Manual de Contratacion Iegrp 2014

INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA 1DE-GE-04
Sistema de Gestión de la calidad VERSION 1.0

02/12/2014
ACUERDO No. 014 MANUAL PARA LA CONTRATACION
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ACUERDO No. 014

(02 de Diciembre de 2014)
Por medio del cual se actualiza y se modifica el Reglamento Interno o Manual de Contratación de
la I. E. Gustavo Rojas Pinilla
EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “GUSTAVO ROJAS PINILLA” de

Tunja
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en la Ley 715 de 2001 y el
Decreto 4791 de 2008, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 14 de Julio de 2011, y el
Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013 y,
CONSIDERANDO:
1º. Que de conformidad con El Artículo 13º de la Ley 715 de 2001, y el Artículo 3º Del Decreto
4791 de 2008, el Rector (a) en coordinación con el Consejo Directivo administrarán el Fondo de
Servicios Educativos.
2º. Que el Artículo 5º. Del Decreto 4791 de 2008, establece entre otras funciones del Consejo
Directivo reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda
contratación que no supere los veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes, los que
superan esta cantidad serán sometidos a aprobación por parte del Consejo Directivo.
3°. Que mediante Resolución No 006 de 16 de Febrero de 2011 se conformó el Comité Evaluador
de apoyo a la actividad contractual conformado por algunos funcionarios de la I.E.
4°. Que mediante el Acuerdo No 010 del 25 de noviembre de 2011 el Consejo Directivo de la
Institución Educativa “GUSTAVO ROJAS PINILLA”, expidió y adoptó el Manual de Contratación
para la Institución Educativa hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes
(SMLMV).
5º. Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1510 de 17 de julio de 2013 “Por el cual se
reglamenta el sistema de compras y contratación pública”.
5°. Que es necesario actualizar los procedimientos contractuales internos, de tal manera que se
adecuen a la estructura administrativa de la I.E.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
ARTICULO 1°: Actualizar y Adoptar el Manual de Contratación, contenido en el presente acto

administrativo.
ARTICULO 2°: Toda modificación al Manual, debe realizarse a través del Consejo Directivo de la
Institución Educativa.
ARTÍCULO 3°: Contenido del presente Manual Actualizado:
MANUAL PARA LA CONTRATACION ESTATAL

EN LA INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA
Presentación:
El Manual para la Contratación tiene como propósito fijar directrices y procesos para simplificar y
homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en
la celebración de los contratos que requiera la Institución Educativa Gustavo rojas Pinilla de Tunja
para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.
Las directrices aquí establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de
la función pública previstos en la Constitución Política y en la Ley. Está dirigido a todos los
servidores públicos de la Institución Educativa que participan en los procesos de la Contratación
estatal y tiene por objeto precisar la normatividad contractual, señalar los parámetros mínimos y los
procedimientos básicos sobre la materia, buscando la unidad de criterio en la aplicación de la
normatividad correspondiente.
INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA 1DE-GE-ACD
ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

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ARTICULO 4º. CAPÍTULO I.

MARCO CONCEPTUAL
1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION

1.1 Naturaleza Jurídica: LA INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA es una
institución educativa de carácter oficial certificada, administrada por la Secretaría de Educación de
Tunja. En consecuencia, en materia de contratación se rige según lo estipulado en la Ley 715 2001
y el Decreto 4791 de 19 de diciembre de 2008 hasta 20 SMLMV, a partir de este monto por el
Estatuto de Contratación de la Administración Pública,
1.2 Fundamento Legal del Manual.
El contenido del presente manual tiene soporte en la administración de los fondos de servicios
educativos establecidos en la Ley 715 de 2001, reglamentado por el Decreto 4791 de 2008. Así
mismo, en los casos que así se requiera por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de
2001, Decreto 4170 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las adicionen,
modifiquen o sustituyan.
Por mandato del artículo 13 de la Ley 80 de 1993 a la contratación le son aplicables las
disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma y
su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la
austeridad en el gasto público.
1.3 La Rectora podrá hacer contratación simplificada.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla de Tunja, concede facultades
a la Rectora de acuerdo a las diversas necesidades que tiene el ente, en lo referente a Contrato de
obra, de servicio o de suministro, la Rectora podrá hacerlas directamente de una forma ágil o
sencilla con eficiencia y eficacia minimizando los procesos en la forma de contratar hasta veinte
(20) smlmv.
1.4 Principios orientadores de la contratación.

En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los principios consignados
en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998 y especialmente los siguientes:
1.4.1 Buena fe.

Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se
presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios de la INSTITUCION EDUCATIVA
y quienes contraten con esta Institución Educativa.
1.4.2 Calidad.
Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de
todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los Contratistas y
desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos de la INSTITUCION EDUCATIVA.
1.4.3 Celeridad.
Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la Entidad
como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la contratación se
cumplan con eficiencia y eficacia. Los funcionarios de LA INSTITUCION EDUCATIVA impulsarán
los procesos de contratación de tal manera que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse,
celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad. En la interpretación de los contratos debe
privilegiarse aquella encaminada al cumplimiento del objeto contractual
1.4.4 Economía.
Los procesos de Contratación se adelantarán de tal manera que la Administración pueda
seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato,
haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados
para la contratación, deben ser administrados con austeridad, tiempo y gastos.
1.4.5 Planeación.
Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en
forma eficiente al logro de los objetivos Institucionales estableciéndose previamente las
necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado,
la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los
riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la
actividad, servicios o bienes contratados.

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En cada vigencia fiscal se elaborará, de manera indicativa, un plan anual de adquisiciones, el cual
deberá concordar en un todo con el presupuesto de la vigencia.
1.4.6 Responsabilidad.
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución, vigilancia y
liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la INSTITUCION
EDUCATIVA, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo.
Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar
los daños que se causen por razón de ellas.
Los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados y
responder por ello, así como los daños que durante la ejecución se causen a la Institución o a
terceros.
1.4.7 Transparencia.
Salvo los contratos cuya cuantía sea igual o inferior al equivalente a 20 SMLMV, y la contratación
directa, los procesos de selección de contratistas de LA INSTITUCION EDUCATIVA se realizarán
por medio de cualquier modalidad de selección según procedimientos establecidos en la ley 1150
de 2007, Decreto 1510 de 2013 y el ente rector en contratación estatal como es COLOMBIA
COMPRA EFICIENTE.
1.4.8 Selección Objetiva.

