Código: GC-P-01

INSTITUCIÓN TÉCNICA SAN JOSÉ OBRERO

Versión: 03- 04

Fecha: 05/05/2017
CONTROL DE DOCUMENTOS 15/08/2019

1. OBJETIVO Establecer una metodología para aprobar, revisar y

actualizar los documentos aplicables en la Institución
Técnica San José Obrero y asegurar que se
identifican los cambios, se utilizan las versiones
pertinentes, se mantienen los documentos legibles,
fácilmente identificables y se previene el uso no
intencional de documentos obsoletos.
2. ALCANCE Aplica para todos los documentos y registros del
Sistema de Gestión de la Calidad.
3. DEPENDENCIAS QUE Todos los procesos del SGI de la Institución Técnica
INTERVIENEN San José Obrero.
4. DEFINICIONES Documento: es la información escrita o magnética y
su medio de soporte. Este tiene la finalidad de
describir y definir actividades, requisitos,
procedimientos o resultados. Se manejan
documentos de origen externo e interno.
Procedimiento: forma específica para llevar a cabo
una actividad o un grupo de actividades de un
proceso.
Guía: es un documento informativo cuyo objetivo es
hacer público los lineamientos y la información
importante y relevante para la Institución.
Instructivo: documento que describe en forma
detallada una actividad, es complementario a un
procedimiento.
Formato: documento dispuesto para recopilar
información, cuando este contiene dicha información
se convierte en un registro.
Registro: documento que presenta resultados o
proporciona evidencia objetiva de actividades
desempeñadas.
Legibilidad: que pueda leerse la información
contenida en el registro.
Identificación: nombre o código con el que se
reconoce cada registro.
Almacenamiento: lugar, dispositivo y/o equipo
donde se encuentra físicamente el registro.
Protección: asegurar la integridad de los registros
durante todo su periodo útil.
Acceso: facilidad de acceso a los registros y a la
información contenida en ellos, tomando en cuenta
su localización y su clasificación.
Tiempo de conservación y disponibilidad: periodo
de tiempo en que se tendrán los registros dentro de
un archivo de papel o medio electrónico, ya sea el
establecido por la ley o el establecido por la
institución de acuerdo a sus necesidades de
operación.
Disposición: destino final de los registros, se define
si se guardan permanentemente o se eliminan.
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5. NORMAS APLICABLES NTC-ISO 9001 Versión 2015.

5.1 Liderazgo y compromiso, 5.1.2 Enfoque al
cliente, 5.2 Política, 5.3 Roles, responsabilidades y
autoridades en la organización, 6. Planificación, 6.1
Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos de calidad, 6.3 Planificación de los
cambios, 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición,
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones, 7.1.6
Conocimiento de la organización
7.4 Comunicación.
7.5 Información documentada,
7.5.1 Generalidades, 7.5.2 Creación y actualización.
7.5.3 Control de la Información documentada, 8
Operación
8.1 Planificación y control operacional, 8.2
Requisitos para los productos y servicios,
8.2.1Comunicacion con el cliente, 8.2.2
Determinación de los requisitos para los productos y
servicios, 8.2.3 Revisión de los requisitos para los
productos y servicios, 8.2.4 Cambios en los
requisitos para los productos y servicios, 8.3.6
Cambios de diseño y desarrollo, 8.4 Control de los
procesos, productos y servicios suministrados
externamente, 8.5.2 Identificación y trazabilidad,
8.5.3 Propiedad perteneciente al cliente y
proveedores externos, 8.5.6 Control de cambios, 8.6
Liberación de productos y servicios, 8.7 Control de
salidas no conformes, 9.1 Seguimiento, medición,
análisis y evaluación
9.1.2Satisfaccion del cliente, 9.2 Auditoria interna,
9.3 Revisión por la dirección, 9.3.2 Entradas de la
revisión por la dirección, 9.3.3 salidas de la revisión
por la dirección, 10.2 No conformidad y acción
correctiva
10.3 Mejora continua.
NTC 5555; 4.2.3 Control de documentos; 4.2.3
Control de documentos;
Ley general de archivos 594 de 2000.
NTC 5581, Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312
de 2019.

