ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Haiver Alexis Belalcazar

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.
Teniendo en cuenta que toda persona desde su nacimiento inicia una relación con
la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le
permite ejercer como ciudadano, Su creación, existencia, desempeño y
desaparición son siempre demostrables a través de documentos. Por otra parte, los
archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual
favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos
para conseguir este conocimiento.

El archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones, hogares, empresas e

instituciones no solo a nivel nacional sino también a nivel internacional, según
cuenta la historia y evolución de los archivos, han sido utilizados desde muchos
años atrás, de civilización en civilización , pero el uso que se le ha dado al archivo
no ha sido el mejor, aun se puede observar en alguna s organizaciones no manejan
un buen control de archivos, esto debido a que no han sido disciplinados y
responsables con el manejo de los archivos.
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
Hoy gracias a la Administración Documental la cual nos brinda los conocimientos
necesarios para llevar a cabo el buen manejo de la documentación, desde su
recepción hasta cuando ya cumple su ciclo vital, además nos brinda información
necesaria sobre dónde y cómo almacenar la documentación que no necesitamos
tener a la mano pero que si en algún momento se llegue a necesitar sabremos
donde ir a buscar, y que además es una carrera técnica que requiere cierta
formación profesional en este campo de la archivística.

El personal de archivística cumple un rol importante debido a que cumple con unas
cualidades tales como el orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo
profesional y concentración. Que harán que a la hora que se recurre a ellos
tendremos la satisfacción de que no nos vamos a venir con las manos vacías, pues
seremos muy bien atendidos por un personal profesional.
En el archivo se aplica mucho lo que tiene que ver con la tecnología, debido a que
las tecnologías de la información y la comunicación están inmersas con el fin de
agilizar los procesos archivísticos, de tal manera que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso del
que hace el documento y al usuario externo.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá
comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico
se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.