo, como los que se mencionan seguidamente:

 Apoyo en la gestión.
  Retroalimentacion (Feedback) y revisión de los pasos en cada proceso.

 Claridad en la responsabilidad.

 Poder de decisión para el trabajador.

 Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso.

 La mejora continua como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un

arreglo rápido frente a un problema puntual.

 Proceso original bien definido y documentado.

 Participación de los responsables del proceso.

 Transparencia en la gestión.

 Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un

marco temporal que asegure su éxito.

A continuación exponemos, desde el punto de vista del autor, hasta 27 acciones de mejora
que se podrían plantear en cada uno de esos principios. Pueden utilizarse como guía en cada
una de nuestras organizaciones, o como referencia para comprobar qué grado de madurez
podemos ver en nuestro entorno de Project Management con respecto a la Calidad.

Principio 1.- Organización orientada al cliente

1. Estudiar y comprender las necesidades y expectativas de los clientes. Adaptar los esfuerzos
a estas necesidades y expectativas.

2. Comunicar dichas necesidades y expectativas de los clientes a toda la organización.

3. Medir la satisfacción de los clientes y corregir las desviaciones detectadas.

Principio 2.- Liderazgo de la Dirección

4. Conocer las necesidades de todas las partes implicadas.

5. Disponer de una misión y una visión claras y comunicadas al resto de la organización.

6. Dar confianza, responsabilidad y autoridad.

7. Reconocer las contribuciones del personal.

Principio 3.- Participación del personal

8. Asegurar que el personal se orienta a la misión y visión de la organización. Que transmita y

mantenga los valores que caracterizan a esa organización.

9. Aceptar los errores cometidos y buscar soluciones conjuntas.

10. Fomentar e incrementar las competencias y conocimiento del personal.

11. No buscar culpables.

12. Trabajar por objetivos SMART: específicos, medibles, conseguibles, relevantes y limitados
en tiempo.
Principio 4.- Enfoque a procesos

13. Gestionar las actividades como procesos. Definiendo responsables, objetivos,

inputs/outputs, flujos de trabajo, procedimientos, relaciones con otros procesos, etc.

14. Parametrizar los procesos y tener indicadores de desempeño, para medir su evolución.

15. Emplear Marcos de Referencia y/o Normas para estructurar y balancear la interacción de
los procesos.

Principio 5.- Gestión sistémica

16. Realizar un mapa de procesos.

17. Mejora continua a partir de los resultados obtenidos en el monitoreo y evaluaciones.

18. Disponer de un plan de actuación ante desviaciones.

Principio 6.- Mejora continúa

19. Implicar y hacer partícipe a toda la organización en el proceso de mejora continua.

20. Establecer un sistema de recompensas en base a objetivos.

21. Mejora continua de los procesos y de las personas implicadas.

22. Mejorar la competencia de las personas.

Principio 7.- Toma de decisiones objetiva y basada en datos reales

23. Garantizar que los datos medidos son reales, fiables y precisos, y están al acceso de las
personas implicadas en el proceso.

24. Analizar los datos y tomar decisiones, entre ellas acciones correctivas y preventivas.

Principio 8.- Establecer relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores y

subcontratistas

25. Identificar y evaluar proveedores y subcontratistas clave.

26. Disponer de canales de comunicación eficaces.

27. Colaborar con los proveedores y subcontratistas en el proceso de mejora continua.

Se trata de realmente mejorar el entorno de gestión, para obtener beneficios de esas

mejoras en cada uno de nuestros proyectos, con respecto a hitos y presupuesto cumplidos y
alcance conseguido.

Escrito por Marc Bara.

Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales

Otro concepto interesante, aparte de gestionar y administrar, es el de la empresa perfecta. En

el artículo la empresa perfecta (el camino hacia la excelencia), se define como la que está
organizada de tal manera que cada día incorpora mejoras en su funcionamiento.
Se refiere a que una empresa “es perfecta” cuando la mejora continua no es algo puntual, sino
que forma parte de su cultura organizacional. Visto así, la perfección está asociada a una
actitud: hacer las cosas mejor todos los días, de manera continua.

