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UNIVERSIDAD DE MÁLAGA
Access
DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y
CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN
Por ejemplo, en una tabla de clientes, cada fila contendrá información sobre un cliente
determinado (registro), y la fila estará dividida en columnas (campos o atributos), como el
nombre del cliente, domicilio, teléfono, etc.
Ejemplo 1:
Código Cliente Apellidos Nomb re Domicilio Teléfono
Obviamente, para poder acceder a cada uno de esos clientes sin lugar a equívocos,
tienen que estar identificados unívocamente cada uno de ellos; esto se consigue mediante un
código de cliente (o bien mediante el DNI) puesto que nunca se pueden dar dos iguales (para
los nombres sí pueden existir duplicados). Este campo (o conjunto de campos) recibe el
nombre del clave de la Tabla.
Tipos de campos de Access: Para poder manipular los datos que se almacenan en los
campos de los registros de las tablas y utilizar el espacio de almacenamiento de disco de una
forma correcta, Access debe poder reconocer los tipos de datos que los usuarios pueden
manejar. Tenemos ocho tipos diferentes de campos para almacenar datos:
• Campos Texto: Permite cualquier combinación de caracteres alfanuméricos hasta un
máximo de 255. Por defecto, su longitud es 50.
• Campos Numéricos: estos campos contienen únicamente números, los signos de
suma y resta y la coma decimal. Access trata los datos numéricos como números, por
Una base de datos en Access se almacena en un archivo con extensión MDB, en este
archivo se almacena todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Al empezar una sesión de trabajo en Access se necesita crear una base de datos
nueva o abrir una ya existente. Para ello cuando se ‘pincha’ sobre el icono de Access nos
aparece la siguiente ventana.
Una vez creada una base de datos o abierta una ya existente, aparecerá la ventana de
base de datos.
Para crear una nueva tabla se selecciona la pestaña Tabla (si no está seleccionada) y
posteriormente se pincha sobre el botón Nuevo, apareciendo esta nueva ventana, donde
seleccionaremos Vista Diseño.
En la pantalla que nos aparece deberemos rellenar los datos correspondientes a los
• Definición
• Ejemplo de creación
• Generador de expresiones
• Utilización de la fila O de la cuadrícula de diseño de consulta
• Ejemplos de criterios de consulta
• Creación de campos calculados
• Consultas con varias tablas
• Lenguaje de Consultas: SQL
• Problemas
Ejemplos de consultas:
1) Consultar los alumnos cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre 10/05/67 y
15/08/74.
Tabla: Estudiantes.
Campos de salida: Nombre, Apellidos, FechaNac.
Criterios de selección: Estudiantes.FechaNac entre 15/05/67 y 15/08/74.
Ø Campo: Se utiliza para agregar nombres de campos. Al hacer clic sobre una
casilla de este tipo aparecen en un menú desplegable todos los campos
disponibles en las tablas que forman la parte superior.
Ø Tabla: En esta casilla se escribe el nombre de la tabla a la que pertenece el
atributo seleccionado en Campo. Esta casilla se rellena de forma automática al
rellenar Campo.
Ø Orden: Se utiliza para indicar un orden de clasificación. Al hacer clic sobre
esta casilla aparecerá un menú desplegable con las opciones: Ascendente,
Descendente o Sin Ordenar.
Ø Mostrar: La casilla de verificación determina si el campo ha de visualizarse o
no en el resultado de la consulta.
Ø Criterios: Se utiliza para especificar los criterios de un filtro. En el caso del
ejemplo, sólo se quiere que en el resultado de la consulta aparezcan los
estudiantes nacidos en un intervalo de fecha. Eso es un filtro, ya que se quiere
limitar el resultado a sólo unos registros de la base de datos que cumplan esa
condición.
6. En este paso se seleccionarán los valores necesarios para todos los campos
anteriores. En el ejemplo se añade en la primera columna en campo Nombre_ . En
ese momento aparecerá de forma automática que pertenece a la tabla Estudiantes.
Se deberá seleccionar la opción Mostrar, para que ese campo aparezca en la
solución.
Generador de expresiones
Nombre “Pepita” O “Juanita” Mostrará todas las estudiantes llamadas Pepita o Juanita
FechaEnvío Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95# Muestra las fechas entre el 5 y el 10 de enero de 1995
Nombre Negado “Pepito” Mostrará todos los estudiantes que no se llamen Pepito
Nombre Como “*ar*” Muestra todos los nombres que contengan la subcadena ‘ar’,
Compañia >= “Empresoft” Muestra todas las compañias que alfabeticamente son
posteriores a “Empresoft”
Fax Es Nulo Muestra todos los estudiantes que no tienen Fax. En el campo
Animal En (“CONEJO,ARDILLA,RATON”) Se devolverán todos los registros cuyo nombre de animal sea
Con eso, el resultado de la consulta vendrá dato por tres campos, Total factura,
Descuento y Neto, siendo el último de ellos un campo calculado en función de los otros dos.
Realizar consultas con varias tablas es muy parecido a hacerlas con una sola, sólo
existen dos diferencias. Por un lado, cuando se están añadiendo tablas (siguiendo los pasos
Ejemplo: Se va a realizar la consulta siguiente: “Se quieren obtener los nombres y apellidos
de los alumnos y todas las clases a las que asisten”.