A través del proceso contractual LA INSTITUCION EDUCATIVA seleccionará la oferta más
conveniente a los intereses de la institución, de conformidad con los criterios de evaluación y
calificación que establezca en las Invitaciones Públicas en los cuales se establecerán criterios y
reglas claras y conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los informes,
conceptos y decisiones, así como para formular observaciones.
La escogencia debe hacerse al ofrecimiento más favorable a la I.E y a los fines que ella busca, sin
tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación
subjetiva.
1.4.9 Documentación de la Contratación.

Los contratos estatales son solemnes, de tal suerte, tanto el documento de contrato como todos los
actos preparatorios, de ejecución y liquidación del contrato deben constar por escrito y ser firmados
por el funcionario responsable y con ellos se conformará el expediente para su posterior examen y
evaluación.
1.5 Informes.
Los contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión, así como los de servicios de
obras Públicas y mantenimiento de la infraestructura deben contener un informe de actividades en
desarrollo del objeto el contrato que debe ser avalado por el Supervisor designado.
1.6. CAPACIDAD PARA CONTRATAR.
1.6.1 Representación de la INSTITUCION EDUCATIVA
El FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS carece de personería Jurídica, goza de capacidad

contractual y el ordenador del gasto es el Rector de Institución Educativa
1.6.2 Facultades del ordenador del gasto.

Son facultades exclusivas o privativas del funcionario ordenador del gasto, según la modalidad
contractual
 La expedición del Acto Administrativo de conformación del comité evaluador
 La expedición del acto administrativo de ordenación del proceso contractual según la
modalidad.
 La Convocatoria y/o Invitación pública.
 La adjudicación del contrato.
 La suscripción del contrato.
 Las prórrogas, modificaciones y actos necesarios para la ejecución de la actividad
contractual.
 La terminación y liquidación del contrato.
1.6.3 CAPACIDAD DE LOS CONTRATISTAS
Podrán celebrar contratos con LA INSTITUCION EDUCATIVA las personas naturales o jurídicas,
nacionales o extranjeras, consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes,
en forma individual, en consorcio o en unión temporal.
1.6.3.1 Demostración de la existencia y representación legal

La representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o
extranjera, se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por
la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica.

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1.6.3.2 Inhabilidades e Incompatibilidades

No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con LA INSTITUCION
EDUCATIVA las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales
de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley, especialmente, las
contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993 y la ley 1474 del 12 de julio de
2011.
Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de prohibiciones especiales de contratación, como las
establecidas en las leyes 789 de 2002 y 828 de 2003 referentes a paz y salvos por conceptos de
aportes parafiscales, pagos de sistema integral de seguridad social.
1.6.3.3 Inhabilidades e Incompatibilidades sobrevivientes

Cuando la Inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un oferente o proponente dentro de un
procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y
a los derechos surgidos del mismo.
Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste debe ceder el contrato previa
autorización escrita del Ordenador del gasto, si ello no es posible, renunciará a su ejecución.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión
temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita del
Ordenador del gasto de la Institución educativa
En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión
temporal.
ARTICULO 5º. CAPITULO II

2. ETAPA PRECONTRACTUAL
2.1 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La Institución educativa deberá contar con un Plan Anual de Adquisiciones, en el que conste la
planeación de las necesidades de adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con el
presupuesto proyectado para la vigencia fiscal correspondiente. En consecuencia, le corresponde
a cada sede o dependencia realizar la programación de las necesidades de bienes o servicios
requeridas para proyectar la contratación obligatoria en la ejecución de los programas y sólo se
podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando este se encuentre incorporado en el Plan
Anual de Adquisiciones. Este Plan se debe subir a la página de la SECOP a más tardar el 31 de
enero del año fiscal. Se podrán hacer ajustes al Plan Anual de adquisiciones y estos se subirán a
la página de la SECOP por el funcionario responsable.
2.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

Los contratos que celebre la institución Educativa Gustavo Rojas Pinilla estarán precedidos de
unos estudios y documentos previos realizados por la sede o dependencia que solicita la
contratación, en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración
del contrato, y se presente un estudio de los precios y condiciones del mercado. Los estudios y
documentos previos servirán de base para la elaboración de la Invitación pública o pliego de
condiciones según el caso.
El comité financiero podrá analizar los estudios previos y efectuar las recomendaciones que
considere pertinentes, de acuerdo con el análisis de conveniencia.
Los estudios previos, los procesos de selección, la suscripción y la ejecución de los contratos
deben realizarse de tal forma que entre los precios propuestos y el valor final de los contratos no
se presenten diferencias significativas.
Contenido mínimo de los estudios y documentos previos:

Sin perjuicio de los demás requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para
cada modalidad de selección, los estudios previos deberán contener lo siguiente:
2.2.1 Descripción de la necesidad. Hace referencia a las causas que determinan a la Entidad a
contratar el bien o servicio; la utilidad o provecho que le reporta a la Entidad el objeto contratado; y
las razones que sustentan la contratación del bien o servicio dentro del plazo en el que se
ejecutara el contrato.
2.2.2 Descripción del objeto a contratar. Se refiere a los términos y condiciones esenciales del
contrato a suscribir:
2.2.2.1 Objeto: Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la
Entidad, debe ser licito, física y jurídicamente posible.
2.2.3 Condiciones Técnicas que se exigen.
2.2.3.1 Especificaciones Técnicas Mínimas

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2.2.3.2 Obligaciones del contratista: Precisa las obligaciones contractuales que debe cumplir el
contratista y los productos que debe entregar a la Entidad. Para determinarlas pueden usarse
verbos rectores, tales como: Realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.
2.2.4 Valor Estimado del Contrato: Se debe señalar el valor estimado del contrato de conformidad
con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. El valor
debe incluir todos los costos e impuesto a que haya lugar, en los que incurrirá el contratista para la
ejecución del contrato.
2.2.5 Forma de pago: Para fijar las modalidades de pago deberá tenerse en cuenta los plazos de
entrega de los bienes o servicios adquiridos.
2.2.5.1 Requisitos para el pago
2.2.6 Plazo de ejecución: Es la determinación del tiempo estimado para que el contratista ejecute
el objeto y las obligaciones contractuales. Debe ser razonable y posible de cumplir y en todo caso
por regla general, no puede exceder la vigencia fiscal.
2.2.7 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
2.2.8 Garantías.
2.2.9 Acreditación de Experiencia Mínima (para el caso de contratos entre 6 y 20 smlmv)
2.3 INVITACIÓN PÚBLICA.