Muchas referencias en la Web que nos hablan de mejora continua, nos llevan al concepto del
círculo virtuoso de la calidad. Círculo también conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-
act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua:

Cuando un empresario alcanza la etapa «funcionamiento estable», dejando la administración

en manos de otra persona, tiene más tiempo para la gestión. Es común que sea en este
escenario cuando comience a inquietarse más por el funcionamiento de la empresa. Sobre lo
que se hace bien y lo que no.

Esta preocupación es natural… Depende de su formación y experiencia. Sabe que todo aquello
que no se haga bien en el proceso o en el producto tendrá consecuencias negativas.

Por ejemplo, en JM Sports, cada franela que salga con defectos será mala imagen para la
marca; representará un reclamo, y en algunos casos, muchos clientes men

Por tal motivo, la mejora continua no es una “moda”. Se trata de una actitud que podemos
aplicar en todo, inclusive en nuestra vida personal. Y en el mundo de los negocios, todos los
que han recorrido el camino del éxito, han practicado la mejora continua…

Etapas de las empresas

Como seguramente ya conoces nuestro modelo de las etapas por las que puede pasar una
empresa:

 Etapa 1. La idea de negocio

 Etapa 2. Puesta en marcha

  Etapa 3. Funcionamiento regular

 Etapa 4. Funcionamiento estable

 Etapa 5. Funcionamiento óptimo

 Etapa 6. Expansión o traspaso

Mejora continua es el conjunto de acciones dirigidas a obtener la mayor calidad posible de los
productos, servicios y procesos de una empresa. La mayoría de las grandes empresas disponen
de un departamento dedicado exclusivamente a mejorar continuamente sus procesos de
fabricación. Esto se traduce en reducción de costes y tiempo, dos factores básicos en cualquier
estrategia de mejora continua que persiga el crecimiento de una organización.

El resultado de aplicar procesos de mejora continua será un producto o servicio mejorado, más
competitivo y que responda mucho mejor a las exigencias del cliente.

En este artículo, te explicaremos cómo aplicar la mejora continua en una empresa, con el fin
de que minimices tus gastos y se incremente la productividad de tus procesos de trabajo. Pero
antes, ¿cuáles son realmente los beneficios de la mejora continua en la
empresa? Destacamos los más básicos y generalizados para cualquier tipo de empresa.

BENEFICIOS DE LA MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA

 Incremento del rendimiento de tu equipo

 Empresas más productivas

 Reducción de costes
  Reducción de plazos de ejecución

 Optimización de procesos

 Errores minimizados

 Resultados cada vez más eficaces

 Productos y servicios mejor dirigidos al cliente final

 Aumento de la motivación de los equipos de trabajo

Ya sólo con los cuatro primeros beneficios, podemos convencernos del gran poder que supone
aplicar un adecuado proceso de mejora continua en una empresa. De ahí la importancia de no
dejar de invertir en ella, será el motor con el que nos haga ser mejores en un mercado cada
vez más saturado y competitivo.

La mejora continua también supone implementar en la empresa una actitud y conciencia en el

equipopor no dejar nunca de avanzar para ser más competitivo. Esto se traduce en multitud
de elementos con los que tu equipo se sentirá como pieza clave en este proceso. Desde el
sentimiento de pertenencia, motivación continua, ausencia de aislamiento o certeza de que en
la toma de decisiones se tiene en cuenta su bienestar laboral.

Todo ello generará también una mejora continua de los procesos de producción, pues quienes
los ejecutan son las personas. Por este motivo, los responsables de cada proceso deben
facilitar el trabajo a cada colaborar, bien a través de flexibilidad laboral, salario económico y
emocional, o bien seleccionando herramientas de mejora continua aplicadas por las empresas
para mejorar la productividad de tu gestión

FASES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Una vez hemos visto la importancia de la mejora continua en las empresas, es importante
hablar de gestión de calidad. Ambos conceptos buscan mejorar la calidad del producto o
servicio, y son parte primordial en la estrategia de empresa. De hecho, la gestión de calidad
engloba el concepto de mejora continua, siendo cuatro las fases que la definen.

