INDIAN INSTITUTE OF TECHNOLOGY BOMBAY

 (Specimen copy of  II Offer Letter)

No. Acad/Ph.D­Autumn/Offer/2019­20                                           Academic Office
                                                          Date: 03/06/2019

Admissions to Ph.D. Programme 2019­20 (Autumn Semester)
 
 Reg. No :
 Name : 

Dear Candidate,

Congratulations!  I am glad to  inform  you that  you have been  PROVISIONALLY   selected  for Ph.D.

Programme  in the Department/Centre/School/ID group of the Institute.
th
To   confirm   your   admission,   remit   the   following   fees   by   10     June   2019  through  SBI   Internet
Banking, Canara Internet Banking or PAYU payment gateway (includes credit card, debit card and
Internet banking of all major banks).

Fees  for all categories : 

A) For GN/GN(EWS)/OBC­NC category

(i)  For Non­Sponsored categories : (i.e. TA, RA. TAP, PA, & Govt./Semi­Govt. Fellowships   
                                                                          Awardees (QIP/UGC/CSIR/DAE/DST/NBHM etc.)
       For GN/OBC­NC category
       With Hostel Accommodation       = Rs. 30,350/­
       Without Hostel Accommodation  = Rs. 19,800/­ 

     *(ii) For Sponsored categories : (i.e. SW, EX, SF, CT, PS etc.) 

      Without Hostel Accommodation  = Rs. 42,300/­ 

B) For SC/ST/PwD category

     With Hostel Accommodation        = Rs. 27,850/­
     Without Hostel Accommodation   = Rs. 17,300/­ 

         *All   candidates   admitted   under   Sponsored   Categories   (i.e.   SW/EX/SF/CT/PS/IS   etc.)   are
required to make their own arrangement for accommodation and needs to pay fees without hostel
accommodation in IIT Bombay.      

 For payment of fees by  SBI Internet Banking/Canara Internet Banking/PAYU payment gateway
 
(includes credit card, debit card and Internet banking of all major banks), you need to login the Ph.D.
Admission   webpage  "   http://www.iitb.ac.in/newacadhome/phd.jsp "  by   using   “Online   application
portal” and by using your email ID and Password, select the dept/centre/school/ ID group in which you
have been offered the admission and pay the fees ONLINE. 

th
It may please be noted that if you fail, to remit the fees by  10
       June 2019  (12:00 midnight)
through SBI Banking/Canara Net Banking/Online Payment System, your offer letter stands cancelled
AUTOMATICALLY and NO CLAIM against this offer will be entertained thereafter.
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If you have opted for Hostel  Accommodation  then you are required to submit the Mess Advance of
Rs. 27,000/ by ONLINE payment/Net Banking as per the link provided in the online admission portal. The
candidate shall directly contact the Deputy Registrar, Hostel Coordinating Unit(HCU), Ground Floor, Main
Building, IIT Bombay on 02225768900/8901 or email at  arhcu@iitb.ac.in  / hcu.office@iitb.ac.in, for all
hostel related queries. Please note that the Institute provides accommodation on campus strictly for the
stipulated   duration   of  Programme   under   which   one  is  admitted.   Accommodation   is  provided   to   “Non­
Sponsored categories (TA/TAP/RA/PA etc.) and at times, due to shortage of rooms, they may be required
to continue with “sharing accommodation system”. 
The Registration & Orientation Programme is scheduled during July 22, 2019
    to July 24, 2019. You
are requested to report at 9:30 a.m. on July 22, 2019. 

All   Teaching   Assistants   are   required   to   attend   a   special   orientation   for   Teaching   Assistants
immediately after the general orientation which is MANDATORY.

The Instructions for the Autumn Semester 2019­20 begins from 29 th July 2019.
The verification of documents will be held in the month of July 2019 in the concerned academic units.
You are required to bring self attested copies of certificates of your educational qualification, Birth date,
Migration   (optional),   Caste   certificate   (SC/ST/OBC­NC   if   applicable)/EWS   Certificate   /Disability
certificate,   etc.   along   with  ORIGINALS  for   verification.   In   case   if   you   have   not   yet   completed   your
qualifying  degree (result awaited) then   you need to  bring a certificate  from  the  Head/Principal  of the
Institute/College last attended that you will clear your degree requirements on or before July 2019(i.e.
before the start of the semester). You must submit your passing certificates and proof for having First
th
class  or 60%   Marks  (55%   for SC/ST)   in  qualifying degree   examination  by  30        September   2019,
failing which, your admissions will stand cancelled. (Please refer to Eligibility Criterion for admission
in the Ph.D. Information Brochure 2019­20.)
Sponsored/External/College   Teacher  candidates   are   required   to   bring   the   following   additional
certificates:
  Sponsorship Certificate
  Bio­data of External Guide (External candidate only)
  Details about the Research facilities at the parent organization
  Candidates working in Colleges/Universities have to produce a letter from the University      
     stating that the University has no objection to him/her to pursue studies and obtain Ph.D. 
     degree from IIT Bombay. 
  Relieving Certificate from the present employer for doing course work at IIT Bombay.