6. RESPONSABLE Coordinador (a) de calidad.

7. CONDICIONES 7.1 Los documentos del SGC, cumplen con los
ESENCIALES requisitos exigidos por las normas ISO 9001: 2015 y
5555 descritas en el numeral 4.2.

7.2 Los documentos son remitidos a todos los

líderes de proceso para su revisión, en caso de que
haya que hacer ajustes al documento éste será
devuelto al Coordinador (a) de calidad para emitir el
documento preliminar.
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7.3 Los documentos son aprobados por el Director

(a) y presentados ante el Comité de calidad
antes de ser distribuidos para la implementación.

En el caso de realizarse una revisión general del

SIG, se debe solicitar autorización a la Dirección
para la revisión completa y se omite la aprobación
individual de formatos para los SIG.

7.4 Los cambios en los documentos se identifican

mediante la versión, la fecha y la descripción de los
cambios.

7.5 Los documentos tienen que ser legibles, libres

de tachones o enmendaduras, así mismo se tienen
que conservar en sitios con las condiciones
adecuadas (libre de polvo y humedad), para que no
se afecte su estado sea en físico o magnético.

7.6 Los documentos de origen externo serán

identificados como necesarios para funcionamiento
del SGC, se registra en el listado maestro para
controlar su vigencia y distribución.

7.7 A los documentos obsoletos se les coloca un

sello que dice No aplica, para identificarlos y evitar
el funcionamiento de estos.

A continuación, se describe el procedimiento para hacer el control de los

documentos:

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PASO ACTIVIDAD (ES) RESPONSABLE REGISTRO
1 IDENTIFICAR LAS Líder del proceso GA-F-30
NECESIDADES: se identifica
la necesidad de crear un ACTA DE
documento interno nuevo, REUNION.
modificar uno existente o
utilizar un documento externo.
En este caso, debe ser
concertado entre el líder del
proceso y el Comité de
calidad. En el caso de
identificarse una necesidad
general de creación,
modificación y/ eliminación;
como es el caso de una
integración de normas o una
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revisión o verificación de todo

el sistema, cada líder de
proceso identifica la necesidad
de creación, modificación y/
eliminación para que esta, sea
aprobada de manera conjunta
con los demás requerimientos
de los procesos, evaluándose
la autorización en una reunión
del comité de calidad.
ENVIAR SOLICITUD DE
DOCUMENTO: una vez
SOLICITUD DE
concertado, el Líder del
CREACIÓN,
proceso envía la solicitud en el
MODIFICACIÓN
2 formato Solicitud de Creación, Líder del proceso
Y/O
modificación y/o eliminación
ELIMINACIÓN
(GC-F-01) al Coordinador (a)
(GC-F-01)
de calidad para que gestione
según la necesidad.
ELABORAR Y/O MODIFICAR
SOLICITUD DE
EL DOCUMENTO: para tal
CREACIÓN,
efecto el responsable debe Líder del proceso /
MODIFICACIÓN
3 recopilar la información Coordinador (a) de
Y/O
necesaria según la solicitud y calidad
ELIMINACIÓN
elabora la propuesta del
(GC-F-01)
documento requerido.
REVISAR EL DOCUMENTO:
una vez este lista la propuesta
del documento, se debe
concertar entre el líder de
proceso solicitante y el Coordinador (a) de
4 Coordinador (a) de calidad, calidad / Líder del NA
com la idea de revisar y proceso
realizar aportes,
observaciones y correcciones
necesarias, acordes al SIG.