1. Planeamiento de la calidad

2. Control de la calidad

3. Aseguramiento de la calidad

4. Mejoras en la calidad o mejora continua

El último paso de la gestión de calidad es la mejora continua, y esto lo obtenemos sólo si

sabemos qué calidad estamos buscando. Después de describir el producto o servicio que
perseguimos, es momento para identificar las distintas acciones de mejora continua en una
empresa.
¿CÓMO HACER UN PLAN DE MEJORA CONTINUA?

El primer paso es conocer los requisitos básicos para su aplicación:

 Resultados medibles

 Feedback

 Apoyo de la alta dirección

 Funciones y responsabilidades de equipo bien definidas y claras

 Herramientas y tecnología adecuada

 Cultura de transparencia para compartir soluciones

Una vez comprobamos que contamos con estos cinco elementos, ya podemos definir nuestro
plan de mejora continua.

1. Establece unos objetivos.

2. Define un periodo temporal concreto.

3. Desarrolla un proceso de estudio e investigación con documentos de soporte.

4. Contrasta con otros procesos parecidos.

5. No pierdas nunca el concepto de simplificar en los procesos de mejora continua.

6. Involucra al equipo de trabajo en procesos creativos.

7. Evaluación y re-planificación periódica del plan de mejora continua.

8. Implementación de resultados a un muestreo.

9. Análisis de resultados durante un periodo de tiempo definido.

10. Aplicación al resto del proceso de producción a través de la elaboración de un plan de

implementación adecuado.

11. Mientras elaboramos el plan de mejora continua, tenemos que tener claros
ciertos principios básicos como el que si trabajamos con datos erróneos, saldrán
datos erróneos; asume que la mejora no tiene límites y que siempre podrás
optimizar más tus procesos; si fomentas una cultura en tu empresa de mejora
continua, todo llevará a encontrar una mayor calidad en los resultados; siempre
confía en ello, pero siempre verifícalo; y recuerda: un lugar para cada cosa, y
cada cosa en su lugar.
12.
 13. METODOLOGÍAS PARA
APLICAR EN PROCESOS DE
MEJORA CONTINUA
14.

15. Por último, existen muchas estrategias de mejora continua en una empresa.
Metodologías que te ayudarán a aplicar estos conceptos en tu organización.
Entre las más conocidos, destacan tres por encima del resto:

16. Lean Manufacturing. Se trata de eliminar todos los desperdicios, procesos o

acciones que no generen valor para el cliente.
17. Seis Sigma. Se centra en reducir al máximo el margen de error o los defectos de
en la entrega del producto. Su objetivo es llegar a un máximo de 3,4 defectos por
millón de eventos u oportunidades.
18. Ki Wo Tsukau (“Preocuparse por”). Focaliza su atención en la satisfacción del
cliente externo e interno. Busca mejorar procesos proactivos en los que todas las
personas de las empresas puedan utilizar todas las herramientas necesarias para
mejorar procesos. Todos están involucrados en la gestión de calidad.
19.

Selección del proyecto según lineamientos estratégicos de CAASA:

Siguiendo con la estrategia de la empresa, la planta de Pisco ha desarrollado su Estrategia

Funcional, alineado con la Estrategia de la Corporación Aceros Arequipa. Esto a su vez ha
generado estrategias para cada departamento de la planta, las cuales han servido de guía para
que los equipos de mejora determinen los proyectos que deben implementar. Los objetivos de
la planta se encuentran en el Balance Score Card, entre los más importantes destacan:

Reducir permanentemente los costos atribuibles a Producción.

Elaborar y desarrollar productos en la cantidad, calidad y oportunidad requerida.

Incrementar la productividad de las Plantas.

Optimizar la Eficiencia de Producción.

Optimizar la Gestión de Mantenimiento de las Planta.

Operar preservando la seguridad y la salud de los trabajadores.

Cumplir con las exigencias legales ambientales.

14

El Círculo de Calidad

Los Laminadores NTL

se basó en estos objetivos de la planta Pisco para la elección de su proyecto

“E

liminación del ondulado en la fabricación de barras corrugadas de 6 mm en la planta de

Laminación nro. 2.

