Daniela Lizeth Villamizar Robayo

Código: 507092024

ANÁ LISIS CAPÍTULO 3 PMBOK

En este capítulo se presentan los distintos tipos de procesos que se deben tener
en cuenta para la adecuada gestión de los proyectos, es importante tener en
cuenta que esto debe considerarse solo una guía, ya que los procesos deben
seleccionarse y documentarse rigurosamente de acuerdo a la organización y a los
proyectos que lleva a cabo la misma; así que, los equipos de trabajo deben tener
un conocimiento profundo de la organización y de cómo funciona la misma para
tomar decisiones adecuadas en pro del cumplimiento de los objetivos de la misma.

Trabajar por procesos no es tarea fácil y menos en organizaciones integradas por

personas que poseen una cultura de características muy marcadas y difíciles de
cambiar que entorpecen la implantación de una metodología compleja como la
que propone el PMI. Algunos de estos aspectos que vale la pena resaltar son:
visión a corto plazo, modelo administrativo jerárquico, falta de confianza,
renuencia al cambio, problemas de comunicación y falta de una metodología pre-
establecida. El trabajo por procesos es una cultura que consta de elementos
contrarios a los mencionados anteriormente y que no podrá aplicarse de manera
eficiente ni entenderse en su verdadera magnitud hasta que se tome conciencia
de que este modelo cultural individualista impide el éxito de las organizaciones
que son reflejo de la misma.

Las Pymes en Colombia están regidas por un modelo administrativo jerárquico

que no permite el desarrollo de las mismas por tener efectos nocivos sobre los
trabajadores, sobre todo a nivel de compromiso y relaciones humanas; algunas de
las consecuencias negativas que tiene este modelo son: la pérdida de habilidad
para trabajar adecuadamente en equipo, incapacidad de hacer sinergia de ideas
para mejorar los resultados, incapacidad de pensar en el cliente como la persona
más importante de la organización, pérdida de ideas valiosas a causa del
paradigma de que todos deben pensar igual y que los empleados solo deben
seguir ordenes, pérdida del norte de la organización debido a que se fomenta la
cultura individual, incapacidad de planear, pérdida de capacidad de innovación,
incapacidad de seleccionar proyectos acordes a los objetivos de la organización,
entre otras.

Cabe resaltar que este cambio cultural debe partir de cada uno de los miembros
de la empresa e iniciar en los directivos de la organización, de lograr este cambio
de manera efectiva se logrará no solo que los procesos tengan un propósito claro
y le den valor agregado al producto sino que todas las actividades que se realicen
al interior de la compañía estén encaminadas a cumplir los objetivos de la
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empresa; finalmente, las habilidades para la selección de los procesos adecuados

a la organización para la gerencia de los proyectos se desarrollarán
paulatinamente hasta llegar al mejoramiento continuo del modelo en construcción
para la empresa en particular con la ayuda del análisis de las entradas y salidas
de los procesos, recibiendo estas una retroalimentación tanto del interior como del
exterior de la organización; para todo la anterior es de vital importancia conocer
los grupos de procesos propuestos en el PMBOK.

Como se vio en el capítulo 2, los proyectos pueden ser desarrollados en una o

varias fases. Ahora bien, dentro de estas fases se lleva a cabo el desarrollo de
cada uno de los procesos que se necesiten para cumplir y finalizar cada una de
las fases. Estos procesos se pueden presentar tanto en una como en diferentes
fases del proyecto, convirtiéndose en procesos repetitivos. De ahí procede que un
grupo de procesos no sea una de las fases del proyecto.