         If you are admitted under categories CSIR/UGC/NBHM/DBT then you MUST submit  valid JRF
Offer Letter issued by CSIR/UGC/NBHM/DBT along with an undertaking that you will continue the
Ph.D. Programme under Self­financed category if the tenure of fellowship expires in between.

      You are also requested to submit the "Vaccination Certificate/Vaccination Exemption Certificate" at the
time of registration. You may be allowed to register with the partial vaccination, if done, however you will
be required to complete the vaccination during the first semester. Registration for the second semester will
be   subject   to   complete   vaccination   as   required.   Please   refer   to
http://www.iitb.ac.in/newacadhome/phd.jsp for proforma of "Vaccination Exemption Certificate".

 Please note that:
Your admission is PROVISIONAL subject to fulfillment of  all Academic and Non­ academic requirements
specified in the Information Brochure and in this Admission offer letter.
The Institute  reserves the right to withdraw the admission at any stage in case a candidate does not
possess the minimum qualification or First class or 60% marks (55% in case of SC/ST/PwD)* in qualifying
degree or do not fulfill any requirement given in brochure/admission offer or give  any false information.
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Candidates   with   First   class   or   60%   marks   (55%   for   SC/ST/PwD)*   in   M.Sc./B.E./   B.Tech.   or
equivalent   provisionally   selected   for   Ph.D.   Programme   under   Teaching/Research   Assistantship
categories  MUST HAVE  valid GATE score or CSIR/UGC/NBHM/DBT research fellowships, failing
which,   their   admission   offer   under   Teaching/Research   Assistantship   of   the   Institute   will   be
withdrawn forthwith.  
* (Please refer to Eligibility Criterion for admission in the Ph.D. Information Brochure 2019­20.)

     As per MHRD directives, candidates selected under TA/RA categories cannot accept or hold any appointment
paid or otherwise or to receive any emoluments, salary, stipend from any source during the tenure 
of  TA/TAP/RA/RAP ship. Hence, candidates selected for TA/TAP/RA/RAP  and having employment 
with or without pay with any organisation/ Institution/ Establishment/Project etc. must leave the 
job and submit relieving certificate before joining the Ph.D programme.
Candidates   joining   programme   under   SW/CT/EX   categories   must   submit   requisite   certificate   (in   the
format given in the Information Brochure)  from their employers before joining the Ph.D programme,
failing which, their admissions will stand cancelled.
If   you   want   to   cancel/withdraw   your   admission  after   paying   the   requisite   fees   then   you  MUST
communicate   the   same   by   email   to   phd_unit5@iitb.ac.in,   with   subject  "Cancellation   of   Ph.D.
admission (2019­20) (II Offer)" by specifying the department and specialization.
Please note that such request will be entertained, ONLY IF, the request is made through the email ID
given in the Application form.
In such cases,   the fees will be refunded after deducting Rs. 1000/­ from the total fees as processing
fees,  only if the next candidate in the waiting list pays the fees and confirms the admission for the seat
VACATED by you. In  other cases, only refundable deposits (Rs. 2000/­ or Rs. 3000/­ + hostel fees) as
applicable   will   be   refunded.  The   refund   will   be   send   to   the   respective   candidate's   Bank   account
(through which they have debited/paid the admission fees) within 8­10 weeks from the receipt of such
email/request.
      To utilize and maintain any motorized vehicle on the campus is strictly prohibited, excepting medical 
      cases as required.

      You are advised to check the Institute webpage http://www.iitb.ac.in/newacadhome/phd.jsp 
      for all updates/offers periodically.

  With best wishes,          
                                                             Yours faithfully,    

       ­Sd­
     (Umesh Korade)      
                                                                            Actg. Deputy Registrar (Academic)