Una de sus principales motivaciones era reducir permanentemente los costos atribuibles a la
planta Pisco, así como la elaboración y desarrollo de productos en la calidad y cantidad
requerida por el cliente interno y externo. Asimismo optimizar la eficiencia de la producción en
la planta de Laminación Nº2, y finalmente mediante todas estas mejoras crear en el personal
una nueva motivación e impulso en continuar realizando investigación dentro de CAASA y
poner en marcha cada una de sus ideas, las cuales se ha demostrado que son valiosas para la
corporació

MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE CALIDAD 3.1 MÉTODO DE

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 3.1 (1) Método de Solución de Problemas empleado:

El área de Gestión de Calidad viene aplicando la metodología de los 7 pasos, la cual se

encuentra directamente relacionada con el ciclo de mejora continua Deming. Esta metodología
se encuentra estructurada y se considera sistemática (mejora continua). Consiste en la
aplicación de 7 diferentes pasos para la solución de los problemas, estos pasos los detallamos
a continuación:

1.- Definir el problema:

La idea principal de este paso es identificar primero todas las oportunidades de mejora y los
problemas que afectan la Calidad de los productos, servicios o procesos, seguridad industrial,
medio ambiente, costo de producción, productividad de la mano de obra y prevención de
errores y/o no conformidades, que a su vez se ven reflejadas en la satisfacción de nuestros
clientes ya sean externos o internos. Una vez identificado el problema es necesario
comprender los efectos que trae este para así poner los objetivos que se desea lograr.

2.- Colectar datos y definir objetivo:

Es la búsqueda de la información requerida para los análisis del problema propuesto, la

solución que se requiera dar al problema está dada por la profundidad de información que se
recolecte. La información que se recolecte nos va a servir para poder evidenciar el impacto
económico y las mejoras generadas por la implementación del proyecto al poder comparar el
escenario inicial contra un escenario en el cual se han alcanzado las metas propuestas.

3.- Identificar causas raíz:

Es el análisis propiamente dicho del problema, es identificar las causas potenciales, las cuales
van a poder determinar cuales causas son las que inciden con mayor grado en el problema.

4.- Definir actividades de mejora

: En esta etapa de la metodología es necesario una lista de las posibles soluciones que se
tienen para cada uno de los inconvenientes encontrados, posteriormente estas alternativas se
evaluarán a través de los criterios establecidos por el mismo equipo de mejora, hasta
seleccionar las mejores alternativas.

5.- Ejecutar actividades de mejora:

Para poner en práctica la(s) solución(es) primero es necesario diseñar un plan de acción para
la ejecución de las diversas actividades que se deben efectuar en la solución del problema,
este plan de acción debe contener como mínimo en cada actividad un responsable y la fecha
de ejecución de estas actividades, luego en la medida de lo posible se deberá elaborar un plan
de contingencias y finalmente se ejecutarán las actividades según lo programado.

6.- Evaluar resultados:

En esta etapa se procede a recolectar datos luego de las mejoras implementadas, para así
poder comparar el antes y después del proyecto, estas comparaciones se realizarán tanto en
los aspectos cualitativos como cuantitativos.

7.- Estandarización:

En esta etapa se establecen mecanismos para asegurar que la mejora implementada se

mantenga en el tiempo. En muchos casos implica la modificación de documentación del
Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001. El proyecto desarrollado por el Círculo de Calidad

“HERRAMIENTAS DE CALIDAD 3.3 (1) Utilización de Herramientas de Calidad para el desarrollo

del proyecto de mejora:

Desde inicios del programa de Calidad Total en Aceros Arequipa se ha venido difundiendo
dentro de la organización las 7 Herramientas Básicas de Calidad como parte de los cursos que
son dictados al personal, estas herramientas son:
Listas u hojas de verificación:

Colecta los datos en forma organizada.

Histogramas:

Determina como se distribuyen los datos.

Diagrama de Pareto:

Arregla los datos de manera que el elemento más significativo sea fácilmente identificable.

Diagrama Causa - Efecto:

Identifica una serie de causas interrelacionadas que llevan hacia un efecto o un problema.

Diagrama de estratificación:

permite dividir en varias partes un todo para comprender mejor una hipótesis y obtener
conclusiones al momento de analizar un problema.

Diagramas de dispersión:

utilizado para estudiar la relación entre dos o más variables, es comúnmente usado para
probar posibles relaciones entre una causa y un efecto.