La Institución Educativa formulará una Invitación Pública a participar a cualquier interesado, la Cuál
se publicará en la cartelera y página web de la Institución, cuando la cuantía esté entre 6 y 20
smlmv, cuando la cuantía esté por debajo de 6 salarios se aplicará el procedimiento establecido en
el punto 2.5.3.1.
2.4 DOCUMENTOS LEGALES

2.4.1 Documentos legales Fase Precontractual.
Persona Persona
Ítem
Jurídica Natural
Diligenciar Anexo No 1 Carta de presentación de la oferta X X
Certificado de inscripción en el registro mercantil expedido por la
Cámara de Comercio, en el caso de que el oferente persona
X
natural tenga establecimiento de comercio, en cuyo objeto social
debe incluir las actividades objeto de la invitación.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y/ o
X X
persona natural según el caso
Hoja de Vida para Persona Jurídica y su Representante legal, o
X X
persona Natural (Formato de la Función Pública).
Las autorizaciones al Representante Legal de órgano que
X
corresponda para participar, en caso que lo requiera.
Certificado de existencia y representación legal expedido por la
Cámara de Comercio, en cuyo objeto social debe incluir los
actividades objeto de la invitación donde conste que la duración X
de la sociedad no es inferior al plazo de ejecución del contrato y
un (1) año más.
Certificado del revisor fiscal o por el representante legal donde se
acredite el pago de los aportes de los empleados a los sistemas
de salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscales de los
últimos seis meses. Esto en cumplimiento a lo ordenado en el X
artículo 50 de la Ley 789/2002. Además del certificado se deben
anexar los pagos y planillas correspondientes al último mes a la
fecha de cierre del presente proceso.
Registro Único Tributario expedido por la Dirección Nacional de
impuestos y Aduanas Nacionales. X X
Copia del pago de Salud, Pensiones y riesgos profesionales
(PILA) adjuntando planilla respectiva, como cotizante
X
independiente del último mes, según artículo 50 de la Ley
789/2002
Propuesta Económica de conformidad a los requerimientos de
X X
esta invitación, según Anexo No 3
CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES
Carta de presentación de la oferta debidamente suscrita por
todos los integrantes y el representante legal del Consorcio o
Unión Temporal según Anexo No 1, de lo contrario dará lugar al
rechazo de la propuesta. En dicha carta, bajo la gravedad del
juramento se deberá declarar que el oferente no se encuentra
incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad conforme a
las leyes vigentes.
Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, El
cual debe contener como mínimo los requisitos establecidos en
esta Invitación.

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Deberán acreditar además todos los requisitos señalados

anteriormente según corresponda para sus integrantes si son
personas naturales o jurídicas.
Propuesta Técnica de conformidad a los requerimientos de esta
invitación. Para el efecto el oferente deberá adjuntar documento
donde se comprometa a cumplir con los requerimientos técnicos
exigidos y las obligaciones de la invitación.
Verificación de antecedentes disciplinarios del proponente.
La Institución Educativa verificará que el proponente, sea
persona natural o jurídica y sus miembros en el caso de formas
X X
de participación conjunta, no registre sanciones ni inhabilidades
vigentes en el sistema de información de registro de sanciones e
inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación.
Verificación de antecedentes judiciales del proponente.
persona natural o jurídica y sus miembros en el caso de formas X X
de participación conjunta, no registre sanciones pendientes con
las autoridades judiciales.
Verificación de antecedentes fiscales del proponente.
persona natural o jurídica y sus miembros en el caso de formas
X X
de participación conjuntas, no se encuentre registrado en el
boletín de responsables fiscales emitido por la Contraloría
General de la República
.
2.5 REQUISITOS MÍNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN
2.5.1 GENERALES
2.5.2 MODALIDADES DE CONTRATACIÓN ESTATUTO GENERAL DE LA CONTRATACION
PUBLICA.
Cuando el monto de contratación supere los veinte (20) SMLMV se utilizaran los procedimientos
establecidos en el Decreto 1510 de 2013 para la selección de los contratistas a través de las
siguientes modalidades:
MODALIDAD DE SELECCION
No MODALIDAD NORMATIVIADAD CUANTÍAS A PESOS DE 2011
Ley 80/2003 Mayor a 280 Mayor a
1 Licitación Pública Ley 1150/2007 SMLMV $172.480.000
Decreto 1510/2013
Adquisición o
Mayor a Mayor a
suministro de Bienes y Ley 80/2003
28 SMLMV $17.248.000
servicios de Ley 1150/2007
y Menor a Y Menor a
características técnicas Decreto 1510/2013
Selección 280 SMLMV $172.480.000
2 uniformes.
Abreviada
Mayor a Mayor a
Ley 80/2003
28 SMLMV $17.248.000
Menor Cuantía Ley 1150/2007
y Menor a Y Menor a
Decreto 1510/2013
280 SMLMV $172.480.000
Ley 80/2003
3 Contratación Directa Ley 1150/2007 Sin importar el monto
Decreto 1510/2013
Ley 1150/2007 De cero pesos Menor a
4 Mínima Cuantía Ley 1474/2011 hasta $17.248.000
Decreto 1510/2013 28 SMLMV
2.5.2.1. LICITACION PÚBLICA: Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el

cual la Institución Educativa formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
2.5.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA: corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para

aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación o la Cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, existen dos (2) tipos:
a) Subasta Inversa: A través de este procedimiento se contratan los bienes y servicios
que sean de características técnicas uniformes y común utilización teniendo como referencia el
procedimiento establecido en el Decreto 1510 de 2013.
b) De Menor Cuantía: A través de este procedimiento se contratan los bienes y servicios
que no sean de características técnicas uniformes y de común utilización, además de la
contratación de la obra pública, procedimiento establecido en el Decreto 1510 de 2013.