5 APROBAR EL DOCUMENTO: Director (a) /

el Director (a) recibe el Coordinador (a) de
documento del Coordinador calidad SOLICITUD DE
(a) de calidad para que dé su CREACIÓN,
aprobación, una vez se MODIFICACIÓN
termine esta actividad el Y/O
documento se incluye en el ELIMINACIÓN
Listado Maestro de (GC-F-01)
Documentos.
En el caso de realizarse una LISTADO
revisión masiva del SIG o una MAESTRO DE
integración de normas, este DOCUMENTOS
paso de la actividad es (GC-F-02)
omitido, ya que la revisión y
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aprobación es realizada en
forma masiva para todo el SIG
y queda registrado
identificando el nombre de
quien Director (a) GC-F-01
SOLICITUD DE CREACION,
MODIFICACION Y/O
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS y
posteriormente, se agrega el
formato nuevo al control de
documentos.
DISTRIBUIR EL
DOCUMENTO: se distribuye la Distribución de
nueva versión del documento Documentos
y se socializa en las carteleras (GC-F-03)
informativas del SIG y se
asegura su disponibilidad en Coordinador (a) de
6
los sitios de trabajo. De igual calidad
Control de
forma se va consolidando la
cambios
información de los cambios en
documentales
todos los documentos en el
(GC-F-04)
formato “Control de cambios
documentales”
IMPLEMENTAR EL
DOCUMENTO: el Líder de
proceso al que pertenece el
documento es el responsable
de su implementación. Control de
cambios
7 En el Control de cambios Líder del proceso documentales
documentales (GC-F-04)se (GC-F-04)
indica en la parte de
observaciones que debe
hacerse con las versiones
obsoletas y a partir de cuando
se implementa el formato.
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9. FLUJOGRAMA.
INICIO

IDENTIFICAR
IDENTIFICAR LAS
LAS
NECESIDADES
NECESIDADES

ENVIAR
ENVIAR SOLICITUD
SOLICITUD DE
DE
DOCUMENTO
DOCUMENTO

ELABORAR
ELABORAR Y/O
Y/O MODIFICAR
MODIFICAR
EL DOCUMENTO
EL DOCUMENTO

REVISAR
REVISAR EL DOCUMENTO

SI
¿REQUIERE
¿REQUIERE
AJUSTES?
AJUSTES?
NO

APROBAR
APROBAR EL
EL
DOCUMENTO
DOCUMENTO

DISTRIBUIR
DISTRIBUIR EL
EL
DOCUMENTO
DOCUMENTO

ACTUALIZAR
ACTUALIZAR LISTADO
LISTADO
MAESTRO
MAESTRO

IMPLEMENTAR
IMPLEMENTAR EL
EL
DOCUMENTO
DOCUMENTO

FIN

10. CONTROL DE REGISTROS

Código Identificación Responsable Acceso

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Lugar Tiempo de Disposición

M F
almacenamiento conservación final

PC Gestión de
SOLICITUD DE
calidad / Carpeta
CREACIÓN /
Coordinador (a) de SGC / Carpeta Archivo
GC-F-01 MODIFICACIÓN / X 2 años
calidad Gestión Calidad / Central
ELIMINACIÓN DE
Registros /
DOCUMENTOS
Modificaciones
PC Gestión de
calidad / Carpeta
LISTADO MAESTRO DE Coordinador (a) de
GC-F-02 X SGC / Carpeta 2 años Archivo
REGISTROS calidad
Gestión Calidad / Central
Registros / Listados
PC Gestión de
calidad / Carpeta
DISTRIBUCIÓN DE Coordinador (a) de SGC / Carpeta Archivo
GC-F-03 X 2 años
Central
DOCUMENTOS calidad Gestión Calidad /
Registros /
Distribución
PC Gestión de
calidad / Carpeta
CONTROL DE
Coordinador (a) de SGC / Carpeta Archivo
GC-F-04 CAMBIOS X 2 años
Central
calidad Gestión Calidad /
DOCUMENTALES Registros / Control
cambios
PC Gestión de
calidad / Carpeta
Coordinador (a) de SGC / Carpeta Archivo
GA-F-30 ACTA DE REUNIÓN X 2 años
Central
calidad Gestión Calidad /
Registros / Control
cambios

11. BIBILOGRAFIA:

a. Real academia española, diccionario de la lengua española, publicado el

2017 (línea), ), (consultado el 24 de agosto de 2017), disponible en:
http://dle.rae.es/
Ojo lo ultimo

Elaboró: Revisó: Aprobó: Elab

Ligia Amparo Rojas Paola Andrea Milán Paola Andrea Milán Ligia Amp