En todo lo que viene a continuación, las palabras que entiende SQL aparecen en
mayúsculas, y en minúsculas se indica lo que debe ser completado por el que escribe la
instrucción.
La instrucción SQL para realizar una consulta es SELECT. Siempre, toda instrucción
debe acabar en punto y coma: . ;
La instrucción SQL es bastante compleja. La forma básica es:
• Parte WHERE: Aquí se indican las condiciones que queremos que cumplan los
registros a visualizar.
Por ejemplo, si queremos visualizar el nombre y el precio de todos los platos (no es
necesario poner la parte WHERE):
SELECT [Platos].[Nombre]
FROM [Platos]
WHERE [Platos].[Precio] > 1000;
Si queremos visualizar el precio de un plato, de manera que cada vez que se ejecute la
consulta, Access nos pregunte de qué plato se trata (para no tener que escribir muchas
consultas parecidas), indicaremos entre corchetes el nombre del texto que queremos que
aparezca en una ventana de entrada de datos. Por ejemplo:
SELECT [Platos].[Precio]
FROM [Platos]
WHERE [Platos].[Nombre] = [Introduzca el nombre];
Si en la ventana de datos tecleamos Sopa de aleta de tiburón” aparecerá el precio de dicho
plato.
Es interesante ver que las dos últimas consultas que hemos hecho son muy parecidas,
en el sentido de que se establecen las condiciones de relación y a continuación se ponen otras
condiciones. SQL y Access nos dan una forma más fácil de hacer varias consultas parecidas.
Para ello, SQL trata cada consulta como una tabla derivada o virtual, en el sentido de que es
una tabla, pero sólo a efectos de consulta; en otras palabras, puede intervenir en lugar de una
tabla en cualquier consulta.
Por ejemplo, vamos a utilizar la consulta (1) como si fuera una tabla, para definir a
partir de ella la consulta (2). Para ello, tendremos que cambiar previamente el nombre a sus
columnas para evitar repeticiones, puesto que hay varias columnas con el mismo nombre.
Sabiendo esto, podemos hacer que una consulta [Servicios] como sigue:
Problemas
• Introducción
• Tipos de Formularios
• Crear un Formulario
◊ De columna Simple
◊ Tabular
◊ Gráficos
◊ Principal/Subformulario
◊ Modificación de un Formulario
◊ En Blanco
Introducción
Un formulario es un diseño que el usuario crea para introducir, cambiar y ver los
registros de una base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se
presentan los datos. Cuando abrimos un formulario, Access recupera los datos de las tablas y
los presenta de acuerdo con el diseño que hayamos creado, bien por pantalla o por
impresora.
En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que se puede elegir, usar
unos valores determinados para destacar valores importantes y presentar mensajes de error
que indiquen que se ha introducido un valor incorrecto.
Las herramientas de diseño para formularios le ayudarán a diseñar formularios para:
• Presentar los datos en formato atractivo, con tipos de letra especial, colores,
sombreados, etc.
• Calcular totales.
• Contener Gráficos.
• Mostrar datos de varias tablas.
Tipos de Formularios
Crear un Formulario.
De Columna Simple.
Para poder comenzar hay que tener activa una base de datos. Una vez seleccionada la
base de datos procederemos a crear el formulario. Para ello realizaremos los siguientes pasos:
En esta pantalla deberemos seleccionar los campos de la tabla que deseamos que
aparezcan en el formulario. Los botones que aparecen en esta pantalla realizan las
siguientes acciones:
Gráfico
• Realizaremos los mismos pasos que para el formulario de Columna Simple, pero
seleccionaremos Gráfico en la pantalla del Asistente de Formularios y tras
seleccionar el campo/s que queramos que formen el formulario gráfico nos
aparecerá la siguiente pantalla para seleccionar el tipo de gráfico:
Principal/Subformulario.
Access permite crear formularios que a su vez incluyan otro formulario o bien una
tabla. Por ejemplo podría ser útil tener un formulario con los datos de cada alumno y en la
parte inferior una tabla con las asignaturas en éste se ha matriculado.
Una vez seleccionada la tabla o consulta que queremos que sea nuestro Subformulario,
procederemos a seleccionar los campos, estilo, etc. del formulario principal como en los casos
anteriores obteniéndose el siguiente resultado:
La ventaja que nos supone crear un formulario en blanco es poder darle el aspecto
que nosotros deseemos, es decir, habrá que utilizar esta opción cuando ninguno de los
formularios tipo predefinido en Access se ajuste a nuestras necesidades. Para ello
realizaremos los siguientes pasos:
• Introducción
• Crear un Informe
◊ De columna Simple
◊ Grupos/Totales
◊ Etiquetas Postales
◊ de Resumen
◊ Tabular
◊ Automático
◊ En Blanco
Introducción
Creación de Informes
De Grupos/Totales
Crea un informe que agrupa registros y presenta totales por cada grupo. Se procede
de manera análoga al caso anterior pero seleccionando Grupos/Totales en el asistente de
Informes, obteniéndose el siguiente resultado.
Tabular.
Crea un informe que presenta cada registro como una fila de campos. Veamos el
siguiente ejemplo sobre una tabla de alumnos.
Propiedad MáscaraDeEntrada
Propiedad ValorPredeterminado
TextoDeValidación
Especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de tabla o control no cumple
con las condiciones enumeradas en la configuración de la ReglaDeValidación.