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Menor cuantía en función del Presupuesto Anual referido en SMLMV.
PRESUPUESTO ANUAL EN MENOR CUANTÍA EN

S.M.LM.V S.M.L.M.V
= o > 1.200.000 1.000
= o > 850.000 y < 1.200.000 850
= o > 400.000 y < 850.000 650
= o > 120.000 y < 400.000 450
< 120.000
280
(Donde se ubica la I.E.)
2.5.2.3. CONTRATACION DIRECTA: La Institución Educativa se sujetará al régimen de

contratación directa para los casos que establece la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y El
Decreto 1510 de 2013.
Las modalidades de Selección de contratación directa, solamente se podrá en los siguientes

casos:
2.5.2.3.1 Que requiere acto administrativo motivado. Bajo esta modalidad requieren este acto,
entre otros los siguientes contratos:
- Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes.

- Contratos de arrendamiento y adquisición de inmuebles.
2.5.2.3.2 Que no requiere acto administrativo motivado:
- Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
2.5.2.3.2.1 Requisitos para la celebración de Contratos de prestación de Servicios de Apoyo

a la Gestión y Servicios profesionales.
Para la celebración del contrato se requiere de una justificación sobre la necesidad, conveniencia y
oportunidad, con las siguientes precisiones, según el caso:
- La selección del contratista la realizará el comité de contratación, el cual deberá determinar

el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, junto con la descripción de
las competencias indispensables para la ejecución del objeto y nivel de estudios y
experiencia general y específica que se requiera. Las obligaciones del contratista deben ser
claras y precisas, así como los productos o servicios que debe entregar a la Institución
Educativa.
- Con relación al soporte técnico y económico, para el caso de personas naturales, debe
tenerse en cuenta la experiencia como la oferta de servicios, lo mismo para las personas
jurídicas. Según sea la naturaleza y condiciones de ejecución del objeto contratado.
- Sin importar su cuantía, las solicitudes de contratación de prestación de servicios

profesionales deben someterse a consideración del Comité de Contratación de la Institución
Educativa. El comité podrá realizar sugerencias, proponer ajustes y efectuar todas aquellas
recomendaciones que considere necesarias.
2.5.2.4. CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA. Corresponde a lo estipulado en el artículo 84

del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual de reglamenta el Sistema de Compras y
Contratación Pública.
2.5.3 MODALIDAD DE CONTRATACION FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS. De

conformidad con lo establecido en la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008, a continuación
se indican los procedimientos adoptados por la Institución Educativa para la contratación de bienes
y servicios hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) de Los
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
2.5.3.1. DESDE UN PESO ($1,00) Y HASTA SEIS (6) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES
MENSUALES VIGENTES (SMLMV).
- Solicitud de la Necesidad. Esta la proyecta la dependencia la cual requiere del bien o

servicio, esta debe contener mínimo las características técnicas exigidas.
- La Auxiliar Administrativa de almacén, verifica si la necesidad esta prevista en el Plan
Anual de Adquisiciones.

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- La Auxiliar Administrativa de almacén hace un análisis de precios mediante la solicitud de

una cotización o consultando precios del mercado vía internet, celular, etc.
- El Rector (a) solicita a la Auxiliar Administrativa con funciones de pagadora, el certificado
de disponibilidad presupuestal.
- La pagadora expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
- La Auxiliar Administrativa de almacén elabora el documento de la Justificación de la
Necesidad o estudios previos, que debe contener: Una breve descripción de la necesidad
que pretende satisfacer con la contratación, La descripción del objeto a contratar, Las
condiciones técnicas exigidas, El valor estimado del contrato, Forma de Pago, Plazo de
Ejecución, El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la
contratación, Garantías si son exigibles.
- Se escoge la cotización o el servicio más favorable para la Institución Educativa, teniendo
como base el menor valor.
- El comité Financiero será el encargado de la verificación de los documentos legales del
futuro Contratista como son: aporte de pagos en seguridad social como cotizante, Rut,
Cámara de Comercio, antecedentes de la Procuraduría, Contraloría y Fiscalía.
- La pagadora elabora el Registro Presupuestal.
- El Profesional Universitario elabora Contrato.
- La Rectora aprueba el Contrato.
- Firma del Contrato por las partes.
- El Profesional Universitario subirá copia del Contrato a la Página Colombia Compra
Eficiente ( www.colombiacompra.gov.co) (SECOP), y página web de la Institución
Educativa (www.iegustavorojaspinilla.edu.co), aplicando el principio de publicidad.
- La Rectora nombra el supervisor o supervisores del Contrato.
- Ejecución del Contrato.
- Acta de recibo a satisfacción. El supervisor verificará que el bien o el servicio prestado se
cumplió según lo establecido en el objeto del contrato, este recibido lo firmará junto con el
contratista.
- El contratista, en la oficina de Gestión de Recursos Financieros, debe anexar cuenta de
cobro o factura, informe de actividades si fuera del caso, recibo de pago actualizado de la
seguridad social como cotizante, (Art. 50 Ley 789).
- La tesorera, Elabora orden de pago, diligencia cheque para firma de la Rectora.
- La Rectora firma cheque.
- El profesional Universitario elabora el Acta de Liquidación.
- Se firma el Acta de Liquidación por las partes.
- Se anexan documentos soportes en la carpeta del respectivo contrato.

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DESDE UN PESO ($1,00) Y HASTA

SEIS (6) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (SMLMV).
Dependencia Gestión de
Rectoría Almacén Presupuesto Otros
Solicitante Calidad
Inicio
Solicitud Verifica si está

Necesidad en el Plan de
Compras
NO Está
Fin en el
Plan?
SI
Estudio
mercados
Se escoge
Cotización
más
favorable
Solicitud
CDP
CDP
Estudios
Previos NO
Document
os legales?
SI
Aprobación y
Elaboración
Firma
Contrato
Contrato
Subir Contrato
Secop
Recibido a
satisfacción
Supervisor
Pago Factura
Archivar
Cuenta
Fin

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2.5.3.2. DESDE SEIS (6) Y HASTA VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES
VIGENTES (SMLMV).
2.5.3.2.1 Etapa Previa.