El PMI propone agrupar los procesos de dirección de proyectos en cinco

categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos;
estos grupos serán presentados a continuación:

 Grupo de Procesos de Iniciación: son los dos procesos iniciales que se

aplican para poder constituir y lograr la aprobación, por parte de la
organización, de un proyecto con objetivos afines a los objetivos de la
misma. Estos dos procesos son, en primer lugar, desarrollar un acta de
constitución del proyecto, la cual llevará los objetivos generales del
proyecto, el alcance inicial del proyecto, los recursos iniciales y el director
del proyecto, entre otros. El segundo proceso es la identificación de los
interesados internos y externos al proyecto, así como su injerencia en el
desarrollo del mismo y el impacto que pueden llegar a tener por el éxito del
proyecto.
 Grupo de Procesos de Planificación: son los procesos realizados para
definir el alcance total del proyecto, concretar y definir a cabalidad los
objetivos trazados y desarrollar el plan mediante el cual se alcanzaran y se
cumplirán dichos objetivos. Debido a que pueden existir variaciones en el
desarrollo del proyecto por ampliación de los costos o porque se tienen que
reconsiderar aspectos para mejorar el proyecto, se utilizara una
Planificación Gradual, que permitirá la incorporación progresiva de detalles
al plan de desarrollo del proyecto. A su vez, la organización debe establecer
un límite de tiempo en el cual se desarrolle este grupo de procesos para
que este no se convierta en algo infinito. El equipo del proyecto debe
estimular la participación de todos los interesados pertinentes durante la
planificación del proyecto y el desarrollo del plan.
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 Grupo de Procesos de Ejecución: son los procesos realizados para llevar

a cabo lo planteado en la planificación del proyecto. Dentro de estos
procesos es necesario, para el director del proyecto, coordinar personas y
recursos, al mismo tiempo, para el buen desarrollo del mismo. Como se vio
en el grupo anterior de procesos, se puede requerir una actualización en la
planificación del proyecto y esta, puede surgir durante la ejecución del
proyecto, por esto se debe realizar un análisis detallado y respuestas
apropiadas para que se puedan realizar los cambios respectivos en la
planificación y seguir con el desarrollo del proyecto.
 Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: son los procesos
realizados durante casi todo el proyecto y que buscan supervisar, analizar y
regular las diferentes fases del proyecto, así como el progreso y el
desempeño del mismo, identificar áreas en donde se requieran cambios y
proponer el inicio de dichos cambios.
 Grupo de Procesos de Cierre: son los procesos realizados para finalizar
de manera formal el proyecto o fase. En el primer caso, se verificará que se
haya cumplido cada uno de los objetivos trazados en el grupo de procesos
de iniciación y de planificación. En el segundo caso, será posible continuar
con la siguiente fase del proyecto o, si se requiere por algún inconveniente,
dar por terminado y cancelado el proyecto.

Conclusión

Para concluir, el primer y más importante paso para poder pensar en implantar
esta herramienta, es el cambio cultural que empieza desde los directivos y
requiere de un verdadero compromiso y de un cambio de mentalidad, de romper
con el planteamiento de planes y objetivos de corto plazo, de proyectar una
organización con una visión y una misión que se cumplan en todo sentido siendo
el norte hacia el cual se dirige la compañía. Mientras no se logre esta
transformación cultural, será muy difícil si no imposible, lograr implantar la
metodología propuesta por el PMI; de lograrse, se habrá avanzado bastante en el
acercamiento no solo a este enfoque si no a los muchos existentes hoy en día que
son el motor de éxito de las organizaciones de hoy.

Por otro lado, implantar esta metodología tiene como desventajas sus elevados
costos, la complejidad del modelo y se puede incurrir en demoras al no poseer las
habilidades necesarias para el correcto desarrollo de esta metodología, aunque
presenta ventajas como la reducción de las posibilidades de fracaso de un
proyecto y un mayor interés por parte de inversionistas. El hecho de que este
manual no aborde los procesos orientados al producto no significa que estos se
puedan dejar de lado ya que son parte fundamental para el éxito de la realización
del proyecto; estos procesos deben ser dirigidos por personas especializadas que
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posean el conocimiento técnico del producto a desarrollar. Para que este proceso
sea exitoso los equipos de trabajo deben estar conformados por personas que
posean diversidad de habilidades, intereses y conocimientos, en otras palabras,
los equipos de trabajo deben ser de carácter multidisciplinario.

El llevar a cabo la implementación de este modelo en una organización hace que

los proyectos que de allí surjan no solo tengan como resultado productos de alta
calidad, que por supuesto tendrán gran acogida en el mercado, sino que
incrementaran las fuentes de financiación al contar con proyectos muy bien
definidos y de éxito.