Gráficas de Control:

Estableciendo los límites de control, permite identificar las variaciones de un proceso a través
del tiempo. Tomando como base la problemática a solucionar, las características de la
información obtenida y la experiencia y conocimientos de los integrantes del equipo, estos
eligieron utilizar las siguientes herramientas:

Tormenta de ideas (Brainstorming):

Colecta una gran cantidad de ideas de un grupo de personas

Gráficos de barras:

Es una forma de representar gráficamente un conjunto de datos o valores y está conformado

por barras rectangulares de longitudes proporcionales a los valores representados.

Diagrama de Gantt:

Matriz donde se visualizan las actividades, tiempo programado para realizarlas, responsables y
el cumentajas y desventajas de las Herramientas de Calidad utilizadas en el proyecto

Herramienta Ventaja DesventajaTormenta de ideasHerramienta de trabajo en equipo, lacual

nos ayudó a podergenerar buenas ideas de problemasde causas y solucionesMuchas veces la
generación de ideasen exceso ocasiona que las de menorimpacto tengan que
depurarse.Gráfica de barrasNos ayudó a poder comprar lainformación recopilada en un
periodográficamente.No presentó dificultades en eldesarrollo.Matriz de Selección
porexperienciaNos facilitó la priorización de una listade problemas.No presentó dificultades en
eldesarrollo.Técnica del ¿Cómo?¿Cómo?Nos facilitó la generación dealternativas de solución
aimplementar.Identifica todas las posiblessoluciones, incluso aquellas que norepresentan un
bajo costo y altoimpacto.Diagrama de GanttNos ayudó a calendarizar nuestrasactividades
planificadas versus lasejecutadas.No presentó dificultades en eldesarrollo.Diagrama Causa -
EfectoNos facilitó el poder análisis ydeterminar las causas raíz.No presentó dificultades en
eldesarrollo.Matriz FactisNos facilitó la priorización de una listade problemas.No presentó
dificultades en eldesarrollo.Encuesta de Satisfacción Ayudó a conocer la satisfacción de
losclientes internos.No presentó dificultades en eldesarrollo.

Fuente: CAASA
GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO4.1 CRITERIOS PARA LA CONFORMACIÓN DE
L EQUIPO DE PROYECTO4.1 (1) Criterios para selección de integrantes de Círculo de Calidad

Los Laminadores NTL

El Círculo de Calidad

Los Laminadores NTL

” es un equ

ipo multidisciplinario con colaboradoresconformados de todas las secciones de Gerencia de

Laminación y Plantas Acabadoras, así como de laSuperintendencia de Metalurgia. El
conocimiento de todo el proceso ha permitido una visión holística ycompleta de la
problemática y las alternativas de solución lo cual ha sido fundamental para el desarrollodel
proyecto y el logro de los objetivos propuestos.

4.2 (2) Criterio de selección alineado a objetivos de la Corporación Aceros Arequipa:

El

Círculo de Calidad “Los Laminadores NTL”

, no sólo se encuentra comprometido con sus labores,sino que también se encuentra

involucrado con los objetivos y el desarrollo organizacional de laempresa a través de los
siguientes
aspectos:a) Mejorar el ambiente de trabajo.b) Realizar un trabajo seguro.c) Optimizar los costo
s de producción.d) Incrementar la productividad.e) Mejorar la calidad de nuestro producto.f) P
romover la mejora continua.

Cumplimiento de plazos:

La verificación del cumplimiento de plazos se realizó mediante el seguimiento a las

actividadesplanificadas en el proyecto. Adicionalmente, se fueron informando en cada reunión
de coordinación elcontrol de avance de las actividades.

4.3 (2) Planificación a detalle:

Cada uno de los responsables de las diferentes actividades de mejora, están encargados de
comunicarel avance y los requerimientos necesarios para el desarrollo de las mismas. En las
actas de reunión delequipo se registran todos los detalles del avance y
retroalimentación.Durante los comités de calidad, se muestra a Gerencia General, el estado de
los proyectoscorrespondientes a esta, si el proyecto presenta alguna problemática, los
Gerentes, Superintendentes yJefes, definen las actividades para resolverla y cumplir con lo
planificado