- Solicitud de la Necesidad. Esta la proyecta la dependencia la cual requiere del bien o servicio,
esta debe contener mínimo las características técnicas exigidas.
- La Auxiliar Administrativa de Almacén, verifica si la necesidad esta prevista en el presupuesto y
Plan Anual de Adquisiciones.
- La Auxiliar Administrativa de Almacén hace un estudio de mercados mediante el análisis de
precios de cotizaciones o consultando precios del mercado vía internet, celular, etc.
2.5.3.2.2. Los estudios Previos. Con los datos del estudio de mercado, el Profesional
Universitario elaborará un estudio previo que contendrá:
- Una breve descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
- La descripción del objeto a contratar.
- Las condiciones técnicas exigidas.
- Obligaciones del Contratista
- El valor estimado del contrato.
- Forma de Pago.
- Plazo de Ejecución
- El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
- Garantías, si el comité financiero considera que son exigibles.
- Acreditación de Experiencia Mínima.
2.5.3.2.3. Invitación Pública. El Profesional Universitario, elaborará una invitación pública a

participar a cualquier interesado, la cual se publicará en la página Web de la Institución Educativa y
en la Cartelera mínimo por un día ordinario. En esta invitación se deberá incluir la siguiente
información:
- El objeto; Las obligaciones que asumirá el contratista; Plazo de ejecución; Presupuesto oficial;
Forma de Pago; Disponibilidad presupuestal; Las causales que generarían el rechazo de las
ofertas o la declaratoria de desierto del proceso; Cronograma del proceso; Validez de las
ofertas; Recepción de las ofertas; Requisitos legales; especificaciones técnicas; Experiencia
mínima; Regla de adjudicación; Normas aplicables; Cláusulas excepcionales; Juramento y
Cesión; Obligaciones parafiscales; Multas; Garantías; Perfeccionamiento; Ejecución;
Incumplimiento; Indemnidad y Correspondencia.
2.5.3.2.4. Procedimiento de Selección.
- El Comité de evaluación, en la hora prevista en la invitación, verificará los documentos del

proponente que haya presentado el precio más bajo.
- Si el proponente cumple con todos los requisitos de la Invitación, el comité de evaluación
adjudicará la oferta mediante el acta de evaluación.
- En caso que le falte algún documento legal, en el acta de evaluación se dejará constancia y se
le indicará el plazo máximo para que subsane el documento faltante, que debe ser mínimo un
día hábil. Seguidamente, el comité de evaluación procederá a evaluar la propuesta que le
siguió en valor para su evaluación.

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- Si el proponente no subsana en el término establecido, se le adjudicará al oferente que

presentó la oferta que le siguió en valor y que haya cumplido con las condiciones establecidas
en la Invitación Pública.
- El Comité de Evaluación podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una
oferta, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.
- El Profesional Universitario publicará el Acta de Evaluación en la página de la Institución
Educativa www.iegustavorojaspinilla.edu.co
- Comunicación de aceptación. La rectora firmará la comunicación de aceptación que será
subida a la página web para el conocimiento del proponente ganador.
- La tesorera expide el registro presupuestal.
- La Rectora designará el o los supervisores del Contrato.
- El Profesional Universitario elaborará el Contrato para revisión y aprobación por la Rectora.
- Suscripción del Contrato por las partes.
- El Profesional Universitario subirá copia del Contrato a la Página Colombia Compra Eficiente
(www.colombiacompra.gov.co) (SECOP), y página web de la Institución Educativa
(www.iegustavorojaspinilla.edu.co), aplicando el principio de publicidad
- Suscripción del Acta de inicio
- Ejecución del Contrato por parte del Contratista.
- Una vez finalizado el objeto del contrato, se suscribe y firma el acta de recibido a satisfacción,
por parte del supervisor y el Contratista.
- El contratista, en la oficina de Gestión de Recursos Financieros, debe anexar cuenta de cobro
o factura, informe de actividades si fuera del caso, recibo de pago actualizado de la seguridad
social como cotizante, (Art. 50 Ley 789).
- La tesorera, Elabora orden de pago, hace los descuentos de ley, diligencia cheque para firma
de la Rectora.
- La Rectora firma cheque y orden de pago.
- Se anexan documentos soportes en la carpeta del respectivo contrato, se folian y se archiva
carpeta.

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DESDE SEIS Y HASTA VEINTE (20)

SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (SMLMV).
Dependencia Gestión de
Rectoría Almacén Presupuesto Otros
Solicitante Calidad
Inicio Verifica si está

en el Plan de
Adquisiciones
Estudios
Solicitud previos
Necesidad
Está
Fin en el
Plan? Invitación
NO Pública
SI
Estudio Comité Evaluación

mercados analiza propuesta
menor valor
CDP
Solicitud al
Solicitud proponente
CDP subsanación
documentos NO
Cumple?
SI
Subsanó?
NO
Comité Evaluación
analiza siguiente
Aprobación y propuesta menor
Firma valor
Contrato y
pólizas si se
pidieron
SI
Adjudicación
Cumple?
NO
Elaboración
Contrato
Recibido a
Subir Contrato satisfacción
Secop Supervisor
Factura
Pago
Liquidación
Fin

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2.5.3.3. SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, HASTA VEINTE (20)

SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (SMLMV).
- Solicitud de la Necesidad. Esta la proyecta la dependencia la cual requiere del servicio, esta
debe determinar el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, junto con la
descripción de las competencias indispensables para la ejecución del objeto y nivel de estudios
y experiencia general y específica que se requiera.
- La Auxiliar Administrativa de Almacén, verifica si la necesidad esta prevista en el presupuesto y
Plan Anual de Adquisiciones.
- Se efectuará una convocatoria por medio de la página web de la Institución y de la cartelera
mínimo por tres días hábiles.
- El Rector (a) solicita a la Auxiliar Administrativa con funciones de pagadora, el certificado de
disponibilidad presupuestal.
- La pagadora expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
- El profesional universitario elabora el documento de la Justificación de la Necesidad o estudios
previos, que debe contener: el perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar,
junto con la descripción de las competencias indispensables para la ejecución del objeto y nivel
de estudios y experiencia general y específica que se requiera, La descripción del objeto a
contratar, El valor estimado del contrato, Forma de Pago, Plazo de Ejecución, El
correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación,
Garantías si son exigibles.
- La selección del contratista la realizará el Rector (a) de acuerdo a las hojas de vida presentadas
y el perfil requerido.
- El comité Financiero será el encargado de la verificación de los documentos legales del futuro
Contratista como son: aporte de pagos en seguridad social como cotizante, Rut, Cámara de
Comercio, antecedentes de la Procuraduría, Contraloría y Fiscalía.
- La pagadora elabora el Registro Presupuestal.
- El Profesional Universitario elabora Contrato.
- La Rectora aprueba el Contrato.
- Firma del Contrato por las partes.
- El Profesional Universitario subirá copia del Contrato a la Página Colombia Compra Eficiente (
www.colombiacompra.gov.co) (SECOP), y página web de la Institución Educativa
(www.iegustavorojaspinilla.edu.co), aplicando el principio de publicidad.
- La Rectora nombra el supervisor o supervisores del Contrato.
- Ejecución del Contrato.
- Acta de recibo a satisfacción. El supervisor verificará que el servicio prestado se cumplió según
lo establecido en el objeto del contrato, este recibido lo firmará en conjunto con el contratista.
- El contratista, en la oficina de Gestión de Recursos Financieros, debe anexar cuenta de cobro o
factura, informe de actividades, recibo de pago actualizado de la seguridad social como
cotizante, (Art. 50 Ley 789).
- La tesorera, Elabora orden de pago, diligencia cheque para firma de la Rectora.
- La Rectora firma cheque.
- Se anexan documentos soportes en la carpeta del respectivo contrato.

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RESUMEN CONTRATACIÓN
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
ACTIVIDAD RANGO CUANTIA SELECCION FORMA DOCUMENTACIÓN
CONTRACTUAL REQUERIDA
Desde HASTA -Cedula de Ciudadanía
$1,00 $3.696.000 -Antecedentes Fiscales
hasta -Antecedentes Disciplinarios
6 Una cotización o -Antecedentes Penales
s.m.l.m.v precios del Contrato -Certificado pago de pago
Adquisición
mercado. seguridad social como
de Bienes y
independiente o copia de la
Servicios
PILA, artículo 50 de la Ley
789/2002
Desde 6 $3.696.001 Invitación pública Lo estipulado en el numeral
s.m.l.m.v Hasta en la página web Minuta de 2.4 del presente manual para
Hasta 20 $12.320.000 de la I.E. y Contrato personas Naturales y/o
s.m.l.m.v. Cartelera. Jurídicas
-Cedula de Ciudadanía
-Antecedentes Fiscales
Convocatoria por medio
-Antecedentes Disciplinarios
de la página web de la Minuta de
Servicios -Antecedentes Penales
Institución y de la Contrato de
Profesionales Idoneidad -Certificado pago de
cartelera mínimo por tres Prestación de
y de Apoyo a demostrada en la seguridad social y pensiones
días hábiles. Servicios
la gestión hoja de Vida o copia de la PILA, artículo
Profesionales.
50 de la Ley 789/2002
Hasta $12.320.000
-Hoja de Vida de la Función
Pública
CAPITULO III
3. ETAPA CONTRACTUAL
3.1 SUSCRIPCION DEL CONTRATO.

La suscripción del contrato se realizara de conformidad con lo dispuesto en las diferentes
modalidades de contratación.
3.1.1. EN EL CASO DE MODALIDADES DE SELECCIÓN.
El adjudicatario, suscribirá el contrato dentro de los términos señalados en el pliego de condiciones
o en los estudios previos. Perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar ante la
Institución Educativa G.R.P, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de
condiciones o en los estudios previos, los documentos que acrediten el cumplimiento de los
requisitos de legalización y necesarios para la ejecución del contrato. Si el contratista no cumple
con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y el contrato.
3.1.2 EN EL CASO DE CONTRATACION DE LIBRE ASIGNACION Y MINIMA CUANTIA.
En estos casos, el contrato puede constar en un documento firmado por las partes o mediante
intercambio de documentos escritos entre la Institución o el contratista, mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la Entidad.
3.2 SUPERVISION EN LA EJECUCION DEL CONTRATO:
La vigencia y control de los contratos estará a cargo de un Supervisor o interventor externo, según
el caso quienes deberán cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan
sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos. La función de supervisión debe
desarrollarse de conformidad con el Manual de Funciones (Ley 489 de 1998), y las normas que la
modifiquen adicionen o sustituyan.
3.3 MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS:
Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afecten los
aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el
supervisor deberá solicitar oportunamente al Ordenador del Gasto y al Contratista la adición,
prorroga o modificación, según el caso de acuerdo con lo establecido en las norma vigentes.
3.4 SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS. Durante el desarrollo del contrato se presentan
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes
que impiden en forma temporal su normal ejecución, en estos eventos las partes pueden, de mutuo
acuerdo, pactar su suspensión. El supervisor del contrato debe solicitar, por escrito y
oportunamente al Ordenador del Gasto, la suspensión del contrato indicando el tiempo exacto
durante el cual ésta tendrá lugar. Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá
ajustar la vigencia de las garantías.
3.5 CESION DE LOS CONTRATOS. Se presenta cuando el contratista o la Institución Educativa
contratante transfieren a otra u otras personas, su posición contractual. La cesión requiere la previa
aprobación del Ordenador del Gasto (Rectora).
3.6 TERMINACION ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS
PARTES. Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del
vencimiento del plazo de ejecución pactado.
3.7 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES.
El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o
parcial. Es obligación del supervisor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las
obligaciones en los términos y condiciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto cuando los
requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna con el fin de determinar

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la procedencia de la aplicación de sanciones, de conformidad con lo previsto o en la ley y lo

pactado en el contrato.
3.7.1 MULTAS. Procede su imposición en los casos en que el contratista ejecute en forma tardía
sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificación de la multa se estipula en los
contratos y podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al contratista, sin perjuicio de que la
Institución Educativa pueda imponer y cobrar la cláusula pecuniaria, hacer efectivas las garantías y
declarar la caducidad, según el caso.
3.7.2 CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte
del contratista, este deberá pagar la Institución Educativa a título de pena, la suma establecida en
el contrato y su valor se imputara al pago de los perjuicios causados.
3.7.3 CADUCIDAD. La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede
declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, afecta de manera
grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que se puede llegar a paralizar su
ejecución.
3.8 GARANTIAS, FORMAS Y FORMALIDADES CONTRACTUALES

La garantía única de cumplimiento tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una
de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades estatales, por
razón de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos estatales. Según el artículo 7º de
la ley 1150 de 2007, las garantías contractuales solo serán exigibles en contratos que superen el
10% de la Menor Cuantía. La institución educativa en su Reglamento Interno adopta este criterio,
no obstante en objetos contractuales inferiores al 10% de la menor cuantía y que por su
naturaleza lo requieran, podrán incluir cláusula de exigencia de la póliza, conservando la cobertura
de los siguientes riesgos, según el caso:
a) Cumplimiento del contrato en cuantía equivalente al 10% del valor del mismo, la vigencia de
esta póliza será la duración del contrato y cuatro (4) meses más.
b) Pago de prestaciones sociales y pago de salarios e indemnizaciones laborales por el
equivalente al 5% del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años
más.
c) Calidad del Servicio, que será igual al 10% del valor del contrato, por el término de vigencia
del contrato y cuatro (4) meses más.
d) Responsabilidad Civil Extracontractual, por daños a terceros equivalente al 10% del valor
del contrato, por el término de vigencia del contrato.
e) Estabilidad de la obra: el monto es de acuerdo con los términos del contrato y no será
inferior a cinco (5) años.
El rector(a) aprobará la póliza de cumplimiento por resolución rectoral.

CAPITULO IV
4. ETAPA POSTCONTRACTUAL
4.1 LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS.

El periodo de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total
de las obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. No
todos los contratos deben ser liquidados, Se liquidan aquellos cuya ejecución se prolonga en el
tiempo e implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por
diferentes circunstancias lo requieran
4.1.1 LIQUIDACION POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES. Generalmente la liquidación de
los contratos se hará de mutuo acuerdo por las partes, El término para liquidar un contrato es el
fijado en el mismo. Si este término no se contempló, deberá hacerse dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la finalización.
ARTICULO 7°: Corresponde al Rector(a) como ordenador del gasto autorizar las adquisiciones de
bienes y/o servicios de acuerdo con las necesidades que fueron reportadas en su oportunidad para
la conformación del plan anualizado de necesidades y de adquisiciones, que forma parte integral
del presupuesto institucional aprobado por el Consejo Directivo.
ARTÍCULO 8°: Los bienes y servicios solicitados durante el ejercicio y no contemplados dentro del
presupuesto, planeación financiera anual: flujo de caja, POAI y Proyectos educativos serán
sometidos a análisis y aprobación por parte del Rector al Consejo Directivo, al igual que los bienes
superiores al 20 SMLMV y convenios de cooperación.
ARTICULO 9°: De conformidad con el Capítulo IV del Decreto 1510 de 2013, podrá ser directa y
de autonomía del ordenador del gasto, la contratación servicios profesionales, deportivos o
artísticos, siempre que los valores se ajusten a los precios del mercado para los mismos.
ARTÍCULO 10°: Convenios de cooperación, comodato y en general de derechos y beneficio para
la comunidad educativa.
La institución educativa podrá suscribir de cooperación, con amparo jurídico en el decreto 393 de
1991, cuando entre particulares y la institución educativa, conjuntamente se tengan los siguientes
propósitos:
a. Adelantar proyectos de investigación científica.

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b. Apoyar la creación, el fomento, el desarrollo y el financiamiento de empresas que incorporen

innovaciones científicas o tecnológicas aplicables a la producción nacional, al manejo del medio
ambiente o al aprovechamiento de los recursos naturales.
c. Organizar centros culturales, científicos y tecnológicos, parques tecnológicos, e incubadoras de
empresas.
d. Formar y capacitar recursos humanos para el avance y la gestión de la ciencia y la tecnología.
e. Establecer redes de información científica y tecnológica.
f. Crear, fomentar, difundir e implementar sistemas de gestión de calidad.
De igual modo el Rector(a) podrá suscribir convenios o contratos que favorezcan el desarrollo
institucional, cuando particulares manifiesten su interés de contribuir al cometido educativo, para lo
cual cuenta con la facultad de hacerlo autónomamente hasta los 20 SMLMV. Superior a esta
cuantía requerirá aprobación que conste en acta de consejo directivo.
ARTÍCULO 11°: Cafetería escolar. La cafetería escolar se adjudicará mediante la modalidad de
concesión, toda vez que no se trata del arrendamiento de un inmueble sino de un espacio físico
dentro de la Institución Educativa para la prestación del servicio de alimentación escolar. Se
adjudicará directamente por Rector previa evaluación de propuestas efectuada por el comité
evaluador. La adjudicación de la cafetería se hará antes de la iniciación de las actividades
escolares de la respectiva vigencia.
Un adjudicatario de cafetería puede ser reelegido para períodos sucesivos o volver a participar en
el proceso, siempre que haya cumplido con todo lo contemplado en la respectiva propuesta.
ARTÍCULO 12°: Publicación de las convocatorias y/o invitaciones públicas. En aplicación del
principio de transparencia las Invitaciones se publicarán en la cartelera de la Institución, página
web de la I.E. y/o en la SECOP según el caso.
ARTICULO 13°: Para la contratación de que trata el presente Manual, no se requerirá en ningún
caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 221 del
Decreto Nacional 019 de 2012. En consecuencia, la Institución Educativa no podrá exigir el
Registro Único de Proponentes, ni podrán exigir ni calcular el k de contratación.
ARTÍCULO 14: Algunas disposiciones presupuestales a tener en cuenta:

1. Presupuesto Anual. Es el instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada
vigencia fiscal se programa el Presupuesto de Ingresos y Gastos. El de Ingresos se desagrega a
nivel de grupos e ítems de Ingresos, y el de Gastos se desagrega en Funcionamiento e Inversión,
el Funcionamiento por Rubros y la Inversión por Proyectos.
1.1 El Presupuesto de Ingresos corresponde a:
1.1.1 Ingresos operacionales que son las rentas o recursos públicos de que dispone el Fondo de
Servicios Educativos de la IEGRP.
1.1.2 Transferencia de Recursos públicos. Son los recursos financieros que giran el Gobierno
Nacional y el Gobierno Municipal.
1.1.3 Recursos de Capital. Son las rentas que se obtiene por recursos de Balance o de
rendimientos financieros, donaciones, entre otros.
2. Presupuesto de Gastos o Apropiaciones Contiene la totalidad de los Gastos, las apropiaciones

o erogaciones que requiere la IEGRP para su normal funcionamiento. Diferente a los gastos de
personal.
3. Ejecución del Presupuesto. Sujetado a la Ley 715 de 2001. La rectora no puede asumir
compromisos o pagos por encima del flujo de caja, o sin contar con la disponibilidad de recursos en
Tesorería.
PARAGRAFO.- Las transferencias o giros de las entidades territoriales al Fondo de Servicios no
pueden ser comprometidos hasta tanto no se reciban los recursos en las cuentas del respectivo
Fondo.
4. Utilización de los Recursos. Sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre y
cuando guarden relación con el Proyecto Educativo Institucional.
4.1 Dotación pedagógica.
4.2 Mantenimiento.
4.3 Adquisición de bienes de consumo duradero.
4.4 Adquisición de bienes de consumo final.
4.5 Arrendamiento de bienes.
4.6 Adquisición de impresos y publicaciones.
4.7 Pago de primas de seguros.
4.8 Gastos de viaje de los educandos, transporte, hospedaje y manutención.
4.9 Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales.
4.10 Realización de actividades pedagógicas, deportivas y culturales para educandos.
4.11 Inscripción y participación de los educandos en actividades: deportivas, culturales,
pedagógicas y científicas.
4.12 Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcada en los planes de
mejoramiento.

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5. Adiciones y Traslados Presupuestales. Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté
previsto en el Presupuesto, será objeto de adición mediante un Acuerdo del Consejo Directivo.
6. Elaboración del Presupuesto a mediados del mes de Noviembre de cada vigencia
ARTICULO 16°: Determinar que el Manual de Contratación hace parte de la administración del
Fondo de Servicios Educativos.
ARTÍCULO 17°: Se establece que todos los instrumentos, formatos o diseños necesarios para el
cumplimiento del presente Manual de Contratación hacen parte del mismo.
ARTÍCULO 18°: Las modificaciones al presente Acuerdo, sólo podrán ser aprobadas por el
Consejo Directivo.
ARTÍCULO 19°: El presente Acuerdo rige a partir de su aprobación.
ORGINAL FIRMADO POR
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE:
Para constancia se firma en la ciudad de Tunja, el día 02 de Diciembre de 2014, según acta No.
014 de sesión del Consejo Directivo.
ORIGINAL FIRMADO POR:
ROSALBA VILLABONA DE ESQUIVEL DAYANNA LICETH NIÑO

Rectora Secretaria
Lic. SANDRA RAQUEL FONSECA Lic. YOLIMA SOLEDAD SANCHEZ

Representante de Profesores Representante de Profesores
310-8840653 311-5123698
ANA LIBI RAMIREZ GARAVITO JESSICA PINZON JIMENEZ

Representante Consejo de Padres Representante Estudiantes
312-4638827 300-3639534
DAYANA FERNANDA CARO BLANCA MARINA LOPEZ

Representante Ex alumnos Sector Productivo
321-4094540 310-7519315
FLOR ISABEL CHIVATA

Representante Asociación de Padres
311-8189418

Manual de Contratacion Iegrp 2014

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INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA 1DE-GE-04

Sistema de Gestión de la calidad VERSION 1.0

ACUERDO No. 014

EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “GUSTAVO ROJAS PINILLA” de

ARTICULO 1°: Actualizar y Adoptar el Manual de Contratación, contenido en el presente acto

ARTÍCULO 3°: Contenido del presente Manual Actualizado:

MANUAL PARA LA CONTRATACION ESTATAL

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

ARTICULO 4º. CAPÍTULO I.

1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION

1.2 Fundamento Legal del Manual.

1.3 La Rectora podrá hacer contratación simplificada.

1.4 Principios orientadores de la contratación.

1.4.1 Buena fe.

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

1.4.8 Selección Objetiva.

1.4.9 Documentación de la Contratación.

1.6. CAPACIDAD PARA CONTRATAR.

1.6.1 Representación de la INSTITUCION EDUCATIVA

El FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS carece de personería Jurídica, goza de capacidad

1.6.2 Facultades del ordenador del gasto.

1.6.3 CAPACIDAD DE LOS CONTRATISTAS

1.6.3.1 Demostración de la existencia y representación legal

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

1.6.3.2 Inhabilidades e Incompatibilidades

1.6.3.3 Inhabilidades e Incompatibilidades sobrevivientes

ARTICULO 5º. CAPITULO II

2.1 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

2.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.

Contenido mínimo de los estudios y documentos previos:

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

2.3 INVITACIÓN PÚBLICA.

2.4 DOCUMENTOS LEGALES

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

Deberán acreditar además todos los requisitos señalados

2.5.2.1. LICITACION PÚBLICA: Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el

2.5.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA: corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

Menor cuantía en función del Presupuesto Anual referido en SMLMV.

PRESUPUESTO ANUAL EN MENOR CUANTÍA EN

2.5.2.3. CONTRATACION DIRECTA: La Institución Educativa se sujetará al régimen de

Las modalidades de Selección de contratación directa, solamente se podrá en los siguientes

- Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes.

2.5.2.3.2 Que no requiere acto administrativo motivado:

- Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

2.5.2.3.2.1 Requisitos para la celebración de Contratos de prestación de Servicios de Apoyo

- La selección del contratista la realizará el comité de contratación, el cual deberá determinar

- Sin importar su cuantía, las solicitudes de contratación de prestación de servicios

2.5.2.4. CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA. Corresponde a lo estipulado en el artículo 84

2.5.3 MODALIDAD DE CONTRATACION FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS. De

- Solicitud de la Necesidad. Esta la proyecta la dependencia la cual requiere del bien o

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

- La Auxiliar Administrativa de almacén hace un análisis de precios mediante la solicitud de

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DESDE UN PESO ($1,00) Y HASTA

Solicitud Verifica si está

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

2.5.3.2.1 Etapa Previa.

2.5.3.2.3. Invitación Pública. El Profesional Universitario, elaborará una invitación pública a

2.5.3.2.4. Procedimiento de Selección.

- El Comité de evaluación, en la hora prevista en la invitación, verificará los documentos del

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011

- Si el proponente no subsana en el término establecido, se le adjudicará al oferente que

ACUERDO No. 010 MANUAL PARA LA CONTRATACION 25/11/2011